Обязательно ли проводить годовую инвентаризацию?

Вопрос о том, нужно или нет проводить годовую инвентаризацию, постоянно возникает у руководителей (собственников) предприятия и частных предпринимателей. Объясняется это просто: инвентаризация - мероприятие очень хлопотное для любого предприятия, поэтому не все сотрудники горят желанием принимать в ней участие.

А порой складывается впечатление, что проведение годовой инвентаризации и оформление целой кипы инвентаризационных описей дело, которое нужно только бухгалтерам.

На самом же деле вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии, согласно ч. 2 ст. 8 Закона о бухучете, относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием согласно законодательству и учредительным документам (ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).

Следовательно, действующее законодательство обязывает именно собственника (собственников) предприятий обеспечить организацию бухгалтерского учета на предприятиях. Проведение инвентаризации неразрывно связано с методом бухгалтерского учета.

Так, в частности, документация и инвентаризация являются приемами первичного наблюдения за объектами бухгалтерского учета и относятся к элементам метода бухгалтерского учета.

Инвентаризация - это способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств в натуре данным учета, а как элемент метода бухгалтерского учета

- средство наблюдения и последующей регистрации явлений и операций, неотраженных первичной документацией в момент их совершения. Поэтому инвентаризация является как бы дополнением документации, которая является письменным свидетельством совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение.

Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, дает возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Непосредственно инвентаризации посвящена ст. 10 Закона о бухучете, которая предусматривает, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству.

Таким образом, вопрос с обязательным проведением годовой инвентаризации обязательств и активов вообще не должен возникать у юридических лиц, а также у представительств иностранных субъектов хозяйственной деятельности, потому что этого требует от них Закон о бухучете.

Какие цели преследует проведение годовой инвентаризации

Цели проведения годовой инвентаризации включают:

- выявление фактического наличия основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ), денежных средств, ценных бумаг и прочих денежных документов, а также объемов незавершенного производства в натуральном выражении, дебиторской задолженности, обязательств и обеспечений, расходов и доходов будущих периодов, других активов;

- установление излишков или недостач ценностей и средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также других расхождений;

- выявление ТМЦ, частично утративших свое первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей, а также материальных ценностей и нематериальных активов, которые не используются в хозяйственной деятельности;

- проверку соблюдения условий и порядка сохранения материальных или денежных ценностей, а также правил содержания или эксплуатации основных средств;

- проверку реальной стоимости зачисленных на баланс основных средств, нематериальных активов, ТМЦ, ценных бумаг и финансовых вложений, сумм денег в кассе и на текущих счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, обеспечений и резервов предстоящих расходов и платежей.

Какие активы и обязательства подлежат
ежегодной инвентаризации

Как известно инвентаризация может проводиться по разным причинам (смена материально-ответственных лиц, кража, стихийное бедствие, конец отчетного периода в торговле и т. д.), при этом в некоторых случаях она является обязательной.

Например, обязательные случаи проведения инвентаризации приведены в п. 12 Порядка N 419 и п. 3 Инструкции N 69, к которым, в частности, относится инвентаризация активов и обязательств, которая должна проводиться обязательно перед составлением годовой финансовой отчетности.

Ежегодной инвентаризации подлежат:

- основные средства и нематериальные активы;

- ТМЦ (в том числе товаров отгруженных, находящихся на ответственном хранении и в пути, бланков и документов строгой отчетности);

- незавершенное производство, незавершенное капитальное строительство и незавершенные ремонты;

- расходы будущих периодов, обеспечения и резервы предстоящих расходов;

- расчеты с дебиторами и кредиторами;

- наличные денежные средства;

- безналичные денежные средства, хранящиеся на счетах в банках и других финансовых учреждениях и т.д.

Во время годовой инвентаризации необходимо проводить не выборочные, а полные инвентаризации. Основная задача плановой годовой инвентаризации не только установить факт недостачи или излишков активов, а прежде всего изучить общее состояние дел в отношении оперативного учета, учетной политики предприятия и документального оформления хозяйственных операций по тому или иному вопросу.

Привилегия не проводить годовую инвентаризацию предоставляется разве что частным предпринимателям на том основании, что они не ведут бухгалтерский учет и не составляют финансовую отчетность, а все остальные предприятия должны проводить инвентаризацию как минимум раз в год.

Нормативными документами не предусмотрено никаких исключений относительно годовых инвентаризаций для предприятий, временно не работающих или приостановивших свою деятельность. Объясняется это тем, что такие предприятия не ликвидированы, а продолжают формально существовать и сдавать необходимую отчетность. Кроме того, на их балансе продолжают числиться как активы, так и обязательства, а также суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

Кто должен проводить инвентаризацию и принимать в ней участие

Для проведения инвентаризационной работы на предприятиях, распорядительным документом их руководителя создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, которые возглавляются руководителем предприятия или его заместителем.

На предприятиях, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства распорядительным документом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии в составе инженера, технолога, механика, прораба, товароведа, экономиста, бухгалтера и других опытных работников, которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляются представителем руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию.

А если предприятие временно не работает, то может сложиться ситуация, когда инвентаризацию проводить некому, кроме руководителя. Что же делать, если члены постоянно действующей инвентаризационной комиссии уже уволены? В этом случае инвентаризацию будут проводить те, кто остался, например, руководитель и главный бухгалтер. Если же и главного бухгалтера нет, то формально инвентаризацию должен проводить руководитель.

Такой руководитель утверждает приказом измененный состав инвентаризационной комиссии (в лице себя самого), затем проводит инвентаризацию и утверждает ее результаты своей подписью.

Все это выглядит абсурдно, но в нормальных условиях руководитель также утверждает результаты инвентаризации, проведенной инвентаризационной комиссией, которую он, как правило, и возглавляет. Следовательно, утверждение результатов инвентаризации, проведенной под личным руководством и собственноручно, не будет считаться нарушением.

Минфин в Письме N 31-08410-07-29/12918 разъяснил, что если в штате предприятия числится единственный работник - руководитель, то для проведения инвентаризации он в соответствующем распорядительном документе утверждает состав инвентаризационной комиссии из одного лица. Такая необходимость может возникнуть в том случае, когда, к примеру, нужно выявить и списать с баланса непригодные основные средства.

Согласно п. 41 Методических рекомендаций N 561, для определения непригодности основных средств к использованию, возможности их использования другими предприятиями, организациями и учреждениями, неэффективности или нецелесообразности их улучшения (ремонта, модернизации и т. п.) и оформления соответствующих первичных документов руководителем предприятия создается постоянно действующая комиссия.

Методические рекомендации N 561 не содержат требований к составу указанной постоянно действующей комиссии, поэтому руководитель предприятия может в соответствующем распорядительном документе утвердить состав постоянно действующей комиссии из одного лица или включить в комиссию специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору.

И здесь появляется на горизонте перспектива переложить работу по проведению инвентаризации на плечи сторонних специалистов, например аудиторской фирмы.

Однако если при проведении аудиторской проверки требуется инвентаризация, то, в принципе, аудиторская фирма может лишь инициировать ее проведение, но провести годовую инвентаризацию и заверить ее результаты своими подписями аудиторы права не имеют, поскольку такая инвентаризация не может считаться имеющей непосредственное отношение к предоставлению аудиторских услуг согласно Перечню N 244/14.

В принципе предприятие не лишено возможности использовать помощь аудиторов при проведении годовой инвентаризации. Сторонних специалистов вполне можно привлечь, но подпись под результатами годовой инвентаризации все равно должно поставить ответственное лицо, то есть руководитель.

Однако прямого запрета на включение в состав инвентаризационных комиссий сторонних специалистов (аудиторов, экспертов, оценщиков) действующее законодательство не содержит, поэтому это допускается.

В случае проведения инвентаризации по судебному решению или на основании надлежащим образом оформленного документа органа, который в соответствии с законом имеет право требовать проведения такой инвентаризации, должностные лица соответствующего органа (с их согласия) могут присутствовать при проведении инвентаризации (абзац 2 пп. 11.1 п. 11 Инструкции N 69).

Так, в соответствии с пп. 20.1.9 п. 20.1 ст. 20 разд. I НК Украины контролирующие органы имеют право требовать от налогоплательщиков, которые проверяются в ходе проверок, проведения инвентаризации основных средств, ТМЦ, средств, в том числе снятия остатков ТМЦ, наличности.

В случае отказа налогоплательщика (его должностных лиц или лиц, которые осуществляют наличные расчеты и/или проводят деятельность, подлежащую лицензированию, патентованию и/или сертификации) от проведения такой инвентаризации или непредоставление для проверки документов, их копий (при условии наличия таких документов) применяются меры, предусмотренные ст. 94 "Административный арест имущества" гл. 9 разд. II НК Украины.

Контролирующие органы при проведении инвентаризации не должны иметь направление на проведение инвентаризации, поскольку инвентаризация проводится непосредственно в ходе проверки.

Предписания НК Украины и Инструкции N 69 не содержат требования о включении работника контролирующего органа в состав инвентаризационных комиссий. Инвентаризация, которая проводится по инициативе уполномоченного представителя контролирующего органа, должна проводиться в присутствии лиц, инициировавших инвентаризацию.

Ответственность членов инвентаризационных комиссий

Согласно действующему законодательству, инвентаризационная комиссия несет все виды ответственности как перед законами Украины, так и перед руководителем предприятия. Ответственность за нарушение норм и правил ее проведения может наступить за:

- несвоевременность и несоблюдение порядка проведения инвентаризации, определенного письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия и урегулированного действующим законодательством Украины;

- неполную и неточную информацию, внесенную в инвентаризационные описи и в другие инвентаризационные документы;

- несоответствие внесенных в описи отличительных признаков ТМЦ (тип, сорт, марка, размер), по которым определяют их цену;

- неправильное и неточное, несвоевременное оформление инвентаризационных документов, не отвечающее установленному на предприятии порядку.

Руководитель предприятия имеет право распустить комиссию, наложить на ее членов административные или материальные взыскания, а в случае установления фактов предоставления умышленно ложной информации, в результате чего предприятию был нанесен значительный ущерб, обратиться в суд.

Отражение результатов инвентаризации
в бухгалтерском и налоговом учете

Завершающим этапом инвентаризационного процесса является вопрос с урегулированием инвентаризационных разниц и оформление предложений относительно принятия решений по обнаруженным нарушениям (кражам, халатному отношению к служебным обязанностям и т. п.).

Так, по итогам инвентаризации могут быть получены различные результаты:

- полное соответствие фактических данных с данными бухгалтерского учета;

- выявление инвентаризационных разниц - излишков, недостач и пересортицы.

Порядок отражения пересортиц в учете

При подготовке предложений по урегулированию инвентаризационных разниц комиссия должна руководствоваться законами Украины и, в частности, Инструкцией N 69. Данная инструкция в полное мере регулирует процесс отражения инвентаризационных разниц.

В регулировании инвентаризационных разниц (пересортицы) п. 11.12 Инструкции N 69 предусматривает, что:

- взаимный зачет остатков и недостач вследствие пересортицы может быть допущен только в отношении ТМЦ одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что излишки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица.

Органы государственного управления, к ведению которых относятся предприятия, могут устанавливать порядок, когда такой зачет может быть допущен относительно одной и той же группы ТМЦ, если ценности, относящиеся к ее составу, имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковывания тары);

- в случае если при зачете недостач излишками при пересортице стоимость ценностей, оказавшихся в недостаче, больше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, разница стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм естественной убыли с отнесением их в состав прочих расходов операционной деятельности. По таким суммовым разницам в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения причин, по которым разницы не могут быть отнесены на виновных лиц;

- протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-дневный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия;

- утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете предприятия в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря месяца отчетного года.

Порядок отражения излишков в учете

В регулиррвании инвентаризационных разниц (излишков) п. 11.12 Инструкции N 69 предусматривает, что превышение стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, против стоимости ценностей, оказавшихся в недостаче при пересортице, относится на увеличение данных учета соответствующих материальных ценностей и прочих операционных доходов.

Таким образом, основные средства, ТМЦ, ценные бумаги, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежат в бухгалтерском учете оприходованию и зачислению соответственно на результаты финансово-хозяйственной деятельности, с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных в этом лиц.

Для целей налогового учета налогоплательщик, который во время проведения инвентаризации в отчетном периоде обнаружил неучтенные ранее товары, приобретение которых подтверждается соответствующими первичными документами, имеет право учесть стоимость таких товаров в составе расходов при определении объекта налогообложения (с учетом сроков, предусмотренных законодательством для исправления самостоятельно выявленных ошибок) в случае их использования в хозяйственной деятельности.

Если приобретение товаров не подтверждается соответствующими первичными документами, такие товары считаются безвозмездно полученными, а их стоимость учитывается в составе дохода при исчислении налога на прибыль на основании пп. 135.5.4 п. 135.5 ст. 135 разд. III НК Украины.

Порядок отражения недостач в учете

Суммы выявленных недостач согласно Инструкции N 291, в бухгалтерском учете отражаются проводкой: дебет субсчета 947 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредит счетов 10, 11, 20, 28 и т. д. - на сумму балансовой стоимости недостающих товаров.

Одновременно со списанием ценностей, виновные в недостаче которых не установлены, балансовая стоимость списанных активов зачисляется на забалансовый субсчет 072 "Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей".

В случае принятия в будущем решения о возмещении ущерба сумма, подлежащая к возмещению виновным лицом, отражается в составе прочего операционного дохода проводкой: дебет субсчета 375 "Расчеты по возмещению нанесенных убытков" и кредит субсчета 716 "Возмещение ранее списанных активов".

Соответственно, балансовая стоимость возмещенных убытков списывается с забалансового субсчета 072 "Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей".

В налоговом учете в соответствии с пп. "и" пп. 138.8.5 п. 138.8 ст. 138 разд. III НК Украины в состав общепроизводственных расходов включаются, в частности, недостачи и потери от порчи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли согласно утвержденным центральными органами исполнительной власти нормативам. Кроме того, п. 140.3 ст. 140 разд. III НК Украины предусмотрено, что при определении объекта налогообложения к расходам не относится сумма фактических потерь товаров, кроме потерь в пределах норм естественной убыли.

Что касается отнесения в состав доходов суммы средств, полученных налогоплательщиком в качестве возмещения причиненного ущерба виновными лицами, то согласно пп. 136.1.5 п. 136.1 ст. 136 разд. III НК Украины для определения объекта налогообложения не учитываются суммы средств или стоимость имущества, полученные налогоплательщиком по решению суда или в результате удовлетворения претензий в порядке, установленном законом, как компенсация прямых расходов или убытков, понесенных таким налогоплательщиком в результате нарушения его прав и интересов, охраняемых законом, а также суммы возмещения неимущественного вреда по решению Европейского суда, если они не были отнесены таким налогоплательщиком в состав расходов или возмещены за счет средств страховых резервов.

При списании ТМЦ на цели, не связанные с хозяйственной деятельностью, налогоплательщик обязан откорректировать налоговый кредит по таким приобретенным ранее ТМЦ.

Корректировка производится путем выписки налоговой накладной на условную продажу исходя из требований п. 189.1 ст. 189 разд. V НК Украины (в операциях, не являющихся хозяйственной деятельностью налогоплательщика).

В регулировании инвентаризационных разниц (недостач) п. 11.12 Инструкции N 69 предусматривает, что размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется в соответствии с Законом N 217 и Порядком N 116.

То есть, размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей определяется путем проведения независимой оценки в соответствии с национальными стандартами оценки. В случае определения размера убытков, которые привели к нанесению имущественного ущерба государству, территориальной громаде или субъекту хозяйствования с государственной (коммунальной) долей в уставном (складочном) капитале, размер убытков определяется согласно методике оценки имущества, утвержденной Кабинетом Министров Украины.

Из сумм, взысканных в соответствии с Порядком N 116, осуществляется возмещение убытков, нанесенных предприятию, учреждению и организации с учетом фактических расходов предприятия на восстановление поврежденных или приобретение новых материальных ценностей и стоимости работ по их восстановлению. Остаток средств перечисляется в Госбюджет.

Ответственность за непроведение инвентаризации

Несвоевременное или некачественное проведение инвентаризаций денежных средств и материальных ценностей, непринятие мер по возмещению с виновных лиц убытков от недостач, растрат, краж и бесхозяйственности, согласно ст. 164-2 КУоАП влечет за собой наложение административного штрафа от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн).

Аналогичные действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию за такое же правонарушение, влечет за собой наложение штрафа от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн).

Рассматривают дела об административных правонарушениях, связанных с нарушением законодательства по финансовым вопросам (ст. 164-2 КУоАП) органы государственного финансового контроля.

От имени органов государственного финансового контроля рассматривать дела об административных правонарушениях и налагать административные взыскания имеют право:

- руководитель центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере государственного финансового контроля;

- заместители руководителя центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере государственного финансового контроля;

- другие уполномоченные руководителем центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере государственного финансового контроля, должностные лица этого органа.

Однако полномочия органов государственного финансового контроля ограничены и они имеют право проверять (инспектировать):

- министерства и другие органы исполнительной власти;

- государственные фонды, бюджетные учреждения;

- субъектов хозяйствования государственного сектора экономики;

- предприятия и организации, которые получают (получали в проверяемый период) денежные средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или используют (использовали в проверяемый период) государственное или коммунальное имущество;

- других субъектов хозяйствования, но только в соответствии с судебным решением, принятым в уголовном производстве.

Если предприятие не относится ни к одной из перечисленных категорий, то органы государственного финансового контроля не имеют права его проверять, а значит, и применять административный штраф за непроведение инвентаризации.

Список использованных документов

Закон N 217 - Закон Украины от 06.06.1995 г. N 217/95-ВР "Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей"

Закон о бухучете - Закон Украины от 16.07.1999 г. N 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине"

Инструкция N 69 - Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.1994 г. N 69

Методические рекомендации N 561 - Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина Украины от 30.09.2003 г. N 561

Перечень N 244/14 - Перечень услуг, которые могут предоставлять аудиторы (аудиторские фирмы), утвержденный Решением Аудиторской палаты Украины от 22.12.2011 г. N 244/14

Порядок N 116 - Порядок определения размера убытков от хищений, недостачи, уничтожения (порчи), материальных ценностей, утвержденный Постановлением КМУ от 22.01.1996 г. N 116

Порядок N 419 - Порядок представления финансовой отчетности, утвержденный Постановлением КМУ от 28.02.2000 г. N 419

Письмо N 31-08410-07-29/12918 - Письмо Минфина Украины от 27.05.2014 г. N 31-08410-07-29/12918 "Относительно постоянно действующей инвентаризационной комиссии"

"Экспресс анализ законодательных и нормативных актов", N 22 (960),
24 ноября 2014 г. Подписной индекс 40783