Облікові регістри для відображення операцій із запасами

Облік завжди передбачає, що дані за будь-якою господарською операцією, підтвердже­ною документами, мають бути відображені в облікових регістрах після їх належної пе­ревірки. Таким чином відбуваються накопи­чення та систематизація інформації, яка міс­титься в первинних документах.

У попередній статті, опублікованій у жур­налі «Державний бухгалтер & аудитор» № 9 за 2014 рік, ми розповіли про те, які пер­винні документи складаються під час здій­снення господарських операцій із запасами, про порядок їх заповнення. Наразі поговори­мо про облікові регістри, у яких накопичу­ється та систематизується інформація, отри­мана із зазначених документів.

Облікові регістри - носії спеціального фор­мату (паперові, електронні) у вигляді відо­мостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, система­тичного чи комбінованого нагромадження, гру­пування та узагальнення інформації з первин­них документів, що прийняті до обліку.

Загальні вимоги до їх створення визначе­ні Положенням про документальне забез­печення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі - Положення 88). Щодо форми облікових регістрів, порядку записів у них, обробки та використання не­обхідної інформації, вони визначаються від­повідними нормативними документами про порядок їх застосування.

У Положенні з бухгалтерського обліку за­пасів бюджетних установ, затвердженому наказом Мінфіну України від 14.11.2013 р. № 947 (далі - Положення № 947), пропи­сано, що за результатами місяця операції з обліку, переміщення та вибуття запасів гру­пуються в накопичувальні регістри бухгал­терського обліку.

Далі в таблиці наведено детальну інфор­мацію про складання облікових регістрів, беручи до уваги вимоги Положення № 947 та наказу Держказначейства України від 18.12.2000 р. (далі - Наказ 130).

Таблиця

Відображення операцій із запасами в облікових регістрах

Назва облікового регістру  Призначення  Первинні документи (регістри), інформа­ція з яких система­тизується в регістрі  Норми Положення № 947, що регулюють по­рядок заповнення облікових регістрів  Норми Наказу № 130, що регулюють порядок заповнення обліко­вих регістрів 
Книга кількісно-сумо­вого обліку чи Картка кількісно-сумового обліку  аналітичний облік матеріальних ціннос­тей у бухгалтерській службі  Накладні (вимоги),
Акти про приймання матеріалів,
Акти списання 
посилання в тексті Положення № 947
відсутні 
визначено порядок заповнення Книги кількісно-сумового об­ліку (типова форма
№ 3-6, № 3-6а),
Картки кількісно-сумо­вого обліку
(типова форма № 3-7
Книга складського об­ліку запасів  аналітичний облік за­пасів установи*
за місцем відпові­дального зберігання 
Накладні (вимоги),
Акти про приймання матеріалів 
ведеться матеріаль­но відповідальними особами за місцем відповідального збе­рігання (знаходження) за одиницями обліку та кількістю**  регламентовано по­рядок заповнення, Книги складського об­ліку запасів
(типова форма № 3-9) *** 
Реєстр приймання-здачі документів  систематизація руху запасів  Накладні (вимоги), Акти про приймання матеріалів  для систематичної звірки записів бухгал­терської служби про облік запасів із за­писами матеріально відповідальних осіб за місцями зберіган­ня (знаходження) останніми надаються реєстри приймання-здачі документів, які складаються у двох примірниках, один із яких після перевірки повертається матері­ально відповідальній особі  форма та порядок заповнення не перед­бачено 
Оборотні відомості,
Накопичувальні відо­мості 
аналітичний облік продуктів харчування,  Накладні (вимоги), Акти про приймання продуктів харчування  аналітичний облік продуктів харчуван­ня в бухгалтерській службі установи ведеться за найме
нуванням, кількістю, вартістю й матеріаль­но відповідальними особами в оборотних відомостях**** 
регламентовано поря­док складання Нако­пичувальної відомості з надходження про­дуктів харчування
(типова форма № 3-12), Накопичу­вальної відомості 3 витрачання продуктів харчування (типова форма № 3-13
Оборотні відомості  аналітичний облік за субрахунками рахун­ків обліку запасів  Накладні (вимоги), Акти про приймання матеріалів,
Акти списання 
оборотні відомості з метою перевірки правильності записів у регістрах аналітич­ного обліку матері­альних цінностей та даних синтетичного обліку можуть склада­тися за всіма субра­хунками рахунків обліку запасів*****  регламентовано по­рядок складання Обо­ротної відомості
(типова форма №3-11
Журнал реєстрації битого посуду  аналітичний облік посуду  заноситься фактична інформація про роз­битий посуд без складання пер­винного документа  посилання в тексті Положення № 947 відсутні  регламентовано порядок складання Журналу реєстрації битого посуду (типова форма № 3-10
Опис карток з обліку запасів  систематизація карток аналітичного обліку  Картка кількісно-сумо­вого обліку  посилання в тексті Положення № 947 відсутні  регламентовано по­рядок Опису карток з обліку запасів (типова форма № 3-14

* За винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів. Форми облікових регістрів і порядок обліку лікарських засобів та медичних виробів визначено Методичними рекомендаціями ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я, затвердженими наказом МОЗ України від 09.09.2014 р. № 635.

** Бухгалтерська служба періодично здійснює звірку фактичної наявності запасів із записами в книзі та даними бухгалтерського обліку.

*** Слід зазначити: норми Положення 947 щодо ведення Книги складського обліку запасів прописані так, що виникають сумніви стосовно суб'єктів, які мають її складати.

**** Записи в оборотні відомості вносяться на підставі даних накопичувальних відомостей із надходження та витрачання продуктів харчування. В оборотних відомостях щомісяця підраховуються обороти й визначаються залишки на початок місяця.

***** Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

****** У разі доцільності (визначається керівництвом закладу) можливо передбачити складання проміжного акта, який складатиметься праців­никами харчоблока чи їдальні, і дані з нього переноситимуться відповідними посадовими особами до Журналу реєстрації битого посуду.

На практиці трапляються випадки, коли фахівці контролюючих органів вимагають ведення Книги складського обліку запасів не лише матеріально відповідальною особою, яка відповідає за надходження, видачу та зберігання матеріальних цінностей на скла­ді (коморі, кладовій), а й іншими матеріаль­но відповідальними особами установи. І тут треба апелювати до Наказу № 130, у якому чітко зазначено, що Книга складського об­ліку застосовується саме для обліку матері­алів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (кладовій). А для обліку запасів на місцях іншими матеріально відповідальними особами можна передбачи­ти в обліковій політиці установи інші доку­менти (наприклад, Картку кількісного обліку запасів тощо).

Відповідальність за правильність і повно­ту відображення даних в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали їх.

Тож, визначившись із переліком обліко­вих регістрів, які складаються в установі, необхідно у внутрішньому розпорядчому документі про облікову політику, зокрема, у Графіку документообігу, визначати відпо­відальну за їх складання особу та періодич­ність складання облікового регістру (щомі­сяця, щокварталу).

Якщо нормативними актами не визначе­но форми облікового регістру, але потреба в його складанні ними передбачена чи не­обхідна для належної організації обліку та контролю за надходженням та витрачанням запасів в установі, таку форму необхідно за­твердити як додаток до Положення про облі­кову політику. Це дозволить дотримуватися вимог законодавства та забезпечить належ­ний контроль за своєчасним і достовірним відображенням даних щодо надходження, зберігання та витрачання запасів установи.

До того ж треба враховувати, що для за­безпечення своєчасного складання звітності й здійснення звірок даних бухгалтерського обліку з даними матеріально відповідальних осіб перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійсню­ється в міру їх надходження для обробки з урахуванням установлених строків для здачі звітності й проведення відповідної звірки.

Слід зауважити: установи, що складають облікові регістри на машино зчитуваних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.

Зазвичай вважається, що бухгалтерські книги - найнадійніший спосіб збережен­ня облікових регістрів. Вони завжди досить широко застосовувалися для ведення склад­ського обліку. Але під час складання цих ре­гістрів вручну є й суттєві недоліки. Зокрема, у книгах важко визначити наперед оптималь­ний обсяг (кількість сторінок) для конкрет­ного аналітичного рахунка, а його вимушене перенесення ускладнює обліковий процес. Заповнення книжок вручну - занадто за­тратний процес. І тому зазвичай установи, у яких не автоматизовано складський облік, застосовують картки, призначені для ведення аналітичного обліку на відповідних рахунках протягом тривалого часу.

Із метою збереження карток і контролю за їх наявністю кожну відкриту картку в обов'язковому порядку реєструють (склада­ють опис карток).

Однак тут треба обов'язково враховува­ти те, що Положенням № 947 передбачено здійснення систематичної звірки записів про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за міс­цями зберігання (знаходження) запасів. І тут одразу виникає запитання. Наказ № 130 щодо порядку заповнення Книги складського обліку запасів містить норму: «У кінці книги не рідше одного разу на квар­тал робляться записи про її перевірку бух­галтерією».

Порядок заповнення інших форм обліко­вих регістрів такої інформації не містить. Тобто під час здійснення аналітичного облі­ку запасів у картках необхідно визначитися із тим, у якій формі буде здійснено запис про перевірку. Якщо не врегулювати зазначено­го питання, при перевірці контролюючими органами, щонайменше, буде одержано за­уваження про недотримання вимог норма­тивних документів і неналежну організації контролю за зберіганням та використанням запасів, що є передумовою для відповідних зловживань.