Облікові регістри для відображення операцій із запасами
Облік завжди передбачає, що дані за будь-якою господарською операцією, підтвердженою документами, мають бути відображені в облікових регістрах після їх належної перевірки. Таким чином відбуваються накопичення та систематизація інформації, яка міститься в первинних документах.
У попередній статті, опублікованій у журналі «Державний бухгалтер & аудитор» № 9 за 2014 рік, ми розповіли про те, які первинні документи складаються під час здійснення господарських операцій із запасами, про порядок їх заповнення. Наразі поговоримо про облікові регістри, у яких накопичується та систематизується інформація, отримана із зазначених документів.
Облікові регістри - носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного чи комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.
Загальні вимоги до їх створення визначені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі - Положення 88). Щодо форми облікових регістрів, порядку записів у них, обробки та використання необхідної інформації, вони визначаються відповідними нормативними документами про порядок їх застосування.
У Положенні з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженому наказом Мінфіну України від 14.11.2013 р. № 947 (далі - Положення № 947), прописано, що за результатами місяця операції з обліку, переміщення та вибуття запасів групуються в накопичувальні регістри бухгалтерського обліку.
Далі в таблиці наведено детальну інформацію про складання облікових регістрів, беручи до уваги вимоги Положення № 947 та наказу Держказначейства України від 18.12.2000 р. (далі - Наказ 130).
Таблиця
Відображення операцій із запасами в облікових регістрах
Назва облікового регістру | Призначення | Первинні документи (регістри), інформація з яких систематизується в регістрі | Норми Положення № 947, що регулюють порядок заповнення облікових регістрів | Норми Наказу № 130, що регулюють порядок заповнення облікових регістрів |
Книга кількісно-сумового обліку чи Картка кількісно-сумового обліку | аналітичний облік матеріальних цінностей у бухгалтерській службі | Накладні (вимоги), Акти про приймання матеріалів, Акти списання |
посилання в тексті Положення № 947 відсутні |
визначено порядок заповнення Книги кількісно-сумового обліку (типова форма № 3-6, № 3-6а), Картки кількісно-сумового обліку (типова форма № 3-7) |
Книга складського обліку запасів | аналітичний облік запасів установи* за місцем відповідального зберігання |
Накладні (вимоги), Акти про приймання матеріалів |
ведеться матеріально відповідальними особами за місцем відповідального зберігання (знаходження) за одиницями обліку та кількістю** | регламентовано порядок заповнення, Книги складського обліку запасів (типова форма № 3-9) *** |
Реєстр приймання-здачі документів | систематизація руху запасів | Накладні (вимоги), Акти про приймання матеріалів | для систематичної звірки записів бухгалтерської служби про облік запасів із записами матеріально відповідальних осіб за місцями зберігання (знаходження) останніми надаються реєстри приймання-здачі документів, які складаються у двох примірниках, один із яких після перевірки повертається матеріально відповідальній особі | форма та порядок заповнення не передбачено |
Оборотні відомості, Накопичувальні відомості |
аналітичний облік продуктів харчування, | Накладні (вимоги), Акти про приймання продуктів харчування | аналітичний облік продуктів харчування в бухгалтерській службі установи ведеться за найме нуванням, кількістю, вартістю й матеріально відповідальними особами в оборотних відомостях**** |
регламентовано порядок складання Накопичувальної відомості з надходження продуктів харчування (типова форма № 3-12), Накопичувальної відомості 3 витрачання продуктів харчування (типова форма № 3-13) |
Оборотні відомості | аналітичний облік за субрахунками рахунків обліку запасів | Накладні (вимоги), Акти про приймання матеріалів, Акти списання |
оборотні відомості з метою перевірки правильності записів у регістрах аналітичного обліку матеріальних цінностей та даних синтетичного обліку можуть складатися за всіма субрахунками рахунків обліку запасів***** | регламентовано порядок складання Оборотної відомості (типова форма №3-11) |
Журнал реєстрації битого посуду | аналітичний облік посуду | заноситься фактична інформація про розбитий посуд без складання первинного документа | посилання в тексті Положення № 947 відсутні | регламентовано порядок складання Журналу реєстрації битого посуду (типова форма № 3-10) |
Опис карток з обліку запасів | систематизація карток аналітичного обліку | Картка кількісно-сумового обліку | посилання в тексті Положення № 947 відсутні | регламентовано порядок Опису карток з обліку запасів (типова форма № 3-14) |
* За винятком дорогоцінних металів для протезування та медикаментів і перев'язувальних засобів. Форми облікових регістрів і порядок обліку лікарських засобів та медичних виробів визначено Методичними рекомендаціями ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я, затвердженими наказом МОЗ України від 09.09.2014 р. № 635.
** Бухгалтерська служба періодично здійснює звірку фактичної наявності запасів із записами в книзі та даними бухгалтерського обліку.
*** Слід зазначити: норми Положення 947 щодо ведення Книги складського обліку запасів прописані так, що виникають сумніви стосовно суб'єктів, які мають її складати.
**** Записи в оборотні відомості вносяться на підставі даних накопичувальних відомостей із надходження та витрачання продуктів харчування. В оборотних відомостях щомісяця підраховуються обороти й визначаються залишки на початок місяця.
***** Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими регістрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.
****** У разі доцільності (визначається керівництвом закладу) можливо передбачити складання проміжного акта, який складатиметься працівниками харчоблока чи їдальні, і дані з нього переноситимуться відповідними посадовими особами до Журналу реєстрації битого посуду.
На практиці трапляються випадки, коли фахівці контролюючих органів вимагають ведення Книги складського обліку запасів не лише матеріально відповідальною особою, яка відповідає за надходження, видачу та зберігання матеріальних цінностей на складі (коморі, кладовій), а й іншими матеріально відповідальними особами установи. І тут треба апелювати до Наказу № 130, у якому чітко зазначено, що Книга складського обліку застосовується саме для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі (кладовій). А для обліку запасів на місцях іншими матеріально відповідальними особами можна передбачити в обліковій політиці установи інші документи (наприклад, Картку кількісного обліку запасів тощо).
Відповідальність за правильність і повноту відображення даних в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали їх.
Тож, визначившись із переліком облікових регістрів, які складаються в установі, необхідно у внутрішньому розпорядчому документі про облікову політику, зокрема, у Графіку документообігу, визначати відповідальну за їх складання особу та періодичність складання облікового регістру (щомісяця, щокварталу).
Якщо нормативними актами не визначено форми облікового регістру, але потреба в його складанні ними передбачена чи необхідна для належної організації обліку та контролю за надходженням та витрачанням запасів в установі, таку форму необхідно затвердити як додаток до Положення про облікову політику. Це дозволить дотримуватися вимог законодавства та забезпечить належний контроль за своєчасним і достовірним відображенням даних щодо надходження, зберігання та витрачання запасів установи.
До того ж треба враховувати, що для забезпечення своєчасного складання звітності й здійснення звірок даних бухгалтерського обліку з даними матеріально відповідальних осіб перенесення інформації з первинних документів до облікових регістрів здійснюється в міру їх надходження для обробки з урахуванням установлених строків для здачі звітності й проведення відповідної звірки.
Слід зауважити: установи, що складають облікові регістри на машино зчитуваних носіях, зобов'язані забезпечити технічні засоби для їх відтворення в зручному для читання вигляді.
Зазвичай вважається, що бухгалтерські книги - найнадійніший спосіб збереження облікових регістрів. Вони завжди досить широко застосовувалися для ведення складського обліку. Але під час складання цих регістрів вручну є й суттєві недоліки. Зокрема, у книгах важко визначити наперед оптимальний обсяг (кількість сторінок) для конкретного аналітичного рахунка, а його вимушене перенесення ускладнює обліковий процес. Заповнення книжок вручну - занадто затратний процес. І тому зазвичай установи, у яких не автоматизовано складський облік, застосовують картки, призначені для ведення аналітичного обліку на відповідних рахунках протягом тривалого часу.
Із метою збереження карток і контролю за їх наявністю кожну відкриту картку в обов'язковому порядку реєструють (складають опис карток).
Однак тут треба обов'язково враховувати те, що Положенням № 947 передбачено здійснення систематичної звірки записів про облік запасів із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання (знаходження) запасів. І тут одразу виникає запитання. Наказ № 130 щодо порядку заповнення Книги складського обліку запасів містить норму: «У кінці книги не рідше одного разу на квартал робляться записи про її перевірку бухгалтерією».
Порядок заповнення інших форм облікових регістрів такої інформації не містить. Тобто під час здійснення аналітичного обліку запасів у картках необхідно визначитися із тим, у якій формі буде здійснено запис про перевірку. Якщо не врегулювати зазначеного питання, при перевірці контролюючими органами, щонайменше, буде одержано зауваження про недотримання вимог нормативних документів і неналежну організації контролю за зберіганням та використанням запасів, що є передумовою для відповідних зловживань.