Інвентаризуємо основні засоби:
списати чи пофарбувати?

За визначенням п. 1.2 Інструкції N 90, щорічна інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Якщо підійти до проведення інвентаризації з усією відповідальністю, це дасть змогу не тільки виявити лишки та нестачі, але й виправити допущені протягом року помилки в оприбуткуванні матцінностей. Всі ми знаємо, що в умовах тотальної економії коштів бюджетні установи використовують основні засоби протягом строку набагато довшого, ніж це передбачене строками їх корисного використання. Тому річна інвентаризація дає нам змогу детально обстежити стан основних засобів, визначити потребу у витратах на їх ремонт чи реконструкцію. Або в найгіршому випадку вжити заходів для їх списания з обліку.

Сам процес перевірки фактичної наявності основних засобів - це найлегший та найприємніший етап інвентаризації. Адже він полягає у поетапному обході всіх приміщень та огляді території установи. Але інвентаризацію основних засобів умовно можна поділити на кілька етапів. Розглянемо їх детально.

Підготовчий етап

Прогулянці територією установи має передувати підготовчий етап інвентаризації основних засобів, під час якого інвентаризаційна комісія у бухгалтерії проводить таку роботу (п. 2.1 Інструкції N 90):

- перевіряє наявність і стан реєстрів обліку (карток, книг, описів та ін.), розглядає повноту заповнення їх реквізитів, правильність присвоєних інвентарних номерів;

- перевіряє наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації на об'єкти;

- досліджує наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті установою в оренду, на зберігання, на тимчасове користування. За відсутності документів слід забезпечити їх отримання чи оформлення.

Під час підготовчої роботи використовуються дані інвентарних карток, оборотних відомостей за рахунками обліку основних засобів та майна на відповідальному зберіганні, технічна документація, накази про закріплення майна за матеріально відповідальними особами. Доцільно буде дослідити дані меморіальних ордерів, в яких відображається рух основних засобів за весь попередній період поточного року, а саме:

- меморіальний ордер N 9 "Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів";

- меморіальний ордер N 6 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами";

- меморіальний ордер N 4 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами".

Проаналізуйте ці документи стосовно правильності визначення вартості придбаних у поточному році основних засобів. Перевіряючи ці дані, слід ще раз звірити дані технічної документації та актів введення в експлуатацію стосовно правильності визначення корисного строку експлуатації та норм нарахування зносу, визначених у Нормах зносу на необоротні активи бюджетних установ (додаток до Положення N 611).

При виявленні розходжень і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації необхідно в ці документи внести відповідні виправлення й уточнення (якщо є така можливість до початку проведення фактичного огляду об'єктів).

ПАМ'ЯТАЙТЕ! Земельні ділянки, багаторічні насадження, асфальтові покриття, пішохідні доріжки, робочі тварини (утому числі піддослідні та лабораторні) також належать до об'єктів основних засобів. Зважаючи на те, що їх поява на території установи не завжди супроводжується документами від постачальників, потрібно приділити особливу увагу таким об'єктам. Слід дослідити їх наявність на території установи та при необхідності вжити заходів щодо їх оприбуткування (якщо це не зроблено) із присвоєнням кожній тварині чи дереву інвентарного номера, як це передбачено Положенням N 611.

Крім того, слід розглянути документи щодо перебування на території установи особистого майна працівників чи майна на відповідальному зберіганні. Про наявність такого майна можуть свідчити договори зберігання, договори позики, акти приймання-передачі матеріальних цінностей, заяви працівників.

Усе майно, відображене у вищевказаних документах, має обліковуватися на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні"*. А ось орендовані необоротні активи мають бути обліковані на позабалансовому рахунку 01 "Орендовані необоротні активи".

Фактичний огляд основних засобів

Після перевірки прибуткових та видаткових документів інвентаризаційна комісія вирушає на фактичний огляд основних засобів. Якщо установа велика, таких комісій може бути створено декілька із розмежуванням їх функцій в межах структурних підрозділів установи або видів матеріальних цінностей. До участі в інвентаризації складної техніки (медична техніка чи лабораторне обладнання) доцільно залучити технічних фахівців, які мають відповідну кваліфікацію.

Зауважте! До складу інвентаризаційної комісії можуть входити лише працівники установи (п. 1.11 Інструкції N 90). Отже, якщо ви залучаєте сторонніх фахівців, вони можуть лише брати участь в інвентаризації, оформивши результати своєї роботи у вигляді окремої довідки чи висновку. Оплату послуг сторонніх фахівців слід проводити за КЕКВ 2240 "Оплата послуг (крім комунальних)", як це передбачено у п.п. 2.2.4 Інструкції N 333.

ВАЖЛИВО! Інвентаризація основних засобів має включати також інвентаризацію дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах (п. 2.9 Інструкції N 90). Інвентаризують "коштовності" відповідно до положень інструкції N 84.

Результати інвентаризації основних засобів фіксують в Інвентаризаційному описі основних засобів (додаток 1 до Інструкції N 90; приклад заповнення див. далі). Його складають водному примірнику окремо щодо кожного місцезнаходження основних засобів і кожної матеріально відповідальної особи. Перед початком інвентаризації матеріально відповідальні особи дають розписку про те, що всі первинні документи з руху основних засобів відображено в регістрах бухгалтерського обліку (вона міститься у формі опису).

З прикладом заповнення Додатку 1 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Також пам'ятайте: інвентаризацію основних засобів проводять у повному складі інвентаризаційної комісії і тільки в присутності матеріально відповідальних осіб.

Комісія ретельно оглядає основні засоби, щоб встановити їх можливі покращення чи втрату корисних якостей. Якщо проведені капітальні роботи (надбудова поверхів, прибудова нових приміщень та інше) або часткова ліквідація будівель і споруд (злам окремих конструктивних елементів) не відображені в бухгалтерському обліку, комісія повинна за відповідними документами визначити суму збільшення або зменшення балансової вартості об'єкта і навести в описі дані про проведені зміни. Одночасно з цим комісія повинна встановити винних осіб та причини, з яких конструктивні зміни об'єктів не отримали відображення в обліку. Це стосується й інших об'єктів основних засобів.

Основні засоби, які на дату проведення інвентаризації знаходяться за межами установи (наприклад, автомобілі, надані в оренду), необхідно також про-інвентаризувати. їх заносять до окремого інвентаризаційного опису (додаток 11 до Інструкції N 90). Підставою є первинка, що підтверджує їх тимчасове відлучення (наприклад, договори про передачу в оренду, акти, накладні тощо).

На майно, яке належить іншим підприємствам чи установам, складають окремі інвентаризаційні описи (додаток 11 до Інструкції N 90).

Оформлені належним чином інвентаризаційні описи основних засобів, підписані головою і членами інвентаризаційної комісії, а також матеріально відповідальними особами, разом з іншими документами, складеними за результатами інвентаризації, передають в бухгалтерію для складання Порівняльної відомості результатів інвентаризації основних засобів (додаток 2 до Інструкції N 90; приклад заповнення див. далі).

З прикладом заповнення Додатку 2 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Порівняльна відомість застосовується для відображення результатів інвентаризації. Розбіжності, які виникли між фактичними показниками та даними бухгалтерського обліку, відображають у графі "Результати інвентаризації".

Приймаємо рішення за результатами інвентаризації

Завершальний етап інвентаризації - це прийняття рішення за результатами проведеної інвентаризації. Таке рішення оформляється Протоколом інвентаризаційної комісії (додаток 12 до Інструкції N 90; приклад заповнення див. далі). Зазвичай у ньому відображають інформацію щодо виявлених лишків та нестач активів установи та дані про причини та осіб, які до них призвели, а також зазначається, яких вжито заходів стосовно винних осіб**. Але ж ми пам'ятаємо, що ми ретельно оглянули наші основні засоби, залучивши до цієї роботи відповідних фахівців. Отже, зараз саме час скористатися результатами такого огляду і прийняти такі рішення:

З прикладом заповнення Додатку 12 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

- про списання з обліку основних засобів. Розділ IX Положення N 611 досить лаконічний та визначає лише, що списання з балансу необоротних активів здійснюється у порядку, визначеному законодавством. Держказначейство у листі від 31.03.2014 р. N 17-09/322-7303 (див. газету "Бухгалтерія: бюджет", N 23/2014, с 4) роз'яснило, що механізм списання об'єктів державної власності визначено Порядком N 1314. Органи місцевого самоврядування визначають власний порядок списання майна комунальної власності;

- про проведення ремонту чи реконструкції. Таке рішення приймає керівник за висновками технічних фахівців. Висновки оформляють у вигляді дефектного акта із зазначенням переліку необхідних робіт та витратних матеріалів. Якщо є фінансова можливість, ремонт можна провести до кінця поточного року. Якщо такої можливості немає, при складанні потреби в бюджетних коштах на наступний рік враховуються витрати на проведення поточного чи капітального ремонту основних засобів або замін їх окремих вузлів агрегатів.

Головні тези

- Перед проведенням фактичного огляду основних засобів слід дослідити дані аналітичної, технічної та іншої документації. Перевіряючи їх, звіряємо ще раз дані технічної документації, переглядаємо акти вводу експлуатації стосовно правильності визначення корисного строку експлуатації та норм нарахування зносу. До складу інвентаризаційної комісії можуть входити лише працівники установи. Якщо ви залучаєте сторонніх фахівців, вони можуть тільки брати участь в інвентаризації. Оплату послуг сторонніх фахівців слід проводити за КЕКВ 2240 "Оплата послуг (крім комунальних)".

- Інвентаризація основних засобів має включати також інвентаризацію дорогоцінних металів та каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах.

- За результатами огляду фактичного стану основних засобів приймається рішення про списання з обліку основних засобів або про проведення їх ремонту чи реконструкції.

___________

* Детальніше про це ви можете прочитати у статті "Якщо установі потрібна допомога працівника: як врахувати особисті речі, матеріали, послуги", в газеті "Бухгалтерія: бюджет", N 23/2014, с 11.

** Про оформлення результатів інвентаризації можна прочитати в Консультації "Результати інвентаризації: оформляємо та відображаємо в обліку".

Використані документи

Інструкція N 90 - Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.1998 р. N 90.

Положення N 611 - Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

Інструкція N 333 - Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом МФУ від 12.03.2012 р. N 333.

Інструкція N 84 - Інструкція про порядок одержання, використання, обліку та зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, затверджена наказом МФУ від 06.04.1998 р. N 84.

Оксана Верхогляд,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"