Військовий облік:
поетапна інструкція з організації
для органів місцевого самоврядування

Для нормального функціонування нашого оборонного відомства та задля таких ситуацій, як сьогодні, дуже важливо, щоб військовозобов'язані громадяни та призовники підлягали якісному військовому обліку у військоматах та за місцем роботи.

Коли в сільській місцевості відсутні військові комісаріати, органи місцевого самоврядування виступають не тільки роботодавцями, а й у ролі військкомату. Про таку ситуацію і поговоримо далі.

Коли органи місцевого самоврядування повинні
вести військовий облік

Військовий облік призовників і військовозобов'язаних ведеться за місцем їх проживання і відповідно до обсягу та деталізації поділяється на три види (ч. 3 ст. 33 Закону N 2232) - табл. 1.

Таблиця 1. Військовий облік призовників і військовозобов'язаних

Так, роботодавці повинні вести персональний облік працівників, які є військовозобов'язаними та призовниками (ч. 4 ст. 34 3акону N 2232). Оскільки органи місцевого самоврядування, виступаючи роботодавцем, теж мають найманих працівників, вони також повинні вести військовий облік військовозобов'язаних працівників та працівників-призовників. Для ведення персонального обліку щодо своїх працівників рада керується розд. III Інструкції N 660.

Однак сьогодні поговоримо про більш масштабний кусень військового обліку - про персонально-первинний облік військовозобов'язаних і призовників. Його ведуть в органах місцевого самоврядування щодо свого населення, яке проживає на даній території. Чи завжди його веде місцева влада? Ні, не завжди. Цей вид військового обліку покладається на місцеві органи влади лише тоді, коли в міській (селищній, сільській) місцевості відсутні військові комісаріати (ч. 3 ст. 34 Закону N 2232).

Розпочнемо розгляд питання з того, хто з працівників має вести цей облік. То хто ж?

Визначаємо кількість працівників
для військового обліку

Посада завідувача військово-облікового бюро
(військовозобов'язаних від 500 осіб)

Типові штати виконавчого апарату районних рад затверджені постановою N 1349. Вони, зокрема, передбачають таке: якщо на обліку установи військовозобов'язаних і призовників від 500 осіб, до штату можуть додатково вводитися посади працівників військового обліку (див. варіант 3 на рис. 1). Однак конкретне найменування такої посади постанова N 1349 не зазначає.

Усвою чергу, на виконання ст. 36 Закону про місцеве самоврядування, основний "зарплатний" документ працівників місцевого самоврядування - постанова N 268 (додаток 55) передбачає посаду "завідувач військово-облікового бюро" (далі - завідувач ВОБ). Завідувач ВОБ є службвоцем і не належить до посадових осіб органів місцевого самоврядування.

Які обов'язки повинен виконувати завідувач ВОБ, можна передбачити у посадовій інструкції, орієнтуючись на обов'язки, що передбачені Інструкцією N 660. Річ у тім, що у Класифікаторі професій посади з такою назвою немає. Найбільш близька за назвою є посада "завідувач бюро (квиткового, з розшуку вантажу та багажу та ін.)" з кодом 1226.2. Щодо вимог до посади та посадових обов'язків, то Довідник N 366 теж не "знає" про таку посаду. Не згадується про неї і у Довіднику N 11. Єдиним документом, де перелічені вимоги до завідувача ВОБ, є Довідник N 834. Але його розроблено для залізничного транспорту і метрополітену.

Рис. 1. Хто веде військовий облік і яку
оплату за це отримує

З Рисунком 1 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Обов'язки виконують інші особи
(військовозобов'язаних менше 500 осіб)

А ось що робити, коли кількість військовозобов'язаних чи призовників менше 500 осіб? Це найбільш типова ситуація на сьогодні. Однак в такому разі посаду військово-облікового персоналу вводити не дозволено. Тут можливо кілька варіантів (див. рис. 1).

Встановлюємо оплату за ведення
військового обліку

Як і в питанні організації виконання військового обліку, так і при встановленні оплати за таку роботу немає єдиного регламентуючого документу. Тому в кожному окремому випадку умови встановлення оплати для працівника, який виконує таку роботу, та їх підстави будуть різні.

Варіант 1 - посадовою інструкцією передбачено
ведення обліку військовозобов'язаних

Якщо ведення військового обліку включено до посадових обов'язків секретаря виконавчого комітету ради чи паспортиста, то додаткову оплату у цьому разі платити не потрібно. Адже нелогічно платити за те, що оплачується за посадовим окладом (тарифною ставкою), ще й доплату (вийде подвійна оплата однієї і тієї ж роботи).

Варіант 2 - посадовою інструкцією не передбачено ведення обліку
військовозобов'язаних

Коли такий варіант може бути на практиці? Наприклад, не було потреби, бо не проживали військовозобов'язані чи призовники.

Тут якраз може стати доречним установлення доплати, що передбачено п. 14 Положення N 377. Ця норма передбачає за наявності військовозобов'язаних і призовників менше 500 осіб покласти функції щодо ведення військового обліку військовозобов'язаних і призовників на одного з працівників управління (відділу) кадрів, а не вводити в штат військово-обліковий персонал. І за виконання такої роботи працівнику цим же п. 14 Положення N 377 передбачено встановлення доплати в розмірі до 50% посадового окладу (п. 14 Положення N 377). У невеликих органах місцевого самоврядування, якщо не введено посаду інспектора з кадрів, роботу працівників управління кадрів зазвичай виконують секретар чи паспортист (це прописується в їх посадових інструкціях). Тому і ведення військового обліку ляже на їхні плечі.

Розмір доплати до посадового окладу такого працівника залежить від фактичної чисельності військовозобов'язаних і призовників і обмежений затвердженим фондом оплати праці (лист Мінсоцполітикивід 12.09.2013 р. N 1033/13/84-13).

Зважаючи на те, що для працівників органів місцевого самоврядування встановлення доплат та надбавок проводиться відповідно до постанови N 268, яка не передбачає доплату за ведення військового обліку, чи правомірно встановлювати таку доплату працівникам установи? На думку Мінсоцполітики, це допустимо.

ЦИТАТА: "Конкретний розмір доплати до посадового окладу працівника, на якого покладено ці обов'язки, визначається керівником в залежності від фактичної чисельності військовозобов'язаних і призовників у межах затвердженого фонду оплати праці. Виплата цієї доплати не пов'язана із виплатою надбавок, доплат, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 р. N 268."

(лист Мінсоцполітики від 12.09.2013 р.
N 1033/13/84-13)

Наша позиція така. Оскільки доплата за ведення військового обліку передбачена Положенням N 377, вона не пов'язана із виплатою надбавок, доплат, передбачених постановою N 268. Тобто це окрема доплата. І на неї працівники органів місцевого самоврядування можуть претендувати. Але лише за умови, коли така робота була додатково доручена такому працівникові.

Зауважте: доплата за ведення військового обліку не обов'язкова і може бути виплачена за умови економії коштів, запланованих для фонду оплати праці, та якщо ведення військового обліку не входило до обов'язків працівника до цього. Виходить, якщо коштів установа не має, то ні про яку доплату не може бути й мови.

ВИСНОВОК. Якщо кошти фонду оплати праці дозволяють встановити таку доплату, тоді працівник органу місцевого самоврядування законно отримує її. Якщо після виплати доплат, передбачених постановою N 268, немає коштів для виплати такої доплати, вона не встановлюється.

Ведення військового обліку: наочна схема

Весь обсяг роботи щодо обліку військовозобов'язаних та призовників можна поділити на 3 умовні етапи (рис. 2). І кожен з них передбачає постійну взаємодію з військкоматом (районним, обласним) (абз. 6 п.п. 2.2 розд. II Інструкції N 660). Погляньте, як схематично можна показати таку роботу.

Рис. 2. Організація ведення персонально-первинного
військового обліку

З Рисунком 2 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

Детально кожен етап персонально-первинного обліку розглянемо далі. А спочатку визначимо осіб, щодо яких потрібно вести персонально-первинний облік.

Кого та коли перевіряємо?

Перед тим як зареєструвати за місцем проживання (перебування) чи зняти з реєстрації жителя адміністративно-територіальної одиниці, де немає військкоматів, установа повинна перевірити в їхніх військово-облікових документах наявність відміток військкоматів про зняття з військового обліку або про перебування на військовому обліку за місцем проживання (перебування) відповідно.

Чи всіх жителів потрібно перевіряти? Ні не всіх, а тільки військовозобов'язаних чи призовників, які перелічені у ч. 1 та 2 ст. 37 Закону N 2232 (табл. 2).

Таблиця 2. Перелік осіб, які підлягають військовому обліку

Які документи перевіряємо

До категорії військово-облікових документів, які потрібно перевірити, належать (п. 2.5 Інструкції N 660):

- для військовозобов'язаних - військовий квиток або тимчасове посвідчення (замість військового квитка);

- для призовників - посвідчення про приписку до призовної дільниці.

Якщо таких документів немає, то потрібно відправити жителя до військкомату за місцем проживання і чекати від нього запису у військово-обліковому документі про взяття на військовий облік. Переконавшись, що вони перебувають на військовому обліку у військкоматах чи у СБУ, можете сміливо реєструвати чи знімати з обліку.

Етап 1. Включення до обліку

Окремим блоком роботи є включення громадян, які прибули на постійне місце проживання, до військового обліку військовозобов'язаних та до списків призовників.

Військовозобов'язані та призовники, які прибули до нового місця проживання у сільську місцевість, а також у міста і селища, де відсутні військкомати, протягом 7 днів повинні особисто прийти в раду з військово-обліковими документами, для того щоб їх включили до обліку.

Для цього установа перевіряє:

- дійсність та належність військово-облікових документів їх власникам;

- наявність відміток про взяття на облік у військкоматі (районному, обласному);

- своєчасність прибуття в раду (протягом 7 днів). Якщо у військово-облікових документах працівник з військового обліку виявляє розбіжності, неточності і підробки, установа повинна повідомити про це в письмовій формі військкомат. Далі діє за вказівками військкомату.

Зараз поширена ситуація, коли військовозобов'язані прибули з інших місцевостей з мобілізаційними розпорядженнями. Вилучення цих мобілізаційних розпоряджень проводиться за вказівкою військового комісара, про що у військовому квитку робиться відмітка штампом. Вилучені мобілізаційні розпорядження на прибулих військовозобов'язаних до 5 числа щомісяця надсилаються у військкомати.

Заповнюємо документи

На військовозобов'язаних заповнюється лише картка первинного обліку за формою додатка 6 до Інструкції N 660 (приклад заповнення див. далі).

З Прикладом можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Консультації".

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Записи в картці первинного обліку повинні відповідати даним військового квитка.

А от дані, яких немає, до картки первинного обліку вносяться під час особистої бесіди з військовозобов'язаним (абз. 1 п.п. 2.7 розд. II Інструкції N 660).

Для призовників потрібно заповнювати:

- список призовників, які перебувають на військовому обліку у виконкомі сільської (селищної! ради району (додаток 7 до Інструкції N 660);

- особисту картку призовника (додаток 8 до Інструкції N 660).

Етап 2. Постійна робота

Складаємо списки

Установа повинна скласти списки юнаків, які підлягають приписці до призовної дільниці (форма в додатку 2 до Інструкції N 660) та встигнути їх подати до військкоматів не пізніше 01.12.поточного року.

Виявляємо та направляємо до військомату

Прописна істина законодавства будь-якої країни: якщо громадяни не виконують свої обов'язки перед державою, органи влади знайдуть такого порушника та притягнуть його до відповідальності.

У роботі установи такі випадки не поодинокі. Коли серед громадян є такі, що не включені до військового обліку чи не приписані до призовних дільниць, установа повинна їх виявити і сповістити про це військкомат. Після того як особи встановлені, їх потрібно направити до військкомату.

Сповіщаємо

У скрутний для нашої країни час, коли військовозобов'язаних та призовників масово призивають на мобілізацію, на вимогу військкомату установа повинна сповістити їх про виклик до військкомату і забезпечити їх своєчасне прибуття.

Вносимо зміни, інформуємо військкомат

Якщо вжитті військовозобов'язаних та призовників сталися суттєві зміни, установа повинна дізнатися про це в числі перших.

ЦИТАТА: "Призовники та військовозобов'язані в разі зміни їх сімейного стану, стану здоров'я, адреси місця проживання (перебування), освіти, місця роботи і посади зобов'язані особисто в семиденний строп повідомити про це орган, де вони перебувають на військовому обліку."

(ч. 10 ст. 38 Закону N 2232)

Після того як законослухняний житель сповістить про вказані зміни, установа протягом 5 днів повинна внести їх до карток первинного обліку військовозобов'язаних і списків призовників.

До 5 числа кожного місяця установа повинна за допомогою донесення про зміну облікових даних (форма в додатку 1 до Інструкції N 660) встигнути сповістити про це військкомат.

Якщо ж зміни сталися не в прізвищі чи сімейному стані, а в здоров'ї військовозобов'язаного чи призовника і він документально надав до установи необхідні документи, то після цього установа повинна подати до військкомату списки таких військовозобов'язаних і призовників до 5 числа кожного місяця (форма наведена в додатку 3 до Інструкції N 660).

Звірка даних

Для того щоб не пропустити жодну зміну облікових даних військовозобов'язаних і призовників, установа повинна шляхом подвірного обходу звіряти не менше ніж раз на рік дані карток первинного обліку військовозобов'язаних і списків призовників з:

- будинковими книгами (даними реєстраційного обліку);

- іншими документами з питань реєстрації громадян;

- фактичним перебуванням військовозобов'язаних та призовників за місцем проживання.

Після приписки громадян до призовних дільниць, перед їх призовом на строкову військову службу, а також в інші терміни за рішенням військового комісара установа повинна звірити списки призовників, які перебувають на військовому обліку в установі, з обліковими даними військкомату.

Не забувайте вести журнал перевірок стану обліку військовозобов'язаних і призовників (форма наведена в додатку 5 до ІнструкціїN 660).

Приймаємо під розписку

Військово-облікові документи працівник з військового обліку може приймати від військовозобов'язаних і призовників для подання у військкомати та звірки з картками первинного обліку (списками призовників). У цьому разі складають розписку за формою додатку 4 до Інструкції N 660.

Заводимо окрему картотеку

Як правило, особові картки військовозобов'язаних і призовників зберігаються в алфавітному порядку в окремій від інших працівників роботодавця картотеці, яка ділиться на чотири групи (п. 3.11 Інструкції N 660):

1 - військовозобов'язані офіцерського складу;

2- військовозобов'язані рядового, сержантського та старшинського складу;

3 - військовозобов'язані жінки;

4 - зняті з військового обліку.

Таку картотеку слід зберігати окремо від загальної картотеки. До загальної картотеки переміщуйте особові картки осіб, знятих з військового обліку за віком чи за станом здоров'я.

Картки первинного обліку на військовозобов'язаних, які мають на руках мобілізаційні розпорядження, виділяються окремо.

Етап 3. Зняття з обліку

Якщо військовозобов'язані і призовники вибувають до нового місця проживання, вони повинні з'явитися в установі з військово-обліковими документами та паспортом (для перевірки дійсності факту виписки). А установа повинна зняти їх з обліку чи виключити зі списку призовників.

Може статися так, що військовозобов'язані і призовники виїхали на нове місце проживання, а з обліку не були зняті. Це можливо, коли вони положення про необхідність особисто з'явитися до ради проігнорували чи непередбачувані обставини змусили їх швидко переїхати на нове місце проживання (на жаль, така практика зараз поширена на території проведення АТО), і з'явитися до ради вони не мали часу.

Тоді установа повідомляє про це військкомат для вжиття необхідних заходів.

Покрокова процедура зняття з обліку

У разі зняття військовозобов'язаних і призовників з військового обліку в раді виконується така робота:

у картках первинного обліку і списках призовників роблять відмітки про зняття з обліку;

складається іменний список військовозобов'язаних, знятих з обліку (в ньому зазначаються прізвища, імена та по батькові військовозобов'язаних, дати народження та їх місця проживання);

надсилається іменний список до військкомату до 5 числа кожного місяця;

направляються військовозобов'язані, які вибувають за межі України на постійне місце проживання, до місцевого військкомату для зняття з військового обліку та вилучення військових квитків;

після чергової звірки картки первинного обліку військовозобов'язаних, які виключені з військового обліку у військкоматі, знищуються за встановленим порядком.

Відповідальність за порушення порядку ведення обліку

Не тільки військовозобов'язані та призовники за порушення вимог законодавства про військовий обов'язок та військову службу притягуються до відповідальності. До адмінвідповідальності можуть бути притягнені відповідальні за ведення військового обліку працівники місцевого самоврядування. Така відповідальність у вигляді адмінштрафу на підставі ст. 211-2 КпАП може бути застосована за неподання до військкоматів списків юнаків, які підлягають приписці до призовних дільниць (не пізніше 1 грудня поточного року). Розмір штрафу- від 17 до 51 грн (а за повторне протягом року порушення - від 51 до 119 грн).

Головні тези

- Якщо в сільській місцевості, а також у містах і селищах відсутні військові комісаріати, облік військовозобов'язаних та призовників за місцем проживання ведуть органи місцевого самоврядування.

- Якщо ведення військового обліку входить до посадових обов'язків працівника, доплата за це не встановлюється. Якщо такі обов'язки не передбачені посадовою інструкцією, працівникам органу місцевого самоврядування можуть встановлювати доплату, передбачену п. 14 Положення N 377.

- Порушення правил ведення військового обліку передбачає накладання штрафних санкцій на керівника або іншу відповідальну за військово-облікову роботу посадову особу органу місцевого самоврядування.

Використані документи

КпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. N 8073-Х.

Закон N 2232 - Закон України "Про військовий обов'язок і військову службу" від 25.03.1992 р. N 2232-ХІІ.

Закон про місцеве самоврядування - Закон України "Про місцеве самоврядування" від 21.05.1997 р. N 280/97-ВР.

Постанова N 268 - постанова КМУ "Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів" від 09.03.2006 р. N 268.

Положення N 377 - Положення про військовий облік військовозобов'язаних і призовників, затверджене постановою КМУ від 09.06.1994 р. N 377.

Інструкція N 660 - Інструкція з організації ведення військового обліку військовозобов'язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затверджена наказом Міністра оборони України від 15.12.2010 р. N 660.

Постанова N 1349 - постанова КМУ "Про фінансове забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування" від 03.12.1997 р. N 1349.

Довідник N 366 - Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. N 336.

Довідник N 11 - Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затверджений наказом Нацдержслужби від 13.09.2011 р. N 11.

Класифікатор професій - Національний класифікатор України "Класифікатор професій", затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. N 327.

Довідник N 834 - Випуск 66 "Залізничний транспорт і метрополітен" Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства транспорту України від 28.11.2001 р. N 834.

Віта Колісник,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"