КОНСУЛЬТУЄ КОНСТИТУЦІЙНИЙ СУД УКРАЇНИ
Документування операцій із запасами
Стосовно оформлення та документування операцій із матеріальними активами в бюджетних установах завжди було безліч запитань. Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947 (далі - Положення № 947), яке запрацювало з 30.12.2013 р., на жаль, не звузило коло проблемних питань та неузгодженостей, а навпаки - лише розширило.
Зважаючи на те що документування господарських операцій нерозривно пов'язане із їх систематизацією на рахунках бухгалтерського обліку та відображенням у показниках звітності, вважаємо за необхідне приділити неабияку увагу цій темі.
Тож наразі, крім загальних засад документування операцій із матеріальними активами, пропонуємо ознайомитися із алгоритмом документування зазначених операцій із моменту оприбуткування даних активів і до списання їх із балансу установи з поясненнями та практичними порадами.
Загальні засади документування запасів
Бухгалтерський облік повинен забезпечувати своєчасне відображення господарських операцій із надходження та вибуття всіх запасів, які належать установі. Але без правильно оформлених первинних документів здійснити це неможливо.
Загальні вимоги до створення в бухгалтерському обліку первинних документів та облікових регістрів установлені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.03.1995 р. № 88 (далі - Положення № 88).
Первинні документи - це документи, створені в письмовій чи електронній формі, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Перелік форм первинних документів та облікових регістрів з обліку запасів бюджетної установи та додаткові вимоги до порядку створення цих документів зазначені в наказі Держказначейства України від 18.12.2000 р. № 130 (далі - Наказ № 130).
Тож для забезпечення документування операцій із запасами бюджетними установами використовуються типові форми обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджені Наказом № 130. Однак перелік типових форм із цього нормативного документа не завжди задовольняє потреби установи. Тож на практиці виникають ситуації, коли необхідної форми немає чи вона є, але не містить необхідних реквізитів або не враховує галузевих особливостей чи специфіки діяльності установи.
У такому разі можуть бути використані форми, затверджені наказом Мінстату України від 21.06.1996 р. № 193 або ж установою, відповідно до п. 2.7. Положення № 88, може бути розроблено власні форми документів.
Під час розроблення власних форм документів, як правило, береться за основу типова форма, визначена одним із зазначених вище нормативних актів і коригується певним чином, залежно від потреб конкретної установи.
Але при цьому обов'язково треба врахувати такі нюанси.
По-перше, під час створення первинних документів обов'язково потрібно дотримуватися вимог Положення № 88, зокрема, ураховувати те, що первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування установи, від імені якої складений документ, назву документа (форми), дату й місце складання, зміст й обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
По-друге, форми, які обрані чи розроблені установою самостійно необхідно затвердити в наказі про облікову політику установи.
Алгоритм документування операцій із запасами наведено далі.
Алгоритм документування
I
I
|
Документування основних операцій із запасами
Далі розглянемо найпоширеніші операції із запасами та їх документування.
Оприбуткування запасів
Документування операцій із оприбуткування придбаних запасів або їх безоплатного отримання відповідно до Наказу № 130 здійснюється із використанням форми Накладна (вимога) (типова форма № З-3). У разі виявлення кількісних або якісних розбіжностей із даними супроводжувальних документів постачальника Наказом № 130 передбачено оформлення Акта про приймання матеріалів (типова форма № З-1).
Видача зі складу (внутрішнє переміщення) запасів
Для оформлення видачі зі складу (комори) матеріальних цінностей застосовується Накладна (вимога) (типова форма № З-3). Її також можна використовувати для оформлення внутрішнього переміщення запасів.
Для окремих видів запасів необхідно використовувати спеціальні форми, призначені для документування руху саме цих активів. Зокрема, для такого виду запасів, як продукти харчування, оформлення відпуску їх зі складу здійснюється з використанням Меню-вимога на видачу продуктів харчування (типова форма № З-4) або типова форма № З-4а залежно від способу ведення обліку.
При систематичному відпуску протягом місяця запасів одного номенклатурного номера використовується Забірна картка (типова форма а № З-5).
Списання запасів
Ця операція здійснюється на підставі Акта списання (типова форма № З-2), який оформлює комісія, створена за наказом керівника.
Проте є деякі запаси, списання яких здійснюється за іншими формами документів. Так, підставою для списання пального є подорожній лист. Донедавна застосовувалася типова форма № 3 подорожнього листа службового легкового автомобіля, затверджена наказом Держкомстату від 17.02.1998 р. № 74, але з 16.04.2013 р. цей наказ втратив чинність. Тому тепер кожна установа, що має на балансі легкові автомобілі, обов'язково повинна затвердити форму подорожнього листа, яку вона використовуватиме згідно з наказом про облікову політику бюджетної установи.
Застосування форм під час
документування операцій із запасами
Запропонована система документування - уніфікована й базується на використанні форм із Наказу № 130. Але, як зазначено вище, установи можуть запроваджувати власні форми документів і затверджувати їх своїми розпорядчими документами. У наведеній далі таблиці систематизовано інформацію стосовно документування руху запасів із посиланнями на відповідні норми Положення № 947 та Наказу № 130, а також рекомендації для випадків, коли відсутнє чітке законодавче регламентування документування операцій із запасами.
Усі форми, які вирішено використовувати в установі для документування запасів і затверджено наказом (розпорядженням) про облікову політику, необхідно включити до графіка документообігу, у якому слід визначити відповідальну особу за складання документа й термін його складання. Це забезпечить своєчасне складання первинних документів та належну якість їх оформлення, що загалом надасть можливість своєчасно та в повному обсязі оприбутковувати запаси та забезпечить контроль за їх використанням.
Таблиця
Первинні документи та особливості документування операцій із запасами
Назва госпо дарської операції |
Які форми застосовуються та чим урегульовано | Примітки | |||
Положення № 947 | Наказ № 130 | ||||
назва документа (форма) | особливості оформлення | назва документа (форма) | особливості оформлення | ||
Оприбуткування придбаних запасів | Акт про приймання матеріалів (типова форма № 3-1) |
складається в 2 примірниках комісією, з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи та представника постачальника (один примірник надсилається разом із претензійним листом постачальнику | Накладна (вимога) (типова форма № 3-3), Акт про приймання матеріалів (типова форма № 3-1) |
регламентовано випадки складання та порядок складання, не суперечить Положенню № 947 |
застосовується типова форма № 3-3 або інший документ, форма якого затверджена внутрішнім розпорядчим документом,а якщо є відхилення -використовується типова форма № 3-1 |
Оприбуткування вироблених власними силами запасів | Назва документа, форма, порядок заповнення Положенням № 947 і Наказом № 130 не визначені, тому пропонується розробити Калькуляцію та Акт прийняття вироблених власними силами запасів і затвердити їх форми наказом про облікову політику бюджетної установи | ||||
Коригування в обліку вартості продукції сільських господарств | Річна калькуляція | Форма і порядок заповнення Положенням № 947 і Наказом № 130 не визначені, тому пропонується розробити власні форми, які слід затвердити наказом про облікову політику бюджетної установи | |||
Переоцінка запасів | Акт про зміну вартості (акт переоцінки), який затверджується керівником установи | переоцінка проводиться комісією 3 переоцінки, склад якої затверджено наказом й визначено голову комісії | - | форма законодавт ством не визначена, складається в довільній формі з дотриманням вимог Положення № 88 | |
Безоплатне отримання запасів | складається відповідний акт, у якому вказується найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей | запаси приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов'язково входять працівник бухгалтерської служби та представник установи вищого рівня | - | отримані посадовими особами запаси, як подарунок державі, оприбутковують згідно з вимогами постанови КМУ від 16.11.2011 р. № 1195 | |
Отримання запасів в якості гуманітарної допомоги, подарунків | |||||
Видача запасів із місць відповідального зберігання (знаходження) |
відповідні форми документівне визначено | оформлюється відповідними документами, затвердженими в установленому законодавством порядку |
типові форми № З-3, № З-4, № З-4а, № З-5 | у Положенні № 947 інформації стосовно порядку заповнення немає |
- |
Списання МШП, не введених в експлуатацію, інструментів, інвентарю та інших запасів |
Акт списання (типова форма № З-2), у якому вказуються найменування, кількість та вартість, причини списання та спосіб знищення (якщо реалізація неможлива) |
списання здійснюється на підставі актів списання (якщо іншого порядку не передбачено), акти складаються постійно діючою комісією, утвореною за наказом керівника установи | Акт списання (типова форма № З-2) |
регламентовано випадки складання та порядок складання |
- |
Списання використаних запасів (крім МШП), отриманих безоплатно в межах уповноваженого органу |
Акт списання (типова форма № З-2) | у бухобліку установи, що передала ці запаси, списання здійснюється на підставі акта списання, отриманого від установи, що їх використала (їй передається 1 примірник) |
Акт списання (типова форма № З-2) | регламентовано випадки складання та порядок складання, використовується єдина форма і для введених, і для не введених в експлуатацію | - |
Оприбуткування лишків матеріалів, продуктів харчування, виявлених при інвентаризації | відображення результатів інвентаризації запасів здійснюється в порівняльній відомості результатів інвентаризації. На підставі даних Інвентаризаційного опису інших необоротних матеріальних активів і запасів розбіжності, які виникли між фактичними показниками та даними бухгалтерського обліку, відображаються в графі «Результати інвентаризації». Зазначені документи та Протокол інвентаризаційної комісії є підставою для оприбуткування лишків, а для списання нестач, окрім зазначених документів,потрібен іще й розпорядчий документ керівника установи. Форми перелічених документів затверджені наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 р. № 90 | ||||
Списання запасів внаслідок нестач | |||||
Списання запасів, придбаних у минулі роки, які реалізуються | Окремого документа саме для такої операції не передбачено, але враховуючи, що актив можна продати лише за справедливою вартістю, а вона може відрізнятися від балансової, необхідно скласти акт, у якому буде визначена вартість реалізації. Безпосередньо списання документуватиметься Актом про приймання матеріалів або накладною | ||||
Списання витраченого пального | Подорожній лист | списання з бухгалтерського обліку здійснюється на підставі подорожніх листів за фактичними витратами, але не більше норм витрат, установлених для окремих марок автотранспорту | - | форма Подорожнього листа затверджується наказом про облікову політику | |
Списання битого посуду | Акт на списання битого посуду на підставі Журналу реєстрації битого посуду | складається акт (щомісячно, щоквартально) на списання битого посуду, який затверджується керівником установи | - | застосовується форма Акта списання (типова форма № З-2) | |
Оприбуткування матеріалів, отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів, МШП | Пропонується здійснювати на підставі акта на списання активів (типової форми № 3-2 або типової форми № ОЗ-3) та накладної про оприбуткування отриманих матеріалів на підставі Накладної (вимоги) (типової форми № З-3) |
Наталія Осніцька, головний бухгалтер