ДЕРЖАВНА ФІНАНСОВА ІНСПЕКЦІЯ УКРАЇНИ
ЛИСТ
11.08.2014 N 21-14/442
Щодо забезпечення виконання
протокольних рішень,
прийнятих на нараді в Мінфіні
З метою виконання міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, обласними державними адміністраціями (далі - ЦОВВ, ОДА) протокольного доручення Прем'єр-міністра України А. П. Яценюка, наданого на засіданні Урядового комітету Соціально-економічного розвитку та з питань міжнародного співробітництва 18.07.2014 (п. 35 "Про стан дотримання розпорядниками бюджетних коштів бюджетного законодавства та законодавства з питань державних закупівель") щодо вирішення проблемних питань, виявлених Генеральною прокуратурою України за результатами комплексної перевірки додержання і застосування вимог бюджетного законодавства та законодавства з питань державних закупівель, Держфінінспекція України, в межах компетенції, надає рекомендації щодо виконання підпунктів 2, 3 пункту 2 протокольних рішень, прийнятих на нараді, проведеній 24.06.2014 Мінфіном за дорученням Прем'єр-міністра України від 13.06.2014 N 20428/1/1-14 (далі - протокольні рішення).
I. До пп. 2 п. 2 щодо забезпечення персонального контролю за належною організацією внутрішнього контролю в своїй установі відповідно до вимог законодавства, зокрема, в частині упередження порушень бюджетного законодавства на основі визначення ризиків в діяльності установи та формування адекватних заходів контролю з їх усунення.
Відповідно до ст. 26 Бюджетного кодексу України керівники бюджетних установ несуть персональну відповідальність за організацію внутрішнього контролю у своєму закладі та підвідомчих бюджетних установах.
З огляду на це, для побудови системи внутрішнього контролю, запровадження у діяльність бюджетної установи системи управління ризиками, а також упередження порушень бюджетного законодавства та формування адекватних заходів контролю з їх усунення слід керуватися Методичними рекомендаціями з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах, затвердженими наказом Мінфіну від 14.09.2012 N 995.
Тому для виконання пп. 2 п. 3 протокольного рішення Держфінінспекція України рекомендує керівникам ЦОВВ та ОДА:
1. Створити робочу групу з метою вироблення стратегічних напрямів для запровадження системи внутрішнього контролю в установі, до складу якої мають входити керівники та фахівці установи.
2. Здійснити інвентаризацію існуючих завдань та функцій, виконання яких законодавчо закріплено за бюджетною установою, з метою:
- встановлення відповідності існуючої організаційної структури меті діяльності установи та законодавчо визначеним завданням,
- уникнення дублювання завдань та функцій між структурними підрозділами бюджетної установи,
- закріплення усіх завдань та функцій у відповідних внутрішніх регламентах установи (інструкціях, порядках тощо),
- розподілу обов'язків та встановлення відповідальних виконавців (співвиконавців) за виконання завдань та функцій,
- термінів та форм звітування відповідними керівниками структурних підрозділів за виконання завдань та функцій.
3. У кожному структурному підрозділі визначити ризики, які впливають на досягнення мети та стратегічних цілей діяльності установи, здійснити їх оцінку, визначити способи реагування на них, а також розробити відповідні заходи контролю з метою мінімізації впливу ризиків.
Наприклад, визначений структурним підрозділом ризик "недостатні знання та/або практичні навички персоналу для досягнення цілей та виконання завдань" оцінено за критеріями ймовірності виникнення та суттєвості його впливу як "високий" та обрано спосіб реагування "зменшити".
Визначеними заходами контролю для цього ризику будуть:
- розробка програми забезпечення і постійного підвищення кваліфікації персоналу;
- актуалізація тем навчань, орієнтованих на цілі та цільові групи;
- збільшення кількості навчальних заходів (стажування, практичні заняття, тренінги, семінари) із застосовуванням сучасних методів.
Механізм реалізації діяльності з управління ризиками як однієї з основних функцій керівника у запобіганні фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, а також виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності установи доцільно регламентувати у внутрішньому розпорядчому документі установи.
Окремо слід наголосити, що побудова ефективної системи внутрішнього контролю в установі забезпечується виключно за умови залучення до її створення як керівників усіх рівнів, так і працівників установи. При цьому є недопустимим покладання обов'язків щодо побудови системи внутрішнього контролю в установі лише на підрозділ внутрішнього аудиту (особу, яка виконує функцію з внутрішнього аудиту), оскільки серед основних його завдань є оцінка функціонування системи внутрішнього контролю в установі, що за таких умов створює конфлікт інтересів.
II. До пп. 3 п. 2 щодо вжиття заходів щодо зміни пріоритетів в організації діяльності підрозділів внутрішнього аудиту від подальшого виявлення фінансових порушень до планування їх роботи виключно на основі визначених ризиків в діяльності установи, збільшення кількості проведення внутрішніх аудитів ефективності, а також здійснення внутрішнім аудитом системного аналізу проектів рішень, пов'язаних з використанням бюджетних коштів.
Щодо ризикорієнтованого планування діяльності з внутрішнього аудиту.
Держфінінспекція України вкотре наголошує на безумовному дотриманні вимог Стандартів внутрішнього аудиту (затверджених наказом Мінфіну від 04.10.2011 N 1247, далі - Стандарти ВА) в частині формування планів проведення внутрішніх аудитів виключно на підставі оцінки ризиків.
Водночас окремо акцентуємо увагу на принциповій відмінності між ризиками в діяльності установи, які визначаються в контексті побудови системи внутрішнього контролю кожним структурним підрозділом (і впливають на досягнення мети та стратегічних цілей діяльності установи), та ризиками, що безпосередньо визначає підрозділ внутрішнього аудиту виключно для планування внутрішніх аудитів.
При цьому відповідно до вимог п. 2.3 глави 2 розділу III Стандартів ВА при плануванні проведення внутрішнього аудиту береться до уваги також система управління ризиками, що визначається в контексті побудови системи внутрішнього контролю як окрема функція кожного структурного підрозділу установи (у тому числі підрозділу внутрішнього аудиту).
З огляду на це, Держфінінспекція України рекомендує підрозділу внутрішнього аудиту:
1. Розробити та затвердити внутрішнім розпорядчим документом щодо планування проведення внутрішніх аудитів (або внести відповідні зміни до існуючих внутрішніх регламентів) методологію формування ризиків, яка містить механізми їх визначення по значущості (суттєвості) та принципи відбору об'єктів аудиту до піврічних планів.
2. При направленні планів внутрішнього аудиту на погодження Держфінінспекції України надавати відповідні обґрунтування щодо включення об'єктів до планів та розрахунки щодо завантаженості внутрішніх аудиторів.
Щодо пріоритетності проведення внутрішніх аудитів ефективності.
Незважаючи на те, що у I півріччі 2014 року частка внутрішніх аудитів ефективності у порівнянні з аналогічним періодом минулого року зросла на третину, проте вона й досі залишається вкрай низькою - лише 12 %, в той час, коли переважають такі напрями внутрішніх аудитів, як фінансовий та відповідності.
З огляду на це, Держфінінспекція України вкотре наголошує на доцільності використання внутрішнього аудиту ефективності як дієвого інструмента керівника у запобіганні фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів, а також виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності установи.
Щодо здійснення внутрішнім аудитом системного аналізу проектів рішень, пов'язаних з використанням бюджетних коштів.
Проведення підрозділами внутрішнього аудиту за дорученням керівника установи аналізу проектів наказів та інших документів, пов'язаних з використанням бюджетних коштів, для забезпечення їх цільового та ефективного використанняпередбачене у пп. 2 п. 5 Порядку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 N 1001 "Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади".
З огляду на це, Держфінінспекція України рекомендує включити до внутрішніх документів з внутрішнього аудиту(положення про підрозділ внутрішнього аудиту, порядок здійснення внутрішнього аудиту) системний аналіз проектів рішень, пов'язаних з використанням бюджетних коштів, та забезпечити його практичну реалізацію. Це передбачає процедуру попереднього розгляду, аналізу та погодження (візування) проектів управлінських рішень (наказів, договорів, доручень тощо) щодо використання бюджетних коштів. При цьому механізм здійснення такого аналізу (умови надання та терміни розгляду документів, щодо яких підрозділом внутрішнього аудиту застосовується системний аналіз, їх перелік) доцільно передбачити в окремому внутрішньому розпорядчому документі установи.
<...>
Голова М. Г. Гордієнко