МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
02.06.2014 N 864/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
5 червня 2014 р. за N 592/25369
Про затвердження Типового положення про
архівну установу сільської, селищної, міської ради
для централізованого тимчасового зберігання архівних
документів, нагромаджених у процесі документування
службових, трудових та інших правовідносин юридичних і
фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду
Відповідно до статті 29 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Типове положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, що додається.
2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І.І.
Міністр П. Петренко
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
02.06.2014 N 864/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
5 червня 2014 р. за N 592/25369
Типове положення
про архівну установу сільської, селищної,
міської ради для централізованого тимчасового зберігання
архівних документів, нагромаджених у процесі документування
службових, трудових та інших правовідносин юридичних
і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду
1. Архівна установа сільської, селищної, міської ради (далі - Трудовий архів) створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
2. Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.
3. Територіальні громади сіл, селищ, міст району можуть засновувати об’єднаний трудовий архів.
Об’єднаний трудовий архів створюється за рішенням районної ради на підставі делегування сільськими, селищними, міськими радами району частини власних повноважень з його створення разом з передачею коштів відповідних бюджетів як субвенції на його утримання.
4. Трудовий архів підпорядковується засновнику та підзвітний і підконтрольний Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державному архіву області, міст Києва та Севастополя, архівному відділу районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівному відділу міської ради.
5. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями і розпорядженнями органів місцевого самоврядування та положенням, затвердженим з урахуванням цього Типового положення.
З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Укрдержархіву, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Севастополя.
6. Основними завданнями Трудового архіву є:
забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
7. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державними архівами, архівними відділами міських рад;
2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
5) здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від форми власності;
6) забезпечує відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на цій території;
7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
8) проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу відповідної районної, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
9) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
15) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
8. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:
1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан упорядкування документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;
2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
3) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому Типовому положенню;
4) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;
5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;
6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;
7) брати участь у нарадах, які проводять районна державна адміністрація, орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів в Автономній Республіці Крим, державний архів області, архівний відділ районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівний відділ міської ради, в разі розгляду на них питань роботи з документами;
8) одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів).
9. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з відповідним архівним відділом районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівним відділом міської ради та затверджується керівником Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається відповідно Державному архіву в Автономній Республіці Крим, державним архівам областей, міст Києва і Севастополя, архівним відділам районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівним відділам міської ради.
10. У Трудовому архіві зберігаються:
1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;
2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
11. Трудовий архів очолює директор (завідувач), який призначається на посаду та звільняється з посади рішенням відповідного органу місцевого самоврядування.
12. Директор (завідувач) Трудового архіву:
1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
2) контролює виконання службових обов’язків працівниками Трудового архіву;
3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
4) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;
5) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.
13. Службові обов'язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керівником Трудового архіву.
14. Штатний розпис Трудового архіву затверджує керівник відповідного органу місцевого самоврядування з урахуванням виконання всіх покладених на нього завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.
15. Порядок взаємодії Трудового архіву з іншими підрозділами органу місцевого самоврядування визначає керівник відповідного органу місцевого самоврядування.
16. Трудовий архів створюється як юридична особа публічного права, має власну печатку зі своїм найменуванням, штампи і бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби.
Заступник директора Департаменту - начальник Управління
взаємодії з Державними службами України С.В. Мартиненко