МІНІСТЕРСТВО МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

НАКАЗ
28.03.2014 N 1009

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
17 квітня 2014 р. за N 435/25212

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства молоді та спорту України
N 980 від 18.03.2016)

Про затвердження Інструкції
з діловодства за зверненнями громадян
у Міністерстві молоді та спорту України

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 (зі змінами), та з метою вдосконалення роботи зі зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України, поліпшення умов реалізації конституційного права громадян на особисте звернення до органів державної влади НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України, що додається.

2. Відділу контролю, діловодства та звернень громадян (Гончарова Т.О.) подати наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (зі змінами).

3. Сектору взаємодії з громадськістю та засобами масової інформації (Веркалець А.В.) забезпечити оприлюднення цього наказу на веб-сайті Міністерства молоді та спорту України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Міністр молоді та спорту України Д.С. Булатов

Затверджено
Наказ Міністерства молоді
та спорту України
28.03.2014 N 1009

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
17 квітня 2014 р. за N 435/25212

Інструкція
з діловодства за зверненнями громадян
у Міністерстві молоді та спорту України

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві молоді та спорту України.

2. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" з урахуванням вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 (зі змінами).

3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

4. Діловодство за зверненнями громадян у Мінмолодьспорті України ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відділ контролю, діловодства та звернень громадян.

Організація діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах Мінмолодьспорту України покладається на спеціально призначену для цього особу (далі - працівник, відповідальний за діловодство).

У приймальні першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату за організацію діловодства за зверненнями громадян відповідає головний спеціаліст, який там працює.

5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14, 15 та 16 Закону України "Про звернення громадян".

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, відомості щодо яких становлять державну таємницю або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

7. За організацію та стан діловодства за зверненнями громадян в Мінмолодьспорті України відповідає заступник Міністра - керівник апарату відповідно до розподілу обов'язків.

ІІ. Реєстрація, облік та попередній
розгляд звернень громадян

1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне), або надіслане поштою.

2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, встановлених частинами другою, третьою та п’ятою статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідним роз'ясненням в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

3. Письмове звернення без зазначення місця проживання автора (авторів), не підписане ним (ними), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються й повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр молоді та спорту України.

4. Реєстрація звернень громадян в Мінмолодьспорті України проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

5. Усі звернення громадян, що надходять до Мінмолодьспорту України, підлягають обов'язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян", а саме: пропозиції, заяви та скарги.

6. Усі звернення, що надходять до Мінмолодьспорту України, приймаються відповідальними працівниками відділу контролю, діловодства та звернень громадян і централізовано реєструються у день їх надходження в автоматизованій системі "Звернення громадян".

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Облік особистого прийому громадян в Мінмолодьспорті України ведеться у картках (додаток 1).

Усні та письмові звернення, подані на особистому прийомі у Міністра молоді та спорту України, першого заступника Міністра, заступника Міністра або заступника Міністра - керівника апарату, реєструються централізовано в автоматизованій системі "Звернення громадян".

7. Реєстрація звернень та облік особистого прийому громадян здійснюються шляхом введення в реєстраційно-контрольну картку автоматизованої системи "Звернення громадян" таких даних: дата надходження звернення; прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника; звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; короткий зміст порушеного питання; зміст і дата резолюції, прізвище автора резолюції, виконавець, термін виконання; дата надсилання, індекс і результат розгляду, дата зняття з контролю.

8. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі, який містить такі реквізити: назва установи (Міністерство молоді та спорту України), дата надходження, вхідний номер.

Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли (наприклад Д-401). Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника, але реєстраційний індекс такого звернення складається з початкових літер "КО" та порядкового номера звернення (наприклад КО-401).

На вимогу громадянина, який подав звернення до Мінмолодьспорту України, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний штамп із зазначенням назви установи (Міністерство молоді та спорту України), дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

9. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" та підбирається все попереднє листування.

10. Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінмолодьспорту України (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

11. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію або якщо виконання звернення контролюється керівництвом Мінмолодьспорту України, перший аркуш контрольованого звернення позначається словом "Контроль".

12. Після розгляду керівництвом Мінмолодьспорту України звернення громадян повертаються до відділу контролю, діловодства та звернень громадян. Зміст резолюції керівника разом з терміном виконання звернення вноситься до реєстраційно-контрольної картки автоматизованої системи "Звернення громадян", після чого звернення передаються структурним підрозділам для подальшого розгляду та виконання.

13. Пропозиції, заяви і скарги громадян, одержані структурними підрозділами для виконання, в обов’язковому порядку обліковуються у журналі обліку звернень громадян (додаток 2) у день їх надходження та передаються на розгляд керівникові структурного підрозділу.

ІІІ. Розгляд письмових звернень громадян
та складання листів-відповідей

1. Керівники структурних підрозділів Мінмолодьспорту України, до компетенції яких належать питання, зазначені у зверненнях, або структурні підрозділи яких визначено відповідальними за розгляд звернень у резолюціях Міністра молоді та спорту України, першого заступника Міністра, заступника Міністра чи заступника Міністра - керівника апарату, здійснюють подальший розгляд звернень громадян і визначають виконавців кожного з них.

У разі якщо розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.

2. Звернення громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації звернень громадян, що ведуться у структурних підрозділах Мінмолодьспорту України.

3. Передача звернення громадянина від одного структурного підрозділу Мінмолодьспорту України до іншого здійснюється відділом контролю, діловодства та звернень громадян лише за письмовими пропозиціями керівників структурних підрозділів Мінмолодьспорту України.

4. Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам Мінмолодьспорту України або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

5. Керівники та працівники структурних підрозділів Мінмолодьспорту України при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.

6. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.

7. Листи-відповіді на звернення громадян оформлюються на бланку Мінмолодьспорту України.

8. Лист-відповідь візують працівник, який його підготував, та керівник відповідного структурного підрозділу Мінмолодьспорту України.

У разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) лист-відповідь візують керівники заінтересованих структурних підрозділів Мінмолодьспорту України, а також перший заступник Міністра, заступник Міністра чи заступник Міністра - керівник апарату відповідно до розподілу обов’язків (якщо лист повинен підписувати Міністр молоді та спорту України).

9. Посадові особи підписують листи-відповіді в межах своїх повноважень, визначених Положенням про Міністерство молоді та спорту України, затвердженим Указом Президента України від 24 липня 2013 року N 390, положеннями про структурні підрозділи Мінмолодьспорту України тощо.

Відповідь за результатами розгляду звернення надається тим структурним підрозділом Мінмолодьспорту України, якому доручено його виконання і до компетенції якого входить вирішення порушених у зверненні питань.

Листи-відповіді підписуються Міністром молоді та спорту України, першим заступником Міністра, заступником Міністра чи заступником Міністра - керівником апарату відповідно до розподілу обов’язків.

Право підпису листів-відповідей інформаційного характеру надається керівникам самостійних структурних підрозділів.

Листи-відповіді за підписом керівників структурних підрозділів Мінмолодьспорту України оформлюються на бланку структурного підрозділу Мінмолодьспорту України та повинні починатися фразою: "Департаментом (Управлінням) Міністерства молоді та спорту України розглянуто Ваш лист".

10. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

11. У разі якщо звернення розглядалося працівниками декількох структурних підрозділів, заявникові направляється лише один лист-відповідь. Проект листа-відповіді готується відповідальним за його підготовку працівником, погоджується з іншими виконавцями, візується ними та передається на підпис керівництву Мінмолодьспорту України.

12. Відповіді на повторні скарги, заяви і пропозиції громадян, а також на ті звернення, що перебувають на особливому контролі, підписуються Міністром молоді та спорту України, першим заступником Міністра, заступником Міністра чи заступником Міністра - керівником апарату відповідно до розподілу обов’язків.

13. Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний через працівника, відповідального за ведення діловодства в структурному підрозділі Мінмолодьспорту України, передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.

14. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян здійснюється відділом контролю, діловодства та звернень громадян.

Реєстраційний індекс письмової відповіді на звернення громадян складається з вхідного номера справи та індексу структурного підрозділу Мінмолодьспорту України (за номенклатурою) із зазначенням дати реєстрації.

15. Відправка усіх листів-відповідей на звернення громадян здійснюється централізовано відділом контролю, діловодства та звернень громадян.

IV. Строки розгляду звернень громадян
та інформаційних запитів

1. Звернення громадян, у тому числі ті, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в терміни, встановлені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

2. Строк розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях, починаючи від дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, до дня присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день строку розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший після нього робочий день.

3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в строки, встановлені контролюючим органом або Міністром молоді та спорту України, першим заступником Міністра, заступником Міністра чи заступником Міністра - керівником апарату.

4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції Мінмолодьспорту України, відповідальний за розгляд структурний підрозділ у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформується громадянин, який подав звернення.

5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у строк не більше п'яти днів повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.

6. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, визначених Законом України "Про статус народного депутата України".

7. Інформаційні запити на отримання публічної інформації розглядаються в строки, встановлені статтею 20 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

V. Контроль за розглядом звернень

1. Контроль за своєчасним та якісним розглядом звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів Мінмолодьспорту України, які зобов’язані забезпечити правильний і повний розгляд звернень громадян та виконання прийнятих щодо них рішень.

2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.

3. Звернення громадян з поміткою "Контроль" контролюються та знімаються з контролю відділом контролю, діловодства та звернень громадян.

У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян працівники відділу контролю, діловодства та звернень громадян оперативно вносять доповнення і зміни, що стосуються документів (резолюції, прізвища виконавців, терміни виконання, дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень громадян), до автоматизованої системи "Звернення громадян", які відображаються в реєстраційно-контрольних картках документів.

4. Інформація про результати розгляду звернень громадян з поміткою "Контроль" щомісяця до 5 числа наступного місяця узагальнюється відділом контролю, діловодства та звернень громадян та подається на розгляд керівництву Мінмолодьспорту України.

VІ. Формування і зберігання справ
за зверненнями громадян

1. Звернення громадян після їх розгляду з усіма додатками та копіями листів-відповідей повертаються до відділу контролю, діловодства та звернень громадян для формування справ та їх зберігання.

Формувати та зберігати справи у виконавців забороняється.

2. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку (папір формату А3), на якій вказується інформація такого змісту: назва установи (Міністерство молоді та спорту України), прізвище, ім'я, по батькові заявника, реєстраційний номер і дата реєстрації звернення у відділі контролю, діловодства та звернень громадян, форма надходження (поштою, на особистому прийомі, через уповноважену особу, через органи влади, через засоби масової інформації, від інших органів, установ, організацій), вид звернення (пропозиція (зауваження), заява (клопотання), скарга), питання (короткий зміст), назва регіону, кількість аркушів у справі, прізвище та ініціали виконавця, дата зняття з контролю. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність.

Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

3. Строки зберігання документів за зверненнями громадян визначаються номенклатурою справ.

У разі необхідності експертна комісія Мінмолодьспорту України може прийняти рішення про збільшення строків зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за зверненнями громадян та щодо їх подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню Міністром молоді та спорту України.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями громадян підлягають знищенню у порядку, встановленому нормативними актами Державної архівної служби України.

VІІ. Аналіз роботи зі зверненнями громадян

1. Керівники структурних підрозділів Мінмолодьспорту України або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати та враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин і умов, які спонукають заявників скаржитись.

2. Відділ контролю, діловодства та звернень громадян щокварталу до 15 числа місяця, що настає за останнім місяцем звітного періоду, готує звіт за результатами роботи зі зверненнями громадян (у формі аналітичної довідки) та подає його на розгляд керівництву Мінмолодьспорту України.

Начальник відділу контролю, діловодства та звернень громадян Т. Гончарова

Додаток 1
до Інструкції з діловодства
за зверненнями громадян
у Міністерстві молоді
та спорту України
(пункт 6 розділу ІІ)

Картка
обліку особистого прийому громадян

Реєстраційний штамп

Додаток 2
до Інструкції з діловодства
за зверненнями громадян
у Міністерстві молоді
та спорту України
(пункт 13 розділу ІІ)

Журнал
обліку звернень громадян

_________________________________________________________________
(найменування самостійного структурного підрозділу Мінмолодьспорту України)