ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
10.04.2014 N 129

Про деякі питання реєстрації документів
в автоматизованій системі діловодства

Відповідно до Положення про Державне агентство земельних ресурсів України, затвердженого Указом Президента України від 8 квітня 2011 року, з метою автоматизації процесів створення, відправлення, передавання, одержання, оброблення, використання, зберігання документів та контролю за їх виконанням НАКАЗУЮ:

1. Здійснювати реєстрацію усіх видів документів у системі електронного документообігу "ДОК ПРОФтм Степ 2.0" (далі - Система) з обов'язковим нанесенням штрих-коду, який включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується на кожній сторінці документа в спеціально відведеному місці.

2. Документи центрального апарату Держземагентства України, головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі, що створені після дати видання цього наказу та які не зареєстровані у Системі й не мають штрих-коду, вважати недійсними.

3. Паперові примірники документів, адресовані центральному апарату Держземагентства України, головним управлінням Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі (крім документів постійного та тривалого строку зберігання) та передані Системою як електронний документ, поштою не надсилати.

4. Документи, які надсилаються Системою і не мають зазначених у супроводі додатків або скановані у невстановленому форматі, підлягають відхиленню з обов'язковим поясненням причини повернення.

5. Начальникам головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі:

забезпечити видання наказів з питань розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності (далі - накази) у порядку, встановленому для видання всіх інших наказів;

забезпечити здійснення реєстрації наказів відповідно до Типової інструкції з діловодства в територіальних органах Держземагентства, затвердженої наказом Держземагентства України від 28.02.2012 N 80, з обов'язковим долученням до електронного примірника наказу всіх документів (скан-копії, файли), що були підставою для видання наказу;

забезпечити здійснення запису про реєстрацію наказів у реєстраційному журналі "Накази з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності" та в Системі в картотеці "Накази СГ".

6. Начальникам головних управлінь Держземагентства в областях, м. Києві та м. Севастополі:

визначити відповідальних осіб, які здійснюватимуть реєстрацію наказів у реєстраційному журналі "Накази з розпорядження земельними ділянками сільськогосподарського призначення державної власності" та в Системі, а також скласти перелік осіб, які матимуть право перегляду змісту наказів у Системі, та надати цим особам відповідні права користувачів Системи;

організувати проведення працівниками діловодних служб і підрозділів інформаційних технологій інструктажі з питань роботи в Системі з відповідальними особами, які здійснюватимуть реєстрацію наказів у Системі, та особами, які матимуть право перегляду цих наказів;

за результатами проведеної роботи подати інформацію до Управління справами Держземагентства України.

7. Накази, які були видані у період з 27.03.2014 до дати видання цього наказу, підлягають реєстрації у Системі з внесенням через правобічну похилу риску раніше присвоєного номера.

8. Управлінню справами, Управлінню інформаційних технологій та технічного захисту інформації Держземагентства України надавати методичну та технічну підтримку з питань організації реєстрації наказів.

9. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Перший заступник Голови А.М. Кадомський