Облік запасів у бюджетників - за новими правилами
Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947 (далі - Положення № 947), запрацювало з 1 січня 2014 року. Однак чимало норм Інструкції з обліку запасів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 08.12.2000 р. № 125, є і в Положенні № 947.
Нові категорії в обліку запасів: звідки взялися
Ось тут якраз варто згадати про те, що з 2015 року застосовуватимуться національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі (далі - НП(С)БОДС). Мабуть, тому окремі поняття для Положення № 947 узяли з Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 123 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202. Це такі поняття, як «запаси», «балансова вартість запасів», «операційний цикл».
Запасами називають активи, які:
- утримуються для подальшого продажу, безоплатного розподілу, передання за умов звичайної господарської діяльності;
- перебувають у процесі звичайної діяльності установи для подальшого споживання;
- перебувають у формі сировини чи допоміжних матеріалів для використання у виробництві продукції, під час виконання робіт, надання послуг або для досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи.
При цьому жодного слова про строки очікуваної експлуатації запасів.
Операційний цикл - це проміжок часу між придбанням запасів для провадження діяльності й отриманням грошових коштів від продажу виробленої з них продукції (робіт, послуг) або їх споживанням чи безоплатним розподілом (переданням) для досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи.
Оцінка запасів: що змінилося
Положення № 947 привнесло доволі багато оновлених норм щодо оцінки запасів із метою відображення їх у бухгалтерському обліку.
Якщо раніше запаси установ, у т.ч. одержані та передані безоплатно, оцінювалися за балансовою вартістю (яку ототожнювали з первісною, справедливою та відновлювальною), то тепер оприбуткування здійснюють за первісною вартістю, порядок визначення якої залежить від способу отримання бюджетною установою запасів (придбання, виготовлення, обмін, безоплатне надходження тощо).
Визначення первісної вартості запасів для оприбуткування
| Як надійшли запаси | Як визначити первісну вартість | Особливості визначення оцінки запасів |
| Придбання за плату | сума, сплачена постачальнику (продавцю) | не враховуються витрати з наймання транспорту, податки та збори, інші послуги й інші видатки, які сплачуються під час придбання |
| Виготовлення власними силами установи | виробнича собівартість | поняття «виробнича собівартість» не визначено* |
| Отримання в результаті обміну на інші запаси | балансова вартість переданих запасів | якщо балансова вартість переданих запасів суттєво відрізняється від їх справедливої вартості, то первісною вартістю отриманих запасів є їх справедлива вартість на дату оприбуткування |
| Отримання безоплатно у випадках, передбачених законодавством, від суб'єктів господарювання** | балансова вартість, за якою запаси обліковувались у сторони, що їх передала на підставі первинних документів, у яких зазначено вартість придбання (виробництва) цих запасів | якщо вартість таких запасів неможливо визначити за первинними документами або обліковими регістрами й іншими документами, або балансова вартість переданих запасів суттєво відрізняється ву їх справедливої вартості, то первісною вартістк отриманих запасів є їх справедлива вартість на дату оприбуткування |
| У всіх випадках (крім придбання за плату), якщо на момент оприбуткування неможливо достовірно визначити вартість | справедлива вартість із подальшим коригуванням до первісної вартості | первісну вартість визначають відповідно до п. 2 р. II Положення № 947 |
| * Таке поняття прописане лише в п. 1 р. IV Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному сектор 135 «Витрати», затвердженого наказом Мінфіну від 18.05.2012 р. № 568. До неї включають: прямі матеріальні витрати; прям витрати на оплату праці; інші прямі витрати; змінні загальновиробничі та постійні розподілені загальновиробничі витрати. Перелік і склад статей калькулювання виробничої собівартості продукції (робіт, послуг) установлюються суб 'єктами державног сектора за погодженням із міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади в межах компетенції відповідно до їх галузевих особливостей (п. 1 р. IV НП(С)БО 135 «Витрати»). Тому зараз статті калькулювання виробничої собівартості варт визначати в наказі про облікову політику бюджетної установи. ** Серед них: гуманітарна допомога, дарунок, безповоротна допомога. | ||
Номенклатурні номери: як присвоювати
Стосовно цього Положення № 947 не дає жодних указівок. Проте можна зберегти раніше діючий порядок. Але це варто зафіксувати в наказі про облікову політику бюджетної установи.
Як списувати МШП
Тут маємо суттєві зміни, які дуже хвилюють бухгалтерів бюджетних установ. Адже раніше зазвичай бюджетні установи вводили субрахунки другого рівня - для малоцінних і швидкозношуваних предметів (далі - МШП), які перебувають на складі та ті, що передано до експлуатації. А списували вже після того, як вони стали непридатними. Наразі ж Положення № 947 пропонує відразу під час передання в експлуатацію списувати на зменшення фонду в МШП (раніше зазначена норма діяла лише для тих МШП, вартість яких не перевищувала грн (включно) за одиницю (комплект)). Однак такі предмети (крім тих, що виготовлені з пластмаси, картону та паперу) і надалі на час їх експлуатації зберігаються в матеріально відповідальних осіб й обліковуються в кількісному вираженні.
Порядок відображення в обліку операцій МШП прописано в п.п. 9 та 10 Положення з обліку запасів та п.п.2.10-2.16 Типової кореспої денції субрахунків бухгалтерського обліку дл відображення операцій з активами, капіталом та зобов'язаннями бюджетних установ, затвердженої наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611 (далі - Типова кореспонденція субрахунків).
До того ж у складі МШП тепер не виділен сценічно-постановочних засобів (раніше до ни включали такі предмети вартістю до гривень за одиницю (комплект)).
Облік списання запасів (крім МШП)
Запаси перестають визнавати активами (списують із балансу) у разі їх вибуття внаслідої продажу, списання, безоплатного переданн: нестачі, остаточного псування чи інших причи невідповідності критеріям визнання активом.
Залежно від того, яким чином запаси вибувають з установи, по-різному визнаватимуться витрати від їх списання, а саме:
- якщо продано запаси, придбані в поточном році, - балансову вартість таких запасів відносять на витрати того періоду, у якому нараховувався пов'язаний із ними дохід;
- у разі коли розподілено, передано чи списано запаси у випадках, не пов'язаних з отриманням доходу, придбаних у поточному році (за винятком внутрівідомчого безоплатного пе-редання), - балансову вартість таких запасів відносять на витрати в періоді їх вибуття;
- якщо списано запаси, придбані (виготовлені) у минулих роках (незалежно від способу їх вибуття), - балансову вартість таких запасів відносять на результати виконання кошторису;
- якщо використано запаси для створення інших активів власними силами установи - визнають витратами на створення цього активу;
- якщо частково списано вартість запасів і всі втрати запасів, придбаних у поточному році, - визнають як витрати того періоду, у якому відбувається часткове списання вартості чи виявлені втрати.
Щоправда, не зовсім зрозуміло, що які операції належать до часткового списання запасів.
Внутрівідомче безоплатне передання: як списувати запаси
Списувати використані запаси (крім МШП), отримані безоплатно в межах органу, уповноваженого управляти об'єктами державної (комунальної) власності, у бухгалтерському обліку слід як зменшення балансової вартості цих запасів і зобов'язань за розрахунками з їх внутрішнього переміщення (внутрівідомчого безоплатного передання). Розглянемо бухгалтерський облік списання запасів, переданих (отриманих) у порядку внутрішньовідомчого передання на умовному прикладі (див. таблицю 2).
Списання отриманих (переданих) запасів
під час внутрівідомчого безоплатного передання
| № | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн | |
| дт | кт | |||
| І | Медичний заклад отримав медикаменти від іншої бюджетної установи на суму 5300 грн | |||
| 1 | Оприбутковано запаси за операціями з внутрівідомчого передання запасів | 233 | 683,684 | 5300,00 |
| 2 | Списано використані запаси | 683, 684 | 233 | 5300,00 |
| II | Бюджетна установи передала медикаменти на суму 5300 грн | |||
| 3 | Відображено вартість безоплатно переданих запасів | 683,684 | 233 | 5300,00 |
| 4 | Відображено вартість використаних запасів на підставі акта списання*, отриманого від установи, що їх використала | 801,802, 813 | 683, 684 | 5300,00 |
| * Під час списання використаних запасів (крім МШП), отриманих безоплатно в межах уповноваженого органу, один примірник акта списання надсилають установі, що передача ці запаси (абз. 3 п. 10 р. V Положення № 947). | ||||
| III | Від однієї бюджетної установи до іншої в порядку внутрівідомчого безоплатного передання передано МШП на суму 3000 грн | |||
| 5 | Списано МШП, що передані в межах уповноваженого органу (установою, що передає) | 411 | 221,222 | 3000,00 |
| 6 | Безоплатно отримано МШП, що надійшли в межах уповноваженого органу (установою, що отримує) | 221, 222 | 411 | 3000,00 |
Типові форми документів і регістрів для обліку запасів
У Положенні № 947 нічого не прописали про документальне оформлення руху запасів в установі. Однак лишаються чинними нині, а отже, можуть застосовуватися й надалі форми документів, затверджені наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130 та наказом Мінстату від 21.06.1996 р. № 193. За потреби бюджетна установа може розроблювати й затверджувати власні форми облікових документів.