Система конролю доступу:
облаштування та облік витрат

Нині автоматизовані системи контролю доступу починають більш широко застосовуватися в установах, де їх використовують для підвищення безпеки об'єктів, збереження матеріальних цінностей та інформації, забезпечення дисципліни і порядку. Розглянемо у статті, як правильно обліковувати таку систему та її елементи.

Основні завдання та можливості
автоматизованої системи контролю доступу до установи

Традиційно прийнято вважати, що система контролю доступу - це інструмент забезпечення безпеки. Дійсно, сьогодні це ефективний спосіб запобігти проникненню сторонніх осіб на територію установи. Але це тільки частина функцій системи контролю доступу і, загалом, не найголовніша.

Основні можливості системи контролю доступу (далі - СКД) такі:

- підвищення трудової і технологічної дисципліни за рахунок точної фіксації фактичного часу перебування на робочому місці;

- раціональне витрачання фонду заробітної плати (об'єктивні підстави для диференційованого преміювання);

- скорочення трудовитрат на ведення табельного обліку, кадрового обліку та видачу перепусток;

- зменшення кількості розкрадань. Установка системи контролю доступу дозволить надійно захистити робочі приміщення від стороннього доступу. Для установи з численним персоналом ефективним рішенням стане встановлення турнікета при вході в установу - електронна прохідна. Якщо СКД інтегрувати з комп'ютерною мережею організації, це дозволить вести облік робочого часу співробітників, відстежувати порушення трудової дисципліни, контролювати і обліковувати доступ в приміщення, які охороняються.

Система контролю доступу може включати такі технічні засоби:

- виконавчі механізми (замки, турнікети);

- зчитувачі електронних ідентифікаторів;

- електронні ідентифікатори (пластикові картки, смарт-картки та інші пристрої);

- пристрої управління виконавчими механізмами (концентратори, контролери);

- біометричні пристрої ідентифікації особи (за відбитком пальця, долоні людини або райдужної оболонки ока);

- пристрої введення персонального коду (PIN-коду);

- пристрої відеоспостереження (відеокамери);

- устаткування сполучення локальної мережі системи контролю доступу з комп'ютером.

На сьогодні на ринку представлена велика кількість підприємств, які надають послуги з розробки програмного забезпечення та установки СКД. Вартість таких систем залежить від завдань, які висуває сама установа при їх встановленні.

Придбання, оприбуткування
та облік системи контролю
та управління доступом

Отже, для придбання СКД установі насамперед необхідно укласти договір зі спеціалізованим підприємством, яке надає послуги в цій сфері.

Укладаючи договір, пам'ятайте про вартісну межу щодо закупівлі товарів і послуг, яка вимагає проводити закупівлі за процедурою, встановленою Законом N 2289: для товару (товарів), послуги послуг) - 100 тис. грн.

Крім того, слід враховувати вимоги ст. 49 БКУ, якою визначено, що розпорядник бюджетних коштів після отримання товарів, робіт і послуг відповідно до умов взятого бюджетного зобов'язання приймає рішення про їх оплату та надає доручення на здійснення платежу органу Казначейства, якщо інше не передбачено бюджетним законодавством, зокрема постановою N 1404.

Цілком зрозуміло, що витрати на придбання, встановлення та налагодження СКД чималі і можуть становити 50 тис. грн і більше виходячи з комплектації, тому, безумовно, СКД є об'єктом основних засобів.

Витрати на придбання СКД, відповідно до Інструкції N 333, повинні здійснюватись за КЕКВ 3110 "Придбання обладнання і предметів довгострокового користування". Окремо зазначимо, що відповідно до п.п. 22 п. 3.1.1 Інструкції N 333 видатки на монтаж та налаштування обладнання на місцях його безпосередньої експлуатації, якщо це

обумовлено договором на придбання зазначеного обладнання, також проводяться за КЕКВ 3110.

Після отримання повного комплекту обладнання СКД його оприбутковують на субрахунок 104 "Машини та обладнання".

При цьому слід врахувати такі вимоги, передбачені Положенням N 611:

- придбані (створені) об'єкти основних засобів зараховуються на баланс установи за первісною вартістю (п.3.1);

- облік необоротних активів ведеться в гривнях без копійок. Сума копійок, сплачених за придбання необоротних активів, відноситься на фактичні видатки установи (п. 1.3);

- витрати з наймання транспорту для перевезення необоротних активів не збільшують вартості придбаних необоротних активів, а відносяться на фактичні видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків бюджету (п. 1.4)

- суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) необоротних активів, не враховуються у вартості необоротних активів і відносяться на фактичні видатки за КЕКВ, що призначений для придбання цих активів, або відносяться до податкового кредиту (якщо установа є платником ПДВ) (п. 1.5);

- податки та збори, інші послуги та інші видатки, які сплачуються при придбанні, не збільшують вартості необоротних активів, а відносяться на фактичні видатки установи (п. 1.6);

- роботи щодо встановлення структурованої кабельної системи, налаштування локальної обчислювальної мережі тощо, а також витратні матеріали (кабельні лотки, монтажні панелі, розетки, коректори тощо), що використані при проведенні таких робіт, не відносяться до вартості необоротних активів, а списуються на фактичні видатки на підставі підтвердних документів (актів виконаних робіт тощо) (п. 1.7);

- придбаний об'єкт авторського права на умовах користування ним, без передання прав на володіння або розпорядження, не обліковується у складі нематеріальних активів. Витрати, пов'язані з придбанням (створенням) таких об'єктів, визнаються витратами того звітного періоду, протягом якого вони були здійснені, без визнання таких витрат у майбутньому нематеріальним активом (п. 4.5).

Усі необоротні активи повинні перебувати на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника установи.

Для організації обліку та забезпечення контролю об'єктам обліку присвоюється індивідуальний інвентарний номер. Оскільки СКД є складним об'єктом і включає відокремлені елементи, які разом з ним становлять одне ціле, на кожному такому елементі повинен бути зазначений той самий інвентарний номер, що й на основному об'єкті.

Розглянемо наочний приклад відображення в бухгалтерському обліку операцій, що пов'язані з придбанням СКД.

Приклад

Установа (не платник ПДВ) уклала договір з ТОВ "Система" на поставку СКД на загальну суму 46440,00 грн, в тому числі ПДВ 7460,00 грн, яка згідно зі специфікацією включає:

Також окремо в договорі визначено, що вартість монтажу та налаштування обладнання становить 12000,00 грн, в тому числі ПДВ 2000,00 гривень.

У бухгалтерському обліку операції з придбання СКД будуть відображені так, як показано у таблиці нижче.

Після монтажу та налагодження СКД постає питання про те, яким чином забезпечити доступ працівників установи до робочих місць, оскільки для цього необхідно забезпечити кожного з них електронним ідентифікатором - пластиковою карткою.

У нашому випадку електронні ідентифікатори - пластикові картки в кількості 50 шт. входили в комплект СКД і в бухгалтерському обліку окремо не оприбутковувались. Отже, матеріально відповідальна особа, у підзвіт якої оприбутковано СКД, видає кожному з працівників перепустку- пластикову картку під особистий підпис. Облік руху перепусток бажано вести в окремому журналі довільної форми. Наведемо приклад такого журналу.

Журнал видачі та повернення електронних
ідентифікаторів - пластикових карток
бюджетної установи "Школа N 1"

Надалі при експлуатації СКД також постане питання щодо нарахування зносу на такий основний засіб, оскільки відповідно до п. 8.1 Положення N 611 на всі необоротні активи, що знаходяться на балансі установ та перебувають в експлуатації, нараховується знос. Для нарахування зносу та з метою уніфікації та обґрунтованості визначення суми зносу необоротних активів установ застосовуються строки їх корисного використання та річні норми зносу, які наведено у додатку до Положення N 611.

Як ми вже зазначали вище, СКД обліковується на субрахунку 104 "Машини та обладнання". Вважаємо, що СКД відноситься до інших машин та обладнання і норма зносу відповідно до додатку до Положення N 611 становить 10%, а строк корисного використання - 10 років.

Також нагадаємо, що сума зносу об'єктів необоротних активів визначається в останній робочий день грудня в гривнях за повну кількість календарних місяців їх перебування в експлуатації у звітному році.

Використані документи

БКУ - Бюджетний Кодекс України від 08.07.2010 р. N 2456-VI.

ПКУ - Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. N 2755-VI.

Закон N 2289 - Закон України "Про здійснення державних закупівель" від 01.06.2010 p. N 2289-VI.

Постанова N 1404 - постанова КМУ "Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти" від 09.10.2006 р. N 1404.

Положення N 611 - Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджене наказом МФУ від 26.06.2013 р. N 611.

Інструкція N 333 - Інструкція щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затверджена наказом МФУ від 12.03.2012 р. N 333.

УПК N 536 - Узагальнююча податкова консультація щодо особливостей оподаткування податком на додану вартість операцій з постачання програмної продукції, затверджена наказом Міндоходів від 07.10.2013 р. N 536.

Павло Мороз,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"