МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

НАКАЗ
11.12.2013 N 731

Про затвердження Положення
про проведення перевірок правової роботи
юридичних служб підприємств, установ та організацій,
що належать до сфери управління Мінагрополітики України

Керуючись пунктом 8 Положення про Міністерство аграрної політики та продовольства України, затвердженого Указом Президента України від 23 квітня 2011 року N 500, постановами Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року N 1040 "Про затвердження Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації", від 14 грудня 2001 року N 1693 "Про вдосконалення організації правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади", НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про проведення перевірок правової роботи юридичних служб підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінагрополітики України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики України від 4 червня 2009 року N 396 "Питання організації правової роботи".

3. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Сеня О.В.

Міністр М.В. Присяжнюк

Затверджено
Наказ Міністерства
аграрної політики
та продовольства України
11.12.2013 N 731

Положення
про проведення перевірок правової роботи
юридичних служб підприємств, установ
та організацій, що належать до сфери
управління Мінагрополітики України

I. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає механізм здійснення Міністерством аграрної політики та продовольства України (далі - Мінагрополітики України) перевірок правової роботи юридичних служб державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінагрополітики України (далі - об'єкт перевірки).

1.2. Основними завданнями перевірки є:

1.2.1. Перевірка стану правової роботи із забезпечення юридичною службою правильного застосування, неухильного дотримання та запобігання невиконанню вимог законодавства об'єктом перевірки, його керівниками та працівниками.

1.2.2. Своєчасне запобігання порушенню законодавства, виявлення порушень законодавства та вжиття заходів щодо їх усунення, установлення причин неналежного рівня організації правової роботи.

1.2.3. Внесення рекомендацій щодо усунення виявлених порушень та недоліків і покращення стану правової роботи.

1.2.4. Надання методичної допомоги об'єкту перевірки з окремих питань правової роботи.

1.2.5. Вивчення, узагальнення та поширення новітніх форм і методів роботи з правового забезпечення в діяльності об'єктів перевірки.

1.3. Предметом перевірки є стан правової роботи, а також додержання вимог Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року N 1040.

II. Механізм організації проведення
перевірок стану правової роботи

2.1. Мінагрополітики України відповідно до своєї компетенції здійснює перевірки стану правової роботи юридичних служб об'єктів перевірки.

2.2. Планова перевірка об'єкта перевірки проводиться на підставі плану перевірки, затвердженого уповноваженою посадовою особою Мінагрополітики України.

2.3. До 10 грудня поточного року Департаментом правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України формується щорічний план перевірки стану правової роботи об'єктів перевірки на наступний рік.

2.4. План перевірки правової роботи на кожний рік затверджується наказом Мінагрополітики України та не пізніше 20 грудня розміщується на офіційному сайті Мінагрополітики України.

III. Підготовка проведення Мінагрополітики України
перевірок стану правової роботи

3.1. Рішення щодо проведення планової перевірки приймається директором Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України в установленому законодавством порядку.

3.2. Для проведення планової перевірки необхідні такі документи:

наказ про відрядження, якщо перевірка проводиться за межами м. Києва;

план проведення перевірки;

лист-повідомлення Мінагрополітики України щодо проведення перевірки.

У листі-повідомленні, який підписується директором Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України, указується, з якого по яке число місяця, року буде проведено перевірку, посада, прізвище, ім'я, по батькові особи (осіб), що проводитиме перевірку.

3.3. Для проведення перевірки утворюється робоча група у складі, визначеному директором Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України, яка відбуває на перевірку на підставі наказу про відрядження, якщо перевірка проводиться за межами м. Києва.

У кожному конкретному випадку строк проведення перевірки та склад робочої групи визначаються з урахуванням обсягу, характеру та складності правової роботи об'єкта перевірки, але не може складати більше десяти днів. У разі потреби за поданням керівника робочої групи продовження строку проведення перевірки здійснюється директором Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України.

У своїй діяльності робоча група керується Конституцією та законодавством України і проводить перевірку в установлений строк та в обсязі поставленого завдання.

3.4. У ході підготовчої роботи керівником робочої групи розробляється план перевірки, який затверджується директором Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України. План проведення перевірки має містити коло питань, які потрібно перевірити, строк перевірки та період роботи, який планується перевірити.

3.5. Після підписання наказу про відрядження, якщо перевірка проводиться за межами м. Києва, для проведення планової перевірки керівник робочої групи:

розподіляє між членами робочої групи конкретні завдання на перевірку;

ознайомлює членів робочої групи з документацією, яка наявна в Мінагрополітики України, щодо стану правової роботи об'єкта перевірки;

інформує всіх учасників про строк і мету проведення перевірки;

не пізніше ніж за сім календарних днів до дня проведення планової перевірки забезпечує направлення підписаного директором Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України листа-повідомлення об'єкту перевірки із зазначенням строку проведення перевірки, періоду, який перевірятиметься, та складу робочої групи. Об'єкт перевірки, який отримує лист-повідомлення, повинен розглянути його та створити відповідні умови для проведення перевірки.

3.6. Підготовка до проведення перевірки повинна включати:

аналіз інформації об'єкта перевірки про стан організації правової роботи;

аналіз матеріалів попередніх перевірок стану правової роботи та виконання рекомендацій, наданих за результатами попередніх перевірок;

визначення чи перевірятиметься стан правової роботи в цілому, чи окремі її напрями;

вивчення законодавства, методичних рекомендацій та інших матеріалів, які доцільно використати під час перевірки стану правової роботи;

визначення доцільності залучення до проведення перевірки стану правової роботи представників інших структурних підрозділів Мінагрополітики України, органів виконавчої влади та фахівців (експертів).

IV. Права та обов'язки членів робочої групи з проведення
перевірки стану правової роботи об'єкта перевірки

4.1. Керівник та члени робочої групи, уповноважені здійснювати перевірки стану правової роботи, мають право:

входити за наявності службового посвідчення до приміщень, у яких розташований об'єкт перевірки, мати доступ до документів та інших матеріалів, потрібних для проведення перевірки;

вимагати надання довідок, письмових або усних пояснень посадовими особами об'єкта перевірки, а також отримувати від посадових осіб усні та письмові пояснення і зауваження з питань, що виникають під час проведення перевірки стану правової роботи;

вимагати надання копій документів та інших матеріалів, які стосуються предмета перевірки, для долучення їх до матеріалів перевірки.

4.2. Керівник робочої групи зобов'язаний:

повідомити керівника об'єкта перевірки чи особу, яка його заміщає, про права, обов'язки та повноваження членів робочої групи під час проведення перевірки, причину та мету перевірки, установити перелік необхідних документів та термін їх надання, узгодити інші організаційні питання щодо проведення перевірки;

у разі відмови посадової особи об'єкта перевірки від надання пояснень, документів чи належним чином засвідчених копій документів (витягів з документів) на усний запит членів робочої групи зафіксувати цей факт у довідці, складеній за результатами перевірки, підготувати та надати посадовій особі об'єкта перевірки письмовий запит із зазначенням терміну надання необхідної інформації, а в разі відмови в отриманні письмового запиту надати його особі, на яку покладено обов'язки з реєстрації вхідної кореспонденції об'єкта перевірки, або направити запит за місцезнаходженням об'єкта перевірки рекомендованим листом. До примірника довідки про результати перевірки, що зберігається в Мінагрополітики України, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення письмового запиту на адресу об'єкта перевірки рекомендованим листом;

на будь-якій стадії перевірки приймати від посадових осіб об'єкта перевірки усні та письмові зауваження, пояснення щодо предмета перевірки;

дотримуватися принципів законності, конфіденційності, об'єктивності, достовірності та обґрунтованості результатів перевірки;

виявлені під час перевірки факти порушення законодавства відображати в довідці про результати перевірки, долучати до неї відповідні копії документів, пояснення посадових осіб об'єкта перевірки;

у разі незгоди керівника чи іншої посадової особи об'єкта перевірки з фактами, викладеними в довідці про результати перевірки, запропонувати подати впродовж п'яти робочих днів з дня отримання довідки про результати перевірки письмові зауваження, провести їх перевірку та про результати повідомити відповідних посадових осіб об'єкта перевірки. Зауваження додаються до довідки про результати перевірки;

у разі невиконання або неналежного виконання посадовою особою об'єкта перевірки законних вимог посадової особи, уповноваженої проводити перевірку стану правової роботи, вказати про це в довідці про результати перевірки із зазначенням дати, часу, місця об'єкта перевірки, відомостей про посадову особу, що вчинила такі дії, і негайно доповісти про це керівництву Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України;

не допускати дій та вчинків, які суперечать правилам етичної поведінки та (або) можуть негативно характеризувати Мінагрополітики України.

4.3. Керівник та члени робочої групи відповідають за належне виконання службових обов'язків, об'єктивне проведення перевірки, викладення в довідці про результати перевірки достовірних фактів та їх обґрунтування.

V. Проведення Мінагрополітики України планової
перевірки стану правової роботи об'єктів перевірок

5.1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів робочої групи на перевірку. У перший день перевірки керівник робочої групи надає керівникові об'єкта перевірки (у разі відсутності керівника - особі, що його заміщає) план перевірки.

5.2. Перевірка стану правової роботи має проходити так, щоб мінімально відволікати спеціалістів об'єкта перевірки від виконання поточної роботи.

5.3. Залежно від завдання і мети перевірки керівник та члени робочої групи запитують у керівництва об'єкта перевірки, керівників його структурних підрозділів документи, письмові й усні пояснення та іншу інформацію, що стосується питань правової роботи, зокрема:

оригінали розпорядчих документів об'єкта перевірки (накази, рішення, розпорядження, постанови тощо), нормативно-правові акти, договори, документи з претензійно-позовної роботи і представництва інтересів у судах та інші документи, матеріали засідань керівництва об'єкта перевірки, на яких розглядалися питання правової роботи;

відомості щодо структури юридичної служби об'єкта перевірки;

вхідну та вихідну документацію з питань правової роботи;

інформаційні матеріали з правової роботи, що постійно або періодично направляються (отримуються) об'єктом перевірки (інформаційні листи, аналітичні розробки тощо);

будь-які інші фактичні дані, які дають змогу встановити наявність або відсутність порушень та недоліків в організації правової роботи.

5.4. Робочій групі повинно бути надано повну, усебічну та достовірну інформацію з усіх питань, які містяться в плані проведення перевірки, та створено належні умови для проведення перевірки.

5.5. Обов'язково перевіряє наявність положення про юридичну службу об'єкта перевірки; посадових інструкцій працівників юридичної служби; нормативно-правових актів з питань правової роботи, що приймалися об'єктом перевірки, а також рекомендацій чи інших документів з цих питань (якщо такі є), визначення осіб, відповідальних за цю роботу.

Крім того, перевіряється стан правової роботи в частині виконання юридичною службою завдань, покладених на неї згідно із законодавством.

5.6. Перевірка стану правової роботи включає з'ясування таких питань:

організація правового обслуговування об'єкта перевірки;

склад юридичної служби і організаційно-правові засади її діяльності та підпорядкованість, а також умови роботи юридичної служби, планування роботи та контроль за виконанням запланованих заходів;

наявність фактів покладання на працівників юридичної служби виконання невластивих їм функцій, а також випадків скорочення посад працівників юридичної служби та з'ясування їх причин;

організація підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, чи здійснюється обмін досвідом з працівниками інших юридичних служб;

дотримання встановленого порядку підготовки та візування укладених договорів (контрактів) та прийнятих актів: наказів, розпоряджень, постанов, рішень тощо;

унесення працівниками юридичної служби об'єкта перевірки пропозицій щодо покращання договірної та претензійно-позовної роботи та вжиті заходи з цього приводу;

проведення заходів щодо покращання правової роботи об'єкта перевірки та встановлення в методичній допомозі, яку необхідно надати юридичній службі для того, щоб вона повною мірою реалізувала свої повноваження, виходячи із поставлених перед нею завдань;

надання юридичною службою роз'яснень застосування законодавства та результати розгляду звернень громадян;

стан ведення відповідних журналів обліку;

проведення аналізу претензійно-позовної роботи об'єкта перевірки (ведення журналів обліку, дотримання строків пред'явлення і розгляду претензій та позовних заяв, види претензій та позовів, їх обґрунтованість та результати розгляду);

організація претензійної та позовної роботи.

5.7. По мірі виявлення порушень законодавства, зловживань і недоліків керівництву об'єкта перевірки, не чекаючи закінчення перевірки, слід уживати заходів щодо усунення виявлених порушень, зловживань і недоліків, запобігання їм надалі.

VI. Порядок оформлення результатів
планової перевірки стану правової роботи

6.1. Робоча група за результатами перевірки готує довідку, яка оформляється і подається об'єкту перевірки не пізніше ніж протягом десяти робочих днів після закінчення перевірки і має містити аналіз, висновки та рекомендації з усіх питань, які перевірялися.

6.2. При складанні довідки про результати перевірки необхідно дотримуватися об'єктивності та вичерпності опису виявлених порушень чинного законодавства і недоліків у правовій роботі.

6.3. Довідка про результати перевірки складається з чотирьох частин:

I - вступна;

II - описова;

III - висновок;

IV - рекомендації.

6.4. У вступній частині довідки про результати перевірки мають бути наведені такі дані:

дата підписання довідки про результати перевірки;

номер довідки про результати перевірки (порядковий номер журналу реєстрації перевірок);

місцезнаходження об'єкта перевірки;

повне і скорочене (за наявності) найменування об'єкта перевірки відповідно до положення (установчих документів);

підстави для проведення перевірки;

найменування органу перевірки та його структурного підрозділу, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які проводили перевірку;

вид перевірки;

період, за який проводилася перевірка;

інформація про направлення повідомлення об'єкту перевірки про проведення планової перевірки;

інформація про посадових осіб об'єкта перевірки, відповідальних за здійснення правової роботи в період, що перевірявся;

строк проведення перевірки (за потреби зазначити перерву в роботі);

інформація про попередню перевірку (якщо така проводилась) із зазначенням найменування органів перевірки, дати та номера довідки про результати перевірки, періоду, за який проводилася перевірка, установлені порушення та заходи, ужиті з метою реалізації висновків та рекомендацій щодо усунення виявлених порушень та недоліків;

загальні питання про роботу, яку проведено об'єктом перевірки щодо забезпечення здійснення завдань, покладених на юридичну службу відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року N 1040, та відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 14 грудня 2001 року N 1693 "Про вдосконалення організації правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади".

6.5. В описовій частині довідки про результати перевірки за кожним відображеним у довідці фактом порушення законодавства в правовій роботі необхідно:

відобразити показники, які характеризують роботу об'єкта перевірки в цілому, та конкретні порушення законодавства в правовій роботі з посиланням на документи, які використані під час цієї перевірки, згруповані за типами (указується період охоплення їх перевіркою та метод - суцільний, вибірковий);

чітко викласти зміст порушення, зазначити період, у якому вказане порушення відбулося, при цьому додати до довідки про результати перевірки копії документів, що підтверджують наявність факту порушення, письмові пояснення посадових осіб об'єкта перевірки щодо встановлених порушень (за наявності);

зазначити перелік документів, які не було надано під час здійснення перевірки (якщо такі факти були), та в разі відмови посадових осіб об'єкта перевірки надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів; факт відмови відобразити в довідці про результати перевірки.

Виявлені факти однотипних порушень та порушень, які повторюються, можуть групуватися у відомості або таблиці, що додаються до довідки про результати перевірки. Зазначені відомості або таблиці повинні містити повний перелік однотипних порушень законодавства щодо правової роботи із зазначенням періоду, до якого вони належать, дати, номера та назви документа, а також посилання на нормативно-правові акти, їх пункти і статті, положення яких порушені. Такі додатки повинні бути підписані керівником та членами робочої групи, а також уповноваженими посадовими особами об'єкта перевірки.

Виявлені порушення відображаються з розбивкою за роками в межах періоду, що перевірявся.

У разі якщо перевіркою не встановлено порушень вимог законодавства щодо правової роботи, в описовій частині довідки про результати перевірки відображаються кількісні показники та робиться відповідний запис.

Довідка про результати перевірки може містити також у порівняльному аспекті кількісні показники щодо здійснення окремих завдань, покладених на юридичну службу.

6.6. У розділі "Висновок" довідки про результати перевірки відображається узагальнений опис виявлених перевіркою порушень законодавства щодо правової роботи з посиланням на відповідні підпункти, пункти, статті нормативно-правових актів.

6.7. У розділі "Рекомендації" довідки про результати перевірки відображаються рекомендації з метою покращання стану правової роботи, усунення виявлених порушень і недоліків.

На останньому аркуші довідки про результати перевірки зазначається кількість складених примірників довідки про результати перевірки та відмітка про вручення одного примірника уповноваженій посадовій особі об'єкта перевірки.

6.8. Перший примірник довідки про результати перевірки зберігається у відповідному структурному підрозділі Мінагрополітики України. До першого примірника довідки про результати перевірки долучаються інформативні додатки, зокрема:

план перевірки;

пояснення посадових осіб об'єкта перевірки щодо виявлених порушень, надані під час перевірки (за наявності);

копії розпорядчих актів, нормативно-правових актів, договорів (контрактів) та інших документів і матеріалів, що підтверджують наявність фактів порушення щодо правової роботи або мають значення для прийняття рішень за результатами перевірки.

6.9. Керівник робочої групи узагальнює подані матеріали та забезпечує складання довідки про результати перевірки у двох примірниках.

Довідка про результати перевірки підписується керівником робочої групи та її членами і подається для ознайомлення під підпис керівнику об'єкта перевірки або особі, яка його заміщає, та керівнику юридичної служби, а за потреби - також іншим відповідальним працівникам об'єкта перевірки.

У разі потреби керівник робочої групи вносить пропозиції про попереднє колегіальне обговорення довідки про результати перевірки.

Другий примірник довідки про результати перевірки подається протягом десяти робочих днів після закінчення перевірки уповноваженій особі об'єкта перевірки або здається до канцелярії під підпис у довідці із зазначенням прізвища та посади працівника, що прийняв довідку про результати перевірки, або надсилається рекомендованим листом з поштовим підтвердженням про вручення поштового відправлення.

Будь-які виправлення та доповнення в довідці про результати перевірки після її підписання уповноваженими особами не допускаються.

6.10. При відмові керівника та інших посадових осіб об'єкта перевірки від ознайомлення під підпис із довідкою про результати перевірки керівник та члени робочої групи засвідчують це відповідним записом за своїми підписами в кінці довідки про результати перевірки.

6.11. За наявності заперечень або зауважень до довідки, складеної за результатами перевірки, керівник чи інші посадові особи об'єкта перевірки, які ознайомлюються під підпис із довідкою, роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через п'ять календарних днів з дня підписання довідки про результати перевірки подають з цього приводу письмові пояснення чи заперечення.

6.12. Якщо посадові особи об'єкта перевірки вважають за потрібне уточнити надані ними пояснення або пояснити причини відмови від ознайомлення під підпис із довідкою про результати перевірки, мають право власноручно зробити це на самій довідці або на окремому аркуші, який додається до довідки про результати перевірки.

6.13. Достовірність обґрунтувань, фактів, викладених у поясненнях посадових осіб об'єкта перевірки, робоча група повинна ретельно перевірити і протягом п'яти робочих днів з моменту отримання надати щодо них письмовий висновок.

6.14. У тих випадках, коли потрібно вжити термінових заходів щодо усунення виявлених порушень законодавства, під час перевірки складається проміжна довідка і від посадових осіб об'єкта перевірки вимагаються пояснення. Ці матеріали негайно подаються уповноваженій посадовій особі Мінагрополітики України, а в разі потреби готується повідомлення правоохоронним органам.

Факти, викладені в проміжній довідці, включаються до загальної довідки про результати перевірки.

VII. Порядок розгляду результатів планової перевірки

7.1. Директор Департаменту правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України протягом десяти робочих днів після завершення перевірки в разі необхідності доповідає про її результати Міністру аграрної політики та продовольства України з наданням довідки та інших матеріалів, складених за результатами перевірки.

7.2. Якщо під час перевірки були виявлені порушення законодавства, недоліки в роботі або неналежне виконання юридичною службою об'єкта перевірки своїх обов'язків, довідки та інші матеріали, складені за результатами такої перевірки, передаються на розгляд Міністру аграрної політики та продовольства України для вирішення питання щодо:

надання рекомендацій та внесення керівнику об'єкта перевірки пропозицій стосовно усунення недоліків у роботі, припинення порушень законодавства, усунення причин допущення таких порушень та умов, що їм сприяють, а якщо порушення припинено - стосовно ужиття заходів щодо усунення наслідків цих порушень;

внесення керівнику об'єкта перевірки пропозицій щодо притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб, які винні в порушенні законодавства або незадовільно виконують свої посадові обов'язки.

7.3. Керівник об'єкта перевірки в місячний строк з дати складення довідки про результати перевірки зобов'язаний повідомити Департамент правової та законопроектної роботи Мінагрополітики України про вжиті заходи та вказати терміни усунення виявлених робочою групою недоліків та порушень.

Директор Департаменту правової та
законопроектної роботи В.П. Присяжнюк