Відрядження працівників бюджетних установ:
хвороба та затримка у відрядженні, скасування відрядження

Без відряджень не обходиться практично жодна бюджетна установа. У житті рідко все відбувається за наміченим планом. Тому не виключено виникнення непередбачуваних обставин і у випадку з відрядженнями: придбано квитки, оплачено візу, а відрядження не відбулося у зв'язку з хворобою працівника чи з інших поважних причин. Або працівник не може вчасно повернутися з відрядження теж через поважні причини (хвороба, відсутність квитків тощо). Про те, як діяти в таких випадках, ви довідаєтесь із сьогоднішньої публікації.

Відрядження скасували

Наказ про скасування відрядження

Працівника направляють у відрядження згідно з наказом (розпорядженням) керівника установи (абзац перший п. 1 розділу II та абзац перший п. 1 розділу III Інструкції про відрядження). Логічно, що й рішення про скасування поїздки має оформлюватися також відповідним наказом (розпорядженням).

У наказі слід зазначити фактскасування відрядження та його причину. Якщо частина виданого авансу вже витрачена, то бажано вказати, як діяти у цьому випадку (з купленими квитками, заброньованим готелем та ін.).

Також потрібно внести відмітку у Журнал реєстрації відряджень (додаток до Інструкції про відрядження). Як це зробити, у Інструкції про відрядження не сказано. На наш погляд, запис про скасування можна внести в графи б та 7 (наприклад, таке формулювання: "Відрядження скасовано, наказ N... від...").

Повернення авансу

У абзаці першому п. 18 розділу III Інструкції про відрядження чітко зазначено, що якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він має протягом 3 робочих днів із дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси установи зазначені кошти втих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

Аналогічна вимога щодо відряджень в межах України міститься в абзаці п'ятому п. 11 розділу II Інструкції про відрядження.

Як бути з придбаними квитками?

У разі якщо відряджуваний придбав квитки, а напередодні від'їзду відрядження скасували, спрацюють норми абзацу восьмого п. 12 розділу II та абзацу першого п.11 розділу III Інструкцйї про відрядження, а саме: витрати, понесені у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника установи, лише якщо на те були поважні причини (рішення про скасування відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що посвідчує вартість цих витрат.

Наприклад, у разі повернення залізничних проїзних документів, оформлених за готівковим розрахунком, відповідно до п. 21.2 Порядку N 331 касир зобов'язаний оформити на кожний квиток допоміжний документ АСК "Експрес" (додаток 39 до Порядку N 331) із зазначенням суми, що повертається. Один примірник цього документа касир надає пасажирові на його вимогу, і саме він буде тим підтвердженням, на підставі якого установа відшкодує працівникові різницю вартості придбаного та поверненого квитка.

Слід враховувати, що сума, яка повертається пасажирові, обчислюється згідно з Правилами N 1196. Вона залежить від того, з яких причин (особистих чи з вини залізниці), а також за скільки годин до відправлення потяга, пасажир відмовився від поїздки.

Крім того, відповідно до абзацу першого п. 14 Порядку N 252 з пасажира справляється плата за послугу з повернення квитків (комісійний збір). Винятки такі (пп. 19.14, 19.15 Правил N 1196):

- якщо повернення квитка відбувається з вини залізниці;

- якщо вартість проїзних документів після операції повернення дорівнює чи менша за ціну послуги.

Розділом XIX Правил N 735 встановлено правила повернення коштів за невикористаний авіаквиток (його частину). Питання щодо документа, який при цьому видається споживачу, та його форми вказаними Правилами не врегульовано. Виходячи з листа МФУ від 26.05.2006 р. N 31-14010-03-25/11239 документом, що підтверджує факт повернення авіаквитка, є довідка, видана перевізником. Така довідка має містити обов'язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону N 996 та абзацом першим п. 2.4 Положення N 88.

При поверненні квитка на автобус відрядженому працівнику видадуть розрахунковий документ - форму N ФКЧ-2.

Витрати на візу та страховку

Що ж до витрат на отримання візи чи страховки у випадку, якщо відрядження не відбулося, то їх відшкодування Інструкцією про відрядження не передбачено. Якщо віза багатораза, то використати її можна у майбутніх відрядженнях. Тому у наказі про скасування відрядження треба зазначити, що відшкодування витрат, понесених працівником на одержання візи, дозволено керівництвом.

Необхідність складання Звіту

Отже, усе викладене вище наводить на думку, що навіть якщо відрядження й не відбулося, у разі хоч часткової трати коштів працівникові потрібно буде скласти Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (далі - Звіт; оновлену форму Звіту (див. Наказ Міністерства доходів і зборів України N 845 від 24.12.2013 р.). У Звіті працівник зазначає суму оплачених витрат на відрядження (квитки, віза, страховка), звичайно ж, долучаючи документи, що підтверджують витрати.Також у Звіті буде визначено суму авансу, яку працівник має повернути.

У Інструкції про відрядження строк для складання Звіту прив'язано саме до поїздки та повернення з відрядження. Він залежить від форми розрахунку у відрядженні (п. 11 розділу II та п. 17 розділу III). А ось як звітувати, якщо відрядження так і не відбулося, у Інструкції про відрядження роз'яснення немає. Зазначено лише строк для повернення виданого авансу: у випадку, коли працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти (у випадку закордонної поїздки - утих грошових одиницях, в яких було видано аванс). На наш погляд, на цей же строк потрібно орієнтуватися й у випадку, коли працівникові необхідно скласти Звіт, адже він потрібен для того, щоб визначити суму, яку треба повернути бюджетній установі.

А якщо працівник отриманий аванс не витрачав, то Звіт йому складати не треба. Досить повернути гроші до каси установи протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки. Водночас на практиці зазвичай складають "напівпорожній" Звіт і у такій ситуації.

Затримка у відрядженні

Пунктом 10 розділу II та п. 4 розділу III Інструкції про відрядження передбачено, що вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин може братися до уваги лише з дозволу керівника за наявності підтвердних документів в оригіналі (наприклад, довідки транспортної компанії про затримання рейсу). Це рішення керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи і тільки на підставі його доповідної записки. Отже, наказ (розпорядження) про продовження відрядження буде складено лише після повернення працівника з відрядження. Наказ може містити, наприклад, такий текст:

"У доповнення до наказу N... від... у зв'язку з вимушеною затримкою продовжити відрядження [П. І. Б. співробітника] на... днів.

Підстава: доповідна записка [П. І. Б. співробітника]".

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! За час затримки у відрядженні без поважних причин працівнику не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

При цьому закономірно постає запитання: що може бути підтвердженням затримки працівника у відрядженні до того моменту, як він повернеться і складе доповідну записку? Це може бути, наприклад, повідомлення про затримку, складене відрядженим працівником та надіслане до установи телеграмою, факсом, електронною поштою або за допомогою інших засобів зв'язку. Втім, бувають випадки, коли працівник фізично не може повідомити про свою затримку у відрядженні (наприклад, немає коштів, щоб зателефонувати та ін.). На наш погляд, це не є порушенням, бо Інструкція про відрядження не містить вимоги повідомляти про затримку у відрядженні. А як ми зазначали вище, рішення про подовження терміну відрядження керівник приймає після прибуття працівника з відрядження до місця роботи на підставі його доповідної записки.

Звісно, бажано повідомити своє керівництво про затримку задля уникнення будь-яких непорозумінь щодо терміну відрядження та невиконаних завдань.

При цьому слід пам'ятати, що відповідно до абзацу другого п. 1 розділу II та абзацу першого п. 1 розділу III Інструкції про відрядження загальний термін відрядження в межах України не може перевищувати 30, а за кордон - 60 календарних днів.

Працівник захворів

Працівник захворів у відрядженні в межах України

У разі якщо у відрядженні хвороба застала працівника у відрядженні в межах України, йому відшкодовуються витрати з найму житла, виплачуються добові протягом усього часу, доки він не має можливості за станом здоров'я приступити до виконання службового доручення чи повернутися до місця свого постійного проживання. Тут необхідно сказати про два винятки (п. 9 розділу II Інструкції про відрядження):

1) якщо працівник перебуває на стаціонарному лікуванні, то витрати з найму житла на цей період йому не відшкодовуються;

2) у разі хвороби у відрядженні добові повинні виплачуватися не більше двох місяців.

Дні хвороби до строку відрядження не включаються. Тимчасова непрацездатність і неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання мають бути засвідчені медичним закладом відповідно до абзацу першого ч. 1 ст. 51 Закону N 2240.Для цього відряджений отримує у медичному закладі, куди він звернувся, листок непрацездатності. Така можливість прописана у п. 1.10 Інструкції N 455. Оформлений таким чином листок непрацездатності підлягає оплаті. На його підставі працівнику після повернення з відрядження нараховується оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок установи та з 6 дня хвороби - допомогу по тимчасовій непрацездатності за рахунок Фонду з тимчасової втрати працездатності.

Враховуючи те, що за місцем роботи від відрядженого чекають, що він виконує певне завдання, а він фактично цього не робить, бажано, щоб працівник повідомив про свою хворобу за місцем роботи. Це може бути зроблено у будь-який зручний для нього спосіб (телефоном, телеграмою, смс-повідомленням, електронною поштою тощо). Це перш за все потрібно зробити, щоб не зірвалося виконання робіт, які були заплановані у відрядженні (керівництво може прийняти рішення направити іншого працівника). Та й працівнику це не зайве - у випадку, коли закінчилося відрядження, а працівник не вийшов на роботу, йому не проставлять прогули.

Звісно, бувають випадки, коли працівник фізично не може повідомити про свою хворобу (у зв'язку з важким станом здоров'я чи з інших причин). Але це не є порушенням, бо Інструкція про відрядження не містить вимоги повідомляти про хворобу у відрядженні. Звичайно, краще повідомити керівництво, щоб уникнути будь-яких непорозумінь щодо терміну відрядження та невиконаних завдань.

Після повернення відрядженого працівника керівнику слід видати наказ (розпорядження) про продовження строків відрядження, зазначивши у ньому, наприклад, таке:

"У доповнення до наказу N... від... у зв'язку з хворобою продовжити відрядження [П. І. Б. співробітника] на... днів.

Підстава: листок непрацездатності [П. І. Б. співробітника]".

Хоча не є винятком випадки, коли виникає потреба замість працівника, який захворів, для виконання службового доручення направити іншого. Тоді наказ (розпорядження) матиме приблизно такий вигляд:

"У доповнення до наказу N... від... у зв'язку з хворобою продовжити відрядження [П. І. Б. хворого співробітника]. Відрядити до... терміном на... днів, з... для.... [П. І. Б. іншого працівника]...

Підстава: повідомлення про хворобу [П. І. Б. хворого співробітника]".

Якщо працівнику у разі продовження відрядження у зв'язку з хворобою доведеться повернути квитки на проїзд та придбати нові, то втрати компенсуються працівнику, як і у випадку скасування відрядження з незалежних від працівника причин (див. розділ Відрядження скасували).

Працівник захворів у відрядженні за кордоном

Уразі хвороби працівника під час відрядження за кордоном виходячи з п. 4 розділу III Інструкції про відрядження усі витрати працівнику в такому випадку відшкодовуєте в загальному порядку щодо закордонного відрядження. При цьому слід враховувати, що після повернення такого працівника документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання чи роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка. Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально посвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном.

У п. 1.12 Інструкції N 455 уточнено, що документи, які засвідчують тимчасову непрацездатність громадян України під час їх тимчасового перебування за межами держави, підлягають обміну на листок непрацездатності згідно з рішенням лікарсько-консультаційної комісії лікувально-профілактичного закладу за місцем проживання чи роботи, зокрема, у разі:

- гострого захворювання чи травми;

- загострення хронічного захворювання;

- невідкладних оперативних втручань.

Це означає, що за період тимчасової непрацездатності у закордонному відрядженні, викликаної цими обставинами, виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності відповідно до норм Закону N 2240.

ПРИКЛАД. Розпорядженням керівника установи працівника направлено у службове відрядження з 13 по 21 січня 2014 року. У липні- грудні 2013 року працівнику нараховувалася зарплата у сумі місячного окладу, який становить 2000 грн. У відрядженні працівник захворів і після повернення надав звіт про кошти, витрачені у відрядженні, та листок непрацездатності у період з 15 по 20 січня. На підставі листка непрацездатності строк відрядження було продовжено по 25 січня. Для даного працівника за місцем постійної роботи та місцем відрядження встановлено 5-денний робочий тиждень з двома вихідними (субота та неділя).

Заробітна плата за січень працівникові нараховується таким чином:

1. Дні з 13 по 14 та з 21 по 25 січня (25 січня - робочий день за 3 січня у зв'язку з перенесенням днів у 2014 році) є днями відрядження, і за цей період нараховується заробітна плата виходячи з установленого окладу (2000 грн), але не нижче середнього заробітку. У цьому випадку оплачувати потрібно 7 робочих днів (13, 14, 21, 22, 23, 24 та 25 (перенесення з 03.01.2014 р.) січня)). Сума за окладом становить 700 грн (2000 грн : 20 роб. дн. (норма на січень 2014р.) х 7 роб.дн.))

Для порівняння розраховуємо середню зарплату, виходячи з нарахувань за листопад і грудень:

(2000,00 грн х 2): (21 роб. дн.+ 22 роб. дн.) х 7 роб. дн. = 651,16 (грн).

Оскільки зарплата за окладом перевищує середній заробіток (700 > 651,16 грн), то за січень працівнику дні відрядження оплачуємо з установленого окладу (2000 грн).

2. Дні з 15 по 20 січня є днями непрацездатності, тому за цей період нараховуємо виплату за листком непрацездатності. Робочими днями за цей період є 15, 16, 17 та 20 січня. Оплату за них здійснюєте за середньоденним заробітком, виходячи із виплат за 6 місяців (з липня по грудень 2013 року). Припустимо, що у працівника страховий стаж понад 8 років:

(2000,00 грн х 6 місяців): (23 роб. дн. + 21 роб. дн. + 21 роб. дн. + 23 роб. дн. + 21 роб. дн. + 22 роб. дн.) = 91,60 (грн).

Сума нарахування за листком непрацездатності склала 366,40 грн (91,60 грн х 4 дн.), у тому числі:

за рахунок коштів установи (КЕКВ 2111) нараховуєте оплату перших 5 днів тимчасової непрацездатності за 3 дні хвороби- 15, 16 і 17 січня у сумі 274,80 грн (91,60 грн х 3 дн.);

за рахунок ФТВП оплачуєте допомогу по тимчасовій непрацездатності за 20 січня у сумі 91,60 грн.

3. За 8-11, 27-31 січня (9 робочих днів) заробітна плата працівникові виплачується з місячного окладу, і заробіток становитиме 900 грн [(2000 грн : 20 роб. дн.) х 9 роб. дн.].

Усього за січень працівнику нарахована зарплата у сумі 1600 грн (700 + 900) та оплата днів тимчасовій непрацездатності - 366,40 грн.

Головні тези

Відрядження скасували: потрібно видати про це наказ. Працівник має протягом 3 робочих днів повернути аванс. Витрати, понесені у зв'язку з поверненням квитка на проїзд, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника установи лише якщо на те були поважні причини.

Затримка у відрядженні з об'єктивних причин: вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин може братися до уваги лише з дозволу керівника за наявності підтвердних документів в оригіналі (наприклад, довідки транспортної компанії про затримання рейсу). Це рішення керівник приймає після прибуття відрядженого (складається наказ). Якщо працівник затримується у відрядженні без поважних причин, йому за ці дні не виплачуєте зарплату, добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

Працівник захворів у відрядженні: хвороба має бути документально підтверджена. Витрати працівнику компенсують у порядку для періоду відрядження. Виняток для відрядження по Україні - якщо працівник перебуває на стаціонарному лікуванні, йому не відшкодовують витрати за найм житла.

Використані документи

Закон N 996 - Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.1999 р. N 996-XIV.

Закон N 2240 - ЗаконУкраїни"Прозагальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням" від 18.01.2001 р. N 2240-ІII.

Порядок N 252 - Порядок обслуговування громадян залізничним транспортом, затверджений постановою КМУ від 19.03.1997 р. N 252.

Порядок N 331 - Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затверджений наказом Мінінфраструктури, Міндоходів від 30.05.2013 р. N 331/137.

Правила N 1196 - Правила перевезення пасажирів, багажу, вантажобагажута пошти залізничним транспортом України, затверджені наказом Мінтрансу від 27.12.2006 р. N 1196.

Правила N 735 - Правила повітряних перевезень пасажирів і багажу, затверджені наказом Мінінфраструктури від 30.12.2012 р. N 735.

Положення N 88 - Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.1995 р. N 88.

Інструкція про відрядження - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 р. N 59.

Інструкція N 455 - Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 р. N 455.

Тимур Алієв,
експерт газети "Бухгалтерія: бюджет"