МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
01.08.2006 N 580
м. Київ
Про організацію роботи з документами з грифом "ДСК"
На виконання постанов Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 "Про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" та від 19.07.06 N 1000 "Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", для удосконалення організації і ведення діловодства у центральному апараті Міністерства освіти і науки України з документами, що мають гриф "Для службового користування" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві освіти і науки України (далі - Інструкція).
2.Установити, що вимоги Інструкції не поширюються на відносини, що виникають у зв’язку з перебуванням в органах державної влади громадян країн - членів Європейського Союзу, залучених до підготовки та реалізації в Україні проектів програми Twinning.
3.Адміністративно-господарському департаменту (Ханюк В.А.) довести Інструкцію до відома керівників структурних підрозділів, співробітників міністерства під розписку.
4. Керівникам структурним підрозділів забезпечити суворе дотримання вимог Інструкції при організації і веденні діловодства у центральному апараті міністерства з документами, що мають гриф "Для службового користування".
5. Керівникам установ і закладів освіти на основі постанов Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 р. N 1893 "Про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" та від 19.07.06 N 1000 "Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" та наказу МОН від 01.08.06 р. N 580" Про організацію роботи з документами з грифом "ДСК", розробити, затвердити та ввести в дію власні інструкції по організації роботи з документами з грифом "Для службового користування".
6.Контроль за виконанням наказу покласти на першого заступника Міністра освіти і науки України Жебровського Б.М.
Міністр С.М.Ніколаєнко
Затверджено
наказом Міністерства освіти
і науки України
від 01.08.2006 N 580
Інструкція
про порядок обліку, зберігання і використання документів,
справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які
містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави
у Міністерстві освіти і науки України
1. Загальні положення
І.І. Дана Інструкція визначає обов'язковий для всіх працівників міністерства порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (далі - документи).
Перелік конфіденційної інформації, що є власністю держави і якому надано гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі гриф "Для службового користування"), розроблено і введено в дію наказом МОН від 14.02.2002 р. N 5 ДСК.
І.2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань - на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.
Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.
1.3. Необхідність проставлення грифа "Для службового користування" визначається на підставі переліків, зазначених у пункті 1 цієї Інструкції:
на документі - виконавцем та особою, що підписує документ;
на виданні - автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.
1.4. Керівництво міністерства у разі потреби має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, якщо відомості, що містяться у документах, не відповідають перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.
Керівництво міністерства має право зняти гриф "Для службового користування" з документів, одержаних від підприємств, установ, і закладів освіти, що належать до сфери управління МОН (з повідомленням їх про це).
1.5. 3 введенням у дію цієї Інструкції тиражовані документи, видані з грифом "Для службового користування" до 1991 року, а також тиражовані документи, випущені у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами, крім грифів "Службова таємниця", "Таємно", "Цілком таємно" та "Особливої важливості", можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди установ та закладів освіти, що їх підготували, або їх правонаступників.
Тиражовані документи, що вийшли у світ у 1991 році та пізніше з грифом "Для службового користування" або з нумерацією кожного примірника тиражу, а також всі документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органів без грифів обмеження доступу, але не опубліковані в офіційних виданнях, з яких знято грифи секретності, розглядаються як матеріали, що містять відомості обмеженого поширення з грифом "Для службового користування".
1.6. Керівники структурних підрозділів міністерства несуть персональну відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування".
Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування", а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на адміністративно-господарський департамент міністерства.
1.7. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом "Для службового користування", здійснюється спецсектором МОН.
1.8. Співробітники міністерства, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснює діловод структурного підрозділу, що відповідає за діловодство і документообіг.
Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами з грифом "Для службового користування", забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.
1.9. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом "Для службового користування" слід також керуватися Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої, влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р. N 1153 (Офіційний вісник України, 1997 p., N 43, с. 50), та Інструкцією з діловодства у Міністерстві освіти України затвердженою наказом міністерства від 15.01.1998 р. N 12.
2. Приймання і облік документів
2.1. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом "Для службового користування" здійснюється працівником адміністративно-господарського департаменту, який веде облік несекретної документації.
На документи з грифом "Для службового користування", як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.
2.2. Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до міністерства, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (ПК), приймається і розкривається централізовано у відділі документального забезпечення співробітником, якому доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 1), один з яких надсилається відправнику.
Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
2.3. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до відділу документального забезпечення адміністративно-господарського департаменту.
Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом "Для службового користування" в установи та заклади освіти, де немає постійних чергових працівників.
2.4. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом "Для службового користування". Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) за кількістю примірників.
2.5. Облік документів та видань з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формою 2 (додаток 2) або картках за формою 3 (додаток 3) в паперовому та електронному вигляді, як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.
Контроль за термінами виконання таких документів у міністерстві покладено на відділ контролю адміністративно-господарського департаменту.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 4) або на картках за формою 5 (додаток 5).
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником відділу документального забезпечення та завіряється печаткою "Для пакетів".
Проходження документів з грифом "Для службового користування" повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).
2.6. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом "Для службового користування" проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.
2.7. Тираж видання з грифом "Для службового користування", одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування" за формою б (додаток 6),
Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться, позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що, були розмножені раніше.
3. Розмноження і розсилання (відправлення) документів
3.1. Відповідальність за випуск документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються, несуть керівники структурних підрозділів, які їх тиражують.
Документи з грифом "Для службового користування", одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені лише за їх згодою.
3.2. Друкування документів з грифом "Для службового користування" здійснюється як правило у друкарському бюро міністерства. При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".
Друкування таких документів також допускається у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа в обов"язковому порядку зазначається кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, дату друкування документа.
3.3. Надруковані і підписані документи з грифом "Для службового користування" разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації працівнику адміністративно-господарського департаменту, який здійснює їх облік. .Чернетки і варіанти знищуються відповідальним працівником відділу документального забезпечення, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підпис".
3.4. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом "Для службового користування", випускаються з аналогічним грифом.
Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.
Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами виконавців на обкладинках цих видань.
3.5. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу за підписаними ним нарядами під контролем адміністративно - господарського департаменту. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.
3.6. У друкарнях та у відділах розмножувальної техніки облік документів з грифом "Для службового користування", що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка "ДСК".
3.7. Після закінчення друкування документів з грифом "Для службового користування" набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.
3.8. Забороняється використовувати для розмноження документів з грифом "Для службового користування" розмножувальну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інформації.
3.9. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником структурного підрозділу, яким підготовлено такий документ та відправлено, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).
3.10. Пересилання документів з грифом "Для службового користування" до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур'єрами.
Доставка документів з грифом "Для службового користування" представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.
3.11. Документи, справи і видання з грифом "Для службового користування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".
На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
3.12. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом "Для службового користування" та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівництва міністерства, які надали зазначеним документам гриф "Для службового користування".
Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа "Для службового користування", якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах втратили первісне значення.
Якщо в документах з грифом "Для службового користування" містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.
Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службове користування" у порядку книгообміну або експонування на виставка, презентаціях тощо.
4. Формування виконаних документів у справи
4.1.Документи з грифом "Для службового користування" після виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються в довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".
4.2. Документи з грифом "Для службового користування" залежно від виробничої та інформаційної потреби формуються у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того питання.
Якщо створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ ''Індекс справи" до номера справи документами з грифом ""Для службового користування" додається позначка "ДСК".
У разі долучення документа з грифом "Для службового користування" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
В структурних підрозділах, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).
4.3. Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "Для службового користування" переглядається посторінкове членами експертної комісії міністерства та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі "Документи з грифом "Для службового користування" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
4.4. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
4.5. Справи з документами з грифом "Для службового користування" повинні мати внутрішні описи.
5. Використання документів.
Зняття грифа"Для службового користування"
5.1. До роботи із справами з грифом "Для службового користування" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з адміністративно-господарським департаментом, а до документів - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників міністерства та структурних підрозділів.
Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "Для службового користування", визначаються керівництвом МОН.
5.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.
У разі потреби з письмового дозволу керівництва міністерства допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.
5.3. Під час користування відкритим радіозв'язком забороняється передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватися тільки за допомогою дротового зв'язку з проставленням на документах і телеграмах штампа "Серія П".
Під час користування дротовим зв'язком (факсограми) зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів, посади адресатів і відправників вказувати забороняється.
5.4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівництва міністерства та керівників структурних підрозділів, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
Виписки з документів і видань з грифом "Для службового користування", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "Для службового користування"
5.5. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою 7 (додаток 7).
5.6. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "Для службового користування" співробітниками міністерства, проводиться з дозволу керівника структурного підрозділу.
Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "Для службового користування", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
5.7. Видання з грифом "Для службового користування" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.
5.8. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу міністерства, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Рішення про зняття грифа "Для службового користування" приймається експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.
Рішення комісії, оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником МОН, в акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування".
Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу міністерства, а справи постійного зберігання - до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).
5.9. На обкладинках справ гриф "Для службового користування" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.
Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.
5.10. Справи з грифом "Для службового користування", передані МОН до державних архівних установ, використовуються на права документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.
Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо МОН-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.
6. Відбір документів для зберігання і знищення
6.1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "Для службового користування", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 p. N 853 (ЗП України, 1996 p., N 3, ст.79).
6.2. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу міністерства передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом "Для службового користування", включаються в опис за формою 8 (додаток 8) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.
На справи з документами з грифом "Для службового користування" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного відділу здійснюється за номенклатурами справ.
6.3. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Держкомархіву.
6.4. Справи з грифом "Для службового користування" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Держкомархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.
6.5. Відібрані для знищення справи з грифом "Для службового користування", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 9) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".
6.6. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "Для службового користування" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.
6.7. Після знищення матеріалів з грифом "Для службового користування" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка "Знищено. Акт N __ від (дата)".
6.8. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
7. Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності
7.1. Документи з грифом "Для службового користування" повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.
7.2. Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню у адміністративно-господарський департамент або архів у той же день.
Окремі справи з грифом "Для службового користування" з дозволу керівника адміністративно-господарського департаменту міністерства або архіву можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів з грифом "Для службового користування" іншим співробітникам здійснюється тільки через відділ документального забезпечення, архів.
7.3. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "Для службового користування" з однієї справи до іншої без дозволу адміністративно-господарського департаменту. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
7.4. Забороняється виносити документи з грифом "Для службового користування" за межі службових приміщень міністерства.
У разі потреби керівництво міністерства (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам адміністративно-господарського департаменту винести за межі службового приміщення документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.
7.5. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктом 27 цієї Інструкції.
В окремих випадках, з дозволу керівництва міністерства дозволяється перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
7.6. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "Для службового користування", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівництвом міністерства (структурного підрозділу).
7.7. Перевірка наявності документів з грифом "Для службового користування" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом МОН. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники спецсектору.
У архівному підрозділі, де зосереджена значна кількість документів з грифом "Для службового користування", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.
Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 10).
7.8. Про факти втрати документів з грифом "Для службового користування" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівництва міністерства, керівників спецсектору та відділу документального забезпечення.
Для розслідування факту втрати документів з грифом "Для службового користування" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника МОН призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.
Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником МОН. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівництвом міністерства передаються до архіву для включення у справу фонду.
7.9. За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного знищення документів з грифом "Для службового користування", а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.
8. Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків
8.1. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.
Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності у міністерстві визначається Інструкцією з діловодства у Міністерстві освіти України затвердженою наказом міністерства від 15.01.1998 р. N 12.
Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на адміністративно-господарський департамент.
8.2. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами МОН.
8.3. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 11), бланків - у журналі за формою 12 (додаток 12) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.
8.4. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.
8.5. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.
8.6. На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.
8.7. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 64 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.
Видача цих бланків без заповнення забороняється.
8.8. Знищення бланків, зазначених у пункті 64 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.
8.9. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням міністерства.
8.10. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівництва міністерства.
Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11 і 12 після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома Міністра.
У разі втрати печаток і штампів - негайно повідомляються органи МВС та вживаються заходи для їх розшуку.
9. Особливості поводження з мобілізаційними документами
9.1. Працівники міністерства допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф "Для службового користування" (далі - мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційним підрозділом, погодженого з адміністративно-господарським департаментом та затвердженого керівництвом міністерства.
9.2. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифа обмеження доступу проставляється позначка "Літер "М".
9.3. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
9.4. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою "Літер "М".
Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.
9.5. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється в друкарнях та відділах розмножувальної техніки організації їх працівниками за участю працівника мобілізаційного підрозділу відповідно до вимог пунктів 17-27 цієї Інструкції.
Друкування таких документів може здійснюватися у мобілізаційних підрозділах їх працівниками.
9.6. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог пунктів 29-33 цієї Інструкції.
Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.
Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом "Для службового користування", але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.
9.7. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керівництво міністерства, адміністративно-господарський департамент та спецсектор.
10. Охорона конфіденційної інформації, що є власністю держави,
під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців
10.1. Рішення про можливість прийому організацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі - іноземці) приймається Міністром або його заступниками, що несуть відповідальність за прийом іноземців і проведення роботи з ними та вжиття необхідних заходів для охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави.
Безпосередню організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує департамент міжнародного співробітництва та європейської інтеграції міністерства.
10.2. Департаментом міжнародного співробітництва та європейської інтеграції разом з іншими підрозділами, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями за формою 13 (додаток 13), яка повинна містити:
1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації);
2) підстави, мету та строк перебування іноземців;
3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, а також за здійснення інших заходів, пов'язаних з візитом;
4) переліки:
питань, які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;
структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати;
місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби, і порядок їх застосування;
маршрутів і порядок переміщення іноземців на території міністерства (установи та закладів освіти) інші необхідні відомості. Програму роботи з іноземцями затверджує Міністр або за його дорученням один із заступників міністра.
10.3. За дорученням керівництва міністерства керівник спецсектору завчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання організації. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.
10.4. З метою запобігання просоченню конфіденційної інформації, що є власністю держави, всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи:
за наявності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно за формою 14 (додаток 14);
за відсутності в матеріальних носіях конфіденційної інформації, що є власністю держави, згідно за формою 15 (додаток 15).
Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження керівництвом міністерства програми проведення роботи з іноземцями.
10.5. У разі, коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, у складеному за формою 14 акті зазначаються назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт переліку відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
10.6. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дозволу Міністра.
10.7. У разі коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях конфіденційну інформацію, що є власністю держави, рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається керівництвом міністерства на підставі акта, складеного за формою 15.
10.8. В організаціях, що систематично приймають іноземців, обладнуються виділені для цієї мети приміщення, які до початку відвідання іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками спецсектору.
У таких організаціях може складатися список посадових осіб, які беруть безпосередню участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями.
10.9. Повноваження осіб, на яких покладаються функції з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, визначаються у відповідних програмах та письмовими розпорядженнями керівників організації і підрозділу зовнішніх відносин. Працівники організації, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження конфіденційної інформації, що є власністю держави.
10.10. Під час прийому і проведення роботи з іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території організації без супроводу.
10.11. Департамент міжнародного співробітництва та європейської інтеграції веде журнал обліку ділових зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями за формою згідно з додатком 16.
10.12. За підсумками прийому і проведення роботи з департамент міжнародного співробітництва та європейської інтеграції складає у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, в якому зазначаються:
відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - ім'я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);
інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);
відомості щодо передачі іноземцям конфіденційної інформації, що є власністю держави, ким надано дозвіл на таку передачу;
пропозиції та рекомендації.
Звіт готується в кількох примірниках, затверджується керівництвом міністерства та надсилається за його рішенням заінтересованим організаціям, а один із примірників передається до спецсектору.
10.13. Програма проведення роботи з іноземцями, акт експертизи, складений за формою 14 або 15, та звіт про виконання програми зберігаються в департаменті міжнародного співробітництва та європейської інтеграції в окремій номенклатурній справі і копія надається спецсектору.
10.14. Керівництво міністерства зобов'язано здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.
10.15. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони конфіденційної інформації, що є власністю держави, і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців, захист конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу XX Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 p. N 1561-12 (додатки 13-16) .
З Додатками 1-16 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".