КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

РІШЕННЯ
27.02.2013 N 2/1

Про підсумки роботи архівних установ та установ
страхового фонду документації у 2012 році
та завдання на 2013 рік

(Рішення введено в дію Наказом Державної архівної служби
N 33 від 12.03.2013)

Державна архівна служба та установи, які перебувають у сфері її підпорядкування, у 2012 році спрямували свою діяльність на безумовне виконання завдань, визначених Указами Президента України, Програмою економічних реформ на 2010 - 2014 роки "Заможне суспільство, конкурентоспроможна економіка, ефективна держава", і домоглися певних позитивних результатів із основних напрямків своєї діяльності та виконали основні показники роботи, заплановані на 2012 рік.

Тривала робота щодо активізації законотворчої діяльності, розробки та вдосконалення чинних нормативно-правових актів з питань архівної справи та страхового фонду документації.

Прийнято Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

Розроблено проекти законів України "Про внесення змін до статті 7 Закону України "Про страхування" та "Про внесення змін до Закону України "Про страховий фонд документації".

Прийнято постанову Кабінету Міністрів України від 28.11.2012 N 1103 "Про внесення змін до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів і Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання" та розпорядження Кабінету Міністрів України від 07.03.2012 N 126-р "Про передачу цілісних майнових комплексів бюджетних установ до сфери управління Державної архівної служби".

Наказами Міністерства юстиції України затверджено Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

У Державному бюджеті України на 2012 рік Укрдержархіву та установам, що належать до сфери його підпорядкування було виділено 112477,3 млн.грн.

Відбулися певні позитивні зрушення у вирішенні важливих питань забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду.

Прийнято розпорядження Кабінету Міністрів України про передачу двох будівель зі сфери управління Міністерства оборони України для розміщення Держархіву Вінницької області. Додаткове приміщення площею 290 кв.м отримав Державний архів Хмельницької області, а також 22 архівні відділи райдержадміністрацій та 15 архівних відділів міських рад загальною площею 1445 кв.м. Замінили приміщення 10 архівних відділів райдержадміністрацій та 4 архівні відділи міських рад загальною площею 821 кв.м.

Тривало будівництво комплексу споруд центральних державних архівів України, у 2012 році на будівництво освоєно кошти у сумі 19 млн.грн.

Протягом року проведено ремонт 88 приміщень архівних установ.

У держархівах Сумської області, м. Києва та 82 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад збільшено довжину стелажних полиць на 4602 пог.м.

Архівними установами вжито заходів щодо посилення контролю за організацією охоронного режиму. У держархівах Дніпропетровської та Закарпатської областей, 41 архівному відділі райдержадміністрацій і міських рад встановлено охоронні сигналізації, у Держархіві Волинської області, 6 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад відремонтовано наявні сигналізації.

У 39 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад встановлено пожежну сигналізацію. У Держархіві Волинської області та 11 архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад відремонтовано наявні сигналізації.

В архівосховищі Архівного відділу Полтавської міськради встановлено автоматичну систему пожежогасіння.

У 11 архівних відділах райдержадміністрацій та міських рад встановлено системи кондиціювання та вентиляції повітря.

Під час проведення перевіряння наявності документів перевірено 2895753 од.зб.

Архівні установи виконали завдання з комплектування всіма видами документів. На постійне зберігання надійшло 451811 од.зб.

Експертно-перевірними комісіями держархівів схвалено описи управлінської документації на 651145 од.зб., погоджено 10550 номенклатур справ та описи справ з особового складу на 466905 од.зб.

74% установ джерел формування НАФ мають зведені номенклатури справ, погоджені з державною архівною установою.

До описів справ включено 71% справ постійного зберігання, схвалених ЕПК державних архівів, та 79% справ з особового складу, погоджених ЕПК (ЕК) архівних установ.

Значна увага приділялася питанням контролю за станом діловодства та організації зберігання документів в архівних підрозділах установ-джерел формування НАФ.

Державними архівними установами проведено 7467 перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів.

Протягом 2012 року архівними установами виконано 306974 запити соціально-правового характеру, 48403 тематичні запити, 31068 запитів підтвердження актів цивільного стану, 1892 генеалогічних запити.

У 2012 році державні архівні установи провели 426 радіопередач, 392 телепередачі, на сторінках періодичної преси опубліковано 1460 документальних публікацій.

Архівними установами завершено розробку 7 науково-дослідних тем та 80 методичних посібників.

Виконано 18 науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт у сфері страхового фонду документації, взято участь у проведенні відповідно до вимог Директив ISO/IEC експертизи 33 міжнародних стандартів.

Активізувалася науково-видавнича робота в ЦДІАЛ, ЦДАГО, держархівах Закарпатської, Запорізької, Київської, Полтавської, Тернопільської, Чернігівської областей.

Делегації українських архівістів взяли участь у роботі чергової Генеральної Асамблеї Європейського регіонального відділення Міжнародної ради архівів (ЮРБІКА) (Королівство Данія), XVII Міжнародного конгресу архівів (Австралія), 13-ої Загальної конференції Євро-Азійського регіонального відділення МРА та черговому засіданні Консультативної ради керівників архівних служб держав-учасниць СНД (Республіка Узбекистан).

У 2012 р. Укрдержархівом укладено двосторонні міжвідомчі міжнародні договори про співробітництво в архівній сфері з Національним архівом Республіки Куба, Архівом Югославії, Генеральною дирекцією Державних архівів Баварії.

Керівництво Укрдержархіву взяло участь у 56 іміджевих заходах (прес-конференції, брифінги, відкриття документальних виставок, виступи на радіо та телебаченні).

У 2012 р. обсяг інформації на офіційному веб-порталі Укрдержархіву збільшився з 8 ГБ до 18 ГБ. Кількість відвідувань за рік становить 917356, що на 44 тисячі більше, ніж минулого року.

На офіційному веб-порталі Укрдержархіву функціонує 35 тематичних рубрик, інформація яких постійно оновлюється.

Слід відмітити інформаційну насиченість веб-сайтів ЦЦКФФА, ЦДНТА, ЦДАЗУ, ЦДАГО, ЦДЕА, держархівів Закарпатської, Запорізької, Київської, Кіровоградської, Луганської, Рівненської, Сумської, Харківської, Чернівецької, Чернігівської областей, м. Києва.

Набули чинності 12 нових галузевих програм і доповнень до галузевих програм та 36 нових регіональних програм створення страхового фонду документації.

Створено страховий фонд документації на 1904 вироби та об'єкти.

До бази даних Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів внесено відомості про 859 об'єктів, оновлено (актуалізовано) дані про 1561 об'єкт, вилучено з реєстру 59 об'єктів.

Перевірено дотримання вимог законодавства у сфері страхового фонду документації 52 суб'єктами державної системи СФД.

Видано 849 Актів закладення проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України та оформлено 2438 Свідоцтв про реєстрацію потенційно небезпечних об'єктів.

Роботи щодо реалізації Державної програми формування страхового фонду документації на продукцію спеціального призначення на 2005 - 2014 роки виконані відповідно до планів виготовлення та передачі на зберігання документів СФД регіональних центрів СФД за Державною програмою.

Водночас, незважаючи на певні позитивні зрушення у роботі державних архівних установ та установ страхового фонду документації, залишаються невирішеними деякі питання.

Залишається невирішеним питання розміщення чотирьох центральних держархівів (ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАЗУ) у власних приміщеннях, переміщення документів НАФ Держархіву Чернігівської області із культових будівель у місті Ніжині.

Не завершено будівництво приміщень держархівів Київської, Тернопільської областей та м. Севастополя. Не пристосовано для зберігання документів будівлю "Закарпаткнига", передану в оперативне управління Держархіву Закарпатської області.

Не вирішено питання щодо переміщення фондфв держархівів Харківської та Одеської областей з аварійних будівель.

Не розв'язано проблему щодо функціонування Галузевого державного архіву фінансових посередників Фонду державного майна України.

Не вдалося здійснити страхування усіх унікальних документів НАФ.

Рівень заробітної плати працівників архівних установ є низьким.

Гострою є проблема фінансування охорони архівів. Не оснащено позавідомчою охороною 36% будівель держархівів областей, 87,6% архівних відділів райдержадміністрацій, 81,4% архівних відділів міських рад.

Не встановлено охоронну сигналізацію у 18,2% будівель держархівів областей, у 46% будівель архівних відділів райдержадміністрацій, у 35% будівель архівних відділів міських рад.

У архівних відділах райдержадміністрацій не оснащено пожежною сигналізацією 48,9% сховищ, охоронною сигналізацією - 46,8% сховищ, у архівних відділах міських рад, відповідно, 36,7% і 39,8%.

Лише 5% сховищ державних архівних установ та архівних відділів міських рад оснащено системами пожежогасіння.

Не обладнано системами кондиціювання та вентиляції повітря понад 80% архівосховищ.

Через відсутність вільних площ архівосховищ майже не комплектуються держархіви Закарпатської, Львівської, Харківської, Херсонської областей та міста Києва.

У зв'язку з ліквідацією та реорганізацією центральних та місцевих органів виконавчої влади та недостатньою кількістю трудових архівів збільшилися показники з приймання документів з особового складу до державних архівів, архівних відділів міських рад, які порівняно з 2011 роком виросли на 41%.

Найгірші показники з приймання зазначених документів у Держархіві Львівської області (2511 од.зб.), архівних відділах райдержадміністрацій Івано-Франківської (14847 од.зб.), Харківської (20028 од.зб.) областей, архівних відділах міських рад Дніпропетровської (15261 од.зб.), Донецької (17747 од.зб.), Луганської (28251 од.зб.) областей.

Через брак фінансування не відбулося суттєвих зрушень у впровадженні інформаційних технологій в архівну сферу.

Централізовані сховища для зберігання електронної інформації мають лише 3 державні архіви: ЦДІАК, ЦДКФФА, Державний архів Волинської області. У 14 державних архівних установах відсутні сервери.

Не вирішено питання організації ефективного та зручного доступу, захисту та надійного зберігання електронної інформації.

Відсоток реалізації галузевих програм створення СФД з урахуванням Державної програми (44 програми) складає 57,94%, регіональних (129 програм) - 57,88%.

Кількість укладених договорів на створення СФД зменшилася на 54%. Плани з передачі на зберігання документів СФД виконали лише чотири регіональні центри (Донбаський, Північно-східний, Південно-східний та Західний). Загальний річний плановий показник з передачі на зберігання документів СФД по системі не виконано. Фактична кількість виготовлених документів СФД за кількістю замікрофільмованих аркушів формату А4 зменшилася на 18%. Річний план надходження коштів за спеціальним фондом держбюджету виконано на 66,8%.

Враховуючи зазначене, з метою подолання проблем архівної справи та системи СФД та забезпечення подальшого їх розвитку колегія ВИРІШИЛА:

1. Визнати діяльність архівних установ та установ СФД у 2012 році задовільною.

2. Схвалити проекти Плану розвитку архівної справи в Україні на 2013 рік, Плану науково-дослідної та методичної роботи державних архівних установ України на 2013 рік, Плану науково-видавничої роботи державних архівних установ України на 2013 рік (додаються).

3. Керівництву Укрдержархіву, керівникам його структурних підрозділів забезпечити:

1) реалізацію заходів, спрямованих на виконання пріоритетних завдань Державної архівної служби України на 2013 рік;

2) подання Кабінету Міністрів України проектів законів України "Про внесення змін до Закону України "Про страховий фонд документації", "Про внесення змін до статті 7 Закону України "Про страхування";

3) розроблення Державної цільової програми впровадження сучасних засобів зберігання документів Національного архівного фонду;

4) проведення моніторингу законодавства, та у разі необхідності, підготовку проектів нормативно-правових актів, спрямованих на його вдосконалення.

4. Керівникам державних архівних установ, установ СФД забезпечити:

1) підготовку бюджетних запитів щодо виділення додаткового фінансування при коригуванні Державного бюджету України на 2013 рік;

2) врахування у бюджетному запиті на 2014 рік достатніх обсягів фінансування для забезпечення сталого функціонування установ.

5. Керівникам державних архівних установ:

1) забезпечити імплементацію Правил роботи архівних установ України;

2) активізувати виявлення унікальних документів НАФ в державних архівах, зонах їх формування та внесення анотованих переліків унікальних документів державних архівів, музеїв, бібліотек на розгляд ЦЕПК Укрдержархіву;

3) забезпечити постійний та чіткий контроль за наявністю, станом та рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього;

4) забезпечити надійну експлуатацію архівних будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення, а також охоронну й пожежну безпеку архівосховищ;

5) посилити контроль та надання консультативно-методичної допомоги підприємствам, установам та організаціям з питань впровадження нових нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи;

6) забезпечити приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені роки;

7) вжити заходів щодо контролю та якості складання звітної документації про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях;

8) посилити контроль щодо якості складання документів, поданих на розгляд ЕПК (ЕК) державних архівів, архівних відділів міських рад підприємствами, установами та організаціями: інструкцій з діловодства, номенклатур справ, описів справ, актів про вилучення для знищення, положень про архівні підрозділи, експертні комісії;

9) забезпечити участь у заходах з 70-ї річниці визволення України, її столиці - міста Києва від фашистських загарбників;

10) забезпечити особистий контроль за реагуванням на критику у засобах масової інформації щодо діяльності державних архівних установ та оперативну підготовку коментарів та роз'яснень на критичні зауваження, їх подальше розміщення на власних офіційних веб-сайтах, у разі потреби - на веб-порталі Укрдержархіву;

11) забезпечити неухильне дотримання вимог національного законодавства та наказів Укрдержархіву у сфері зовнішніх зносин, у т.ч. порядку ведення офіційних справ іноземними представництвами в Україні;

12) завершити побудову локальних мереж і підключення до них усіх комп'ютерів, за виключенням тих, де обробляється інформація з обмеженим доступом;

13) передбачити в бюджетному запиті на 2014 рік кошти на побудову комплексної системи захисту інформації;

14) забезпечити постійний супровід, оновлення і захист інформації власних веб-сайтів.

6. Керівникам Державного департаменту страхового фонду документації, установ СФД забезпечити:

1) розроблення та супровід прийняття проектів нормативно-правових актів сфери СФД;

2) розроблення спільно з міністерствами, іншими центральними і місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування 38 нових галузевих та регіональних програм створення страхового фонду документації та доповнень до чинних галузевих програм, а також супровід затвердження 8 галузевих програм, розроблених раніше;

3) реалізацію Державної програми формування СФД на продукцію спеціального призначення на 2005 - 2014 роки (відповідно до обсягів виділеного фінансування);

4) здійснення координації і контролю за створенням страхового фонду документації України суб'єктами державної системи СФД;

5) ведення Державного реєстру документів СФД та Державного реєстру ПНО.

7. Керівникам УНДІАСД (Гаранін О.Я.), НДІ мікрографії (Приходько В.М.) забезпечити проведення науково-дослідних робіт у сфері архівної справи, документознавства, археографії, формування та зберігання страхового фонду документації.

Голова колегії, Голова Державної архівної служби О.П. Гінзбург

Секретар колегії І.В. Шеремет

(Проекти не наводяться)