Порядок реєстрації філії як відособленого підрозділу юридичної особи
Багато підприємств в процесі своєї діяльності стикаються з необхідністю відкриття філій. Це може бути викликано багатьма причинами, наприклад:
- організацією виробництва в регіонах;:
- розширенням мережі збуту товарів та надання послуг;
- наближенням до можливих джерел сировини та палива;
- наближенням до потенційних споживачів продукції, робіт, послуг;
- економією на транспортних витратах і т. п.
Основними нормативними актами, що регулюють поняття, особливості та порядок створення філій, є ЦК України, ГК України, Закон про держреєстрацію, Закон про AT та Закон про госптовариства.
Зокрема, у ст. 95 ЦК України відмічено, що філією є відособлений підрозділ юридичної особи, розташований поза його місцезнаходженням і здійснююча всі або частину його функцій.
При цьому філії не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що створила їх.
Керівники філій призначаються юридичною особою і діють на підставі виданого їм доручення, а відомості про філії юридичної особи включаються до Єдиного державного реєстру (ЄДР).
Стаття 64 ГК України вказує, що підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відособлені підрозділи, погоджуючи питання розміщення таких підрозділів підприємства з відповідними органами місцевого самоврядування у встановленому законодавством порядку.
Такі відособлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на основі Положення про них, затвердженого підприємством. Підприємства можуть відкривати рахунки в установах банків через свої відособлені підрозділи відповідно до чинного законодавства.
Стаття 1 Закону про держреєстрацію визначає, що відособлений підрозділ юридичної особи - це філія, інший підрозділ юридичної особи, яка знаходиться поза його місцезнаходженням і виробляє продукцію, виконує роботи або операції, надає послуги від імені юридичної особи, або представництво, що здійснює представництво та захист інтересів юридичної особи.
При цьому відзначається (п. 4 ст. 4 Закону про держреєстрацію), що відособлені підрозділи юридичної особи не підлягають державній реєстрації.
А Закон про госптовариства (ст. 9) підкреслює, що товариство (як господарюючий суб'єкт) має право створювати на території України та за її межами філії та представництва, а також дочірні підприємства відповідно до чинного законодавства України.
Підсумувавши усе вищесказане, можна зробити наступні короткі висновки:
- підприємства (юридичні особи) мають право створювати відособлені підрозділи (філії);
- філії не є юридичними особами і не підлягають державній реєстрації;
- відомості про філії юридичної особи включаються до ЄДР;
- філії діють на підставі Положення про них, причому це Положення затверджується юридичною особою, що створює філію;
- питання розміщення філій підприємства має бути узгоджене з відповідними органами місцевого самоврядування.
Процес відкриття філії підприємства умовно можна розділити на декілька етапів.
Етап 1. Ухвалення решення про створення філії
Рішення про створення філії або іншого відособленого підрозділу юридичної особи приймається його органом управління.
Етап ухвалення рішення про створення філії звичайним підприємством полягає у виданні наказу (розпорядження) керівника про створення філії.
Для господарських товариств питання створення філій та інших відособлених підрозділів віднесені до виняткової компетенції загальних зборів учасників. Рішення про створення філії оформляється у вигляді протоколу. Це може бути протокол загальних зборів учасників або рішення учасника госптовариства (для товариств з одним учасником).
Найменування відособленого підрозділу повинне містити слова "відособлений підрозділ" ("філія", "представництво" та ін.) і вказувати на приналежність до юридичної особи, яка створила вказаний відособлений підрозділ. Крім того, згідно з Вимогами N 368/5, до найменування відособленого підрозділу застосовуються усі ті ж вимоги та обмеження, що й до найменування юридичної особи, зокрема:
- назва має бути викладена українською мовою і додаткова на англійській (за наявності) (п. 1.6 Вимог N 368/5);
- назва може складатися з власної назви, а також містити інформацію про мету (характер) діяльності, відособлений підрозділ може також мати скорочене найменування;
- найменування відособленого підрозділу юридичної особи не може бути тотожне найменуванню іншої юридичної особи або його відособленого підрозділу;
- у найменуванні відособленого підрозділу заборонено використання найменувань органів державної влади, місцевого самоврядування та історичних державних найменувань, перелік яких встановлюється Кабміном;
"при написанні найменування використовуються букви українського алфавіту і наступні розділові знаки та символи: дужки (), крапка (.), кома (,), апостроф ('), дефіс (-), тире (-), номер (N), знак вигуку (!), коса риска (/), лапки (" "), двокрапка (:), знак питання (?), плюс (+), знак рівності (=), зірочка (*), ет комерційна (@), а також, у разі потреби, цифри: арабські (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0) та римські (І, II, НІ, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, L, С, D, М). Використання інших символів в найменуванні заборонене.
Етап 2. Розробка положення про філію
Функції, права та обов'язки структурних підрозділів підприємства визначаються Положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному уставом підприємства або іншими засновницькими документами.
Положення про філію регламентує правовий статус філії, цілі та предмет його діяльності, взаємовідносини між юридичною особою та філією, порядок роботи філії і повинне містити:
- організаційну структуру філії;
- повноваження, права та обов'язки філії;
- порядок організації роботи філії;
- порядок звітності та надання інформації про діяльність відособленого струк-гурного підрозділу головному підприємству;
- інші питання, пов'язані ї діяльністю філії.
При цьому це Положення для кожного відособленого структурного підрозділу затверджується окремо.
Як правило, Положення про філію також затверджується наказом або протоколом загальних зборів товариства та призначається його керівник і т. п. При цьому керівники філій діють на підставі виданого юридичною особою доручення.
Доручення від імені юридичної особи видається його органом або іншою особою, уповноваженою на це його засновницькими документами, і скріплюється печаткою цієї юридичної особи (ст. 246 ЦК України). Зразок Положення про філію наведений наприкінці статті.
Етап 3. Включення відомостей про відособлений
підрозділ до ЄДР і постановка на облік в державних органах
Як вже вказувалося вище, філія не підлягає державній реєстрації у звичайному розумінні цього процесу, але при цьому відомості про філію мають бути внесенні до реєстраційної картки юридичної особи, що вимагає виконання певної процедури.
Цю процедуру регламентує ст. 28 Закону про держреєстрацію, згідно з якою відомості про відособлені підрозділи юридичної особи залучаються до його реєстраційної справи і включаються до ЄДР.
У ЄДР містяться наступні відомості про відособлені підрозділи юридичної особи:
- ідентифікаційний код юридичної особи;
- ідентифікаційний код філії;
- повне найменування відособленого підрозділу;
- місцезнаходження відособленого підрозділу;
- види діяльності відособленого підрозділу;
- прізвище, ім'я та по батькові осіб, що мають право здійснювати юридичні дії від імені юридичної особи на підставі доручення, у тому числі підписувати договори, реєстраційні номери їх облікових карток платників податків;
- відомості, отримані в порядку взаємообміну інформацією з відомчих реєстрів органів статистики, державної податкової служби (ДПС), Пенсійного фонду України:
- дата та номер запису про взяття і зняття з обліку;
- назва та ідентифікаційні коди органів статистики, ДПС, Пенсійного фонду України, в яких відособлений підрозділ юридичної особи знаходиться на обліку;
- дані про основний вид діяльності;
- дані Пенсійного фонду України про реєстраційний номер платника єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (ЄСВ);
- клас професійного ризику виробництва платника ЄСВ по основному виду економічної діяльності;
- у разі зміни місцезнаходження відособленого підрозділу юридичної особи - термін, впродовж: якого відособлений підрозділ юридичної особи знаходився на обліку в органі ДПС за місцем попередньої реєстрації;
- дата та номер запису про включення відомостей до ЄДР, дата та номери запису про внесення змін до нього;
- місце проведення запису про включення відомостей до ЄДР;
- місцезнаходження реєстраційної справи юридичної особи:
- прізвище, ім'я та пс батькові посадовця, що вніс до ЄДР запис про включення відомостей про відособлений підрозділ юридичної особи, про зміни до відомості про відособлений підрозділ або запис про закриття відособленого підрозділу юридичної особи.
Сам процес реєстрації філії розпочинається з того, що виконавчий орган юридичної особи або уповноважена ним особа зобов'язані надати (направити поштовим відправленням з описом вкладення) державному реєстратору за місцезнаходженням юридичної особи наступні документи:
- заповнену реєстраційну картку про створення відособленого підрозділу (форма N 5);
- рішення органу управління юридичної особи про створення відособленого підрозділу.
При цьому документи, подані для включення до ЄДР відомостей про відособлені підрозділи юридичної особи, приймаються за описом, копія якого в день надходження документів видається (направляється поштовим відправленням) виконавчому органу юридичної особи або уповноваженій ним особі з відміткою про дату надходження документів.
Дата надходження документів вноситься в журнал обліку реєстраційних дій.
Державний реєстратор має право залишити без розгляду документи, якщо:
- документи подані за неналежним місцем проведення реєстраційних дій;
- реєстраційна картка не відповідає вимогам Закону про держреєстрацію.
До таких вимог відносяться:
- документи, що направляються поштовим відправленням або електронним документом державному реєстратору, мають бути викладені на державній мові;
- реєстраційна картка заповнюється машинописним способом або від руки друкованими буквами. Якщо документи посилаються державному реєстратору поштовим відправленням, то достовірність підпису заявника на реєстраційній картці (заяві, повідомленні) має бути нотаріально завірена. Підпис особи, уповноваженої діяти від імені юридичної особи (виконавчого органу), на реєстраційній картці та заяві про втрату (заміну) документів має бути завірена посадовцем у встановленому порядку;
- вимоги щодо написання найменування юридичної особи або її відособленого підрозділу встановлюються спеціально уповноваженим органом з питань державної реєстрації.
Державний реєстратор зобов'язаний впродовж двох робочих днів з дати надходження документів:
- залучити документи до реєстраційної справи цієї юридичної особи;
- внести відповідний запис до ЄДР;
- видати (направити поштовим відправленням з описом вкладення) заявнику виписку з ЄДР.
І того ж дня передати відповідні відомості про відособлені підрозділи юридичної особи органам статистики, ДПС, Пенсійного фонду України за місцезнаходженням юридичної особи та за місцезнаходженням відособленого підрозділу.
Також ст. 28 Закону про держреєстрацію передбачена можливість залишення документів, поданих для включення до ЄДР відомостей про відособлені підрозділи юридичної особи, без розгляду. В даному випадку виконавчому органу юридичної особи або уповноваженій ним особі не пізніше наступного робочого дня з дати надходження таких документів державним реєстратором видаються (направляється поштовим відправленням з описом вкладення) відповідне повідомлення з вказівкою підстав залишення документів без розгляду і документів, відповідно до опису.
Залишення документів, які подавалися для включення до ЄДР відомостей про відособлені підрозділи юридичної особи, без розгляду не перешкоджає виконавчому органу юридичної особи або уповноваженій ним особі повторно звернутися до державного реєстратора у загальному порядку після усунення причин, що послужили основою для залишення цих документів без розгляду.
Згідно з п. 3.1 Порядку N 1588 взяття на облік за основним місцем обліку юридичних осіб та їх відособлених підрозділів як платників податків та зборів в органах ДПС здійснюється після:
- внесення відомостей про них до ЄДР юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців відповідно до Закону про держреєстрацію;
- привласнення кодів за ЄДРПОУ - для юридичних осіб та їх відособлених підрозділів, для яких законом встановлені особливості їх державної реєстрації і які не включаються до ЄДР.
Прийняття відособленого підрозділу на облік в якості платника податків здійснюється на підставі повідомлення про створення такого підрозділу, який державний реєстратор направляє органу ДПС за місцезнаходженням такого підрозділу (п. 3.2 Порядку N 1588).
Етап 4. Наділ філїі певним майном
Згідно з п. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство має можливість виділення на окремий баланс філій, представництв, відділень та інших відособлених підрозділів, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, з подальшим включенням їх показників до фінансової звітності підприємства.
Філія наділяється майном юридичної особи, що створила її. Тому передача майна філії рівнозначна перередачі майна підрозділу в межах однієї юридичної особи.
Майно у вигляді основних засобів, нематеріальних активів, МШП передається від головного підприємства до філії на підставі документів, рекомендованих для відображення внутрішніх переміщень.
Передача основних засобів оформляється актом прийому-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів (типова форма N ОЗ-1). На кожен об'єкт складається окремий акт, який підписує комісія, призначена керівником юридичної особи.
При передачі господарського інвентарю, устаткування, МШП допускається складання загального акту, в якому необхідно відобразити дані по кожному переданому об'єкту. Підписані та затверджені акти передаються в бухгалтерію головного підприємства та філії, на основі яких здійснюються проводки з вибуття та надходження основних засобів, господарського інвентарю, устаткування, МШП і т. п. Таким чином, майно передається (відособлюється) у філії втому об'ємі та якості, які потрібні для здійснення нею автономної діяльності від імені підприємства.
Також юридична особа може відкривати через свої філії та представництва рахунки в банках (п. 6.1 ст. 6 Закону про платіжні системи).
На цьому процес реєстрації філії можна вважати закінченим.
Зразок
Затверджено
Протоколом N_______
Загальних зборів учасників
ТОВ "________________"
від "___"_____________201 _ р.
Положення про філію "________"
Товариства з обмеженою відповідальністю
"__________________________________"
(Код ЄДРПОУ) м.________201__рік
1. Загальні положення
1.1. Це Положення визначає порядок створення, правовий статус, повноваження, порядок організації роботи діяльності та ліквідації Філії "___________" Товариства з обмеженою відповідальністю "______________________",
1.2. Положення про Філію у м._________розроблено відповідно до Статуту ТОВ "___________" (далі - Товариство), Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України га іншого чинного законодавства України,
1.3. Філія є відокремленим підрозділом ТОВ "____________________", визнається суб'єктом господарювання, що здійснює свою діяльність від імені ТОВ "__ __" без статусу юридичної эсоби.
1.4. Місцезнаходження Товариства: Україна,_________________, м. _______________, вул. __________________. Код ЄДРПОУ_________________.
1.5. Повне найменування філії: Філія ТОВ "________________________" (далі - Філія) у м._____________.
1.6. Місцезнаходження філії:_______________________________________________________.
1.7. Філія здійснює свою діяльність від імені Товариства і в межах повноважень, встановлених цим Положенням, має окремий баланс, поточний рахунок в установах банків, печатку зі своїм найменуванням, інші печатки та штампи.
2. Мета та предмет діяльності філії
2.1.Філія створюється з метою ведення підприємницької діяльності ТОВ "_________________" м.______________та отримання прибутку.
2.2. Предметом діяльності Філії є::
- оптова та роздрібна торгівля поліграфічною продукцією, супутніми товарами і послугами, і удіовізуальними творами;
- виробництво та реалізація товарів народного споживання та продуктів харчування;
- здійснення маркетингової, брокерської, дилерської діяльності;
- здійснення транспортно-експедиторського обслуговування населення та підприємств:
- інформаційно-консультативні послуги;
- консалтинг.
- оптова та роздрібна торгівля продовольчими та непродовольчими товарами;
- побутові послуги;
- представницькі, агентські та посередницькі послуги;
- рекламна діяльність, у тому числі виготовлення рекламної продукції, проведення рекламних сампаній;
- роздрібна торгівля в неспеціалізованих магазинах без переваги продовольчого асортименту;
- створення оитово-роздрібних підприємств торгівлі і послуг населенню;
- торговельно-закупівельна діяльність на базі власних та орендованих торгівельних площ. Господарська діяльність, що підлягає ліцензуванню, здійснюється Філією на підставі копії ліцензії Товариства, оформленої відповідно до законодавства.
3. Права та обов'язки філії
3.1 Для здійснення підприємницької діяльності Товариства у м._________Філія має право:
- виготовляти круглу печатку, кутовий штамп з власним найменуванням, бланки, торговельну марку (знак для товарів та послуг), іншу атрибутику;
- через рахунки, відкриті Товариством для діяльності Філії, проводити прибуткування виручки та інших коштів, у тому числі здавання готівкової виручки. Форми розрахунків визначаються Товариством по узгодженню з усіма контрагентами та з урахуванням вимог чинного законодавства;
- самостійно створювати первинні документи, своєчасно подавати первинні документи та облікову інформацію, що стосуються діяльності Філії, до Товариства;
- здійснювати свою господарську діяльність на основі права оперативного використання майна, переданого їй Товариством;
- дотримуватися встановленого Товариством порядку і умов отримання і передачі майна, а також визначених Товариством цін, ставок, тарифів та розцінок на товари, послуги та роботи, що реалізуються, надаються чи виконуються Філією;
- здійснювати види діяльності, передбачені Статутом;
- вивчати кон'юнктуру ринку товарів та послуг;
- від імені Товариства вчиняти правочини (договори, контракти), у тому числі купівлі-иродажу міни (бартеру), підряду, оренди, схову, доручення, комісії тощо, що безпосередньо стосуютьо господарської діяльності Філії і їх сума не перевищує 100 000 (сто тисяч) грн на рік;
- володіти і користуватися основними засобами та оборотними коштами Товариства;
- придбання основних засобів від імені Товариства;
- створювати резерви, необхідні для нормальної діяльності Філії;
- представляти інтереси Товариства у взаємовідносинах з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, правоохоронними органами, підприємствами, установами, організаціями і фізичними особами;
- подавати від імені Товариства позови до юридичних та фізичних осіб у відповідні суди, користуватися всіма процесуальними правами відповідної сторони процесу позивача, відповідача, третьої особи.
- здійснювати оперативний та бухгалтерський облік господарських операцій Філії. У разі необхідності для перевірок фінансової та господарської діяльності Філії можуть залучатися спеціалізовані служби, в тому числі й аудиторські;
3.2. Філія не має права:
- брати на себе зобов'язання перед контрагентами, що перевищують видатки, передбачені на відповідні цілі бюджетом, що затверджується Товариством;
- брати на себе зобов'язання з постачання товарів та послуг у обсязі, більшому, аніж знаходиться на складах Філії без попереднього схвалення Товариством;
- відчужувати самостійно основні засоби, будівлі, транспортні засоби;
- випускати облігації та векселі;
- видавати майнові гарантії третім особам, забезпечені майном Товариства.
4. Взаємні зобов'язання філії та підприємства
4.1. Філія підпорядкована у своїй фінансовій та господарській діяльності Товариству.
4.2. У своїй діяльності Філія керується наказами Товариства та нормами чинного законодавства України.
4.3. Після реєстрації Філії Товариство наділяє її майном та обіговими коштами.
4.4. Господарську діяльність Філія організовує на принципах госпрозрахунку і самоокупності. Філія веде відокремлений облік результатів своєї діяльності, складає статистичну і податкову звітність, сплачує податки згідно з чинним законодавством України, звітує перед Товариством.
4.5. Майно, придбане Філією, є власністю Товариства.
4.6. Прибуток, одержаний Філією, за рішенням Товариства залишається в розпорядженні Філії і використовується самостійно. Залишки власних коштів, не використані впродовж фінансового року, переносяться на наступний і вилученню не підлягають.
4.7. Філія користується консультаційними та юридичними послугами Товариства.
4.8. Філія зобов'язана надавати Товариству отриману власну інформацію, обсяг, перелік та терміни передачі якої визначаються Товариством.
4.9. Контроль за господарською діяльністю Філії здійснює Товариство, а також відповідні державні органи.
4.10. Перевірки діяльності Філії за окремими напрямами можуть здійснювати відповідні функціональні підрозділи Товариства на підставі наказу керівника Товариства.
4.11. Директор та головний бухгалтер Філії несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України за правильність та достовірність бухгалтерського обліку та звітності, а також за їх своєчасне подання.
5. Управління філією
5.1. Управління поточною діяльністю Філії здійснює директор Філії, що діє на підставі цього Положення та в межах довіреності, наданої Товариством.
5.2. Директор є виконавчим органом Філії та здійснює управління її поточною діяльністю.
5.3. Директор вирішує усі питання діяльності Філії, крім тих, які віднесено до компетенції Товариства, яке може прийняти рішення про передачу частини прав, що належать їй, до компетенції Директора Філії.
5.4. Директор підзвітний Товариству та організує виконання його рішень.
5.5. Директор Філії уповноважений:
- діяти в інтересах Філії добросовісно, розумно та не перевищувати своїх повноважень. Обов'язок діяти добросовісно і розумно означає необхідність проявляти сумлінність, обачливість та належну обережність, які були б у особи на такій посаді за подібних обставин;
- керуватися у своїй діяльності чинним законодавством України, Статутом ТОВ "__________".
цим Положенням, іншими внутрішніми документами Товариства та Філії;
- в межах визначених повноважень самостійно вирішувати питання поточної діяльності Філії;
- затверджувати Правила внутрішнього трудового розпорядку Філії;
- організовувати та контролювати роботу персоналу Філії, при цьому приймання та звільнення працівників здійснюється кадровою службою Товариства;
- виконувати рішення, прийняті загальними зборами, директором Товариства;
- звітувати з наданням повної і точної інформації про результати фінансово-господарської діяльності Філії перед загальними зборами, директором ТОВ "___________________";
- дотримуватися всіх встановлених у ТОВ "___________________" правил, пов'язаних із режимом обігу, безпеки та збереження інформації з обмеженим доступом. Не розголошувати конфіденційну та інсайдерську інформацію, яка стала відомою у зв'язку із виконанням функцій Директора Філії, особам, які не мають доступу до такої інформації, а також використовувати її у своїх інтересах або в інтересах третіх осіб;
- вчиняти правочини, що не перевищують 10 000 (десять тисяч) грн з одним контрагентом, та чинити юридичні дії від імені Філії Товариства, давати доручення, забезпечування збереження матеріальних цінностей Товариства, що передані Філії;
- підписувати первинні документи, у тому числі податкові накладні Філії, уповноважувати працівників Філії на такі дії, завіряти посвідчення на відрядження;
- вирішувати інші питання в межах прав, що надані йому Товариством.
6. Припинення діяльності філії
6.1. Припинення діяльності Філії відбувається шляхом її ліквідації.
6.2. Рішення про ліквідацію Філії приймається загальними зборами учасників Товариства. У рішенні визначаються умови, порядок і строки проведення ліквідаційної процедури.
6.3. Майно, передане Філії Товариством на праві оперативного використання, повертається Товариству у натуральній формі.
6.4. Ліквідація вважається завершеною, а Філія такою, що припинила свою діяльність, з моменту внесення запису про це до Єдиного державного реєстру.
7. Інші питання
7.1. У всьому, що не врегульовано цим Положенням, необхідно керуватися чинним в Україні законодавством.
7.2. Зміни до цього Положення вносяться загальними зборами Товариства шляхом викладення Положення у новій редакції або оформлення Змін і доповнень до нього.
Список використаних документів
ЦК України - Цивільний кодекс України
ГК України - Господарський кодекс України
Закон про AT - Закон України від 17.09.2008 p. N 514-VI "Про акціонерні товариства"
Закон про бухоблік - Закон України від 16.07.1999 p. N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"
Закон про держреєстрацію - Закон України від 15.05.2003 р. N 755-IV "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців"
Закон про платіжні системи - Закон України від 05.04.2001 р. N 2346-III "Про платіжні системи та переказ коштів в Україні"
Закон про госптовариства - Закон України від 19.09.1991 р. N 1576-ХII "Про господарські товариства"
Порядок N 1588 - Порядок обліку платників податків та зборів, затверджений наказом Мінфіну України від 09.12.2011 р. N 1588
Вимоги N 368/5 - Вимоги до написання найменування юридичної особи або її відособленого підрозділу, затверджені наказом Мінюсту України від 05.03.2012 р. N 368/5
"Консультант бухгалтера" N 18-19 (714-715) 13 травня 2013 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)