МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
19.03.2012 N 370

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
5 квітня 2012 р. за N 502/20815

Про затвердження Інструкції
щодо розгляду пропозицій (зауважень),
заяв (клопотань) і скарг громадян у Державній
службі фінансового моніторингу України

(Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів
N 455 від 22.04.2016)

Відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" наказую:

1. Затвердити Інструкцію щодо розгляду пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг громадян у Державній службі фінансового моніторингу України, що додається.

2. Департаменту податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку Міністерства фінансів України (Чмерук М.О.) забезпечити подання цього наказу в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Мярковського А.І.

Міністр Ю. Колобов

Затверджено
Наказ Міністерства фінансів України
19.03.2012 N 370

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
5 квітня 2012 р. за N 502/20815

Інструкція
щодо розгляду пропозицій (зауважень),
заяв (клопотань) і скарг громадян у Державній службі
фінансового моніторингу України

(У тексті Інструкції слова "Держфінмоніторинг України"
у всіх відмінках замінено словом "Держфінмоніторинг"
у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства фінансів
N 455 від 22.04.2016)

І. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до вимог статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242, та встановлює порядок розгляду звернень громадян в Державній службі фінансового моніторингу України (далі - Держфінмоніторинг) та ведення відповідного діловодства.

1.2. Усі звернення громадян, які надходять до Держфінмоніторингу, підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України "Про звернення громадян" видами, а саме:

пропозиція (зауваження) - звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства;

заява (клопотання) - звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією України та законодавством України їх прав та інтересів або повідомлення про порушення законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо;

скарга - звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

1.3. Звернення в інтересах неповнолітніх і недієздатних осіб подаються їх законними представниками.

Звернення в інтересах громадянина може бути подано іншою особою, трудовим колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені в установленому законодавством порядку.

1.4. Звернення може бути подано окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне).

Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені у Держфінмоніторингу телефонні "гарячі лінії" та записується (реєструється) посадовою особою.

Письмове звернення надсилається поштою або передається до Держфінмоніторингу особисто чи через уповноважену громадянином особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

У зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

(Пункт 1.4 розділу I в редакції Наказу Міністерства фінансів N 455 від 22.04.2016)

1.5. Якщо у зверненні порушено питання, що не належить до компетенції Держфінмоніторингу, то воно надсилається до відповідного органу чи посадової особи протягом п’яти днів, про що повідомляється особа, яка подала звернення. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду до тих органів або тим посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

ІІ. Порядок реєстрації звернень громадян

2.1. Діловодство за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами (далі - звернення) громадян у Держфінмоніторингу ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на Управління контролю та адміністративно-господарської роботи (далі - Управління) та на працівників, відповідальних за ведення діловодства у самостійних структурних підрозділах Держфінмоніторингу.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

2.2. Усі звернення, що надходять до Держфінмоніторингу, централізовано приймаються та реєструються в Управлінні у день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочі день та час, - наступного робочого дня в місцях реєстрації документів, на обладнаних персональних комп’ютерах засобами корпоративної системи електронного документообігу і передаються на розгляд Голові Держфінмоніторингу або особі, яка виконує його обов’язки. Занесення необхідних реквізитів до полів реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК) здійснюється шляхом прямого введення із звернення обов’язкового складу реквізитів до РКК (додаток 1 до цієї Інструкції). Письмове звернення, отримане за допомогою Інтернету, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

(Абзац перший пункту 2.2 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів N 455 від 22.04.2016)

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом із зверненнями громадян.

Електронне звернення приймається на електронну адресу sdv2@sdfm.gov.ua або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщена на офіційному веб-сайті Держфінмоніторингу.

(Пункт 2.2 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів N 455 від 22.04.2016)

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочі день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний робочий день.

(Пункт 2.2 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів N 455 від 22.04.2016)

У разі якщо для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.

(Пункт 2.2 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів N 455 від 22.04.2016)

2.3. Облік особистого прийому громадян ведеться у журналах обліку особистого прийому громадян (додаток 2 до цієї Інструкції). Письмові та усні пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають реєстрації в РКК.

(Пункт 2.3 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства фінансів N 455 від 22.04.2016)

2.4. При реєстрації звернення йому надається відповідний індекс, який присвоюється один раз на рік.

Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі (додаток 3 до цієї Інструкції), що ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

На вимогу громадянина, який подав звернення до Держфінмоніторингу, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп Держфінмоніторингу з датою надходження та вхідним номером звернення. Така копія повертається громадянинові.

Реєстраційний індекс звернення складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла, наприклад, Д-40. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук та аналіз звернень громадян.

2.5. Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Держфінмоніторингу (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад, Д-40/1, Д-40/2, Д-40/3.

У такому самому порядку обліковуються та реєструються звернення громадян з одного й того самого питання, надіслані державними органами вищого рівня або іншими установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю питань для їх вирішення по суті до Держфінмоніторингу, якщо Держфінмоніторингом вже отримані звернення аналогічного змісту.

2.6. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі РКК зазначається реєстраційний індекс першого звернення.

На верхньому полі першого аркуша повторного звернення праворуч і у РКК робиться позначка "Повторно" і до звернення підбирається все попереднє листування.

Повторними вважаються звернення, у яких:

повідомляється про несвоєчасне вирішення попереднього звернення;

не вирішене по суті або вирішене не в повному обсязі питання, яке було порушене у першому зверненні;

звертається увага на інші недоліки, допущені під час розгляду попереднього звернення.

ІІІ. Розгляд звернень громадян

3.1. Посадові особи Держфінмоніторингу при розгляді звернень громадян зобов’язані уважно вивчати їх по суті, застосовувати інші заходи для об’єктивного вирішення порушених автором звернення питань, з’ясовувати та приймати рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись.

Рішення, які приймаються за зверненнями, мають бути вмотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства.

3.2. Якщо про результати розгляду звернення потрібно повідомити іншу організацію, такі звернення беруться на особливий контроль і розглядаються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп "КОНТРОЛЬ" або літера "К".

3.3. Звернення та запити народних депутатів України, які надійшли в інтересах громадян, розглядаються протягом строків, установлених статтями 15 і 16 Закону України "Про статус народного депутата України".

Розгляд звернень та запитів народних депутатів України береться на особливий контроль. Про наслідки розгляду запиту народного депутата України повідомляється Голова Верховної Ради України та народний депутат України. Про наслідки розгляду звернення народного депутата України повідомляється народний депутат України.

Звернення, запити депутатів місцевих рад, які надійшли в інтересах громадян, розглядаються протягом строків, установлених статтями 13 та 22 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".

Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються Держфінмоніторингом у строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

3.4. Звернення громадян розглядаються і вирішуються в строк не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то Голова Держфінмоніторингу або особа, яка виконує його обов’язки, встановлює строк, потрібний для розгляду звернення, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на Закон України "Про звернення громадян" і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У РКК фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.

3.5. Відповіді на звернення громадян надаються за підписом Голови Держфінмоніторингу або особи, яка виконує його обов’язки, та надсилаються на фірмових бланках Держфінмоніторингу.

3.6. Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції Держфінмоніторингу, порушуються питання, які підлягають вирішенню в інших органах державної влади чи органах місцевого самоврядування, то у відповіді на звернення громадянину також роз’яснюється порядок вирішення цих питань.

ІV. Порядок здійснення контролю за розглядом звернень громадян

4.1. Голова Держфінмоніторингу або особа, яка виконує його обов’язки, здійснює контроль за роботою з питань звернень та прийому громадян особисто, через своїх заступників, керівників самостійних структурних підрозділів і Управління.

4.2. Керівники самостійних структурних підрозділів здійснюють безпосередній контроль за додержанням установленого законодавством, в тому числі цією Інструкцією, порядку розгляду звернень громадян.

При здійсненні контролю звертається увага на строки й повноту розгляду порушених питань, об’єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам.

4.3. Якщо взяте на контроль звернення не може бути розглянуто в установлений строк, то виконавець заздалегідь, але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення цього строку, доповідає про це особі, яка здійснює контроль, і порушує питання про продовження строку в межах, установлених Законом України "Про звернення громадян".

4.4. Звернення громадян знімаються з контролю тільки після вирішення питань, порушених у таких зверненнях. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймається посадовою особою, яка прийняла рішення про контроль.

V. Формування та зберігання справ зі зверненнями громадян

5.1. Звернення громадян після їх розгляду у самостійних структурних підрозділах Держфінмоніторингу передаються до Управління з усіма документами для централізованого формування справ відповідно до затвердженої номенклатури справ Держфінмоніторингу.

Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

5.2. Документи у справах розміщуються у хронологічному порядку. Кожне звернення з усіма документами щодо розгляду і вирішення питань, порушених у ньому, є у справі самостійною групою і вміщується у м’яку обкладинку (додаток 4 до цієї Інструкції). У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

При формуванні справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Звернення, за яким не прийнято рішення, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

5.3. Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається номенклатурою справ Держфінмоніторингу, затвердженою Головою Держфінмоніторингу або особою, яка виконує його обов’язки. Пропозиції, заяви і скарги громадян зберігаються протягом 5 років.

З огляду на специфіку діяльності Держфінмоніторингу експертна комісія з проведення експертизи цінності документів Держфінмоніторингу може прийняти рішення про збільшення строку зберігання або про постійне зберігання пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії з проведення експертизи цінності документів Держфінмоніторингу про збільшення строків зберігання документів за зверненнями громадян, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню Головою Держфінмоніторингу або особою, яка виконує його обов’язки.

Після закінчення встановлених строків зберігання звернення громадян та документи щодо їх розгляду підлягають знищенню у порядку, встановленому законодавством України.

(Пункт 5.3 розділу V доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства фінансів N 455 від 22.04.2016)

Директор Департаменту податкової, митної політики
та методології бухгалтерського обліку М.О. Чмерук

Додаток 1
до Інструкції
щодо розгляду пропозицій
(зауважень), заяв
(клопотань) і скарг громадян
у Державній службі фінансового
моніторингу України

Форма
реєстраційно-контрольної картки

З Додатком 1 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 2
до Інструкції
щодо розгляду пропозицій
(зауважень), заяв (клопотань)
і скарг громадян
у Державній службі фінансового
моніторингу України

Картка (журнал)
обліку особистого прийому громадян

Додаток 3
до Інструкції
щодо розгляду пропозицій
(зауважень), заяв (клопотань)
і скарг громадян
у Державній службі фінансового
моніторингу України

Зразок
реєстраційного штампа,
що проставляється на пропозиціях
(зауваженнях), заявах (клопотаннях) і
скаргах громадян у Державній службі
фінансового моніторингу України

З Додатком 3 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 4
до Інструкції
щодо розглядупропозицій
(зауважень), заяв (клопотань)
і скарг громадян у Державній службі
фінансового моніторингу України

Форма
обкладинки для пропозиції
(зауваження), заяви (клопотання)
та скарги

З Додатком 4 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".