МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ
27.01.2012 N 31-08410-07-27/1808

Про вимоги до первинних документів,
створених в електронному вигляді

Міністерство фінансів України на запит щодо ведення бухгалтерського та податкового обліку повідомляє.

Відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, визначені пунктом 2 статті 9 Закону.

Відповідно до пункту 6 статті 9 Закону у разі складання та зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Порядок створення, прийняття і відображення підприємствами у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. N 88 (далі - Положення).

Згідно з пунктом 2.3 Положення первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до пункту 6.4 Положення первинні документи, облікові регістри і бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях, і протягом терміну, який не повинен бути менше терміну, встановленого для відповідних документів на папері.

Відповідно до частини другої статті 19 Конституції України органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов'язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України. Роз'яснення нормативних актів можуть надаватися органами, які їх видали, або за погодженням з ними іншим органом, якщо інше не встановлено безпосередньо органом, який видав нормативно-правовий акт.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовому акту з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

У зв'язку з цим для надання роз'яснення положень наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. N 41 "Про затвердження Переліку типових документів" пропонуємо звернутися в Державну архівну службу Україні.

Для роз'яснення питань застосування первинних документів, створених в електронному вигляді, для цілей оподаткування, Міністерство фінансів України направило Державній податковій службі України відповідний запит, за підсумками розгляду якого будете проінформовані додатково.

Перший заступник Міністра А. Мярковський