Застосування первинних документів в електронній формі

В умовах сучасного інформаційного суспільства перед кожною організацією гостро стоїть питання забезпечення єдиного інформаційного простору для роботи з документами. Вирішенням цього питання є впровадження системи електронного документообігу, яка дозволить автоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві і вирішувати безліч інших завдань.

Обов'язковою умовою для відображення в регістрах бухгалтерського обліку інформації щодо здійснених підприємством господарських операцій є їх документальне підтвердження. Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік факт здійснення господарських операцій фіксують первинні документи.

З 24 липня 2010 року первинні бухгалтерські документи можуть створюватися як в письмовій, так і в електронній формі. Створені в електронній формі, вони можуть застосовуватися у бухобліку лише за умови дотримання законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Це стало можливим завдяки внесеним Наказом N 372 змінам до Положення N 88.

Створення електронного документу, накладення електронного підпису, виправлення помилок в ньому здійснюються відповідно до законодавства про електронний документообіг.

Нагадаємо, що під первинним документом, згідно зі ст. 1 Закону про бухоблік, слід розуміти документ, що містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення. У свою чергу, в якості господарської операції розглядається дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства.

Пункт 2.1 Положення N 88 конкретизує значення згаданих термінів:

- первинні документи - це документи, створені в письмовій або електронній формі, фіксуючі та підтверджуючі господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення;

- господарські операції - це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань та фінансових результатів.

Згідно з ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.3 Положень N 88 підприємство зобов'язане виготовляти за свій рахунок копії таких первинних документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також контролюючих або судових органів в межах їх повноважень, передбачених законами.

Основні організаційно-правові принципи електронного документообігу (обіг електронних документів) і використання електронних документів встановлені Законом про електронні документи. Так, дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають в процесі створення, відправки, передачі, отримання, зберігання, обробки, використання та знищення електронних документів.

Статтею 5 Закону про електронні документи встановлено, що електронний документ- це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документу. При цьому «даними» є інформація, подана в формі, придатній для її обробки електронними засобами, а під «обов'язковим реквізитом електронного документу» розуміють обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути основою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Згідно з нормами п. 2.3 і п. 2.12 Положення N 88 електронні документи треба створювати і застосовувати в бухгалтерському обліку з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи як у письмовій формі, так і у формі електронного документу мають бути складені на момент здійснення кожної господарської операції, а при неможливості - безпосередньо після її завершення (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). При реалізації товарів за готівку допускається складання первинного документу не рідше за один раз на день на підставі цих касових апаратів, чеків тощо.

Як і для первинних документів у письмовій формі, для електронних документів передбачені оригінал та копія документу. Згідно зі ст. 7 Закону про електронні документи оригіналом електронного документу вважається електронний екземпляр документу з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі відправки електронного документу декільком адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен електронний екземпляр вважається оригіналом електронного документу. Якщо ж автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, то кожен документ є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документу може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії. Копією документу на папері для електронного документу являється візуальне подання електронного документу на папері, яке підтверджене в порядку, встановленому законодавством.

Умови і вимоги до процедури завірення наявності електронного документу (електронних даних) на певний момент часу визначені Порядком N 680.

Вимоги, що пред'являються до електронного документу

Основні вимоги, що пред'являються до електронного документу, встановлені ст. 5 і ст. 6 Закону про електронні документи. Серед них, зокрема:

- наявність обов'язкових реквізитів документу, склад та порядок розміщення яких визначаються законодавством;

- можливість створення, передачі, збереження та перетворення електронного документу електронними засобами у візуальну форму. При цьому під візуальною формою надання електронного документу слід розуміти відображення його даних електронними засобами або на папері в формі, придатній для сприйняття його змісту людиною;

- накладення електронного підпису на завершення створення електронного документу.

Слід зазначити, що електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документу, який використовується для ідентифікації автора (фізичної або юридичної особи, що створила електронний документ) та/або підписанта (особа, яка на законних підставах володіє особовим ключем і від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис при створенні електронного документу) іншими суб'єктами електронного документообігу (адресатом, посередником).

Статтею 8 Закону про електронні документи встановлено, що юридична сила електронного документу не може заперечуватися виключно через те, що він має електронну форму.

Обов'язкові реквізити електронних первинних документів

Перелік обов'язкових реквізитів електронних первинних документів встановлений ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік і п. 2.4 Положення N 88.

Згідно з цими нормами електронні первинні документи для прийняття їх до обліку повинні в обов'язковому порядку містити:

- назву документу (форми);

- дату та місце складання;

- назву підприємства, від імені якого складений документ;

- зміст та об'єм господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному вираженні);

- посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- електронний підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, що брала участь в здійсненні господарської операції.

Тільки за наявності в первинному документі усіх перерахованих реквізитів він матиме юридичну силу та доказовість.

Залежно від характеру операції і технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити, такі, як:

- ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру (код ЄДРПОУ);

- номер документу;

- підстави для здійснення операцій;

- дані про документ, що засвідчує особу-одержувача, тощо.

Так, одним з обов'язкових реквізитів електронного формату первинного документу є електронний підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.

При цьому п. 2.13 Положення N 88 встановлено, що керівником підприємства затверджується перелік посадовців, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів та документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. В даному випадку слід виходити з вимог чинного законодавства про певні посади для підписання окремих первинних документів і передбачати (або не передбачати) права для підписання первинних документів заступниками керівників.

На підприємстві для виконання цієї норми слід спеціальним внутрішнім документом (наказом або розпорядженням керівника підприємства) закріпити перелік первинних документів в електронній формі, які завіряються електронним підписом і зберігаються в електронній формі.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і недостовірність відображених в них даних, згідно з ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік, несуть особи, що склали і підписали ці документи. Ця норма дійсна і для первинних документів, створених в електронній формі.

Особливості застосування ЕЦП

Стаття 1 Закону про ЕЦП передбачає наступні поняття:

- електронний підпис- дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані і призначені для ідентифікації підписанта цих даних;

- електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого в результаті криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним об'єднується і дає можливість підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписанта.

У Законі про ЕЦП по відношенню до електронного первинного документу йдеться про накладення на нього саме електронного підпису взагалі, а не про один з його різновидів - електронного цифрового підпису (ЕЦП).

Так, ЕЦП є реквізитом електронного документу, який призначений для захисту його від підробки, забезпечує можливість контролю цілісності та підтвердження достовірності цього документу, а також встановлення відсутності спотворення інформації в електронному документі.

Статтею 3 Закону про ЕЦП встановлено, що електронний цифровий підпис по правовому статусу прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

- ЕЦП підтверджений з використанням посиленого сертифікату ключа за допомогою грошових коштів цифрового підпису;

- під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, що діяв на момент накладення ЕЦП;

- особовий ключ користувача відповідає відкритому ключу, вказаному в сертифікаті.

Причому ЕЦП не може бути визнаний недійсним тільки через те, що він має електронну форму або не базується на посиленому сертифікаті відкритого ключа.

ЕЦП як різновид електронного підпису накладається за допомогою особового (закритого, секретного) ключа і перевіряється за допомогою відкритого (загальнодоступного, публічного) ключа (ст. 1 Закону про ЕЦП). Описаний механізм дозволяє ідентифікувати підписанта, а також підтвердити достовірність ЕЦП в електронному документі та цілісність даних останнього.

Під терміном «особовий ключ» слід розуміти параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписанту (тобто спеціальний код, відомий тільки особі, що підписала документ), а «відкритий ключ» - параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису.

Документом, що засвідчує дію та приналежність відкритого ключа підписанту, являється сертифікат відкритого ключа, виданий центром сертифікації ключів. Сертифікати відкритих ключів можуть поширюватися в електронній формі або у формі документу на папері і використовуватися для ідентифікації особи підписанта.

Сертифікат ключа повинен містити наступні дані:

- найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчуючого органу, засвідчуючого центру);

- вказівку, що сертифікат виданий в Україні;

- унікальний реєстраційний номер сертифікату ключа;

- основні дані (реквізити) підписанта - власника особового ключа;

- дата і час початку та закінчення терміну дії сертифікату;

- відкритий ключ;

- найменування криптографічного алгоритму, який використовується власником особового ключа;

- інформація про обмеження використання підпису.

Інші дані можуть вноситися до посиленого сертифікату ключа на вимогу його власника.

Статтею 8 Закону про ЕЦП визначено, що центром сертифікації ключів може бути юридична особа незалежно від форми власності або фізична особа, яка є суб'єктом підприємницької діяльності, що надає послуги ЕЦП і засвідчила свій відкритий ключ в центральному засвідчуючому органі або засвідчуючому центрі з дотриманням вимог ст. 6 Закону про ЕЦП. Центр сертифікації ключів, який пройшов акредитацію є акредитованим центром сертифікації ключів.

Згідно зі ст. 5 Закону про ЕЦП юрособи (окрім державної форми власності) і фізичні особи можуть на договірній основі засвідчувати дію відкритого ключа сертифікатом ключа, сформованим центром сертифікації ключів, а також використовувати ЕЦП без сертифікату ключа. Застосування інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб'єктами електронного документообігу (автором, підписантом, адресатом, посередником) на договірній основі (ст. 6 Закону про ЕЦП).

Виходячи з вищесказаного, для електронних первинних документів внутрішнього документообігу підприємствам отримувати посилений сертифікат відкритого ключа ЕЦП немає необхідності. А ось при створенні електронних документів, які відносяться до зовнішнього документообігу (тих же платіжних документів в системах Клієнт-банк, які дозволяють клієнту дистанційно управляти своїм рахунком і здійснювати платіжні операції), без застосування ЕЦП, зокрема на договірній основі, не обійтися.

Варто також відмітити, що використання ЕЦП не змінює порядок підписання договорів та інших документів, встановлений законом для укладення угод у письмовій формі (ст. 4 Закону про ЕЦП). Відповідно сторони при підписанні договору мають право скористатися ЕЦП, якщо вони обумовили це при укладенні договору.

Так, ч. 3 ст. 207 ЦК України передбачено, що використання при укладенні угод факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою угодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

У випадках, коли відповідно до законодавства потрібне посвідчення достовірності підпису на документах і відповідності копій документів оригіналам печаткою, на електронний документ накладається ще одна ЕЦП юридичної особи, спеціально призначена для таких цілей (ст. 5 Закону про ЕЦП).

Суть механізму використання ЕЦП полягає в наступному. В процесі обміну електронними документами використовується пара взаємопов'язаних, унікальних для кожної ЕЦП ключів: особовий і відкритий. Підготувавши електронний документ, підписант за допомогою свого особового ключа (парного відкритому) підписує його. При накладенні ЕЦП (підписанні електронного документу ЕЦП) використовується спеціальний засіб ЕЦП (програмний, програмно-апаратний або апаратний пристрій, призначений для генерації ключів, накладення та/або перевірки ЕЦП), за допомогою якого на основі особового ключа здійснюється шифрування документу в електронній формі. Після чого документ пересилається його одержувачу (адресату).

Отримавши зашифрований документ від передаючої сторони, адресат, використовуючи відкритий ключ відправника, перевіряє цілісність електронного документу шляхом перевірки достовірності ЕЦП і розшифровує документ перетворенням набору букв та цифр в осмислений текст (також застосовуючи спеціальний засіб ЕЦП). Якщо в електронний документ були внесені зміни після його зашифровування або він зашифрований ключем, що належить іншій особі, то правильної розшифровки електронного документу не відбувається, оскільки ЕЦП відразу стає недійсним.

Усі процедури щодо шифрування та розшифровки електронного документу виконуються не вручну, а автоматично за допомогою спеціальних криптографічних програм.

Порядок надання працівникам права застосування ЕЦП, ведення обліку, зберігання та знищення їх особових ключів необхідно регламентувати наказом керівника підприємства.

Заповнення первинних документів в електронній формі

Усі господарські операції, що здійснюються організацією, повинні оформлятися виправдовувальними документами, що мають певні характеристики і відповідають відповідним вимогам, що пред'являються до них (вони мають бути достовірними, ясними, об'єктивними тощо), тобто первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.

Первинні документи складаються на бланках типових та спеціальних форм, затверджених відповідним органом державної влади. При цьому Мінфін України дозволяє документувати господарські операції з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити або реквізити типових або спеціальних форм.

Згідно з п. 2.10 Положення N 88 записи у первинних документах, облікових регістрах повинні здійснюватися тільки у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. При цьому у вільних рядках в первинних документах обов'язково ставиться прочерк.

Пунктом 2.17 Положення N 88 забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать нормативно-правовим актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані керівнику підприємства, установи для прийняття рішення.

Відмітку, що унеможливлює повторне використання, повинні мати усі первинні документи, які пройшли обробку. Причому це може бути відмітка, придатна для обробки електронними засобами.

Виправлення помилок в електронних документах

Пункт 4.6 Положення N 88 зобов'язує виправлення помилок в первинних документах та облікових регістрах, створених у формі електронного документу, здійснювати відповідно до законодавства. Особливості електронного документообігу регулюються Законом про електронні документи. Проте про виправлення помилок в цьому Законі немає а ні слова. Те ж стосується підзаконних актів.

Приміром, не говориться про виправлення помилок і в Положенні N 88. У Законі про бухоблік про електронні документи взагалі не згадується, а йдеться про документи на машинних носіях.

З усього цього виходить, що підприємство, яке використовує в діяльності електронні документи (як первинні, так і облікові регістри), повинно самостійно визначитися з порядком виправлення в них помилок. Але оскільки бухгалтерські та інші програми для створення різних первинних документів і облікових регістрів в електронній формі застосовуються вже досить давно, то відсутність законодавчої норми про порядок виправлення в них помилок не було і не є особливою проблемою:

- по-перше, ще на стадії створення первинного документу відповідальний працівник має можливість перевірити правильність його складання як візуально, так і за допомогою програмних засобів. Для цього використовуються довідники (субконто), що створюються в програмі користувачами, довідник типової кореспонденції рахунків (субрахунків) і контроль заповнення обов'язкових осередків форм документів, встановлений адміністратором окремої програми;

- по-друге, більшість програм допускають внесення змін до реквізитів та тексту електронного документу після його створення зі збереженням його або без.

Нормами ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік визначено, що господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах в тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Це можна розуміти і так, що впродовж звітного періоду допускається внесення змін до цих регістрів без використання коректурного способу, вживаного для виправлення помилок в первинних документах і облікових регістрах, створених вручну (п. 4.2 Положення N 88).

Тому при створенні первинних документів в електронній формі використовується принцип, який встановлений п. 4.5 Положення N 88 і полягає в тому, що в документах, якими оформлені касові, банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються. Це досягається тим, що варіант електронного документу з помилками відміняється (не зберігається) і створюється правильний варіант. Такий принцип використовувався і раніше при відпуску товарно-матеріальних цінностей (далі - ТМЦ), при якому витратна накладна виписувалася без помарок, помилок і виправлень. Якщо при її оформленні були допущені будь-які помилки, то такі витратні накладні (накладні на відпуск товару, продукції та інших ТМЦ) переоформлялися ще на стадії створення.

Але, знову-таки, кожне підприємство повинне самостійно визначити для себе порядок виправлення помилок в електронних документах. Адже на кожному підприємстві існують свої особливості і об'єми застосування таких документів.

Багато підприємств для ведення бухгалтерського обліку використовують комп'ютерні бухгалтерські програми, які формують регістри обліку в електронній формі. При цьому первинні документи використовуються на паперових носіях. Отже, для виправлення помилок в первинних паперових документах повинні використовуватися коректурний спосіб (тобто помилку треба закреслити, над закресленим написати правильний текст або цифри, а також «Виправлено», поставити дату виправлення і підписи осіб, які вже підписували регістр) і спосіб виписки коригуючого документу. А виправляти помилки в електронних регістрах доцільно таким чином:

- помилки, допущені до закриття звітного періоду, просто видаляються, і замість видалених неправдивих даних вводяться правильні;

- помилки, допущені після закриття звітного періоду, виправляються методом сторно зі складанням бухгалтерської довідки. Тобто тут використовується такий же спосіб виправлення, як і в паперовому обліковому регістрі.

Так, при виписці бухгалтерської довідки в ній розкривають суть помилки та її суму, з вказівкою реквізитів помилкового документу.

При цьому Мінфін в Листі N 31-34000-20-10/3939 роз'яснює, що дані про виправлення помилок минулих років, оформлені бухгалтерською довідкою, записуються в регістри бухгалтерського обліку в місяці її складання.

Електронний документообіг

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і, у разі потреби, з підтвердженням факту отримання таких документів.

Іншими словами, електронний документообіг - це спосіб організації роботи з документами, при якому основна маса документів використовується в електронній формі і зберігається централізовано.

Порядок електронного документообігу визначається підприємствами відповідно до законодавства.

Використання електронного документу в цивільних відносинах здійснюється відповідно до загальних вимог укладання угод, встановлених цивільним законодавством (ст. 14 Закону про електронні документи).

Суб'єктами електронного документообігу є:

- автор електронного документу - фізична або юридична особа, що створила електронний документ;

- підписант - особа, яка на законних підставах володіє особовим ключем і від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає електронний цифровий підпис при створенні електронного документу;

- посередник - фізична або юридична особа, що здійснює у встановленому законодавством порядку прийом, передачу (доставку), зберігання, перевірку цілісності електронних документів для задоволення власних потреб або що надає відповідні послуги за дорученням інших суб'єктів електронного документообігу;

- адресат - фізична або юридична особа, якій адресується електронний документ.

На даний момент все більше підприємств впроваджує у себе так звані системи автоматизації документообігу (системи електронного документообігу), які є організаційно-технічними системами, що забезпечують процес створення, управління доступом та розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації.

Такі системи дозволяють автоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати зі зверненнями громадян та вирішувати інші завдання.

Системи електронного документообігу мають свої переваги:

- одноразова реєстрація документу;

- можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;

- безперервність руху документу;

- єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і унеможлив-лення дублювання документів;

- ефективно організована система пошуку документу;

- розвинена система звітності за різними статусами і атрибутами документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу.

Відправка та передача електронних документів

Відправка і передача електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправки електронних носіїв, на яких записаний цей документ.

Якщо автор та адресату письмовій формі заздалегідь не домовилися про інше, то датою і часом відправки електронного документу вважаються дата та час, коли відправка електронного документу не може бути скасована особою, що його відправила. У разі відправки електронного документу шляхом пересилки його на електронному носії, на якому записаний цей документ, датою та часом відправки вважаються дата та час здачі його для пересилки.

Вимоги підтвердження факту отримання документу, встановлені законодавством у випадках відправки документів рекомендованим листом або передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту отримання електронних документів здійснюється відповідно до вимог Закону про електронні документи.

Отримання електронних документів

Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата про отримання цього електронного документу, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначений порядок підтвердження факту отримання електронного документу, то таке підтвердження може бути здійснене у будь-якому порядку автоматизованим або іншим способом в електронній формі або у формі документу на папері. Вказане підтвердження повинне містити дані про факт та час отримання електронного документу і про посилача цього підтвердження.

Якщо ж автору не надійшло підтвердження про факт отримання електронного документу, то вважається, що електронний документ не отриманий адресатом.

Якщо автор та адресат у письмовій формі заздалегідь не домовилися про інше, то електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом за їх місцезнаходженню (для фізичних осіб - місцю проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отриманий документ, знаходиться у іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства (ст. 11 Закону про електронні документи).

Цілісність електронного документу перевіряється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Зберігання електронних документів

Пунктом 6.4 Положення N 88 встановлено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у вигляді електронного документу, підлягають зберіганню підприємствами на електронних носіях інформації в формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях.

При цьому термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не менше терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері (згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік зазначений термін не може бути менше трьох років). Ці норми повністю співпадають з положеннями ст. 13 Закону про електронні документи. В той же час за ситуації, коли неможливо виконати вимоги зі зберігання електронних документів в електронній формі, Закон про електронні документи пропонує зберігати їх на папері.

Статтею 13 Закону про електронні документи встановлені вимоги, яких повинні дотримуватися при зберіганні електронних документів (таблиця).

Підприємства можуть для зберігання електронних документів використовувати архівні установи, якщо такі установи дотримуються вимог статті 13 Закону про електронні документи. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюються в порядку, визначеному законодавством.

Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства визначаються Переліком N 41.

Список використаних документів

ЦК України - Цивільний кодекс України

Закон про бухоблік- Закон України від 16.07.1999 p. N 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

Закон про електронні документи - Закон України від 22.05.2003 р. N 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»

Закон про ЕЦП - Закон України від 22.05.2003 p. N 852-IV «Про електронний цифровий підпис»

Наказ N 372 - Наказ Мінфіну України від 07.06.2010 р. N 372 «Про затвердження Змін до Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку»

Положення N 88 - Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. N 88

Порядок N 680 - Порядок завірення наявності електронного документу (електронних даних) на визначений момент часу, затверджений Постановою КМУ від 26.05.2004 р. N 680

Перелік N 41 - Перелік типових документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 р. N 41

Лист N 31-34000-20-10/3939 - Лист Мінфіну України від 23.02.2010 р. N 31-34000-20-10/3939 «Про виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів»

“Консультант бухгалтера” N 49 (641) 5 грудня 2011 року
Передплатні індекси: 21946 (українською мовою), 22789 (російською мовою)