ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
ЛИСТ
20.10.2009 N 2165/07
Головному редактору журналу
"Все про охорону праці"
Дердіну О.В.
Про строки зберігання документів
Повідомляємо, що строки зберігання майже всіх документів, названих у Вашому листі, визначено у Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік), затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 17.09.98 N 576/3016 (із змінами та доповненнями).
Так, строки зберігання наказів з основної діяльності визначено ст. 16 "а" (перелічені Вами накази з питань охорони праці є наказами з основної діяльності). Строки зберігання положень передбачено ст. 18. Строки зберігання положень про структурні підрозділи, у т.ч. про службу охорони праці, визначено ст. 33. Строки зберігання журналів реєстрації внутрішніх документів визначено ст. 100 "б", а журналів видачі інструкцій - ст. 103 "г". Плани роботи структурних підрозділів у т.ч. про службу охорони праці та комісії з питань охорони праці передбачено ст. 154, 155. Для документів з аудиту щодо охорони праці можуть бути застосовані строки зберігання, зазначені в ст. 453. Для визначення строків зберігання документів з питань навчання та перевірки знань з питань охорони праці можна застосовувати ст. 469, 582, 620, 469. Строки зберігання особистих карток з обліку спецодягу визначає ст. 494.
Отже, у зазначеному вище Переліку перелічуються категорії і види документів, а не конкретні заголовки справ. До номенклатури справ організації вносяться справи, що утворюються у процесі її діяльності, та підбираються строки зберігання документів відповідно до аналогічних статей Переліку.
Строки зберігання документів, що визначені в Переліку, є мінімальними і скороченню не підлягають. У разі необхідності тимчасові строки зберігання конкретних видів документів може бути подовжено за рішенням експертної комісії (далі - ЕК) організацій.
Для документів, не передбачених Переліком, строки зберігання документів визначаються на підставі їх вивчення ЕК організації, яка погоджує ці строки з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву. Організації, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують строки зберігання таких документів з ЕК органу вищого рівня, якщо він існує. Ця норма визначена Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 N 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за N 497/5598 (пп. 3.1.17, 3.1.24).
Додатково інформуємо, що на сьогодні підготовлено проект нової редакції Переліку, який розміщено для обговорення на сайті Держкомархіву.
Голова Державного комітету О.П.Гінзбург
"Все про охорону праці", N 12, грудень 2009 р.