МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
31.08.2009 N 370
Про заходи щодо виконання Закону України
"Про Державний реєстр виборців" та автоматизації
реєстраційних обліків фізичних осіб
З метою забезпечення неухильного дотримання вимог Закону України "Про Державний реєстр виборців" ( 698-16 ), Порядку первинного уточнення персональних даних Державного реєстру виборців, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 18.05.2009 N 27, а також на виконання розпорядження Кабінету Міністрів України від 17 липня 2009 року N 895-р "Про заходи щодо забезпечення виконання деяких положень Закону України "Про Державний реєстр виборців" (далі - Реєстр) наказую:
1. Начальникам ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі:
1.1. Розглядати реалізацію заходів з переведення системи реєстраційного обліку фізичних осіб з паперових на електронні носії та своєчасне поповнення Реєстру відомостями в електронному форматі як одне з першочергових завдань органів внутрішніх справ.
1.2. Урахувати, що відповідно до вимог ст. 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців" ( 698-16 ) відповідальність за періодичне подання до органу ведення Реєстру відомостей щодо громадян України, зареєстрованих у відповідній адміністративно-територіальній одиниці, покладається на керівників районних (міських, районних у містах) органів внутрішніх справ.
Організацію цієї роботи взяти на особистий контроль.
1.3. Проаналізувати хід виконання розпорядження МВС від 02.04.2008 N 341 щодо автоматизації системи реєстраційного обліку фізичних осіб та вжити відповідних заходів.
1.4. Видати накази щодо організації, з урахуванням регіональних напрацювань, роботи із забезпечення автоматизації системи реєстраційного обліку фізичних осіб, виділення необхідних приміщень для переведення наявних паперово-облікових картотек на електронні носії та забезпечення цих робіт необхідним кадровим ресурсом, призначити відповідальних осіб з числа керівного складу ГУМВС, УМВС за реалізацію вказаних заходів.
1.5. Під час організації та проведення робіт, пов'язаних з переведенням системи реєстраційного обліку фізичних осіб з паперових на електронні носії, забезпечити виконання Методичних рекомендацій щодо організації переведення системи реєстраційного обліку фізичних осіб з паперових на електронні носії, що додаються.
2. ДМС (Репешко І.В.):
2.1. До 5 вересня ц.р. проаналізувати хід виконання Порядку первинного уточнення персональних даних Реєстру, висновки надіслати на місця для використання в організації роботи.
2.2. До 15 вересня ц.р. узагальнити інформацію щодо використання в роботі територіальними органами ГІРФО і адресно-довідковими бюро засобів автоматизації обліків, програмного забезпечення та форматів зберігання даних.
2.3. Спільно з Державною службою зв'язку та захисту інформації України опрацювати питання щодо захисту, обробки інформації та передачі відомостей системи реєстраційного обліку фізичних осіб в електронному вигляді до центрального банку даних.
2.4. Опрацювати питання щодо забезпечення працівників, які здійснюють адресно-довідкову роботу, сучасними довідниками адміністративно-територіального устрою України.
3. ДП "Документ" (Швачко В.А.):
3.1. На основі розробленого типового програмного забезпечення та універсального робочого місця здійснити заходи із запровадження в регіонах автоматизованих робочих місць щодо переведення системи реєстраційного обліку фізичних осіб з паперових на електронні носії.
3.2. Призначити уповноважених представників підприємства з числа фахівців у сфері ІТ-технологій для роботи в приміщеннях адресно-довідкових бюро з організації переведення на електронні носії паперово-облікових картотек.
Налагодити з цих питань взаємодію з відповідальними посадовими особами ГУМВС, УМВС.
3.3. Уважати пріоритетним завдання з розширення сфери застосування ІТ-технологій у діяльності адресно-довідкових бюро та територіальних підрозділів ГІРФО в найбільш густонаселених регіонах: Дніпропетровська, Донецька, Луганська, Одеська, Харківська області.
4. Затвердити Порядок використання спеціального обладнання для переведення системи реєстраційного обліку фізичних осіб з паперових на електронні носії, яке постачається ДП "Документ" (додається).
5. Установити, що створення в регіонах загальних засад автоматизації системи реєстраційного обліку фізичних осіб завершується в грудні 2009 року.
6. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра Мармазова В.Є. та Голову ДМС Репешка І.В.
Наказ надіслати за належністю.
Міністр Ю.В.Луценко
Додаток
до наказу МВС
31.08.2009 N 370
Методичні рекомендації
щодо організації переведення системи
реєстраційного обліку фізичних осіб
з паперових на електронні носії
Загальні положення
Методичні рекомендації підготовлені з урахуванням досвіду УМВС України в Рівненській і Тернопільській областях щодо створення та функціонування електронних баз даних за напрямками діяльності служби ГІРФО та органів внутрішніх справ Київської області щодо переведення паперово-облікових картотек системи реєстраційного обліку фізичних осіб на електронні носії інформації.
Робота організується за рахунок:
надходжень коштів до спеціального фонду державного бюджету ( 835-17 );
коштів державного підприємства "Документ";
інших джерел, не заборонених чинним законодавством.
Нормативно-правові акти,
що регламентують організацію роботи
Закони України "Про інформацію" ( 2657-12 ) та "Про Державний реєстр виборців" ( 698-16 );
постанови Кабінету Міністрів України від 4 лютого 1998 року N 121 "Про затвердження переліку обов'язкових етапів робіт під час проектування, впровадження та експлуатації систем і засобів автоматизованої обробки та передачі даних", від 3 серпня 2005 року N 688 "Про затвердження Положення про реєстр інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних систем органів виконавчої влади, а також підприємств, установ та організацій, що належать до сфер їх управління" та від 29 березня 2006 року N 373 "Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах", наказ МВС від 11 грудня 2008 року N 667 "Про організаційно-структурне забезпечення запровадження електронних баз даних".
Мета запровадження електронних баз даних
Автоматизація системи реєстраційного обліку фізичних осіб:
дозволяє суттєво підвищити ефективність управління у сфері міграції та прийняття керівниками ГУМВС, УМВС оперативних рішень з цих питань;
забезпечує в режимі реального часу доступ до електронної інформації з персональними даними осіб, їх цифровими фотокартками, наявних розшукових та сторожових карток адресно-довідкових бюро та її використання для вирішення завдань правоохоронного характеру;
сприяє задоволенню потреб населення в своєчасному вирішенні реєстраційних питань та верифікації відомостей, унесених до паспортних документів;
надає змогу в режимі он-лайн отримувати інформацію щодо щорічної зміни та нової реєстрації місць проживання в середньому 4-5 млн. громадян України;
сприяє чіткому виконанню органами внутрішніх справ вимог статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців" ( 698-16 ) щодо своєчасного подання до органу ведення Реєстру електронному форматі поновленої інформації, в обсязі та в терміни, визначені законодавством;
забезпечує якісне виконання Порядку первинного уточнення персональних даних Реєстру, затвердженого постановою Центральної виборчої комісії від 18 травня 2009 року N 27.
Механізм організації переведення
паперово-облікових картотек
на електронні носії
1. Вивчення нормативної бази, яка регламентує автоматизацію реєстраційних обліків.
2. Підготовка наказів ГУМВС, УМВС про першочергові заходи щодо переведення паперово-облікових картотек в електронний вигляд, у яких передбачається:
- призначення відповідальних посадових осіб з числа керівного складу ГУМВС, УМВС за організацію роботи;
- виділення приміщень з необхідними меблями, які використовуватимуться для роботи з паперово-обліковими картотеками адресно-довідкових бюро, у тому числі для обробки поточних надходжень;
- розміщення автоматизованих робочих місць (АРМ) для переведення паперової інформації на електронні носії;
- під'єднання АРМів та регіональних серверів до загальної мережі передачі даних;
- залучення відповідних фахівців для виконання робіт з введення інформації з паперових носіїв в електронну базу даних.
3. Проведення інструктивної наради з працівниками, залученими до цієї роботи, з організаційних питань, визначення їх ролі та участі в автоматизації реєстраційних обліків, деталізація обов'язків щодо виконання персональних завдань.
Технологія переведення паперово-облікових
картотек на електронні носії
Переведення паперово-облікових картотек на електронні носії здійснюється з використанням двох видів технологій.
Перша. Переведення здійснюється на АРМах шляхом введення працівниками в ручному режимі до комп'ютерної бази даних інформації безпосередньо з паперових носіїв.
Застосування цієї технології дозволяє при збільшених строках виконання завдань з переведення паперово-облікових картотек на електронні носії, провести цю роботу з меншими фінансовими витратами.
Практика засвідчує, що один працівник на АРМі протягом 8-годинного робочого дня в середньому забезпечує введення в електронну базу даних зі 100 паперово-облікових карток.
З урахуванням наявних обсягів одиниць інформації в паперово-облікових картотеках, установлених термінів завершення робіт визначається необхідна кількість людей, які залучаються до виконання цих робіт, кількість автоматизованих робочих місць, які необхідно розгорнути, та встановлюється режим роботи (одно-, дво-, чи тризмінний).
Друга. Переведення інформації на електроні носії здійснюється з одночасною систематизацією та кодифікацією наявного архіву паперово-облікових картотек шляхом наклеювання на облікові картки штрих-кодів, сканування інформації з цих карток за допомогою спеціальних комплексів високошвидкісного сканування та її подальшої обробки працівником на АРМі.
Застосування цієї технології скорочує терміни створення електронних банків даних з використанням відомостей паперово-облікових картотек, дозволяє переводити в цифровий формат фотографічні зображення фізичних осіб, уміщені на облікових картках форми 1, однак вимагає додаткових фінансових витрат на закупівлю комплектів високошвидкісного сканування, придбання рулонів штрих-кодів та залучення фахівців з обслуговування цих комплексів.
Для визначення оптимального способу переведення наявних паперово-облікових картотек на електроні носії, усунення розкиду форматів і технологій у регіональних електронних обліках, забезпечення реєстрації регіональних електронних баз Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації України пропонується ці питання узгоджувати з фахівцями ІТ-технологій ДП "Документ".
ДМС України
Затверджено
Наказ МВС
31.08.2009 N 370
Порядок
використання спеціального обладнання
для переведення системи реєстраційного обліку
фізичних осіб з паперових на електронні носії
1. Придбане ДП "Документ" спеціальне обладнання (комп'ютерна техніка з відповідною конфігурацією та периферійними пристроями) для переведення системи реєстраційного обліку фізичних осіб з паперових на електронні носії передається державним підприємством на поворотній основі до ГУМВС, УМВС для його використання з обов'язковим складанням в установленому порядку уповноваженими на те посадовими особами акта приймання-передачі.
2. Використання спеціального обладнання забезпечується виключно працівниками міграційної служби та фахівцями ДП "Документ", а робота на ньому організовується і спрямовується на переведення наявних паперово-облікових картотек на електронні носії, створення електронних баз даних системи реєстраційного обліку фізичних осіб та забезпечення передачі необхідних відомостей до відповідних органів ведення Державного реєстру виборців в електронному форматі.
3. При використанні спеціального обладнання для переведення системи реєстраційного обліку фізичних осіб з паперових на електронні носії працівники керуються вимогами Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 ) та постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року N 373 "Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах".
4. Спеціальне обладнання розміщується як правило в приміщеннях адресно-довідкових бюро, а в разі відсутності такої можливості - в інших приміщеннях із забезпеченням відповідного режиму обмеження доступу до цих приміщень сторонніх осіб.
5. Після завершення робіт з використанням спеціального обладнання в одному регіоні воно, за рішенням керівництва державного підприємства "Документ", може бути передане для використання в інший регіон.
У такому випадку перевезення спеціального обладнання до місця призначення та роботи з його демонтажу, монтажу та налагодження здійснюється силами та засобами ДП "Документ".
ДМС України