Обязан ли частный предприниматель вести кассовую книгу;
какой документ он должен оформлять при приеме (выдаче) наличности

ВОПРОС: Частный предприниматель, работающий на еди­ном налоге, принимает наличные средства за пре­доставляемые им услуги.

Должен ли он вести кассовую книгу?

Какими документами должны сопровождаться подобные операции? Какой документ должен вы­даваться им покупателю, какой должен оставать­ся у него?

ОТВЕТ: Важность данных вопросов определяется тем, что на практике налоговики нередко угрожают ЧПЕНам (а также обычносистемным ФОПам, когда они не обязаны проводить наличные расчеты через РРО) применением санкций по Указу Президента от 12 июня 1995 года № 436/95 «О применении штрафных санк­ций за нарушение норм по регулированию обра­щения наличности».

Речь здесь обычно идет о санкции в размере «уплаченных денежных средств», применяющейся «за проведение наличных расчетов без представления получателем средств платежного документа (товар­ного или кассового чека, квитанции к приходному ордеру, другого письменного документа), который подтверждал бы уплату покупателем наличных средств».

Об опасности другой возможной в подобных ситуациях санкции из этого же Указа - пяттикратного штрафа за неоприходование наличности в си­туации, когда ФОП не внес сумму полученной на­личности в свою Книгу учета доходов и расходов, - говорилось ранее.

Кассовая книга

Хотя на всех ФОПов (включая ЧПЕНов) распро­страняются определенные нормы Положения о ве­дении кассовых операций в национальной валюте в Укра­ине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение),* вести кассовую книгу они всё же не обязаны.

Это, в принципе, вытекает из п. 4.2 Положе­ния, который гласит:

«Все поступления н выдачу наличности в нацио­нальной валюте предприятия отражают в кассовой книге (приложение 5).

Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без уче­та касс обособленных подразделений)».

Пункт же 1.2 Положения четко разделяет тер­мины «предприятие» и «предприниматель».

Причем с таким выводом согласны и НБУ, и ГНАУ.

Что выдавать

Дать однозначные ответы на вопросы, касающие­ся расчетных документов, мы вряд ли сможем - по той простой причине, что прямо на этот счет в законодательстве ничего не говорится, а мнения госорганов, контролирующих налично-расчетные операции, не совпадают.

Поэтому рассмотрим различные варианты, а ка­кой избрать - вы уж решайте сами.

Приходные (расходные) кассовые ордера

Из того, что предприниматели не обязаны вести кассовую книгу, логично следует и то, что кассовые документы, в частности приходные и расходные кассовые ордера, ФОПы оформлять не должны. Эти ордера должны идти бок о бок (то есть в обязатель­ном комплекте) с кассовой книгой - только тогда они и являются непременными атрибутами налич­ного обращения. А нет книги - нет и ордеров.

На это прямо и неоднократно указывал Нацбанк - см., например, письмо от 22.11.2005 г. № 11-113/3961-11591, а так­же - ответ на вопрос 3 в упоминавшемся письме от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507.

Причем в последнем из писем Нацбанк привел весьма убедительные (включая упомянутый) аргу­менты в поддержку такой своей позиции:

1) ФОПы, осуществляющие предпринимательскую деятельность, кассовую книгу не ведут (пункт 4.2 По­ложения);

2) требование насчет обязательного оформления наличных операций приходными и расходными кассовыми ордерами установлено Положением (глава 3) только для юридических лиц;

3) формы приходного и расходного кассовых ордеров, утвержденные приказом Министерства статистики Украины от 15.02.96г. № 51, тоже предусматривают его применение «только предприятиями, учреждениями и органи­зациями, с оформлением данного кассового документа бухгалтерией предприятия (выпиской, заверени­ем оттиском печати предприятия и подписями бухгал­тера и кассира), учетом в Журнале регистрации при­ходных и расходных кассовых документов, выдачей кассиром клиенту соответствующей квитанции о при­еме от него наличности, ведением аналитического учета с использованием Плана бухгалтерских сче­тов».**

Главные налоговики, однако, не отрицая того, что ФОПы (в том числе ЧПЕНы) кассовую книгу вести не обязаны, утверждают, что при движении через ФОПов наличных средств они должны применять/оформлять первичные кассовые документы (приход­ные и расходные кассовые ордера).

Такой вывод прямо прозвучал в Методических рекомендациях относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяй­ствования кассовой дисциплины, полноты оприходо­вания выручки от реализации товаров (услуг), утвер­жденных приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210: «Ведение кассовых операций частными предприни­мателями имеет свои особенности: частные предпри­ниматели не обязаны вести кассовую книгу (п. 4.2 По­ложения № 637), хотя приходные и расходные кассо­вые документы они должны оформлять»***.

Однако нигде в Положении мы не нашли основа­ний для вывода относительно обязанности ФОПов оформлять приходные/расходные кассовые ордера. Кстати, данный вывод явно противоречит выше­упомянутым разъяснениям НБУ, которому, как ав­тору норм Положения, гораздо виднее, как эти нор­мы трактовать.

Заметим при этом, что от обязанности выдачи покупателю (контрагенту) определенного докумен­та ЧПЕНу (или другому ФОПу) не уйти.

Ведь ч. 11 статьи 8 Закона «О защите прав потре­бителей» предусматривается обязательная выда­ча продавцом потребителю расчетного документа ус­тановленной формы, подтверждающего факт покуп­ки. И хотя в п. 15 ст. 3 Закона «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее - Закон об РРО) речь идет о выдаче расчетных документов по требованию покупателя, в то же время основание для упомянутой выше санкции из Указа Президента № 436/95 содержит конструкцию «без представления получателем средств платежного документа», и о том, что этот документ должен быть затребован покупате­лем, ни слова не сказано. Поэтому ФОПу лучше при каждой покупке выписывать и предлагать покупате­лю расчетный (платежный) документ.

Закон «О защите прав потребителей», правда, не распространяется на покупателей из числа СПД (как юр-, так и физлиц, в том числе в тех случаях, когда от имени СПД действуют обычные физлица). В этой ситуации, когда приобретатель - не обычное физлицо, можно утверждать, что документ продавец обя­зан выдать только «по требованию покупателя».

А вот какой формы будет документ - можете определиться сами с учетом вышеупомянутых от­личных мнений НБУ и ГНАУ.

Осторожные ЧПЕНы (другие ФОПы), наверное, не захотят нарываться на не­приятности при проверках и будут оформ­лять при продаже товаров (работ, услуг) и в про­чих случаях приема наличных средств - приход­ные (а в случаях выдачи - расходные) кассовые ордера.

Покупатель получит на руки квитанцию к при­ходному кассовому ордеру, подписанную предпри­нимателем (или уполномоченным им для этих це­лей лицом), у ФОПа при этом останется сам при­ходный ордер без отрывной его части (квитанции).

В то же время, как уже упоминалось (в том чи­сле и по мнению ГНАУ), ведение ФОПом кассовой книги совершенно не обязательно, а вопрос нуме­рации и учета кассовых ордеров остается на усмот­рение самого ФОПа.

Другие документы

ЧПЕНы (другие ФОПы), которые не хотят заморачиваться с кассовыми орде рами и готовы проигнорировать мнение на­логовиков на этот счет, могут выдавать своим поку­пателям любой удобный зля себя расчетный документ. Хотя, например, с распиской в получении денег, даже если бы она содержала все соответствующие реквизиты для придания документу статуса первич­ного****, здесь в определенной ситуации могут воз­никнуть проблемы. Заметим, что в п. 7 ст. 1 Закона «О защите прав потребителей» фактически опре­делено, что следует понимать под расчетным до­кументом, выдаваемым продавцом: квитанцию, товарный или кассовый чек, билет, талон или дру­гие документы. А в упомянутой ч. 11 ст. 8 этого За­кона речь идет о расчетном документе «установ­ленной формы». (Правда, не указано, кем именно установленной...)

Дело в том, что п. 6 статьи 9 Закона об РРО, разрешая ЧПЕНам (и им подобным) не применять РРО и РК при расчетах, устанавливает условие «ве­дения такими лицами книг учета доходов и расхо­дов». В то же время вышеупомянутый пункт 15 ст. 3 Закона об РРО сообщает:

«Статья 3. Субъекты предпринимательской дея­тельности, осуществляющие расчетные операции в на­личной и/или в безналичной форме (с применением платежных карточек, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфе­ре торговли общественного питания и услуг, обязаны:

<...>

предоставлять покупателю товаров (услуг) по его требованию чек, накладную или другой письмен­ный документ, удостоверяющий передачу права собственности на них от продавца к покупателю с це­лью исполнения требований Закона Украины "О защи­те прав потребителей"».

Какой-то конкретный (универсальный) доку­мент, который должен выдавать ЧПЕН покупате­лю, данный Закон и другие нормативы не называ­ют (вышеупомянутые Методрекомендации - не в счет). Поэтому слова «другой письменный» пре­доставляют ЧПЕНам определенную свободу выбо­ра в этом вопросе. Но обратим внимание на то, что Закон об РРО говорит: документ должен так­же свидетельствовать и о переходе права собствен­ности на товары (услуги)*****.

Поэтому, чтобы убить сразу двух зайцев (не тех, что нарисованы), желательно (если для данного вида деятельности не предусмотрен специальный документ, например талон, квитанция и т. п.) избрать такой вид документа, который был бы ориентирован и на прием наличности, и на передачу права собственно­сти на товары (работы, услуги) покупателям******.

Допустим, если это накладная, акт, квитанция (но не та, которая к приходному кассовому ордеру) и т. п., то в таком документе желательно предусмотреть отметку об оплате (к примеру, штамп и подпись).

Чтобы у ЧПЕНов сильно не болела при провер­ках голова, они могут выдавать своим покупателям товарные чеки, и хотя утвержденная форма этого документа в настоящее время отсутствует, здесь помогут рекомендации ГНАУ. В частности, недавно они были вновь приведены в одном из пунктов ее обзорного письма, посвященного расчетно-наличным операциям. Речь идет о письме от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572, в одном из подпунктов ко­торого дан ответ на близкий к нашему вопрос. Приведем его фрагмент:

«2.3.2. Имеют ли право физические лица - пла­тельщики фиксированного, единого налога выда­вать "Товарный чек" при реализации товара и ка­кие реквизиты должны быть на товарном чеке?

Использование и форма товарных чеков при рас­четах с потребителями в случае отключения электро­энергии или выхода из строя электронного контрольно-кассового аппарата были предусмотрены Положением о порядке регистрации и применения электронных контрольно-кассовых аппаратов при расчетах налич­ными в сфере торговли, общественного питания и ус­луг, утвержденным приказом ГНА Украины от 18.09.97 № 343, который утратил силу согласно приказу ГНА Украины от 01.12.2000 № 614, изданному в соответ­ствии с измененной редакцией Закона Украины от 6 июля 1995 года № 265/95-ВР "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, обществен­ного питания и услуг" (далее - Закон 265).

<...>

Согласно п. 7 ст. 1 Закона № 7023 ["О защите прав потребителей"] договор - устная или письмен­ная сделка между потребителем и продавцом (исполни­телем) о качестве, сроках, цене и других условиях, при которых реализуется продукция. Подтверждение со­вершения устной сделки оформляется квитанцией, то­варным или кассовым чеком, билетом, талоном либо другими документами (далее - расчетный документ).

Форма и содержание фискального чека, расчет­ной квитанции и других расчетных документов, пре­доставление покупателю которых является обязатель­ным, определены подпунктом 3.2 пункта 3 приказа ГНА Украины от 01.12.2000 № 614 «Об утверждении нор­мативно-правовых актов к Закону Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли общественного питания и услуг"» <...>*******.

Исходя из изложенного товарный чек должен иметь надпись "Товарный чек" и по содержанию соответствовать требованиям подпункта 3.2 пункта 3 приказа № 614, за исключением указания в нем фис­кального номера регистратора расчетных операций и надписи «Фискальный чек". То есть товарный чек должен иметь следующие реквизиты:

- Наименование субъекта хозяйствования;

- Идентификационный код по ЕГРПОУ (номер по ГРФЛ);

- Индивидуальный налоговый номер платель­щика НДС (если плательщик является таким платель­щиком);

- Наименование товара (услуги);

- Цена за единицу измерения;

- НДС (%);

- Стоимость;

- Расчет осуществил;

- Подпись;

- Дата».

В поддержку использования подобного докумен­та (товарного чека) свидетельствуют и выводы из вышеупомянутых писем Нацбанка, который ссылается на подзаконные (речь о Законе об РРО) нор­мативы.

В то же время следует отметить, что выводы ГНАУ, согласно которым товарный чек должен иметь вы­шеперечисленные реквизиты, - явный перебор, ибо такая обязательность ни из каких нормативов не вы­текает.

Тем не менее, если не хотите проблем при проверках, - соблюдайте указания...

Кроме того, отметим, что когда отгрузка силь­но оторвана по времени от оплаты (или наоборот) товаров (работ, услуг), то ЧПЕНу либо придется оформлять два разных документа, либо на каком-либо унифицированном документе (типа товарного чека) делать соответствующие отметки о втором событии: отгрузке/выполнении или оплате.

Ну и, безусловно, в любом случае, какой бы из ви­дов документов ЧПЕНом ни выдавался покупателям, все продажные операции должны быть отражены им в книге учета доходов и расходов по ф. № 10, поря­док ведения которой утвержден Постановлением Ка­бинета Министров Украины от 26 сентября 2001 года № 1269.

_____________________

* На этот счет прямо в преамбуле Положения ясно указано:

«Настоящее Положение <...> определяет порядок ведения кассовых операций в национальной валю­те Украины предприятиями (предпринимателями) <...>».

** Напомним, что приказ от 15.02.96 г. № 51 утратил силу согласно приказу Минстата от 09.06.2008г. № 186, но старые бланки кассовых ордеров продол­жали применяться. С 16.06.2009 г. Правление НБУ своим постановлением (от 29.04.2009 г. № 252) ввело новые формы бланков приходного и расходно­го кассового ордеров.

Новые формы кассовых ордеров от старых практи­чески не отличаются. В верней части приходного ордера (и квитанции к нему) и расходного ордера в скобках под данными о составителе документа значится только «предприятие (учреждение, орга­низация)».

*** По поводу оформления расходных кассовых ор­деров частными предпринимателями ГНАУ в упомя­нутых Методрекомендациях пишет, что ФОПы долж­ны их выписывать в тех случаях, когда они выдают из «кассы» денежные средства под отчет своим работ­никам. При этом другие случаи, когда, по мнению ГНАУ, ФОПы должны оформлять кассовые докумен­ты, не упоминаются, однако звучит общий строгий вывод:

«Оформление расходных ордеров для подтвер­ждения факта выдачи наличности из кассы являет­ся обязательным и для предпринимателей».

В отношении оформления ФОПами приходных кас­совых ордеров какая-либо конкретика в Методре­комендациях вообще отсутствует.

**** Перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтер­ском учете и финансовой отчетности в Украине».

***** Хотя формулировка Закона об РРО в данном слу­чае не очень-то корректна, так как упомянутые документы в ряде случаев не могут свидетельство­вать о переходе права собственности на товары, поскольку такой переход может быть привязан соглашением и к иному моменту.

****** ЧПЕН, например, может самостоятельно разработать квитанцию на расчет наличными, используя при этом в качестве образца бланк расчетной квитанции, утвержден­ной приказом ГНАУ or 01.12.2000 г. № 614.

******* Имеется в виду п. 3.2 раздела 3 Положения о форме и содержании расчетных документов, утвержденного упомянутым приказом ГНАУ № 614.

"Бухгалтер" № 33, сентябрь (I) 2009 г.
Подписной индекс 74201