ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ
НАКАЗ
27.03.2009 N 43
Про організацію тестового відпрацювання
розширення доступу страхувальників
до системи подання звітів в електронній формі
Пенсійного фонду України
З метою розширення можливостей доступу страхувальників до системи подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі та забезпечення удосконалення технології та методології подання звітності в електронній формі до Пенсійного фонду України, відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" ( 851-15 ), "Про електронний цифровий підпис" ( 852-15 ) та "Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" ( 537-16 ), Порядку подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 N 7-7, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27.04.2007 за N 436/13703, а також з метою реалізації основних пріоритетів роботи Пенсійного фонду України, визначених Програмою діяльності Уряду "Подолання впливу світової фінансово-економічної кризи та поступальний розвиток", затверджених постановою правління Пенсійного фонду України від 29.01.2009 N 4-1, наказую:
1. Департаменту персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж (Малецький О.М.) протягом другого кварталу 2009 року впровадити в тестову експлуатацію технологію розширення доступу страхувальників до системи подання звітів в електронній формі Пенсійного фонду України.
2. Департаменту персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж (Малецький О.М.), департаменту надходження доходів (Литвиненко В.В.), начальникам головних управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі забезпечити у 2009 році проведення тестової експлуатації технології розширеного доступу страхувальників до системи подання звітів в електронній формі Пенсійного фонду України.
3. Начальникам головних управлінь Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі інформувати страхувальників щодо розширення можливостей доступу до системи подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі.
4. Затвердити Методичні рекомендації щодо проведення тестової експлуатації технології розширення доступу страхувальників до системи подання звітів в електронній формі Пенсійного фонду України, що додаються.
5. Департаменту персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж (Малецький О.М.), департаменту надходження доходів (Литвиненко В.В.) та юридичному управлінню (Рябцева Т.Б.) у строк до 30.06.2009 проаналізувати системи подання звітів в електронній формі Державної податкової адміністрації, фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування, інших контролюючих органів та подати пропозиції щодо використання досвіду їх експлуатації в системі подання звітів в електронній формі Пенсійного фонду України.
6. Департаменту персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж (Малецький О.М.) та юридичному управлінню (Рябцева Т.Б.) у строк до 31.12.2009 проаналізувати результати тестової експлуатації технології розширеного доступу до системи подання звітності в електронній формі Пенсійного фонду України та подати на розгляд правління Пенсійного фонду України проект рішення про внесення змін до Порядку подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 N 7-7, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27.04.2007 за N 436/13703.
7. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Голови правління Колбуна В.А.
Голова правління О.Зарудний
Затверджено
Наказ Пенсійного фонду
України
27.03.2009 N 43
Методичні рекомендації
щодо проведення тестової експлуатації
технології розширення доступу страхувальників
до системи подання звітів в електронній
формі Пенсійного фонду України
1. Загальні положення
1.1. Методичні рекомендації розроблено відповідно до положень Законів України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування" ( 1058-15 ), "Про електронні документи та електронний документообіг" ( 851-15 ), "Про електронний цифровий підпис" ( 852-15 ), Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 N 1452, та Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 N 1453, а також Порядку подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 N 7-7, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 27.04.2007 за N 436/13703 (далі - Порядок N 7-7).
1.2. Методичні рекомендації визначають механізм відпрацювання технології та методології подання звітності в електронній формі до Пенсійного фонду України за участю посередника з метою розширення можливостей доступу страхувальників до системи подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі.
2. Терміни та їх визначення
2.1. У Методичних рекомендаціях терміни вживаються у такому значенні:
адресат звітності - відповідне управління Пенсійного фонду України в районах, містах та районах у містах, де страхувальник зареєстрований як платник страхових внесків;
електронний конверт - складова частина електронного документу в системі електронного документообігу, що містить відкриті дані (зокрема, сертифікати відкритих ключів відправника, заголовок електронного документу, відомості про відправника та адресата звітності), призначені для передачі і обробки звітності в електронній формі без ознайомлення зі змістом даного звіту;
єдина електронна база даних - база даних в електронному вигляді, створена на основі показників звітних документів страхувальників та призначена для централізованого накопичення та багаторазового використання в автоматизованих інформаційних системах органів Фонду;
квитанція про одержання звіту в електронній формі (далі - перша квитанція) - електронний документ, який формується центром обробки електронних звітів, що засвідчує факт і час одержання звіту в електронній формі та результати перевірки на цілісність і відповідність формату електронного звіту;
квитанція про приймання та обробку звіту в електронній формі (далі - друга квитанція) - електронний документ, що формується адресатом звітності та засвідчує факт та час внесення звіту до відповідної автоматизованої системи;
повідомлення про відправлення електронного звіту (далі - повідомлення) - відомості, які формуються посередником для засвідчення факту і часу відправлення електронного звіту посередником до центру обробки електронних звітів;
посередник - юридична особа, яка здійснює передавання (доставку) електронних звітів та електронних квитанцій в системі електронної звітності за дорученням страхувальника на підставі відповідних укладених договорів;
суб'єкти електронного документообігу - адресат звітності, страхувальники, посередники, центр обробки електронних звітів, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу;
центр обробки електронних звітів - юридична особа, визначена відповідно до законодавства, яка відповідає встановленим Пенсійним фондом України кваліфікаційним вимогам та з якою Фонд укладений договір про виконання функцій інформаційно-технічного адміністратора системи електронної звітності, що включає одержання, зберігання, перевірку цілісності електронних звітів та передачу їх до територіальних органів Пенсійного фонду України у відповідності до встановлених вимог.
2.2. Прийняті скорочення:
ЕЦП - електронний цифровий підпис, ЄЕБД - єдина електронна база даних, ЦОЕЗ - центр обробки електронних звітів.
2.3. Інші терміни вживаються у значеннях, наведених в нормативно-правових актах, зазначених в п. 1 Методичних рекомендацій.
3. Подання звітності
3.1. Звітність адресату звітності може подаватись страхувальниками:
- на паперових носіях - особисто або через уповноважену особу, разом з електронним дублікатом цього звіту (для персоніфікованого обліку) на електронному носії (дискеті, диску тощо), створеним за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення у визначеному форматі;
- в електронній формі (у вигляді електронних документів) - засобами телекомунікаційного зв'язку загального користування до ЦОЕЗ, в тому числі через посередника.
3.2. Страхувальник, який виявив бажання подавати звіти в електронній формі, листом довільної форми інформує про це адресата звітності, де він зареєстрований як платник страхових внесків.
Страхувальник укладає договір про обслуговування у системі подання електронних звітів з ЦОЕЗ особисто або уповноважує на укладання такого договору посередника.
3.3. Електронні звіти створюються та подаються страхувальниками у строки та за формою, встановленими Пенсійним фондом України для відповідних звітів у паперовій формі.
3.4. Усі електронні звіти з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом страхувальника (його посадових осіб), накладеним за допомогою надійних засобів електронного цифрового підпису, створені та подані відповідно до Порядку N 7-7, згідно з законодавством є оригіналами, мають юридичну силу, повинні зберігатися протягом строку, встановленого для аналогічних документів на папері, та можуть використовуватися як доказ в суді або під час розгляду інших спорів.
3.5. Формати електронних звітів всіх форм звітності визначаються Пенсійним фондом України та оприлюднюються на офіційних веб-сайтах Пенсійного фонду та ЦОЕЗ.
3.6. Електронні цифрові підписи посадових осіб страхувальника накладаються на електронний звіт у такому порядку: першим - ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим - ЕЦП керівника (директора), третім - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки суб'єкта звітності.
При відсутності у суб'єкта звітності посади бухгалтера ЕЦП посадових осіб накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП керівника (директора), другим - ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки суб'єкта звітності.
Фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності електронні цифрові підписи накладаються у такому порядку: першим - ЕЦП фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності, другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності (за наявності).
3.7. Спеціалізоване програмне забезпечення повинно відповідати вимогам, встановлених в пункті 2.9 Порядку N 7-7.
Пенсійний фонд України інформує страхувальників про спеціалізоване програмне забезпечення, яке може використовуватись ними для подання електронних звітів, шляхом розміщення інформації на офіційних веб-сайтах Пенсійного фонду та ЦОЕЗ.
4. Приймання звітності
4.1. ЦОЕЗ приймає звітність з 9.00 до 22.00 щоденно, крім вихідних, святкових і неробочих днів.
У разі надходження електронного звіту до ЦОЕЗ до 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом двох годин з моменту одержання.
У разі надходження електронного звіту до ЦОЕЗ після 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом перших двох годин наступного робочого дня.
4.2. Після надходження електронного звіту ЦОЕЗ у строки, зазначені в п. 4.1 Методичних рекомендацій:
а) проводить розшифрування електронного звіту;
б) перевіряє цілісність електронного звіту шляхом перевірки накладених на нього електронних цифрових підписів та чинність посилених сертифікатів відкритих ключів страхувальника;
в) перевіряє електронний звіт на відповідність встановленому формату;
г) перевіряє відповідність облікових даних страхувальника у адресата звітності;
ґ) вносить звіт до ЄЕБД;
д) по результатам перевірки формує першу квитанцію та надсилає її страхувальнику чи посереднику відповідно. На квитанцію накладається ЕЦП центру обробки електронних звітів і здійснюється її шифрування. Квитанція надсилається страхувальнику чи посереднику, другий примірник квитанції зберігається в центрі обробки електронних звітів;
е) надсилає другу квитанцію від адресата звітності страхувальнику або посереднику відповідно.
У разі негативного результату будь-якої з перевірок, зазначених в підпунктах "а", "б" та "в" цього підпункту, подальша обробка ЦОЕЗ електронного звіту припиняється, а електронний звіт вважається не поданим.
Про це ЦОЕЗ повідомляє страхувальника (посередника) у першій квитанції, а такий електронний звіт вноситься до ЄЕБД з приміткою "До відома".
4.3. Крім випадків, описаних в підпункті 4.2, електронний звіт не приймається ЦОЕЗ у разі відсутності у страхувальника надійних засобів електронного цифрового підпису, надходження не за адресою, зараження вірусом або негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів. При цьому страхувальнику протягом двох годин надсилається відповідна квитанція.
4.4. Датою подання електронної звітності вважається дата, зазначена у першій квитанції, крім випадків, передбачених пунктами 4.2, 4.3 Методичних рекомендацій.
4.5. При безперебійній роботі телекомунікаційних засобів, термін надходження другої квитанції від адресата звітності до ЦОЕЗ не повинен перевищувати однієї доби.
5. Функціонування посередника
в системі електронної звітності
5.1. Посередник відповідно до договору, укладеного ним із страхувальником, забезпечує гарантований обмін електронними документами (електронними звітами, електронними квитанціями) між страхувальником та ЦОЕЗ.
Порядок та строки надання послуги, повідомлення про подання електронного звіту до ЦОЕЗ, зберігання електронних звітів та інформації про передані електронні звіти, відповідальності за ненадання (неналежне надання) послуги визначаються у договорі, укладеному посередником із страхувальником.
5.2. Пенсійний фонд України інформує страхувальників про посередників, які мають відповідні промислово придатні технологічні рішення, побудовані на процесах (способах) перетворення даних при автоматизованому створенні, поданні, одержанні та обробці звітності, що підтверджується відповідними охоронними документами, шляхом розміщення інформації на офіційних веб-сайтах Пенсійного фонду та ЦОЕЗ.
5.3. Дата і час, зафіксовані посередником в повідомленні, зазначаються в першій квитанції як дата і час подання електронного звіту страхувальником до ЦОЕЗ якщо звіт надійшов не пізніше двох годин від часу, зазначеного в повідомленні. В інших випадках в першій квитанції зазначаються дата та час надходження електронного звіту до ЦОЕЗ.
Директор департаменту персоніфікованого обліку,
інформаційних систем та мереж О.М.Малецький