МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ
25.06.2008 N 234

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства економічного розвитку і торгівлі України
N 1015 від 14.09.2012)

Про внесення змін до Інструкції з діловодства
в Міністерстві економіки України

З метою недопущення випадків втрат документів при зміні структури Міністерства наказую:

1. Унести зміни до Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 27.03.1998 N 36 (зі змінами), що додаються.

2. Керівникам самостійних структурних підрозділів забезпечити неухильне додержання вимог Інструкції з діловодства у Міністерстві економіки України.

3. Покласти на начальників відділів, завідувачів секторів та посадових осіб, відповідальних за діловодство в підрозділах, персональну відповідальність за зберігання документів, що надходять до підрозділу та готуються їм.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Романюка С.А.

Міністр Б.М.Данилишин

Затверджено
Наказ Міністерства економіки
України
25.06.2008 N 234

Зміни
що вносяться до Інструкції з діловодства
у Міністерстві економіки України

1. У тексті Інструкції слова "адміністративний департамент" в усіх відмінках замінити словами "департамент документального забезпечення" у відповідному відмінку.

2. Назву підрозділу 7.4 "Описи документів постійного і тимчасового зберігання" замінити назвою "Описи справ документів постійного і тимчасового зберігання"

3. Доповнити підрозділ 7.5 Інструкції пунктами 7.5.4 і 7.5.5 такого змісту:

"7.5.4. У разі ліквідації відділу чи сектору (далі - підрозділу) Міністерства керівником цього ж підрозділу забезпечується повна передача справ підрозділу постійного та тимчасового термінів зберігання до архіву Міністерства в установленому порядку. Справи формуються за роками та термінами зберігання і передаються до архіву Міністерства до моменту ліквідації згідно з описами.

7.5.5. В окремих випадках керівництво Міністерства може прийняти рішення про передачу справ підрозділу, що ліквідується, іншому підрозділу, на який покладається виконання функцій підрозділу, що ліквідується.

Приймання-передача справ здійснюється в присутності представників двох сторін (керівників підрозділів, посадових осіб, відповідальних за діловодство в підрозділах).

Справи постійного зберігання передаються прошитими, з внутрішнім описом, підписаним в установленому порядку, і готові до передавання на зберігання до архіву Міністерства.

Справи тимчасового зберігання не підшиваються, не містять внутрішнього опису. В акті при їх передаванні зазначається тільки кількість документів у справі.

Справи під назвою "Документи з грифом "ДСК" приймаються тільки з внутрішнім описом.

Приймаюча сторона має право перевірити наявність документів у сформованих справах (користуючись при цьому журналом обліку вхідної-вихідної кореспонденції підрозділу, що здійснює передачу, або даними автоматизованої системи "Діловодство та КВД") і зафіксувати в акті приймання-передачі нестачу документів (фіксується перелік реєстраційних номерів відсутніх документів).

Приймання-передача справ здійснюється окремо за кожний рік згідно з номенклатурою підрозділу, що ліквідується.

Акти приймання-передачі справ складаються у трьох примірниках (1-й - стороні, що передає, 2-й - стороні, що приймає, 3-й - департаменту документального забезпечення), підписуються представниками обох сторін і затверджуються керівником департаменту (управління), підрозділ якого здійснює приймання справ.

Документи, що передаються, з моменту підписання обома сторонами акта приймання-передачі справ уважаються документами підрозділу, що їх прийняв.

Справи з терміном зберігання "Доки не мине потреба" підрозділом, що ліквідується, відбираються до знищення, про що складається протокол експертної комісії підрозділу, та знищуються згідно з актом. Один примірник такого акта передається департаменту документального забезпечення".

У зв'язку з цим пункт 7.5,4 вважати відповідно пунктом 7.5.6.

Директор департаменту
документального забезпечення А.І.Шедін