Как вести строгий учет бланков кассовых ордеров

ВОПРОС: В связи с тем что с 1 января 2008 года становится обязательным применение бланков строгого учета - приходных и расходных кассовых ордеров, наше предприятие столкнулось с некоторыми проблемами.

Дело в том, что у нас имеется несколько торговых помещений, в которых производится продажа продукции собственного производства. Кроме того, в кассе самого предприятия постоянно осуществляются кассовые операции, связанные с применением кассовых ордеров.

Просим разъяснить следующее.

1. Как с 01.01.2008 г. вести учет “строгих” бланков кассовых ордеров?

2. Как правильно производить нумерацию “строгих” ордеров - отдельно по каждому торговому подразделению и кассе предприятия или же вести сквозную нумерацию всех ордеров предприятия? Не будет ли считаться нарушением порядка ведения кассовых операций следующая выдача пачек кассовых ордеров одному подразделению, в то время как другое подразделение еще не отчиталось по первой выдаче пачки ордеров?

ОТВЕТ: Похоже, что с 01.01.2008 г. приходные и расходные кассовые ордера (далее - ПКО и РКО) действительно стали бланками строгого учета. Поскольку практически на каждом предприятии используются бланки строгой отчетности, например доверенности и трудовые книжки, то никаких революционных изменений в связи с возникшей “строгостью” кассовых ордеров в учете предприятия произойти не должно.

И все же бухгалтер должен обратить внимание на документальные особенности, а также некоторые учетные нюансы, связанные с неожиданным повышением статуса ПКО и РКО до уровня “строгих” бланков,

(1) Напоминаем, что для учета “строгих” бланков разработаны специальные формы первичного учета (см. приказ Минстата от 11.03.96 г. № 67 “Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности”). Для удобства приведем их перечень в таблице:

Таким образом, “строгие” ПКО и РКО приходуются на предприятии на основании формы № СЗ-1 с отражением в форме № С3-2, а их передача (внутреннее перемещение) тоже отражается в формах № СЗ-1 и № СЗ-2.

Если во время приема бланков выявляется их недостача, то специально созданная комиссия составляет акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме № СЗ-4 в двух экземплярах.

В таком акте указывают количество, серии и номера бланков: тех, которые поступили фактически, и тех, которые имеются по данным накладной (форма № СЗ-1). Один экземпляр акта направляется поставщику для установления причин несоответствия и принятия необходимых мер, а на основании второго экземпляра акта бланки приходуются по их фактическому наличию, что фиксируется в накладной по форме № СЗ-1.

(2) Выдавать и регистрировать бланки строгой отчетности, в том числе и “строгие” ПКО и РКО, может только работник, с которым заключен договор о полной (индивидуальной) материальной ответственности.* Такой работник должен вести журнал регистрации “строгих” бланков, в котором обычно указывают: серии и номера выданных бланков; даты выдач; ФИО и должности лиц, получивших бланки; основания для выдачи бланков и другие данные.

Поскольку для кассовых ордеров такой формы журнала в настоящее время нет, рекомендуем самостоятельно разработать либо “строго”-кассовый журнал, например, по аналогии с журналом регистрации доверенностей (форма № М-3)** либо реестр выданных бланков ПКО и РКО***.

Все эти рекомендации актуальны для тех предприятий, на которых используется большое количество кассовых ордеров. Если же оборот ПКО и РКО невелик, то в качестве регистрационного журнала можно с успехом использовать книгу формы № СЗ-2.

Этот журнал не следует путать с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3 - отдельно для ПКО и отдельно для РКО или форма № КО-3а - совместная для ПКО и РКО)****, предназначенным для учета движения не только кассовых документов, но и денежных средств.

Напомним, что в соответствии с п. 3.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение № 637), в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов бухгалтером регистрируются кассовые ордера до передачи их в кассу (исключением являются только РКО - их регистрируют после выплаты). При этом кассовым ордерам присваиваются порядковые номера.

(3) Следует также обратить внимание на оформление списания бланков ПКО и РКО.

Использованные бланки, как следует из вышеприведенной таблицы, списываются по акту формы № С3-3*****. А вот форма акта на списание испорченного бланка строгой отчетности нормативными документами не утверждена. Поэтому для списания с подотчетного лица испорченных бланков можно составить отдельный акт списания по форме, аналогичной форме № СЗ-3, или по форме, утвержденной самим предприятием, либо использовать акт формы № СЗ-3 с пометкой типа “Неудачно использованные”.

Следует отметить, что списание бланков “строгих” ПКО и РКО должно найти свое отражение в формах № СЗ-2 и № СЗ-5.******

Периодичность списания бланков строгой отчетности действующим законодательством не установлена. Исключение составляют бланки доверенностей, которые списываются не реже одного раза в квартал*******, и бланки трудовых книжек, которые необходимо списывать по окончании каждого месяца********.

Поэтому предприятие может списывать “строгие” ПКО и РКО по своему усмотрению - либо в конце каждого месяца, либо в конце каждого квартала и т. п.********* Установленную периодичность списания бланков следует закрепить в приказе об учетной политике.

(4) Бланки ПКО и РКО теперь подлежат инвентаризации в качестве “строгих” бланков.

Результаты инвентаризации отражаются в Инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма № инв-16)**********, в которую вносят данные о фактическом остатке бланков документов строгой отчетности.

В письме Госкомстата от 26.05.2004 г. № 03-04-05/41 подчеркивается, что для оформления результатов инвентаризации предприятия не обязаны применять именно типовую форму № инв-16, то есть они могут использовать для этих целей форму, разработанную ими самостоятельно.

Теперь о нумерации.

Появление на кассовых ордерах новой формации “строгих” серий и номеров, на наш взгляд, никаких изменений в существующий на предприятии порядок нумерации не вносит.

Как рее отмечалось, порядковые номера присваиваются ПКО и РКО при их регистрации в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров № КО-3 и № КО-3а (ПКО - до передачи их кассиру для оплаты, РКО - после выплаты). “Строгие” же серия и номера кассовых ордеров ни в формах № КО-3, № КО-3а, ни в кассовой книге (форма № КО-4) не указываются, поэтому несовпадение у подразделений сроков выдачи пачек ордеров и возврата кассовых документов в кассу предприятия не приведет к нарушению порядка ведения кассовых операций.

Напомним, что п. 3.13 Положения № 637 требует, чтобы кассовые документы после составления кассиром отчета и его обработки комплектовались в хронологическом порядке, нумеровались, переплетались в отдельные папки и хранились в соответствии с законодательством.

Никаких других “хронологических” и “номерных” требований в отношении выдачи и возврата ПКО и РКО Положение № 637 не содержит.

В бухгалтерском учете приобретение “строгих” бланков ПКО и РКО учитывают как на балансовом счете 209 “Прочие материалы” (по стоимости приобретения), так и на забалансовом счете 08 “Бланки строгого учета”. Пунктом 5.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 г. № 2, установлено, что учет бланков строгого учета на забалансовых счетах “ведется по их номинальной стоимости, а при ее отсутствии - по стоимости, определяемой в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 27.08.96 № 1009”.

(Заметим, что здесь имеется в виду Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный Постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116, с изменениями (в бухгалтерском обиходе - Порядок № 116). Упомянутым же в Методрекоменданиях Постановлением КМУ от 27.08.96 г. № 1009 в Порядок были внесены изменения.)

Так вот, говоря о правилах расчета убытков от порчи (хищения, недостачи) бланков строгой отчетности, Порядок № 116 ориентирует бухгалтеров на три категории стоимости: номинальную стоимость бланка; стоимость, установленную законодательством; стоимость приобретения (изготовления) бланка.

Поскольку для ПКО и РКО нет ни номинальной, ни установленной законодательством стоимости, на забалансовом счете их следует учитывать по стоимости приобретения.***********

В связи с этим напомним, что в соответствии с п. 7 Порядка № 116 в случае порчи “строгих” бланков размер ущерба исчисляется с применением коэффициента 50 к стоимости его приобретения.

Ранее уже рассматривая списание бланков доверенностей в свете приказа Минфина от 04.07.2007 г. № 787************, мы рекомендовали тем, кто не хочет глубоко проникаться проблемами испорченных бланков доверенностей, не списывать их, а продавать. С не меньшим успехом предприятие может реализовывать “строгие” бланки ПКО и РКО по стоимости их приобретения работнику, случайно их испортившему. Ведь действующим законодательством продажа бланков строгого учета не запрещена и к тому же не требует лицензирования. В общем, в жизни всегда есть место выходу.

______________________

* Напомним, что его должность или выполняемая работа должны быть предусмотрены Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24. О том, что до принятия Трудового кодекса Украины необходимо руководствоваться этим Перечнем, говорится, в частности, в письме Госказначейства от 01.02.2006 г. № 07-04/218-919.

** Утверждена приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99.

*** Форма такого реестра законодательно не установлена, поэтому в нем отражается та же информация, что и в акте на списание (форма № СЗ-3): наименование и количество выданных бланков, их серии и номера, а также данные о получателях.

**** НБУ не возражает против регистрации кассовых ордеров с помощью компьютерных средств.

***** За исключением тех бланков, для списания которых предусмотрены отдельные формы (бланков доверенностей и трудовых книжек).

****** Из приказа Минстата от 11.03.96 г. № 67 следует, что карточка-справка формы № СЗ-5 открывается на каждое материально ответственное лицо и на каждый вид бланков отдельно. Записи в ней делают на основании форм № СЗ-1, № СЗ-3 и № СЗ-4.

******* См. п. 14 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99.

******** Согласно п. 7.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58, с изменениями.

********* Необходимо отметить, что некоторые ведомства рекомендуют своим подразделениям производить списание всех “строгих” бланков не реже одного раза в месяц, если иное не установлено законодательством (см. Инструкцию об учете бланков строгой отчетности и документов строго учета в таможенных органах, в специализированных таможенных учреждениях и организациях Украины, утвержденную приказом ГТСУ от 12.04.2005 г. № 281).

********** Утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241.

*********** В настоящее время цена одного “строгого” бланка кассового ордера составляет 35-40 копеек.

************ Неожиданно поднявшего стоимость испорченных бланков доверенностей до неприлично высоких сумм. К счастью, Минфин в своем письме от 22.10.2007 г. № 31-34000-10-10/21625 сообщил, что “забалансовая” стоимость доверенности составляет 1 грн 50 коп.

************* Речь идет о проекте вышеупомянутого Постановления КМУ № 809.

“Бухгалтер” № 4, январь (IV) 2008 г.
Подписной индекс 74201