МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
НАКАЗ
06.02.2007 N 95
Про затвердження Інструкції з діловодства
у Міністерстві транспорту та зв'язку України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства
транспорту та зв'язку
N 22 від 14.01.2009 )
У зв'язку зі змінами у структурі Міністерства та впровадженням автоматизованої реєстрації та обліку документів, з метою приведення діловодних процесів у Міністерстві транспорту та зв'язку України до сучасних умов та вимог чинного законодавства наказую:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України (додається).
2. Керівникам Урядових органів та структурних підрозділів центрального апарату Міністерства, Державної адміністрації залізничного транспорту України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної авіаційної адміністрації, Головавтотрансінспекції, ВАТ "Київ-Дніпровське МППЗТ" взяти Інструкцію до керівництва та забезпечити неухильне виконання її вимог.
3. Управлінню контролю та діловодства (О.О.Геращенко):
3.1. Організувати вивчення положень Інструкції з працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, Державної адміністрації залізничного транспорту України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної авіаційної адміністрації, Головавтотрансінспекції, ВАТ "Київ-Дніпровське МППЗТ";
3.2. Забезпечити контроль за неухильним дотриманням вимог цієї Інструкції. Здійснювати періодичні перевірки стану діловодства в структурних підрозділах та підпорядкованих державних департаментах, установах, об'єднаннях та підприємствах.
4. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства транспорту України:
- від 05.01.99 N 5 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві транспорту України";
- від 21.06.2002 N 419 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в Міністерстві транспорту України".
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Корнієнка В.В.
Міністр М.Рудьковський
Затверджено
Наказ Міністерства
транспорту та зв'язку
України
06.02.2007 N 95
Інструкція
з діловодства у Міністерстві транспорту
та зв'язку України
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Міністерства транспорту та зв'язку України (далі - Міністерство) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі їх в архів установи.
1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами (постанова Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, зі змінами та доповненнями, "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"; постанова Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації").
1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до Конституції ( 254к/96-ВР ) та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності Міністерства, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Державного комітету архівів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
1.4. У Міністерстві застосовується метод повної централізації діловодства.
1.5. Ведення діловодства у Міністерстві, методичне керівництво та його організація і контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції, удосконалення і заходи щодо прискорення проходження документів покладається на Управління контролю та діловодства.
У структурних підрозділах Міністерства ведення діловодства покладається на визначену керівником підрозділу особу. Зазначені функції вказуються у посадовій інструкції цього працівника.
1.6. Загальне керівництво роботою діловодства здійснює Міністр. Міністр (або особа, яка його заміщає) в межах наданих йому прав зобов'язаний:
- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в структурних підрозділах апарату Міністерства та підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери його управління;
- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших непередбачених нормативно-правовими актами документів, які не викликані необхідністю;
- забезпечувати організацію навчання працівників діловодства Управління контролю та діловодства і структурних підрозділів Міністерства.
1.7. Організація та контроль за дотриманням строків, встановлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, звернень та запитів народних депутатів України, наказів та доручень Міністра здійснюється першим заступником Міністра у межах наданих йому прав.
1.8. У разі звільнення працівника, його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності всі неоформлені службові документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, яка його заміщає.
1.9. Усе діловодство у Міністерстві ведеться державною мовою, іноземна мова використовується лише у порядку, встановленому законом.
2. Документування управлінської діяльності
2.1. Документування управлінської діяльності в Міністерстві полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях, а також в електронному вигляді управлінських дій, тобто у створенні документів. Перелік документів, необхідний та достатній для здійснення управлінської діяльності Міністерства, щорічно затверджується як номенклатура справ.
2.2. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, визначених Положенням про Міністерство транспорту та зв'язку України ( 789-2006 ). З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, приймаються спільні розпорядчі документи.
2.3. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:
- Конституція ( 254к/96-ВР ) і закони України;
- постанови Верховної Ради України;
- укази і розпорядження Президента України;
- декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
- провадження, потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.4. Розпорядчі документи, що надходять від органів вищого рівня, виконавчої і розпорядчої діяльності для виконання Міністерством покладених на нього функцій і завдань, доводяться до підвідомчих установ шляхом ксерокопіювання разом із супровідним листом.
2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на колегії, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма зберігається окремо як документ обмеженого користування. Записані на магнітних носіях тексти виступів передруковуються і зберігаються разом із фонозаписом як документ обмеженого користування.
2.7. Рішення колегії вводяться в дію наказами Міністерства, які підписуються Міністром або особою, що його заміщує, та доводяться до виконавців і установ, що входять до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм рішень. Матеріали на колегію розмножує секретар колегії.
2.8. Оперативні зв'язки з підвідомчими установами та організаціями, іншими установами та організаціями, окремими громадянами здійснюються через листування.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або недоцільно здійснити бездокументний обіг інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки, провести інструктування тощо.
2.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.
3. Приймання, розгляд і реєстрація документів
3.1. Приймання документів
3.1.1. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано у відділі діловодства Управління контролю та діловодства. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим по Міністерству.
3.1.2. У відділі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та пакети документів, що приходять для участі в конкурсі (постанова Кабінету Міністрів України від 01.04.2005 N 234 "Про конкурсний відбір керівників суб'єктів господарювання державного сектору економіки, які мають стратегічне значення для економіки і безпеки держави") та на тендерну комісію (Закон України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" ( 1490-14 ). У разі виявлення пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за написом на конверті можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові Управлінням контролю та діловодства.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду начальником відділу діловодства Управління контролю та діловодства. Під час попереднього розгляду документів проводиться їх розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, перекладу, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. Після перекладу документи повертаються до відділу діловодства Управління контролю та діловодства для розподілу та реєстрації.
3.2.2. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.
Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.2.3. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про Міністерство транспорту та зв'язку України ( 789-2006 ) та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, розподілом обов'язків керівників міністерства, Регламентом Міністерства.
3.2.4. Керівникам Міністерства відразу після реєстрації у першу чергу передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "невідкладно". Закони України, Постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів.
3.2.5. Отримання кореспонденції для керівництва Міністерства та структурних підрозділів здійснюється за встановленим графіком помічниками та особами, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом друку штрих-коду умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим скануванням та внесенням у комп'ютерну базу даних.
3.3.2. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної у документах інформації. Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.
3.3.3. Всі документи реєструються централізовано відділом діловодства Управління контролю та діловодства, крім документів внутрішнього листування структурних підрозділів центрального апарату Міністерства, які реєструються безпосередньо працівником структурного підрозділу, на якого покладено ведення діловодства згідно з посадовою інструкцією. У деяких випадках право реєстрації документів внутрішнього листування може надаватись працівникам структурного підрозділу Міністерства за дорученням керівника цього структурного підрозділу або його заступника. ( Підпункт 3.3.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
3.3.4. Кожного року реєстрація документів починається спочатку з 1-го номера.
3.3.5. Реєстрації підлягають документи як ті, що надходять з інших установ і від громадян, так і ті, що створюються і використовуються у Міністерстві.
3.3.6. Кожен документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
3.3.7. Окремо реєструються:
а) у відділі діловодства Управління контролю та діловодства:
- закони України;
- акти та кореспонденція Верховної Ради України;
- акти та кореспонденція Президента України;
- акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;
- накази з основної діяльності Міністерства;
- документи обмеженого користування з грифом "ДСК";
- окремі доручення;
- протокольні рішення;
б) в Управлінні кадрів:
- накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, про накладання стягнення) працівників центрального апарату;
- про надання відпусток;
в) в Управлінні бухгалтерського обліку та звітності:
- накази з адміністративно-господарських питань;
- бухгалтерські документи;
- заявки на матеріально-технічне забезпечення тощо.
3.3.8. Реєстрація документа полягає у нанесенні на ньому умовного позначення (штрих-коду) - реєстраційного номера, який складається із трьох груп цифр, відокремлених рискою з нахилом. Наприклад: 13604/0/4-06, який включає:
перша група визначає порядковий номер документа в картотеці;
друга група визначає порядковий номер документа в групі документів у листуванні до вже зареєстрованого номера;
третя група складається з індексу картотеки, а через тире останні дві цифри - рік реєстрації.
3.3.9. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення персональним комп'ютером.
3.3.10. Прийом документів, що надходять до Міністерства, та їх відправка іншим адресатам здійснюється за реєстрами (додаток 2, 3).
3.3.11. Автоматизована реєстрація документів забезпечує формування банку реєстраційних даних і банку самих документів, які забезпечують працівників Міністерства інформацією щодо проходження та стану виконання документів. Доступ до повної бази даних всіх документів здійснюється централізовано на автоматизованих місцях Управління контролю та діловодства. Рівень доступу до бази даних документів працівників інших структурних підрозділів залежить від покладених на них функцій, вирішуваних ними завдань та визначається керівником відповідного структурного підрозділу та узгоджується з керівником Управління контролю та діловодства або особою, що його заміщує.
4. Складання та оформлення
службових документів
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів у Міністерстві використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.
Встановлюються наступні види бланків: загальний бланк для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додаток 4), бланк Міністра (додаток 5), бланк в.о. Міністра (додаток 6), бланк першого заступника Міністра (додаток 7), бланк заступника Міністра (додаток 8), бланк наказу (додаток 9).
Документи внутрішнього складу (службові довідки, доповідні записки, пояснення, заяви тощо) оформляються не на бланках. Для окремих доручень керівництва використовуються бланки Міністра, в.о. Міністра, першого заступника Міністра, заступника Міністра. ( Абзац третій підпункту 4.1.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.
Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору. Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30 - лівий;
10-правий;
20 - верхній та нижній.
4.1.3. Загальні бланки для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додаток 4), а також наказів (додаток 9) нумеруються, підлягають суворому обліку та чіткій звітності щодо їх використання. На загальному бланку повинні бути усі реквізити, якими користується Міністерство (поштова адреса, номер телефону приймальні, номер факсу та електронна адреса). За організацію обліку та звітність бланків несуть відповідальність посадові особи, на яких покладені обов'язки організації та ведення діловодства. ( Підпункт 4.1.3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
4.1.4. Документи особового складу (заяви працівників, службові довідки, доповідні записки, пояснення тощо) оформляються не на бланках.
4.1.5. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.
4.1.6. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів тощо, що не несуть змістового навантаження.
Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.
4.1.7. Документ оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.
Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
4.1.8. Частини текстів (розділи, підрозділи) складних документів нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням розділу, підрозділу відповідно до числового закону через крапку (приклад 1.1.2, 1.1.3, 2.1.1.)
Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному порядку або іншому прийнятому для даного виду документів порядку.
Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.
Скорочення слів, які використовуються у документах, повинні бути загальноприйняті.
Скорочення найменувань установ та організацій допускається при умові їх визначення чинним законодавством.
4.1.9. Проекти рішень колегії, наказів, інструкцій, інших нормативно-правових актів перевіряються виконавцем та Юридичним управлінням з метою визначення відповідності їх чинному законодавству.
Проекти актів законодавства, документи нормативного характеру, які готуються Міністерством і подаються на розгляд Кабінету Міністрів України, обов'язково погоджуються Юридичним управлінням.
4.1.10. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів Міністерства.
Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службового документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.
4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службовий документ, що складається у Міністерстві, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 10, 11): найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначки про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка. Не допускається використання малого Державного Герба України на бланках документів внутрішнього листування структурних підрозділів Мінтрансзв'язку. ( Абзац другий підпункту 4.2.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 см) для запису про державну реєстрацію.
4.2.2. При складанні службових документів вживається повне найменування Міністерства. Використання скорочень щодо найменування Міністерства в офіційних документах допускається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у Положенні про Міністерство (789-2006 ).
4.2.3. Назва виду документа (наказ, окреме доручення, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції Міністерства, змісту управлінської діяльності.
4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовок документа розміщується прапоровим способом (кожний рядок від нульового положення табулятора до середини друкованого рядка), в лапки не береться, у кінці заголовка крапка не ставиться.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовків.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
4.3. Датування документів
4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.
4.3.2. Дата підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 15 січня 2002 року слід писати: 15.01.2002.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється нуль. Наприклад: 3 березня 2002 року слід писати: 03.03.2002. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: наприклад: 15 травня 2002 року.
4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.
4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання та направлення до справи).
4.3.5. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з реєстраційним номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень-індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2. Індекси вхідних документів складаються з порядкових номерів реєстрації в межах групи документів, що реєструються.
4.4.3. Складові частини індексу створюваних (ініціативних) документів розміщуються в такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, індекс структурного підрозділу (згідно з затвердженою структурою Міністерства), індексу картотеки. Документи-відповіді індексуються аналогічно за винятком першої групи, яка відповідає номеру документа, на який дається відповідь.
4.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатись з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб (відокремлюються одна від одної косою рискою), наприклад: наказ N 41/25/59-06.
4.5. Погодження документа
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватись як в Міністерстві (із структурними підрозділами) - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
Внутрішнє - це погодження проектів документів, що розробляються Міністерством на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень прем'єр-міністра України, погоджуються його структурними підрозділами не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівниками невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів документів, направлених до інших органів виконавчої влади, установи чи організації або таких, що надійшли від них, проводиться у строк, визначений їх розробниками. ( Абзац третій підпункту 4.5.1 в редакції Наказу Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи. Віза проставляється як на лицьовій так і, у разі відсутності місця, на зворотній стороні останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на примірниках документів, у тому числі й на додатках до них, що залишаються в установі (відповіді, ініціативи, окремі доручення). ( Підпункт 4.5.2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
4.5.3. Реквізити погодження наказів розташовуються на зворотній стороні останнього аркуша (бланку, якщо наказ на одному аркуші) з обов'язковим зазначенням автора розроблення наказу, посад і прізвищ осіб, що візують.
4.5.4. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Начальник Юридичного управління
______________ _____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються
Дата
Зауваження обов'язково доповідається особі, яка підписує документ.
4.5.5. Усі проекти нормативно-правових актів Міністерства перевіряються Юридичним управлінням щодо відповідності їх чинному законодавству.
4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра транспорту
та зв'язку України
______________ _____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
4.5.7. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Атестаційної комісії
Дата, N
4.5.8. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади
______________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
4.5.9. У погоджені (підписані) документи вносити будь-які виправлення або зміни без дозволу особи, яка підписала документ, не допускається.
4.6. Засвідчення документа
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
Гербова печатка ставиться на фінансових документах, пов'язаних із заробітною платою, які підписуються Міністром, його заступниками, а також начальником (заступником) Управління бухгалтерського обліку та фінансової звітності (головним бухгалтером). ( Підпункт 4.6.1 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
4.6.3. Підпис є обов'язковим реквізитом документа. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:
Голова Державного
комітету архівів України ___________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Начальник Головного
управління ___________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.
4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підвідомчим організаціям, установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі відділу діловодства Управління контролю та діловодства Міністерства, а на місця розсилаються примірники, засвідчені печаткою відділу діловодства Управління контролю та діловодства Міністерства.
4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою. Два або більше підписів проставляються у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька посадових осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під другим у послідовності відповідно до займаної посади. Наприклад:
Директор Держдепартаменту ___________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Головний бухгалтер ___________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:
Заступник Міністра транспорту Заступник Міністра юстиції
та зв'язку України України
_________ _____________________ _________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)
4.6.8. Протоколи колегій, апаратних нарад, засідань комісій підписуються головуючим і секретарем, наприклад:
Голова комісії ___________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Секретар комісії ___________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або друкуються, наприклад: "Т.в.о.", "заст."). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12).
4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися наказом Міністра або особою, що його заміщує.
4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "затверджую", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр транспорту
та зв'язку України
_________ __________________
(підпис) (ініціали,
прізвище)
Дата
4.6.13. При затвердженні документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
транспорту та зв'язку
України
15.03.04 N 45
4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, оцінку вартості та технічного стану об'єктів транспортно-дорожнього комплексу та зв'язку, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. ( Абзац перший підпункту 4.6.15 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) організацій, установ, підприємств, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається спеціальним списком (додаток 13).
Печатка відділу діловодства ставиться на завірених копіях наказів, копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на копіях розпорядчих документів у разі їх розсилання.
Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
4.7. Адресування документів
4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
Управління справами
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:
Міністерство промислової
політики України
Управління справами
Головному спеціалісту
__________________________
(прізвище, ініціали)
У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Державного комітету
архівів України
_______________________
(прізвище, ініціали)
Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:
Генеральним директорам
виробничих об'єднань,
директорам підприємств
і керівникам організацій
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресата не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.7.2. До реквізиту "адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Редакція журналу
"Архіви України"
вул. Солом'янська, 24
Київ-110, МСП, 252110
У разі надсилання документа громадянину після прізвища, імені та по батькові зазначається поштова адреса, наприклад:
(прізвище, ініціали)
вул. Київська, 67, кв. 12,
м. Миколаїв, 327025
4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
4.8. Резолюція
4.8.1. Резолюція - це рішення, вказівка, розпорядження керівника, зроблена у формі напису на документі щодо його виконання.
4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Якщо завдання потребує термінового виконання, то в резолюції до документа обов'язково зазначається дата його виконання. ( Підпункт 4.8.3 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьової сторони першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивки. Написання резолюції можливе на окремих аркушах - спеціальних іменних бланках керівників.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1. Проходження документа в Міністерстві супроводжується обов'язковим здійсненням таких поміток:
- про реєстрацію документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа наноситься шляхом друку штрих-код, який містить реєстраційний номер документа та дату його надходження;
- про взяття документа на контроль - у верхній правій, вільній від тексту, частині першого аркуша документа ставиться штамп зі словом "контроль";
- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання) - слова "до справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатись, дата направлення документа до справи, посада і підпис виконавця;
- про перенесення даних на машинний носій (дискету) - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "перенесено на дискету", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.
Відмітка "до справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.
4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 421 15 16
4.9.3. У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається прізвище особи, що друкувала документ, кількість виготовлених примірників і дата.
4.10. Оформлення копій документів
4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника Міністерства або керівника відповідного структурного підрозділу. У Міністерстві можуть засвідчуватися копії лише тих документів, які створюються в ньому (це правило не поширюється на архів).
При вирішенні питання щодо прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також при формуванні особових справ працівників дозволяється виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.2. При виготовленні копії рукописним або друкованим способом текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "підпис", наприклад:
ЗГІДНО
Інспектор відділу кадрів _________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
Начальник відділу _________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
ЗГІДНО
Інспектор відділу кадрів _________ _______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою загального відділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
- додатки, що затверджуються або вводяться у дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Розробити і подати на затвердження план реструктуризації залізничного транспорту за формою, зазначеною у додатку 1".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу Міністерства
транспорту та зв'язку
України
20.01.2004 N 15
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки:
1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на
5 арк. в 1 прим.
2. Графік розвантажувальних робіт на 2 арк. в 1 прим.;
- якщо до документа додається інший документ, що має додатки,
то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток:
Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.02. N 4 і
додаток до нього, всього 20 арк., у 2 прим.;
- якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість
аркушів не зазначається;
при великій кількості додатків на них складається опис, а в
самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _________ арк.;
- якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в
документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за
формою:
Додаток: на 5 арк., у 2 прим., на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються технічними засобами
4.12.1. Документи виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки або друкарською машинкою. Для основного тексту використовується розмір шрифту - 14.
4.12.2. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи Міністерства та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
4.12.3. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.
4.12.4. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
Погоджено
1,5
Заступник Міністра транспорту
1
та зв'язку України
2
__________ ______________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.12.5. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
4.12.6. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.7. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
4.12.8. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.9. При оформленні документа необхідно дотримуватися таких відступів від межі лівого краю (берега) документа:
- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
- 92 мм - для реквізиту "Адресат";
- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
- 125 мм - для розшифровування підпису в реквізиті "Підпис";
- не робиться відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документів", "Заголовок до тексту документа" "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчуваного напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ, які друкуються великими літерами без лапок.
4.12.10. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, перший гриф - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.
4.12.11. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого берега.
4.12.12. При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
4.12.13. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша, а документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Розмноження документів, що надійшли до Міністерства і підлягають опрацюванню структурними підрозділами, установами та організаціями Міністерства транспорту та зв'язку України, а також у відповідності до резолюції керівництва Міністерства, здійснюється відділом діловодства Управління контролю та діловодства.
4.13.2. Прийняття рішення щодо необхідності розмноження інших документів та відповідальність за це покладається на керівників структурних підрозділів.
4.13.3. Розмноження окремих документів, створених у структурних підрозділах і які стосуються їх компетенції, здійснюється у структурних підрозділах з дозволу їх керівників.
4.13.4. Підставою для розмноження документів є резолюція керівництва щодо участі (причетності) у роботі з документами різних виконавців або інша письмова вказівка керівника, заступника керівника структурного підрозділу.
4.13.5. Виконання розмножувальних робіт здійснюється в копіювальній Міністерства згідно із замовленням (додаток 14), що підписує керівник структурного підрозділу і затверджує начальник Управління контролю та діловодства або його заступник.
4.13.6. Розмножені екземпляри документа та його оригінал приймаються представником замовника (структурного підрозділу) з проставленням підпису та дати на відповідному замовленні.
4.13.7. Оформлені бланки замовлення на розмноження документів підлягають обліку та зберіганню у відділі діловодства Управління контролю та діловодства.
4.13.8. Розмноження великих за обсягом документів здійснюється спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:
- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;
- документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом із замовленням;
- замовлення реєструється у мережі обліку роботи розмножувального цеху. Особа, що одержує розмножений документ, підписується на замовленні з відміткою про дату одержання;
- оригінали документів після виготовлення з них копій повертаються за належністю.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Міністерства
4.14.1. Засідання колегії Міністерства проводяться відповідно до затвердженого плану роботи колегії та за потребою.
У плані роботи колегії зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду на колегії, термін подання документів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегії перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на її засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегії.
4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:
- доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
- проект рішення колегії, а у разі потреби і проект наказу, погоджений з зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;
- список осіб, які запрошуються на засідання колегії.
4.14.3. Про кожне засідання колегії складається протокол, який оформляється відповідно до правил.
Документи, підготовлені на колегію, а також один примірник їхніх копій зберігаються у секретаря колегії з кожного засідання окремо.
У разі проведення закритого засідання колегії підготовка документів здійснюється з дотриманням правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.14.4. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку до засідань колегії покладається на керівників відповідних структурних підрозділів, установ, організацій та підприємств Міністерства транспорту та зв'язку України.
4.14.5. Секретар колегії контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на колегії секретар доповідає голові колегії, після цього той приймає рішення щодо доцільності та можливості включення до розгляду порядку денного засідання колегії.
4.14.6. Особи, які одержали проекти рішень та інші документи до засідання колегії, уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозицій.
4.15. Оформлення документів про відрядження
4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу у доповідній записці на ім'я Міністра або його заступника у відповідності до розподілу обов'язків зазначає куди, на який термін, з якою метою необхідно відрядити працівника. Доповідна записка разом з посвідченням про відрядження передається керівникові як правило не пізніше як за добу до початку відрядження. Для реєстрації посвідчень про відрядження в Управлінні контролю та діловодства ведеться окремий журнал (додаток 15).
4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою. Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії Міністерства транспорту та зв'язку України.
4.15.3. Розпорядчим документом, що визначає необхідність відрядження є наказ по Міністерству або Окреме доручення керівника Міністерства транспорту та зв'язку України.
5. Порядок оброблення та надсилання
вихідних документів
5.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації у відділі діловодства Управління контролю та діловодства.
5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:
- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
- правильність зазначення адреси;
- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
- наявність віз на копії документа та додатках до нього (якщо інше не передбачено законодавством), що залишається у справах установи; ( Абзац п'ятий пункту 5.2 в редакції Наказу Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
- наявність на документі відмітки про додатки;
- відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".
5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.
5.5. При надсиланні кореспонденції до інших установ і міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну поштову адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиці, номер будинку) у відповідності до діючих правил.
5.6. У реєстраційній картці зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (стислий зміст) документа, номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
Рекомендована кореспонденція відправляється з Міністерства за реєстрами, складеними у відділі діловодства Управління контролю та діловодства в трьох примірниках, два з яких передаються у відділ зв'язку, а третій зберігається протягом року у відділі діловодства зазначеного Управління.
5.7. Документи, які призначені місцевим адресатам, у тому числі ті, що доставляються кур'єром, передаються під розпис у реєстрі.
Документи на адресу Секретаріату Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України доставляються кур'єром протягом робочого дня.
5.8. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються у Міністерстві транспорту та зв'язку України. До інших установ і організацій надсилаються завірені копії.
5.9. Документи, виготовлені на дискетах та CD-дисках, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.10. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до відділу діловодства (каб. N 1011) Управління контролю та діловодства щоденно до 13.00.
Вихідні документи за підписом Міністра після їх реєстрації передаються на відправку за реєстрами вихідної кореспонденції виключно працівником відділу діловодства. ( Пункт 5.10 доповнено абзацом згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
5.11. Перед наданням документів до відділу діловодства Управління контролю та діловодства на відправку посадова особа, яка веде діловодство в структурному підрозділі, зобов'язана:
- на документі, що відправляється, перевірити наявність реєстраційного номера та дати підписання;
- перевірити правильність адреси, наявність дати, вказаних у документах додатків, а також підписів;
- відправлення декільком адресатам надавати з розрахунком розсилки на листах, які відправляються кільком адресатам, підкреслювати того адресата, якому надсилається даний примірник листа.
6. Організація контролю
за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного виконання.
6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання законів України, Постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів Міністерства, інших доручень керівництва Міністерства з загальних питань, що потребують оперативного вирішення.
6.1.3. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- створення інформаційної бази контрольних документів;
- постановку документів (доручень) на контроль, встановлення терміну виконання;
- своєчасне доведення документів до виконавців;
- постійний моніторинг і регулювання ходу виконання;
- зняття документа з контролю, стислий запис вирішення поставлених питань, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді;
- формування баз виконаних документів (архіву);
- облік і узагальнення результатів контролю;
- інформування керівництва про хід та підсумки виконання контрольних доручень;
- доведення результатів контролю щодо виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегії, надання звітів вищим інстанціям;
- підготовка матеріалів щодо стану виконавської дисципліни для оприлюднення.
6.1.4. Контроль за виконанням документів здійснюється за інформаційними довідками, які є основним документом знаходження відповідного документа на контролі. Постановка документа на контроль здійснюється шляхом проставлення у верхній правій частині першого аркуша документа штампа "Контроль".
6.1.5. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України здійснюється згідно з Тимчасовим регламентом Кабінету Міністрів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.06.2000 N 915, Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97 N 1153, та іншими нормативними актами.
6.1.6. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим або за яким встановлено узагальнення або відповідальність.
6.1.7. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює перший заступник Міністра згідно з розподілом обов'язків. Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів покладається на відділ контролю Управління контролю та діловодства. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, у якого ці обов'язки передбачені посадовою інструкцією або іншим письмовим розпорядженням керівника підрозділу.
6.1.8. За своєчасне і кваліфіковане виконання доручень відповідають керівники структурних підрозділів Міністерства, а підписання - помічник керівника Міністерства.
6.2. Строки виконання документів
6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 16).
6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.
6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. При необхідності строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну, а щодо документа без зазначеного терміну - до закінчення 30-денного терміну від дати його одержання.
6.2.4. Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, Постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Міністр транспорту та зв'язку України особисто, а у разі його відсутності - перший заступник Міністра (відразу ж після реєстрації документа).
6.2.5. Доопрацювання проектів рішень, повернутих Кабінетом Міністрів України, проводиться не пізніше ніж у 5-денний термін після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше. Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України разом з проектом листа Главі Секретаріату Президента України за 7 днів до закінчення встановленого терміну.
6.2.6. Депутатське звернення, адресоване безпосередньо Міністру транспорту та зв'язку України, розглядається ним особисто або особою, що його заміщає. Письмова відповідь про результати розгляду звернення надається народному депутату України у 10-денний термін з дня надходження. Якщо розгляд з об'єктивних причин не може бути проведено у 10-денний термін, народний депутат України повідомляється про це листом з викладенням мотивів продовження терміну. При цьому загальний термін розгляду не повинен перевищувати 30 календарних днів з дня його реєстрації.
6.2.7. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:
- проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Міністерства, подаються до Кабінету Міністрів України за 10 днів до закінчення місячного терміну від дня підписання таких документів, якщо інший термін не зазначений у документі;
- запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у 10 і 5-денний термін після реєстрації у Міністерстві;
- датою виконання завдань, визначених законами України, актами, дорученнями Президента України, рішенням Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається дата реєстрації проектів рішень або відповідей про їх виконання, які надсилаються до Секретаріату Кабінету Міністрів України.
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів
6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
- постановку документів (доручень) на контроль;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- постійний моніторинг опрацювання контрольних документів, отриманих від виконавців і вивчення відповідної проміжної та підсумкової інформації, її аналіз;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегії;
- зняття документів з контролю;
- формування картотеки виконаних документів.
6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється за інформаційними довідками. Під час взяття документа на контроль у верхній частині першого аркуша проставляється штамп "Контроль", після чого документ передається виконавцеві.
6.3.3. Інформаційні довідки документів, що перебувають на контролі, групуються в автоматизованій системі "Діловодство і контроль виконавської дисципліни" за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
6.3.4. Дані про хід виконання документів, у тому числі одержаних шляхом телефонного запиту або під час моніторингу, проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до інформаційної довідки у графу "Стан виконання". При цьому попередні записи залишаються незмінними.
6.3.5. У порядку моніторингу стану опрацювання контрольних доручень періодично складаються і надсилаються до підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до Управління контролю та діловодства, а при наявності у підрозділі автоматизованої системи "Діловодство і контроль виконавської дисципліни", включеної до загальної системи Міністерства, відповідальні за контроль (підрозділ з контролю) інформацію вносять до автоматизованої системи.
6.3.6. Контроль за виконанням документів провадиться з використанням автоматизованої системи "Діловодство та контроль виконавської дисципліни". Пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на інформаційній довідці робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до інформаційної довідки у графу "Стан виконання".
7. Складання номенклатур і формування справ
7.1. Складання номенклатур справ
7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у Міністерстві транспорту та зв'язку України, та оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим документом, який складається для створення у Міністерстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
7.1.3. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців Управління контролю та діловодства, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи (додаток 17).
7.1.4. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
7.1.5. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
7.1.6. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за затвердженою структурою Міністерства) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться безпосередньо на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.
7.1.7. У кінці кожного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі.
7.1.8. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться відділом діловодства в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.
7.1.9. При складанні зведеної номенклатури справ використовується структурний принцип її внутрішньої побудови.
7.1.10. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ установи включається найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи установи.
До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, у тому числі довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ, документи, створені за допомогою ПК.
7.1.11. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ Міністерства протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.
7.1.12. У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник відділу діловодства. Про наявність заведених за рік справ повідомляється в архівний підрозділ установи.
7.1.13. Зведена номенклатура справ складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним комітетом архівів України.
7.1.14. Зведена номенклатура справ установ, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передається і затверджується керівником установи.
7.2. Формування справ
7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
7.2.2. Під час формування справ дотримуватись таких правил:
- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії правильно оформлених і виконаних документів), не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ), особові справи формуються протягом всього часу роботи особи в установі;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.
Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:
- в одній справі документи постійного, в іншій - документи тимчасового терміну зберігання;
- включати до справи документи тільки одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводяться нові справи з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ, про що попередньо повідомляється Управління контролю та діловодства;
- документи, створені за допомогою ПК, групуються у справи на загальних підставах;
- у справах підшивається не більше 250 аркушів, які нумеруються графітним олівцем у правому верхньому кутку. У кінці складається листок-засвідчувач, який підписується особою, що формувала справу.
7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.
7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
Накази з основної діяльності; по особовому складу; про надання відпусток; відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо групуються у різні справи.
7.2.5. Документи засідань колегії групуються у дві справи:
- протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
- документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу - за порядком денним.
7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. У середині справи документи систематизуються за датами доручень.
7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності: внутрішній опис документів, включення до справи, заява про прийняття на роботу; направлення або подання; особовий листок обліку кадрів форми П-2ДС; автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включається у зв'язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка обліку кадрів.
7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
7.2.11. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється відділом діловодства Управління контролю та діловодства.
7.3. Оперативне зберігання документів
7.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ Міністерства зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
7.3.2. У структурних підрозділах схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів, посадовими особами, відповідальними за діловодство.
7.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
7.3.4. Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегії зберігаються у секретаря колегії. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегії несе відповідальність за їх схоронність.
7.3.5. Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
7.3.6. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівників Міністерства, а структурним підрозділам - начальника Управління контролю та діловодства. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата та підпис у прийомі справи, дата її повернення.
7.3.7. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
8. Підготовка справ до зберігання
та використання
8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (10 і більше років) термінів зберігання повинні здаватись в архів Міністерства для наступного зберігання та використання. Справи до 10 років зберігання зберігаються в структурних підрозділах Міністерства або в архіві документів тимчасового терміну зберігання після експертизи їх цінності та необхідного оформлення.
8.2. Підготовка документів постійного та тривалого зберігання до передачі в архів Міністерства включає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передача справ в архів і забезпечення схоронності документів.
Підготовка документів тимчасового зберігання до передачі в архів оперативного зберігання документів включає:
- експертизу цінності документів,
- оформлення справ,
- складання описів справ,
- передача справ до архіву оперативного зберігання.
8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів їх зберігання у Міністерстві та відбору на державне зберігання. Експертиза проводиться на підставі номенклатури справ і переліку типових документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного зберігання, тривалого зберігання та по особовому складу, а також акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. На документи, що передаються до архіву тимчасового зберігання документів, складаються описи справ тимчасового зберігання (додаток 18).
8.4. Виділення документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного зберігання і тривалого зберігання за цей же період; акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Акти затверджуються заступником Міністра після затвердження описів справ постійного зберігання експертною комісією державного архіву вищих органів влади (додаток 19).
8.5. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи передаються господарській службі Міністерства для знищення або передачі підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
8.6. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі графітним олівцем у правому верхньому кутку кожного аркуша, складання підсумкового напису, складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів, оформлення обкладинки справ. Справи тимчасового зберігання, які передаватимуться до архіву тимчасового зберігання документів, підлягають спрощеному оформленню: підшивка в теки з цупкого картону або формування їх в теки з клапанами; в будь-якому випадку слід нумерувати документи графітним олівцем у правому верхньому кутку кожного аркуша, а на останньому чистому аркуші зробити підсумковий напис (додаток 20), складання описів справ тимчасового зберігання.
8.7. Документи тимчасового терміну зберігання, які не передаються до архіву, але сформовані у справи, можуть не підшиватися, аркуші не нумеруватися, уточнення елементів обкладинки не проводитися.
8.8. У справах з наказами, постановами, рішеннями, звітами, звітами підвідомчих установ повинен бути внутрішній опис документів.
8.9. Обкладинка справ постійного і тривалого зберігання оформляються за встановленою формою (додаток 21).
8.10. Дата на обкладинці справи повинна відповідати даті року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за роки". Якщо справи складаються з кількох томів, на обкладинці проставляються дати першого та останнього документа. Написи на обкладинках справ робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
8.11. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного зберігання, тривалого зберігання і з особового складу. Описи складаються за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за стан діловодства в структурному підрозділі, при методичній допомозі архіву Міністерства. Опис підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником відділу діловодства, затверджується керівником структурного підрозділу і затверджується експертною комісією Міністерства.
8.12. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ Міністерства, за якими справи передаються на зберігання до державного архіву вищих органів влади.
8.13. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання за описами передаються до архіву Міністерства транспорту та зв'язку України через 2 роки після завершення їх у діловодстві. До архіву документів тимчасового терміну зберігання справи передаються через 1 рік після завершення їх у діловодстві. Передача справ у архіви здійснюється за графіками, складеними архівами, погодженими з керівниками структурних підрозділів і затвердженими заступником Міністра. Справи передаються у архів Міністерства запакованими належним чином. Подальше зберігання документів забезпечує архів Міністерства транспорту та зв'язку України та архів оперативного зберігання документів.
9. Механізація і автоматизація
діловодних процесів
9.1. Механізація та автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці. Вона здійснюється на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
9.2. Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо.
9.3. Засоби автоматизації діловодних процесів у Міністерстві об'єднані в єдину комп'ютерну систему.
9.4. Склад і засоби програмного забезпечення діловодних процесів у Міністерстві забезпечуються Сектором інформаційних технологій Міністерства та відповідним відділом ДП "Укрсервіс Мінтрансу".
9.5. Відповідальність за ефективність і якість використання комп'ютерної мережі Міністерства транспорту та зв'язку України, знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з технікою несе керівник структурного підрозділу.
Начальник Управління контролю та діловодства О.Геращенко
Додаток 1
до пункту 3.3.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою
1. Листи, що надійшли в копії до відома,
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрати матеріалів.
10. Поздоровні листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.
Додаток 2
до пункту 3.3.10 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Індекс управління
________________
Відділ діловодства
Міністерство транспорту
та зв'язку України
РЕЄСТР
вихідної кореспонденції
"___" ____________ 200_ р.
------------------------------------------------------------------
|N за/п| Куди, кому | Дата | Номер | Примітка |
|------+--------------+--------------+--------------+------------|
| | | | | |
|------+--------------+--------------+--------------+------------|
| | | | | |
|------+--------------+--------------+--------------+------------|
| | | | | |
|------+--------------+--------------+--------------+------------|
| | | | | |
|------+--------------+--------------+--------------+------------|
| | | | | |
|------+--------------+--------------+--------------+------------|
| | | | | |
|------+--------------+--------------+--------------+------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Додаток 3
до пункту 3.3.10 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Індекс управління
________________
Відділ діловодства
Міністерство транспорту
та зв'язку України
РЕЄСТР
вхідної кореспонденції
"___" ____________ 200_ р.
------------------------------------------------------------------
| N за/п | Від кого | Дата | Номер | Примітка |
|------------+------------+------------+------------+------------|
| | | | | |
|------------+------------+------------+------------+------------|
| | | | | |
|------------+------------+------------+------------+------------|
| | | | | |
|------------+------------+------------+------------+------------|
| | | | | |
|------------+------------+------------+------------+------------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Додаток 4
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
пр-т. Перемоги, 14, м. Київ, 01135, Україна
тел.: (+38 044) 461-65-96, 461-65-01,
факс: (+38 044) 486-72-06
wvwv.mtu.gov.ua, e-mail: com@mtu.gov.ua
Додаток 5
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
МІНІСТР
ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 6
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
В.О. МІНІСТРА
ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 7
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
ПЕРШИЙ ЗАСТУПНИК
МІНІСТРА ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 8
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
ЗАСТУПНИК
МІНІСТРА ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
Додаток 9
до пункту 4.1.2 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Державний Герб України
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
НАКАЗ
______________ N ____________
Додаток 10
до пункту 4.2.1 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Склад
реквізитів організаційно-розпорядчих
документів
1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2. Найменування міністерства, влади.
3. Найменування структурного підрозділу.
4. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
5. Назва виду документа.
6. Дата.
7. Індекс.
8. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
9. Місце складення або видання.
10. Гриф обмеження доступу до документів.
11. Адресат.
12. Гриф затвердження.
13. Резолюція.
14. Заголовок до тексту.
15. Відмітка про контроль.
16. Текст.
17. Відмітка про наявність додатків.
18. Підпис.
19. Гриф погодження.
20. Візи.
21. Печатка.
22. Відмітка про засвідчення копій.
23. Прізвище виконавця і номер його телефону.
24. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
25. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
26. Відмітка про надходження документа.
Додаток 11
до пункту 4.2.1 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Додаток 12
до пункту 4.6.10 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Примірний перелік
документів, що підлягають затвердженню
Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ)
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо)
Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо)
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо)
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо)
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів, тощо)
Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперативних поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо)
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)
Розцінки на здійснення робіт
Статути державних підприємств (об'єднань)
Структура і штатна чисельність
Форми уніфікованих документів
Штатні розписи.
Додаток 13
до пункту 4.6.15 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Примірний перелік
документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання, експертизи тощо)
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення, а також довіреності посадовим особам, уповноваженим представляти інтереси Міністерства
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо)
Завдання (на проектування об'єктів технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо)
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)
Заявки (на обладнання, винаходи тощо)
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
Посвідчення про відрядження
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)
Протоколи (погодження планів поставок)
Ліцензії, копії ліцензій
Розпорядження щодо усунення порушень ліцензійних умов
Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
Специфікації (виробів, продукції тощо)
Статути державних підприємств (об'єднань)
Титульні списки
Штатні розписи.
( Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства транспорту та зв'язку N 22 від 14.01.2009 )
Додаток 14
до пункту 4.13.5 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Дозволено до друку
Начальник Управління
контролю та діловодства
Дата
ЗАМОВЛЕННЯ N
на розмножувальну роботу
Управління ______________________________________________________
Виконавець ______________________________________________________
Кімната ________________________ тел. міський ___________________
Найменування роботи _____________________________________________
Кількість сторінок ______________________________________________
Кількість примірників ___________________________________________
Формат (1:1 або зменшити) _______________________________________
З оборотом (без обороту) ________________________________________
В обкладинці (текст передати) або _______________________________
Начальник управління ____________________________________________
(дата, підпис)
Прийнято до виконання ___________________________________________
Начальник розмножувального цеху _________________________________
Термін виконання ________________________________________________
(дата, підпис)
Додаток 15
до пункту 4.15.1 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище,|Посада і | Куди | Дата і | Термін | Термін |
|за/п|ім'я, по | місце |відрядже-| номер |відрядже-| факт. |
| |батькові | роботи, |но і мета|посвідче-| ння в |перебува-|
| |відрядже-| яку |відрядже-| ння | днях, | ння у |
| | ного | займає | ння |відрядже-|вказаний |відрядже-|
| | |відрядже-| | ння |у посвід-| нні |
| | | ний | | | ченні | в днях |
| | | | | |відрядже-| |
| | | | | | ння | |
|----+---------+---------+---------+---------+---------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|----+---------+---------+---------+---------+---------+---------|
| | | | | | | |
|----+---------+---------+---------+---------+---------+---------|
| | | | | | | |
|----+---------+---------+---------+---------+---------+---------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Додаток 16
до пункту 6.2.1 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Перелік
документів із зазначенням строків виконання
Депутатський запит - не пізніше як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України
Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів
Звіт бухгалтерський і баланс річний; розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.
Додаток 17
до пункту 7.1.3 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_________________ N _____________
(місце складання)
на ________ рік
_________________________________________________
найменування розділу
------------------------------------------------------------------
|Індекс|Заголовок|Кількість| Строк зберігання справи |Примітки|
|справи| справи | справ | (тому, частини) і номери | |
| | (тому, | (томів, | статей за переліком | |
| |частини) | частин) | | |
|------+---------+---------+----------------------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|------+---------+---------+----------------------------+--------|
| | | | | |
|------+---------+---------+----------------------------+--------|
| | | | | |
------------------------------------------------------------------
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Керівник архівного підрозділу
структурного підрозділу установи
(особа, відповідальна за архівний
підрозділ установи)
N _____ Дата підпис ініціали, прізвище
Додаток 18
до пункту 8.3 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Міністерство транспорту та зв'язку України
Управління контролю та діловодства
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник Управління
контролю та діловодства
_______ ____________________
Підпис Розшифровка підпису
Опис N
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок| Дата |Кількість| Строк |Примітки|
|з/п | справи | справи | справи | аркушів |зберігання і| |
| | | | | | ст. за | |
| | | | | | переліком | |
|----+--------+---------+--------+---------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|----+--------+---------+--------+---------+------------+--------|
| | | | | | | |
|----+--------+---------+--------+---------+------------+--------|
| | | | | | | |
|----+--------+---------+--------+---------+------------+--------|
| | | | | | | |
------------------------------------------------------------------
У цей опис включено справа з N ___ по N _____
Опис склав
Головний спеціаліст Розшифровка підпису
підпис
ПОГОДЖЕНО
Начальник Управління
контролю та діловодства Розшифровка підпису
підпис
Додаток 19
до пункту 8.4 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
Міністерство транспорту та зв'язку України
Управління контролю та діловодства
ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра
транспорту та зв'язку
_____________ ______________
дата підпис
АКТ __ N __
Про виділення до знищення документів,
що не підлягають зберіганню
На підставі "Переліку типових документів та номенклатури
справ Міністерства транспорту України на 2003 рік" відібрані до
знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та
втратили практичне значення, документи фонду Управління контролю
та діловодства
------------------------------------------------------------------
| N |Заголовки| Дата | Кількість справ | Термін |Примітки|
|з/п| справ |справ | (томів, частин) |зберігання та | |
| | | | | N статей за | |
| | | | | переліком | |
|---+---------+------+-------------------+--------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---+---------+------+-------------------+--------------+--------|
| | | | | | |
|---+---------+------+-------------------+--------------+--------|
| | | | | | |
------------------------------------------------------------------
Разом ________________________ справ за ____________________ роки
Описи справ постійного зберігання за _______________________ роки
затверджені
Експертизу провів головний спеціаліст __________ ________________
(підпис) (розшифровка
підпису)
Дата
Документи в кількості ________________ справ передано до знищення
Головний спеціаліст __________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Додаток 20
до пункту 8.6 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ
Справи N ________________
В цій справі підшито і пронумеровано ___________________ аркушів.
(цифрами і прописом)
_________________________________ ________ ______________________
(посада особи, яка формувала (підпис) (розшифровка підпису)
справу)
Додаток 21
до пункту 8.9 Інструкції
з діловодства у Міністерстві
транспорту та зв'язку
України
КОД ДЕРЖАРХІВУ ________
КОД УСТАНОВИ __________
МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ
___________________________________________________
СПРАВА N _________ ТОМ N _______________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Дата: __________________________
Ф. N ________________________
Оп. N _______________________
СПРАВА N
На _________ аркушах
Зберігати __________