УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ ОХОРОНИ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
10.09.2004 N 66/96
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
1 листопада 2004 р. за N 1397/9996
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Управління Державної охорони України,
Міністерства юстиції України
N 433/1445/5 від 01.10.2012)
Про затвердження Положення про галузевий
державний архів Управління державної
охорони України
( Із змінами, внесеними згідно з Наказом
Управління державної охорони
N 62/23 від 20.02.2007 )
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ) і постанови Кабінету Міністрів України від 16.11.2002 N 1742 "Про створення галузевого державного архіву Управління державної охорони України" наказуємо:
1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Управління державної охорони України, що додається.
2. З наказом ознайомити керівний та особовий склад Управління в частині, що його стосується, та забезпечити виконання вимог Положення.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Начальника Управління Бабича І.Л. та заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В. ( Пункт 3 із змінами, внесеними згідно з Наказом Управління державної охорони N 62/23 від 20.02.2007 )
Начальник Управління державної охорони України В.Строгий
Голова Державного комітету архівів України Г.Боряк
Затверджено
Наказ Управління державної
охорони України,
Державного комітету
архівів України
10.09.2004 N 69/96
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
1 листопада 2004 р. за N 1397/9996
Положення
про галузевий державний архів
Управління державної охорони України
1. Галузевий державний архів Управління державної охорони України (далі - Архів) є державною архівною установою, яка створена відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ) та постанови Кабінету Міністрів України від 16.11.2002. N 1742 "Про створення галузевого державного архіву Управління державної охорони", і входить до складу Управління державної охорони України (далі - УДО України) на правах самостійного підрозділу.
В Архіві зберігаються документи, які утворюються в процесі організації державної охорони органів державної влади України та посадових осіб. Ці документи містять інформацію на паперовій основі, фото-, відео- та інших носіях інформації і потребують особливих умов зберігання. Документи на кожному виді носіїв інформації зберігаються окремо.
2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами УДО України, Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України), іншими нормативними актами, а також цим Положенням.
3. Архів забезпечується відповідними приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними ресурсами та штатами.
Фінансування Архіву здійснюється за рахунок коштів державного бюджету, кошторису УДО України.
Нормативно-методичне забезпечення діяльності Архіву здійснюється Держкомархівом України.
4. До складу документів Національного архівного фонду, що підлягають постійному зберіганню в Архіві, входять документи, що створилися у процесі організації державної охорони органів державної влади та посадових осіб. Архів зберігає також особові справи колишніх військовослужбовців.
5. Архів надає науково-методичну та практичну допомогу з питань роботи з документами структурним підрозділам УДО України.
6. Види документів, строки їх передавання регіональними та структурними підрозділами УДО України до Архіву визначаються наказом Начальника УДО України за погодженням з Держкомархівом України.
7. Головними завданнями Архіву є:
1) забезпечення збереженості документів, що містяться в Архіві, та дотримання режиму секретності при користуванні ними;
2) контроль за умовами зберігання документів, що тимчасово містяться у структурних підрозділах УДО України;
3) комплектування Архіву документами з різними носіями інформації;
( Підпункт 4 пункту 7 виключено на підставі Наказу Управління державної охорони N 62/23 від 20.02.2007 )
4) ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та надання до Держкомархіву України відомостей про них;
5) виявлення унікальних документів та складання анотованих переліків на них;
6) складання переліків особливо цінних документів;
7) ведення обліку страхового фонду унікальних і особливо цінних документів;
8) ведення роботи з власниками особистих документів, що мають культурну цінність, щодо їх передавання на зберігання до Архіву;
9) створення і вдосконалення облікового та довідкового апаратів до документів, що містяться в Архіві, автоматизація інформаційно-пошукових процесів;
10) забезпечення структурних підрозділів УДО України нормативними актами, що регламентують порядок та строки зберігання документів;
11) розроблення нормативно-методичних документів (інструкцій, положень, методик, рекомендацій) з профільних питань.
8. Архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює зберігання, реставрацію, ремонт, консерваційно-профілактичну обробку страхового фонду документів;
2) проводить копіювання унікальних документів, створює фонд користування цими документами;
3) складає списки регіональних та структурних підрозділів УДО України - джерел комплектування Архіву;
4) здійснює приймання документів від регіональних та структурних підрозділів УДО України на зберігання;
5) проводить експертизу цінності документів та здійснює їх внесення до Національного архівного фонду;
6) виявляє документи історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та відтворює в копіях профільні документи;
7) виконує запити органів державної влади, місцевого самоврядування, установ, громадян та їх об'єднань про наявність документів для користування у службових завданнях, вирішення економічних, політичних, наукових, соціально-культурних завдань, а також для забезпечення законних прав та інтересів громадян;
8) надає у встановленому порядку для користування документи або їх копії;
9) перевіряє у структурних підрозділах УДО України стан зберігання та формування документів у справи, що підлягають передаванню до Архіву;
10) здійснює заходи щодо підвищення кваліфікації та стажування осіб, відповідальних за роботу з архівними документами у структурних підрозділах УДО України, вивчає, узагальнює і поширює передовий досвід роботи з питань архівної справи;
11) проводить у встановленому порядку наради, семінари з працівниками, відповідальними за роботу з документами у структурних підрозділах УДО України, бере участь в аналогічних заходах, які організовує Держкомархів України;
12) надає допомогу в складанні номенклатури справ УДО України та його структурних підрозділів;
13) інформує керівництво УДО України про стан роботи з архівними документами та вносить пропозиції щодо його поліпшення;
14) уживає заходів щодо вдосконалення структури Архіву.
9. Архів має право:
1) вимагати від регіональних і структурних підрозділів УДО України передання документів на зберігання, оформлених згідно з чинним законодавством;
2) повертати регіональним і структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
3) одержувати від структурних підрозділів УДО України відомості про стан впорядкування та зберігання документів, що надходитимуть до Архіву;
4) давати, у межах своїх повноважень, обов'язкові для виконання вказівки щодо організації роботи з документами, що підлягають зберіганню в Архіві;
5) з метою зберігання державної таємниці і захисту інформації, що міститься в документах Архіву, установлювати відповідно до чинного законодавства умови користування ними;
6) брати участь у діяльності постійних і тимчасових відомчих та міжвідомчих дорадчих органів з питань роботи з архівними документами;
7) порушувати перед керівництвом УДО України питання про припинення чинності або зміну нормативних актів УДО України при внесенні змін до законодавства України з архівної справи.
10. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з регіональними та структурними підрозділами УДО України, Держкомархівом України, а також архівними установами.
11. Загальне керівництво архівною справою в УДО України виконує начальник Архіву, який безпосередньо підпорядковується, призначається та звільняється з посади Начальником УДО України. Начальник Архіву здійснює керівництво та контроль за діяльністю архіву, відповідно до чинного законодавства, у межах своєї компетенції, вирішує питання щодо видавання документів Архіву у тимчасове користування структурним підрозділам УДО України, відповідає за добір і розстановку працівників, визначає їх обов'язки та представляє Архів у всіх державних і громадських установах.
Начальник галузевого державного архіву УДО України Г.Шевченко