ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
N 9 від 13.03.96
м.Київ

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
10 квітня 1996 р. за N 173/1198

( Наказ втратив чинність на підставі Наказу Державного
комітету архівів
N 16 від 29.01.2003 )

Про затвердження Типового положення про експертну комісію
державного органу, органу місцевого самоврядування,
підприємства, установи і організації

Відповідно до ст.18 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) та Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року N 853, наказую:

1. Затвердити Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації (додається).

2. Типове положення направити центральним органам державної виконавчої влади, уряду Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським державним адміністраціям, органам місцевого самоврядування, центральним, галузевим державним архівам.

3. Редакції журналу "Архіви України" опублікувати Типове положення у найближчому номері.

Начальник Головного управління Б.В.Іваненко

Затверджено
наказом Головного архівного
управління при Кабінеті
Міністрів України від
13 березня 1996 року N 9

Типове положення
про експертну комісію державного органу, органу місцевого
самоврядування, підприємства, установи і організації

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) та Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 року N 853, державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації незалежно від форм власності та об'єднання громадян (далі - установи, підприємства) створюють експертні комісії (ЕК) для проведення попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на затвердження експертно-перевірних комісій (ЕПК) відповідних державних архівних установ.

2. ЕК є дорадчим органом. Рішення ЕК затверджуються керівником установи, підприємства, після чого є обов'язковими для виконання структурними підрозділами установи, підприємства.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією України ( 888-09 ), Конституційним Договором між Президентом України та Верховною Радою України ( 1к/95-ВР ), законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України та цим Положенням. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів (Головархіву) України.

4. У відповідності з цим Типовим положенням установи, підприємства розробляють індивідуальні положення про ЕК, які затверджуються керівниками установ, підприємств.

5. ЕК працює у відповідності з річним планом, який затверджується керівником установи, підприємства і звітується перед ним про проведену роботу.

6. Основними завданнями ЕК є:

а) розгляд питань та прийняття рішень про схвалення та подання на погодження в установленому Головархівом порядку:

описів документів на різних видах носіїв інформації, віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;

номенклатур справ поточного діловодства установи, підприємства;

актів про вилучення документів установи, підприємства, не віднесених попередньою експертизою цінності документів до Національного архівного фонду;

б) організація і проведення спільно з діловодною службою та архівним підрозділом установи, підприємства щорічного відбору документів для подальшого зберігання та знищення, здійснення контролю за організацією документів у діловодстві;

в) участь у підготовці та розгляді номенклатури справ установи, підприємства, методичних посібників з організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів;

г) розгляд пропозицій структурних підрозділів установи, підприємства про зміну термінів зберігання окремих документів, не передбачених діючими переліками, та подання рішень з цих питань на затвердження ЕПК відповідної державної архівної установи;

д) проведення інструктажу і консультацій працівників установи, підприємства з питань організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів на різних видах носіїв інформації та їх підготовки до передачі на подальше зберігання.

7. Для виконання покладених на ЕК завдань їй надається право:

а) давати вказівки структурним підрозділам установи, підприємства і окремим працівникам, відповідальним за організацію документів у діловодстві, експертизу цінності документів та їх підготовку до передачі на архівне зберігання;

б) вимагати від керівників структурних підрозділів установи, підприємства розшуку відсутніх документів Національного архівного фонду та надання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;

в) вимагати від структурних підрозділів установи, підприємства відомостей та висновків, необхідних для визначення цінності і термінів зберігання документів;

г) заслуховувати на своїх засіданнях інформації керівників діловодної служби та архівного підрозділу установи, підприємства про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та схоронності документів Національного архівного фонду та документів довгострокового (понад 10 років) зберігання;

д) запрошувати на засідання як консультантів і експертів фахівців структурних підрозділів установи, підприємства, а у разі необхідності - працівників відповідної державної архівної установи;

е) інформувати керівництво установи, підприємства з питань, що входять до компетенції ЕК.

8. До складу ЕК, який затверджується керівником установи, підприємства, включаються керівники діловодної служби і архівного підрозділу установи, підприємства, досвідчені працівники інших структурних підрозділів і фахівці відповідної державної архівної установи. Головою ЕК призначається, як правило, заступник керівника установи, підприємства, а секретарем - керівник архівного підрозділу.

Секретар ЕК за вказівками голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів і окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереження.

9. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правомочними, якщо на них присутні не менше двох третин складу членів комісії.

Рішення ЕК приймаються більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляються протоколом, який підписується головою (або його заступником) і секретарем комісії, та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК керівником установи, підприємства.