Наказ : Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальній громаді м. Києва, у Державному архіві м. Києва

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ М. КИЄВА

НАКАЗ
N 5 від 31.01.2006

Зареєстровано
в Київському міському управлінні юстиції
14 лютого 2006 р. за N 6/711

Про затвердження Порядку користування документами
Національного архівного фонду України, що належать
державі, територіальній громаді м. Києва,
у Державному архіві м. Києва

На виконання Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 2888-14 ) та згідно наказу Державного комітету архівів України N 139 від 24.11.2005 р. "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 9 грудня 2005 р. N 1473/11753, наказую:

1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальній громаді м. Києва, у Державному архіві м. Києва (додається).

2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Державного архіву м. Києва від 1 липня 2004 р. N 24 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальній громаді м. Києва", зареєстрований в Київському міському управлінні юстиції 12 липня 2004 року за N 34/612.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на начальників відділів: інформації та використання документів Сергу Ж.І., зберігання, обліку та довідкового апарату Рокитенець Т.М.

Директор В.П.Купченко

Затверджено
наказом Державного архіву
м. Києва
від 31.01.2006 N 5

Порядок
користування документами Національного архівного
фонду України, що належать державі, територіальній
громаді м. Києва, у Державному архіві м. Києва

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), "Про інформацію" ( 2657-12 ), наказу Державного комітету архівів України N 139 від 24.11.2005 р., Положення про Державний архів м. Києва, затвердженого рішенням Київської міської ради 10.07.2003 р. N 584/744.

1.2. Державний архів м. Києва (далі - архів) надає документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі, територіальній громаді м. Києва, для користування фізичним та юридичним особам, створює для цього відповідний довідковий апарат, видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб; повідомляє про документи, в яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими зацікавленими сторонами; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

1.3. Порядок установлює основні вимоги оформлення фізичних і юридичних осіб для роботи в читальному залі архіву, організації доступу до документів НАФ загального користування, що належать державі та територіальній громаді м. Києва, видавання цих документів працівникам архіву та юридичним особам у тимчасове користування, роботи з цими документами та їх копіювання, а також визначає права та обов'язки користувачів.

1.4. Дія цього Порядку поширюється на архівні відділи районних у м. Києві державних адміністрацій, архівний відділ міської ради, архівний відділ міської ради, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

1.5. Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, визначається власником документів з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України.

1.6. Відвідування користувачами читального залу архіву, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам для користування документів НАФ, що належать державі та територіальній громаді м. Києва, відповідно до встановлених у пунктах 3.3, 3.7 цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

1.7. Платні послуги надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року N 639 (зі змінами), та наказу Державного архіву м. Києва про надання платних послуг, затвердженого у встановленому порядку.

1.8. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці осіб у суботні дні та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.

Графік роботи читального залу має бути вивішено у доступному для відвідувачів місці, оприлюднено в інший спосіб (на Веб-сайті архіву, довідково-інформаційних виданнях архіву тощо).

1.9. Цей порядок має бути оприлюднений в доступному для відвідувачів місці.

2. Оформлення осіб для користування документами НАФ
у читальному залі архіву

2.1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальному залі архіву, ознайомлюються з Порядком користування документами архіву і заповнюють заяву-анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом у заяві-анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з Порядком та зобов'язання виконувати його. Неоформлені особи не є користувачами документами НАФ.

2.2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

2.3. Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою-анкетою подають документ, що підтверджує їх повноваження представляти користувача - юридичну особу.

2.4. Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення.

Якщо користувач працює над заявленою темою понад один рік, то за його заявою керівництво архіву може продовжити строк дії дозволу на роботу за даною темою.

У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.

2.5. Керівництво архіву, або за його поданням, керівництво Державного комітету архівів України має право відмовити в дозволі на роботу в читальному залі особі, яка грубо порушила цей Порядок (незаконний доступ до документів НАФ, їх псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, перекручення, або фальсифікація відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, в якому архіві вчинено це порушення.

2.6. На підставі документа, що посвідчує особу, після надання дозволу керівництвом архіву завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов'язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.

2.7. Працівник читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

3. Організація роботи користувачів у читальному
залі архіву, їх права та обов'язки

3.1. Архів надає користувачам за темою їх роботи копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності - оригінали документів (справи, кіно-, фото-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за обґрунтованої потреби й за згодою керівництва архіву - облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідковій бібліотеці архіву.

3.2. Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).

3.3. Користувачеві може бути видано щоденно не більше 5 описів 10 бюксів мікрокопій, 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів, 50 кальок науково-технічної документації, 20 одиниць зберігання кінодокументів, звукозаписи, що за загальним обсягом не перевищують 3-х годин звучання, відеодокументи, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.

3.4. Справи та документи, на які в архіві існують фонди користування, видаються до читального залу архіву лише в копіях.

За наявності фонду користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках - для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

3.5. Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння одиниць зберігання та справ перед їх видаванням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем, що фіксується у замовленні на видавання справ (додаток N 2).

3.6. У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

3.7. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам строком до 5 днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до 10 днів, оригінали унікальних документів та особливо цінних документів - до 5 днів.

Строк користування обчислюється з дня видання документів з архівосховища.

3.8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами то їх повертають до архівосховища після закінчення строку замовлення.

3.9. Збільшення обсягів щоденного видання документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначаються в кожному конкретному випадку керівництвом архіву, як платна послуга.

3.10. Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальному залі архіву, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати 2 робочих дні від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

На прохання користувача за наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва архіву можуть бути видані невідкладно як платна послуга.

3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення.

3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути:

наявність у документах НАФ інформації, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 );

установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами;

необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів;

перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

3.13. Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово з вичерпним зазначенням підстав відмови.

3.14. Користувачі документами НАФ мають право:

отримувати від архіву довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено;

отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

отримувати у працівників архіву консультації про зміст і місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;

публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання;

користуватися з дозволу керівництва архіву технічними засобами що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів.

3.15. Обов'язки користувачів документами НАФ:

вчасно інформувати працівників архіву у разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; не заносити до архіву сторонніх архівних документів у будь-якому вигляді (їх копій) та видань без дозволу керівництва архіву; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою та не здійснювати інших дій, що можуть зашкодити фізичному стану документів;

забезпечувати збереженість та вчасне повернення документів НАФ довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

заповнювати аркуш користування архівними документами (додаток 3);

не допускати перекручень або фальсифікацій використаних відомостей, що містяться в документах НАФ;

надавати архіву бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;

підтверджувати родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, або надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

вчасно інформувати працівників архіву про наміри використання документальної інформації з комерційною метою.

4. Видавання документів НАФ працівникам архіву
та у тимчасове користування за межами архіву

4.1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їх робочі місця для виконання службових завдань.

Строки видавання документів для архівних робіт обумовлюються планами роботи і встановлюються керівництвом архіву. Залучення для виконання службових завдань працівниками архіву архівних документів (їх копій) з інших архівних установ чи приватних архівних зібрань здійснюється за письмовим дозволом керівництва.

4.2. В окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ можуть видаватися юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.

4.3. У офіційному запиті на адресу керівництва архіву користувач обґрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.

4.4. У разі згоди керівництва архіву видавання документів НАФ оформлюється актом (додаток 4).

4.5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.

4.6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердженням працівниками архіву за дорученням керівництва архіву їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

4.7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

5. Організація копіювання документів
на замовлення користувача

5.1. На замовлення користувачів та відповідно до технічних можливостей архів виготовляє ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а також копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, які в них зберігаються.

5.2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформляється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 5);

5.3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати вартості замовлення.

5.4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником з урахуванням рекомендацій Держкомархіву.

5.5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

5.6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву та, у разі потреби, фондоутворювачів.

5.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.

5.8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архіві або надіслані за вказаною адресою користувача. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

5.9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених згідно із замовленням користувача, оформляються спеціальною перепусткою за підписом керівництва архіву.

6. Відповідальність за порушення Порядку користування
документами Національного архівного фонду України,
що належать державі та територіальній громаді м. Києва

6.1. Користувачі, які зазначили в заяві-анкеті неправдиві відомості, своєчасно не повідомили про їх зміну, тимчасово, строком до одного року, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії документів НАФ.

6.2. Користувачі, які порушили цей Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальній громаді м. Києва, за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права одержувати документи НАФ або їх копії відповідно до пункту 2.5 цього Порядку.

6.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.

6.4. Особи, винні в псуванні, знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні документів НАФ, незаконному доступі до них, несуть відповідальність згідно із законом незалежно від того, чи застосовано до них норму, визначену в п. 6.2 цього Порядку.

Начальник відділу інформації та використання
документів Державного архіву м. Києва Ж.Серга

Додаток 1
до пункту 2.1 Порядку
користування документами
Національного архівного
фонду України, що належать
державі, територіальній
громаді м. Києва,
у Державному архіві м. Києва

                  Форма заяви-анкети користувача

                                      ДОЗВОЛЯЮ
                                      користування документами НАФ
                                      Керівник архіву
                                      Підпис Розшифрування підпису
                                      Дата

                  Найменування архівної установи

                          Анкета користувача

Прізвище _________________________________________________________
Ім'я ______________________ По батькові __________________________
Рік народження ___________________________________________________
Місце роботи, посада _____________________________________________
__________________________________________________________________
Освіта, науковий ступінь, учене звання ___________________________
__________________________________________________________________
Мета роботи ______________________________________________________
               (підготовка статті, монографії, дисертації тощо)
Використання документної інформації з комерційною метою __________
                                                         (так, ні)
Адреса користувача: ______________________________________________
службова _________________________________________________________
N телефону _______________________________________________________
Факс _____________________________________________________________
E-mail ___________________________________________________________
місце проживання _________________________________________________
_______________________________ N телефону _______________________
Тема роботи, хронологічні межі ___________________________________
__________________________________________________________________

     З Порядком користування документами архіву  ознайомився(лась)
і зобов'язуюсь їх виконувати.