МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ

НАКАЗ
20.12.2005 N 515

(Наказ втратив чинність на підставі
Наказу Міністерства економіки України
від 06.06.2008 N 197)

Про деякі питання, пов'язані з проведенням
експертизи цінності документів, що накопичуються
в процесі діяльності структурних
підрозділів Міністерства

( Із змінами, внесеними згідно з Наказами
Міністерства економіки
N 156 від 03.05.2006
N 141 від 21.05.2007 )

У зв'язку із затвердженням нової структури центрального апарату Міністерства, кадровими змінами, що відбулися в ньому, та з метою забезпечення належного рівня роботи структурних підрозділів з документами, відбирання їх для передавання на зберігання до архіву Міністерства та знищення тощо наказую:

1. До 23.12.2005 утворити в департаментах, самостійних підрозділах експертні комісії з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі їх діяльності (далі - експертна комісія структурного підрозділу), увівши до складу таких комісій департаментів та управлінь не менше одного добре обізнаного з діловодством представника від кожного підпорядкованого відділу, сектору.

Чисельність відповідних експертних комісій самостійних відділів повинна бути не меншою трьох чоловік.

2. Директорам департаментів, начальникам самостійних підрозділів покласти на одного зі своїх заступників обов'язки голови експертної комісії структурного підрозділу.

( Пункт 3 виключено на підставі Наказу Міністерства економіки N 141 від 21.05.2007 )

4. Унести зміни до наказу Міністерства від 06.05.2004 N 180, що додаються.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директорів департаментів, начальників самостійних підрозділів.

Міністр А.П.Яценюк

( Склад експертної комісії Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності виключено на підставі Наказу Міністерства економіки N 141 від 21.05.2007 )

Затверджено
Наказ Міністерства економіки
України
20.12.2005 N 515

Зміни,
що вносяться до наказу Міністерства
від 06.05.2004 N 180

1. У пункті 3 наказу слово "адміністративно-господарського" замінити словом "адміністративного".

2. У Положенні про експертну комісію Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності, затвердженому зазначеним наказом:

у всьому тексті слова "адміністративно - господарський", "управління", "експертні комісії структурних підрозділів" у всіх відмінках замінити відповідно словами "адміністративний", "відділ", "експертні комісії департаментів, управлінь, самостійних відділів" у відповідних відмінках;

пункт 2.3 викласти в такій редакції:

"2.3. Секретарем експертної комісії є за посадою завідувач сектору архіву Міністерства.";

абзац другий пункту 3.1 викласти в такій редакції:

"зведеного опису справ постійного зберігання самостійних відділів, відділів та секторів у складі департаментів та управлінь Міністерства (далі - структурні підрозділи)".

3. Положення про експертну комісію управління (відділу на правах самостійного) з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності, затверджене зазначеним наказом, викласти в новій редакції:

"Положення
про експертну комісію департаменту,
самостійного підрозділу

Цим Положенням визначено порядок утворення, функціонування, основні завдання, права експертних комісій департаментів, самостійних підрозділів з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі їх діяльності (далі - експертна комісія структурного підрозділу).

1. Експертні комісії утворюються в департаментах, самостійних підрозділах (далі - структурний підрозділ) з метою проведення попередньої експертизи цінності документів, що накопичуються в процесі діяльності підрозділу, та подання її рішення на розгляд експертній комісії Міністерства з визначення цінності документів, що накопичуються в процесі його діяльності (далі - експертна комісія Міністерства), організації роботи щодо формування документів самостійних відділів, відділів та секторів у складі департаментів та управлінь у справи, передавання їх до архіву Міністерства, відбирання документів до знищення, а також внесення експертній комісії Міністерства пропозицій щодо відомостей, яким згідно з орієнтовними критеріями віднесення інформації до конфіденційної (додаток 17 до Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави у Міністерстві економіки України, затвердженої наказом Міністерства від 18.05.1999 N 67, зі змінами (далі - орієнтовний перелік), може надаватися гриф обмеженого доступу "Для службового користування" (далі - гриф "ДСК").

2. У своїй діяльності експертна комісія структурного підрозділу керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, актами Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів України, Положенням про експертну комісію Міністерства, положеннями про структурні підрозділи Міністерства та відділи й сектори у складі цих структурних підрозділів, цим Положенням.

3. Експертна комісія структурного підрозділу утворюється за вказівкою директора департаменту, начальника управління та самостійного відділу зі спеціалістів, добре обізнаних з діловодством, очолює її голова.

До складу такої експертної комісії департаменту та управління входять по одному представнику від кожного відділу, сектору (далі - структурні одиниці), що входять до складу департаменту, управління. Загальна чисельність такої експертної комісії структурного підрозділу дорівнює чисельності структурних одиниць, що входять до складу структурного підрозділу, плюс голова комісії. Головою експертної комісії структурного підрозділу за вказівкою директора департаменту, начальника управління є один із його заступників.

Експертна комісія самостійного відділу складається не менше як з трьох чоловік. Її головою є заступник начальника самостійного відділу.

Персональний склад комісії затверджується у двох примірниках:

у департаментах - директором департаменту за погодженням з начальниками структурних одиниць;

в управлінні - начальником управління за погодженням з начальниками структурних одиниць;

у самостійному відділі - начальником відділу.

Один примірник затвердженого в установленому порядку складу експертної комісії структурного підрозділу передається секретареві експертної комісії Міністерства, якого також інформують у разі зміни складу експертної комісії структурного підрозділу.

4. Експертна комісія структурного підрозділу співпрацює з експертною комісією Міністерства.

Свої рішення зазначена комісії оформляє відповідним актом, що візується начальником структурної одиниці, питання діяльності якої зачіпаються в рішенні, підписується усіма її членами, затверджується начальником структурного підрозділу, які набирають чинності тільки після погодження експертною комісією Міністерства.

Ведення документації експертної комісії структурного підрозділу здійснюється її секретарем.

5. На експертну комісію структурного підрозділу покладається виконання таких завдань:

надання спеціалістам структурних одиниць консультацій щодо розроблення їх номенклатури справ та підготовки до подання її на розгляд експертної комісії Міністерства, визначення строків зберігання справ, відбору документів постійного і тимчасового строків зберігання та таких, що містять документи з грифом "ДСК", для передавання до архіву Міністерства та знищення тих, що втратили науково-практичне значення;

забезпечення подання в установленому порядку номенклатури справ структурної одиниці на затвердження та погодження;

організація перевірки відповідності номенклатури справ структурної одиниці фактично сформованим справам, правильності визначення строків їх зберігання;

експертиза документів, що втратили науково-практичне значення, для подальшого передання їх на знищення та забезпечення цього знищення;

розгляд пропозицій спеціалістів структурних одиниць про зміну строків зберігання окремих категорій документів та подання експертній комісії Міністерства щодо них відповідно оформленого рішення.

6. Експертній комісії структурного підрозділу надано такі права:

вимагати від спеціалістів самостійного відділу та структурних одиниць

додержання установлених вимог щодо формування та оформлення справ для передачі до архіву Міністерства та відбирання документів до знищення;

звертатися до експертної комісії Міністерства за консультаціями щодо формування справ та визначення цінності документів, складання номенклатур справ самостійного відділу та структурних одиниць;

перевіряти правильність формування документів у справу та повертати спеціалістам самостійного відділу та структурних одиниць неправильно сформовані справи для усунення недоліків;

за погодженням з начальником самостійного відділу, структурної одиниці виходити до експертної комісії Міністерства з пропозиціями щодо зміни строків зберігання справ;

знищувати в установленому порядку відібрані для цього документи;

залучати до роботи спеціалістів самостійного відділу та структурних одиниць;

виходити до керівництва самостійного відділу та структурних одиниць з пропозиціями щодо вдосконалення їх роботи з документами".

( Пункт 4 виключено на підставі Наказу Міністерства економіки N 141 від 21.05.2007 )

Начальник відділу документального забезпечення С.Х.Коваленко