Документальное оформление и учет недостач
материальных ценностей от порчи и хищений

(Окончание; начало - см. в консультации от 11.04.2006 г.)

В прошлый раз мы начали разговор об оформлении недостач, но ограничились лишь вступлением к данной теме - вопросами возложения на работников материальной ответственности, а также освобождения от такой ответственности. Теперь перейдем собственно к недостачам.

Документальное оформление недостач материальных ценностей, выявленных на различных этапах хозяйственной деятельности

Всякая недостача в первую очередь должна быть документально зафиксирована. С этой целью составляются акты, докладные записки, сверочные ведомости, в которых указывается, в частности, кто и когда осуществил проверку, на каком именно складе (в каком подразделении), какие недостачи (убыли, порчи, расхищения) при этом обнаружены, а также иные реквизиты, предусмотренные законодательством о документальном обеспечении бухгалтерских записей.

В качестве примера приведем несложные акты, фиксирующие недостачи соответственно на промышленном предприятии и в сфере торговли:

Акт № 14 от 3 апреля 2006 года
недостач (убыли, порчи, расхищений) на складе производственных запасов

г. Харьков
ООО “Завод “Электромашина-2”
Цех 34, склад № 2, завсклада - Ходько П. П.

Согласно распоряжению начальника производства завода № 3р от 11.04.2006 г. оперативной комиссией проведена проверка наличия и состояния материальных ценностей следующих групп и наименований: ______электрические измерители универсальные, осциллографы, частотомеры.___________________________________________________________________________________________________________

Результаты проверки:

Всего недостающих и испорченных изделий по акту: ___2 (две) ед., на сумму 500 (пятьсот) грн, без НДС или 600 (шестьсот) грн, с НДС.__

Другие ТМЦ не проверялись.

_____Объяснительная записка кладовщика Жихарь Л. В. прилагается.___________________________________________________________

Члены комиссии:

Додин

Каплунова

Лычко

Предприятие: __оптовое торговое предприятие ОАО “Торговый дом “Зеленый яр”_____

АКТ № 09 приемки-передачи по количеству и качеству
от “15” апреля 2006 г.

Место составления акта:

___г. Харьков, склад непродовольственных товаров № 6 ОАО “Торговый дом “Зеленый яр”________________________________________

произвела прием товарно-материальных ценностей, полученных ___________через экспедитора Резванович К. Е., ________и установила:

Группа товаров: _________электротехнические приборы______________________________________________________________________

Основание отгрузки: ____Договор поставки № 9 от 29.01.2006 г._______________________________________________________________

Отпускная накладная поставщика № 74 от 15 апреля 2006 г.

Товар отправлен со склада поставщика ___15 апреля 2006 г. в 10-40._______

Товар поступил на склад товарополучателя ____15 апреля 2006 г. в 13-00_____

Товар предъявлен для актирования на складе товарополучателя в (распакованном, затаренном, в индивидуальной упаковке) виде (нужное подчеркнуть).

Условия хранения товара до его вскрытия _______обычные, соответствующие условиям Договора__________________________________

Общее описание качественных и других дефектов:

- отсутствуют 4 ед. товара автотрансформатор регулируемый, марки АШР-8А;

- отсутствуют 2 ед. товара вольтметр цифровой, марки ВП-24.

Конкретно при приемке товара установлено:

Всего недостающих и отбракованных изделий по акту: __6 (шесть)_ ед., на сумму _____1000 (одна тысяча) грн, без НДС или 1200 (одна тысяча двести) грн, с НДС._________

По остальным товарам, перечисленным в счете поставщика, расхождений по количеству и качеству нет.

Объяснительная записка экспедитора Резванович К. Е. прилагается.

Члены комиссии:

Сердюк Т. П.

Коробко Л. Д.

Воробьев Б. Х.

Прежде чем принять решение о взыскании ущерба с работника, необходимо провести проверку, чтобы установить причину и сумму ущерба. В сложных случаях проводится инвентаризация ТМЦ инвентаризационной комиссией; обычно же, особенно на предприятиях с небольшим оборотом, проверка осуществляется оперативной комиссией только по недостающей номенклатуре и только в связи с данным лицом.

Работнику, в отношении которого проводится разбирательство, предлагается написать объяснительную записку (в случае отказа дать письменное объяснение комиссия составляет акт о таком отказе). При необходимости заказывается экспертиза у специализированных организаций.

Комиссия может быть назначена примерно таким приказом:

Приказ № 08

1. Для установления обстоятельств поломки кассового аппарата продавцом Линник Т. П., случившейся 14 апреля 2006 года, создать комиссию в составе:

Веткина С. П., старший продавец;

Левченко В. Е., зав. складом;

Коркина О. З., бухгалтер по продовольственным товарам.

2. Определить размер причиненного ущерба.

3. О результате работы комиссии составить акт и представить его мне на утверждение.

4. Работу комиссии завершить до 17 апреля 2006 года.

5. С приказом ознакомить под расписку Линник Т. П. и членов комиссии.

Основания: заявление заведующей торгового отдела о поломке кассового аппарата от 14 апреля 2006 года; объяснение Линник Т. П. от того же числа.

Работник с согласия собственника может добровольно возместить причиненный предприятию вред посредством внесения денег в кассу предприятия, путем передачи предприятию равноценного имущества или исправления поврежденного. Такой поворот ситуации, однако, не исключает проведения служебного расследования, установления факта причиненного ущерба и издания по результатам служебного расследования соответствующего приказа.

Заключение комиссии может быть представлено в произвольной форме, но с обязательными ответами на поставленные в приказе-задании вопросы:

Заключение специальной комиссии ООО “Треллер”
№ 01 от 17 апреля 2006 года

Комиссия, созданная на основании приказа директора ООО “Треллер” от 15 апреля 2006 года № 08 для установления обстоятельств поломки кассового аппарата продавцом Линник Т. П., случившейся

14 апреля 2006 года, выявила следующее:

1. Расходы на ремонт кассового аппарата составили 120 грн (с НДС).

2. Указанный ЭККА до настоящего случая четыре раза находился в ремонте, что указывает на низкое заводское качество прибора.

3. Линник Т. П. работает на предприятии недавно, но является опытным и квалифицированным специалистом, имеющим практику работы с ЭККА.

4. Комиссия не нашла достаточных оснований для того, чтобы считать Линник Т. П. виновницей поломки кассового аппарата.

5. Дополнительно было установлено, что при попытке заменить неработающий кассовый аппарат работающим, взятым из другого зала, Линник Т. П. нарушила электронные коммуникации, в результате чего сервисному центру за ремонт и настройку по платежному поручению № 047 было уплачено 540 грн, в том числе НДС - 90 грн.

Заключение: Продавец Линник Т. П. не может подлежать ответственности за поломку кассового аппарата, но подлежит ограниченной материальной ответственности в размере 540 грн за неосторожную порчу электронных коммуникаций магазина.

Особое мнение Веткиной С. П. (старший продавец): предполагаю, что порча сети электронных коммуникаций была незначительной, а сервисная организация указала в счете профилактические и настроечные работы, которые имели целью обеспечить бесперебойную работу электронной сети магазина в будущем.

Подписи:

Веткина

Левченко

Коркина

На основании заключения комиссии и других документов директор издает приказ о взыскании с работника суммы нанесенного ущерба или об освобождении его полностью или частично от материальной ответственности. В приказе виновнику может быть предложено добровольно возместить ущерб или выражено согласие собственника на передачу работником в возмещение причиненного ущерба равноценного имущества либо на исправление поврежденного.

Ниже приводятся оба варианта приказа.

Приказ № 11

1. Линник Т. П., продавца, привлечь к материальной ответственности за поломку 14 апреля 2006 года по небрежности кассового аппарата и сети электронных коммуникаций.

2. Исходя из того что средний заработок Линник Т. П. составляет 500 грн, а размер ущерба - 660 грн, возложить материальную ответственность в размере, не превышающем среднюю зарплату, а именно - в размере 500 грн.

3. Главному бухгалтеру обеспечить удержание суммы для возмещения причиненного ущерба из заработка Линник Т. П. с учетом установленных законодательством ограничений.

4. С настоящим приказом ознакомить Линник Т. П. под расписку.

Основания: заявление заведующей торгового отдела о поломке кассового аппарата от 14 апреля 2006 года; объяснение Линник Т. П. от того же числа, где она признает свою вину в порче кассового аппарата, заключение комиссии № 1 от 17 апреля 2006 г.

Приказ № 11

1. Отказать в привлечении продавца Линник Т. П. к материальной ответственности за поломку

14 апреля 2006 года по небрежности кассового аппарата и сети электронных коммуникаций, расходы на ремонт которых составили 660 грн (с НДС).

2. Согласно п. 37 внутрифирменного Положения о поощрениях, компенсациях и взысканиях погасить указанные суммы за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

3. Главному бухгалтеру обеспечить необходимую документацию и отражение данного факта в бухгалтерском учете предприятия.

4. С настоящим приказом ознакомить Линник Т. П. под расписку.

Основания: заявление заведующей торгового отдела о поломке кассового аппарата от 14 апреля 2006 года; объяснение Линник Т. П. от того же числа, заключение комиссии № 1 от 17 апреля 2006 г., особое мнение Веткиной С. П. (старшего продавца).

Помимо приведенных вариантов может быть издан приказ (распоряжение) о привлечении работника к полной материальной ответственности в размере, большем, чем его средний заработок.

Такой приказ не является основанием для непосредственного взыскания с виновника ущерба денежных средств. В нем, как правило, сообщаются исходные данные и формулируется задача юридической службе предприятия - подготовить к подаче в суд иск о возмещении работником нанесенного предприятию материального ущерба на сумму, превышающую его средний заработок.

Исковое производство осуществляется в соответствии с нормами гражданского и гражданско-процессуального права.

Согласно ст. 118 ГПК иск подается от имени предприятия, за подписью директора, в суд первой инстанции. Истец имеет право объединить в одном исковом заявлении несколько связанных между собой требований (например, требование о возмещении ущерба, причиненного работником предприятия в результате порчи вверенного ему имущества, и требование о возврате излишне истраченных подотчетных сумм).

Форма и содержание искового заявления должны соответствовать требованиям ст. 119 ГПК.

Гражданско-правовая специфика взыскания ущерба, нанесенного работником предприятию, позволяет взыскивать не только действительный прямой ущерб, но и косвенные убытки и неполученные доходы (ст. 22 ГК).

Документальное оформление недостач, вызванных хищениями

В случае хищения ТМЦ требуется особое документальное оформление. Во-первых, об обнаруженном факте хищения немедленно сообщается в милицию. Во-вторых, проводится инвентаризация ценностей, итогом которой должно стать составление акта инвентаризации. В-третьих, после получения из милиции решения о возбуждении дела по факту хищения или об отказе в возбуждении дела составляется акт списания недостающих ценностей, список которых ранее приведен в акте инвентаризации. В-четвертых, если впоследствии будет получено решение суда о компенсации убытков обвиняемым или гражданским ответчиком, издается приказ об итоговом бухгалтерском отражении погашения недостач.

Расчет размера ущерба от недостач

Общие правила определения размера ущерба, причиненного работником предприятию, излагаются в ст. 135-3 КЗоТ. Вопрос о привлечении работника к материальной ответственности решается с учетом следующих факторов:

- размера прямого действительного вреда, причиненного работником предприятию;

- характера вреда и конкретных обстоятельств его причинения;

- степени и характера вины причинителя вреда;

- вида материальной ответственности, которая будет применяться в данном конкретном случае.

Размер прямого соответствующего действительности вреда сначала определяют в натуре, а потом проводят денежную оценку стоимости недостающих материальных ценностей.

В соответствии с ч. 1 и 2 ст. 135-3 КЗоТ размер вреда определяют по ценам, которые действуют в этой местности на день возмещения вреда. На предприятиях общественного питания (на производстве и в буфетах) размер вреда, причиненного расхищением или недостачей продукции (товаров), определяют по ценам, установленным для продажи (реализации) этой продукции (товаров).

В случаях сознательного причинения вреда предприятию его работником (порчи, хищения), а также в случае повышенной матответственности устанавливается кратное исчисление размера вреда. При этом коэффициент кратности определяется разновидностью или характером материальных ценностей.

Специальное правовое регулирование порядка определения размера вреда осуществляется нормами

Закона Украины “Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации расхищением, уничтожением (порчей), нехваткой или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей” от 06.06.95 г. № 217/95-ВР (далее - Закон № 217) и Порядка определения размера убытков от расхищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного Постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116 (далее - Порядок № 116).

Кроме того, ценные указания на этот счет содержатся в Постановлении Пленума Верховного Суда от 29.12.92 г. № 14 “О судебной практике по делам о возмещении вреда, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками”.

Согласно ст. 233 КЗоТ, если к работнику применяется полная или повышенная материальная ответственность, покрытие вреда осуществляется лишь по решению суда, в который руководитель предприятия может обратиться с иском. Такой иск подается в суд в течение одного года со дня выявления факта причинения работником вреда предприятию. Суд с учетом всех обстоятельств дела определяет окончательную сумму возмещения ущерба, которая может не совпадать с предварительной суммой, рассчитанной по правилам Закона № 217 и Порядка № 116 и указанной в исковом заявлении предприятия.

Бухгалтерский учет недостач

При применении на предприятии полной формы бухгалтерского учета недостача, оформленная надлежащим образом (актами, заключениями, окончательными и промежуточными решениями и т. д.), списывается бухгалтерией в размере первоначальной стоимости недостающих производственных запасов, МБП, товаров и материальных ценностей других групп со счета 20 “Запасы” (22 “Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы”, 28 “Товары” и др.) со включением в прочие операционные расходы (счет 94 “Прочие расходы операционной деятельности”) и одновременным внесением данных на забалансовый счет 072 “Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей”.

При исковом порядке разрешения ситуации истец создает дебиторскую задолженность (дебет счета 37 “Расчеты с разными дебиторами”) с признанием прочих операционных доходов (счет 71 “Прочий операционный доход”) и исключением данных с забалансового счета 072 “Невозмещенные недостатки и потери от порчи ценностей”. Сумма иска, возмещенная ответчиком (работником, причинившим ущерб предприятию), отражается у истца (предприятия) погашением дебиторской задолженности и увеличением активов (денежных средств и т. п.). Если ответчик не возмещает удовлетворенного судом иска, то истец указанную дебиторскую задолженность отражает в порядке, предусмотренном пунктами 7–11 П(С)БУ 10 “Дебиторская задолженность”, то есть создает резерв сомнительных долгов по задолженности, в отношении которой существует неуверенность, что она будет погашена.

При упрощенной форме бухгалтерского учета (см. Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета малыми предприятиями, утвержденные приказом Минфина Украины от 25.06.2003 г. № 422), которая чаще всего используется небольшими предприятиями, могут применяться такие проводки:

- Дт 947 “Недостачи и потери от порчи ценностей” - Кт 201 “Сырье и материалы” - учитывается обнаруженная недостача производственных запасов;

- Дт 947 “Недостачи и потери от порчи ценностей” - Кт 28 “Товары” - учитывается обнаруженная недостача товаров;

- Дт 947 “Недостачи и потери от порчи ценностей” - Кт 641 “Расчеты по налогам” - восстановление НДС, относящегося к сумме недостачи;

- Дт 375 “Расчеты по возмещению произведенных убытков” - Кт 947 “Недостачи и потери от порчи ценностей” - отражение суммы, подлежащей взысканию с виновника (работника, причинившего материальный ущерб предприятию);

- Дт 66 “Расчеты по оплате труда” - Кт 375 “Расчеты по возмещению причиненных убытков” - начисление удержания суммы недостачи (ущерба) из зарплаты работника.

Налоговый учет недостач

Согласно п/п. 5.2.1 Закона Украины “О налогообложении прибыли предприятий” в валовые затраты включаются суммы расходов, уплаченных (начисленных) в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг) и охраной труда с учетом установленных Законом ограничений.

ТМЦ, по которым выявлена недостача, не участвуют и уже не могут быть использованы в подготовке и процессе производства, в административных и сбытовых расходах, в реализации продукции (работ, услуг), поэтому их стоимость не может быть включена в состав валовых затрат.

Согласно п/п. 7.4.1 Закона Украины “О налоге на добавленную стоимость” от 03.04.97 г. № 168/97-ВР право плательщика налога на включение в налоговый кредит сумм НДС, уплаченных (начисленных) в связи с приобретением товаров (работ, услуг), возникает лишь в случае использования их в налогооблагаемых операциях либо при приобретении (сооружении) основных фондов с целью их использования в производстве или поставке товаров (услуг) для налогооблагаемых операций.

Поэтому ранее начисленный налоговый кредит по утраченной материальной ценности должен быть скорректирован (вычтен, сторнирован). В налоговой декларации сумму сторнированного НДС необходимо отразить со знаком “минус” по строкам 16 и 16.2.

Примеры

Пример 1. Недостача на производстве и ее погашение с зачетом естественной убыли

На ООО “Темп” на складе производственных запасов была обнаружена недостача белил цинковых сухих. Размер недостачи - 65 кг.

Общее количество белил цинковых, хранящихся на складе - 1000 кг, по цене 8 грн за кг. Продолжительность хранения на складе - 5 лет. Норма естественной убыли при хранении на складе - 0,1% в год.

По расчетам бухгалтерии:

- естественная убыль за период хранения составила: 5 Ѕ 1000 Ѕ 0,1 : 100 = 5 кг, в денежном выражении - 40 грн;

- остальная убыль является сверхнормативной; недостача составляет 65 – 5 = 60 кг, в денежном выражении - 480 грн (без НДС).

По приказу директора стоимость недостачи в размере 480 грн + 96 грн (НДС) = 576 грн была взыскана из зарплаты кладовщика.

Предприятие ведет бухгалтерский учет по упрощенной системе.

Таблица 1

Пример 2. Недостача в торговле и ее погашение с зачетом естественной убыли

Предприятие оптовой торговли ООО “Магазин “ГурманК" через экспедитора Громоченко Н. Н. получило от поставщика на свой склад 20 000 бутылок минеральной воды по цене 2 грн за 1 бут. (без НДС), общей стоимостью 40 000 грн (без НДС).

После перетаривания на складе из транспортировочной тары поставщика в контейнеры магазина был составлен акт о том, что 70 бутылок стоимостью 140 грн (без НДС) при перегрузке разбились.

Бухгалтерия привела следующие расчеты:

- норма естественных потерь минеральной воды в бутылках при перетаривании - 0,07%;

- естественные потери при перетаривании на складе магазина составила:

20 000 Ѕ 0,07 : 100 = 14 бут., в денежном выражении - 28 грн (без НДС);

- остальные потери являются сверхнормативными; недостача составляет 70 – 14 = 56 бут., в денежном выражении - 112 грн (без НДС).

Согласно приказу директора недостача в размере 112 грн + 22,4 грн (НДС) = 134,4 грн взыскана из зарплаты экспедитора.

Предприятие ведет бухгалтерский учет по упрощенной системе.

Таблица 2

Евгений Потапов, бухгалтер-эксперт
еженедельника “Фортекс”

Газета “Фортекс”, № 17/2006 (№ 173), от 18.04.2006 г.