ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

ЛИСТ
08.12.2005 N 9146/н/15-0314

Члену Громадської колегії
Державного комітету України
з питань регуляторної
політики та підприємництва
Новікову С.Л.

Про надання роз'яснення щодо віднесення
на валові витрати підприємства витрат
на відрядження працівників

Державна податкова адміністрація України розглянула лист члена Громадської колегії Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва Новікова С.Л. від 14.11.2005 N 13/13-702, надісланий народним депутатом України Герасимовим О.І. листом від 25.11.2005 N Н-459, щодо віднесення на валові витрати підприємства витрат на відрядження працівників цього підприємства та повідомляє.

1. Відповідно до пп 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ) (далі - Закон) до валових витрат підприємства включаються витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку, у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), найм інших жилих приміщень, телефонних рахунків, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкового страхування, витрат на усний та письмовий переклади, інших документально оформлених витрат, пов'язаних з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових витрат платника податку лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо.

Разом з тим, у розділі "Загальні положення" Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59 (далі - Інструкція), визначено, що власник (або уповноважена ним особа) відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону ( 334/94-ВР ) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. У цьому випадку до складу валових витрат підприємства включаються сума витрат відрядженого працівника на проживання в розмірі, що не перевищує встановлені власником (керівником) обмеження.

Таким чином, враховуючи викладене, у разі відсутності вищевказаних обмежень підприємство має право включити до складу валових витрат суму фактичних витрат на оплату вартості проживання у готелі, підтверджених відповідними рахунками з готелів (в оригіналі), виданих на ім'я відрядженого працівника.

2. Відповідно до розділу "Загальні положення" Інструкції днем прибуття із відрядження вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника.

Також пунктом 1.3 розділу I Інструкції встановлено, що фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи.

Згідно із пунктом 1.7 розділу I Інструкції витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі). А відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону ( 334/94-ВР ) фактичні витрати відрядженої особи на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження включаються до складу валових витрат підприємства.

Що стосується витрат, понесених відрядженим працівником за час затримки у відрядженні (добові, витрати на проживання, збереження середнього заробітку), то віднесення їх на валові витрати згідно із пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону ( 334/94-ВР ) можливе лише за наявності підтверджуючих документів, що засвідчують вартість цих витрат, та у разі наявності наказу керівника підприємства про продовження терміну відрядження у зв'язку із виробничою необхідністю.

Заступник Голови Г.М.Горбанський