МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ

НАКАЗ
28.03.2006 N 275

(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства інфраструктури України
N 107 від 15.02.2012)

Про затвердження Інструкції про проведення
контрольних заходів фінансово-господарської
діяльності підгалузей, об'єднань, підприємств,
установ та організацій системи Міністерства
транспорту та зв'язку України

Відповідно до Положення про Міністерство транспорту та зв'язку України, затвердженого Указом Президента України від 27.08.2004 N 1009, та з метою приведення нормативно-правових актів Мінтрансзв'язку України, що регламентують організацію та здійснення внутрішнього фінансового контролю у галузі, у відповідність до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685 наказую:

Затвердити Інструкцію про проведення контрольних заходів фінансово-господарської діяльності підгалузей, об'єднань, підприємств, установ та організацій системи Міністерства транспорту та зв'язку України, що додається.

Скасувати наказ Міністерства транспорту та зв'язку України від 09.06.2005 N 290 "Про затвердження Інструкції про проведення контрольних заходів фінансово-господарської діяльності підгалузей, об'єднань, підприємств, установ та організацій системи транспорту та зв'язку України".

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Міністр В.Бондар

Затверджено
Наказ Міністерства
транспорту та зв'язку
України
28.03.2006 N 275

Інструкція
про проведення контрольних заходів
фінансово-господарської діяльності підгалузей,
об'єднань, підприємств, установ та організацій
системи Міністерства транспорту
та зв'язку України

1. Загальні положення

1.1. Відповідно до Порядку здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 р. N 168 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17.09.2002 р. за N 757/7044), від 13.07.2004 року N 185 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28.07.2004 року за N 940/9539) та інших нормативно-правових актів, з метою підвищення ефективності роботи контрольно-ревізійних підрозділів системи Міністерства транспорту та зв'язку України, координації роботи в даному напрямку, встановлюється порядок проведення контрольних заходів фінансово-господарської діяльності об'єднань, підприємств, установ та організацій, що входять до сфери управління Міністерства транспорту та зв'язку України.

1.2. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю у своїй діяльності керуються Конституцією ( 254к/96-ВР ) і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, а також наказами ГоловКРУ, Міністерства транспорту та зв'язку України, вимогами цієї Інструкції.

1.3. Організація та здійснення внутрішнього фінансового контролю регламентується постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, Стандартами державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 року N 168, від 13.07.2004 року N 185, іншими нормативно-правовими актами та цією Інструкцією.

1.4. Працівник, що здійснює заходи по внутрішньому фінансовому контролю, виконує службове доручення і безпосередньо підпорядковується керівнику суб'єкта фінансового контролю або керівнику ревізійної комісії (групи).

1.5. Втручання органів державної влади, включаючи правоохоронні, та органів місцевого самоврядування, їхніх посадових осіб, засобів масової інформації, об'єднань громадян та їхніх представників, керівників об'єктів контролю чи окремих громадян у діяльність підрозділів внутрішнього фінансового контролю, що здійснюється в межах чинного законодавства, є не припустимим.

1.6. Метою здійснення внутрішнього фінансового контролю є аналіз фінансово-господарської діяльності, цільового та ефективного використання бюджетних коштів та збереження державного майна, економного використання фінансових і матеріальних ресурсів, виконання планових завдань, достовірності ведення бухгалтерського обліку; забезпечення усунення порушень фінансової дисципліни, відшкодування заподіяних збитків; вжиття заходів до запобігання фінансовим порушенням.

Внутрішній фінансовий контроль здійснюється контрольно-ревізійними підрозділами у формі ревізій, перевірок, оцінки, розслідування, аналізу та вивчення (далі - контрольні заходи), на підставі складених на півріччя планів роботи, що затверджуються Міністром транспорту та зв'язку України, та узгоджується ГоловКРУ, а також керівниками урядових органів державного управління, що діють у складі Міністерства транспорту та зв'язку України, Укрзалізниці, Державної спеціальної служби транспорту, один примірник яких надається до Контрольно-ревізійного управління Мінтрансзв'язку.

1.7. Підрозділам внутрішнього фінансового контролю Міністерства транспорту та зв'язку України підконтрольні урядові органи державного управління, які діють у його складі, Укрзалізниця, Держспецтрансслужба, а також об'єднання, підприємства, установи та організації, що входять до сфери управління Мінтрансзв'язку (далі - підконтрольні установи).

1.8. Контрольно-ревізійне управління Мінтрансзв'язку надає методичну та практичну допомогу контрольно-ревізійним підрозділам підконтрольних установ.

2. Визначення термінів

Відповідно до Закону України "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні" ( 2939-12 ), Порядку здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, Стандартів державного фінансового контролю за використанням бюджетних коштів, державного і комунального майна, затверджених наказами Головного контрольно-ревізійного управління України від 09.08.2002 р. N 168, від 13.07.2004 року N 185 та інших нормативно правових актів, терміни в цій Інструкції мають наступне визначення:

2.1. Внутрішній фінансовий контроль - це діяльність контрольно-ревізійних підрозділів, спрямована на забезпечення міністерств, інших центральних органів виконавчої влади достовірною інформацією про використання об'єктами контролю фінансових ресурсів, оцінку ефективності їх господарської діяльності, виявлення і запобігання в ній відхилень, що перешкоджають законному та ефективному використанню майна і коштів, розширеному відтворенню виробництва.

2.2. Законодавство з фінансових питань - сукупність чинних на будь-який момент контрольного періоду законів та інших нормативно-правових актів держави, якими регулюються процеси мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів держави, а також грошові, кредитні та товарообмінні відносини.

2.3. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю - Контрольно-ревізійне управління Мінтрансзв'язку, контрольно-ревізійні підрозділи урядових органів державного управління, що діють у складі Міністерства транспорту та зв'язку України, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби, їх службові особи та службові особи, відряджені в їх розпорядження, на яких відповідними розпорядчими документами покладено функції здійснення внутрішнього фінансового контролю.

2.4. Компетенція суб'єктів внутрішнього фінансового контролю - постійні і тимчасові повноваження суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, делеговані їм державою й закріплені за ними постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 р. N 685, законами й нормативно-правовими актами України (передусім Бюджетним кодексом України ( 2542-14 ), законами про Державний бюджет, актами Президента України та Кабінету Міністрів України), розпорядчими документами Мінтрансзв'язку, по контролю за дотриманням законодавства з фінансових питань.

2.5. Об'єкти контролю - урядові органи державного управління, що діють у складі Міністерства транспорту та зв'язку України (далі - урядові органи), Укрзалізниця, Держспецтрансслужба, а також об'єднання, підприємства, установи та організації, що входять до сфери управління Мінтрансзв'язку, у яких контрольно-ревізійними підрозділами на законних підставах здійснюються контрольні заходи.

2.6. Контрольні заходи - заходи у формі ревізій, перевірок, оцінки, розслідування, аналізу, вивчення, які здійснюються контрольно-ревізійними підрозділами.

2.7. Керівник комісії (групи), яка здійснює контрольний захід - особа, на яку відповідним розпорядчим документом покладено обов'язки по координації роботи комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, забезпеченню взаємодії з об'єктом контролю, правоохоронними органами, іншими контролюючими органами.

Керівник комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, призначається, як правило, з числа службових осіб контрольно-ревізійних підрозділів Мінтрансзв'язку, урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби.

У разі необхідності, у випадку, коли кількість членів комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, перевищує 3 особи, один з членів цієї комісії (групи) може бути призначений заступником її керівника.

2.8. Документування результатів контрольного заходу - формування масиву документально зафіксованої інформації констатувального та аналітичного характеру про організаційно-правову та фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю, де проводились контрольні заходи, який повинен забезпечувати розкриття теми контрольного заходу.

2.9. Матеріали контрольного заходу - це сформована група документів, складених за результатами контрольного заходу, та інформація про вжиті за його підсумками заходи об'єктом контролю, у якого вони проводилися.

2.10. Ревізія - це метод документального контролю за фінансово-господарською діяльністю підконтрольних установ, дотриманням законодавства з фінансових питань, достовірністю обліку і звітності, спосіб документального викриття недостач, розтрат, привласнень та крадіжок коштів і матеріальних цінностей, попередження фінансових зловживань. За наслідками ревізії складається акт.

2.11. Перевірка - це обстеження і вивчення окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ або їх підрозділів.

2.12. Акт ревізії (перевірки) - службовий двосторонній документ, який стверджує факт проведення ревізії (перевірки), що відображає її результати стосовно наслідків окремих фінансово-господарських операцій чи діяльності об'єкту контролю в цілому і є носієм доказової інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки в господарюванні та порушення законів і інших нормативно-правових актів.

2.13. Планові контрольні заходи - це контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю.

2.14. Позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються в межах їх компетенції та повноважень за дорученнями ініціаторів контрольних заходів і зверненнями органів державної влади (в тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, суб'єктів господарювання і громадян.

2.15. Планові спільні контрольні заходи - контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, здійснюються ними одночасно та мають спільні або взаємопов'язані теми.

2.16. Позапланові спільні контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються за дорученнями або зверненнями ініціаторів контрольних заходів, за зверненнями суб'єктів господарювання, громадян, мають спільні або взаємопов'язані теми та здійснюються одночасно.

2.17. Планові скоординовані контрольні заходи - контрольні заходи, що включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються ними одночасно, але мають різні теми.

2.18. Позапланові скоординовані контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до відповідних планів контрольних заходів органів державної контрольно-ревізійної служби та суб'єктів внутрішнього фінансового контролю і здійснюються за дорученнями або зверненнями ініціаторів контрольних заходів, за зверненнями суб'єктів господарювання, громадян, мають різні теми і здійснюються одночасно.

2.19. Зустрічна перевірка - метод документального підтвердження на підприємстві, в установі чи організації, що мали договірні взаємовідносини з об'єктом контролю, на прохання контрольного чи правоохоронного органу, виду, обсягу і якості операцій та розрахунків, що здійснювалися між ними, для з'ясування їх реальності (повноти відображення в обліку об'єкта контролю).

2.20. Правоохоронні органи - органи прокуратури, внутрішніх справ, служби безпеки, підрозділи податкової міліції.

2.21. Фінансова дисципліна - стан дотримання урядовими органами, Укрзалізницею, Держспецтрансслужбою, підконтрольними установами визначених законодавством та нормативно-правовими актами фінансово-правових норм.

2.22. Фінансове правопорушення - дія або бездіяльність урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби, підконтрольних установ, їх посадових осіб, наслідком яких стало невиконання фінансово-правових норм.

2.23. Активи - ресурси, контрольовані підприємством у результаті минулих подій, використання яких, як очікується, призведе до отримання економічних вигод у майбутньому.

2.24. Майно - сукупність речей та інших цінностей (включаючи нематеріальні активи), які мають вартісне визначення, виробляються чи використовуються у діяльності суб'єктів господарювання та відображаються в їх балансі або враховуються в інших передбачених законом формах обліку майна цих суб'єктів.

2.25. Грошові кошти - виступають як в готівковій, так і в безготівковій формах (перебувають на банківському рахунку і їхній обіг регулюється зобов'язальним правом), можуть бути як національною так і іноземною валютою.

2.26. Бюджетні кошти - кошти, що включаються до бюджетів усіх рівнів незалежно від джерела їх формування.

2.27. Використання бюджетних коштів всупереч їх цільовому призначенню - використання коштів державного або місцевого бюджетів всупереч призначенню, визначеному для цих коштів відповідними бюджетами, кошторисами та планами асигнувань.

2.28. Використання бюджетних коштів в обсягах, що перевищують затверджені межі видатків - це фінансування видатків у сумах, які перевищують розміри, затверджені у відповідних бюджетах, кошторисах і планах асигнувань.

2.29. Недотримання вимог щодо пропорційного фінансування видатків бюджетів усіх рівнів - фінансування в повному обсязі одних статей видатків при одночасному зменшенні фінансування за іншими статтями або при їх повному не фінансуванні, недодержання строків фінансування видатків за окремими статтями, що призводить до виникнення і зростання заборгованості з виплати заробітної плати, перевищення або зменшення видатків бюджету в одному кварталі (місяці) за рахунок іншого періоду бюджету.

2.30. Збитки - незаконні грошові або матеріальні витрати, проведені об'єктом контролю, втрата або пошкодження його майна, а також не одержані доходи, які він одержав би, якби зобов'язання були виконані боржником у межах терміну позовної давності.

2.31. Фінансова операція - будь-яка операція, пов'язана зі здійсненням або забезпеченням здійснення платежу суб'єктами господарювання, зокрема:

2.31.1. Внесення або зняття депозиту (внеску, вкладу).

2.31.2. Переказ грошей з рахунка на рахунок.

2.31.3. Обмін валюти.

2.31.4. Надання послуг з випуску, купівлі або продажу цінних паперів та інших видів фінансових активів.

2.31.5. Надання або отримання позики або кредиту.

2.31.6. Страхування (перестрахування).

2.31.7. Надання фінансових гарантій та зобов'язань.

2.31.8. Довірче управління портфелем цінних паперів.

2.31.9. Фінансовий лізинг.

2.31.10. Надання послуг з випуску, купівлі, продажу й обслуговування чеків, векселів, платіжних карток, грошових поштових переказів та інших платіжних інструментів.

2.31.11. Відкриття рахунка.

2.32. Бухгалтерський облік - процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність юридичної особи зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

2.33. Достовірність бухгалтерського обліку та звітності - повнота і правильність відображення в первинних бухгалтерських документах відомостей щодо господарських процесів та результатів діяльності юридичної особи, відповідність цих документів дійсності за усіма реквізитами (за терміном та місцем здійснення операції, натуральними та ціновими показниками, підписами осіб, тощо).

2.34. Внутрішньогосподарський (управлінський) облік - система обробки та підготовки інформації про діяльність підприємства для внутрішніх користувачів у процесі управління підприємством.

2.35. Господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства.

2.36. Зобов'язання - заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні вигоди.

2.37. Економічна вигода - потенційна можливість отримання підприємством грошових коштів від використання активів.

2.38. Облікова політика - сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.

2.39. Первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

2.40. Офіційний документ - це документ, що складається і видається службовими особами від імені органів державної влади, підприємств, установ, організацій будь-якої форми власності, які посвідчують конкретні факти і події, що мають юридичне значення, складений належним чином за формою і має необхідні реквізити.

2.41. Внесення в офіційні документи неправдивих відомостей - внесення у дійсний офіційний документ даних, що не відповідають дійсності повністю або частково (наприклад, внесення неправдивих відомостей у бухгалтерські книги).

2.42. Підроблення документів - часткова чи повна заміна змісту дійсного документа (дописка, підчистка, заміна тексту або окремих слів, дати, підпису чи інших реквізитів).

2.43. Складання неправдивих документів - внесення до документів, які зовні оформлено правильно, відомостей, що не відповідають дійсності повністю або частково.

2.44. Комерційна таємниця - склад і обсяг відомостей, що визначені керівником підприємства, установи, організації відповідно до вимог Господарського Кодексу України ( 436-15 ) та постанови Кабінету Міністрів України від 09.08.1993 р. N 611 "Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці".

Не є комерційною таємницею установчі документи, документи, що дозволяють займатися господарською діяльністю, інформація за всіма встановленими формами державної звітності, дані, потрібні для обчислення і сплати податків (інших обов'язкових платежів), та документи про їх сплату і платоспроможність підприємства, установи, організації тощо.

Працівник, що проводить контрольний захід, має право запросити в керівника об'єкта контролю перелік і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю, та порядок їх захисту і зобов'язаний дотримуватися його, зокрема - не запрошувати в посадових осіб документи з відомостями, що містять комерційну таємницю, якщо цього не вимагає перелік питань програми контрольного заходу.

2.45. Службова таємниця - склад і обсяг відомостей, що є в розпорядженні суб'єкта внутрішнього фінансового контролю стосовно об'єктів контролю, контрольних, правоохоронних та інших державних органів, їх працівників, способів досягнення визначених законодавством завдань, що необхідні для якісного проведення контрольних заходів, забезпечення відповідної їх раптовості та ефективності і які з цієї причини на певний період не підлягають зовнішньому чи внутрішньому розголошенню.

Службовими таємницями, зокрема, є:

- положення плану контрольно-ревізійної роботи на термін до часу повідомлення об'єкта контролю про початок проведення контрольного заходу;

- факти виявлених під час проведення контрольних заходів порушень, зловживань до їх повного документального підтвердження і закріплення в актах, а також заплановані з цією метою зустрічні перевірки, раптові інвентаризації готівки і майна, контрольні обміри та інші ревізійні дії;

- надані правоохоронними органами оперативні та інші відомості щодо діяльності підприємств, установ і організацій (вчинених порушень, зловживань посадових осіб, дані посадовими особами письмові пояснення, протоколи допиту з конкретних питань тощо);

- конкретні пояснення посадових осіб щодо виявлених фактів зловживань, крадіжок тощо;

- відомості, які містяться у зверненнях громадян щодо їхнього (чи інших громадян) особистого життя, та інша інформація, що зачіпає (порушує) їхні права та законні інтереси;

- документи, що становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію (доповідні записки, переписка між підрозділами, матеріали колегій тощо), якщо вони пов'язані з розробкою напряму діяльності суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, процесом прийняття рішень і передують їх прийняттю;

- чернетки матеріалів ревізій і перевірок.

Інші терміни, які використовуються у цій Інструкції, вживаються у значеннях, визначених відповідними актами законодавства та нормативно-правовими актами.

3. Порядок призначення планових
та позапланових контрольних заходів

3.1. Планування контрольних заходів - це послідовний процес, який включає в себе систему дій суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, спрямованих на якісне формування, розгляд, погодження та затвердження планів контрольних заходів.

3.2. Метою планування контрольних заходів суб'єктами внутрішнього фінансового контролю є:

- забезпечення оптимальної концентрації трудових, фінансових та матеріальних ресурсів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю при реалізації визначених напрямів контролю;

- усунення паралелізму та дублювання в роботі суб'єктів внутрішнього фінансового контролю шляхом забезпечення належного виконання вимог законодавства щодо державної регуляторної політики.

3.3. План контрольних заходів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинен включати:

- тему контрольного заходу;

- назву об'єкта контролю, місце його розташування;

- термін проведення контрольного заходу;

- період, який підлягає контролю;

- перелік суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, які будуть спільно проводити контрольні заходи (за їх погодженням).

Включення до плану теми контрольного заходу повинно мати обґрунтування.

3.4. Законні звернення органів державної влади (в тому числі правоохоронних органів) та органів місцевого самоврядування, у яких не вказується обґрунтований термін виконання контрольних заходів, включаються до планів контрольних заходів на наступне півріччя.

3.5. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю формують плани основних напрямів контрольних заходів терміном на рік. На основі цих планів суб'єкти внутрішнього фінансового контролю складають піврічні плани контрольних заходів.

3.6. Суб'єктами внутрішнього фінансового контролю до планів контрольних заходів не включаються об'єкти контролю щодо яких:

- термін проведення попередніх контрольних заходів цими ж суб'єктами з тих самих питань менший одного року (365 календарних днів);

- вже здійснено контрольні заходи іншими суб'єктами внутрішнього фінансового контролю або контрольними органами з тих самих питань та за період, який підлягає контролю.

3.7. Затвердження планів контрольних заходів здійснюється Міністром транспорту та зв'язку України у порядку, визначеному законодавством.

Внесення змін до планів контрольних заходів проводиться у порядку їх затвердження. Про зміни, внесені до планів контрольних заходів, повідомляються Контрольно-ревізійне управління, інші суб'єкти внутрішнього фінансового контролю, які проводять спільні контрольні заходи.

3.8. Планові контрольні заходи, які здійснюються Контрольно-ревізійним управлінням Мінтрансзв'язку, призначаються наказом Мінтрансзв'язку на підставі піврічного плану проведення комплексних ревізій та перевірок фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ.

3.9. Планові контрольні заходи, які здійснюються контрольно-ревізійними підрозділами урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби, призначаються наказом керівника відповідного урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби на підставі піврічного плану проведення комплексних ревізій та перевірок фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ, що підпорядковуються їм, за погодженням з Контрольно-ревізійним управлінням Мінтрансзв'язку.

3.10. Позапланові контрольні заходи, які здійснюються Контрольно-ревізійним управлінням Мінтрансзв'язку, призначаються наказом Мінтрансзв'язку за умови наявної інформації про порушення підконтрольною установою законодавства України. Про проведення позапланового контрольного заходу інформується ГоловКРУ за 10 днів до початку такого заходу.

3.11. Позапланові контрольні заходи, які здійснюються суб'єктами контролю, призначаються наказом керівника відповідного урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби з повідомленням Контрольно-ревізійного управління Мінтрансзв'язку у день видання наказу про проведення контрольного заходу.

3.12. Підставою для проведення суб'єктами внутрішнього фінансового контролю контрольних заходів є офіційний розпорядчий документ (наказ), виданий уповноваженою посадовою особою Міністерства транспорту та зв'язку України, урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби.

Офіційний розпорядчий документ (наказ) має бути складений на паперовому носії та містити такі обов'язкові реквізити:

- назва органу, що видав наказ про проведення контрольного заходу;

- дата і номер;

- прізвища, ім'я, по батькові, посади, службових осіб, уповноважених на проведення контрольного заходу,

- підстава проведення контрольного заходу;

- тема контрольного заходу;

- зазначення об'єкта контролю на якому буде проводитись контрольний захід;

- період діяльності об'єкта контролю, який охоплюється контролем;

- строк проведення контрольних заходів;

- перелік питань, за якими проводяться контрольні заходи;

- посада та підпис особи, яка видала офіційний розпорядчий документ.

З метою забезпечення повного та всебічного опрацювання питань, що охоплюються контрольним заходом, здійснення якісного аналізу його матеріалів, керівником комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, можуть залучатись до його проведення відповідні фахівці галузі транспорту та зв'язку.

4. Підготовка до контрольних заходів

4.1. Безпосередньому виконанню контрольних заходів передує документальна підготовка службових осіб суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, яка включає:

4.1.1. Вивчення нормативно-правової бази, що регламентує діяльність об'єкта контролю, організація роботи (запити, листи) по збору інформації у відповідних підрозділах Міністерства транспорту та зв'язку України про обсяги і напрями бюджетного фінансування, отримання інформації від підрозділів суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, які здійснюють попередній та поточний контроль.

4.1.2. Підготовку запитів (листів) на вивчення у відповідних, правоохоронних, митних органах, в установах банків, а також в інших органах інформації, яка стосується діяльності та фінансового стану об'єкта контролю.

4.1.3. Складання, на основі результатів вивчення вищезазначених матеріалів, програми контрольного заходу, яка забезпечує повне розкриття теми контролю.

4.1.4. Затвердження програми контрольного заходу керівництвом відповідного суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, перевірка підготовленості учасників до проведення контрольного заходу і надання їм необхідних вказівок.

4.1.5. Складання, на основі затвердженої програми контрольного заходу, плану його проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання.

4.2. На базі отриманих завдань кожен член комісії (групи) складає робочий план проведення контрольних заходів сектору, що ним перевіряється.

У робочому плані наводиться перелік робіт, які необхідно виконати під час проведення контрольних заходів, визначення методів перевірки, термін виконання тощо.

Робочий план затверджується керівником комісії (групи).

4.3. В період проведення контрольного заходу, у разі об'єктивної необхідності, керівником комісії (групи) до програми контрольного заходу і плану його проведення вносяться зміни та доповнення, які узгоджуються з керівництвом суб'єкта внутрішнього фінансового контролю у робочому порядку.

4.4. У випадках, коли контрольних захід здійснює один спеціаліст, робочий план його проведення не складається.

4.5. Керівник комісії (групи), ревізор, з відома керівництва об'єкта контролю знайомиться з умовами роботи та особливостями конкретного об'єкту контролю, станом справ по збереженню готівки і матеріальних цінностей, організовує ревізію каси, інвентаризацію матеріальних цінностей та здійснює інші необхідні дії щодо організації і створення умов для нормального проведення контрольного заходу.

4.6. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю координують свою діяльність із Головним контрольно-ревізійним управлінням України, його територіальними підрозділами, фінансовими органами, державними податковими адміністраціями, іншими контролюючими органами, органами прокуратури, Міністерства внутрішніх справ, Служби безпеки України в залежності від тематики та підстав для проведення контрольного заходу.

5. Терміни проведення контрольних заходів

5.1. Терміни проведення контрольних заходів, склади комісій (груп) визначаються з урахуванням обсягу та специфіки діяльності об'єктів контролю, на яких буде проведено ці контрольні заходи. Термін проведення контрольних заходів, як правило не може перевищувати 30 днів. В окремих випадках термін може бути змінено за рішенням ініціатора контрольного заходу.

5.2. Службова особа суб'єкту внутрішнього фінансового контролю зобов'язана проінформувати про зміну терміну проведення контрольного заходу керівництво об'єкта контролю та пред'явити належним чином оформлений розпорядчий документ, що засвідчує цю зміну.

5.3. За один робочий день до закінчення встановленого терміну проведення контрольних заходів, як правило, службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинні подати керівництву та посадовим особам, відповідальним за фінансову діяльність об'єкта контролю на ознайомлення і підпис результати контрольного заходу, оформлені за встановленою формою та у відповідності до вимог Стандарту - 4 "Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання та використання", затвердженому наказом ГоловКРУ від 09.08.2002 N 168.

6. Основні завдання контрольних заходів

Основним завданням при здійсненні контрольних заходів є:

6.1. Перевірка забезпечення керівництвом об'єкта контролю виконання вимог актів законодавства та нормативно-правових актів, які стосуються підвищення ефективності витрачання бюджетних коштів, оплати праці працівників, посилення фінансово-бюджетної дисципліни.

6.2. Перевірка стану дотримання законодавства з фінансових питань; аналіз обґрунтованості та правильності обчислення показників загального та спеціального фондів кошторису, відповідність узятих бюджетних зобов'язань виділеним бюджетним асигнуванням; перевірка цільового, економного, ефективного використання та збереження коштів і майна; правильність, повнота та достовірність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

6.3. Виявлення та перевірка по суті фінансових операцій, які віднесені до сумнівних та незвичних.

6.4. Перевірка дотримання вимог чинних нормативних актів щодо цільового й ефективного витрачання коштів і матеріальних цінностей, забезпечення їх збереження, використання фінансових інвестицій і нематеріальних активів, цільового й ефективного використання кредитів, отриманих під гарантію Кабінету Міністрів України, встановлення фінансових можливостей щодо їх повернення.

6.5. Перевірка стану розрахунків з бюджетом, законності отримання доходів, пільг, дотримання чинного законодавства при зміні форми власності шляхом корпоратизації, викупу, приватизації, законності проведених операцій у сфері зовнішньоекономічної діяльності, повноти відрахування коштів до галузевих державних фондів.

6.6. Перевірка додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт та послуг) за державні кошти.

6.7. Дотримання діючого порядку встановлення та застосування цін та тарифів, а також своєчасність внесення до бюджету сум додаткової виручки у повному обсязі, що її було отримано внаслідок порушення діючого порядку встановлення або застосування цін і тарифів.

6.8. Перевірка законності проведення господарських операцій за період, що перевіряється.

6.9. Перевірка відповідності показників усіх форм звітності даним синтетичного та аналітичного обліку.

6.10. Виявлення фактів розкрадань та незаконних витрат фінансових ресурсів і товарно-матеріальних цінностей.

6.11. Вжиття заходів щодо запобігання фінансовим порушенням.

6.12. Аналіз стану виконання рішень щодо усунення недоліків і порушень, які були виявлені попередніми перевірками.

6.13. Аналіз стану виконання наказів, доручень керівництва Міністерства транспорту та зв'язку України, урядових органів, що діють у його складі, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби.

6.14. Надання керівництву Міністерства транспорту та зв'язку України та іншим визначеним законодавством користувачам, у тому числі ініціаторам контрольних заходів, суттєвої, повної й достовірної інформації про результати контрольних заходів, які проводилися на певному об'єкті контролю.

7. Проведення контрольних заходів

7.1. Посадовими особами суб'єкта внутрішнього фінансового контролю контрольні заходи проводяться з відома керівництва об'єкта контролю.

7.2. Посадові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю зобов'язані пред'явити керівництву об'єкту контролю свої особові посвідчення та належним чином оформлені на їх ім'я офіційні розпорядчі документи на проведення контрольних заходів.

7.3. У разі неможливості в день, визначений початком проведення контрольних заходів, ознайомити керівництво об'єкта контролю з офіційними розпорядчими документами на проведення контрольних заходів, посадові особи невідкладно інформують про це керівника суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, який приймає відповідне рішення.

7.4. У підконтрольній установі, щодо якої здійснюється контрольний захід, у загальнодоступному місці вивішується повідомлення про проведення контрольних заходів та місцезнаходження комісії (групи), яка їх здійснює.

7.5. Посадовими особами суб'єктів внутрішнього фінансового контролю контрольні заходи проводяться у встановлені офіційними розпорядчими документами терміни та в сукупності способів і методичних прийомів фінансового контролю, які повністю забезпечують розкриття теми контрольних заходів.

7.6. Якщо в ході підготовки до контрольного заходу або на його початку буде встановлено, що на об'єкті контролю відсутній належний бухгалтерський облік, що унеможливлює якісне проведення контрольного заходу, то службові особи, які здійснюють контрольний захід, подають керівництву відповідного суб'єкта внутрішнього фінансового контролю доповідну записку або акт. На підставі цього керівник суб'єкта внутрішнього фінансового контролю пред'являє письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо приведення обліку у відповідність до чинного законодавства з попереднім визначенням об'єктом контролю конкретних строків виконання цієї роботи. Одночасно керівник суб'єкта внутрішнього фінансового контролю інформує про ці обставини керівництво органу, що призначив проведення контрольного заходу, а в разі потреби - органи влади, правоохоронні органи.

У таких випадках контрольних захід слід розпочати після поновлення обліку. Службові особи, які здійснюють контрольний захід не повинні поновлювати облік на об'єкті контролю.

7.7. Контрольні заходи проводяться шляхом:

- перевірки дотримання вимог актів законодавства та нормативно-правових актів;

- уважного і всебічного вивчення наявних бухгалтерських та інших документів, перевірки правильності відображення (проведення) в обліку операцій з готівкою і матеріальними цінностями;

- організації проведення зустрічних перевірок (запити, листи до компетентних органів): в установах банків, постачальників і споживачів; контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво;

- контрольних аналізів готової продукції;

- контрольних обмірів виконаних робіт;

- перевірки правильності застосування норм витрат сировини і матеріалів, виходу готової продукції і природних втрат;

- перевірки зберігання готівки і матеріальних цінностей, організації їх інвентаризації;

- ретельної перевірки правильності віднесення витрат на виробництво і розрахунків з бюджетом;

- перевірки дотримання методики оцінки майна при реалізації та приватизації, проведення індексації.

- обстеження на місці робочих приміщень, дільниць, складів для вивчення організації виробництва та умов праці, охорони та збереження товарно-матеріальних цінностей;

- перевірка дотримання технічних умов та технологічних процесів, відповідності продукції державним стандартам, обґрунтування цін.

7.8. Ревізори вживають заходів по забезпеченню присутності матеріально-відповідальних осіб під час інвентаризації цінностей, проведення відповідних перевірок, що стосуються виконання посадових обов'язків цими особами.

7.9. При необхідності, керівник комісії (групи), яка здійснює контрольний захід, має право залучати компетентних спеціалістів для перевірки окремих питань або надання відповідних висновків щодо питань включених до програми контрольного заходу.

Керівники підприємств, установ, організацій, працівники яких залучаються до роботи в комісії (групі), зобов'язані направити їх для участі в контрольних заходах по письмовому запиту у терміни, які вказані керівником комісії (групи) або його заступником.

7.10. Керівництво комісії (групи), що проводить контрольний захід, у робочому порядку має право вимагати від відповідальних осіб об'єкта контролю усунення порушень та недоліків, які було виявлено під час проведення контрольних заходів.

7.11. Посадові та інші особи об'єкта контролю, які не виконують законних вимог суб'єкта контролю під час проведення контрольних заходів або створюють їм в цьому перепони, можуть бути притягнуті до відповідальності згідно з чинним законодавством.

8. Здійснення контрольних заходів в умовах
електронного зберігання і обробки інформації,
яка підлягає дослідженню

8.1. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю під час здійснення контрольних заходів мають право користуватися засобами електронного зберігання й обробки інформації, що застосовуються об'єктами контролю в процесі здійснення фінансово-господарської діяльності, ведення бухгалтерського обліку і фінансової звітності.

8.2. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю під час здійснення контрольних заходів можуть використовувати службові портативні засоби електронного зберігання й обробки інформації.

8.3. Інформація в електронному вигляді об'єкта контролю може переноситися на портативні засоби електронного зберігання і обробки інформації або на інші власні носії електронної інформації службової особи суб'єкта внутрішнього фінансового контролю лише з відома керівника об'єкта контролю та в подальшому використовуватися виключно в рамках контрольного заходу.

8.4. Службові особи об'єкта контролю, на якому проводиться контрольний захід, для висвітлення питань, які входять до програми контрольного заходу, зобов'язані забезпечити посадових осіб суб'єктів внутрішнього фінансового контролю доступом до своїх засобів електронного зберігання й обробки інформації, а також гарантувати отримання повної й достовірної інформації, що в них міститься.

8.5. Службова особа суб'єкта внутрішнього фінансового контролю перед початком проведення контрольного заходу повинна впевнитися у достовірності і цілісності інформації, що міститься в засобах електронного зберігання і обробки інформації об'єкта контролю, яка підлягатиме опрацюванню.

8.6. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинні мати необхідні знання і досвід роботи з електронною обчислювальною технікою, електронними інформаційними ресурсами та програмним забезпеченням і дотримуватися встановлених технічних правил користування.

8.7. За потреби суб'єкти внутрішнього фінансового контролю можуть залучати до здійснення контрольних заходів своїх чи сторонніх спеціалістів з інформаційних технологій, про що повідомляється керівник об'єкта контролю.

8.8. Не допускається технічне втручання у функціонування засобів електронного зберігання і обробки інформації об'єкта контролю, зокрема, встановлення службовою особою суб'єкта внутрішнього фінансового контролю індивідуальних засобів захисту (паролів, кодів, тощо) на інформацію, що є власністю об'єкта контролю, за винятком інформації, яка з відома керівника об'єкта контролю чи уповноважених ним осіб скопійована для проведення контрольного заходу, а також створена службовою особою в ході цих заходів.

8.9. Службові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю повинні дотримуватися оперативності та економності використання обчислювальної техніки та електронних інформаційних ресурсів обробки даних.

8.10. Для оформлення службовими особами суб'єктів внутрішнього фінансового контролю офіційної та додаткової документації за результатами контрольних заходів, проведених в умовах застосування об'єктом контролю засобів електронного зберігання й обробки інформації, необхідна для документування інформація переноситься на паперові носії та належним чином завіряється власним підписом службової особи та підписами керівника й інших відповідальних осіб об'єкта контролю.

9. Основні питання контрольних заходів

Під час проведення контрольних заходів обов'язково перевіряються такі питання:

9.1. Обґрунтованість бюджетних запитів, дотримання фінансово-бюджетної, кошторисної дисципліни, збереження і цільове використання бюджетних коштів та коштів державних цільових фондів.

9.2. Збереження і використання державного майна, використання і збереження товарно-матеріальних цінностей та основних засобів, правильність ведення їх обліку.

9.3. Ефективність використання матеріальних і фінансових ресурсів своєчасність документального оформлення господарських операцій, повнота виявлення та мобілізації внутрішньогосподарських резервів, причини непродуктивних витрат і втрат, використання трудових ресурсів, коштів на оплату праці та заохочення.

9.4. Економічний стан об'єкта контролю, результати виконання виробничих та фінансових планів.

9.5. Правильність ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності, своєчасність і повнота відображення в обліку фінансових, кредитних та розрахункових операцій, а також законність їх здійснення, виконання зобов'язань перед бюджетом і кредиторами.

9.6. Додержання порядку формування, встановлення та застосування цін і тарифів.

9.7. Додержання встановленого порядку закупівлі товарів (робіт, послуг).

9.8. Обґрунтування прийнятих у плані розрахунків для визначення обсягів та якісних показників роботи, рівня собівартості продукції, прибутку тощо.

9.9. Правильність відображення у звітності показників, обґрунтування змін планових рубежів, прибутку, платежів до бюджету.

9.10. Виконання плану за основними кількісними та якісними показниками, вплив окремих факторів на відхилення від прийнятих рубежів.

9.11. Склад господарських операцій за даними первинних документів для встановлення їх відповідності чинному законодавству, їх доцільність, достовірність.

9.12. Записи у регістрах бухгалтерського обліку у співставленні з первинними документами, дані облікових регістрів - з показниками звітності, звітні дані - із запланованими (господарським планом, балансом прибутку та видатків, кошторисом тощо).

9.13. Дані інших документів, що відносяться до взаємопов'язаних господарських операцій.

9.14. Дотримання встановленого порядку організації та ведення бухгалтерського, податкового обліку та звітності.

9.15. Достовірність звітних даних, виявлення приписувань, фальсифікування показників звітності тощо.

9.16. Авансові, розрахункові та кредитні операції.

9.17. Витрати на виробництво, собівартість продукції.

9.18. Використання прибутку, фондів, резервів, загальний фінансовий стан.

9.19. Стан роботи з кадрами, їх плинність, розстановку і виховання, роботу по підвищенню ділової кваліфікації, трудову дисципліну, укомплектованість штатів, виконання рішень вищих органів і власних рішень із цих питань.

9.20. Наявність єдиного кошторису доходів і видатків бюджетної установи, організації, правильність і обґрунтованість його формування. При перевірці цього питання слід користуватися Порядком складання, розгляду, затвердження та основними вимогами до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.02.2002 р. N 228.

9.21. Правильність списання на витрати коштів і матеріальних цінностей по кожній зі статей кошторису, наявність належно оформлених касових, банківських та інших бухгалтерських документів, їх достовірність, у тому числі:

- під час виконання контрольного заходу щодо питань витрачання коштів на заробітну плату слід, зокрема, перевірити правильність встановлення і застосування посадових окладів (ставок) заробітної плати, доплат, надбавок, виплат за заміщення і сумісництво та премій відповідно до чинних нормативних актів: чи не допускались виплати зарплати за невідпрацьований час (за час перебування працівників у відпустках, на лікуванні тощо), а також чи не допускалось списання на витрати коштів по фіктивних відомостях на виплату зарплати, по відомостях минулих років (за минулі періоди), на підставних і вигаданих осіб, правильність підсумків у відомостях на виплату заробітної плати, чи не допускались у відомостях на виплату заробітної плати підчистки, дописки і виправлення цифр з метою збільшення суми виплаченої заробітної плати. При наявності підчисток, дописок, виправлень необхідно переконатись у тому, чи власноручно зроблені підписи відповідними працівниками і чи не зроблено це з метою привласнення коштів. Чи правильним є утримання податків із заробітної плати працівників установи і чи були своєчасними і повними перерахування їх до бюджету, а також відрахування до державних цільових фондів, правильність відображення цих операцій по бухгалтерському обліку;

- під час виконання контрольного заходу щодо перевірки витрат на відрядження слід керуватись відповідними постановами Кабінету Міністрів України та інструктивними матеріалами Міністерства фінансів України з цього питання. У разі, якщо мали місце відрядження працівників, які працюють у даній установі за сумісництвом або тих, які постійну роботу в даній установі суміщають з роботою в інших установах, організаціях чи на підприємствах, доцільно організувати проведення зустрічних перевірок (запити, листи до компетентних органів) і переконатись, чи не мала місця подвійна компенсація витрат по відрядженнях;

- контрольні заходи з питань перевірки канцелярських і господарських витрат проводяться шляхом перевірки правильності застосування діючих норм, цін і тарифів на опалення, освітлення, водопостачання, каналізацію: чи не завищувались у документах на оплату господарських та інших витрат показники, від яких залежить розмір оплати, чи забезпечувалось відшкодування витрат за користування комунальними послугами орендарями, правильність надання комунальних послуг окремим категоріям працівників; по витратах на утримання автотранспорту перевіряється правильність застосування норм витрат паливно-мастильних матеріалів, заповнення маршрутних листів, використання автотранспорту за призначенням; витрати на поточний ремонт перевіряються шляхом вивчення правильності складання кошторисів на такий ремонт, застосування розцінок, відповідності списання матеріалів до обсягу виконаних робіт по поточному ремонту (при необхідності робляться контрольні заміри виконаних і оплачених робіт); канцелярські і поштово-телеграфні витрати перевіряються, виходячи з необхідності максимальної ощадливості в їх використанні, зокрема, недопущення оплати особистих міжміських телефонних розмов за рахунок державних коштів тощо;

- при проведенні контрольних заходів в установах охорони здоров'я, в інших установах, яким виділяються кошти на харчування, слід уважно перевірити по документах повноту оприбуткування продуктів харчування та правильність списання їх на витрати, чи не мали місця зловживання шляхом фальсифікації отримувачами документів постачальників продуктів харчування (коли без зміни в документах загальної вартості, суми відпущених установі продуктів, штучно завищуються їх ціни або сорти і занижується кількість деяких видів продукції порівняно з фактично відпущеними), штучного заниження кількості (ваги, ємкості) продуктів, які надійшли до установи по накопичувальних відомостях, неправильного підбиття способом завищення у них витрачених продуктів, завищення деяких показників господарської діяльності установи тощо; як здійснювався контроль за повнотою закладки харчових продуктів в казан при приготуванні їжі. Під час ревізії (перевірки) витрат на харчування доцільно організувати заходи (запити, листи до компетентних органів) щодо проведення зустрічних перевірок у деяких постачальників харчових продуктів, провести раптову перевірку повноти закладки продуктів у казан, звірити (хоча б вибірково) дані меню по приготуванню їжі з даними проведення пробних дегустацій медперсоналом установи і встановити, чи нема між ними розбіжностей;

- контрольні заходи з питань перевірки витрат на придбання медикаментів повинні ставити за мету перш за все ретельну перевірку забезпечення збереження державних коштів, їх ощадливого та доцільного витрачання. Ці контрольні заходи проводяться шляхом ретельного дослідження документів (рахунків, накладних) на придбання медикаментів, їх оприбуткування, вимог на видачу медикаментів, історій захворювань, правильності застосування цін та таксування оплачених рахунків: чи правильно виведені у рахунках, вимогах, накопичувальних відомостях підсумки вартості медикаментів, чи не допущено в них дописок, підчисток, виправлень. Особлива увага приділяється перевірці повноти оприбуткування і правильності списання на витрати наркотичних, дефіцитних і дорогих медпрепаратів. Під час здійснення таких контрольних заходів доцільно організувати заходи (запити, листи до компетентних органів) щодо проведення зустрічних перевірок у постачальників медпрепаратів та в осіб, на лікування яких списувались медикаменти, перевірити наявність, законність списання на лікування або за непридатністю медикаментів, термін придатності яких минув;

- контрольні заходи щодо перевірки витрачання коштів на придбання устаткування, обладнання та інвентарю повинні відповісти в першу чергу на питання, чи забезпечено ощадливе їх витрачання та збереження, у тому числі чи додержано встановлені граничні суми таких витрат, чи не витрачались вони на придбання зайвого і взагалі непотрібного інвентарю, устаткування і обладнання, які тривалий час знаходяться на складі і не використовуються, чи не видавався інвентар і обладнання у особисте користування окремих працівників установи;

- контрольні заходи щодо перевірки витрачання коштів на капітальний ремонт приміщень і споруд, як правило, провадиться з залученням фахівців-будівельників, за допомогою яких перевіряється чи не допущено при оплаті виконаних робіт приписок до фактично виконаних обсягів робіт та неправильного застосування розцінок і зайвого списання матеріалів. Перевірка документів щодо обсягів виконаних робіт та їх оплати, а також контрольний обмір виконаних робіт проводиться з обов'язковою участю в них відповідальних представників замовника і підрядчика. Якщо ремонтно-будівельні роботи проводились господарським способом, то необхідно особливо ретельно перевірити правильність нарахування і виплати заробітної плати та переконатись, чи не нараховувалась і не сплачувалась зарплата на підставних і вигаданих осіб та чи зайво (над міру) не списувались на витрати будівельні матеріали;

9.22. На початку або в період проведення контрольного заходу проводиться вибіркова інвентаризація (по окремих найменуваннях) продуктів, устаткування, обладнання та інвентарю, визначається правильність його списання (яке стало непридатним) відповідно до чинних нормативних актів, чи не мали місця факти заміни щойно придбаного (нового) інвентарю зношеним (старим), яких було вжито заходів до матеріально відповідальних осіб при виявленні у них недостач матеріальних цінностей, зокрема, в яких розмірах стягувались ці недостачі.

9.23. Наявність фактів використання коштів на приховане кредитування суб'єктів підприємницької діяльності, використання коштів та матеріальних цінностей на госпрозрахункову діяльність в разі, коли об'єкти контролю у випадках, передбачених чинним законодавством, виступають засновником чи співзасновником суб'єкта підприємницької діяльності, чи не залучаються з цією метою кошти на укладання різних угод, в тому числі і про спільну діяльність підконтрольних установ з суб'єктами підприємницької діяльності: чи не допускались факти, коли кошти, замість витрачання їх на першочергові і невідкладні заходи, спрямовувались на депозитні рахунки; законність формування та правильність використання коштів спеціального фонду кошторису, яким був стан розрахункової дисципліни, зокрема, дебіторської і кредиторської заборгованості.

9.24. Документи, які пов'язані з касовими операціями та по кожному відкритому рахунку в банках за час, який минув після попередньої ревізії (перевірки), а при виявленні зловживань - і за більш тривалий період. При цьому касові операції повинні відповідати порядку їх ведення, встановленому Національним банком України та діючими нормативними актами. Ведення бухгалтерського обліку повинно відповідати діючим нормативним актам.

9.25 Якщо об'єктом контролю є підприємство, організація, установа, які отримують кошти з бюджету, то контрольні заходи, в першу чергу, мають охоплювати питання їх цільового та ощадливого використання. При цьому особлива увага звертається на те, чи не використовувались ці кошти для перерахування на депозитні рахунки та на необґрунтоване перерахування (приховане кредитування) комерційним та іншим структурам недержавного сектора економіки, чи не допускались факти безгосподарності, марнотратства, непродуктивного витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей.

9.26. Враховуючи, що одним із головних завдань суб'єктів внутрішнього фінансового контролю є здійснення контролю за збереженням готівки і матеріальних цінностей, під час здійснення контрольних заходів необхідно з'ясувати:

- скільки і яких рахунків відкрито об'єктом контролю в установах банків, ретельно перевірити касу, касові і банківські операції, при необхідності звірити в установах банків їх виписки, окремі грошові й інші документи, які знаходяться на об'єкті контролю з такими ж документами в установах банків і переконатись у їх ідентичності і достовірності;

- стан розрахунків (також і в спосіб організації роботи по проведенню зустрічних перевірок компетентними органами) за відпущену продукцію (надані послуги тощо), звернувши особливу увагу на дебіторську заборгованість з тривалим строком її утворення, по якій недостатньо вживалось заходів щодо погашення, а також на товари (продукцію), які тривалий час перебувають в дорозі, товари відвантажені, але не оплачені в строк, товари на відповідальному зберіганні, ретельно вивчити суми дебіторської заборгованості, по якій минули строки позову і суми якої списані на збитки, чи вживались заходи щодо стягнення цієї заборгованості;

- правильність списання сировини на виготовлення продукції, у разі необхідності провести контрольний запуск сировини у виробництво за участю спеціалістів;

- повноту оприбуткування виготовленої продукції, чи не виготовлялась продукція, прихована від обліку;

- наявність договорів про матеріальну відповідальність з матеріально-відповідальними особами;

- дотримання діючих положень щодо проведення інвентаризацій готівки і матеріальних цінностей та регулювання інвентаризаційних різниць, якість проведених на об'єкті контролю інвентаризацій, у разі необхідності - організувати проведення інвентаризації (повної чи по окремих найменуваннях) товарів, матеріалів, готової продукції тощо; чи не допускалось перекриття недостач у одних матеріально відповідальних осіб лишками у інших;

- наявність заборгованості внаслідок недостач, розтрат і крадіжок, яка обліковується по бухгалтерському обліку підприємства, причини її утворення та заходи, що вживались по відшкодуванню цієї заборгованості;

- дотримання діючого порядку видачі, використання і зберігання бланків довіреностей (доручень);

- ведення об'єктом контролю зовнішньоекономічної діяльності обсяг експортних і імпортних операцій за відповідний період (у тому числі бартерних), правильність застосування цін і тарифів при здійсненні цих операцій, своєчасність розрахунків по них, чи не допустило керівництво об'єкта контролю незаконного відкриття валютних рахунків за кордоном, утримання на них валюти, прихованої від обліку, а також - заход(и), вжиті для повернення з-за кордону валюти, яка тривалий час не повернута в Україну;

- дотримання нормативних актів щодо приватизації, особливу увагу при цьому необхідно звернути на правильність визначення вартості об'єкта приватизації, проведення індексації в процесі приватизації;

При цьому стан бухгалтерського обліку слід перевіряти на всіх етапах контрольного заходу, тобто при перевірці кожного без винятку його питання, накопичувати й узагальнювати виявлені недоліки для ґрунтовного висвітлення їх у акті або довідці.

10. Застосування зустрічних перевірок
та прийомів фактичного контролю

10.1. За рішенням керівництва комісії (групи), що здійснює контрольний захід, або керівника суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, достовірність фінансово-господарських операцій, що їх відображено у первинних документах, за умови необхідності, може бути встановлена шляхом організації проведення зустрічних перевірок (надання запитів до компетентних органів) на підприємствах, з якими об'єкт, що ревізується (перевіряється), перебував чи перебуває у господарських відносинах.

10.2. Запит на проведення зустрічної перевірки повинен містити обов'язкову інформацію відносно об'єкта зустрічної перевірки:

- код ЄДРПОУ, фактичну, юридичну адреси, П.І.Б. керівника;

- суть господарських взаємовідносин, та можливі порушення норм діючого законодавства, які вбачаються в об'єкта контролю за рахунок господарських відносин з об'єктом зустрічної перевірки, що свідчать про можливе вчинення злочину службовими особами об'єкта контролю чи об'єкта зустрічної перевірки;

- норми законодавства, на які суб'єкт внутрішнього фінансового контролю посилається у листі, на проведення зустрічної перевірки;

- період за який необхідно провести зустрічну перевірку;

- термін та форма надання інформації, за результатами зустрічної перевірки;

- питання на які необхідно отримати відповідь, за результатами зустрічної перевірки.

10.3. Типові питання, на які необхідно отримати відповідь:

- чи зареєстрований, у встановленому законом порядку та перебуває на податковому обліку об'єкт зустрічної перевірки;

- чи подається ним у відповідні державні органи податкова, фінансова звітність, результати господарської діяльності, за відповідний період;

- відомості про керівників, засновників об'єкта зустрічної перевірки;

- чи укаладались угоди між об'єктом зустрічної перевірки та об'єктом контролю, яким чином проведено розрахунки, наявність дебіторської, кредиторської заборгованості;

- чи проведені вказані господарські операції по бухгалтерському обліку об'єкта зустрічної перевірки;

- чи є об'єкт зустрічної перевірки безпосереднім виконавцем, постачальником (споживачем) товарів, робіт, послуг;

- у разі, якщо об'єкт зустрічної перевірки не є безпосереднім виконавцем, постачальником (споживачем) товарів, робіт, послуг - вказати від кого такі товари, роботи послуги отримано (передано), на підставі яких документів, їх установчі дані.

При проведенні контрольного заходу, перелік питань, які необхідно з'ясувати під час проведення зустрічної перевірки, може бути розширено.

11. Права суб'єктів внутрішнього
фінансового контролю

Посадові особи суб'єкта внутрішнього фінансового контролю мають право:

11.1. Ревізувати та перевіряти на об'єктах контролю результати виконання планів, кошторисів, грошові, фінансові, бухгалтерські та інші документи, наявність коштів і цінностей, а у разі виявлення підробок та інших зловживань - вилучати необхідні документи на термін до закінчення контрольних заходів, залишаючи у справі акт вилучення та копії або реєстри вилучених документів.

11.2. Ревізувати та перевіряти правильність списання сировини, палива, інших матеріальних цінностей, спожитої тепло- та електроенергії на витрати виробництва, повноту оприбуткування готової продукції, списання відходів, а також вимагати від керівника об'єкта контролю здійснення контрольних обмірів обсягів виконаних робіт чи контрольного запуску сировини у виробництво.

11.3. Вимагати в установленому порядку від керівника об'єкта контролю проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, перевірки наявних коштів і розрахунків, у разі потреби опечатувати каси і касові приміщення, склади, комори, сховища, архіви, вимагати від керівництва підприємства, установи чи організації, що ревізується, щоб матеріально відповідальні особи в обов'язковому порядку брали участь в проведенні інвентаризацій, перевірці довірених їм цінностей, контрольних обмірах виконаних робіт, контрольних запусках у виробництво сировини та матеріалів, відборі проб та зразків на дослідження, а також при інших аналогічних діях, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів і матеріальних цінностей та діяльності матеріально відповідальних осіб.

У разі виявлення ознак фіктивності документів, при пошкодженні опечатувань каси та інших приміщень (документується актом довільної форми) інформувати правоохоронні органи з метою притягнення винних осіб до відповідальності у відповідності до чинного законодавства.

11.4. Одержувати від посадових осіб об'єктів контролю письмові пояснення з питань, що виникають під час проведення контрольних заходів.

11.5. Одержувати від об'єктів контролю довідки та копії документів, пов'язаних з операціями, що перевіряються.

11.6. Безперешкодного доступу на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення для їх обстеження та з'ясування питань, пов'язаних з ревізією або перевіркою. Порушувати питання про притягнення до відповідальності керівників об'єктів, що перевіряються, у разі порушення ними прав перевіряючих.

11.7. Ставити питання перед ініціатором ревізії (перевірки) щодо залучення кваліфікованих фахівців для проведення контрольних обмірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок.

11.8. Готувати та надавати відповідним службовим особам подання, на підставі якого Орган управління має право відсторонити керівника об'єкта контрольних заходів від виконання службових обов'язків, на час проведення на підприємстві (установі, організації) контрольного заходу суб'єктом державного фінансового контролю.

Рішення про відсторонення приймається керівником Органу управління (особою яка виконує його обов'язки) за поданням Голови комісії з проведення контрольного заходу або керівника суб'єкта внутрішнього фінансового контролю - ініціатора контрольного заходу.

11.9. Пред'являти керівникам та іншим службовим особам об'єктів контролю вимоги щодо усунення виявлених порушень.

11.10. Користуватися телеграфно-телефонним, факсимільним зв'язком, транспортом, множильною, комп'ютерною технікою, займати окреме приміщення під час проведення контрольних заходів, яке повинно відповідати вимогам по забезпеченню схоронності матеріалів контрольних заходів.

12. Порядок оформлення результатів
контрольних заходів

12.1. Наслідки ревізії оформляються зведеним актом, який підписується керівником ревізійної комісії (групи), ревізуючим (якщо ревізія проводиться одноосібно), керівником та головним (старшим) бухгалтером перевіреного об'єкту контролю, а в разі потреби - колишніми керівником та головним (старшим) бухгалтером, у період роботи яких мали місце виявлені порушення, зловживання. Кінцевою датою написання акта, як правило, є останній день проведення ревізії, зазначений у посвідченні на її проведення.

Наслідки ревізії викладаються в акті на підставі перевірених даних і фактів, що випливають з наявних оригіналів документів (у тому числі вилучених в установленому порядку іншими органами внутрішнього фінансового контролю або правоохоронними органами) організації, яка ревізується (перевіряється); даних про результати проведених зустрічних перевірок; наслідків інвентаризацій, контрольних обмірів, контрольних запусків сировини і матеріалів у виробництво, контрольних аналізів сировини, матеріалів та готової продукції; даних перевірки якості продукції, дотримання технічних умов та технологічних режимів виробництва, відповідності продукції діючим стандартам, цінам і тарифам, а також інших даних.

Складовими частинами зведеного акта ревізії є довідки, які складаються членами ревізійної групи з окремого питання програми ревізії, так і з декількох питань програми ревізії, які підписуються ревізором, головним (старшим) бухгалтером або керівником іншого функціонального підрозділу (відповідно до питань, які перевіряються) об'єкту контролю.

За результатами розгляду довідок з окремих питань програми перевірки, керівник комісії (групи) оцінює повноту та якість розкриття теми контрольного заходу та приймає відповідне рішення щодо достатності або необхідності доопрацювання матеріалів контрольного заходу.

Про прийняте рішення керівник ревізійної комісії (групи) обов'язково повідомляє його учасника (учасників) і в разі необхідності ставить вимоги (в усній або письмовій формі) щодо доопрацювання матеріалів контрольного заходу. Учасник ревізійної комісії (групи) повинен доопрацювати матеріали контрольного заходу та у встановлений керівником ревізійної комісії (групи) термін подати їх для узагальнення.

12.2. Результати перевірки оформляються довідкою, але у всіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, зловживань, приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі або підприємству, установі, організації завдано збитків тощо - за наслідками складається акт, а не довідка.

12.3. Акт ревізії (перевірки) повинен містити систематизований виклад виявлених у ході перевірки фактів порушень, зокрема норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контролю, а також невиконання службовими особами об'єкта контрольних заходів законних вимог суб'єкта внутрішнього фінансового контролю.

12.4. За результатами ревізії (перевірки), в акті викладаються всі суттєві обставини фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю, які мають відношення до фактів виявлених порушень норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій, інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контролю (далі - суттєві обставини).

Факти виявлених порушень норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій, інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контрольних заходів викладаються в акті ревізії (перевірки) чітко, об'єктивно та в повній мірі, із посиланням на первинні або інші документи, які зафіксовані в бухгалтерському обліку, що підтверджують наявність зазначених фактів.

12.5. Акт ревізії (перевірки) складається державною мовою на паперовому носії та в електронному вигляді й повинен мати наскрізну нумерацію сторінок.

У разі відсутності первинних документів, що підтверджують факт порушення, до акта ревізії (перевірки) додаються пояснення посадових осіб або інших осіб об'єкта контролю (в межах їх компетенції), що перевіряється.

Перший примірник акта в оригіналі залишається у суб'єкта внутрішнього фінансового контролю.

У разі необхідності використання у змісті акта скорочених назв і загальноприйнятих абревіатур при першому вживанні відповідне словосполучення наводиться повністю з одночасною вказівкою в дужках його скороченої назви або абревіатури, які будуть використовуватись далі в тексті.

В акті ревізії (перевірки), розрахунках та інших матеріалах не допускаються різного роду виправлення цифрових показників, дат та інших даних.

12.6. Усі вартісні показники відображаються у гривнях без ПДВ (сума ПДВ відображається в лапках) за вартісним показником, а показники, що виражені в іноземній валюті, підлягають відображенню в акті ревізії (перевірки) з одночасною вказівкою їх еквівалента у національній валюті України за курсом валют, що встановлений Національним банком України на дату проведення фінансово-господарської операції.

12.7. Склад і зміст акта (довідки) ревізії (перевірки) - (додаток 3)

Акт (довідка) ревізії (перевірки) повинен складатися з трьох частин:

I - вступна;

II - описова;

III - висновок та перелік інформативних додатків.

12.7.1. Вступна частина акта (довідки) ревізії (перевірки) повинна містити такі дані:

- дата підписання акта (довідки) ревізії (перевірки) - число, місяць, рік підписання акта (довідки) суб'єктами внутрішнього фінансового контролю, що проводили ревізію (перевірку), та посадовими особами підприємства;

- код за ЄДРПОУ об'єкта перевірки;

- місцезнаходження об'єкту контролю;

- повна і скорочена назва об'єкта контролю відповідно до установчих документів;

- підстави для проведення ревізії (перевірки) у відповідності до розділу 3 Інструкції;

- посади осіб, назва структурного підрозділу суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, прізвища, імена, по батькові, посади осіб, що проводять ревізію (перевірку);

- документальна ревізія (перевірка) - планова чи позапланова;

- період, за який проводиться ревізія (перевірка) діяльності об'єкту контроля;

- інформація про посадових осіб, відповідальних за фінансово-господарську діяльність об'єкта контролю за період, що ревізується (перевіряється), із зазначенням наказів про призначення та звільнення із займаної посади;

- термін проведення ревізії (перевірки), при необхідності зазначити перерву в роботі;

- дані про реєстрацію (перереєстрацію) об'єкта контролю в органах виконавчої влади (назва документа, назва органу, дата і реєстраційний номер);

- перелік структурних підрозділів;

- інформація про види діяльності, які здійснював об'єкт контролю за період, що перевірявся, та види діяльності, що підлягають ліцензуванню (номер і дата видачі ліцензії, назва органу, що видав ліцензію, терміни початку і закінчення дії ліцензії);

- дані про наявність рахунків у банках та інших фінансових установах;

- інформація про попередню комплексну ревізію (перевірку) із зазначенням суб'єкта внутрішнього фінансового контролю або іншого контролюючого органу, дати та номера акта ревізії (перевірки), періоду перевірки (планова чи позапланова, установлені порушення та вжиті заходи щодо усунення виявлених недоліків);

- інформація про те, чи є об'єкт контролю засновником (учасником), акціонером іншого суб'єкта господарювання;

- зазначити перелік документів, що не були надані у ході здійснення ревізії (перевірки).

12.7.2. Описова частина акту (довідки) ревізії (перевірки) повинна містити результати документальної ревізії (перевірки), що групуються за окремими питаннями програми перевірки.

За кожним відображеним в акті фактом порушення норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій, інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контролю, необхідно:

- висвітлити загальні дані про виконання бюджету, кошторису витрат бюджетної установи, окремих основних виробничих і фінансових показників об'єкта контролю;

- відобразити факти порушень законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, зареєстрованих в установленому порядку в Міністерстві юстиції України; факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного, неефективного і не за цільовим призначенням витрачання коштів і матеріальних цінностей та інші порушення фінансової дисципліни, порушень ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності;

- відобразити виявлені факти безгосподарності; недостач, безпідставного списання й привласнень готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань, нерегламентованого державою виробництва товарів і надання послуг;

- висвітлити показники, які відображаються підприємством у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності, та фактичні показники, виявлені у ході ревізії (перевірки) на підставі первинних документів бухгалтерського обліку об'єкта контролю у розрізі періодів;

- у разі виявлення розбіжностей чітко викласти зміст порушення з посиланням на конкретні пункти і статті нормативно-правових актів, що порушені об'єктом контролю, зазначити період (місяць, квартал, рік) фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю, в якому дане порушення здійснено, при цьому додати до акту письмові пояснення посадових осіб об'єкта контролю щодо встановлених порушень;

- зазначити первинний документ, на підставі якого вчинено записи у бухгалтерському обліку (навести кореспонденцію рахунків операцій), та інші докази, що достовірно підтверджують наявність факту порушення;

- у разі відмови посадових осіб об'єкта контролю надати перевіряючим письмові пояснення щодо причини ненадання документів факт відмови відобразити в акті.

12.8. Виявлені факти однотипних порушень та порушень, які повторюються, групуються у відомості або таблиці, що додаються до акту. Зазначені відомості або таблиці повинні містити повний перелік однотипних порушень норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій, інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контрольних заходів із зазначенням звітного періоду, до якого вони відносяться (назву, дату і номер документа, відповідно до якого здійснено операцію, суть операції, а також посилання на нормативно-правові акти, їх пункти і статті, положення яких порушені).

Зазначені додатки повинні бути підписані перевіряючими, а також посадовими особами об'єкта контролю.

12.9. Не допускається відображення в акті ревізії (перевірки) необґрунтованих даних, а також суб'єктивних припущень перевіряючими, які не мають підтверджених доказів щодо дій посадових осіб об'єкта контролю (наприклад, "розкрадання", "привласнення", "описка" тощо).

12.10. Висновок

У цьому розділі акта (довідки) ревізії (перевірки) відображається узагальнений опис виявлених ревізією (перевіркою) порушень норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій, інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контролю з посиланням на підпункти, пункти, статті нормативно-правових актів.

12.10.1. Виявлені та можливі (в майбутньому) збитки, за рахунок порушення норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій, інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контролю відображаються у гривнях у розрізі завданих державі або об'єкту контролю збитків (прямих, не прямих) та вказується за рахунок чого (дії або бездіяльність відповідних службових осіб об'єкта контролю) такі збитки завдано, у межах періоду, що перевіряється.

12.10.2. У разі вилучення у ході ревізії (перевірки) документів, які підтверджують факт виявленого порушення, робиться відповідний запис із відображенням підстав для вилучення, та дати акта вилучення.

12.10.3. Відображається кількість складених примірників акту (довідки) ревізії (перевірки) та відмітка про вручення одного примірника посадовим особам об'єкта контролю.

12.11. Інформативні додатки до акта ревізії (перевірки):

12.11.1. Затверджена керівником (заступником керівника) суб'єкта внутрішнього фінансового контролю програма ревізії (перевірки).

12.11.2. Пояснення посадових осіб підприємства щодо виявлених порушень, надані у ході ревізії (перевірки).

12.11.3. Інші матеріали, що підтверджують наявність фактів порушень.

12.11.4. Матеріали (описи, відомість, протоколи) про результати проведеної в ході ревізії (перевірки) інвентаризації.

12.11.5. Акт суб'єкта внутрішнього фінансового контролю про проведення вилучення документів і опис документів, які вилучені, якщо вилучення мало місце.

12.11.6. Довідки з окремих питань перевірки, на підставі яких складено зведений акт.

12.11.7. Графічні схеми фінансово-господарських операцій, по яких встановлено порушення норм діючих нормативно-правових актів України, відомчих наказів, інструкцій, посадових інструкцій, інших документів, що регламентують діяльність об'єкта контролю та призвело до збитків.

12.11.8. Інші матеріали, що мають значення для прийняття рішення за результатами ревізії (перевірки).

12.12. Підписання акту (довідки) документальної перевірки, порядок його реєстрації та зберігання.

Після підписання акту (довідки) ревізії (перевірки) посадовими особами один його примірник (з додатками) передається керівнику або уповноваженій особі об'єкта контролю, про що на останній сторінці всіх примірників акта робиться відповідна відмітка за підписом особи, яка одержала акт (довідку), із зазначенням його посади, прізвища та ініціалів, а також дати одержання акту (довідки).

При відмові посадової особи об'єкта контролю від підпису, що підтверджує вручення йому акту (довідки) перевірки, суб'єктом внутрішнього фінансового контролю робиться відповідний запис в акті (довідці) та один примірник акту (довідки) перевірки направляється об'єкту контроля з поштовим повідомленням про одержання. До другого примірника акту (довідки), який знаходиться у підрозділі внутрішнього фінансового контролю, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення та вручення акту адресату.

У разі відмови посадових осіб об'єкта контролю, що перевіряється, від підписання акту (довідки) ревізії (перевірки) суб'єктом внутрішнього фінансового контролю складається акт довільної форми, що засвідчує факт такої відмови (додаток 4). Акт підписується не менш як трьома особами. При цьому в акті необхідно зазначити про ознайомлення керівника і головного бухгалтера підприємства зі змістом акту (довідки) ревізії (перевірки).

Акт (довідка) документальної перевірки після підписання (складання акта відмови від підпису) реєструється суб'єктом внутрішнього фінансового контролю, який провів перевірку (очолював перевірку), у спеціальному журналі (додаток).

Після реєстрації акта (довідки) ревізії (перевірки) голова ревізійної комісії (групи) складає інформаційну картку про результати ревізії/перевірки (додаток), і протягом тижня з дати підписання акта (довідки) здає її відповідному підрозділу суб'єкту контролю для подальшої обробки та занесення інформації у відповідну базу даних.

У разі наявності заперечень або зауважень до акту (довідки) контрольного заходу керівник і головний бухгалтер (бухгалтер) об'єкту контролю повинні у день передачі акта (довідки) на ознайомлення підписати його із застереженням і не пізніше ніж через 5 днів подати свої письмові пояснення або зауваження.

Журнали реєстрації актів (довідок) структурного підрозділу (до функцій якого входить реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції) прошнуровуються, пронумеровуються та скріплюються печаткою органу управління, до складу якого належить підрозділ внутрішнього фінансового контролю.

13. Взаємодія з правоохоронними органами

Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю у разі виявлення контрольними заходами, що проводяться не за ініціативою правоохоронних органів, порушень чинного законодавства щодо використання бюджетних коштів, державного чи комунального майна, за які передбачена кримінальна відповідальність, забезпечують, у межах своєї компетенції, усунення об'єктами контролю виявлених порушень, а у разі неможливості їх усунення в повному обсязі - передають оформлені належним чином матеріали до правоохоронних органів.

13.1. Правовими підставами звернення правоохоронних органів до суб'єктів внутрішнього фінансового контролю щодо здійснення контрольних заходів є норми законодавчих актів, які регулюють діяльність відповідного правоохоронного органу.

13.2. Звернення правоохоронного органу щодо проведення контрольних заходів повинно адресуватися керівництву Міністерства транспорту та зв'язку України або урядового органу, що входить до складу Міністерства, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби та містити: повну назву об'єкта контролю, його місцезнаходження; відомості, що свідчать про фінансові порушення на об'єкті контролю; перелік конкретних питань, за якими належить проводити контрольні заходи; період, за який слід перевірити діяльність об'єкта контролю з визначених питань; інформацію про одержання об'єктом контролю бюджетних коштів, використання державного чи комунального майна.

13.3. Суб'єкти внутрішнього фінансового контролю приймають до виконання звернення правоохоронних органів щодо проведення контрольних заходів на об'єктах контролю на підставі резолюції керівництва Міністерства транспорту та зв'язку України, або керівництва відповідного урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби у відповідності до питань програми контрольних заходів, письмово узгодженої з відповідним правоохоронним органом.

Додаткові питання, порушені правоохоронним органом під час здійснення контрольного заходу, приймаються до виконання за рішенням керівника суб'єкта внутрішнього фінансового контролю.

13.4. Звернення правоохоронних органів щодо проведення контрольних заходів, крім випадків, передбачених абзацом другим цього пункту, за рішеннями суб'єктів внутрішнього фінансового контролю включаються до їх планів роботи з повідомленням про це ініціаторів контрольних заходів.

При наданні прокурором, слідчим постанови, винесеної в ході розслідування кримінальної справи, або письмових відомостей про значні фінансові порушення, нецільове використання бюджетних коштів, недостачу державного і комунального майна - звернення приймаються до виконання у позаплановому порядку незалежно від кількості раніше проведених у об'єктів контролю контрольних заходів. Про термін початку таких заходів суб'єкт внутрішнього фінансового контролю письмово повідомляє правоохоронний орган.

У разі отримання від правоохоронного органу звернень стосовно проведення контрольних заходів з питань, що не належать до компетенції суб'єктів внутрішнього фінансового контролю, керівником суб'єкта внутрішнього фінансового контролю протягом 10 днів з дня отримання такого звернення дається обґрунтована письмова відповідь про неможливість проведення контрольних заходів.

Звернення правоохоронного органу, яке не відповідає вимогам цієї Інструкції, підлягає уточненню правоохоронним органом протягом 10 днів з дня отримання такого звернення.

13.5. За обґрунтованими зверненнями правоохоронних органів посадові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю беруть участь як спеціалісти в перевірках, що проводяться правоохоронними органами, досліджуючи при цьому в межах своєї компетенції питання цільового використання бюджетних коштів, використання та збереження державного майна.

13.6. Посадові особи суб'єктів внутрішнього фінансового контролю здійснюють документальне оформлення результатів контрольних заходів відповідно до положень розділу 12 цієї Інструкції.

13.7. Контрольні заходи проводяться за оригіналами або належним чином оформленими копіями первинних бухгалтерських документів, даними обліку і звітності, документами розпорядчого характеру та іншими документами, які відповідають вимогам наказу Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. N 88 "Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку і звітності", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 06.06.1995 р. за N 168/704, а також за електронними документами, складеними відповідно до вимог законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" ( 851-15 ) та "Про електронний цифровий підпис" ( 852-15 ).

13.8. Офіційна і додаткова документація за результатами контрольних заходів складається на підставі наданих об'єктом контролю або вилучених у нього правоохоронним органом документів. Офіційна документація підписується керівником та посадовими особами, відповідальними за фінансово-господарську діяльність об'єкту контролю на дату її складання та/або протягом періоду, за який проводився контрольний захід.

13.9. У разі відмови керівника та посадових осіб об'єкта контролю від ознайомлення і підписання офіційної документації посадові особи суб'єкта внутрішнього фінансового контролю засвідчують це актом про відмову від підписання за своїми підписами в день передачі офіційної документації на ознайомлення й підписання. Водночас офіційна документація направляється рекомендованим листом керівнику об'єкта контролю для ознайомлення за місцезнаходженням об'єкта контролю.

Після направлення офіційної документації поштою суб'єкт внутрішнього фінансового контролю здійснює належні заходи щодо реалізації матеріалів контрольних заходів з обов'язковим зазначенням у супровідних листах факту відмови від ознайомлення з матеріалами контрольного заходу і від їх підписання.

13.10. У разі надходження від об'єкта контролю письмових зауважень (заперечень) до офіційної документації протягом 5 робочих днів після її підписання, суб'єкт внутрішнього фінансового контролю повинен розглянути такі зауваження (заперечення) протягом 15 робочих днів та надати письмовий висновок щодо їх обґрунтованості.

13.11. У разі відсутності на об'єкті контролю осіб, які повинні підписати офіційну документацію або надати письмові пояснення, суб'єкт внутрішнього фінансового контролю письмово інформує про це відповідний правоохоронний орган.

13.12. Посадова особа суб'єкта внутрішнього фінансового контролю в ході проведення контрольного заходу може використовувати інформацію правоохоронного органу, яка має безпосереднє відношення до фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю. Документування такої інформації проводиться лише за результатами вивчення фактично наданих документів об'єктом контролю.

13.13. У разі залучення посадових осіб суб'єктів внутрішнього фінансового контролю до участі в перевірках, що проводяться правоохоронними органами, результати таких контрольних заходів оформляються довідкою, яка складається на чистому аркуші та підписується спеціалістом із зазначенням посади та назви органу, у якому він працює.

13.14. Матеріали контрольних заходів (офіційна й додаткова документація) згідно з описом передаються до правоохоронного органу із супровідним листом суб'єкта внутрішнього фінансового контролю протягом 7 робочих днів після підписання офіційної документації або складання акта про відмову від ознайомлення і підписання, а за наявності зауважень (заперечень) об'єкта контролю, який підлягав контролю, не пізніше 20 робочих днів з дня їх отримання суб'єктом внутрішнього фінансового контролю.

13.15. Правоохоронний орган розглядає матеріали контрольного заходу, які були передані суб'єктом внутрішнього фінансового контролю, та в міру прийняття рішень надсилає інформацію про результати їх розгляду.

13.16. При здійсненні контрольних заходів суб'єкти внутрішнього фінансового контролю в межах своєї компетенції мають право отримувати від правоохоронних органів необхідну допомогу та інформацію, що сприяє прискоренню виконання та забезпеченню належної якості здійснення цих заходів посадовими особами суб'єктів внутрішнього фінансового контролю.

14. Порядок використання матеріалів
контрольних заходів

14.1. Про результати контрольних заходів, проведених Контрольно-ревізійним управлінням Мінтрансзв'язку, доповідається Міністру транспорту та зв'язку України або його Першому заступнику. За рішенням керівництва Мінтрансзв'язку акт направляється керівнику урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтранслужби (згідно підпорядкованості об'єднання, установи, організації чи підприємства, що перевірялись) для реагування та вжиття відповідних заходів. За результатами розгляду акта відповідні урядові органи, Укрзалізниця, Держспецтрансслужба, надають інформацію про вжиті заходи до Контрольно-ревізійного управління Мінтрансзв'язку.

14.2. Про результати контрольних заходів, проведених контрольно-ревізійними підрозділами урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби доповідається керівнику відповідного урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби або його заступнику.

14.3. У разі виявлення під час проведення контрольного заходу фактів нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем та інших грубих порушень фінансово-господарської дисципліни, за які передбачено кримінальну відповідальність, матеріали передаються до правоохоронних органів за рішенням керівництва Міністерства транспорту та зв'язку України, урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби.

Матеріали, які передаються до правоохоронних органів, згідно з описом, повинні містити: лист за підписом керівництва Міністерства транспорту та зв'язку України, урядових органів Укрзалізниці, Держспецтрансслужби (в якому має бути викладено коли, ким і за який період проводився контрольний захід, в чому полягає суть порушень, зловживань, які закони і їх статті порушені, розмір заподіяних збитків, як відображено в бухгалтерському або складському обліку операції, здійснені з порушеннями, прізвища й посади винних осіб); акт ревізії (перевірки); оригінали документів або їх копії, які підтверджують факти виявлених зловживань, якщо рішення про вилучення оригіналів документів після закінчення контрольного заходу не прийнято правоохоронними органами; пояснення осіб, діяльність яких перевірена, а також інших осіб, які мають значення для перевірки обставин скоєння зловживань; інвентаризаційні описи, якими зафіксовано недостачі коштів і матеріальних цінностей; акти контрольних обмірів виконаних ремонтних і будівельних робіт, якими встановлено відхилення від актів прийому-передачі їх виконання; висновки ревізуючих (перевіряючих) за поясненнями службових осіб об'єкта контролю при наявності їх заперечень по акту; опис документів, що додаються до супровідного листа. При цьому в справах підрозділа внутрішнього фінансового контролю повинні бути залишені інші примірники акту ревізії (перевірки), копії пояснень посадових осіб об'єкта контролю, що перевірявся по виявлених порушеннях і зловживаннях, копії основних документів, які це підтверджують.

Безпідставна відмова в порушенні кримінальної справи або постанова слідчих органів про закриття кримінальної справи, порушеної за матеріалами проведених суб'єктами внутрішнього фінансового контролю контрольних заходів, можуть бути оскаржені Органами управління суб'єкта внутрішнього фінансового контролю в установленому чинним законодавством порядку.

15. Обов'язки комісії (групи) по проведенню
контрольного заходу

15.1. Члени комісії (групи) по проведенню контрольного заходу зобов'язані чесно та сумлінно виконувати покладені на них завдання, бути коректними та чемними у відносинах з колегами та підконтрольними особами.

З метою забезпечення добору кваліфікованих кадрів для контрольно-ревізійних підрозділів, які б відповідали вимогам щодо моральних, професійних якостей, що пред'являються до службовців зазначеної категорії та на виконання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 22.05.2002 N 685, керівництву Контрольно-ревізійного управління Мінтрансзв'язку, урядових органів, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби рекомендується здійснювати прийняття на роботу працівників контрольно-ревізійних підрозділів після попереднього всебічного вивчення їх кандидатур щодо відповідності вищезазначеним якостям.

15.2. Члени комісії (групи) по проведенню контрольного заходу не мають права залишати роботу в ній без письмової доповіді її керівнику або його заступнику щодо результатів виконання отриманих доручень.

15.3. Суб'єктам внутрішнього фінансового контролю забороняється розголошення службової та комерційної таємниці, яка стала їм відома в результаті виконання службових обов'язків.

16. Обов'язки керівництва об'єкта контролю

16.1. Керівник об'єкта контролю зобов'язаний забезпечити комісію (групу) по проведенню контрольного заходу робочим приміщенням, яке відповідає вимогам по збереженню ревізійних матеріалів, зв'язком, копіювальною та оргтехнікою, транспортом.

16.2. Відповідно до питань програми контрольного заходу керівник об'єкта контролю, зобов'язаний надавати комісії (групі) по проведенню контрольного заходу всю необхідну для здійснення перевірки первинну документацію, зведені регістри, довідки, звіти та у разі необхідності письмові пояснення з питань, що потребують уточнення.

16.3. У разі наявності заперечень або зауважень по акту ревізії (перевірки) керівник і головний бухгалтер (бухгалтер) об'єкта контролю, у день передачі акта на ознайомлення роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через 5 робочих днів з дня підписання із зауваженнями подають з цього приводу письмові пояснення та заперечення (при їх наявності).

16.4. Протягом 7 робочих днів з дня підписання акта контрольних заходів керівник об'єкта контролю повинен провести на ньому оперативний розбір акта контрольних заходів, розробити заходи по усуненню виявлених контрольними заходами порушень та недоліків, з зазначенням конкретних термінів їх усунення та видати наказ про притягнення осіб, винних у допущенні порушень та недоліків, до відповідальності. Зазначені матеріали надати в десятиденний термін з дня підписання акта до Контрольно-ревізійного управління Мінтрансзв'язку (контрольно-ревізійного підрозділу відповідного урядового органу, Укрзалізниці, Держспецтрансслужби).

17. Зберігання актів (довідок) за результатами
контрольних заходів

17.1. Підписаний акт (довідка) за результатами контрольного заходу з усіма додатками надходить до суб'єкта внутрішнього фінансового контролю, яким проводився контрольний захід, де складається реєстр усіх додатків до акту (довідки) за результатами контрольного заходу.

17.2. Оформлений належним чином акт (довідка) за результатами контрольного заходу з усіма додатками залишається на зберіганні у суб'єкта внутрішнього фінансового контролю до закінчення терміну зберігання, після чого направляється згідно акта передачі до відповідного архіву.

18. Перевірка про усунення недоліків

18. Якщо у ході проведення контрольного заходу виявлені порушення не були усунені, а нанесені збитки відшкодовані, то суб'єкти внутрішнього фінансового контролю не пізніше двомісячного терміну з дня складання акта за результатами контрольного заходу, на підставі наказу, проводять перевірку стану усунення недоліків, виявлених в ході контрольних заходів, про результати якої доповідається Міністру транспорту та зв'язку України або Першому заступнику Міністра (керівництву відповідного урядового органу, що діє у складі Мінтрансзв'язку України, Державної адміністрації залізничного транспорту, Держспецтрансслужби).

Начальник Контрольно-ревізійного управління В.Панченко

Додатки не наводяться.