Предприятие не обязано возмещать командированному работнику
расходы на питание, если они не указаны в гостиничном счете
ВОПРОС: Директор, находясь в командировке, тратил средства с корпоративной карточки. Так, в числе прочих документов, подтверждающих командировочные расходы, он предоставил счета из кафе, баров. Как учесть такое использование средств?
ОТВЕТ: Средства, которые зачисляются на корпоративную карточку, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки. Эти средства могут быть использованы исключительно по целевому назначению.
Возврат доверенным лицом клиента неиспользованных средств и возмещение владельцу корпоративного картсчета средств, использованных сверх установленной нормы, осуществляются в соответствии с законодательством Украины (п. 3.12 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденного постановлением НБУот 19.04.2005 г. № 137).
Другими словами, средства, перечисленные на корпоративную карточку, для командировки директора считаются авансом на командировку и должны расходоваться именно на эти нужды.
Напомним, что командировочные расходы состоят из суточных расходов, расходов на проезд, расходов на проживание.
Кроме названных, работнику возмещаются расходы на питание, которые включены в счета гостиниц. Правда, в этом случае сумма суточных уменьшается соответствующим образом (п. 2.1 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59; далее - Инструкция № 59): при одноразовом питании суточные составляют 14,40 грн., при двухразовом - 10,80 грн., трехразовом - 7,20 грн.*
Расходы на питание, если они указаны в составе гостиничного счета, включаются в валовые расходы (п.п. 5.4.8 Закона Украины “О налогообложении прибыли предприятий” от 22.05.97г. № 283/97-ВР; далее - Закон о налоге на прибыль).
Все названные выше расходы предприятие может возместить в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (в оригинале).
Таким образом, стоимость питания, включенная в состав гостиничного счета, не облагается налогом с доходов физических лиц и включается в валовые расходы.
Соответственно, предприятие не обязано возмещать стоимость питания в других заведениях обшественного питания (кафе, бары и т. п.).
С другой стороны, законодательство не запрещает предприятиям финансировать и другие расходы командированному .сотруднику.
Однако если предприятие компенсирует расходы, не предусмотренные Инструкцией № 59 и Законом о налоге на прибыль, то, на наш взгляд, их нужно рассматривать как дополнительное благо от работодателя и, соответственно, облагать налогом с доходов. Причем при определении налогооблагаемого дохода и удержании налога с доходов следует применять “натуральный коэффициент”**.
Более того, предприятие не включает указанные выплаты в валовые расходы, так как возмещение таких расходов не предусмотрено законодательством.
Если предприятие не намерено возмещать расходы сверх предусмотренных Инструкцией № 59 объемов, то сумму излишне израсходованных средств (остатка средств сверх суммы, потраченной согласно утвержденному Отчету***) работник должен вернуть в кассу или зачислить на соответствующий счет предприятия. Работник должен отчитаться перед предприятием и рассчитаться с ним до окончания 3 банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает командировку.
Если работник излишне израсходованные средства возвращает с нарушением трехдневного срока, то согласно Закону № 889 он несет за это ответственность. Так, если работник:
1) возвращает средства в течение отчетного месяца, на который приходится установленный срок, то плательщик должен уплатить штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств;
2) не возвращает средства в течение такого месяца, то, помимо штрафа в размере 15 %, с невозвращенной суммы необходимо удержать и налог с доходов физических лиц. При этом возврат средств не влечет за собой возврата такого налога и суммы удержанного штрафа.
Рассмотрим пример. Директор вернулся из командировки 10.07.2005 г. Предоставш проездные документы на сумлу 156 грн. (в том числе НДС-56 грн.), гостиничный счет за проживание, в который включена стоимость одноразового питания на сумму 1230 грн. (в том числе НДС - 205грн.), счета из кафе “Мираж” на общую сумму 336 грн. (в том числе НДС - 56 грн.). Отчет предоставлен 11.07.2005г.
Отчет утвержден:
а) в полной сумме;
б) не в полной сумме (расходы на питание в кафе “Мираж” не возмещаются).
Вариант “а”. Сумма 336 грн. считается дополнительным благом, полученным от работодателя. Соответственно удерживается налог с доходов, который составит: 336 х 1,149425 х 13 % = 50,21 (грн.). Данная сумма не включается в валовые расходы.
Вариант “б”. Директор должен вернуть в кассу или зачислить на соответствующий счет предприятия 336 грн. не позднее 13.07.2005г.
_____________
* Постановление КМУ“О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу” от 23.04.99 г. № 663.
** Пункт 3.4 Закона Украины “О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.2003 г. № 889-IV(далее - Закон № 889).
*** Форма Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и порядок ее заполнения утверждены приказом ГНАУот 19.03.2003 г. N 440.
Бухгалтерская неделя, №33 (189), август, 2005 г
Подписной индекс 23368