ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
31.05.2005 N 134
Про запровадження системи термінового обміну
службовими документами електронною поштою
між органами виконавчої влади
На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 24.05.05 р. N 15452/104/1-05 щодо запровадження системи термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою та органами виконавчої влади наказую:
1. Затвердити Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Порядок) згідно з додатком 1.
2. Призначити відповідальною особою у відділі організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Система) заступника начальника цього відділу Шевченка Олександра Олександровича.
3. Призначити відповідальною особою за технічне супроводження Системи головного спеціаліста відділу інформаційних технологій інформаційно-аналітичного управління Дорохову Олександру Миколаївну.
4. Встановити режим роботи Системи з 8:30 до 20:00. Відповідальній особі у відділі організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи (Шевченко О.О.) негайно доповідати Начальнику Головдержслужби про отримані через Систему документи.
5. Керівникам структурних підрозділів забезпечувати дотримання встановленого Порядку у разі необхідності термінового обміну службовими документами між Головдержслужбою та органами виконавчої влади.
6. Інформаційно-аналітичному управлінню (Балюк В.В.) за рахунок коштів, передбачених на закупівлю комп'ютерного обладнання для центрального апарату Головдержслужби, створити окреме робоче місце для роботи в Системі.
7. Управлінню справами (Яремчук I.М.) у двотижневий термін внести необхідні зміни до Інструкції з діловодства Головдержслужби, затвердженої наказом Головдержслужби від 01.03.04 N 39.
8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Начальника Головдержслужби Борсука М.О.
Начальник Головдержслужби Т.Мотренко
Додаток 1
Затверджено
Наказ Головдержслужби
31.05.2005 N 134
Порядок
забезпечення функціонування системи термінового
обміну документами з використанням електронної
пошти між Головдержслужбою та органами
виконавчої влади
1. Загальні положення
1.1. Даний Порядок забезпечення функціонування системи термінового обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Порядок) розроблений відповідно до доручення Кабінету Міністрів України від 24.05.05 р. N 15452/104/1-05.
Відповідно до Порядку в Головдержслужбі створюється система термінового інформаційного обміну документами з використанням електронної пошти між Головдержслужбою та органами виконавчої влади (далі - Система).
Система створюється з метою підвищення оперативності обміну службовими документами Головдержслужбою та органами виконавчої влади і застосовується для:
попереднього погодження нормативно-правових документів;
отримання та розповсюдження порядку денного і матеріалів до засідань Кабінету Міністрів та нарад;
доведення завдань керівництва Кабінету Міністрів;
обміну іншими службовими документами між Головдержслужбою та органами виконавчої влади.
1.2. Даний порядок застосовується разом з порядком ведення загального діловодства, затвердженим наказом Головдержслужби від 1 березня 2004 р. N 39, із змінами та доповненнями "Про затвердження Інструкції з діловодства Головдержслужби", лише для прискорення процесу інформування. Електронні копії документів (далі - ЕКД) не заміняють документів на паперовому носієві.
Засобом передачі (обміну) ЕКД між суб'єктами інформаційного обміну є електронна пошта.
Суб'єктами інформаційного обміну з використанням Системи є Секретаріат Кабінету Міністрів України, центральні та місцеві органи виконавчої влади.
Використання Системи для надсилання персональних та комерційних повідомлень, або матеріалів з конфіденційною та таємною інформацією забороняється.
2. Організаційні питання
2.1. Для забезпечення роботи Системи у Головдержслужбі призначаються відповідальні особи за роботу з системою термінового обміну службовими документами електронною поштою між Головдержслужбою та органами виконавчої влади та за її технічне супроводження.
2.2. На відповідальну особу за роботу з Системою покладаються обов'язки щодо негайного інформування Начальника Головдержслужби про отримані через Систему документи.
2.3. На відповідальну особу за технічне супроводження Системи покладаються наступні обов'язки:
- забезпечення налаштувань робочих місць відповідальних осіб за роботу з системою за її технічне супроводження;
- забезпечення роботи Системи та організація її технічного обслуговування;
- оновлення електронних адрес абонентів Системи;
- організація антивірусного захисту кореспонденції, що приймається та передається;
- інформування Секретаріату Кабінету Міністрів України про зміну реєстраційних даних відповідальних осіб;
- надання консультативної допомоги виконавцям при відправці ЕКД з використанням Системи.
2.4. На загальний відділ покладаються обов'язки щодо реєстрації отриманих (відправлених) ЕКД та передачі виконавцям в установленому порядку.
2.5. На виконавця структурного підрозділу Головдержслужби, який готує документи для відправлення ЕКД з використанням Системи, покладаються наступні обов'язки:
- з підготовки службових документів, які повинні бути відправлені з використанням Системи;
- з підготовки списку електронної розсилки;
- щодо відправлення службових документів з використанням Системи;
- із збереження паперової копії повідомлення про відправку ЕКД.
3. Порядок підготовки ЕКД
3.1 Службовий документ, ЕКД якого підлягає відправленню з використанням Системи, готується виконавцем структурного підрозділу Головдержслужби відповідно до Інструкції з діловодства Головдержслужби, затвердженої наказом Головдержслужби від 01.03.04 N 39, зі змінами та доповненнями. На другому примірнику службового документа, який відправляється з використанням Системи, керівником структурного підрозділу виконавця робиться позначка: "Для термінової відправки електронною поштою" і до документа надається список електронної розсилки.
3.2 Файл ЕКД службового документа подається у стандартному форматі RTF або DOC, збереженими в некомпресованому чорно-білому TIFF-форматі.
4. Порядок прийому ЕКД
4.1 Прийом ЕКД здійснюється у робочі дні з 8:30 до 20:00.
4.2. У разі надходження ЕКД на адресу Головдержслужби відповідальна особа за роботу з Системою роздруковує отриману з використанням Системи ЕКД та негайно інформує Начальника Головдержслужби про її отримання.
4.3. Після накладення Начальником Головдержслужби резолюції на отриману з використанням Системи роздруковану ЕКД, відповідальна особа за роботу з Системою передає її до загального відділу для реєстрації та направлення виконавцям відповідно до вимог Інструкції з діловодства Головдержслужби, затвердженою наказом Головдержслужби від 01.03.04 N 39.
5. Порядок відправки ЕКД
5.1. Відправка ЕКД службового документа здійснюється у робочі дні з 8:30 до 20:00.
5.2. Відправку ЕКД службового документа з використанням Системи здійснює виконавець документа за участю відповідальної особи за технічне супроводження Системи.
5.3. У разі відправки ЕКД службового документу виконавець повинен роздрукувати та зберегти паперову копію повідомлення про відправку ЕКД. Електронна копія повідомлення про відправку ЕКД зберігається в Системі протягом доби з моменту відправки ЕКД.
5.4. До паперового варіанта службового документа, який надсилається до державного органу, додається повідомлення про його ЕКД із зазначенням часу та електронної адреси відправлення на папері, електронна копія якого попередньо відправлялась з використанням Системи, обов'язково направляється повідомлення про його електронне надсилання із зазначенням часу та електронної адреси відправлення.
6. Вимоги до налаштування робочого місця
відповідальних осіб за роботу з Системою
6.1. Комп'ютери для роботи у Системі повинні мати конфігурацію не нижче Pentium III, 800 МГц та 256 Мб оперативної пам'яті.
6.2. На комп'ютері повинна бути встановлена операційна система Windows2000 або Windows ХР та підключено пристрій для сканування.
6.3. Для роботи з документами використовується MS Office ХР.
6.4. Для роботи Системи повинна використовуватися стандартна програма електронної пошти Outlook Express, в якій необхідно створити електронну скриньку та здійснити наступні операції:
- встановити на комп'ютері електронні адреси;
- використовуючи режим "Сервіс" - "Облікові записи" - "Пошта" - "Властивості" - "Загальні", увести такі поля:
Ім'я - найменування органу виконавчої влади - "Термінова пошта";
Організація - найменування органу виконавчої влади;
Зворотна адреса - електронна пошта;
- занести до адресної книги всіх відповідальних осіб Системи;
- для полегшення вибору адреси, створити в адресній книзі групу для адрес відповідальних осіб "Термінова розсилка" та перенести потрібні адреси з адресної книги;
- у папці "Вхідні" створити папку "Термінова розсилка";
- настроїти створену папку на прийом повідомлень, використовуючи режим "Сервіс" - "Правила для повідомлень" - "Пошта" - "Правила для пошти" - "Створити";
- відкрити вікно "Створити правило для пошти". У вікні помітити поля "Шукати повідомлення, що містять адреси в полі "Від" та "Перемістити в задану папку";
- вибрати в третьому вікні "Створити правило для пошти" підкреслений параметр "що містять адреси" та заповнити адресами відповідальних осіб Системне поле "Адреси правил", використовуючи режим "Адресна книга";
- вибрати в третьому вікні "Створити правило для пошти" підкреслений параметр "задану" та вказати папку "Термінова розсилка";
- вийти з режиму, натискаючи "ОК".
Електронна скринька підготовлена для роботи в Системі.