ДЕРЖАВНИЙ ДЕПАРТАМЕНТ УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ВИКОНАННЯ ПОКАРАНЬ
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
Затверджено
Наказ Державного
департаменту України
з питань виконання
покарань, Державного
комітету архівів України
21.10.2003 N 192/140
Положення
про Галузевий державний архів Державного
департаменту України з питань виконання покарань
1. Галузевий державний архів Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Архів) створений відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12 ) та постанови Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2000 р. N 1393. Він є архівною установою, що входить до Державного департаменту України з питань виконання покарань (далі - Департамент).
Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.
2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією (254к/96-ВР ) і законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України), Департаменту, а також цим Положенням.
Нормативно-методичне забезпечення та контроль за зберіганням і використанням документів Архіву покладається на Держкомархів України та Департамент.
3. Архів здійснює приймання, облік, зберігання документів, що утворилися в процесі діяльності органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи, та створює умови для їх використання.
4. Архів забезпечує постійне зберігання документів Національного архівного фонду України, що утворюються в процесі оперативно-розшукової та іншої спеціальної діяльності органів та установ кримінально-виконавчої системи, страхові копії цих документів та науково-довідковий апарат до них.
5. До документів, що підлягають тимчасовому зберіганню в Архіві, відносяться:
5.1. Документи загального провадження, які утворюються в процесі діяльності органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи.
5.2. Документи з особового складу органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи.
5.3. Особові фонди ветеранів органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи.
5.4. Документи про охорону установ та об'єктів кримінально-виконавчої системи.
5.5. Особові справи осіб, які під час перебування в установах кримінально-виконавчої системи втратили працездатність або померли.
5.6. Документи з особового складу ліквідованих органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи.
5.7. Службові відомчі видання.
5.8. Науково-довідковий апарат до документів Архіву.
6. Головними завданнями Архіву є:
6.1. Забезпечення схоронності документів, що перебувають на зберіганні в Архіві, та створення необхідних умов для користування ними.
6.2. Контроль за схоронністю документів, що тимчасово зберігаються в органах, установах, навчальних закладах та інших підрозділах кримінально-виконавчої системи.
6.3. Комплектування Архіву документами, що надходять від органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи.
6.4. Складання списків установ - джерел комплектування Архіву.
6.5. Проведення експертизи історико-культурної цінності документів, їх відбір до складу Національного архівного фонду, прийом на зберігання.
6.6. Створення й удосконалення науково-довідкового апарату до документів, що знаходяться на зберіганні, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів.
6.7. Проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, що знаходяться на зберіганні в Архіві, органах, установах, навчальних закладах та інших підрозділах кримінально-виконавчої системи.
6.8. Введення державного обліку документів Національного архівного фонду та надання відомостей Держкомархіву України.
6.9. Контроль та організаційно-методичне забезпечення роботи з архівними документами в органах, установах, навчальних закладах та інших підрозділах кримінально-виконавчої системи.
6.10. Видання, у межах своєї компетенції, обов'язкових для виконання органами, установами, навчальними закладами та іншими підрозділами кримінально-виконавчої системи інструкцій та методичних посібників з архівної справи.
6.11. Робота з власниками документів особового походження щодо передачі їх на зберігання до Архіву.
6.12. Виконання запитів органів державної влади і місцевого самоврядування, наукових, культурних та інших закладів, громадян та їх об'єднань про наявність документів, що їх цікавлять. Видача копій документів і архівних довідок.
6.13. Надання працівникам кримінально-виконавчої системи, представникам установ, організацій, підприємств та іншим громадянам для використання в читальному залі Архіву документів або їх копій згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12 ), "Про інформацію" (2657-12 ) та "Про державну таємницю" (3855-12 ).
6.14. Публікація в установленому порядку документів, що перебувають на зберіганні, надання їх для виставок, використання в засобах масової інформації.
6.15. Виконання заходів щодо забезпечення охорони державної таємниці під час проведення усіх видів робіт з документами з обмеженим доступом, що є власністю держави та знаходяться на зберіганні в Архіві.
6.16. Здійснення заходів для підвищення кваліфікації працівників Архіву, а також осіб, відповідальних за роботу з документами в органах, установах, навчальних закладах та інших підрозділах кримінально-виконавчої системи. Проведення нарад та семінарів.
7. Архів має право:
7.1. Одержувати від органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи відомості про роботу з архівними документами.
7.2. Перевіряти стан роботи з архівними документами в органах, установах, навчальних закладах та інших підрозділах кримінально-виконавчої системи, доповідати безпосередньо їх керівникам про недоліки в зазначеній роботі та вимагати вжиття заходів для її поліпшення.
7.3. Визначати відповідно до законодавства порядок користування документами, що зберігаються в Архіві.
7.4. Давати, в межах своїх повноважень, рекомендації щодо організації роботи з документами в органах, установах, навчальних закладах та інших підрозділах кримінально-виконавчої системи.
7.5. Розробляти за погодженням з Держкомархівом України нормативно-методичні документи з архівної справи, контролювати їх виконання в органах, установах, навчальних закладах та інших підрозділах кримінально-виконавчої системи.
7.6. Залучати з дозволу керівництва Департаменту до роботи над науковими темами і методичними посібниками інші установи з відповідною оплатою праці їх співробітників.
8. Архів забезпечується відповідними штатами, приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними та фінансовими ресурсами за рахунок кошторису Департаменту.
9. Архів має печатку із зображенням назви "Державний архів Державного департаменту України з питань виконання покарань" та відповідні штампи.
10. Архів очолює начальник, який призначається та звільняється з посади головою Департаменту.
11. Начальник Архіву:
11.1. Організовує діяльність Архіву, персонально відповідає за виконання покладених на нього завдань.
11.2. Визначає функціональні обов'язки працівників Архіву.
11.3. Вирішує в межах своєї компетенції питання про доступ до документів працівників органів, установ, навчальних закладів та інших підрозділів кримінально-виконавчої системи, представників інших установ, організацій, підприємств, громадян та їх об'єднань.
11.4. Проводить прийом громадян та розгляд заяв, що належать до компетенції Архіву.
11.5. Представляє Архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.
12. Для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до Національного архівного фонду в Департаменті створюється експертно-перевірна комісія. Положення про експертно-перевірну комісію та її персональний склад затверджується головою Департаменту та головою Держкомархіву України.
Начальник управління справами
Державного департаменту України
з питань виконання покарань А.С.Лагода
В.о. начальника відділу формування
Національного архівного фонду та діловодства
Державного комітету архівів України С.В.Сельченкова