СЛУЖБА БЕЗПЕКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
27.01.2005 N 44
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
16 лютого 2005 р. за N 240/10520
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Служби безпеки України
N 532 від 10.04.2018)
Про затвердження Інструкції про порядок розгляду
в Службі безпеки України звернень громадян
( Із змінами, внесеними згідно з Наказами Служби безпеки
N 667 від 17.12.2005
N 864 від 27.11.2008
N 576 від 31.08.2009
N 340 від 30.08.2011
N 383 від 16.08.2012 )
( У тексті Наказу слова "Апарат Голови" виключено на підставі
Наказу Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
Відповідно до статті 10 Закону України "Про Службу безпеки України" ( 2229-12 ), Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) та з метою вдосконалення роботи в системі Служби безпеки України з розгляду звернень громадян наказую: ( Преамбула в редакції Наказу Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
1. Затвердити Інструкцію про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян, що додається. ( Пункт 1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
2. Начальникам підрозділів Центрального управління, начальникам регіональних органів, органів військової контррозвідки, закладів і установ Служби безпеки України систематично перевіряти у підпорядкованих органах і підрозділах стан роботи з пропозиціями, заявами та скаргами громадян з метою виявлення можливих порушень і недоліків та їх усунення. ( Пункт 2 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Управління режиму, документального забезпечення і контролю. ( Пункт 3 в редакції Наказу Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
4. З наказом ознайомити особовий склад підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки, навчальних і наукових закладів Служби безпеки України, які мають відношення до розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян. ( Пункт 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
5. Начальнику Управління режиму, документального забезпечення і контролю Служби безпеки України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України. ( Пункт 5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
6. Наказ Голови Служби безпеки України від 27.09.97 N 141 "Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень громадян в системі Служби безпеки України та про оголошення Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348" скасувати.
Голова Служби I.Смешко
Заступник начальника Апарату Голови -
начальник Управління режиму, документального
забезпечення та контролю Апарату Голови СБУ С.Коваль
Затверджено
Наказ Служби безпеки України
27.01.2005 N 44
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
16 лютого 2005 р. за N 240/10520
Інструкція
про порядок розгляду в Службі безпеки України
звернень громадян
( У тексті Інструкції слова "органи, підрозділи, заклади"
в усіх відмінках замінено словами "підрозділи, органи,
заклади" у відповідному відмінку згідно з Наказом
Служби безпеки N 667 від 17.12.2005 )
( У тексті Інструкції після слів "Управління режиму,
документального забезпечення і контролю" та слів
"УРДЗК" слова "Апарату Голови" виключено на підставі
Наказу Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
( Назва Інструкції із змінами, внесеними згідно з Наказом
Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
Розділ I. Розгляд звернень громадян
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає порядок розгляду і вирішення пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг (далі - звернення), контролю за їх виконанням, а також прийому громадян у Центральному управлінні, підпорядкованих йому регіональних органах, органах військової контррозвідки, навчальних закладах та наукових установах Служби безпеки України (далі - підрозділи, органи, заклади).
Дія розділу I цієї Інструкції не поширюється на порядок розгляду заяв та скарг громадян, встановлений кримінально-процесуальним, цивільно-процесуальним, трудовим законодавством та законодавством про захист економічної конкуренції.
1.2. В підрозділах, органах та закладах розглядаються звернення з питань, віднесених до компетенції Служби безпеки України (далі - СБУ).
Розгляд та вирішення звернень є службовим обов'язком керівників та інших посадових осіб СБУ.
1.3. В СБУ розглядаються звернення, подані в усній чи письмовій формі.
У зверненні має бути зазначені прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги, прохання чи вимоги. Звернення повинне бути підписане заявником із зазначенням дати.
Звернення, оформлені без дотримання вищезазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів із дня їх надходження.
Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором, а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
1.4. Звернення, оформлені належним чином і подані в установленому порядку, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду, відмова у їх прийнятті забороняється.
Заява або повідомлення про кримінальне правопорушення розглядається відповідно до вимог Кримінального процесуального кодексу України ( 4651-17 ) та інших нормативно-правових актів. ( Абзац другий пункту 1.4 глави 1 розділу I в редакції Наказу Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
1.5. Якщо питання, порушене у зверненні, не входить до повноважень СБУ, воно в термін не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу виконавчої влади чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав це звернення. Такі звернення, у тому числі й ті, що надійшли від державних органів на адресу керівництва СБУ (за винятком звернень, пересланих до СБУ народними депутатами України, Верховною Радою України, Секретаріатом Президента України чи Кабінетом Міністрів України), пересилаються за належністю за підписом керівництва Відділу розгляду звернень громадян (Приймальня СБУ) Управління режиму, документального забезпечення і контролю (далі - Приймальня СБУ). Якщо викладена у зверненні інформація відноситься до компетенції СБУ неповністю, то розглядається лише та частина, що стосується СБУ. У цьому випадку копія звернення у термін не пізніше п'яти днів спрямовується за належністю, про що повідомляється заявник. ( Абзац перший пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з Наказами Служби безпеки N 864 від 27.11.2008, N 576 від 31.08.2009, N 383 від 16.08.2012 )
Звернення громадян щодо нарахування пенсій і їх розміру, проходження військової служби в органах СБУ, медичного забезпечення, доступу до архівних документів тощо подаються безпосередньо на доповідь начальникам відповідних підрозділів СБУ.
Звернення, що надійшли до Центрального управління СБУ з регіонів України без розгляду порушених питань на місцях, направляються, за виключенням скарг на дії співробітників СБУ, на розгляд до відповідних регіональних органів СБУ за підписом начальника Приймальні СБУ. ( Абзац третій пункту 1.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
Інші звернення подаються на доповідь керівництву СБУ.
У разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення посадовою особою СБУ, воно в термін не більше п'яти днів повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями. Копії таких звернень залишаються у тому підрозділі, органі чи закладі, до якого звернувся громадянин. ( Пункт 1.5 в редакції Наказу Служби безпеки N 667 від 17.12.2005 )
1.6. Не розглядаються повторні звернення одним і тим самим органом, підрозділом чи закладом від одного і того самого громадянина з одного і того самого питання, якщо в ньому відсутні нові дані або факти, що потребують додаткової перевірки, а перше звернення вирішено за суттю (всі викладені докази раніше перевірені у повному обсязі і заявникові надано вичерпну відповідь керівником органу з повідомленням про припинення подальшого розгляду).
У разі викладення заявником нових фактів чи доказів вони підлягають перевірці в установленому порядку.
1.7. Забороняється надсилати скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.
1.8. Відповіді на звернення громадян оформлюються відповідно до вимог статті 6 закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ).
1.9. Відмова у задоволенні звернення аргументується посиланням на норми чинного законодавства України.
1.10. Документи, додані до звернення, повертаються заявникові на його прохання" доповнити словами "а їх копії зберігаються в підрозділі, який його розглядав. ( Пункт 1.10 в редакції Наказу Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
2. Порядок розгляду, вирішення
та надання відповіді на пропозиції,
заяви і скарги громадян
2.1. Звернення, що надійшли до СБУ, доповідаються керівникові органу, підрозділу чи закладу або його заступникові.
Звернення Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються:
особисто Головою Служби безпеки України, якщо особа звертається до Центрального управління СБУ;
особисто начальником регіонального органу або органу військової контррозвідки СБУ, якщо особа звертається до регіонального органу або органу військової контррозвідки.
2.2. Керівництво СБУ розглядає звернення громадян, які надійшли на адресу Центрального управління СБУ, а також скарги на рішення, прийняті за зверненнями керівниками підрозділів Центрального управління, регіональних органів чи органів військової контррозвідки.
Керівництво підрозділів Центрального управління, регіональних органів, органів військової контррозвідки розглядає звернення, які надійшли на адресу цих органів та підрозділів, а також скарги на рішення, прийняті за зверненнями підпорядкованими їм посадовими особами, а також звернення за дорученням керівництва СБУ.
Керівництво міжрайонних, районних, міських підрозділів, підрозділів військової контррозвідки, навчальних закладів та наукових установ розглядає звернення, які надійшли на адресу цих підрозділів, а також звернення за дорученням керівництва СБУ.
2.3. Письмові звернення, що надійшли на адресу Центрального управління, реєструються та подаються на доповідь керівництву співробітниками Приймальні СБУ. ( Пункт 2.3 глави 2 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
2.4. Відповідь за результатами розгляду заяви (клопотання) дає той підрозділ, орган, заклад, що отримав заяву і до компетенції якого входить вирішення порушених у заяві (клопотанні) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов'язки.
Відповідь за результатами розгляду пропозиції (зауваження) та скарги з повідомленням заявникові про задоволення його вимог або з відповідним роз'ясненням дається тим підрозділом, органом, закладом, що розглядав це звернення, за підписом його керівника або особи, яка виконує його обов'язки, чи за дорученням керівництва СБУ іншою посадовою особою.
Відповідь на повторне звернення про необґрунтовану відмову у задоволенні вимог заявника надається керівництвом СБУ тільки у письмовій формі.
2.5. Посадові особи, які розглядають та вирішують звернення громадян, зобов'язані:
об'єктивно, всебічно і вчасно розглядати звернення, перевіряти викладені в них факти, в разі потреби витребувати необхідні документи та вживати інших заходів для об'єктивного вирішення питання, порушеного у зверненні;
у разі прийняття рішення про обмеження доступу громадянина до відповідної інформації при розгляді заяви чи скарги скласти про це мотивовану постанову та надати роз'яснення порядку оскарження такого рішення; ( Пункт 2.5 доповнено абзацом згідно з Наказом Служби безпеки N 864 від 27.11.2008 )
відміняти або змінювати оскаржувані рішення у випадках, якщо вони не відповідають чинному законодавству України, невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій осіб, рішення яких оскаржуються;
не допускати безпідставного передавання розгляду заяв чи скарг іншим органам, підрозділам;
письмово повідомляти громадянина про результати перевірки заяви чи скарги і суть прийнятого рішення;
на вимогу громадян надавати для ознайомлення матеріали перевірки їх звернень, якщо в цих матеріалах не містяться відомості, що становлять державну таємницю, конфіденційну, службову інформацію, інформацію про слідчу та оперативну роботу СБУ, коли їх розголошення може зашкодити проведенню оперативно-розшукових заходів та розслідуванню. Для ознайомлення не надаються документи, що становлять службову кореспонденцію, якщо вони пов'язані з процесом прийняття рішень або передують їх прийняттю; ( Абзац сьомий пункту 2.5 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 340 від 30.08.2011 )
виявляти та усувати причини, що породжують скарги громадян, аналізувати стан роботи із зверненнями громадян, враховувати результати аналізу у практичній роботі, вносити керівництву СБУ обґрунтовані пропозиції щодо її вдосконалення.
2.6. Отримані звернення реєструються Управлінням режиму, документального забезпечення і контролю СБУ (далі - УРДЗК СБУ) або відповідним підрозділом органу, підрозділу чи закладу. ( Абзац перший пункту 2.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 864 від 27.11.2008 )
Звернення громадян передаються від одного органу, підрозділу чи закладу до іншого через режимно-секретні підрозділи. ( Пункт 2.6 із змінами, внесеними згідно з Наказами Служби безпеки N 667 від 17.12.2005, N 383 від 16.08.2012 )
2.7. Після ознайомлення із змістом звернення особа, яка його розглядає, перевіряє, чи не звертався заявник до СБУ раніше з цього самого питання, та яке рішення було прийняте.
2.8. Анонімні звернення не реєструються (за винятком адресованих безпосередньо СБУ), а реєстраційний штамп проставляється лише на супровідних документах до них.
2.9. На письмових зверненнях забороняється учиняти резолюції, написи.
2.10. Заяви в яких містяться дані, що становлять важливу оперативну інформацію і потребують термінового реагування, приймаються й розглядаються негайно.
2.11. Звернення народних депутатів України розглядаються відповідно до Закону України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ).
2.12. Звернення іноземців та осіб без громадянства розглядаються в тому самому порядку, що і звернення громадян України.
Відповіді на звернення громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що надійшли з-за меж території України, пересилаються через консульське управління МЗС України тими підрозділами, органами, закладами, до яких ці особи зверталися, або які розглядали звернення за дорученням керівництва СБУ.
2.13. Звернення засуджених, які відбувають покарання в установах виконання покарань, розглядаються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) та цієї Інструкції. Відповідь за результатами розгляду звернень засуджених надсилається на адресу установи виконання покарань, в якій перебуває заявник.
2.14. Скарга на рішення, що оскаржувалось, приймається до розгляду відповідно до вимог чинного законодавства, що визначає порядок розгляду звернень громадян. ( Абзац перший пункту 2.14 в редакції Наказу Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
При розгляді повторних скарг ретельно з'ясовуються причини їх надходження, повнота попередньої перевірки та розгляду. У разі підтвердження фактів неправильного вирішення раніше порушених заявником питань вживаються дієві заходи до їх перегляду.
2.15. При розгляді звернень не допускається розголошення відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди чи відомостей, що становлять державну таємницю або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це ущемляє права і законні інтереси громадян. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення його прізвище, місце проживання та роботи не підлягає розголошенню.
Ознайомлювати із змістом звернень громадян осіб, які не мають до них прямого відношення, не дозволяється.
2.16. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.
Якщо вирішити звернення у встановлений строк неможливо, керівники відповідних органів, підрозділів чи закладів або їх заступники встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
Продовження строку виконання проводиться за мотивованим рапортом виконавця керівником або заступником керівника відповідного підрозділу, органу, закладу, а за дорученням, виконання якого взяте на контроль, - особою, чиє доручення контролюється. Про затримку вирішення звернення повідомляється його заявник і робиться відмітка про продовження на реєстраційно-контрольній картці чи в реєстраційно-контрольному журналі.
2.17. Звернення військовослужбовців СБУ, що стосуються їх службової діяльності, розглядаються і вирішуються згідно із Статутом внутрішньої служби, Дисциплінарним статутом Збройних сил України, інші - відповідно до Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) та цієї Інструкції.
3. Прийом громадян
3.1. Керівники підрозділів, органів, закладів та їх заступники зобов'язані проводити особистий прийом громадян.
Прийом громадян може здійснюватися й іншими посадовими особами та співробітниками.
Дні та години прийому громадян встановлює керівник органу, підрозділу чи закладу. Графіки прийому вивішуються біля приміщень приймалень. Прийом громадян здійснюється в спеціальних приміщеннях - приймальнях. В окремих випадках прийом може проводитися у службовому кабінеті посадової особи СБУ, а також за місцем роботи чи проживання заявника.
Особистий прийом керівництвом СБУ здійснюється відповідно до затвердженого Головою СБУ графіка.
3.2. Прийом громадян здійснюється:
у Центральному управлінні та регіональних органах в робочі дні з 9 до 18 години з перервою на обід з 13 до 14 години, а в неробочий час, вихідні і святкові дні - співробітниками підрозділу чергування чи, за потреби, керівного або оперативного складу;
у міжрайонних, районних і міських підрозділах, органах військової контррозвідки, навчальних закладах та наукових установах - у робочий час.
3.3. При вході до приміщень, де здійснюється прийом громадян, розміщується вивіска "Приймальня (найменування органу)", на видному місці у приміщеннях - режим роботи приймальні, графік та порядок прийому громадян.
Порядок проведення прийому повинен забезпечувати мінімальну витрату часу на очікування прийому.
Вхід до приймалень всім громадянам повинен бути вільним.
Номер телефону приймальні органу СБУ заноситься у загальноміський довідник телефонів.
Приймальні устатковуються необхідними меблями та майном, забезпечуються засобами зв'язку, примірниками нормативно-правових актів, довідковими матеріалами, газетами і журналами, періодичними виданнями.
У приміщенні, де відбувається прийом, перебувати особам, які не мають прямого відношення до прийому громадян, забороняється.
3.4. Прийом починається з пропозиції відвідувачеві назвати своє прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, а також викласти суть питання, з яким він звертається.
Особи, що прибули в стані сп'яніння або з наявними ознаками психічного розладу, якщо їх поведінка створює небезпеку для оточуючих, на прийом не допускаються, для їх ізоляції викликаються спеціальні медичні служби та/або співробітники міліції. ( Абзац другий пункту 3.4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
3.5. Посадова особа, яка веде прийом, зобов'язана уважно вислухати громадянина і розібратися у суті його звернення.
Якщо з даного питання громадянин вже звертався до цього підрозділу, органу, закладу, то перед початком розгляду звернення вивчаються наявні матеріали.
Після з'ясування всіх обставин стосовно питання, порушеного в усному зверненні, воно вирішується за можливості безпосередньо на прийомі.
3.6. З питань, вирішення яких не відноситься до компетенції СБУ, громадянину роз'яснюється до якої установи йому слід звернутися.
( Пункт 3.7 глави 3 розділу I виключено на підставі Наказу Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
3.8. Посадові особи, які здійснюють прийом громадян, мають право звертатися до іншого органу чи підрозділу СБУ за необхідною інформацією чи іншою допомогою у вирішенні звернення.
3.9. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на прийомі неможливо, вони розглядаються у тому ж порядку, що й письмові звернення. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється усно під час особистого прийому. Також йому може бути надана письмова відповідь. ( Пункт 3.9 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
3.10. Усні звернення громадян реєструються в журналі прийому відвідувачів. Усні повідомлення громадянина оформлюються рапортом (протоколом) про отримання усної заяви, який доповідається керівництву органу, підрозділу чи закладу. ( Пункт 3.10 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 )
4. Контроль за розглядом
та вирішенням звернень
4.1. Контроль за своєчасним, правильним та повним розглядом і вирішенням звернень, виконанням доручень стосовно них здійснюється УРДЗК СБУ. ( Пункт 4.1 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 667 від 17.12.2005 )
4.2. На контроль беруться звернення:
які доповідаються керівництву СБУ;
про результати вирішення яких необхідно повідомити народних депутатів України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, органи виконавчої влади;
які містять інформацію про протиправні дії співробітників-військовослужбовців або працівників СБУ.
4.3. Контроль здійснюється шляхом безпосередньої перевірки в підрозділі, органі, закладі стану роботи з розгляду та вирішення звернень, заслуховування відповідальних виконавців, запитування письмової інформації з цих питань.
4.4. Пропозиції, заяви і скарги, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується після прийняття за результатами розгляду звернення рішення відповідно до чинного законодавства, забезпечення його виконання, а також повідомлення громадянина про наслідки його розгляду. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.
Про результати розгляду звернення складається висновок, який затверджується керівником органу, підрозділу, закладу або його заступником. У висновку відображаються прізвище та ініціали особи, яка направила звернення, її місце проживання,, реєстраційний номер заяви (пропозиції) чи скарги, коротко її суть та прохання, результати розгляду та відповідні пропозиції. Висновок доповідається разом з отриманими під час перевірки матеріалами та проектом відповіді. ( Абзац другий пункту 4.4 в редакції Наказу Служби безпеки N 576 від 31.08.2009 ) ( Пункт 4.4 в редакції Наказу Служби безпеки N 864 від 27.11.2008 )
4.5. Безпосередній контроль за строками розгляду звернень здійснюється Приймальнею СБУ, УРДЗК СБУ, режимно-секретним підрозділом або уповноваженим режимно-секретного органу, на якого покладається функція з безпосереднього контролю. ( Пункт 4.5 із змінами, внесеними згідно з Наказами Служби безпеки N 667 від 17.12.2005, N 383 від 16.08.2012 )
4.6. Про взяття на контроль виконання доручень за зверненнями на супровідних документах проставляється знак контролю (слово "Контроль" або літера "К").
Про взяття у Центральному управлінні на контроль виконання доручень за зверненнями, надісланими на розгляд в регіональні органи СБУ, повідомляється УРДЗК СБУ шляхом проставлення на супровідних документах штампу чи відмітки "Взято на контроль в УРДЗК Служби безпеки України". ( Абзац другий пункту 4.6 із змінами, внесеними згідно з Наказом Служби безпеки N 667 від 17.12.2005 )
Відмітка про взяття виконання доручення за зверненнями на контроль робиться також на реєстраційно-контрольних картках або у журналах реєстрації пропозицій, заяв і скарг (далі - журнал) за формою, наведеною у додатку 4 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348, із змінами.
4.7. Стан контролю за розглядом звернень та виконання доручень стосовно них відображається в реєстраційно-контрольних картках або в журналах, де робиться запис про хід виконання із зазначенням прізвищ посадової особи, яка продовжила строк, та керівника, який розглядав результати перевірки і прийняв остаточне рішення за зверненням, про результати вирішення питань, порушених заявником, дати відповіді та прізвища посадової особи, яка дала йому усну чи письмову відповідь, про місцезнаходження звернення і матеріалів його перевірки.
4.8. Контроль за виконанням доручень за зверненнями може проводитись із застосуванням автоматизованих систем.
4.9. Періодичність перевірки ходу виконання доручень за зверненнями, що взяті на контроль, визначається посадовою особою, яка здійснює контроль, залежно від їх важливості та строку виконання і повинна забезпечувати своєчасність виконання.
Хід виконання доручень здійснюється:
за зверненнями з терміновими дорученнями та дорученнями із строками виконання у кілька днів - щоденно;
за зверненнями, що надійшли з органів законодавчої та виконавчої влади, а також з дорученнями керівництва СБУ - не менше одного разу на 5 днів.
Посадова особа, яка здійснює контроль, зобов'язана добре знати хід виконання та причини можливих затримок, аналізувати ці причини і всіляко сприяти своєчасному та якісному виконанню доручення.
4.10. З метою запобігання несвоєчасному виконанню, а також усунення причин, що затримують виконання доручень за найбільш важливими зверненнями, посадові особи, які наділені функцією контролю, зобов'язані у процесі контролю розгляду звернення своєчасно доповідати відповідним керівникам про хід виконання цих доручень з посиланням на причини затримки, а також мають право у разі потреби витребувати від відповідних посадових осіб органів і підрозділів інформацію з цих питань.
4.11. Про випадки затримки у вирішенні звернень, виконання доручень за якими було взяте на контроль, режимно-секретні підрозділи своєчасно доповідають керівникові підрозділу, органу, закладу, який зобов'язаний вжити заходів, необхідних до їх виконання, про що робляться відповідні відмітки в реєстраційно-контрольних картках або журналах.
4.12. Зняття з контролю виконання доручень за зверненнями проводиться тільки за розпорядженням посадової особи, за вказівкою якої виконання було взяте на контроль, або іншої посадової особи за її дорученням.
Надсилання листів-запитів до інших підрозділів чи органів СБУ з метою збору додаткових даних, з'ясування окремих питань за зверненнями, а також надсилання проектів відповідей на погодження не може бути підставою для зняття з контролю виконання доручення за документом.
Не може бути підставою для зняття з контролю передоручення виконання доручення за зверненнями іншому органу, підрозділу СБУ.
Письмове чи усне звернення не можна вважати вирішеним, якщо в процесі його вирішення були підготовлені для доповіді, але не затверджені керівництвом і повернені на доопрацювання пропозиції, проекти відповідей, записок та наказів.
4.13. Доручення за зверненнями, про результати вирішення яких необхідно доповісти письмово чи усно органам виконавчої влади, народним депутатам України, Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини, керівництву СБУ, знімаються з контролю тільки після виконання цих доручень. У записах про результати виконання доручень повинні міститись вичерпні відповіді на порушені у зверненні питання, а також дані про те, коли і ким дана відповідь, про результати розгляду звернення. Розгляд звернення не можна вважати закінченим, якщо повідомляється лише про передбачувані заходи для вирішення порушених автором питань.
4.14. Посадові особи приймалень, УРДЗК СБУ та режимно-секретних підрозділів підрозділів, органів, закладів, на яких покладене ведення діловодства за зверненнями громадян, щороку до 10 січня подають керівництву відповідного підрозділу, органу, закладу довідки про стан роботи із зверненнями та контролю за їх розглядом та вирішенням. ( Пункт 4.14 із змінами, внесеними згідно з Наказами Служби безпеки N 667 від 17.12.2005, N 576 від 31.08.2009 )
( Розділ II виключено на підставі Наказу Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )
Заступник начальника Апарату Голови -
начальник Управління режиму, документального
забезпечення та контролю Апарату Голови СБУ С.Коваль
( Додаток до Інструкції виключено на підставі Наказу Служби безпеки N 383 від 16.08.2012 )