Инвентаризация

Инвентаризация - это проверка (подсчет) и документальное подтверждение наличия и состояния активов и обязательств предприятия на определенную дату.

Согласно Инструкции № 69 проведение инвентаризации является обязательным:

- при передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, превращении государственного предприятия в акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

- перед составлением годовой финансовой отчетности, кроме имущества, ценностей, средств и обязательств, инвентаризация которых проводилась не раньше 1 октября отчетного года (инвентаризация зданий, сооружений и других объектов основных фондов может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет);

- при смене материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

- при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов);

- по предписанию судебно-следственных органов;

- в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия;

- при передаче предприятий и их структурных подразделений (на дату передачи);

- в случае ликвидации предприятия.

В остальных случаях объект и периодичность проведения инвентаризаций определяется собственником (руководителем) предприятия.

На обязательность проведения инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой финансовой отчетности указывает также пункт 12 Порядка № 419.

Что грозит за непроведение инвентаризации перед составлением годового финансового отчета? В действующем законодательстве не указано наказание за непроведение инвентаризации. Однако годовой финансовый отчет может быть признан недействительным без проведения инвентаризации перед его составлением.

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия в составе руководителя (его заместителя), главного бухгалтера и других специалистов. Если предприятие небольшое, то инвентаризационная комиссия может быть постоянно действующей, и ее состав утверждается в приказе об учетной политике предприятия.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

- осуществляют инвентаризацию имущества, товарно-материальных ценностей, средств, ценных бумаг и других денежных документов и незавершенного производства в местах хранения и производства;

- вместе с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также по списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

- вносят предложения по вопросам упорядочения, принятия, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля их хранения, а также реализации ненужных предприятию материальных ценностей и имущества, определяют ликвидность активов;

- несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризаций в соответствии с приказом руководителя предприятия, за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;

- оформляют протокол с указанием в нем состояния складского хозяйства, результатов инвентаризации, предложений о зачете недостач и излишков по пересортице, списании недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач, устанавливают виновных в недостаче.

Перед проведением инвентаризации руководитель предприятия собирает всех её участников и проводит инструктаж с целью разъяснения целей, методов и порядка проведения инвентаризации, уточнению объектов, подлежащих инвентаризации (в приказе можно также определить, на каком участке проводит инвентаризацию определенная рабочая комиссия).

До начала проведения инвентаризации материально-ответственные лица в присутствии комиссии составляю отчет о последних проведенных операциях, отражают их в складском учете и вместе с описью документов под роспись сдают в бухгалтерию. Материально-ответственные лица дают комиссии расписку, в которой подтверждают, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию, а все материальные ценности оприходованы и находятся в помещении склада.

Инвентаризация проводится в присутствии всех членов комиссии и материально-ответственных лиц.

При инвентаризации приходные и расходные операции с материальными ценностями, как правило, не осуществляются. До начала инвентаризации также проверяется состояние измерительного хозяйства - точность весов, гирь, прочей аппаратуры.

Все данные, полученные комиссией во время инвентаризации, вносятся в инвентаризационные описи, в которых название ценностей, их количество приводится в номенклатуре, а также в единицах, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью проставляется количество порядковых номеров ценностей, записанных на этой странице.

Подчистки и помарки в инвентаризационных описях не допускаются. Исправление ошибок проводится согласно Положению № 88. Неправильная запись зачеркивается чертой так, чтобы можно было прочитать, а сверху надписывается новая запись. Все исправления заверяются комиссией.

Во время проведения инвентаризации проводится инвентаризация материальных ценностей, находящихся на ответственном хранении.

После проведения инвентаризации комиссия составляет акт контрольной проверки инвентаризации ценностей (согласно приложению № 1 к Инструкции № 69), где осуществляется сверка фактических остатков с данными бухгалтерского учета. Тут может быть обнаружена недостача или излишек основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов, которые отразятся в акте. Протокол и акт инвентаризационной комиссии должны быть рассмотрены в пятидневный срок и утверждены руководителем предприятия.

Утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете предприятия в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря месяца отчетного года.

Рассмотрим особенности проведения инвентаризации отдельных активов и обязательств.

1. Инвентаризация запасов

Запасы - это активы, которые:

- содержатся для продажи при условии обычной хозяйственной деятельности;

- находятся в процессе производства с целью дальнейшей продажи;

- используются в процессе производства продукции, работ, услуг, а также управления предприятием.

Запасы относятся к оборотным активам и являются самой подвижной частью активов предприятия, поэтому их учету необходимо своевременно уделять много внимания и инвентаризацию проводить очень тщательно.

Запасы признаются активом, если существует вероятность того, что предприятие получит в будущем от их использования экономические выгоды. Это означает, что они могут быть использованы (потреблены) при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), в административных целях, для сбыта товаров (работ, услуг) или проданы, в т.ч. обменены. Одной из задач при инвентаризации является определение пригодности актива в будущем (т.е. признание актива). Стоит сказать, что активы, не признанные активами при инвентаризации, в балансе не отражаются, а списываются с баланса на основании акта комиссии. При инвентаризации также может быть выявлено, что себестоимость приобретения запасов выше возможной цены реализации. Тогда необходимо составить опись-акт уценки залежавшихся товаров и продукции согласно Положению № 149.

Единицей бухгалтерского учета запасов является наименование запасов или их однородной группы. З додатком до консультації Ви можете ознайомитись у розділі “Довідники”, підрозділі “Додатки до документів”, папка “Консультації”.

Важной задачей инвентаризации является определение правильности учета материалов по номенклатурным номерам, которые записываются в инвентарную опись.

Каждому названию запасов, которые распределены по сортам, размерам, маркам, присваивается предприятием шифр (номенклатурный номер). Остаток товара по сумме зависит от метода учета и списания запасов в производство.

В учетной политике предприятие самостоятельно должно определить метод списания запасов в производство. Метод списания запасов в производство не должен меняться на протяжении года.

Согласно П(С)БУ 9 “Запасы” списание запасов в производство производится следующими методами:

- идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов;

- средневзвешенной себестоимости;

- себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО);

- себестоимости последних по времени поступления запасов (ЛИФО);

- нормативных затрат;

- цен продажи.

Стоимость запасов, произведенных самостоятельно, отражается по производственной себестоимости.

Во время проведения инвентаризации составляется опись.

Данные инвентарных описей о фактическом количестве ценностей переносятся в акт контрольной проверки инвентаризации ценностей. В акт записываются данные бухгалтерского учета и находятся отклонения (недостача или излишек) запасов.

2. Инвентаризация незавершенной продукции

К незавершенному производству принадлежит продукция (работы, услуги), не прошедшая все стадии производства, предусмотренные технологическим процессом, а также изделия, которые не укомплектованы и не прошли испытаний и технической приемки.

Учет незавершенного производства, услуг, работ в бухгалтерском учете ведется на счете 23 “Производство”, учет незавершенного строительства - на счете 15 “Капитальные инвестиции”.

При инвентаризации незавершенного производства, незаконченного капитального строительства и незаконченного ремонта, согласно Инструкции № 69, необходимо:

- в инвентаризационных описях указывать наименование задела, стадию и степень готовности, количество или объем работ;

- сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, которые находятся около рабочих мест и не подвергались обработке, в опись незавершенного производства не включать, а фиксировать в описи материальных ценностей или в отдельных описях;

- количество сырья и материалов, которые входят в состав неоднородной массы или смеси в незавершенном производстве, определять техническими расчетами в порядке, предусмотренном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости продукции;

- проверить, не числится ли в составе незаконченного капитального строительства оборудование, которое передано для монтажа, а монтаж фактически не начат, а также состояние объектов, которые законсервированы и строительство которых временно прекращено, обнаружить причины и основания для их консервации:

- на построенные объекты, которые фактически введены в эксплуатацию полностью или частично, но не приняты и ввод в действие которых не оформлен надлежащими документами, а также завершенные и по некоторым причинам не введенные в эксплуатацию объекты, в отдельных инвентаризационных актах указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.

Степень готовности незавершенного производства определяется расчетным методом. Для этого члены комиссии должны знать технологический цикл производства. Цикл разделяется на этапы. В зависимости от того, какой этап проходит продукция, определяется процент готовности продукции. Все данные отражаются в инвентаризационных описях.

3. Инвентаризация малоценных
и быстроизнашивающихся предметов (МБП)
и малоценных необоротных материальных активов (МНМА)

Согласно П(С)БУ 9 “Запасы”, МБП - активы, срок использования которых менее 365 дней. Их учет ведется на счете 22. При передаче в эксплуатацию МБП списываются с баланса и учитываются в дальнейшем на забалансовом счете 07 “Списанные активы” по материально-ответственным лицам. При проведении инвентаризации необходимо обратить внимание на срок использования МБП (до 365 дней).

Согласно П(С)БУ 7 “Основные средства”, предприятия могут устанавливать стоимостные признаки предметов, которые входят в состав МНМА. Сейчас целесообразно, чтобы их ценовая граница составляла 1000 грн. и менее. МНМА - это активы со сроком использования более 365 дней. При передаче в эксплуатацию на стоимость таких МНМА начисляется износ по методу, который выбран и утвержден в приказе об учетной политике.

Малоценка, находящаяся в эксплуатации, проверяется по местам нахождения и по лицам, на ответственном хранении которых числятся такие активы. Инвентаризация осуществляется путем осмотра каждого предмета и регистрации его в описи. Если во время инвентаризации МБП выявлены активы, не пригодные для дальнейшей эксплуатации, но не списанные с учета, то рабочая комиссия составляет акт на их списание. Типовые формы актов МШ-4, МШ-5, МШ-8 утверждены приказом Минстата Украины от 22.05.96 г. № 145. В актах указывается срок эксплуатации, причины непригодности для дальнейшей эксплуатации и возможность их использования в дальнейшей эксплуатации (оприходование пригодных запчастей, металлолома). При установлении активов, которые неправильно отнесены в состав МБП, МНМА, их переводят в состав основных средств или запасов (в зависимости от характеристик активов).

4. Инвентаризация основных средств

Согласно П(С)БУ 7 “Основные средства”, основные средства - это материальные активы, которые предприятие содержит с целью использования их в процессе производства или реализации товаров, предоставления услуг, сдачи в аренду другим лицам или для осуществления административных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которых более одного года (или операционного цикла, если он длиннее года).

Объект основных средств - законченное устройство со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему или конструктивно отделенный предмет, который предназначен для выполнения определенных самостоятельных функций.

Если один объект основных средств состоит из частей, имеющих различный срок полезного использования (эксплуатации), то каждая из этих частей может признаваться в бухгалтерском учете как отдельный объект основных средств.

При инвентаризации основных средств осуществляется проверка правильности включения в состав основных средств активов, сверяются данные бухгалтерского учета с фактическим наличием, устанавливаются непригодные для дальнейшей эксплуатации основные средства. Объекты, которые по своим экономическим характеристикам не принадлежат к основным средствам, переводятся в состав МБП или МНМА, запасов.

При выявлении неучтенных основных средств устанавливается, по чьему распоряжению установлены основные средства, за счет каких источников они приобретены (сооружены). Такие основные средства заносятся в опись и приходуются в бухгалтерском учете. Приходуются на баланс такие основные средства по справедливой стоимости.

На основные средства, которые находятся в аренде, составляется отдельная опись в двух экземплярах. Один экземпляр описи передается арендодателю. На основные средства, переданные в аренду, комиссия обязана получить опись от арендатора, и только на ее основании принимается решение о включении таких основных средств в инвентарную опись.

Напоминаем, что периодичность проведения обязательной инвентаризации основных средств - зданий, сооружений, других недвижимых объектов основных средств - согласно п. 3 Инструкции № 69 может быть один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.

5. Инвентаризация нематериальных активов

В Инструкции № 69 уделяется совсем мало внимания инвентаризации нематериальных активов, дается только общий порядок ее проведения. Задача инвентаризации состоит в том, чтобы определить, имеется ли такой нематериальный актив или нет.

Проведение инвентаризации нематериальных активов заключается:

а) в проверке документов, подтверждающих права предприятия на использование нематериальных активов;

б) в выявлении нематериальных активов, используемых, но не отраженных в балансе предприятия;

в) в выявлении нематериальных активов, не используемых предприятием, но отраженных в его балансе.

Пока не существует официально установленной формы инвентаризационной описи нематериальных активов. Для оформления результатов инвентаризации нематериальных активов приспосабливают инвентаризационную опись по форме № инв-1, которая применяется при описании основных средств. При выявлении не пригодных к эксплуатации объектов нематериальных активов на них составляется акт ликвидации, за основу которого обычно принимают типовую форму № 03-3.

В случае выявления факта отклонения от учетных данных составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации нематериальных активов по форме № инв-18.

Если нематериальные активы записаны на магнитных носителях, то проверяется наличие этих магнитных носителей (СД-диски, дискеты и т.п.).

Часть нематериальных активов - это права, предоставляемые на основании патентов, свидетельств, договоров уступки прав и т.п. Фактическое их наличие проверяется, как правило, по документам, подтверждающим исключительные права на соответствующий вид актива, поскольку сами активы не имеют физической формы.

6. Инвентаризация денежных средств

Во время инвентаризации подсчитывается фактическое наличие денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и эквивалентов денежных средств и сверяется с остатками по бухгалтерскому учету.

До начала инвентаризации материально-ответственное лицо, отвечающее за сохранность денежных средств и их эквивалентов, дает расписку.

Комиссия проверяет наличие средств путем полного пересчета всех наличных средств, находящихся в кассе предприятия, ценных бумаг, чековых книжек. При этом составляется акт в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица.

7. Инвентаризация бланков строгой отчетности

К бланкам строгой отчетности принадлежат бухгалтерские документы, порядок изготовления, хранения и использование которых осуществляется согласно “Правилам изготовления бланков ценных бумаг и бланков строгой отчетности”, утвержденным приказом Министерства финансов от 25.11.93 г. № 98.

Учет бланков строгой отчетности ведется по цене приобретения на счете 209 “Прочие материалы” по себестоимости приобретения и на забалансовом счете 08 “Бланки строгой отчетности” по учетной цене (например, доверенности учитываются по цене 1 грн. 50 коп. за 1 бланк, согласно “Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей”, утвержденной приказом Минфина Украины от 16.05.96 г. № 99).

Во время инвентаризации члены комиссии пересматривают и пересчитывают бланки строгой отчетности. Все данные отражаются в акте по каждому виду бланков.

Комиссия также устанавливает, осуществляется ли оперативный контроль движения бланков строгой отчетности, ведутся ли журналы регистрации прихода и выбытия бланков.

8. Инвентаризация расчетов с покупателями,
поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

При инвентаризации особым объектом внимания должны стать кредиторская и дебиторская задолженность в расчетах за неотфактурованные поставки, расчеты по недостачам и убылям, с работниками предприятия по заработной плате, с подотчетными лицами, по претензиям, полученным кредитам банков.

Всем дебиторам предприятия-кредиторы должны послать акт сверки задолженности. Предприятия-дебиторы обязаны на протяжении 10 дней со дня получения акта подтвердить задолженность или заявить возражение. Все данные подаются инвентаризационной комиссии. Комиссия устанавливает строки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в истечении срока исковой давности. К акту инвентаризации расчетов прилагается справка о дебиторской и кредиторской задолженности, по которой прошел срок исковой давности.

9. Прочие объекты инвентаризации

Инвентаризации также могут подлежать другие объекты, если они имеют существенное значение для предприятии (организации, учреждения).

Например:

- незавершенного строительства (при больших объемах работ выполняемых подрядным или хозяйственным способом);

- незавершенных нематериальных активов (в научных или научно-исследовательских организациях);

- финансовых инвестиций или ценных бумаг;

- билетов или талонов (предприятия культуры или транспорта);

- резерва сомнительных долгов;

- и ряд других объектов.

10. Завершение инвентаризации

Во время инвентаризации комиссия составляет инвентаризационную опись, где осуществляется сверка фактических остатков с данными бухгалтерского учета и определяется недостача или излишек основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов. Также составляется ведомость результатов инвентаризации (приложение 3 к Инструкции № 69).

Відомість результатів інвентаризації (Приклад)

Инвентаризационная опись и акт инвентаризационной комиссии должны быть рассмотрены в 5-дневный срок и утверждены руководителем предприятия.

Утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете предприятия в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря месяца отчетного года.

При обнаружении недостачи активов в ходе проведения инвентаризации необходимо выяснить причину возникновения недостач, а также установить лиц, по вине которых произошла такая недостача.

Недостача активов может произойти в результате:

- порчи активов;

- кражи активов;

- усушки, утряски, боя (естественной убыли и потери).

Если при инвентаризации запасов выявлена недостача за счет естественных потерь, то при списании такой недостачи необходимо обратиться к утвержденным нормам естественной убыли и потерь. Если недостача в пределах норм, то такой факт не может быть расценен как вина материально-ответственного лица.

Используемые нормативные документы:

1. Закон о прибыли - Закон Украины “О налогообложении прибыли предприятий” в редакции от22.05.97г, №283/97-ВР, с изменениями и дополнениями;

2. Законе НДС - Закон Украины “О налоге на добавленную стоимость” от 03.04,97 г. № 168/97-8Р, с изменениями и дополнениями;

3. Закон № 217 – Закон Украины “Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации тщанием, утничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных камней и валютных ценностей” от 06.06.95 г. № 217/95-ВР, с изменениям и дополнениями;

4. Закон о бухучете - Закон Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” от 16.07.96 г. № 996-XIV;

5. Порядок № 419 - “Порядок предоставления финансовой отчетности”, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 28.02.2000 г. № 419;

6. Инструкция № 69 - “Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов и расчетов”, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69, с изменениями и дополнениями;

7. Положение № 88 – “Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете”, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88;

8. Положение № 149 - “Положение о порядке уценки и реализации залежавшейся продукции с группы товаров широкого потребления и продукции производственно-технического назначения”, утвержденное приказом Минфина Украины от 15.12.99 г. № 149;

9. Письмо № 450 - Письмо Министерства финансов Украины от 12.03.99 г. № 03-303/450 “О порядке учета стоимости недостач и излишков материальных и товарных запасов”;

10. Порядок №116 - “Порядок определения размеров убытков от хищений, недостач, уничтожения (порчи) материальных ценностей”, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116 с изменениями и дополнениями.

“Вестник бухгалтера и аудитора Украины”, № 23-24, декабрь 2004 г.