ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
ПОСТАНОВА
07.10.1998 N 534
Про Інструкцію з діловодства
Центральної виборчої комісії
( Щодо змін додатково див. Постанову
Центральної виборчої комісії № 50 від 30.11.2001 )
Відповідно до статті 26 Регламенту Центральної виборчої комісії Центральна виборча комісія постановляє:
1. Внести зміни і доповнення до Інструкції з діловодства Центральної виборчої комісії, затвердженої постановою Центральної виборчої комісії від 13 лютого 1998 року N 70, виклавши її в новій редакції (додається).
2. Керівникам структурних підрозділів Секретаріату Комісії:
- забезпечити вивчення працівниками положень цієї Інструкції;
- визначити осіб, відповідальних за ведення діловодства.
3. Управлінню документального забезпечення Секретаріату Комісії до 15 листопада 1998 року провести нараду-семінар з питань застосування Інструкції з працівниками, які відповідають за ведення діловодства в структурних підрозділах Секретаріату Комісії.
4. Членам Центральної виборчої комісії, працівникам Секретаріату Комісії забезпечити безумовне виконання положень цієї Інструкції.
5. Управлінню комп'ютерних інформаційних систем та оргтехніки, Секретаріату Комісії розробити заходи щодо комп'ютеризації процесів діловодства, уніфікації оформлення документів у Центральній виборчій комісії відповідно до вимог структурних підрозділів.
Голова Центральної виборчої комісії М.РЯБЕЦЬ
Затверджено
постановою Центральної виборчої комісії
від 7 жовтня 1998 р. N 534
Інструкція
з діловодства Центральної виборчої комісії
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає правила і порядок роботи з документами в Центральній виборчій комісії (далі - Комісія).
1.2. Правила і порядок роботи з таємними документами встановлюються спеціальною інструкцією.
1.3. Правила і порядок роботи з документами, що передбачаються цією Інструкцією, обов'язкові для членів Комісії та працівників Секретаріату Комісії (далі - Секретаріату).
1.4. Члени Комісії та працівники Секретаріату несуть відповідальність за виконання цієї Інструкції, зберігання адресованих їм для опрацювання службових документів та інформації, що в них міститься.
1.5. У разі відпустки, від'їзду у відрядження, хвороби та відсутності з інших причин працівник Секретаріату за вказівкою керівника структурного підрозділу Секретаріату передає документи, що знаходяться у нього на виконанні, іншому працівникові, а при звільненні - його керівникові.
1.6. Керівник структурного підрозділу Секретаріату призначає працівника, відповідального за ведення діловодства, який забезпечує облік та проходження документів у встановлені терміни, інформує своє керівництво про стан їх виконання.
1.7. Відповідальність за організацію і стан діловодства в Комісії покладається на керівника Секретаріату, а в структурних підрозділах Секретаріату - на їх керівників.
1.8. Методичне забезпечення організації діловодства і контроль за виконанням цієї Інструкції в структурних підрозділах Секретаріату здійснюються управлінням документального забезпечення Секретаріату.
2. Приймання, реєстрація і направлення
кореспонденції, що надходить
2.1. Вся кореспонденція, що надходить до Комісії, приймається і реєструється в управлінні документального забезпечення Секретаріату за винятком окремих документів (додаток 1*).
2.2. При розкритті конвертів перевіряється правильність адресування, комплектність документів, звіряється відповідність їх номерів обліковим номерам, що вказані на конвертах.
2.3. Якщо при розкритті конверта виявлено некомплектність документів, їх пошкодження чи невідповідність номерів документів номерам, указаним на конверті, складається акт у трьох примірниках. Один примірник акта надсилається відправнику, другий додається до прийнятих документів, третій залишається в управлінні документального забезпечення Секретаріату. Неправильно адресовані чи помилково вкладені документи повертаються відправнику.
2.4. Конверти від надісланих документів не знищуються у випадках, якщо за документами неможливо встановити адресу відправника, дату їх відправлення і отримання.
2.5. Отримана кореспонденція реєструється в управлінні документального забезпечення Секретаріату в день надходження на персональних електронно-обчислювальних машинах (ПЕОМ).
2.6. На отриманих документах та зверненнях проставляється реєстраційний штамп, на якому вказуються дата надходження та вхідний номер, що складається з індексу підрозділу, номера кореспондента і порядкового номера.
2.7. Після реєстрації документи відповідно до їх переліку (додаток 2*) передаються для доповіді Голові Комісії, заступнику Голови чи секретарю Комісії через їх помічників.
2.8. Документи, адресовані членам Комісії, після реєстрації передаються їм безпосередньо або через помічників для розгляду і вирішення.
2.9. Документи, надіслані у відповідь на запити структурних підрозділів Секретаріату, направляються безпосередньо в структурні підрозділи.
2.10. Вхідні документи в копіях і ті, що надійшли факсом, обліковуються у спеціальному журналі і передаються адресату.
2.11. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" обліковуються у спеціальному журналі і передаються адресатам у закритому вигляді під розпис.
2.12. Документи, отримані безпосередньо Головою Комісії, заступником Голови, секретарем Комісії та членами Комісії, передаються до управління документального забезпечення Секретаріату для реєстрації.
2.13. Документи, що надійшли після закінчення робочого дня, у вихідні дні, приймаються черговим секретарем приймальні Голови Комісії з наступною передачею їх до управління документального забезпечення Секретаріату.
2.14. Документи після їх розгляду Головою Комісії, заступником Голови, секретарем Комісії направляються до управління документального забезпечення Секретаріату для внесення резолюцій в реєстраційні картки, після чого роздруковується три примірники реєстраційних карток. Один примірник картки залишається в управлінні документального забезпечення Секретаріату для контролю за проходженням документа і його виконанням, а два - разом з документом надсилаються адресату. Перший примірник картки з підписом про одержання документа повертається до управління документального забезпечення Секретаріату і закладається в довідкову картотеку вхідної кореспонденції, другий - залишається в обліковій картотеці відповідного структурного підрозділу Секретаріату.
2.15. У структурних підрозділах Секретаріату документи, звернення обліковуються за картками управління документального забезпечення Секретаріату, що направляються разом з документами.
При реєстрації кореспонденції на картках вказуються відомості про документи (від кого надійшов, вхідний номер і дата реєстрації, зміст, резолюція, кількість аркушів, кому направлений, підпис про одержання), після чого документи направляються на виконання членам Комісії та до структурних підрозділів Секретаріату під розпис.
2.16. Резолюція проставляється на вільному від тексту місці документа чи на окремому аркуші і повинна містити чітку і вичерпну вказівку виконавцю про порядок і характер виконання документа.
На документі повинно бути, як правило, не більше однієї резолюції. Відповідальною за виконання документа є особа, вказана в резолюції першою. Відповідальний виконавець у разі потреби має право скликати співвиконавців, вимагати від них виконання документа в частинах, що їх стосуються. Оригінал документа з резолюцією передається відповідальному виконавцю, який зобов'язаний терміново забезпечити його виконання у встановлений строк, а співвиконавцям - копії, виготовлені управлінням документального забезпечення. У разі відсутності особи, вказаної в резолюції першою, до виконання документа терміново приступає особа, вказана в резолюції наступною. У цьому випадку співвиконавці зобов'язані ознайомити з виконаним документом особу, вказану в резолюції першою. Співвиконавці в однаковій мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку проекту документа.
2.17. Зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу Секретаріату в інший лише через управління документального забезпечення Секретаріату з відповідною позначкою у реєстраційній картці.
3. Відправлення вихідних документів
3.1. Кореспонденція з Комісії відправляється управлінням документального забезпечення Секретаріату.
Кореспонденція особистого характеру (не пов'язана з виконанням службових обов'язків) до відправлення не приймається.
3.2. При оформленні листів і телеграм (крім листів, адресованих центральним державним органам) виконавець вказує повну поштову чи телеграфну адресу організації або установи.
3.3. Підписані листи і телеграми разом із завізованими виконавцями копіями передаються для реєстрації і відправлення до управління документального забезпечення Секретаріату, де їм присвоюється вихідний номер. Цей номер складається з індексу структурного підрозділу Секретаріату (додаток 3*) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Номер вказується також на копії документа, що залишається у справі.
Якщо документ готувався кількома структурними підрозділами Секретаріату, на ньому вказується індекс того з них, на який покладалась організація виконання.
3.4. Для реєстрації вихідної кореспонденції застосовується картка єдиного зразка.
Картки реєстрації вихідної кореспонденції групуються в довідкову картотеку вихідної кореспонденції, що формується окремо на кожний календарний рік в управлінні документального забезпечення Секретаріату.
3.5. Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони відправляються в одному конверті (пакеті, бандеролі) із зазначенням вихідних номерів усіх вкладених документів.
На конверти (пакети, бандеролі), що надсилаються фельдзв'язком у межах міста Києва, заповнюються розписки встановленої форми, що зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату.
3.6. Копії вихідних документів, на яких зазначаються вихідні номери, дати й адреси кореспондентів, залишаються у справах відповідних структурних підрозділів Секретаріату.
3.7. Документи приймаються на відправлення не пізніш як за дві години до закінчення робочого дня. Після зазначеного строку відправляється тільки термінова кореспонденція.
3.8. У залежності від характеру і терміновості відправки документи відправляються адресату поштою, фельдзв'язком або передаються телеграфом чи шляхом використання факсимільного зв'язку. Терміновість відправлення документів визначається відповідним членом Комісії, керівником Секретаріату. У разі потреби прискорення доставки кореспонденції адресату допускається видача документів уповноваженим особам під розпис з дозволу керівника Секретаріату.
3.9. Якщо документ надсилається кільком адресатам, то виконавець складає розрахунок на розсилку, візує його, знімає потрібну кількість копій документа і передає на відправку до управління документального забезпечення Секретаріату.
3.10. Облік кількості вихідної кореспонденції здійснює управління документального забезпечення Секретаріату.
4. Підготовка матеріалів до засідання Комісії
4.1. Організаційні заходи щодо скликання засідань Комісії забезпечує секретар Комісії.
4.2. Проект порядку денного засідання Комісії формується управлінням документального забезпечення Секретаріату згідно з планом роботи за дорученням секретаря Комісії, а також за пропозиціями членів Комісії відповідно до доручень, що містяться в постановах Комісії, розпорядженнях її Голови, як правило, не пізніше ніж за п'ять днів до засідання.
4.3. До проекту порядку денного керівник Секретаріату за пропозицією керівників структурних підрозділів Секретаріату може додатково пропонувати інші питання. У цьому випадку доцільність внесення питання погоджується автором пропозиції з членом Комісії, до відання якого відноситься відповідний напрям її діяльності.
4.4. Після врахування зауважень членів Комісії секретар Комісії погоджує проект порядку денного з Головою Комісії, підписує і передає його до управління документального забезпечення Секретаріату, яке тиражує і розсилає проект порядку денного, як правило, не пізніше ніж за день до засідання членам Комісії, керівникові Секретаріату, прес-службі.
4.5. Прес-служба Комісії, отримавши погоджений з Головою Комісії проект порядку денного, негайно інформує акредитовані в Комісії засоби масової інформації про дату засідання Комісії і про питання, що пропонуються до розгляду.
4.6. Засідання Комісії починається з обговорення проекту порядку денного. При цьому питання, що внесені до порядку денного, можуть бути зняті з обговорення з ініціативи членів Комісії, про що приймається окреме рішення відкритим голосуванням.
4.7. Проект порядку денного може бути за рішенням Комісії доповнений новими питаннями, що вносяться членами Комісії при його обговоренні. Однією з умов внесення додаткового питання у проект порядку денного для обговорення на засіданні є, як правило, підготовлений з даного питання проект постанови (протокольного рішення), попередньо погоджений.
4.8. Члени Комісії можуть також прийняти рішення про розгляд додатково запропонованих питань на наступних засіданнях Комісії із внесенням їх у план роботи Комісії.
4.9. Після колегіального обговорення проект порядку денного приймається або відхиляється відкритим голосуванням.
4.10. Матеріали з питань порядку денного готуються, як правило, працівниками структурних підрозділів Секретаріату разом із членами Комісії, які вносять їх на розгляд Комісії.
4.11. Комплект матеріалів складається з проекту постанови і зазначених у тексті до неї додатків (звернення, роз'яснення, інструкція, методичний лист, план, список, звіт, довідка і т. ін.), а в разі потреби - пояснювальної записки, підписаної членом Комісії і керівником відповідного структурного підрозділу Секретаріату.
4.12. Загальний обсяг матеріалів, що подаються, як правило, не повинен перевищувати 7 машинописних сторінок з одного питання.
Доцільність подання матеріалів у більшому обсязі погоджується членом Комісії, який доповідає питання на засіданні, із секретарем Комісії.
Усі матеріали, що вносяться на засідання Комісії, повинні мати заголовки.
4.13. Проекти постанов та протокольних рішень мають бути завізовані виконавцями, керівниками відповідних структурних підрозділів, літредактором, начальником юридичного управління, керівником Секретаріату, членами Комісії, які відповідають за підготовку даних питань, та секретарем Комісії.
Якщо проект постанови містить питання фінансового характеру, то його візують також начальник управління планування та фінансового контролю і завідуючий відділом бухгалтерського обліку та звітності Секретаріату.
Проект постанови, протокольного рішення візується на зворотній стороні останнього аркуша першого примірника в нижній його частині.
Виконавець візує також кожний додаток до проекту постанови і забезпечує комплектність усіх документів, зазначених як у постанові, так і в додатках. Якщо додаток стосується фінансових питань, він повинен бути завізований також начальником управління планування та фінансового контролю.
4.14. Завізовані проекти постанов та протокольних рішень передаються до управління документального забезпечення Секретаріату, де перевіряється правильність оформлення, після чого передаються секретареві Комісії.
4.15. Після перегляду підготовлених матеріалів і в разі потреби внесення поправок до тексту секретар Комісії за погодженням з Головою Комісії вчиняє на проекті постанови резолюцію "на засідання" і передає весь комплект матеріалів до управління документального забезпечення Секретаріату для тиражування.
При підготовці матеріалів до розгляду на Комісії виконавець одночасно готує розрахунок розсилки цього документа.
4.16. Управління документального забезпечення Секретаріату комплектує матеріали, що підлягають розгляду у відповідності з проектом порядку денного на засіданні Комісії, передає їх членам Комісії. Якщо член Комісії в день засідання знаходиться у відпустці, відрядженні чи відсутній через хворобу або з інших поважних причин, призначені для нього матеріали зберігаються в управлінні документального забезпечення і передаються йому негайно після повернення на роботу.
4.17. У разі неможливості з об'єктивних причин подати матеріали до засідання в установлені терміни виконавець завчасно повідомляє про це секретаря Комісії.
4.18. Напередодні засідання виконавець подає до управління документального забезпечення список представників політичних партій, виборчих блоків партій, виборчих комісій, міністерств, відомств та інших організацій, запрошених на засідання Комісії. У списку запрошених зазначаються: прізвище, ім'я, по батькові запрошених, їх посади, офіційна назва органу (організації, міністерства та ін.), який вони представляють, а також питання порядку денного, до розгляду яких мають відношення зазначені особи. Список підписує керівник структурного підрозділу Секретаріату за погодженням із членом Комісії, який відповідає за підготовку даного питання, та секретар Комісії.
4.19. Керівник прес-служби Комісії подає до управління документального забезпечення за день до засідання погоджений із секретарем Комісії список представників акредитованих засобів масової інформації, які виявили бажання взяти участь у засіданні. Керівник прес-служби забезпечує представників засобів масової інформації матеріалами до засідання в установленому порядку.
4.20. Управління документального забезпечення складає список усіх запрошених (у порядку черговості розгляду питань) і отримує в установленому порядку дозвіл на запрошення їх до зали засідань Комісії.
4.21. Безпосередньо перед початком засідання працівник Секретаріату, відповідальний за реєстрацію, інформує управління документального забезпечення Секретаріату про осіб, які прибули на засідання. Уточнений список цих осіб подається Голові, його заступнику і секретарю Комісії, а також, на вимогу, іншим членам Комісії.
4.22. Голова Комісії після затвердження порядку денного засідання оголошує список присутніх представників засобів масової інформації та запрошених.
5. Випуск постанов, протокольних рішень,
розглянутих на засіданні Комісії
5.1. Документи, розглянуті на засіданні Комісії, підлягають подальшому оформленню для підписання, випуску і розсилки.
Строки редакційного доопрацювання документів - один робочий день після засідання, якщо інше не встановлено Головою Комісії.
5.2. Під час доопрацювання документів виконавець вносить до тексту погоджені на засіданні зміни і доповнення. Текст постанови протокольного рішення друкується на бланку Центральної виборчої комісії і подається на візування особам, з якими вже погоджувався проект. Документ, що підлягає підписанню, візується на зворотному боці того аркуша, на якому міститься підпис Голови Комісії. Цей документ також візується членами Комісії, керівниками структурних підрозділів Секретаріату, з питань діяльності яких додатково були внесені зміни на засіданні в текст документа.
Виконавець забезпечує комплектність матеріалів, що додаються до постанови, розміщуючи їх у послідовності за текстом. Кожний додаток повинен бути завізований виконавцем, а також начальником управління планування та фінансового контролю Секретаріату, якщо додаток містить питання фінансового характеру.
5.3. Якщо питання, що містяться в проекті постанови, потребують погодження одного чи кількох відомств, до документа додається лист про погодження (довідка про погодження), у якому вказується назва органу (організації), посада, прізвище, ініціали та особистий підпис посадової особи, яка здійснювала погодження. Лист погодження підписує працівник Секретаріату, який забезпечував погодження.
5.4. До оформленої для підписання постанови виконавець додає розрахунок розсилки тим посадовим особам і організаціям, які задіяні в реалізації зазначених у постанові завдань або які повинні бути поінформовані щодо її змісту.
5.5. Оформлений комплект документів (постанова, протокольне рішення, а також зазначені в її тексті додатки і розрахунок розсилки) виконавець передає до управління документального забезпечення Секретаріату. Працівник управління перевіряє правильність оформлення документів, реєструє їх у відповідних журналах, проставляє реєстраційні номери на документах та в розрахунку їх розсилки і передає матеріали на підпис секретареві Комісії, а через нього - Голові Комісії.
5.6. Постанови Комісії в обов'язковому порядку направляються всім членам Комісії і керівникові Секретаріату, а також у залежності від характеру питань, що містяться в них, - структурним підрозділам Секретаріату, органам державної влади, органам місцевого самоврядування, окружним виборчим комісіям тощо згідно з розрахунком розсилки, як правило, у день їх надходження або наступного дня.
5.7. Постанова Комісії за її рішенням може бути також надіслана окремому громадянину, якщо його запит до Комісії став підставою для розгляду на засіданні. Розрахунок розсилки підписується керівником структурного підрозділу Секретаріату, погоджується з відповідним членом Комісії і затверджується секретарем Комісії.
5.8. У разі неможливості виконання своїх функцій Головою Комісії, заступником Голови Комісії чи секретарем Комісії Комісія визначає зі свого складу головуючого та секретаря, які й підписують відповідно ухвалені постанови (протокольні рішення), додатки до них та протокол засідання.
5.9. Підписані постанови, протокольні рішення зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату.
Нумерація постанов, протокольних рішень здійснюється в хронологічній послідовності в межах одного року.
Управління документального забезпечення Секретаріату тиражує постанови, протокольні рішення згідно з розрахунком розсилки, проставляє печатку управління документального забезпечення, що засвідчує підпис Голови, на кожному примірнику і передає виготовлений тираж для відправки за призначенням.
6. Оформлення протоколів засідань Комісії
6.1. Протокол засідання Комісії складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначаються посади, прізвища та ініціали Голови (головуючого) та присутніх на засіданні Комісії заступника Голови, секретаря і членів Комісії, керівника Секретаріату, керівників структурних підрозділів Секретаріату. Списки представників політичних партій, виборчих блоків партій, засобів масової інформації та інших осіб, запрошених на засідання Комісії, додаються до протоколу.
6.2. В основній частині протоколу зазначаються: назва питання порядку денного, прізвища та ініціали осіб, які беруть участь в обговоренні, та констатується рішення Комісії стосовно питання, що обговорюється.
6.3. Протокол засідання Комісії оформляється управлінням документального забезпечення Секретаріату.
6.4. До протоколу додаються оригінали документів, прийнятих на засіданні.
6.5. Протокол засідання Комісії підписується головуючим на засіданні та секретарем Комісії.
7. Стенограма засідання Комісії
7.1. Засідання Комісії стенографується (дослівний запис доповідей, промов, інших виступів, а також реплік, запитань, відповідей, що прозвучали на засіданні). Розшифровку стенограми і її друкування здійснює управління документального забезпечення Секретаріату протягом трьох робочих днів після дати засідання Комісії.
7.2. На першій сторінці стенограми зазначаються місце, прізвище та ініціали головуючого, секретаря і виступаючих, а також результати голосування, що оголошує головуючий.
7.3. Текст стенограми містить розділи, що відповідають пунктам порядку денного засідання.
7.4. Стенограма за рішенням Комісії чи Голови Комісії може бути доповнена текстами невиголошених виступів, поданих до управління документального забезпечення Секретаріату. Про зміст таких виступів інформуються члени Комісії.
7.5. Кожний виступаючий на засіданні має право ознайомитися з розшифрованим текстом свого виступу, внести в разі потреби стилістичні правки та завізувати стенограму свого виступу.
7.6. Стенограма або витяг з неї може бути надіслана заінтересованим особам, а також опублікована в засобах масової інформації. Рішення з цього питання приймають Комісія або Голова, заступник Голови чи секретар Комісії.
8. Підготовка протоколів засідань Комісії
до зберігання та передача їх до архіву
8.1. Управління документального забезпечення Секретаріату здійснює роботу з підготовки протоколів засідань Комісії до зберігання і передачі до архіву.
8.2. До переліку документів, об'єднаних одним засіданням, належать:
протокол засідання Комісії, підписаний Головою і секретарем Комісії, постанови та протокольні рішення, що додаються до протоколу, з відповідними додатками; стенограма засідання; розрахунки розсилки постанов. Сторінки названих документів нумеруються.
8.3. На кожний комплект документів у межах одного засідання складається засвідчувальний аркуш, що містить відомості про загальну кількість сторінок протоколу з додатками та стенограмою.
8.4. Оригінали протоколів засідань Комісії з особистими підписами і візами підлягають постійному зберіганню.
8.5. Зберігання протоколів в архіві Комісії здійснює управління документального забезпечення Секретаріату. Зберігання протоколів та подальша робота з протоколами засідань забезпечуються у відповідності з Інструкцією з діловодства Центральної виборчої комісії.
9. Порядок оформлення розпоряджень Голови Комісії
9.1. Проекти розпоряджень Голови Комісії розробляються керівниками структурних підрозділів Секретаріату за дорученням керівництва Комісії, членів Комісії або за особистою ініціативою.
9.2. Текст розпорядження складається, як правило, із констатуючої та розпорядчої частин.
9.3. У констатуючій частині викладаються мета і завдання. Якщо основою до видання розпорядження є законодавчий акт, нормативний або розпорядчий документ, то в констатуючій частині обов'язково зазначаються його повне найменування, дата, номер, заголовок.
9.4. У пунктах розпорядчої частини розпорядження зазначаються конкретні дії, терміни і виконавці.
9.5. Якщо розпорядження доповнює, відміняє або змінює попередні розпорядження чи їх окремі пункти, то це обумовлюється в тексті розпорядження. У цих випадках управління документального забезпечення Секретаріату робить про це відмітку в попередньому розпорядженні.
9.6. В останньому пункті розпорядчої частини розпорядження вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням розпорядження в цілому.
9.7. Розпорядження Голови Комісії друкуються на бланках установленого зразка.
9.8. Проекти розпоряджень Голови Комісії візуються: виконавцем, керівником відповідного структурного підрозділу, літредактором, керівником юридичного управління, керівником Секретаріату і членом Комісії, відповідальним за дане питання.
Якщо в розпорядженні є питання фінансового характеру, воно візується начальником управління планування та фінансового контролю і завідуючим відділом бухгалтерського обліку та звітності Секретаріату.
9.9. Проект розпорядження візується в нижній його частині зворотного боку останнього аркуша першого примірника.
9.10. Проекти розпоряджень Голови Комісії подає на підпис Голові керівник Секретаріату, а з кадрових питань - завідуючий відділом кадрів Секретаріату.
9.11. Розпорядження підписує Голова Комісії, а в разі його відсутності - заступник Голови Комісії.
9.12. Розпорядження Голови Комісії реєструються і формуються у справи управлінням документального забезпечення Секретаріату у відповідності з номенклатурою справ.
Розпорядження Голови Комісії з кадрових питань готуються, реєструються і формуються у справи відділом кадрів.
9.13. Управління документального забезпечення Секретаріату при необхідності здійснює копіювання розпоряджень та розсилку їх членам Комісії, структурним підрозділам Секретаріату під розпис. Розрахунок розсилки готується і підписується керівником структурного підрозділу, який підготував дане розпорядження.
10. Підготовка і оформлення документів
10.1. Документи, що готуються в Комісії, оформлюються на відповідних бланках.
10.2. Бланки документів виготовляються друкарським способом за встановленими у Комісії зразками з відповідною нумерацією (додаток 4*, додаток 5*, додаток 6*, додаток 7*, додаток 8*, додаток 9*, додаток 10*, додаток 11*, додаток 12*).
Контроль за використанням бланків здійснює управління документального забезпечення за відповідним журналом (додаток 13*).
10.3. Документи викладаються державною мовою, зрозуміло, стисло, аргументовано і повинні забезпечувати чітке і однозначне сприйняття інформації, що в них міститься.
Відповідь на документ (лист) повинна містити посилання на номер і дату документа (листа), на який дається відповідь.
10.4. Документу, як правило, надається заголовок, що в стислій формі розкриває його основний зміст.
10.5. Кожний документ підписується, і на ньому вказуються ініціали і прізвище особи, яка підписує документ.
Якщо документ складається як довідка чи інформація, що додається до основного документа, замість підпису вказується назва відповідного структурного підрозділу Секретаріату з обов'язковою візою відповідної посадової особи.
Якщо посадова особа, за підписом якої підготовлено документ, відсутня, документ передруковується і оформляється за підписом особи, яка його підписує.
10.6. Документи, що подаються на підпис, візуються виконавцями і членами Комісії, до відома яких належать порушені питання, на останньому аркуші копії документа, що залишається у справі, із зазначенням прізвища.
10.7. На документі вказується дата його підписання, затвердження або складання, що проставляється цифрами (наприклад, 31.08.98) або цифрами та прописом (31 серпня 1998 року).
Запис цифрами та прописом, в основному, застосовується при датуванні постанов Комісії, розпорядчих і фінансових документів.
Запис цифрами використовується при оформленні службових листів, довідок і висновків.
10.8. Назви установ та організацій у вихідних документах Комісії пишуться в називному відмінку, наприклад:
Міністерство охорони здоров'я України
Головне лікувальне управління
У документі, що надсилається конкретній посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада, прізвище - в давальному відмінку, далі - ініціали, наприклад:
Міністерство промислової політики України
Керівнику Управління справами Свириденку М.Г.
У реквізиті "Адресат" можуть зазначатися також почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресується декільком спорідненим організаціям, адресат зазначається узагальнено, наприклад:
Головам окружних виборчих комісій
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться.
Адреса друкується в правій верхній частині документа.
10.9. Якщо документ розсилається більше ніж у чотири адреси, до нього додається список розсилки, а на кожному примірнику документа вказується лише один адресат.
10.10. Реквізит "Адресат" разовому кореспонденту містить повну адресу, що повинна відповідати правилам користування поштовим зв'язком, наприклад:
Редакція журналу "Архіви України"
252110, МСП, Київ-110, вул. Солом'янська, 24
У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
267025, м. Миколаїв-25, Київське шосе, 67, кв. 4 Ковалю С.П.
10.11. Телеграми категорії "Урядова", прості телеграми та інші вихідні документи надсилаються за підписами Голови Комісії, заступника Голови, секретаря та членів Комісії, а також керівника Секретаріату Комісії на відповідних бланках.
11. Оформлення додатків до документів
11.1. З метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому готуються додатки. Про наявність додатка зазначається в тексті або після тексту документа, перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
11.2. Додатки до документів:
- затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
- пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
- є самостійними документами, надсилаються із супровідним листом.
11.3. Додатки, що готуються в Комісії, оформлюються на стандартних аркушах і повинні містити всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
11.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:
Затвердити Положення про експертну комісію Центральної виборчої комісії (додається);
Розробити і подати на затвердження графік ... за формою, зазначеною в додатку 1.
Додатки до розпорядчого документа повинні мати помітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Помітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до розпорядження Голови Центральної
виборчої комісії
від 20 квітня 1998 року N 15
11.5. При наявності кількох додатків на кожному ставиться порядковий номер, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровою позначкою не ставиться.
11.6. Додатки, що є самостійними документами, оформляються таким чином:
Затверджено
постановою Центральної виборчої комісії
від "___" ____________ 199_ року N ____
11.7. Документи, що потребують переадресування, оформляються додатками до супровідного листа.
12. Робота з документами обмеженого користування
12.1. Документами обмеженого користування є документи та видання з грифом "Для службового користування" (ДСК) і з позначкою "Не для друку" (НДД). Зазначені позначки та номери примірника проставляються у правій верхній частині першої сторінки документа, на обкладинці та титульному аркуші видання, а також на першій сторінці супровідного листа до таких документів і видань. Необхідність проставлення таких позначок визначається за встановленими правилами.
Документи обмеженого користування обліковуються в управлінні документального забезпечення в такому ж порядку, як і інші документи, з доповненням реєстраційного номера відповідними позначками.
12.2. Документи з грифом "Для службового користування" та з позначкою "Не для друку" передаються працівникам Секретаріату під розпис.
12.3. Справи, документи з грифом "Для службового користування" і з позначкою "Не для друку" знищуються за погодженням з управлінням документального забезпечення за відповідним актом.
13. Організація доставки документів
13.1. Доставка документів у межах Комісії здійснюється працівником управління документального забезпечення Секретаріату.
Документи в межах структурного підрозділу Секретаріату доставляються працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі.
13.2. Доставки здійснюються протягом дня, як правило, о 10.00, 14.00, 17.00. Термінова документація доставляється негайно.
14. Організація контролю за виконанням документів
14.1. Категорії документів, що підлягають контролю, встановлюються відповідно до діючих нормативних актів з урахуванням специфіки діяльності Комісії (додаток 14*).
За вказівкою керівництва Комісії на контроль можуть бути взяті і інші категорії документів.
Контроль за виконанням документів передбачає безпосередню перевірку і регулювання процесу виконання, облік та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, у встановлені терміни.
14.2. Відповідальність за організацію і стан роботи з розгляду документів, забезпечення якісної та своєчасної підготовки матеріалів про хід виконання покладається на членів Комісії, керівника Секретаріату та керівників структурних підрозділів Секретаріату, а також помічників членів Комісії.
14.3. Контроль за строками виконання документів здійснює управління документального забезпечення Секретаріату, а в структурних підрозділах Секретаріату - працівник, відповідальний за діловодство.
14.4. Строки виконання документів можуть бути загальними та індивідуальними.
Документи без зазначення строку виконання мають бути виконані не більше як за 30 календарних днів.
14.5. Загальні строки визначаються діючим законодавством.
14.6. Індивідуальні строки виконання встановлюються резолюцією керівництва Комісії або члена Комісії на самому документі і не можуть перевищувати загального строку.
14.7. Строк виконання документа обчислюється з дати його реєстрації в управлінні документального забезпечення Секретаріату, якщо в самому документі не визначено інше.
Доручення з поміткою "Терміново" виконуються у 7-денний термін.
14.8. Якщо виконання документа в передбачений строк є неможливим, строк його виконання може бути продовжений в установленому законом порядку або особою, яка його встановила. Продовження строку виконання оформляється виконавцем не менше ніж за три дні до закінчення строку виконання документа, про що повідомляється зацікавлена особа.
14.9. Контроль за виконанням документа здійснюється з моменту взяття його на контроль.
14.10. Контроль за строками виконання документів здійснюється за допомогою персональних електронно-обчислювальних машин.
14.11. На кожний контрольний документ роздруковується контрольна картка, копія якої разом з документом надсилається до відповідного структурного підрозділу Секретаріату.
14.12. У структурних підрозділах Секретаріату Комісії контрольні картки групуються працівником, відповідальним за діловодство, за строками виконання.
14.13. Контроль за строками виконання доручень Голови Комісії, заступника Голови, секретаря та членів Комісії, що дані в усній формі або оформлені на бланках-дорученнях, покладається на їх помічників.
14.14. Документ вважається виконаним, якщо порушені в ньому питання розглянуті і адресату надана відповідь по суті. Виконавцем робиться відмітка про виконання на самому документі або в контрольній картці.
14.15. Після виконання документи знімаються з контролю.
Документ з контролю знімається особою, яка поставила його на контроль, про що на документі і картці робиться відмітка.
14.16. За три дні до закінчення строку виконання документа управління документального забезпечення Секретаріату направляє виконавцю відповідне повідомлення.
14.17. Управління документального забезпечення Секретаріату інформує Голову Комісії, керівника Секретаріату про додержання встановлених строків виконання контрольних документів.
15. Робота зі зверненнями громадян
15.1. Звернення громадян (пропозиції, зауваження, заяви, клопотання, скарги) приймаються і реєструються в управлінні документального забезпечення Секретаріату.
15.2. Реєстраційний штамп ставиться у правій верхній частині першої сторінки листа або телеграми на вільному від тексту місці.
15.3. Реєстраційний номер звернення громадянина складається з індексу юридичного управління, індексу кореспондента, порядкового номера листа і дати надходження.
15.4. Звернення після реєстрації передаються за картками до юридичного управління Секретаріату, де розглядаються в порядку, установленому законодавством України та Регламентом Комісії.
15.5. Звернення, що надійшли із супровідними листами від інших органів державної влади, народних депутатів України, засобів масової інформації, реєструються в управлінні документального забезпечення Секретаріату і передаються за картками до юридичного управління.
15.6. Особистий прийом громадян у Комісії організується працівниками юридичного управління Секретаріату щодня, крім вихідних днів. Облік відвідувачів і висловлених ними пропозицій, прохань (усних та письмових) ведеться окремо від інших листів і телеграм з відміткою "особистий прийом".
15.7. Юридичне управління Секретаріату здійснює контроль за проходженням і розглядом звернень, що надходять від громадян, аналізує та узагальнює їх. Щомісячно управління подає Голові Комісії та керівнику Секретаріату довідку про кількість і характер звернень.
15.8. Звернення розглядаються, як правило, у строк до одного місяця. Якщо розгляд потребує більш тривалого строку, він може бути продовжений керівництвом Комісії. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненнях, не повинен перевищувати сорока п'яти днів.
15.9. Ознайомлення зі зверненнями осіб, яких вони безпосередньо не стосуються, не дозволяється.
15.10. Звернення, у яких порушуються питання щодо членів Комісії, доповідаються Голові Комісії, а щодо працівників Секретаріату - Голові Комісії та керівнику Секретаріату.
15.11. Члени Комісії, працівники юридичного управління, інших підрозділів Секретаріату при розгляді звернень керуються Законом України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ) та постановою Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" та Інструкцією Комісії про роботу зі зверненнями громадян у Центральній виборчій комісії.
16. Машинописні, копіювально-розмножувальні
та стенографічні роботи
16.1. Машинописні роботи в Комісії виконує відділ комп'ютерного набору і копіювання управління документального забезпечення Секретаріату.
Машинописні роботи, крім постанов, протокольних рішень Комісії, розпоряджень Голови, а також вихідних документів обсягом до двох аркушів друкуються в приймальнях членів Комісії та структурних підрозділах Секретаріату Комісії.
16.2. Документи друкуються на бланках за затвердженими Комісією зразками на папері стандартних розмірів А4 (210 х 297 мм), А3 (420 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Відповідними бланками членів Комісії та керівників підрозділів Секретаріату забезпечує управління документального забезпечення Секретаріату.
16.3. До друкування у відділі комп'ютерного набору і копіювання приймаються матеріали тільки службового характеру.
16.4. Матеріали для друкування передаються в папках, на яких вказується прізвище виконавця і номер його службового телефону та кабінету.
16.5. Друкування виконується в порядку надходження матеріалів. Матеріали, що потребують термінового виконання, друкуються позачергово, про що робиться відповідна відмітка. Ступінь терміновості визначається керівництвом Комісії, членами Комісії та керівниками структурних підрозділів Секретаріату. Черговість виконання термінових робіт визначається керівництвом управління документального забезпечення.
16.6. Передані для друкування рукописи та інші матеріали повинні бути написані розбірливо. Недбало написані матеріали, виправлені кольоровим (крім синього і чорного) чорнилом або олівцем, до друкування не приймаються.
16.7. Копіювально-розмножувальні роботи в Комісії здійснюються управлінням документального забезпечення Секретаріату.
16.8. До копіювання та тиражування приймаються тільки службові матеріали.
16.9. Матеріали до копіювання і розмноження передаються разом із заповненим бланком замовлення за підписом члена Комісії, керівника Секретаріату, керівника підрозділу Секретаріату (додаток 15*).
Розмножені матеріали обліковуються за бланками замовлень.
16.10. Розмноження друкованих і рукописних матеріалів великими тиражами або таких, що мають великий обсяг, а також в інших виняткових випадках здійснюється з дозволу керівництва управління документального забезпечення Секретаріату.
16.11. Друковані матеріали, що підлягають розмноженню, повинні бути чіткими і чистими (як правило, перші примірники). Матеріали з виправленнями, крім звернень громадян, для копіювання і розмноження не приймаються.
16.12. Стенографічні роботи в Комісії здійснюються управлінням документального забезпечення Секретаріату.
16.13. Засідання Комісії, а також у разі потреби - наради й інші заходи, що проводяться Головою Комісії, стенографуються. Про необхідність стенографування нарад та інших заходів управління документального забезпечення Секретаріату повідомляється завчасно.
16.14. Стенографічний запис робиться в спеціальних стенографічних зошитах. Запис засідання Комісії одночасно ведеться на магнітну плівку.
16.15. Розшифрований і надрукований матеріал перевіряється і оформляється відповідно до встановлених правил. На лицьовому боці останнього аркуша стенограми проставляється прізвище працівника, який розшифрував стенограму, і дата. Стенограми друкуються в одному примірнику.
16.16. Магнітофонні записи засідань після належного оформлення стенограми і протоколу стираються.
17. Упорядкування номенклатури справ
17.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в Секретаріаті Комісії, з визначенням термінів їх зберігання.
17.2. Номенклатура справ у структурних підрозділах Секретаріату на наступний календарний рік визначається за методичною допомогою управління документального забезпечення в останньому кварталі попереднього року, підписується керівником структурного підрозділу Секретаріату і передається в управління документального забезпечення (додаток 16*).
17.3. Зведена номенклатура справ Комісії складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів Секретаріату Комісії, підписується начальником управління документального забезпечення Секретаріату, погоджується з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України (ЦДАВО) і затверджується Головою Комісії.
17.4. Після затвердження номенклатури зведених справ структурним підрозділам Секретаріату надається витяг у вигляді відповідних розділів, завірений управлінням документального забезпечення Секретаріату.
17.5. Якщо протягом року формуються нові справи, вони додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ. Усі зміни і доповнення, внесені до номенклатури справ, погоджуються з управлінням документального забезпечення Секретаріату.
18. Формування справ у структурних підрозділах
Секретаріату
18.1. Виконані документи формуються у справи працівниками, відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах Секретаріату, відповідно до номенклатури справ Комісії.
18.2. При формуванні справи перевіряються правильність віднесення документів до даної справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або оцінок щодо виконання, напис "До справи" та інших. Невідповідно оформлені документи мають бути дооформлені і долучені до справи.
Не допускається розміщення у справі документів, зміст яких не відповідає назві справи.
18.3. При формуванні справ:
окремо групуються у справи документи постійного і тривалого термінів зберігання;
оригінали (перші примірники) документів формуються окремо від їх копій;
невиконані і незареєстровані документи у справи не підшиваються, а повертаються виконавцю для їх виконання і відповідного оформлення; до справи підшивається один примірник документа, що цілком відповідає першому примірнику, надісланому адресату, і повинен містити повністю відповідні його реквізити. Чернетки і варіанти проектів документів не підшиваються (за винятком тих, на яких є візи, резолюції та інші нотатки, що доповнюють перший примірник);
до справи в хронологічному порядку підшиваються, як правило, документи одного календарного року (виняток складають особисті, перехідні справи);
кожна справа не повинна перевищувати 250 сторінок. При більшому обсязі документів у справі формується кілька томів (частин).
18.4. У разі потреби документи різних термінів зберігання з того ж самого питання можуть знаходитися в одній справі до кінця поточного року або до завершення роботи над питанням, а потім переформуються у справи постійного і тривалого термінів зберігання.
18.5. Постанови, протокольні рішення Комісії групуються у справи в межах одного протоколу засідання за хронологічним порядком разом із відповідними додатками, а також супровідними матеріалами.
18.6. Протоколи засідань Комісії також розташовуються у справі в хронологічному порядку. Документи (постанови, протокольні рішення) долучаються до справи після відповідного протоколу засідання.
18.7. Справи з оригіналами протоколів засідань Комісії формуються управлінням документального забезпечення Секретаріату.
18.8. Розпорядження Голови Комісії групуються у справу окремо від розпоряджень з кадрових питань, разом із відповідними додатками.
При веденні особистої справи члена Комісії, працівника структурного підрозділу Секретаріату документи, що є підставою до розпорядження, разом із копією розпорядження підшиваються до його особистої справи.
18.9. Особисті справи, особисті картки, особові рахунки членів Комісії, працівників Секретаріату формуються в окремі справи в алфавітному порядку.
18.10. Планова і звітна документація підшивається до справи того року, до якого вона відноситься, незалежно від дати упорядкування цих документів.
18.11. До справи з листуванням документи підшиваються в хронологічному порядку виконання, при цьому вихідний (відповідний) документ міститься після вхідного (ініціативного). При поновленні листування з питання, що почалося попереднього року, документи вносяться до справи поточного року і вказується індекс тієї справи за номенклатурою справ попереднього року, у якій зберігаються попередні документи з цього питання.
18.12. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи окремо від листування з інших питань в юридичному управлінні.
Кожне звернення і всі документи щодо його розгляду складають у справі самостійну групу і систематизуються в алфавітному порядку прізвищ авторів звернень.
19. Експертиза цінності документів
19.1. Експертиза цінності документів проводиться для встановлення наукової, історичної і практичної значущості документів, вироблених у процесі діяльності Комісії, та з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
19.2. Для організації і проведення експертизи цінності документів розпорядженням Голови Комісії створюється постійно діюча експертна комісія. До її повноважень входить також розгляд і схвалення Зведеної номенклатури справ Комісії.
19.3. У своїй роботі експертна комісія керується Положенням про експертну комісію.
19.4. Експертиза історичної цінності документів здійснюється шляхом поаркушного перегляду справ. Не допускається відбір документів для збереження або знищення лише на підставі заголовків справ.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи на справи постійного і тривалого (понад 15 років) терміну зберігання й акти про вилучення справ і документів для знищення.
19.5. Документи, що втратили практичне значення і такі, що не мають історичної, наукової або іншої цінності, після закінчення встановлених термінів зберігання підлягають знищенню. Акти щодо вилучення справ і документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ.
До затвердження таких актів знищення справ і документів забороняється.
19.6. Чернетки і рукописи документів, що готувалися, копії інформаційних та інших матеріалів, що не увійшли до Зведеної номенклатури справ, за непотрібністю можуть бути знищені без складення акта.
20. Оформлення справ
20.1. Справи, що підлягають передачі на зберігання до архіву Комісії, повинні бути відповідним чином оформлені.
Оформлення справи складається із визначення назви справи відповідно до Зведеної номенклатури справ, винесеної на обкладинку справи, упорядкування справи, проведення внутрішнього опису, нумерації аркушів, оформлення засвідчувального аркуша.
20.2. Перед формуванням справи і її підшивкою перевіряється правильність оформлення документів, наявність підписів відповідних осіб, віз, відміток про реєстрацію і виконання, а також додатків.
Підшивка робиться таким чином, щоб можна було вільно читати текст документа, візи і резолюції.
20.3. Обкладинка справи оформляється у відповідності з установленими зразками (додаток 17*). На обкладинку переносяться відомості відповідно до Зведеної номенклатури справ з уточненнями, що відбивають фактичний склад розміщених у справі документів.
Усі написи на обкладинці робляться розбірливо, без скорочень.
20.4. Нумерація аркушів робиться чорним графічним олівцем у правій верхній частині аркуша документа.
20.5. У справах постійного і тривалого терміну зберігання на початку справи розміщується внутрішній опис, що містить зведення про документ або групу документів з одного питання (додаток 18*).
20.6. У кінці справи підшивається засвідчувальний аркуш, у якому вказується цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів, а також обумовлюються особливості нумерації аркушів і фізичного стану справи (додаток 19*).
Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за ведення діловодства у структурному підрозділі Секретаріату.
20.7. Документи тимчасового терміну зберігання зберігаються в папках (швидкозшивачах) різного типу.
21. Упорядкування й оформлення опису справ
21.1. У кінці року на всі завершені й оформлені справи постійного і тривалого термінів зберігання складаються описи справ за встановленою формою не менше ніж у двох примірниках (додатки 20*, 21*).
21.2. Описи справ складаються працівниками, відповідальними за ведення діловодства у структурних підрозділах Секретаріату, за методичною допомогою управління документального забезпечення Секретаріату.
Описи складаються окремо на справи постійного терміну зберігання, справи тривалого терміну зберігання, справи особового складу.
21.3. До опису справ структурного підрозділу Секретаріату вносяться заголовки всіх справ відповідно до номенклатури справ.
У кінці опису складається підсумковий запис про кількість внесених до опису справ. Опис підписується працівником, відповідальним за діловодство у підрозділі, та керівником структурного підрозділу Секретаріату і затверджується керівником Секретаріату.
21.4. На підставі опису справ структурних підрозділів Секретаріату управління документального забезпечення Секретаріату складає річний розділ Зведеного опису справ Комісії.
21.5. Розділи Зведеного опису друкуються в чотирьох примірниках, розглядаються на експертній комісії і затверджуються після узгодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України Головою Комісії.
22. Передача справ на збереження до архіву Комісії
22.1. Структурні підрозділи Секретаріату після дворічного терміну передають справи постійного і тривалого термінів зберігання до архіву Комісії.
22.2. Передача справ від структурних підрозділів Секретаріату до архіву Комісії здійснюється за графіком, що затверджується керівником Секретаріату.
22.3. При прийманні справ управління документального забезпечення Секретаріату перевіряє правильність їх оформлення. Виявлені недоліки повинні бути виправлені структурним підрозділом Секретаріату, що подав документи.
22.4. Передача справ здійснюється за описами, що підписуються представниками обох сторін, які беруть участь у передачі-прийманні справ. Один примірник опису зберігається в управлінні документального забезпечення Секретаріату, а другий - у структурному підрозділі Секретаріату, що передав справи.
22.5. В архіві Комісії ведеться облік справ, прийнятих на зберігання.
22.6. Справи, що знаходяться на зберіганні в архіві, можуть бути видані управлінням документального забезпечення в тимчасове користування структурному підрозділу Секретаріату на термін до одного місяця за письмовою вимогою (додаток 22*) керівника структурного підрозділу Секретаріату.
За потребою термін користування може бути продовжений з дозволу начальника управління документального забезпечення Секретаріату.
22.7. Копії, архівні довідки і витяги з документів, що зберігаються в управлінні документального забезпечення Секретаріату, видаються за письмовими запитами.
У взятих для тимчасового користування з управління документального забезпечення Секретаріату справах категорично забороняється робити будь-які позначки чи підкреслення.
22.8. Справи постійного терміну зберігання після закінчення встановленого терміну передаються управлінням документального забезпечення Секретаріату на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
23. Використання печаток і штампів
23.1. Для посвідчення достовірності документів або відповідності копій документів оригіналам у Комісії та її Секретаріаті використовуються гербові печатки, а також печатки Секретаріату Комісії, Першого відділу, управління документального забезпечення та відділу кадрів Секретаріату без зображення Державного Герба України.
Для проставлення відміток про одержання, реєстрацію, проходження і виконання документів, інших відміток довідкового характеру застосовуються мастичні штампи.
23.2. Гербова печатка призначається для засвідчення постанов, протокольних рішень Комісії, документів, що підписуються Головою Комісії, заступником Голови Комісії та головуючим на засіданні Комісії, а також проставляється на посвідченнях народних депутатів України, працівників Секретаріату, на угодах, платіжних дорученнях та інших фінансових документах.
23.3. Копії постанов Комісії, що розсилаються, засвідчуються печаткою без зображення Державного Герба України з написом: "Секретаріат Центральної виборчої комісії. Управління документального забезпечення".
При оформленні документів особового складу, відміток посвідчень про відрядження, трудових книжок проставляється печатка: "Секретаріат Центральної виборчої комісії. Відділ кадрів".
На пакетах при відправленні кореспонденції проставляється печатка "Центральна виборча комісія. Для пакетів".
23.4. Печатки проставляються на документах після їх підписання. При цьому печатка проставляється таким чином, щоб вона охоплювала частину найменування посади особи, яка підписала документ.
23.5. Гербова та інші печатки і штампи виготовляються з дозволу Голови Комісії.
23.6. Усі печатки і штампи підлягають реєстрації в Першому відділі. Видача печаток і штампів структурним підрозділам Секретаріату здійснюється Першим відділом під розпис у журналі обліку печаток і штампів.
Печатки повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що надійно замикаються і опечатуються.
Перший відділ здійснює контроль за правильністю зберігання та використання печаток і штампів.
23.7. У разі втрати печатки або штампу повідомляється Перший відділ і Голова Комісії.
23.8. Непридатні і анульовані печатки та штампи здаються в Перший відділ для знищення в установленому порядку.
23.9. За збереження і належне використання печаток і штампів відповідальність покладається безпосередньо на осіб, у користуванні яких знаходяться печатки і штампи.
24. Використання бланків документів
24.1. У Комісії використовуються бланки за затвердженими Комісією зразками і виготовляються друкарським способом. На зворотному боці бланків проставляються їх порядкові облікові номери.
24.2. Бланки постанов, протокольних рішень Комісії, розпоряджень Голови Комісії та бланки "Центральна виборча комісія", "Центральна виборча комісія. Секретаріат" обліковуються в управлінні документального забезпечення і передаються для використання до відділу комп'ютерного набору та копіювання під розпис.
Бланки "Голова Центральної виборчої комісії", "Заступник Голови Центральної виборчої комісії", "Секретар Центральної виборчої комісії", "Член Центральної виборчої комісії" передаються Голові Комісії, заступнику Голови Комісії, секретарю Комісії та членам Комісії.
Облік використаних пронумерованих бланків ведеться в спеціальних журналах.
Помічники Голови, заступника Голови, секретаря і членів Комісії забезпечують облік та використання одержаних бланків за призначенням. Звіт про використані та зіпсовані бланки передаються до управління документального забезпечення Секретаріату.
24.4. Видавати чисті бланки або передавати віддруковані, непідписані і незареєстровані документи, виготовлені на бланках Комісії, особам, які не працюють у Комісії, категорично забороняється.
24.5. Контроль за використанням бланків здійснює управління документального забезпечення Секретаріату.
25. Організація діловодства в підрозділах Секретаріату
25.1. Діловодство в підрозділах Секретаріату провадиться спеціально визначеними працівниками, які несуть персональну відповідальність за збереження, а також знищення за актами документів, звернень громадян.
25.2. Виносити документи зі службових приміщень забороняється.
25.3. Основні функції та обов'язки працівників, які займаються діловодством у структурних підрозділах:
- одержання, облік та аналіз кореспонденції, що надходить у підрозділ, контроль за проходженням та виконанням документів у підрозділі;
- облік документів, підготовлених і оформлених у підрозділі, відправлення вихідної кореспонденції;
- своєчасне подання вхідної кореспонденції керівнику підрозділу, а після одержання його усної вказівки або письмової резолюції - безпосередньому виконавцю, ознайомлення працівників з розпорядчими та інформаційними документами;
- систематичне інформування керівника структурного підрозділу про стан виконання документів і доручень;
- видача працівникам справ і документів для роботи, контроль за їх поверненням та збереженням;
- довідкова робота з питань проходження документів у підрозділі;
- підготовка проекту номенклатури справ підрозділу на наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;
- участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і передача справ на архівне зберігання;
- одержання в тимчасове користування архівних справ, повернення їх після закінчення терміну використання;
- ознайомлення новопризначених працівників з цією Інструкцією та іншими нормативними документами щодо ведення діловодства;
- ознайомлення працівників підрозділу з постановами, протокольними рішеннями Комісії, розпорядженнями Голови Комісії;
- подання працівникам структурного підрозділу методичної допомоги в оформленні документів;
- збереження і облік бланків документів;
- подання замовлення на виготовлення бланків.
25.4. На працівників структурних підрозділів Секретаріату покладається відповідальність за збереження документів, що в них знаходяться, та конфіденційність інформації, що в них міститься.
Службова інформація передається представникам засобів масової інформації через прес-службу Секретаріату.
25.5. Документ, долучений до справи, може бути з дозволу керівника структурного підрозділу Секретаріату тимчасово вилучений з обов'язковим вкладенням у справу картки-замінника, у якій зазначається з дозволу кого, коли і ким документ вилучено, з розпискою про одержання.
За секретаря Центральної виборчої комісії В.СПІВАК
* (Додатки не наводяться).