ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
08.07.2003 N 92

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
31 липня 2003 р. за N 662/7983

(Наказ втратив чинність на підставі
Наказу Державного комітету архівів України
від 24.11.2005 N 139)

Про затвердження Порядку користування документами
Національного архівного фонду України, що належать
державі та територіальним громадам

У зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до V "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 2888-14 ) наказую:

1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам (додаються).

2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 20.02.2001 N 12 "Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 5 квітня 2001 року за N 313/5504.

3. Покласти контроль за виконанням наказу на начальника відділу інформації, використання документів Національного архівного фонду та зовнішніх зв'язків Г.В. Папакіна.

Голова Державного комітету Г.В.Боряк

Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
08.07.2003 N 92

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
31 липня 2003 р. за N 662/7983

Порядок
користування документами Національного
архівного фонду України, що належать
державі та територіальним громадам

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), "Про інформацію" ( 2657-12 ) та Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року N 486/2000.

1.2. Державні архівні установи (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі та територіальним громадам, для користування фізичним та юридичним особам, створюють для цього відповідний довідковий апарат, видають архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняють запити фізичних і юридичних осіб; повідомляють про документи, в яких містяться відомості, що можуть бути використані органами державної влади і органами місцевого самоврядування та іншими заінтересованими сторонами; публікують, експонують та в іншій формі популяризують архівні документи, а також виконують інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

1.3. Порядок установлює основні вимоги оформлення фізичних і юридичних осіб для роботи в читальних залах (секторах користування документами) архівів, їх права та обов'язки, організації доступу до документів НАФ загального користування, видавання документів працівникам архіву та юридичним особам у тимчасове користування, що належать державі та територіальним громадам, і роботи з ними, а також копіювання документів НАФ.

1.4. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні відділи районних державних адміністрацій, архівні відділи міських рад, галузеві державні архіви, архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних установ, підприємств і організацій, а також архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек.

Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, визначається власником документів з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України.

1.5. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам для користування документів НАФ, що належать державі та територіальним громадам, відповідно до встановлених у пунктах 3.3, 3.7 цього Порядку нормативів, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюються безоплатно.

1.6. Платні послуги надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року N 639.

1.7. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці осіб у суботні дні та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.

1.8. На основі цього Порядку має бути розроблений та затверджений керівництвом архіву порядок користування документами архіву, що регламентує користування документами НАФ фізичними та юридичними особами в кожному конкретному архіві.

2. Порядок оформлення осіб для користування
документами НАФ у читальних залах (секторах
користування документами) архівів

2.1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів, ознайомлюються з Порядком користування документами архіву і заповнюють заяву-анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом у заяві-анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з Порядком та зобов'язання виконувати його. Неоформлені особи не є користувачами документами НАФ.

2.2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

2.3. Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою-анкетою подають документ, що підтверджує їх повноваження представляти користувача - юридичну особу.

2.4. Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення.

Якщо користувач працює над заявленою темою понад один рік, то з його заявою керівництво архіву може продовжити строк дії дозволу на роботу за даною темою.

У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.

2.5. Керівництво архіву має право відмовити в дозволі на роботу в читальному залі особі, яка грубо порушувала порядок користування архівними документами (незаконний доступ до документів НАФ, їх псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання).

2.6. На підставі документа, що посвідчує особу після надання дозволу керівництвом архіву завідувач читального залу видає користувачеві перепустку до читального залу архіву.

2.7. Працівник читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

3. Організація роботи користувачів у читальних
залах архівів, їх права та обов'язки

3.1. Архіви надають користувачам за темою їх роботи копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності - оригінали документів (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за згодою керівництва архіву - облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів).

Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідкових бібліотеках архівів.

3.2. Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).

3.3. Користувачеві може бути видано щоденно не більше 5 описів, 10 бюксів мікрокопій, 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів, 20 одиниць зберігання кінодокументів, трьох годин звучання звукозаписів і чотирьох годин екранного часу відеодокументів та 50 кальок науково-технічної документації.

3.4. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, за наявності відповідних технічних засобів видаються до читальних залів архівів лише в копіях.

За наявності фонду користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках - для спеціального джерелознавчого дослідження, що потребує вивчення матеріалу носія інформації, зовнішніх ознак документа тощо.

3.5. Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне порівняння одиниць зберігання та справ перед їх виданням користувачеві, а працівники читального залу - після їх повернення користувачем.

3.6. У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

3.7. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам строком до 5 днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до 10 днів, оригінали унікальних документів та особливо цінних документів - до 5 днів.

Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

3.8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами упродовж строку замовлення, то їх повертають до архівосховища.

3.9. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до початку ознайомлення з ними користувача визначається в кожному конкретному випадку керівництвом архіву як платна послуга.

3.10. Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати 2 робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.

На прохання користувача в разі наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва архіву можуть бути видані невідкладно як платна послуга.

3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року з дня замовлення.

3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути:

наявність у документах НАФ інформації, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 );

установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами;

необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів; перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

3.13. Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.

3.14. Користувачі документами НАФ мають право: отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено;

отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;

отримувати консультації працівників архіву щодо змісту і місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;

виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторських та суміжних прав, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівом;

публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання;

користуватися з дозволу керівництва архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам НАФ і не заважають іншим користувачам;

користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких оформлюють як окремих користувачів;

оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів.

3.15. Обов'язки користувачів документами НАФ: вчасно інформувати працівників архіву у разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;

дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами, електронними документами та мікрокопіями дотримуватися вимог поводження з цими документами та апаратурою;

забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читального залу про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

заповнювати аркуш користування архівними документами (додаток 3);

не допускати перекручення або фальсифікації використаних відомостей, що містяться в документах НАФ;

надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;

підтверджувати родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, або надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеалогічних досліджень;

вчасно інформувати працівників архіву про наміри використання документної інформації з комерційною метою.

4. Видавання документів НАФ працівникам архіву
та у тимчасове користування за межами архіву

4.1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їх робочі місця для виконання службових завдань.

Строки видавання документів для архівних робіт установлюються керівництвом архіву й обумовлюються планами роботи.

4.2. В окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчі дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів НАФ можуть видаватися юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву.

4.3. У запиті на адресу керівництва архіву користувач обгрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажано передати документи, а також дає гарантії забезпечення збереженості документів та їх вчасного повернення.

4.4. У разі згоди керівництва архіву видавання документів НАФ оформлюється актом (додаток 4).

4.5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує двох місяців.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.

4.6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження користування виданими документами та підтвердженням їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

4.7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

5. Організація копіювання документів
на замовлення користувача

5.1. На замовлення користувачів та відповідно до технічних можливостей архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а також копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, які в них зберігаються.

5.2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 5).

5.3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати вартості замовлення.

5.4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником з урахуванням рекомендацій Держкомархіву.

5.5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

5.6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву.

5.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише з цих копій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.

5.8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архівах або надіслані за вказаною адресою. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

5.9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених згідно із замовленням користувача, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва архіву.

6. Відповідальність за порушення Порядку користування
документами Національного архівного фонду України,
що належать державі та територіальним громадам

6.1. Користувачі, які зазначили в заяві-анкеті неправдиві відомості, своєчасно не повідомили про їх зміну, тимчасово, строком до одного року, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії документів НАФ.

6.2. Користувачі, які порушили Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам, за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права відвідувати читальний зал і одержувати копії документів НАФ відповідно до пункту 2.5 цього Порядку.

6.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.

6.4. Особи, винні в псуванні, знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні документів НАФ, незаконному доступі до них, несуть відповідальність згідно із законом.

Начальник відділу інформації, використання Національного архівного фонду
та зовнішніх зв'язків Держкомархіву України Г.В.Папакін

Додаток 1
до пункту 2.1
Порядку користування
документами Національного
архівного фонду України,
що належать державі та
територіальним громадам

Форма заяви-анкети користувача

Найменування архівної установи

Анкета користувача

Прізвище ______________________________________________________________________________________________

Ім'я ___________________________________________________ По батькові ______________________________________________________

Рік народження ______________________________________________________________________________________________

Місце роботи, посада ______________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

Освіта, науковий ступінь, учене звання _____________________________________________________________________________________

Мета роботи _____________________________________________________________________________________________

(підготовка статті, монографії, дисертації тощо)

Використання документної інформації з комерційною метою ___________________________________________________________________

(так, ні)

Адреса користувача: _____________________________________________________________________________________________

службова _____________________________________________________________________________________________

N телефону ______________________________ Факс _______________________________ Е-mail: ____________________________________

домашня _____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________ N телефону ____________________________

Тема роботи, хронологічні межі ____________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

З Порядком користування документами архіву ознайомився (лась) і зобов'язуюсь їх виконувати.

Додаток 2
до пункту 3.2
Порядку користування
документами Національного
архівного фонду України,
що належать державі та
територіальним громадам

Форма замовлення на видавання справ

Найменування архівної установи

Прошу видати ______________________________________________________________________________________________

(прізвище, ініціали і посада користувача)

для ______________________________________________________________________________________________

(мета роботи з документами, хронологічні межі)

такі справи:

------------------------------------------------------------------
|Фонд|Опис|Справа|Заголовок|Кількість|Підпис      |Підпис        |
|    |N   |N     |справи   |аркушів  |користувача,|співробітника |
|    |    |      |         |         |який        |читального    |
|    |    |      |         |         |отримав     |залу, якому   |
|    |    |      |         |         |справи      |користувач    |
|    |    |      |         |         |            |повернув      |
|    |    |      |         |         |            |справи        |
|----+----+------+---------+---------+------------+--------------|
| 1  |  2 |   3  |    4    |   5     |   6        |    7         |
------------------------------------------------------------------

Додаток 3
до пункту 3.15
Порядку користування
документами Національного
архівного фонду України,
що належать державі та
територіальним громадам

Форма аркуша користування документами

Найменування архівної установи

Аркуш користування документами

Фонд N _____________ Опис N _____________ Справа N ______________

Заголовок справи ______________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

------------------------------------------------------------------
|Дата        | Прізвище,   |Характер     | Номери   | Підпис     |
|користування| ініціали    |користування | аркушів, | користувача|
|            | користувача |(копіювання, | з яких   |            |
|            |             |перегляд,    | зроблені |            |
|            |             |витяги тощо) | копії,   |            |
|            |             |             | витяги   |            |
|            |             |             | тощо     |            |
|------------+-------------+-------------+----------+------------|
|     1      |     2       |     3       |    4     |     5      |
------------------------------------------------------------------

Форма аркуша користування кіно-, відеодокументами

Найменування архівної установи

Аркуш користування кіно-, відеодокументами

Одиниця обліку N _______________ Рік виробництва ________________

------------------------------------------------------------------
|Дата        |Організація-користувач| Мета користування| Примітка|
|користування|або особа             |                  |         |
|------------+----------------------+------------------+---------|
|     1      |            2         |          3       |     4   |
------------------------------------------------------------------

Додаток 4
до пункту 4.4
Порядку користування
документами Національного
архівного фонду України,
що належать державі та
територіальним громадам

Найменування архівної установи

Акт
_________________________ N ________________
____________________________________________
(місце складання)

видавання справ у тимчасове
користування
_____________________________________________
(найменування установи, її
_____________________________________________
поштовий індекс, адреса)

Підстава ______________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

З якою метою видаються справи _________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________

Видаються такі справи з фонду ___________________________________________________________________________________________

(назва фонду)

------------------------------------------------------------------
|N  | Опис| Справа| Заголовок |Крайні дати | Кількість | Примітка|
|з/п| N   | N     |  справи   |документів  | аркушів   |         |
|   |     |       |           |справи      | справи    |         |
|---+-----+-------+-----------+------------+-----------+---------|
| 1 |  2  |   3   |    4      |   5        |    6      |    7    |
------------------------------------------------------------------

Разом видаються ______________________________________________________________________________________________ справ

(цифрами і літерами)

(загальною кількістю аркушів, часом звучання, метражем) на строк ______________________________________________________________

Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки, з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами.

Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу архіву.

Отримувач зобов'язується повернути справи в строк, зазначений в акті.

Отримувача попереджено про відповідальність згідно з чинним законом у разі пошкодження або втрати справ, що видані.

Додаток 5
до пункту 5.2
Порядку користування
документами Національного
архівного фонду України,
що належать державі та
територіальним громадам

Зразок замовлення на копіювання документів

Найменування архівної установи

Прошу виготовити копії документів ________________________________________________________________________________________

(прізвище, ініціали користувача)

для ______________________________________________________________________________________________

(мета роботи з документами, хронологічні межі)

таких справ:

---------------------------------------------------------------------
|Номер|Рік|Номер|Номер |Номери   |Спосіб     |Кількість   |Розмір та|
|фонду|   |опису|справи|аркушів *|відтворення|негативів **|кількість|
|     |   |     |      |         |           |            |позитивів|
|-----+---+-----+------+---------+-----------+------------+---------|
| 1   | 2 |  3  |  4   |   5     |      6    |     7      |     8   |
|-----+---+-----+------+---------+-----------+------------+---------|
|     |   |     |      |         |           |            |         |
|-----+---+-----+------+---------+-----------+------------+---------|
|     |   |     |      |         |           |            |         |
|-----+---+-----+------+---------+-----------+------------+---------|
|     |   |     |      |         |           |            |         |
---------------------------------------------------------------------

* Слід обов'язково зазначати наявність зворотного боку аркушів, якщо вони підлягають копіюванню (напр., арк. 1 та зворот або 4 та зворот). Якщо аркуші справи копіюються підряд, то потрібно зазначити, з якого до якого аркуша копіювати, не перераховуючи зворотів (напр., 1-10 та звороти).

** Необхідно підрахувати кількість аркушів, що підлягають копіюванню, з урахуванням їх зворотного боку.

------------------------------------------------------------------
|Номер|Рік| Номер |Номер |Номери |Спосіб     |Кількість|Розмір та|
|фонду|   | опису |справи|аркушів|відтворення|негативів|кількість|
|     |   |       |      |       |           |         |позитивів|
|-----+---+-------+------+-------+-----------+---------+---------|
|  1  | 2 |   3   |   4  |   5   |     6     |    7    |    8    |
|-----+---+-------+------+-------+-----------+---------+---------|
|     |   |       |      |       |           |         |         |
|-----+---+-------+------+-------+-----------+---------+---------|
|     |   |       |      |       |           |         |         |
|-----+---+-------+------+-------+-----------+---------+---------|
|     |   |       |      |       |           |         |         |
------------------------------------------------------------------

Найменування та адреса установи, яка оплачує замовлення ____________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

Прийнято на копіювання