НАЦІОНАЛЬНИЙ БАНК УКРАЇНИ

ЛИСТ
14.02.2003 N 11-113/336

(Лист втратив актуальність на підставі Листа
Національного банку України
N 50-0007/15458 від 20.03.2018)

Щодо видачі грошового авансу та заповнення
авансового звіту

Департамент готівково-грошового обігу Національного банку України розглянув лист <...> щодо надання роз'яснення стосовно підстав для видачі грошового авансу підзвітній особі та порядку заповнення авансового звіту працівника і повідомляє таке.

Грошовим авансом вважаються кошти, які виплачуються або одержуються наперед (під звіт) в рахунок майбутніх витрат (на відрядження, господарсько-операційні потреби) чи в рахунок майбутніх платежів (завдаток) за товари, роботи чи послуги, що будуть поставлені, виконані або надані.

Практичні питання, пов'язані з видачею під звіт коштів на службові відрядження та складання по них звіту регламентуються Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59 (в редакції наказу Мінфіну від 10.06.99 р. N 146. Згідно з п.1.1 цієї Інструкції направлення працівника у відрядження проводиться на підставі наказу (розпорядження).

Підставою для видачі з каси підприємства підзвітній особі грошового авансу на господарсько-операційні потреби (закупівлю сільгосппродукції, продукції її переробки та заготівлю вторсировини, крім металобрухту, а також на всі інші виробничі (господарські) потреби) можуть бути накази або розпорядження керівника підприємства, договори доручення та інші внутрішні документи підприємства, які не повинні протирічити чинному законодавству.

Крім того, при отриманні грошового авансу підзвітна особа повинна бути ознайомлена з нормативними обмеженнями готівкового обігу, а також з вимогами документального оформлення таких операцій.

Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, що затверджене постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 р. N 72 та зареєстроване Міністерством юстиції України від 15.03.2001 р. N 237/5428 (із змінами), встановлено порядок і строки звітування підзвітними особами по одержаній із кас підприємств готівці. Так, наприклад, складання і подання до бухгалтерії підприємства звіту про витрачання працівником готівкових коштів, які було одержано для перебування у відрядженні, здійснюється протягом трьох робочих днів після його повернення.

Про витрачені кошти підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт, де обов'язково має міститься інформація про одержані з каси підприємства суми готівки, фактично здійснені витрати, а також про залишок підзвітних сум чи їх перевитрати. Крім того, до авансового звіту повинні додаватися оригінали виправдних документів (розрахункові квитанції, касові і товарні чеки, проїзні документи, акти закупівлі, квитанції до прибуткових ордерів тощо), що підтверджували б витрачання готівки за цільовим призначенням. Звіт слугує підставою для списання з підзвітної особи авансових коштів та відшкодування перевитрат. На практиці авансовий звіт складається, як правило, на відповідних бланках за вищенаведеною типовою формою N 7302, порядок заповнення якої не відноситься до компетенції Національного банку України.

Директор Департаменту готівково-грошового обігу Н.Дорофєєва

"Податки та бухгалтерський облік", N 32, 21 квітня 2003 р.