НАЦІОНАЛЬНА СЛУЖБА ПОСЕРЕДНИЦТВА I ПРИМИРЕННЯ
НАКАЗ
17.09.2002 N 299
Про затвердження Інструкції з діловодства
в Національній службі посередництва і примирення
Відповідно до пункту 7 Положення про Національну службу посередництва і примирення, затвердженого Указом Президента України від 17 листопада 1998 року N 1258/98, із змінами, затвердженими Указом Президента України від 30 грудня 2000 року N 1393/2000, та з метою поліпшення документування управлінської діяльності, а також контролю за виконанням в структурних підрозділах Національної служби посередництва і примирення законодавчих та нормативно-правових актів, НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Національній службі посередництва і примирення (додається).
2. Наказ Національної служби посередництва і примирення від 31 березня 2000 року N 25 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Національній службі посередництва і примирення" вважати таким, що втратив чинність.
3. Юридичному відділу Національної служби посередництва і примирення, загальному сектору Національної служби посередництва і примирення підготувати до 04.10.2002 року проект наказу про внесення змін і доповнень до Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях, затвердженої наказом Національної служби посередництва і примирення від 20 березня 2001 року N 80.
4. Керівникам структурних підрозділів Національної служби посередництва і примирення забезпечити дотримання в практичній роботі положень затвердженої пунктом 1 цього наказу Інструкції.
5. Затверджену пунктом 1 цього наказу Інструкцію з діловодства в Національній службі посередництва і примирення ввести в дію з 1 жовтня 2002 року.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Голова Національної служби посередництва і примирення В.Руденко
Затверджено
наказом Національної служби
посередництва і примирення
17.09.2002 N 299
Інструкція
з діловодства в Національній службі
посередництва і примирення
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в Національній службі посередництва і примирення (далі - Інструкція) розроблена відповідно до Регламенту Національної служби посередництва і примирення, Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), Закону України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" ( 137/98-ВР ), інших нормативно-правових актів, державних стандартів, що регламентують правила
складання та оформлення документів, та встановлює єдині правила документування та документообігу в Національній службі посередництва і примирення (далі - НСПП) і регламентує порядок роботи з документами від моменту їх створення до відправлення адресатові або передачі до архіву НСПП.
1.2. Положення цієї Інструкції поширюються на всі документи, що містять відкриту інформацію.
1.3. Дотримання вимог цієї Інструкції обов'язкове для всіх працівників НСПП.
1.4. Забезпечення організації діловодства та дотримання вимог цієї Інструкції покладається на керівників загального сектора НСПП та структурних підрозділів НСПП.
1.5. Діловодство у структурних підрозділах НСПП здійснюється спеціально визначеними працівниками.
1.6. Методичне керівництво організацією діловодства в НСПП покладається на загальний сектор НСПП.
1.7. Діловодство в НСПП здійснюється державною мовою.
2. Організація діловодства у структурних
підрозділах НСПП
2.1. Організація роботи з документами у структурних підрозділах НСПП передбачає визначення працівників, відповідальних за діловодство, а також дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками НСПП.
2.2. Обов'язки працівників, відповідальних за діловодство у відділах НСПП, покладаються на працівників відповідних відділів розпорядженням НСПП за пропозицією керівників відповідних відділів, а у відділеннях НСПП наказами відділень НСПП.
2.3. Діловодство голови НСПП та заступника голови НСПП здійснює загальний сектор НСПП.
2.4. До функціональних обов'язків працівників загального сектора НСПП належать: одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до НСПП, контроль за проходженням документів у структурних підрозділах НСПП тощо;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої в НСПП;
своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді голові НСПП, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників НСПП з інформаційними документами;
систематичне інформування голови НСПП щодо термінів виконання документів і доручень;
підготовка проекту номенклатури справ НСПП на кожний наступний рік, ведення і формування справ НСПП відповідно до номенклатури справ;
проведення експертизи цінності документів, підготовка і оформлення справ до архівного зберігання;
контроль за дотриманням працівниками НСПП вимог цієї Інструкції та ознайомлення з нормативними документами щодо ведення діловодства;
забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у НСПП;
надання працівникам НСПП методичної допомоги у веденні діловодства;
замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.
2.5. До функціональних обов'язків працівників відділів НСПП, відповідальних за ведення діловодства, належать:
одержання, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до відділу, контроль за проходженням документів у відділі тощо;
подання загальному сектору НСПП на реєстрацію та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої у відділі;
своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові відділу, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників відділу з інформаційними документами;
систематичне інформування керівника відділу щодо термінів виконання документів і доручень;
надання працівникам відділу справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;
підготовка проекту номенклатури справ відділу на кожний наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;
участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і оформлення справ до архівного зберігання;
контроль за дотриманням працівниками відділу вимог цієї Інструкції та ознайомлення з нормативними документами щодо ведення діловодства;
одержання і зберігання Бюлетенів Національної служби посередництва і примирення, ознайомлення працівників відділу із законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами і розпорядженнями НСПП;
забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у відділі;
надання працівникам відділу методичної допомоги в оформленні документів;
замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.
2.6. До функціональних обов'язків працівників, відповідальних за діловодство у відділеннях НСПП, належать:
одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до відділення, контроль за проходженням документів у відділенні тощо;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої у відділенні;
своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові відділення, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами;
систематичне інформування керівника підрозділу щодо термінів виконання документів і доручень;
надання працівникам відділення справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;
підготовка проекту номенклатури справ відділення на кожний наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;
участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і оформлення справ до архівного зберігання;
контроль за дотриманням працівниками відділення вимог цієї Інструкції та ознайомлення з нормативними документами щодо ведення діловодства;
одержання і зберігання Бюлетенів Національної служби посередництва і примирення, ознайомлення працівників відділення із законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами і розпорядженнями НСПП, наказами відділення НСПП;
забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у відділенні;
надання працівникам відділення методичної допомоги в оформленні документів;
замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.
2.7. У роботі з документами в НСПП необхідно керуватися такими вимогами:
у прийняті й підписані документи не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них помітки;
передавати документи або копії документів особам, які не є працівниками НСПП, можна лише з дозволу керівництва НСПП або відділення НСПП;
перед відпусткою або виїздом у відрядження та при переведенні на іншу посаду або при звільненні з роботи працівник повинен передати відповідальному за діловодство у підрозділі документи, які у нього знаходилися на опрацюванні;
працівники НСПП забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.
3. Документування нормотворчої діяльності
3.1. Загальні вимоги
3.1.1. Положення, інструкції, рішення та інші акти НСПП та її відділень (далі - акти НСПП), їх проекти, порівняльні таблиці до них друкуються шрифтом Times New Roman на папері формату А4 кеглем через одинарні міжрядкові інтервали у форматі *.doc, з дотриманням інших вимог, встановлених розділом 5.1 цієї Інструкції і оформляються на відповідних бланках.
3.1.2. Реквізити проектів актів НСПП мають відповідати таким вимогам:
найменування виду акта (для проектів) друкується великими літерами 12 мм кеглем, напівжирним шрифтом і розміщується по центру над заголовком;
заголовок (відповідає на запитання "про що?" або в ньому міститься назва акта) відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і друкується по центру з великої літери;
основний текст відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами;
підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і складається зі слів "Голова Національної служби посередництва і примирення". Ці слова друкуються у два рядки через один інтервал. Слова "Голова Національної служби посередництва і примирення" друкуються від лівої границі текстового поля.
3.1.3. При оформленні на підпис актів НСПП їхні реквізити (заголовок, основний текст, підпис) мають відповідати вимогам пункту 3.1.2 цієї Інструкції. При цьому реквізит підпису має містити ініціали імені і прізвище голови НСПП.
3.1.4. Преамбула наказів НСПП про затвердження нормативних актів, а також наказів НСПП про внесення змін та доповнень до нормативних актів обов'язково містить слово "наказую". У разі відсутності вступної частини преамбулою є це слово.
Заголовки частин, розділів друкуються великими літерами, підрозділів малими і розміщуються по центру.
Заголовки частин, розділів, підрозділів, якщо вони є, друкуються після слів "частина", "розділ", "підрозділ" з їх порядковим номером і крапки.
Примітки до частин, розділів, підрозділів розміщуються після них. Слово "Примітка" друкується з абзацу, з великої літери, після нього ставиться крапка.
Один розділ від іншого відділяється двома інтервалами.
3.2. Робота з проектами нормативних актів, внесеними структурними підрозділами НСПП
3.2.1. Проекти нормативних актів подаються (вносяться) на розгляд голови НСПП відділами та відділеннями НСПП.
Разом з паперовим примірником тексту проекту нормативного акту подається відповідний комп'ютерний файл на дискеті.
3.2.2. Проекти нормативних актів, що подаються (вносяться) на розгляд голови НСПП, реєструються в установленому порядку загальним сектором.
3.2.3. Після реєстрації проекту нормативного акта загальним сектором він передається на розгляд голови НСПП.
3.2.4. Резолюція голови НСПП має містити вказівку щодо розгляду його відповідними структурними підрозділами НСПП.
3.2.5. Після розгляду проекту нормативного акта відповідними структурними підрозділами юридичний відділ НСПП готує довідку до нього, яка повинна містити:
повну назву проекту;
фінансово-економічне обгрунтування проекту (в разі необхідності);
юридичне обгрунтування проекту; науково-експертний висновок; ким і коли проект погоджено і завізовано.
3.2.6. Після підписання проекту головою НСПП загальний сектор здійснює його реєстрацію і розсилання.
3.3. Документування засідань і нарад
3.3.1. Документами засідань і нарад є протоколи.
3.3.2. Протоколи нарад у голови НСПП оформляє загальний сектор НСПП. Необхідність протоколювання цих нарад визначається головою НСПП. Протоколи нарад у заступника голови НСПП оформляє відділ аналітично-інформаційної роботи НСПП.
Протоколи нарад у начальників відділів і відділень НСПП оформляють працівники, відповідальні за ведення діловодства.
3.3.3. У протоколі зазначаються дата проведення, кількість і склад присутніх, прізвище головуючого, порядок денний, прізвища виступаючих, теми виступів, тексти або короткий виклад виступів, прийняті рішення.
Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою: "Слухали - виступили - вирішили".
По можливості надруковані тексти доповідей та виступів додаються до протоколу, при цьому зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається".
4. Підготовка і оформлення службових документів
4.1. Загальні вимоги
4.1.1. Для оформлення службових документів використовується папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Оформлення документів на папері іншого формату не дозволяється.
4.1.2. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
Винятком є протоколи, плани, звіти, узагальнюючі документи.
4.1.3. Тексти документів складаються з двох частин: констатуючої та резолютивної. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, доручення або клопотання.
У листах зміст викладається від 3-ої особи однини. Наприклад: "Національна служба посередництва і примирення вважає...", "Національна служба посередництва і примирення розглянула...".
Допускається вживати у листах звернення типу "рекомендуємо", "просимо" у разі, коли керівник, підписуючи лист, висловлює думку підрозділу, органу тощо.
4.1.4. Документи організаційно-розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляються на бланках.
Внутрішні документи (службові та доповідні записки, довідки, акти, заяви тощо) та документи, створювані кількома підрозділами, оформляються не на бланках.
4.1.5. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.
4.1.6. Проект документа візується виконавцями, іншими посадовими особами, відповідальними за його підготовку.
Віза включає особистий підпис, ініціали, прізвище та дату, а при необхідності - зазначення посади особи, яка візувала документ. Візи проставляються на проектах нормативно-правових та організаційно-розпорядчих актів на зворотному боці в нижній частині останнього аркуша першого примірника (оригіналу); на проектах інших документів - на лицьовому боці нижче тексту останнього аркуша другого примірника.
4.2. Адресування документів
4.2.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу їхні найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
4.2.2. Якщо документ надсилається керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Міністру промислової політики України
(прізвище, ініціали)
4.2.3. У разі адресування документа установам або підрозділам одного рівня адресат зазначається узагальнено, наприклад:
Головам обласних державних адміністрацій
4.2.4. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.2.5. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.
4.2.6. Повна адреса після назви установи, організації зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Якщо документ надсилається органам державної влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається.
4.2.7. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище та ініціали, а потім поштова адреса:
Іваненку О.П.
вул. Шевченка, буд. 6, кв. 5
м. Остер, Козелецький район,
Чернігівська область, 17044
4.3. Заголовки документів
4.3.1. Документ повинен мати заголовок, який передає зміст документа і відповідає на питання "Про що". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
4.3.2. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові та доповідні записки тощо) та листи фізичним особам обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.
4.3.3. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
4.4. Датування документів
4.4.1. На службових документах обов'язково проставляється дата.
4.4.2. Датою документа є дата його підписання. Датою для документа, що затверджується, є дата його затвердження.
4.4.3. Дати підписання і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформлюються, як правило, цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 червня 2002 року слід писати: 12.06.02.
Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 липня 2002 року слід писати: 03.07.02. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад 27 червня 2002 року.
4.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання тощо.
4.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ оформлено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у окремій графі.
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
4.5.2. Погодження проекту документа може бути внутрішнім (структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) і зовнішнім.
4.5.3. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. За необхідності зазначається посада цієї особи.
4.5.4. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються у НСПП, після тексту на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.
4.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка: "Зауваження і пропозиції додаються". Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи (включаючи найменування установи), з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої законодавством.
4.6.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
4.6.4. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - усіма відповідальними особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.
У разі підписання документа кількома особами рівнозначних посад їх підписи розміщуються на одному рівні.
4.6.5. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує її заступник або особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад "В.о.", "Заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед назвою посади.
4.6.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується органами державної влади або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
4.6.7. Затверджуються акти (перевірок, експертизи, передачі справ тощо), завдання (на проведення науково-дослідних робіт, на відрядження, на перевірки тощо), звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи, перевірки тощо), кошториси витрат, нормативи, плани, програми, структура і штатна чисельність, штатні розписи, а також положення, інструкції, правила тощо.
4.6.8. Затвердження документа здійснюється шляхом або підписання його посадовою особою, або видання організаційно-розпорядчого акта. Наприклад:
Затверджую
Голова НСПП
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Затверджено
Наказом НСПП
від _______________ N _____
Гриф затвердження розміщується у верхньому правому полі першого аркуша документа.
4.6.9. Нормативно-правові акти затверджуються в порядку, встановленому законом.
4.7. Додатки до документів
4.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію організаційно-розпорядчим документом (додатки до організаційно-розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
4.7.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі реквізити, визначені цією Інструкцією.
4.7.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Розробити і подати на затвердження план: за формою, зазначеною у додатку".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу НСПП
від _____________________ N ____
4.7.5. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
4.7.6. Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
4.7.7. Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо оформляються у такому порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту робиться така відмітка:
Додаток: на__арк. у __ прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання на _ арк. у _ прим.
2. Графік _____ на __ арк. у __ прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться таким чином:
Додаток: Висновок відділу правового забезпечення НСПП і додаток до нього, всього на __ арк. у __ прим.;
якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначається; у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на __________ арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа робиться така відмітка:
Додаток: на __ арк. у __ прим. на першу адресу.
4.8. Організаційно-розпорядчі документи
4.8.1. Організаційно-розпорядчі документи у НСПП (накази НСПП, розпорядження НСПП, накази відділень НСПП) оформляються на бланках встановленого зразка.
4.8.3. Проекти наказів НСПП і розпоряджень НСПП готуються за дорученням голови НСПП або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами НСПП. Проекти наказів відділень НСПП готуються за дорученнями начальників відділень НСПП або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами відділень НСПП.
Проекти наказів НСПП з кадрових питань готуються сектором кадрів юридичного відділу НСПП за відповідними дорученнями, поданнями або за його ініціативою. Проекти розпоряджень НСПП з питань відряджень готуються керівниками відповідних структурних підрозділів НСПП.
Проекти наказів НСПП (крім наказів НСПП з кадрових питань), розпоряджень НСПП (крім розпоряджень з питань відряджень) візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу, який готував проект наказу НСПП або розпорядження НСПП.
Проекти наказів НСПП, розпоряджень НСПП, що містять правові питання, візуються начальником юридичного відділу НСПП.
Накази НСПП і розпорядження НСПП оформляються із зазначенням повного найменування посади, наприклад:
| Голова Національної служби посередництва і примирення |
(підпис) |
(прізвище) |
У разі відсутності голови НСПП накази НСПП і розпорядження НСПП підписує особа, яка виконує його обов'язки, наприклад:
| Виконуючий обов'язки голови Національної служби посередництва і примирення |
(підпис) |
(прізвище) |
У разі відсутності начальника відділення НСПП накази відділення НСПП підписує особа, яка виконує його обов'язки, наприклад:
| Виконуючий обов'язки начальника відділення Національної служби посередництва і примирення в ... |
(підпис) |
(прізвище) |
Проекти наказів НСПП, розпоряджень НСПП на підпис подаються разом з покажчиками розсилки.
Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів і розсилку копій наказів НСПП і розпоряджень НСПП здійснює загальний сектор НСПП.
Реєстрація наказів НСПП, розпоряджень НСПП, наказів відділень НСПП здійснюється у спеціальних журналах шляхом присвоєння чергового порядкового номера протягом календарного року.
4.9. Службові листи та телеграми
4.9.1. Службові листи та телеграми на адресу Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Верховного Суду України, як правило, готуються за підписом голови НСПП, а у разі його відсутності - за підписом заступника голови НСПП.
4.9.2. Службові листи оформляються на бланках встановленого зразка.
4.9.3. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на клопотання або запит, в них зазначаються номер і дата документа, на який надсилається відповідь.
4.9.4. До проекту листа, що подається на підпис керівництву НСПП, додається копія, завізована керівником відповідного структурного підрозділу НСПП і працівником, який готував цей документ. Проект телеграми візується цими особами на першому примірнику. У разі, коли проект листа або телеграми є відповіддю на вхідний документ чи підготовлений на його підставі, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.
4.9.5. Текст телеграми друкується великими літерами без переносу слів, абзаців і виправлень. Цифри пишуться словами.
4.9.6. Підписані листи і телеграми передаються до загального сектора НСПП.
4.9.7. Для оперативного з'ясування питань, що можуть виникнути в адресата, на звороті останньої сторінки листа і копії зліва внизу обов'язково друкується прізвище і номер службового телефону працівника, який підготував проект листа, наприклад:
вик. Петренко, 291-00-00.
4.10. Інші службові документи
4.10.1. Протокольні доручення голови НСПП з питань, порушених на нарадах і семінарах, що проводяться НСПП, оформляє загальний сектор НСПП та подає їх на підпис голові НСПП. Підписані доручення реєструються і розмножуються у необхідній кількості загальним сектором НСПП і відправляються адресатам. Про стан виконання доручень загальний сектор НСПП періодично інформує голову НСПП.
4.10.2. Інформаційні, довідкові та інші матеріали, призначені для поширення на нарадах і семінарах, що проводяться НСПП, за дорученням голови НСПП або заступника голови НСПП тиражуються у встановленому порядку і вручаються учасникам нарад і семінарів загальним сектором НСПП.
Оригінали зазначених матеріалів загальним сектором НСПП повертаються авторам.
4.10.3. Листи і телеграми, що містять поздоровлення з державними та професійними святами, днями народження, іншими визначними датами, завчасно готуються юридичним відділом НСПП.
4.10.4. Організація поздоровлень з ювілейними та визначними датами працівників НСПП здійснюється юридичним відділом НСПП.
5. Технічне забезпечення підготовки документів
5.1. Друкування документів
5.1.1. Друкування документів здійснюється на бланках встановлених зразків або на чистих аркушах стандартних розмірів.
5.1.2. Тексти документів у НСПП друкуються на папері формату А4 шрифтом Times New Roman 14 у форматі *.doc.
5.1.3. Документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє - 2 см, праве 1,5 см, ліве - 3 см (для альбомних документів - 2 см), двосторонні документи друкуються з дзеркальними полями. Документи формату А5 односторонні верхнє, нижнє та ліве поля - 2 см, праве - 1 см.
5.1.4. Якщо документ містить дві і більше сторінки, друга та наступні сторінки нумеруються.
Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова "сторінка" або "стор." та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерація сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починається з першої сторінки числом 3.
5.1.5. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.
Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 міжрядковими інтервалами.
Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
Наприклад:
Погоджено -1,5 Голова НСПП -3(Підпис) (Ініціали, прізвище) -1,5(Дата)
5.1.6. Назва виду документа друкується великими напівжирними літерами. Заголовок - малими напівжирними літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
5.1.7. Розшифровка підпису у реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пробілу між ініціалами і прізвищем.
5.2. Тиражування документів
5.2.1. Тиражування документів і матеріалів у НСПП здійснюється загальним сектором НСПП.
Централізованому тиражуванню та комплектуванню у загальному секторі підлягають нормативні акти НСПП.
5.2.2. У загальному секторі та у структурних підрозділах НСПП тиражуються лише службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю НСПП. Матеріали особистого характеру тиражуванню не підлягають.
5.2.3. Загальний сектор НСПП здійснює копіювання та розмноження документів і матеріалів за замовленням, підписаним керівником відповідного підрозділу, у порядку їх одержання.
Першочерговому розмноженню підлягають нормативні акти НСПП, дорученння керівництва НСПП.
Виготовлення матеріалів тиражем більше 10 примірників здійснюється лише за дозволом голови НСПП.
5.2.4. Документи і матеріали передаються на розмноження у незброшурованому вигляді, якісно і чітко надрукованими, як правило, - перші примірники. Забруднені, з помарками і вклейками матеріали на розмноження не приймаються.
5.2.5. Загальний сектор веде облік виготовлених матеріалів і видає їх замовнику разом з оригіналом під розписку.
5.2.6. За порушення вимог цієї Інструкції щодо тиражування документів у НСПП винні притягаються до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому законом.
6. Організація документообігу в НСПП
6.1. Приймання, реєстрація і проходження службової кореспонденції
6.1.1. Документи, що надходять на адресу НСПП, приймаються та реєструються у загальному секторі НСПП, а у відділеннях НСПП - особами, відповідальними за ведення діловодства.
Кореспонденція, що надсилається факсимільним зв'язком, приймається і реєструється в загальному порядку, визначеним частиною першою цього пункту.
Працювати з незареєстрованими документами забороняється.
6.1.2. Приймання документації здійснюється з 9-ої до 18-ої години загальним сектором НСПП, термінової - у позаробочий час та вихідні дні відповідальними черговими з передачею до загального сектора НСПП до 9-ої години наступного робочого дня.
6.1.3. Первинна обробка документів включає перевірку загальним сектором або відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП правильності доставки, адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності вкладень та їх відповідність опису.
Неналежним чином оформлені документи (незареєстровані, непідписані, з незавізованими додатками тощо), а також помилково вкладені документи не реєструються і повертаються відправникові.
6.1.4. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком випадків, коли на документах немає дати й адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її одержання і поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та одержання кореспонденції, а також коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам на конверті.
6.1.5. У разі надходження документів безпосередньо до структурних підрозділів центрального апарату НСПП вони повинні бути передані для реєстрації до загального сектора НСПП.
6.1.6. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до загального сектора НСПП або до відповідальних за ведення діловодства осіб у відділеннях НСПП і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.
6.1.7. Попередній розгляд документів включає їх анотування і розподіл за адресатами. Визначення адресата здійснюється відповідно до змісту документів і розподілу обов'язків між головою НСПП, заступником голови НСПП, відання відповідних відділів і відділень НСПП.
6.1.8. Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк із зазначенням установи чи організації, посада особи, яка надіслала документ, вихідний номер і дата реєстрації документа, адреса, підпис або відбиток печатки, що його замінює).
Рекламні матеріали реєстрації не підлягають. Матеріали інформаційного характеру, періодичні видання тощо обліковуються у загальному секторі НСПП та у відділеннях НСПП,
6.1.9. Документ у НСПП централізовано реєструється тільки один раз. Реєстрація документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року).
Реєстраційний номер і дата реєстрації документа проставляються у реєстраційному штампі, як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті документа. Додатки до документів окремо не реєструються. У випадку, коли додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.
6.1.10. Під час реєстрації роздруковуються два примірники картки реєстрації. Один примірник картки з розпискою про одержання документа залишається у загальному секторі для контролю за проходженням документа, а другий - разом з документом передаються адресатові.
6.1.11. Документи, одержані до 17-ої години, реєструються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 17-ої години наступного дня, у неробочі дні - у перший наступний робочий день, термінові - негайно.
6.1.12. Після розгляду керівництвом НСПП або керівництвом відділень НСПП документи повертаються до загального сектора НСПП або до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП, де тексти резолюцій заносяться до відповідних карток реєстрації вхідної кореспонденції, а документи передаються виконавцям.
6.1.13. Якщо доручення дається кільком виконавцям, особі, зазначеній в резолюції першою, надсилається оригінал, а іншим - копії документа, виготовлені загальним сектором.
6.1.14. Кореспонденція, що надійшла на ім'я керівництва НСПП із зарубіжних країн, посольств, консульств, інших іноземних представництв в Україні, яка викладена українською або російською мовою, опрацьовується та реєструється у встановленому порядку.
6.1.19. На міжнародну кореспонденцію, що викладена іноземною мовою, крім російської, загальним сектором заводиться реєстраційна картка, де зазначаються вхідний номер, дата реєстрації, вихідний номер відправника, дата відправлення, кількість аркушів та примірників, а також у графі "Кому надіслано" - прізвище керівника юридичного відділу НСПП. Документ разом з реєстраційною карткою передається до юридичного відділу НСПП для подальшої роботи у порядку, передбаченому абзацом першим пункту 6.2.10 цієї Інструкції. Юридичний відділ НСПП зазначає в реєстраційній картці українською мовою, від кого надійшов документ, хто його підписав, короткий зміст і оперативно в той же день або не пізніше наступного дня повертає реєстраційну картку до загального сектора.
6.2. Робота з вхідними документами
6.2.1. У структурних підрозділах НСПП вхідні документи обліковуються і реєструються за реєстраційними номерами, присвоєними загальним сектором або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП. При цьому у реєстраційному штампі після номера проставляються через дефіс індекс відділу НСПП або ж відділу (сектора) відділення НСПП та через дріб внутрішній порядковий номер і дата.
Облік вхідних документів у НСПП ведеться у журналі та на картках.
6.2.2. Документи, що надійшли до НСПП або її структурних підрозділів, після реєстрації доповідаються відповідному керівникові та з його резолюцією передаються до виконання або на ознайомлення під розписку з відміткою в обліковій формі.
6.2.3. Резолюція керівника повинна містити: прізвище виконавця (виконавців); конкретний зміст доручення; термін виконання (за необхідності); особистий підпис керівника і дату. У разі, коли доручення дано кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим.
6.2.4. На документі, як правило, повинна бути лише резолюція керівника. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації виконання документа.
6.2.5. У випадку, коли доручення виконують кілька виконавців, виконавець, зазначений у резолюції першим, складає коротку довідку про виконання доручення з урахуванням пропозицій усіх виконавців. За наявності різних точок зору щодо вирішення завдання у довідці викладаються всі пропозиції і передаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.
6.2.6. Якщо в довідці про виконання доручення міститься пропозиція надіслати лист органам державної влади, органам місцевого самоврядування або дати доручення відповідним структурним підрозділам НСПП, разом з довідкою обов'язково подається проект такого листа або доручення, другий примірник якого візує виконавець.
6.2.7. Робота над документом завершується після вирішення визначених у ньому завдань або передачі його для розгляду в іншу установу чи організацію і, якщо потрібно, одержання відповіді.
6.2.8. Після завершення роботи над документом виконавець повинен на самому документі або на окремому аркуші викласти результати виконання доручення (наприклад: "Надіслано відповідь, вих. N... від...", "Враховано при формуванні зауважень до..." тощо, посада і підпис виконавця, дата).
6.2.9. Виконані документи передаються до справи відповідним керівником. При цьому позначка "До справи", номер справи згідно з номенклатурою справ, де документ буде зберігатися, дата і підпис керівника проставляються, як правило, на нижньому лівому полі лицьового боку першого аркуша документа.
6.2.10. Про зміст одержаної міжнародної кореспонденції юридичний відділ НСПП інформує керівництво НСПП, якому вона адресована, та за їхнім письмовим замовленням організовує переклад тексту на українську мову і передає його керівництву НСПП через загальний сектор НСПП разом з оригіналом. Разом з кореспонденцією зберігаються конверти, адреси на пакетах та бандеролях.
6.2.11. На документі з позначкою "Для ознайомлення" розписуються (із зазначенням прізвища в дужках) особи, які з ним ознайомилися, а у відповідному реєстрі - особи, які його одержали, з обов'язковим зазначенням дати.
6.2.12. Службова кореспонденція разом з напрацьованими матеріалами залишається в справах того структурного підрозділу, який їх опрацьовував.
6.3. Реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції
6.3.1. Вихідними документами НСПП є документи, що створюються в структурних підрозділах НСПП і адресуються як зовнішнім (організаціям, посадовим особам і громадянам), так і внутрішнім адресатам.
6.3.2. Кореспонденція, що надходить від керівництва НСПП і адресується внутрішнім адресатам, передається адресатам через загальний сектор НСПП.
6.3.3. Підготовку до відправлення та реєстрацію на адресу зовнішніх адресатів здійснюють:
документів за підписом голови НСПП та його заступника, документів, створених у відділах НСПП, - загальний сектор НСПП;
документів відділень НСПП - особи, відповідальні за ведення діловодства.
Вихідний реєстраційний номер формується з індексу структурного підрозділу, відповідно до класифікаторів індексів НСПП та відділень НСПП, номера справи відповідно до номенклатури справ і через дефіс - порядкового номера в межах календарного року та дати, наприклад: 06-15/11-14 від 10.04.02, де 06-15 - індекс відділу, 11 - номер справи, 14 - порядковий реєстраційний номер документа, 10.04.02 - дата.
Документу, який надсилається за кількома адресами, присвоюється один реєстраційний номер.
6.3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівником підрозділу, визначеним його керівником. Підготовка включає оформлення конвертів (пакетів, бандеролей), списків у двох примірниках, а у разі відправлення документів фельдзв'язком - розписки та реєстру.
Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.
6.3.5. Вихідні документи відправляються поштою, фельдзв'язком, передаються телеграфом або телефаксом.
Відправлення документів фельдзв'язком здійснюється завідувачем загального сектора, а у відділеннях НСПП безпосередньо начальником відділення.
Централізоване відправлення документів поштою та телеграфом здійснюється загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, один раз в день.
Передача документів телефаксом здійснюється підрозділами, що готували документ.
6.3.6. Відправленню загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, службової кореспонденції підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю НСПП. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.
6.3.7. Оформлена і законвертована службова кореспонденція НСПП приймається загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, до 18-ої години.
У разі надходження кореспонденції у загальний сектор або до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП, до 16-ої годині її відправка здійснюється у той самий день. Кореспонденція, прийнята після 16-ої години (крім термінової кореспонденції керівництва НСПП), відправляється наступного робочого дня.
Відправлення кореспонденції здійснюється лише у робочі дні.
6.3.8. Відправлення за кордон міжнародної кореспонденції здійснює юридичний відділ НСПП через Міністерство закордонних справ України.
7. Робота із зверненнями громадян
7.1. Посадові особи НСПП при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Конституцією України (254к/96-ВР), законами України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" (137/98-ВР), "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), іншими нормативно-правовими актами з питань роботи із зверненнями громадян. Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та цією Інструкцією.
7.2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства.
7.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян (далі - звернення), надіслані на адресу НСПП (індивідуальні, колективні, особисті), приймаються загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП.
7.4. Звернення може бути усним, викладеним громадянином та записаним посадовою особою на особистому прийомі. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити питання, порушені в усному зверненні, безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються у тому самому порядку, що й питання, порушені у письмовому зверненні.
7.5. Реєстрація письмових і усних звернень здійснюється безпосередньо загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП у день їх надходження. Кожен лист, а також кожне усне звернення реєструються шляхом присвоєння реєстраційного індексу, яким є порядковий номер звернення. Крім порядкового номера реєстраційний індекс включає індекс структурного підрозділу НСПП та, за необхідності, інші позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень.
Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який проставляється на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи.
7.6. Звернення, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання або місце роботи чи навчання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними, реєструються та передаються до справи керівництвом НСПП або відділень НСПП, до яких надійшли такі звернення, і подальша робота з ними не проводиться.
7.7. Звернення розглядаються керівництвом НСПП або відділень НСПП або, залежно від характеру порушених питань, передаються ними у встановленому порядку відповідним структурним підрозділам НСПП чи відділень НСПП, або надсилаються відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування, об'єднанням громадян, підприємствам, установам, організаціям, до компетенції яких належить вирішення порушених громадянами питань.
7.8. Листування за зверненнями громадян здійснюється структурними підрозділами НСПП.
7.9. Відповіді міністерств, відомств, місцевих державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад, інших органів і організацій, до яких були надіслані на розгляд звернення громадян, передаються до відповідних структурних підрозділів НСПП у встановленому порядку.
7.10. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено.
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у встановленому порядку.
7.11. Ознайомлення із зверненнями громадян осіб, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей із звернень громадян стороннім особам не дозволяється.
7.12. З метою вивчення громадської думки, виявлення і усунення причин, що породжують заяви і скарги громадян, врахування пропозицій у діяльності НСПП в структурних підрозділах НСПП систематично аналізується і узагальнюється інформація, що міститься у зверненнях.
Працівники, які здійснюють діловодство за зверненнями громадян, щороку до 5 січня готують для керівництва НСПП та керівників відділень НСПП матеріали у формі статистичних довідок за минулий рік для аналізу й узагальнення.
Узагальнення звернень у цілому по НСПП здійснює загальний сектор НСПП. Інші структурні підрозділи НСПП подають статистичні дані до загального сектора. Форма інформації визначається загальним сектором НСПП за погодженням з керівництвом НСПП.
7.13. Відповідальність за організацію прийому громадян і розгляд їхніх звернень, стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники структурних підрозділів НСПП.
8. Робота з документами, що містять інформацію
з обмеженим доступом
Робота з документами, які містять інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, та вимог цієї Інструкції.
9. Контроль за виконанням документів і доручень
9.1. У НСПП підлягають контролю терміни виконання доручень, що містяться у актах НСПП (наказах, розпорядженнях НСПП, наказах відділень НСПП), протокольних рішень, доручень НСПП, даних на нарадах або інших засіданнях, доручень керівництва НСПП та відділень НСПП, підготовки проектів нормативних актів, проходження документів з метою своєчасного вирішення зазначених у них завдань.
9.2. Контроль за виконанням документів включає: постановку документів (доручень) на контроль, в т.ч. з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівництва про стан виконання документів (доручень);
повідомлення про стан виконання документів на нарадах, засіданнях;
зняття документів з контролю.
9.3. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Картки документів, які контролюються, систематируються за строками виконання документів і надходять до контрольної картотеки.
9.4. Контроль здійснюється: загальним сектором НСПП - за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах НСПП, розпоряджень, доручень, резолюцій голови НСПП та його заступника, протокольних доручень, виконанням резолюцій керівництва НСПП, додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань;
особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, - за додержанням строків виконання завдань визначених в актах відділень НСПП, доручень начальників відділень НСПП та їх заступників, виконанням резолюцій керівництва відділень НСПП, додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань;
загальним сектором НСПП - за станом діловодства у структурних підрозділах НСПП, дотриманням вимог цієї Інструкції.
У необхідних випадках підрозділи або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів, визначаються керівництвом НСПП.
Відповідальність за стан організації контролю несуть керівники відповідних структурних підрозділів НСПП.
9.5. Усі документи з резолюціями в день їх розгляду керівництвом НСПП або керівництвом відділень НСПП повертаються до загального сектора НСПП або до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП для передачі виконавцям.
Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно.
У випадку, коли доручення щодо виконання документа дається кільком виконавцям, загальним сектором НСПП або особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, знімається необхідна кількість копій документа та резолюції, які направляються визначеним у дорученнях виконавцям.
Відповідальному виконавцю передається, як правило, оригінал документа. Відповідальний виконавець готує узагальнену інформацію про виконання документа, яка візується усіма виконавцями.
9.6. Документи виконуються у строки, визначені законодавством та зазначені у резолюціях, якщо інші строки не встановлені самим документом.
Документи, в яких не зазначені строки, виконуються протягом місяця. Документи з позначкою "Терміново" виконуються у строк до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 календарних днів. Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.
У разі необхідності продовжити строк виконання документа виконавець зобов'язаний завчасно звернутися з аргументованим клопотанням до керівника, який дав відповідне доручення, але не пізніше як за три робочих дні до закінчення строку його виконання.
9.7. Рішення про зняття документа з контролю або продовження строку його виконання приймається відповідним керівником або уповноваженими ним особами. За вказівкою керівника ці повноваження можуть бути покладені на керівників підрозділів, які безпосередньо здійснюють контроль.
9.8. Інформацію про результати виконання документа виконавець подає через загальний сектор НСПП або через особу, відповідальну за ведення діловодства у відділенні НСПП, керівнику, який дав доручення щодо цього документа.
9.9. Загальний сектор НСПП і особи, відповідальні за ведення діловодства у відділеннях НСі 111, які здійснюють контроль, вивчають інформацію щодо вирішення поставлених у документах питань і інформують відповідного керівника про хід та результати виконання документа.
10. Виготовлення та використання бланків,
печаток і штампів
10.1. У НСПП дозволяється використовувати бланки документів, виготовлені лише за встановленими НСПП зразками.
10.2. Виготовлення бланків здійснюється тільки для НСПП і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях.
10.3. Печатки використовуються для засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам.
Штампи використовуються для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, використання документів, а також інших відміток довідкового характеру.
10.4. Гербовою печаткою НСПП засвідчуються нормативні акти НСПП, договори, що укладаються НСПП, фінансові платіжні документи, посвідчення про службові відрядження, на документах - підписи голови НСПП та його заступника, копії документів, що подаються до судових органів, відповідність копій документів оригіналам.
10.5. Малою гербовою печаткою НСПП засвідчуються посвідчення працівників НСПП, арбітрів та посередників.
10.6. Гербовими печатками відділень НСПП засвідчуються акти відділень НСПП, посвідчення про службові відрядження, відповідність копій документів оригіналам.
10.7. Відбиток печатки повинен захоплювати кінець найменування посади особи, що підписала документ.
10.8. Зразки та описи гербових печаток НСПП і відділень НСПП затверджуються головою НСПП.
10.9. Зразки та описи печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві НСПП і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях, затверджуються головою НСПП.
10.10. Забезпечення виготовлення печаток і штампів, що використовуються НСПП і її відділеннями в Автономній Республіці Крим та областях здійснюється в установленому чинними законодавчими і нормативно-правовими актами порядку відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП за затвердженими головою НСПП зразками.
10.11. Виготовлені печатки і штампи видаються відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП замовникам під розписку у спеціальному журналі.
10.12. Працівники, визначені відповідальними за використання відповідних печаток і штампів, при звільненні з посади зобов'язані здати їх до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП, а у відділеннях НСПП - начальникам відповідних відділень.
10.13. Печатки і штампи, що втратили призначення або стали непридатними для використання, підлягають поверненню до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП.
10.14. Особи, визначені відповідальними за використання гербових печаток, зобов'язані забезпечити облік кожного випадку їх застосування шляхом фіксування дати та назви документів, які були ними засвідчені.
10.15. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки можуть зберігатись у шафах, що замикаються та опечатуються.
10.16. Про порушення правил зберігання і використання печаток, штампів і бланків, а також про втрату печатки або штампа повідомляється голова НСПП, а також проводиться службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми.
11. Формування справ і зберігання документів
11.1. Складання номенклатури справ 11.1.1. Зведена номенклатура справ НСПП - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання. Зведена номенклатура справ складається щорічно і має за мету створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства. Номенклатури справ відділів і відділень НСПП складаються щорічно і мають за мету створення системи справ відділів і відділень НС1 ПІ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
11.1.2. До номенклатур справ включаються всі справи постійного та тимчасового зберігання, що утворюються в процесі діяльності НСПП та її структурних підрозділів, в тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом встановленого строку, а також справи зареєстрованих в установленому порядку колективних трудових спорів (конфліктів).
11.1.3. Зведена номенклатура справ НСПП і номенклатура справ структурних підрозділів НСПП на наступний рік складається в останньому кварталі попереднього року, затверджуються головою НСПП і вводиться в дію з 1 січня кожного наступного року. Водночас за необхідності до Класифікатора індексів НСПП та структурних підрозділів НСПП вносяться відповідні зміни.
Формування зведеної номенклатури справ НСПП здійснюється загальним сектором НСПП на основі проектів номенклатури справ структурних підрозділів НСПП. У разі утворення нового структурного підрозділу НСПП номенклатура його справ складається та затверджується у тижневий термін після прийняття відповідного нормативного акта з цього питання.
11.1.4. Проекти номенклатури справ складаються за на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах НС1 ПІ, за погодженням із загальним сектором НС1 ПІ та підписуються керівником відповідного структурного підрозділу НС1 ПІ.
Організація складання проектів номенклатури справ покладається на керівників структурних підрозділів НС1 ПІ.
11.1.5. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
11.1.6. Розміщення справ у проектах номенклатури справ структурних підрозділів НСПП повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ, що включає документи органів вищого рівня, групи організаційно-розпорядчої та планово-звітної документації, листування. У групі листування справи розміщуються за рівнем адресатів.
11.1.7. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу НСПП (за Класифікатором індексів НСПП та структурних підрозділів НСПП) та порядкового номера у межах підрозділу (через дріб). Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.
11.1.8. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки її зберігання.
Строки зберігання документів, не включених до номенклатури справ, визначаються керівником структурного підрозділу НСПП за погодженням із загальним сектором НСПП.
11.1.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року.
11.1.10. Після затвердження зведеної номенклатури справ НСПП до кожного структурного підрозділу НСПП передається копія розділу, що його стосується, для формування справ та пошуку документів.
11.1.11. У кінці року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом завідувач загального сектора НСПП.
11.1.12. Номенклатура справ НСПП друкується в:
центральному апараті НСПП - в трьох примірниках (перший зберігається у справах загального сектора, другий - використовується як робочий примірник, третій - знаходиться як обліковий документ у відомчому архіві);
у відділеннях НСПП - в двох примірниках (перший надсилається до загального сектора, другий, затверджений начальником відділення - зберігається у справах відділення).
11.2. Формування справ
11.2.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
Формування виконаних документів у справи здійснюється працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах НСПП.
Формування справ проектів нормативних актів НСПП та нормативних актів НСПП здійснюється юридичним відділом НСПП.
11.2.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.
Долучення до справи неправильно оформлених документів не допускається.
11.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
групувати у справи оригінали (у разі їх відсутності - по одному примірнику засвідчених в установленому порядку копій) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових та перехідних справ);
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання; включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів, у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів.
11.2.4. Документи всередині справи групуються, як правило, у хронологічному порядку.
11.2.5. Справи проектів нормативних актів НСПП та справи нормативних актів НСПП формуються окремо за назвами. До справ проектів нормативних актів НСПП та справ нормативних актів НСПП включаються документи, що містять пропозиції, які подаються на розгляд голови НСПП.
Відповідальність за повноту комплектування і якість формування справ проектів нормативних актів НСПП та справ нормативних актів НСПП несе начальник юридичного відділу НСПП.
11.2.6. Розпорядчі документи НСПП і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією. Положення, інструкції та інші документи, що затверджені відповідними наказами НСПП і є додатками до них, розміщуються разом з основними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
11.2.7. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
11.2.9. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду групуються у справи окремо від листування з інших питань.
Кожне звернення і документи щодо його розгляду становлять у справі окрему групу і систематизуються за прізвищами авторів звернень в алфавітному порядку.
11.3. Поточне зберігання документів у підрозділах 11.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву НСПП зберігаються за місцем їх формування у справи.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.
11.3.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів НСПП і працівниками, відповідальними за діловодство.
11.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються.
11.3.4. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється.
11.4. Експертиза цінності документів 11.4.1. Експертиза цінності документів здійснюється з метою визначення наукової, історичної і практичної значимості документів, що утворились у процесі діяльності НСПП, з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
11.4.2. Для організації і проведення експертизи цінності документів у НСПП утворюється постійно діюча експертна комісія, до складу якої входять начальник юридичного відділу НСПП (голова), завідувач загального сектора НСПП (секретар), керівники відділів НСПП.
11.4.3. Під час експертизи здійснюється відбір документів постійного і тимчасового строків зберігання, виділяються справи і документи, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, а також перевіряється якість і повнота формування справ.
11.4.4. За результатами експертизи цінності документів у структурних підрозділах НСПП складаються описи справ постійного і тимчасового строків зберігання та акти щодо справ, які підлягають знищенню.
11.4.5. Описи справ складаються працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі НСПП, і погоджуються із загальним сектором НСПП.
11.4.6. Опис справ структурного підрозділу НСПП складається з дотриманням таких вимог:
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.
Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
особові справи вносяться до опису за тематикою і хронологією.
11.4.7. Описи справ структурних підрозділів НСПП складаються у п'яти примірниках, ухвалюються експертною комісією підрозділу, підписуються керівником підрозділу і затверджуються заступником голови НСПП. Всі примірники описів передаються до загального сектору НСПП для подальшого затвердження їх Центральною експертною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
11.4.8. Визначення документів і справ, що підлягають знищенню, здійснюється після підготовки описів справ постійного і тимчасового строків зберігання.
Після затвердження акта на знищення відібраних документів вони знищуються. Знищення документів у структурних підрозділах НСПП без оформлення відповідного акта забороняється.
11.5. Оформлення справ 11.5.1. Справи постійного і тимчасового строків зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі; складання титульного та засвідчувального аркушів, внутрішнього опису документів; оформлення підсумкового напису; підшивка в обкладинку з твердого картону; оформлення обкладинки справи згідно з установленою формою. Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за діловодство.
11.5.2. У разі потреби складається внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи і містить перелік документів, їхню назву, прізвища адресатів тощо.
11.5.3. Після закінчення діловодного року до заголовків справ постійного і тимчасового строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.
11.5.4. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за роки, що передують року утворення справи, під датою робиться запис: "Є документи за... роки".
11.5.5. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
11.5.6. Написи на обкладинках справ постійного строку зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
11.5.7. Справи постійного строку зберігання, що підлягають передачі до архіву НСПП, підшиваються після проведення експертизи цінності документів і перевірки правильності формування та оформлення справ.
11.6. Передавання справ на зберігання до архіву НСПП 11.6.1. Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового строків зберігання разом з контрольно-обліковою картотекою на документи передаються до загального сектора НСПП структурними підрозділами НСПП за графіком, затвердженим головою НСПП. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, оформляється їх видача у встановленому порядку.
11.6.2. Приймання кожної справи здійснюється завідувачем загального сектора НСПП у працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі НСПП, лише після її повного упорядкування і оформлення та проведення відповідної експертизи. Виявлені загальним сектором недоліки в оформленні документів і справ повинні бути усунені структурним підрозділом НСПП, який передає документи.
11.6.3. Справи постійного і тимчасового строків зберігання передаються до загального сектора НСПП за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідувач загальним сектором розписується у прийнятті справи з обов'язковим зазначенням цифрами і прописом кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.
11.6.4. Справи з архіву НСПП можуть бути видані у підрозділи для службового користування на строк до одного місяця за заявкою, підписаною керівником структурного підрозділу НСПП.
11.6.5. Копії, архівні довідки і виписки з документів, що зберігаються в архіві НСПП, видаються за письмовими запитами з дозволу керівництва юридичного відділу НСПП.
11.6.6. У взятих з архіву НСПП справах і документах забороняється робити будь-які помітки та підкреслювання, вилучати аркуші.