НАЦІОНАЛЬНИЙ БАНК УКРАЇНИ
ЛИСТ
30.08.2002 N 11-113/1504
(Лист визнано таким, що втратив актуальність на підставі Листа
Національного банку України
N 50-0007/15458 від 20.03.2018)
Щодо ведення касової книги в електронному вигляді
Національний банк України розглянув лист <...> щодо можливості ведення касової книги в електронному вигляді і повідомляє.
Згідно із Законом України від 16.07.99 р. N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність" підприємство, враховуючи особливості своєї діяльності, самостійно визначає облікову політику, технологію обробки облікових даних. Цим Законом підприємствам надане право складання первинних облікових документів (у тому числі і касових книг) як на паперових, так і на машинних носіях інформації (запобігаючи при цьому несанкціонованому виправленню здійснених записів).
Можливість ведення підприємствами касової книги в електронному вигляді врегульована пунктом 4.4 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку від 19.02.2001 р. N 72 (із змінами), де зазначено, що на підприємствах за умови забезпечення належного зберігання касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування документів "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира", які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, затвердженої наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. N 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку ведення касових операцій".
Записи в касовій книзі здійснюються шляхом уведення потрібної інформації з первинних касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.
У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздруковування в кінці року - їх загальна кількість за рік.
Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати "Звіт касира" разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у "Вкладному аркуші касової книги".
З метою забезпечення схоронності та зручності використання "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою підприємства - юридичної особи.
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протягом 36 місяців в архів підприємства юридичної особи.
Отже, ведення касової книги в електронній формі можливе за умови дотримання вищезазначених вимог чинного законодавства України, нормативно-правових актів Національного банку України та Міністерства статистики України.
Директор Департаменту готівково-грошового обігу Н.Дорофєєва
"Податки та бухгалтерський облік", N 81, 10.10.2002 р.