МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
від 03.05.94
м. Київ
( Правила діють до набрання чинності Сімейним кодексом України
згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 4/5 від 17.01.2003 )
( Правила не застосовуються в роботі з 1 січня 2003 року
на підставі Наказу Міністерства юстиції
N 86/5 від 26.09.2002 )
Правила
з питань внесення змін, доповнень і виправлень у
записи актів громадянського стану
1. Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану* провадиться при наявності достатніх підстав та при відсутності спору між заінтересованими особами відділами реєстрації актів громадянського стану.
_______________
* Розроблені на підставі Положення про порядок зміни, поновлення, анулювання записів актів громадянського стану, порядок і строки зберігання актових книг, затвердженого постановою колегії Міністерства юстиції України від 14 квітня 1993 р. N 6 .
При наявності спору між заінтересованими особами питання про внесення змін, доповнень і виправлень у записи вирішуються у судовому порядку.
2. Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану при наявності відповідних документів провадиться:
а) при зміні прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження в зв'язку з усиновленням (удочерінням) дитини, а також у разі запису усиновителів батьками усиновленого;
б) при зміні прізвища одного з подружжя у зв'язку з розірванням шлюбу або визнанням шлюбу недійсним;
в) при зміні прізвища дитини відповідно до ст.62 Кодексу про шлюб та сім'ю України ( 2006-07 );
г) при переміні прізвища, імені, по батькові;
д) при зміні прізвища та по батькові неповнолітнього у зв'язку з переміною прізвища батьків та імені батька;
є) якщо прізвище, ім'я та по батькові зазначені без урахування національних традицій;
ж) якщо в запису акта громадянського стану не зазначені прізвища, ім'я та по батькові або національність батьків;
з) якщо в запису акта про народження було зазначено неповне ім'я дитини (зменшене, пестливе, скорочене).
У тих випадках, коли відділу реєстрації актів громадянського стану неясно, чи є ім'я зменшеним, пестливим або скороченим, зміна імені провадиться у порядку, визначеному Положенням про порядок розгляду клопотань про переміну громадянами України прізвищ, імен, по батькові, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27.03.1993 р. N 233;
і) якщо при реєстрації народження дитині надано прізвище або ім'я без урахування побажань батьків або одного з них;
к) якщо дитина має ім'я, відмінне від того, яке зазначене в запису акта про її народження, і цього вимагають інтереси дитини;
л) при необхідності виправлення прізвища, імен, по батькові в зв'язку зі зміною статі;
м) при реєстрації встановлення батьківства;
н) при надходженні заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення в запис акта про народження дитини відомостей про батька дитини;
о) у випадку скасування рішення суду про встановлення батьківства;
п) при скасуванні або визнанні усиновлення (удочеріння) недійсним;
р) у зв'язку з рішенням суду про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини;
с) при встановленні в судовому порядку неправильних відомостей у запису акта громадянського стану;
т) якщо під час реєстрації акта громадянського стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей або окремих слів) або вказані неправильні відомості.
Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану можливе також і в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.
3. Внесення змін, доповнень і виправлень у записи актів громадянського стану провадиться на підставі:
а) рішення органу опіки та піклування про усиновлення (удочеріння) та про зміну прізвища неповнолітньої дитини;
б) запису акта про встановлення батьківства;
в) рішення суду про встановлення неправильних відомостей в запису акта громадянського стану;
г) рішення суду про припинення шлюбу, про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини, про скасування раніше винесеного рішення суду про встановлення батьківства, про скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, а також про визнання шлюбу недійсним;
д) запису акта про переміну прізвища, імені, по батькові;
є) заяви матері, яка не перебуває в шлюбі, про внесення в книгу реєстрації актів про народження відомостей про батька дитини;
ж) висновку відділу реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника.
Висновок складається у випадках, передбачених підпунктами "є", "ж", "і", "к", "т" пункту 2 цих Правил.
У тих випадках, коли у запису акта про народження вказано ім'я батька (не подвійне), а по батькові дитини відсутнє, за проханням заінтересованої особи при видачі повторного свідоцтва та в інших необхідних випадках відділ реєстрації актів громадянського стану без складання висновку вносить у запис відповідне доповнення.
4. У випадках, перерахованих у пункті 2 даних Правил, зміни, доповнення та виправлення вносяться у такі записи актів громадянського стану:
а) при зміні прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження в зв'язку з усиновленням (удочерінням) дитини, а також у разі запису усиновителів батьками усиновленого - у запис акта про народження усиновленого.
Якщо рішенням органу опіки та піклування про усиновлення (удочеріння) змінена дата народження усиновленого, при зміні дати народження у запису акта про народження у необхідних випадках відповідно змінюється дата реєстрації запису акта про народження.
Якщо мати дитини перебуває у шлюбі з особою, яка усиновила (удочерила) її дитину, і прийняла прізвище усиновителя, у запису акта про народження дитини провадиться виправлення прізвища матері;
б) при зміні прізвища одного з подружжя у зв'язку з розірванням шлюбу або визнанням шлюбу недійсним - у запис акта про народження неповнолітніх дітей (змінюється прізвище батьків або одного з них);
в) при зміні прізвища дитини відповідно до ст.62 Кодексу про шлюб та сім'ю України ( 2006-07 ) - у запис акта про народження неповнолітньої дитини (змінюється прізвище дитини, а при необхідності виправляється також прізвище одного з батьків);
г) при переміні прізвища, імені, по батькові - у записи, визначені гл.VIII Методичного листа з питань переміни прізвищ, імен, по батькові громадянами України;
д) при зміні прізвища та по батькові неповнолітнього у зв'язку з переміною прізвища батьків та імені батька - у запис акта про народження неповнолітнього (змінюється прізвище та по батькові дитини).
Якщо прізвище перемінив один з батьків, питання про зміну прізвища дітей, які не досягли 16-річного віку, вирішується за згодою батьків, а якщо згода відсутня - органами опіки і піклування.
При переміні прізвища, імені, по батькові хоч би одним з батьків змінюються відомості про батьків у записах актів про народження неповнолітніх дітей, а також повнолітніх дітей у разі їх прохання про це. Такі зміни вносяться в записи актів про народження усиновлених повнолітніх та неповнолітніх дітей, якщо усиновителі записані батьками усиновленого, а також у запис акта про встановлення батьківства;
є) якщо прізвище, ім'я та по батькові зазначені без урахування національних традицій - у запис акта про народження, а у необхідних випадках також в інші записи;
ж) якщо в запису акта громадянського стану не зазаначені прізвища, ім'я та по батькові або національність батьків - у запис акта про народження, а у необхідних випадках також у запис акта про встановлення батьківства;
з) якщо у запису акта про народження було зазначено неповне ім'я дитини (зменшене, пестливе, скорочене) - у запис акта про народження, а також в інші записи, які містять аналогічне неповне ім'я;
і) якщо при реєстрації народження дитині надано прізвище або ім'я без урахування побажань батьків або одного з них - у запис акта про народження, а у необхідних випадках також у запис акта про встановлення батьківства;
к) якщо дитина має прізвище або ім'я, відмінне від того, яке зазначено в запису акта про народження, і цього вимагають інтереси дитини - у запис акта про народження, а у необхідних випадках у запис акта про встановлення батьківства;
л) при необхідності виправлення прізвища, імені, по батькові в зв'язку зі зміною статі - у запис акта про народження, в необхідних випадках - в інші записи;
м) при реєстрації встановлення батьківства - у запис акта про народження (вносяться відомості про батька, змінюється по батькові дитини і за бажанням батьків змінюється її прізвище).
У разі, коли батьки зареєстрували одруження після народження дитини і при реєстрації одруження мати прийняла прізвище чоловіка, у запису акта про народження дитини провадиться виправлення прізвища матері;
н) при надходженні заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, про внесення в запис акта про народження дитини відомостей про батька дитини - у запис акта про народження, але лише тоді, коли в запису акта про народження дитини немає відомостей про батька;
о) у випадку скасування рішення суду про встановлення батьківства - у запис акта про народження дитини (змінюється прізвище дитини - якщо воно було змінено у зв'язку з встановленням батьківства - а також по батькові дитини і відомості про батька);
п) при скасуванні або визнанні судом усиновлення (удочеріння) недійсним на підставі та у відповідності з рішенням суду, яке набрало законної сили,у запис акта про народження усиновленого;
р) відповідно до рішення суду, яке набрало законної сили, про виключення із запису акта про народження відомостей про батька або матір дитини - у запис акта про народження дитини (виключаються відповідні відомості, а також у необхідних випадках змінюються прізвище та по батькові дитини);
с) при встановленні в судовому порядку неправильних відомостей у запису акта громадянського стану - у запис акта громадянського стану, до якого слід внести зміни згідно з рішенням суду, а у необхідних випадках і в інші записи, які містять аналогічні дані;
т) якщо під час реєстрації актів громадянського стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей або окремих слів) або вказані неправильні відомості - у записи актів громадянського стану, в яких були допущені ці помилки.
5. Заява про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану за затвердженою формою (форма заяви додається - додаток N 1)** подається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника.
_______________
** Додатки не наводяться.
У разі виправлення прізвища, імені та по батькові у зв'язку із зміною статі (гермафродитів та транссексуалів) заява подається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження установи охорони здоров'я, яка видала висновок про зміну статі.
Заява повинна бути написана розбірливо, в ній мають бути вичерпні відповіді на всі запитання.
Відділ реєстрації актів громадянського стану не вправі відмовити громадянину у прийомі та розгляді заяви про внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану.
Відмова відділів реєстрації актів громадянського стану у зміні, доповненні, виправленні записів актів громадянського стану може бути оскаржена в суд за місцем проживання заявника.
6. Заяви батьків про виправлення прізвища або імені дитини в запису акта про народження в зв'язку з тим, що при реєстрації народження дитині присвоєно прізвище або ім'я без урахування побажань батьків або одного з батьків, приймаються відділами реєстрації актів громадянського стану не пізніше одного року, а заяви про виправлення імені дитини в зв'язку з тим, що вона фактично носить ім'я, відмінне від того, яке зазначено в запису акта про її народження,- до досягнення нею 16-річного віку.
7. Заява про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану можуть подаватися особами, щодо яких були складені ці записи, та по нотаріально посвідченій довіреності.
Записи на дітей, які не досягли 18 років, можуть змінюватися, доповнюватися та виправлятися за заявами їх батьків, усиновителів, опікунів та піклувальників, а також інших осіб і установ, на вихованні яких знаходяться неповнолітні. При необхідності в окремих випадках з такими заявами можуть звертатися самі неповнолітні, які досягли 16 років.
Записи актів громадянського стану на осіб, які визнані у встановленому законом порядку недієздатними внаслідок душевної хвороби або недоумства, можуть змінюватися, доповнюватися або виправлятися за заявами їх опікунів.
Зміна, доповнення, виправлення записів актів громадянського стану щодо померлих провадиться згідно з заявами осіб, які входять в коло спадкоємців, у порядку, передбаченому цими Правилами.
8. До заяви про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану додаються свідоцтво про реєстрацію акта громадянського стану, яке потрібно замінити, та документи, які підтверджують необхідність внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану.
9. Якщо запис акта громадянського стану, в який необхідно внести зміни, доповнення та виправлення, знаходиться в іншому відділі реєстрації актів громадянського стану, то відділ реєстрації актів громадянського стану, який прийняв заяву, витребовує копію цього запису.
У разі відсутності запису у відділі реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій за місцем реєстрації акта громадянського стану внесення змін, виправлень та доповнень у запис можливе тільки після поновлення втраченого запису.
10. Факти, вказані у заяві, а також записи в документах, що викликають сумніви у їх достовірності, перевіряються відділом реєстрації актів громадянського стану шляхом запитів, які направляються у відповідні установи та організації.
11. На підставі поданих документів та наслідків перевірки відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника складає висновок про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану у випадках, пердбачених підпунктами "є", "ж", "і", "к", "т" пункту 2 даних Правил, або про відмову в цьому за затвердженою формою (форма висновку додається додаток N 2).
У разі відмови у внесенні змін, доповнень та виправлень до запису у висновку повинні бути вказані причини відмови.
12. Висновок відділу реєстрації актів громадянського стану про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану складається у двох примірниках. Перший примірник, а у випадках, передбачених підпунктами "а", "в", "г", "є" пункту 3 даних Правил, відповідні рішення органу опіки та піклування, суду або заяви матері дитини разом з усіма зібраними матеріалами надсилаються для виконання у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження відповідного запису. Другий примірник висновку залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану за місцем його складання. У випадках, коли запис акта громадянського стану, в який необхідно внести зміни, доповнення або виправлення, знаходиться у даному відділі реєстрації актів громадянського стану, висновок складається в одному примірнику.
Висновок про відмову у внесенні змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану складається удвох примірниках. Перший примірник разом з усіма матеріалами залишається у відділі реєстрації актів громадянського стану, який склав висновок про відмову, а другий вручається (надсилається) заявнику.
При цьому заявнику роз'яснюється порядок оскарження відмови про внесення змін, доповнень та виправлень у запис акта громадянського стану і за його проханням пред'явлені ним документи, крім заяви, повертаються.
У випадках, передбачених підпунктами "б" та "д" пункту З даних Правил, надсилається повідомлення відділу реєстрації актів громадянського стану, який зареєстрував відповідний акт.
При необхідності внесення змін, доповнень та виправлень у декілька записів, які знаходяться у різних відділах реєстрації актів громадянського стану, перший примірник висновку разом з усіма матеріалами (у випадках, передбачених підпунктами "а", "в", "г" пункту 3 даних Правил, відповідні рішення виконавчого комітету або суду) надсилається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження одного із записів, а в інші відділи реєстрації актів громадянського стану направляються копії висновку (рішення виконавчого комітету або суду) з відміткою керівника відділу реєстрації актів громадянського стану, куди надісланий перший примірник. Копія висновку (рішення виконавчого комітету або суду) повинна бути засвідчена підписом керівника відділу реєстрації актів громадянського стану та печаткою.
13. Відмова відділу реєстрації актів громадянського стану у зміні, доповненні, виправленні записів актів громадянського стану може бути оскаржена в суд за місцем проживання заявника.
14. Внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану провадиться відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження первинного (поновленого) запису. При цьому виписується нове свідоцтво про реєстрацію акту громадянського стану, яке видається заявнику або надсилається у відділ реєстрації актів громадянського стану за місцем проживання заявника для вручення йому.
Про зміни, доповнення та виправлення, внесені у записи актів громадянського стану, повідомляється відділам реєстрації актів громадянського стану Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, які роблять відповідну відмітку у другому примірнику запису акта громадянського стану.
Про переміну прізвища, імені, по батькові, місця і дати народження військовослужбовця та призовника повідомляється військовий комісаріат за місцем їх військового обліку.
15. Висновок відділу реєстрації актів громадянського стану про зміну, доповнення та виправлення записів актів громадянського стану належить обов'язковому виконанню відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем знаходження відповідного первинного (поновленого) запису.
16. Заяви про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану громадян України, які постійно проживають за кордоном, а також іноземних громадян і осіб без громадянства, які зареєстрували акти громадянського стану у відділах реєстрації актів громадянського стану України та постійно проживають за кордоном, подаються дипломатичним представництвам або консульським установам України за кордоном.
Внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану провадиться в загальному порядку відділом реєстрації актів громадянського стану за місцем, де знаходиться (знаходився) запис, за клопотанням дипломатичних представництв або консульських установ України за кордоном.
У тих випадках, коли акт громадянського стану зареєстровано в компетентних іноземних органах, зміна запису акта громадянського стану може провадитись тільки згідно з законодавством держави, на території якої складено запис.
17. Внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану іноземців та осіб без громадянства, які проживають на території України та зареєстрували акти громадянського стану у відділах реєстрації актів громадянського стану України, провадиться на загальних підставах.
18. Розгляд питань про внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану має бути закінчено не пізніш як у двомісячний строк з дня надходження заяви. Якщо виникла необхідність поновлення втраченого запису акта громадянського стану, припиняється перебіг вказаного строку.
Внесення змін, доповнень, виправлень у записи актів громадянського стану та видача свідоцтв по матеріалах, які надійшли з інших відділів реєстрації актів громадянського стану, повинно бути проведено у 10-денний строк.
19. Реєстрація заяв про внесення змін, доповнень, виправлень у записи провадиться у спеціальному журналі обліку заяв про внесення змін, доповнень та виправлень у записи актів громадянського стану за затвердженою формою (форма журналу додається - додаток N 3).
20. Зміни, доповнення та виправлення записів провадяться шляхом закреслення даних у цих відомостях та внесення нових або додаткових відомостей у відповідні графи записів.
Закреслення відомостей провадиться таким чином, щоб можна було прочитати закреслені слова.
На першому та другому примірниках запису акта громадянського стану ставиться штамп:
На підставі _______________________________________________________________________________
вказати назву документа, ким виданий, його номер
_________________________________________________________________________________________
і дату
внести зміни (доповнення) в графу ___________________________________________________________
перелічить, в які графи
_________________________________________________________________________________________
| вносяться зміни | підпис та дата внесення змін |