Что такое факсимиле и когда его применяют

ВОПРОС: Предприятие получило налоговые, расходные накладные и доверенности, имеющие оттиск факсимиле и заверенные печатью контрагента. Являются ли они действительными?

ОТВЕТ: Такие и подобные им вопросы стали поступать в редакцию в последнее время. Причины их возникновения кроются в росте популярности факсимиле (особенно на крупных предприятиях), атакже в появлении разъяснений отдельных ведомств относительно факсимиле.

Давайте поищем ответы на эти вопросы.

В первую очередь отметим, что законодательство Украины не содержит понятия "факсимиле" или "факсимильная печать" и не устанавливает порядка применения такой подписи на документах.

Толковый словарь русского языка* определяет "факсимиле" как точное воспроизведение рукописи документа, подписи, изображения, клише, воспроизводящее такую подпись, изображение. А МВД вообще вывело факсимильную печать за пределы разрешительной системы. В п.6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельнограверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД от 11.01.99 г. N 17 (далее - Условия N 17), сказано: "...факсимиле... изготовляются без разрешения органов внутренних дел, но обязательно по ходатайствам, подписанным руководителями предприятий... для которых предназначаются эти изделия". В этом пункте Условий N 17 факсимиле включены в группу других печатей и штампов наряду с пломбираторами, печатями для входящей и исходящей корреспонденции и т.п.

Такой "полуподпольный" статус факсимиле, по-видимому, определил неоднозначное отношение к нему некоторых государственных и негосударственных организаций, что, естественно, отразилось в выпускаемых ими нормативно-правовых актах и разъяснениях.

Например, НБУ в п.8 раздела II Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением НБУ от 29.03.2001 г. N 135 (далее - Инструкция N 135), указал, что при подписании расчетного документа не разрешается использовать факсимиле.

Профессиональная ассоциация риелтеров и депозитариев в своем письме от 14.09.2001 г. N 01-03/313 "О применении факсимильной подписи" безапелляционно утверждает, что "подпись на гражданско-правовых соглашениях должна проставляться сторонами соглашения или их уполномоченным и собственноручно".

Министерство экономики и по вопросам европейской интеграции Украины в отношении внешэкономических договоров в письме от 27.03.2002 г. N 83-20/246 дало следующее их определение: "документы, оформленные с использованием факсимильной подписи, не соответствуют нормам действующего законодательства Украины".

Теперь посмотрим, что по поводу факсимиле сказано в нормативно-правовых актах в сфере бухгалтерского учета.

В п.2 ст.9 Закона Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. N 996-XIV (далее - Закон о бухучете) сказано (в лучших традициях украинского законотворчества недостаточно внятно):

"Первичные и сводные учетные документы... должны иметь следующие обязательные реквизиты:

- личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции".

Большую ясность в этот вопрос вносит п.2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г N 88/далее - Положение N 88), в котором сказано: "Документ может быть подписан лично, с применением факсимиле, штампа, символа либо иным механическим или электронным способом удостоверения".

К первичным документам бухгалтерского учета могутбыть отнесены согласно п.2.1 Положения N 88 письменные свидетельства, подтверждающие и фиксирующие хозяйственные операции, включая разрешения и распоряжения руководителя (собственника) на их проведение.

Отсюда, естественно, следует вывод, что, по крайней мере, для первичных учетных (бухгалтерских) документов, в том числе и для расходной накладной допустимо применение факсимильной подписи.

Гораздо сложнее положение с доверенностями и налоговыми накладными.

Доверенность является документом, согласно которому физлицу, упомянутому в доверенности, делегируется право получить для предприятия определенное количество товарноматериальных ценностей (далее - ТМЦ). Подтверждением этому может служить абзац из письма Минфина от 31.10.2000 г N 053-29151, в котором говорится, что доверенность является первичным документом, фиксирующим решение уполномоченного лица (руководителя) предприятия о предоставлении полномочий конкретному физическому лицу получить для предприятия определенный перечень и количество ценностей.

Прямого запрета (такого, как в Инструкции N 135) использования в доверенности факсимильной подписи в Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96 г. N 99 (далее - Инструкция N 99), не содержится. В п.5 этой Инструкции говорится:

"доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия или их заместителями и лицами, уполномоченными на то руководителем предприятия".*

При желании эти положения Инструкции N 99 могутбыть истолкованы контролирующими органами как требование собственноручной подписи.

С другой стороны, можно попытаться сослаться на Закон о бухучете и Положение N 88, трактуя доверенность как письменное разрешение руководства предприятия на получение ТМЦ своим работником у контрагента для предприятия, т.е. как бухгалтерский документ (и, следовательно, подпадающий под разрешение подписываться при помощи факсимиле).

Но не следует забывать, что доверенность является документом строгой отчетности. Поэтому стоит перестраховаться и не принимать доверенности с факсимильной подписью, иначе контролирующие органы могут узреть в этом какой-либо умысел.

Теперь о налоговых накладных. В подпункте 7.2.3 Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. N 168/97-ВР (далее - Закон о НДС) налоговая накладная рассматривается как отчетный налоговый и одновременно как расчетный документ . Среди обязательных реквизитов налоговой накладной, приведенных в пп.7.2.1 Закона о НДС, подпись отсутствует. Тем не менее, требование о подписании налоговой накладной было с самого начала. Оно было сформулировано в п. 16 первоначальной редакции Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. N 165 (далее - Порядок N 165), следующим образом:

"Все экземпляры налоговой накладной подписываются директором, главным бухгалтером..."

В п.18 Указа Президента Украины "О некоторых изменениях в налогообложении" от 07.08.98 г. N 857/98 (далее - Указ N 857) это требование было переформулировано:

"Установить, что налоговая накладная должна быть подписана лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять продажу товаров (работ, услуг)..."

Данное положение Указа N 857 фактически повторено в п. 18 действующей редакции Порядка N 165: "все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять продажу товаров (работ, услуг)".

Читая приведенные положения Указа N 857 и Порядка N 165, налоговые органы по-своему (фискально) трактуют их содержание - как требование исключительно собственноручной подписи (мол, факсимиле на налоговой накладной может "шлепнуть" вообще кто угодно, а не только "уполномоченное лицо"***). Хотя какие-либо уточнения относительно порядка подписания налоговой накладной в тексте как Указа N 857, так и Порядка N 165 отсутствуют. Но, учитывая усиленное внимание проверяющих к оформлению налоговой накладной, факсимиле на этом документе может послужить поводом для признания налоговой накладной недействительной и отказа предприятию в налоговом кредите.

Поэтому если предприятие получило налоговую накладную с факсимильной подписью, лучше всего попросить контрагента дать вам налоговую накладную с собственноручной подписью или, в крайнем случае, поставить на этой накладной собственноручную подпись рядом с факсимильной.

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что на сегодня сфера применения факсимильной подписи ограничена в нашей стране только первичными учетными (бухгалтерскими) документами.

___________________

* Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. - М.: АЗЪ, 1996. - 928 с.

** А в п.7, напомним, говорится, что "запрещается выдавать доверенности, которые... не имеют образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны".

*** Но ведь и подписи, в принципе, зачастую подделываются, так что этот аргумент налоговиков, на наш взгляд, слабоват.

"Все о бухгалтерском учете"
N 56 (723) от 19 июня 2002 г.