ГОЛОВА ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
N 153 від 25 березня 2002 року
м. Київ
(Розпорядження втратило чинність на підставі
Розпорядження Голови Верховної Ради України
N 448 від 25 травня 2006 року )
Про Інструкцію з діловодства у
Верховній Раді України
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Верховній Раді України (додається).
2. Ця Інструкція набирає чинності з 28 березня 2002 року.
3. Керівнику Апарату Верховної Ради України Ковалю В.С. забезпечити впровадження Інструкції в роботу Апарату Верховної Ради України, дотримання її вимог працівниками Апарату Верховної Ради України і помічниками-консультантами народних депутатів України та припинення дії Інструкції з діловодства в апараті Верховної Ради України від 19 лютого 1998 року.
Голова Верховної Ради України I.ПЛЮЩ
Затверджено
Розпорядженням Голови
Верховної Ради України
від 25 березня 2002 року
N 153
Інструкція
з діловодства у Верховній Раді України
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства у Верховній Раді України (далі Інструкція) розроблена відповідно до Регламенту Верховної Ради України ( 129а/94-ВР, 129б/94-ВР ), Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), інших нормативно-правових актів, державних стандартів, що регламентують правила складання та оформлення документів, та встановлює єдині правила документування та документообігу у Верховній Раді України і регламентує порядок роботи з документами від моменту їх створення до відправлення адресатові або передачі до архіву Верховної Ради України.
1.2. Положення цієї Інструкції поширюються на всі документи, що містять відкриту інформацію.
Порядок роботи з документами, які містять державну таємницю, регламентується окремими нормативно-правовими актами.
1.3. Дотримання вимог цієї Інструкції обов'язкове для всіх працівників секретаріатів комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій та груп, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України (далі - Апарату), а також помічників-консультантів народних депутатів України.
1.4. Забезпечення організації діловодства та дотримання вимог цієї Інструкції покладається на керівників структурних підрозділів Апарату.
Здійснення діловодства, забезпечення схоронності документів, які надходять на ім'я народного депутата України, контроль за своєчасним надходженням відповідей на депутатські звернення покладаються на помічників-консультантів народних депутатів України.
1.5. Діловодство у підрозділах Апарату здійснюється спеціально визначеними працівниками.
1.6. Методичне керівництво організацією діловодства у Верховній Раді України покладається на Головне управління документального забезпечення Апарату.
1.7. Діловодство в Апараті Верховної Ради України здійснюється за допомогою комп'ютеризованої системи організації діловодства, яка призначена для реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, одержання статистичних даних щодо документообігу, оперативного пошуку документів та контролю за термінами їх виконання.
1.8. Діловодство у Верховній Раді України здійснюється державною мовою.
2. Організація діловодства у
структурних підрозділах Апарату
Верховної Ради України
2.1. Організація роботи з документами у структурних підрозділах Апарату передбачає визначення працівників, відповідальних за діловодство, а також дотримання правил цієї Інструкції працівниками секретаріатів комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій та груп, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів Апарату (далі - працівниками Апарату), а також помічниками-консультантами народних депутатів України.
2.2. Обов'язки працівника, відповідального за діловодство, покладаються на працівника підрозділу Апарату розпорядженням Керівника Апарату Верховної Ради України за пропозицією керівника відповідного структурного підрозділу.
Проект розпорядження Керівника Апарату Верховної Ради України готується відділом організації та ведення діловодства в Апараті управління діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - відділ організації та ведення діловодства в Апараті).
Обов'язки працівника, відповідального за діловодство в Управлінні справами, покладаються на працівника підрозділу Управління справами розпорядженням керуючого справами за пропозицією керівника відповідного підрозділу.
2.3. Діловодство Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України (далі - керівництво Верховної Ради України) здійснюють відповідні працівники їх секретаріатів, діловодство Керівника Апарату Верховної Ради України і заступників Керівника Апарату Верховної Ради України (далі - керівництво Апарату Верховної Ради України) працівники відповідних приймалень.
2.4. До функціональних обов'язків працівників, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах Апарату, належать:
одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до підрозділу, контроль за проходженням документів у підрозділі тощо;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої у підрозділі;
своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові підрозділу, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами;
систематичне інформування керівника підрозділу щодо термінів виконання документів і доручень;
надання працівникам підрозділу справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;
підготовка проекту номенклатури справ підрозділу на кожний наступний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;
участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка і оформлення справ до архівного зберігання;
контроль за дотриманням працівниками підрозділу вимог цієї Інструкції та ознайомлення з нормативними документами щодо ведення діловодства;
одержання і зберігання бюлетенів засідань Верховної Ради України, ознайомлення працівників підрозділу із законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями керівництва Верховної Ради України та її Апарату;
забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у підрозділі;
надання працівникам підрозділу методичної допомоги в оформленні документів;
замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.
2.5. У роботі з документами у Верховній Раді України необхідно керуватися такими вимогами:
у прийняті й підписані документи не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них помітки;
передавати документи або копії документів особам, які не є народними депутатами України, їх помічниками-консультантами чи працівниками Апарату, можна лише з дозволу керівництва Апарату Верховної Ради України;
перед відпусткою або виїздом у відрядження та при переведенні на іншу посаду або звільненні з роботи працівник повинен передати відповідальному за діловодство у підрозділі документи, які у нього знаходилися на опрацюванні;
працівники Апарату забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.
3. Документування законотворчої діяльності
3.1. Загальні вимоги
3.1.1. Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України (далі - акти Верховної Ради України) друкуються шрифтом Peterburg і оформляються на бланках (додатки 1, 2, 3, 4, 5, 6) ( 153а/02-РГ ), а їх проекти, порівняльні таблиці до них - на папері формату А4 шрифтом Peterburg або Times New Roman 14 кеглем через півтора міжрядкових інтервали у форматі *.doc, *.rtf та з дотриманням інших вимог, встановлених розділом 5.1 цієї Інструкції.
3.1.2. Реквізити проектів актів Верховної Ради України мають відповідати таким вимогам:
найменування виду акта (для проектів) друкується великими літерами 16 мм кеглем, напівжирним шрифтом і розміщується по центру над заголовком;
заголовок (відповідає на запитання "про що?" або в ньому міститься назва акта) відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і друкується по центру з великої літери;
основний текст відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами;
підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і складається зі слів "Голова Верховної Ради України". Ці слова друкуються у два рядки через один інтервал. Слова "Голова Верховної Ради" друкуються від лівої границі текстового поля, а слово "України" вирівнюється по центру відносно цих слів і друкується під ними.
3.1.3. При оформленні на підпис прийнятих Верховною Радою України актів Верховної Ради України їхні реквізити (заголовок, основний текст, підпис) мають відповідати вимогам пункту 3.1.2 цієї Інструкції. При цьому реквізит підпису має містити ініціали імені і прізвище Голови Верховної Ради України.
До законів України, які надсилаються на підпис Президенту України, додається сторінка з текстом, ідентичним тексту на останній сторінці з підписом Голови Верховної Ради України, де передбачений підпис Президента України. Слова "Президент України" друкуються від лівої границі текстового поля в один рядок.
3.1.4. Преамбула постанов Верховної Ради України, а також законів України про внесення змін до законодавчих актів і ратифікацію угод обов'язково містить слова "Верховна Рада України постановляє". У разі відсутності вступної частини преамбулою є ці слова.
Заголовки книг (частин), розділів (підрозділів) друкуються великими літерами, глав - малими і розміщуються по центру.
Заголовки статей, якщо вони є, друкуються після слова "стаття" з її порядковим номером і крапки.
Примітки до статей розміщуються після відповідної статті. Слово "Примітка" друкується з абзацу, з великої літери, після нього ставиться крапка.
Одна стаття від іншої відділяється двома інтервалами.
У разі ратифікації законом України міжнародних договорів, угод, конвенцій тощо в основній частині закону після їх назви друкується слово "додається" в дужках.
Якщо заходи, плани, рекомендації тощо затверджуються (схвалюються) постановою Верховної Ради України, вони, як правило, оформляються як додаток з посиланням на них в основній частині постанови. Зазначені додатки готуються на окремих аркушах, де на першій сторінці, справа вгорі, зазначається:
ЗАТВЕРДЖЕНО (СХВАЛЕНО)
Постановою Верховної Ради України
від _______________ N_______
або:
Додаток_____
до Постанови Верховної Ради України
від ____________ N _________
В останньому випадку кожний додаток має свою порядкову нумерацію.
Склад комісій, прізвища їх членів у постановах Верховної Ради України або у додатках до них друкуються без розділових знаків між ними, як правило, в алфавітному порядку, великими літерами із зазначенням повної назви депутатської фракції (групи), від якої делеговано народного депутата України, або посади іншої делегованої особи. Імена та по батькові наводяться повністю.
3.1.5. Щодо кожного законопроекту, зареєстрованого в установленому порядку, а також після введення закону в дію (крім документів, передбачених підпунктом 3.3.15 цієї Інструкції) секретаріат комітету Верховної Ради України, визначений головним, веде справу відповідно до Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України.
3.2. Робота з проектами законодавчих актів,
внесеними суб'єктами права законодавчої ініціативи
на розгляд Верховної Ради України
3.2.1. Проекти законів України та постанов Верховної Ради України (далі - законопроекти) подаються (вносяться) до Верховної Ради України суб'єктами права законодавчої ініціативи в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України.
Разом з паперовим примірником тексту законопроекту подається відповідний комп'ютерний файл на дискеті або через засоби електронної пошти.
3.2.2. Законопроекти, що подаються (вносяться) до Верховної Ради України, реєструються в установленому порядку відділом службової кореспонденції управління діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - відділ службової кореспонденції) за допомогою автоматизованого робочого місця (АРМу) комп'ютеризованої системи організації документообігу і передаються для подальшого опрацювання до сектору реєстрації законопроектів відділу з питань планування та обліку проходження законопроектів Головного організаційного управління Апарату (далі - сектор реєстрації законопроектів).
3.2.3. У разі подання народним депутатом України законопроекту безпосередньо до сектору реєстрації законопроектів законопроект реєструється одночасно і як вхідна кореспонденція за допомогою АРМу комп'ютеризованої системи організації документообігу.
3.2.4. Дані про присвоєний реєстраційний номер законопроекту заносяться до Журналу реєстрації законопроектів та до комп'ютерної мережі законопроектів Верховної Ради України сектором реєстрації законопроектів.
Комп'ютерна версія тексту законопроекту та супровідних до нього документів з електронних носіїв, наданих суб'єктом права законодавчої ініціативи, заносяться сектором реєстрації законопроектів до комп'ютерної мережі законопроектів.
3.2.5. Після реєстрації законопроекту сектором реєстрації законопроектів готується проект резолюції Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України відповідно до розподілу між ними обов'язків з урахуванням пропозицій Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) відповідно до пункту 9 статті 4.2.4 Регламенту Верховної Ради України.
3.2.6. Проект резолюції має містити вказівку щодо виготовлення у встановленому порядку тиражу законопроектів для вручення їх народним депутатам України.
Копії законопроектів, що передаються до відповідних комітетів Верховної Ради України, в обов'язковому порядку надсилаються сектором реєстрації законопроектів Президентові України, Кабінету Міністрів України, керівництву Апарату, а також до Головного науково-експертного, Головного юридичного, Головного організаційного управлінь та Управління комп'ютеризованих систем.
3.2.7. Виготовлений у встановленому порядку за рішенням керівництва Верховної Ради України тираж законопроекту вручається народним депутатам України відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України Головного організаційного управління Апарату (далі - відділ організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України).
3.2.8. Оригінали законопроектів після тиражування разом з висновком комітету Верховної Ради України, визначеного головним, висновками Головного юридичного та Головного науково-експертного управлінь Апарату передаються у встановленому порядку до протокольного відділу управління діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі протокольний відділ). Оригінали інших документів (висновки та пропозиції комітетів Верховної Ради України, довідки, зауваження тощо) зберігаються у комітеті Верховної Ради України, визначеному головним, і включаються секретаріатом цього комітету до справи відповідного законопроекту.
3.2.9. Секретаріат комітету Верховної Ради України, визначеного головним, після розгляду законопроекту подає довідку до нього (додаток 9) ( 153а/02-РГ ), яка формується з комп'ютерного шаблону і повинна містити:
повну назву законопроекту;
фінансово-економічне обгрунтування проекту;
юридичне обгрунтування проекту;
науково-експертний висновок;
висновок комітету;
прізвище, ім'я, по батькові та посаду доповідача з цього питання;
прізвище, ім'я, по батькові та посаду співдоповідача;
список запрошених;
ким і коли проект погоджено і завізовано;
орієнтовний регламент розгляду питання;
рішення про оприлюднення через комп'ютерну мережу Верховної Ради України.
3.2.10. Після схвалення законопроекту Верховною Радою України у першому читанні та його підготовки комітетом Верховної Ради України, визначеним головним, до розгляду в другому та наступних читаннях у вигляді порівняльної таблиці (додаток 10) ( 153а/02-РГ ) секретаріат цього комітету передає на тиражування у встановленому порядку порівняльну таблицю, висновок комітету, висновок Головного юридичного управління Апарату та інші матеріали з наступною передачею їх копій до відділу організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України для вручення народним депутатам України.
Оригінал порівняльної таблиці, завізованої головою або заступником голови комітету Верховної Ради України, визначеного головним, завідуючим секретаріатом цього комітету та керівником Головного юридичного управління Апарату, висновок комітету та, за наявності, висновок Головного юридичного управління Апарату секретаріат комітету, визначеного головним, після тиражування у встановленому порядку передає до протокольного відділу. Інші матеріали включаються до справи законопроекту.
Комп'ютерний файл порівняльної таблиці передається секретаріатом комітету, який її готував, до Управління комп'ютеризованих систем Апарату для внесення на Web-сайт Верховної Ради України.
3.2.11. У разі прийняття Верховною Радою України рішення про направлення законопроекту до Конституційного Суду України для надання висновку щодо його відповідності Конституції України ( 254к/96-ВР ), перелік документів, які передаються до Конституційного Суду України, їх кількість і комплектність визначаються Відділом зв'язків з органами правосуддя Апарату.
Копії документів, оригінали яких зберігаються у протокольному відділі (законопроекти, подання народних депутатів України, порівняльні таблиці, висновки комітетів Верховної Ради України, визначених головними, а також висновки Головного науково-експертного та Головного юридичного управлінь Апарату), готуються протокольним відділом.
Копії інших необхідних документів, а також проект супровідного листа до Конституційного Суду України, завізований головою Комітету Верховної Ради України з питань правової політики та завідуючим Відділом зв'язків з органами правосуддя Апарату або їх заступниками, готує секретаріат Комітету Верховної Ради України з питань правової політики і у триденний термін передає разом з відповідним рішенням Верховної Ради України до протокольного відділу.
Протокольний відділ у дводенний термін з дня одержання проекту супровідного листа оформляє на підпис відповідне рішення Верховної Ради України та супровідний лист і передає їх разом з необхідними додатками на підпис Голові Верховної Ради України.
Підписані Головою Верховної Ради України документи з необхідними додатками протокольний відділ відправляє фельдзв'язком до Конституційного Суду України невідкладно.
3.3. Робота з актами Верховної
Ради України
3.3.1. Не пізніш як на наступний день після пленарного засідання Верховної Ради України, на якому були прийняті акти Верховної Ради України, Головним організаційним управлінням Апарату подається оперативна інформація про результати розгляду питань на пленарному засіданні, що містить повну назву прийнятих актів та номери відповідних законопроектів.
На підставі цієї інформації протокольний відділ присвоює прийнятим актам Верховної Ради України номери, заносить їх до спеціального журналу та водночас формує в електронному вигляді картку реєстрації та стану оформлення актів Верховної Ради України, а також вносить номери та дати прийняття актів до бази даних "Проходження законопроектів".
Нумерація актів Верховної Ради України починається з початку кожного скликання.
3.3.2. Акти, прийняті Верховною Радою України, подаються секретаріатами комітетів Верховної Ради України з візами голів або заступників голів, а також завідуючих секретаріатами цих комітетів, керівників Головного юридичного управління Апарату та відповідного підрозділу Видавництва Верховної Ради України до протокольного відділу для оформлення і підготовки на підпис Голові Верховної Ради України.
Разом з актами Верховної Ради України подаються додатки до цих актів, завізовані головами або заступниками голів відповідних комітетів Верховної Ради України та завідуючими їх секретаріатами, а також покажчики розсилки актів (додатки 11, 12) ( 153а/02-РГ ), підписані завідуючими секретаріатами комітетів.
При оформленні актів і додатків до них не допускається внесення будь-яких змін, не зафіксованих у стенограмах пленарних засідань Верховної Ради України, крім усунення неточностей редакційного та юридичного характеру, які не впливають на зміст і розуміння тексту.
3.3.3. Протокольний відділ оформляє акти Верховної Ради України в порядку їх надходження. У позачерговому порядку акти оформляються тільки за дорученням керівництва Верховної Ради України.
3.3.4. Оформлені акти Верховної Ради України, завізовані завідуючим протокольним відділом, передаються до секретаріату відповідного комітету Верховної Ради України для оперативного візування головою комітету або його заступником, завідуючим секретаріатом та керівником або заступником керівника Головного юридичного управління Апарату.
Візування актів Верховної Ради України здійснюється зазначеними особами на звороті останнього аркуша документа.
3.3.5. У разі прийняття Верховною Радою України актів з питань, які були підготовлені до розгляду Верховною Радою України тимчасовою спеціальною або тимчасовою слідчою комісією, функції, передбачені пунктами 3.2.10, 3.3.2, 3.3.4 цієї Інструкції, здійснюються апаратом відповідної комісії.
Якщо Верховною Радою України прийнято акти з питань, які не належать до відання існуючих комітетів Верховної Ради України, функції працівників секретаріатів комітетів, передбачені пунктами 3.2.10, 3.3.2, 3.3.4 цієї Інструкції, здійснюються працівниками Головного організаційного управління Апарату, визначеними його керівником.
3.3.6. Підготовлені на підпис Голові Верховної Ради України акти протокольний відділ передає заступникові Керівника Апарату Верховної Ради України, який здійснює координацію документального забезпечення, для візування і передачі Керівникові Апарату Верховної Ради України.
3.3.7. Акти Верховної Ради України на підпис Голові Верховної Ради України подає Керівник Апарату Верховної Ради України.
3.3.8. Підписані Головою Верховної Ради України постанови Верховної Ради України передаються до протокольного відділу, де у встановленому порядку забезпечується тиражування і розсилка їхніх копій відповідно до покажчиків розсилки.
3.3.9. Підписані Головою Верховної Ради України закони України протокольний відділ невідкладно фельдзв'язком надсилає до Адміністрації Президента України на підпис Президентові України та вносить інформацію з цього питання до бази даних "Проходження законопроектів".
3.3.10. Підписані Президентом України закони України повертаються до протокольного відділу.
Інформація про дату і час повернення документа до Верховної Ради України негайно заноситься до бази даних "Проходження законопроектів".
Розсилка копій законів України здійснюється протокольним відділом у встановленому порядку відповідно до покажчиків розсилки.
3.3.11. Копії актів Верховної Ради України, що розсилаються адресатам, засвідчуються у протокольному відділі печаткою Апарату Верховної Ради України з цифрами 1 або 2.
3.3.12. Якщо Президент України повернув для повторного розгляду надісланий йому на підпис закон України, відділ службової кореспонденції реєструє лист з пропозиціями Президента України, передає їх разом з оригіналом закону України до сектору реєстрації законопроектів для подальшої роботи та невідкладно інформує протокольний відділ про надходження документа до Верховної Ради України для занесення інформації до бази даних "Проходження законопроектів".
3.3.13. Сектор реєстрації законопроектів готує відповідний проект резолюції і після розгляду пропозицій Президента України Головою Верховної Ради України, а в разі його відсутності - Першим заступником або заступником Голови Верховної Ради України, згідно з дорученням надсилає у встановленому порядку копії пропозицій Президента України і закону України на опрацювання відповідним комітетам Верховної Ради України та структурним підрозділам Апарату, а оригінали зазначених документів передає до протокольного відділу.
3.3.14. Якщо під час повторного розгляду закону України Верховною Радою України вето Президента подолано, секретаріат відповідного комітету Верховної Ради України готує проект листа до Президента України і передає його на підпис Голові Верховної Ради України. Після підписання такий лист разом з оригіналом закону України надсилається протокольним відділом до Адміністрації Президента України у порядку, передбаченому пунктом 3.3.9 цієї Інструкції.
3.3.15. Формування справ прийнятих Верховною Радою України актів здійснює протокольний відділ з оригіналів таких документів:
законів України і постанов Верховної Ради України;
висновків комітетів Верховної Ради України, визначених головними, щодо законопроектів;
законопроектів, прийнятих Верховною Радою України у першому читанні;
проектів постанов Верховної Ради України щодо розробки, доопрацювання, прийняття законопроектів, завізованих головами або заступниками голів комітетів Верховної Ради України, визначених головними;
порівняльних таблиць, поданих до другого і наступних читань, завізованих головами або заступниками голів комітетів Верховної Ради України, завідуючими секретаріатами цих комітетів;
висновків Головного науково-експертного та Головного юридичного управлінь Апарату щодо законопроектів.
Протокольний відділ також формує справи з оригіналів:
протоколів засідань Верховної Ради України;
протоколів та стенограм засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп);
листів інформаційного характеру, що надійшли від центральних органів державної влади, копії яких передані головам комітетів та керівникам депутатських фракцій (груп) для ознайомлення за резолюцією Голови Верховної Ради України або його заступників.
3.3.16. Копії текстів законів і постанов передаються протокольним відділом до Видавництва Верховної Ради України для опублікування у "Відомостях Верховної Ради України", а також Управлінню комп'ютеризованих систем Апарату для введення їх до системи інформаційного забезпечення законотворчого процесу. Копії постанов Верховної Ради України, які підлягають опублікуванню, протокольний відділ надсилає до редакції газети "Голос України" і Українського національного інформаційного агентства "Укрінформ".
3.3.17. Видача копій, надсилання додаткових примірників актів Верховної Ради України установам, організаціям, посадовим особам, заміна раніше надісланих примірників цих актів, а також зміни в покажчику розсилки здійснюються протокольним відділом за дорученням керівництва Апарату.
3.3.18. Оригінали документів, що зберігаються у протокольному відділі, у тимчасове користування не надаються та з відповідних справ не вилучаються.
3.4. Документування засідань і нарад
3.4.1. Документами засідань і нарад є протоколи або стенограми. Пленарні засідання Верховної Ради України в обов'язковому порядку стенографуються і протоколюються.
3.4.2. Протоколи пленарних засідань Верховної Ради України та засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп), а також витяги з них оформляються протокольним відділом на основі стенограм, що готуються управлінням технічної роботи з документами Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - управління технічної роботи з документами), і результатів голосування, що готуються Управлінням комп'ютеризованих систем Апарату, та оформляються на бланках (додатки 13, 14, 15) ( 153а/02-РГ ).
Підготовлені протоколи візуються завідуючим протокольним відділом і подаються на підпис головуючому на засіданні Верховної Ради України.
Протоколи засідань Верховної Ради України оформляються окремо на кожне пленарне засідання або його частину в разі зміни головуючого.
Протокольний відділ присвоює протоколам засідань Верховної Ради України та протоколам засідань Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) порядкові номери з початку кожної сесії і забезпечує їх зберігання до передачі у встановленому порядку до архіву Верховної Ради України.
3.4.3. Протоколи засідань комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (груп) оформляються на бланках встановленого зразка (додаток 16) ( 153а/02-РГ ) секретаріатами відповідних комітетів.
Протоколи спільних засідань кількох комітетів Верховної Ради України оформляються працівником секретаріату комітету, визначеного головним з цього питання, не на бланках.
Протоколи засідань комітетів Верховної Ради України підписують головуючі на засіданнях та секретарі комітетів, протоколи спільних засідань кількох комітетів Верховної Ради України - голови відповідних комітетів, протоколи засідань тимчасових спеціальних і тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України - голови цих комісій, протоколи засідань депутатських фракцій (груп) - уповноважені представники депутатських фракцій (груп).
Протоколи засідань нумеруються з початку скликання у кожному органі Верховної Ради України і зберігаються їх секретаріатами до передачі у встановленому порядку до архіву Верховної Ради України.
3.4.4. Протоколи нарад у Голови Верховної Ради України, заступників Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату Верховної Ради України оформляють відповідні секретаріати. Необхідність протоколювання цих нарад визначається відповідним керівником.
3.4.5. У протоколі зазначаються дата проведення, кількість і склад присутніх, прізвище головуючого, порядок денний, прізвища виступаючих, теми виступів, тексти або короткий виклад виступів, прийняті рішення.
Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою: "Слухали - виступили - вирішили".
По можливості надруковані тексти доповідей та виступів додаються до протоколу, при цьому зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається".
Витяги з протоколів засідань комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій (груп) та прийняті рішення оформляються на бланках (додатки 17, 18) ( 153а/02-РГ ) і підписуються особою, яка головувала на засіданні. Їхній зміст повинен відповідати змісту відповідних пунктів протоколу.
3.4.6. Стенографування ведеться в спеціальних стенографічних зошитах. Матеріали стенограм розшифровуються згідно з правилами, встановленими для друкарських робіт.
3.4.7. Диктофонні записи засідань Верховної Ради України здійснюються з одночасною розшифровкою відділом стенографування управління технічної роботи з документами.
3.4.8. Запис пленарних засідань Верховної Ради України на магнітну стрічку та їх поточний облік здійснює відділ зв'язку і телерадіосистем Управління справами Апарату.
Записи виступів у той самий день передаються до редакційного відділу управління технічної роботи з документами для опрацювання стенограм. Не пізніше ніж через 15 днів магнітна стрічка повертається до відділу зв'язку і телерадіосистем Управління справами Апарату для повторного використання.
В окремих випадках записи виступів можуть зберігатися безстроково до особливого розпорядження керівництва Верховної Ради України.
3.4.9. Замовлення на диктофонні записи або на стенографування засідань із зазначенням місця та часу проведення подаються до управління технічної роботи з документами та до відділу зв'язку і телерадіосистем Управління справами Апарату не пізніше ніж за один день до призначеного заходу.
3.4.10. Відредаговані редакційним відділом управління технічної роботи з документами стенограми засідань Верховної Ради України разом з результатами голосування та іншими матеріалами відповідно до Регламенту Верховної Ради України передаються цим відділом до Видавництва Верховної Ради України для організації виготовлення стенографічних бюлетенів засідань Верховної Ради України.
3.5. Забезпечення документами засідань
Верховної Ради України, народних депутатів
України, працівників Апарату
3.5.1. Вручення народним депутатам України проектів законів, постанов Верховної Ради України, інших документів та матеріалів, підготовлених до розгляду на засіданнях Верховної Ради України, здійснюється відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України у строки та у порядку, передбачені Регламентом Верховної Ради України.
3.5.2. У дні засідань Верховної Ради України видача народним депутатам України документів і матеріалів здійснюється під час реєстрації депутатів. За вказівкою головуючого на засіданні Верховної Ради України документи можуть видаватися народним депутатам України безпосередньо в сесійному залі під час засідань Верховної Ради України.
3.5.3. Тиражування цих документів і матеріалів у необхідній кількості примірників та передача до відділу організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України здійснюються у встановленому порядку за письмовим дорученням відповідного заступника Керівника Апарату Верховної Ради України.
3.5.4. Документи і матеріали до засідання Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) відповідними підрозділами Апарату передаються не пізніше ніж за чотири календарні дні до засідання Головному управлінню документального забезпечення Апарату.
3.5.5. Тиражування цих документів і матеріалів у необхідній кількості примірників та вручення членам Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) і запрошеним на її засідання особам здійснюються Головним управлінням документального забезпечення Апарату не пізніше ніж за три календарних дні до засідання.
3.5.6. У разі необхідності за дорученням головуючого на засіданні Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) або Керівника Апарату Верховної Ради України документи і матеріали можуть видаватися членам Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) в інші строки або безпосередньо на засіданні.
3.5.7. Забезпечення документами і матеріалами до засідань органів Верховної Ради України здійснюється їх секретаріатами у строки, визначені керівниками цих органів.
3.5.8. Нормативно-правові акти надаються народним депутатам України, їхнім помічникам-консультантам та працівникам Апарату для роботи з обов'язковим поверненням Головним юридичним управлінням Апарату та відділом інформаційно-бібліотечного забезпечення Інформаційного управління Апарату. Робота з документами, що є в одному примірнику, ведеться лише у приміщеннях цих підрозділів.
Друковані видання, збірки, бюлетені та інші матеріали видаються народним депутатам України під розписку з обов'язковим поверненням у встановлені строки.
3.5.9. Періодичні видання органам Верховної Ради України, структурним підрозділам Апарату видаються відділом службової кореспонденції згідно з рознарядкою.
4. Підготовка і оформлення службових документів
4.1. Загальні вимоги
4.1.1. Для оформлення службових документів використовується папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Оформлення документів на папері іншого формату не дозволяється.
4.1.2. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
Винятком є протоколи, плани, звіти, узагальнюючі документи.
4.1.3. Тексти документів складаються з двох частин: констатуючої та резолютивної. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, доручення або клопотання.
У листах зміст викладається від 3-ої особи однини. Наприклад: "Комітет вважає...", "Комітет розглянув...".
Допускається вживати у листах звернення типу "пропонуємо", "просимо" у разі, коли керівник, підписуючи лист, висловлює думку підрозділу, органу тощо.
Якщо лист оформляється на бланку посадової особи, то його зміст викладається від 1-ої особи однини: "Прошу:", "Надсилаю:".
4.1.4. Документи організаційно-розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляються на бланках.
Внутрішні документи (службові та доповідні записки, довідки, акти, заяви тощо) та документи, створювані кількома підрозділами або органами, оформляються не на бланках.
4.1.5. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.
4.1.6. Проект документа візується виконавцями, іншими посадовими особами, відповідальними за його підготовку.
Віза включає особистий підпис, ініціали, прізвище та дату, а за необхідності - зазначення посади особи, яка візувала документ. Візи проставляються на проектах нормативно-правових та організаційно-розпорядчих актів на зворотному боці в нижній частині останнього аркуша першого примірника (оригіналу); на проектах інших документів - на лицьовому боці нижче тексту останнього аркуша другого примірника.
4.2. Адресування документів
4.2.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу їхні найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Міністерство юстиції України
4.2.2. Якщо документ надсилається керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Державного комітету України по
земельних ресурсах
(прізвище, ініціали)
4.2.3. У разі адресування документа установам або підрозділам одного рівня адресат зазначається узагальнено, наприклад:
Головам обласних рад
4.2.4. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.2.5. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.
4.2.6. Повна адреса після назви установи, організації зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Якщо документ надсилається органам державної влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається.
4.2.7. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище та ініціали, а потім поштова адреса:
Петренку I.П.
вул. Шевченка, буд. 4, кв. 2
м. Остер,
Козелецький район,
Чернігівська область, 17044
4.3. Заголовки документів
4.3.1. Документ повинен мати заголовок, який передає зміст документа і відповідає на питання "Про що". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
4.3.2. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові та доповідні записки тощо) та листи фізичним особам обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.
4.3.3. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
4.4. Датування документів
4.4.1. На службових документах обов'язково проставляється дата.
4.4.2. Датою документа є дата його підписання. Датою для документа, що приймається колегіальним органом, є дата його прийняття. Датою для документа, що затверджується, є дата його затвердження.
4.4.3. Дати підписання і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформляються, як правило, цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 жовтня 2002 року слід писати: 12.10.02.
Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 квітня 2002 року слід писати: 03.04.02. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад 30 травня 2002 року.
4.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання тощо.
4.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ оформлено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у окремій графі.
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
4.5.2. Погодження проекту документа може бути внутрішнім (структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) і зовнішнім.
4.5.3. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. За необхідності зазначається посада цієї особи.
4.5.4. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються у Верховній Раді України, після тексту на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.
4.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка: "Зауваження і пропозиції додаються". Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи (включаючи найменування установи), з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.
4.5.7. Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, замість посади і підпису зазначаються номер протоколу засідання цього органу і дата.
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, встановленої законодавством.
4.6.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
4.6.4. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - усіма відповідальними особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.
У разі підписання документа кількома особами рівнозначних посад їх підписи розміщуються на одному рівні.
4.6.5. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує її заступник або особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад "В.о.", "Заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед назвою посади.
4.6.6. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується органами державної влади або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
4.6.7. Затверджуються акти (перевірок, експертизи, передачі справ тощо), завдання (на проведення науково-дослідних робіт, на відрядження, на перевірки тощо), звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи, перевірки тощо), кошториси витрат, нормативи, плани, програми, структура і штатна чисельність, штатні розписи, а також положення, інструкції, правила тощо.
4.6.8. Затвердження документа здійснюється шляхом або підписання його посадовою особою, або видання організаційно-розпорядчого акта. Наприклад:
Затверджую
Заступник Керівника
Апарату Верховної Ради України
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата.
Затверджено
Розпорядженням Керівника
Апарату Верховної Ради України
від ________________ N ____
Гриф затвердження розміщується у верхньому правому полі першого аркуша документа.
4.6.9. Нормативно-правові акти затверджуються в порядку, встановленому законом.
4.7. Додатки до документів
4.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що затверджуються або вводяться в дію організаційно-розпорядчим документом (додатки до організаційно-розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
4.7.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі реквізити, визначені цією Інструкцією.
4.7.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Розробити і подати на затвердження план: за формою, зазначеною у додатку".
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до розпорядження
Керівника Апарату Верховної Ради України
від _________________ N ____
4.7.5. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
4.7.6. Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
4.7.7. Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо оформляються у такому порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту робиться така відмітка:
Додаток: на___арк. у ___ прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання на__ арк. у__ прим.
2. Графік ________ на ___ арк. у ___ прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться таким чином:
Додаток: Висновок Комітету _________ і додаток до нього,
всього на ___ арк. у ___ прим.;
якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначається; у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на ___ арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа робиться така відмітка:
Додаток: на ___ арк. у ___ прим. на першу адресу.
4.8. Організаційно-розпорядчі документи
4.8.1. Організаційно-розпорядчі документи у Верховній Раді України (постанови Верховної Ради України з питань організації роботи Верховної Ради України; розпорядження Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України; розпорядження Керівника Апарату Верховної Ради України, заступника Керівника Апарату Верховної Ради України) оформляються на бланках встановленого зразка (додатки 2, 19, 20, 21, 22, 23) ( 153а/02-РГ ).
4.8.2. Оформлення, реєстрація та проходження проектів постанов Верховної Ради України з питань організації роботи Верховної Ради України здійснюються в порядку, встановленому Регламентом Верховної Ради України та Положенням про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України.
4.8.3. Проекти розпоряджень готуються за дорученнями керівництва Верховної Ради України і Апарату Верховної Ради України або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами Апарату.
Проекти розпоряджень з кадрових питань готуються Управлінням кадрів Апарату за відповідними дорученнями, поданнями або за його ініціативою.
Проекти розпоряджень з питань відряджень готуються Головним управлінням документального забезпечення Апарату або Управлінням забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату відповідно до Положення про порядок підготовки і оформлення документів щодо відряджень у межах України та за кордон народних депутатів України, їх помічників-консультантів і працівників Апарату Верховної Ради України.
Проекти розпоряджень (крім розпоряджень з кадрових питань та з питань відряджень) візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу, який готував проект розпорядження, та керівниками структурних підрозділів Апарату, яким адресовані доручення, що містяться у проекті розпорядження.
Проекти розпоряджень, що містять правові питання, візуються керівником Головного юридичного управління Апарату.
Розпорядження оформляються із зазначенням повного найменування посади, наприклад:
| Голова Верховної Ради України |
(підпис) | (прізвище) |
У разі відсутності Керівника Апарату Верховної Ради України розпорядження підписує особа, яка виконує його обов'язки, наприклад:
| Виконуючий обов'язки Керівника Апарату Верховної Ради України |
(підпис) |
(прізвище) |
Проекти розпоряджень Голови Верховної Ради України візуються і подаються на підпис Керівником Апарату Верховної Ради України.
Проекти розпоряджень на підпис подаються разом з покажчиками розсилки (додаток 24, 25) ( 153а/02-РГ ).
Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів і розсилку копій розпоряджень здійснює Управління кадрів Апарату. Копії розпоряджень про відрядження надсилаються: щодо відряджень у межах України народних депутатів України до відповідного комітету Верховної Ради України; працівників Апарату - до відповідних структурних підрозділів, а також до відділу бухгалтерського обліку, фінансів, планування та контролю Управління справами Апарату та Головного управління документального забезпечення Апарату. Копії закордонних відряджень надсилаються ще й відповідному заступникові Керівника Апарату Верховної Ради України та до Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків.
Копії розпоряджень засвідчуються штампом Управління кадрів Апарату.
Реєстрація розпоряджень керівництва Верховної Ради України та окремо керівництва Апарату Верховної Ради України здійснюється у спеціальних журналах (додаток 26) ( 153а/02-РГ ) шляхом присвоєння чергового порядкового номера протягом календарного року.
4.9. Службові листи та телеграми
4.9.1. Службові листи та телеграми на адресу Президента України, Прем'єр-міністра України, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України, як правило, готуються за підписом Голови Верховної Ради України, а у разі його відсутності - за підписом Першого заступника, заступника Голови Верховної Ради України.
4.9.2. Службові листи оформляються на бланках встановленого зразка (додатки 27-38) ( 153а/02-РГ ), телеграми - за зразком (додаток 39) ( 153а/02-РГ ).
Телеграма категорії "Вища урядова" підписується Головою Верховної Ради України, Першим заступником Голови Верховної Ради України та заступником Голови Верховної Ради України, "Урядова" - народними депутатами України, Керівником Апарату Верховної Ради України та першим заступником Керівника Апарату Верховної Ради України - керуючим справами.
4.9.3. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на клопотання або запит, в них зазначаються номер і дата документа, на який надсилається відповідь.
4.9.4. До проекту листа, що подається на підпис керівництву Верховної Ради України або Апарату, додається копія, завізована головою комітету Верховної Ради України або керівником структурного підрозділу Апарату і працівником, який готував цей документ. Проект телеграми візується цими особами на першому примірнику.
У разі, коли проект листа або телеграми є відповіддю на вхідний документ чи підготовлений на його підставі, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.
4.9.5. Текст телеграми друкується великими літерами без переносу слів, абзаців і виправлень. Цифри пишуться словами.
4.9.6. Підписані телеграми передаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленим у трьох примірниках описом (додаток 40) ( 153а/02-РГ ).
Підписані листи передаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленими у двох примірниках списками (додаток 41) (153а/02-РГ).
4.9.7. Офіційні листи, телеграми керівникам іноземних держав, установ, організацій, посольствам, консульствам, іншим іноземним представництвам в Україні та іноземним громадянам за підписом Голови Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника готуються українською мовою і оформляються відповідно до загальноприйнятих вимог (додаток 42) (153а/02-РГ), їхні другі примірники візуються керівником Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату та Керівником Апарату Верховної Ради України.
Копії листів і телеграм керівництва Апарату Верховної Ради України, надісланих за кордон, зберігаються у структурних підрозділах Апарату, які їх оформляли.
4.9.8. Для оперативного з'ясування питань, що можуть виникнути в адресата, на звороті останньої сторінки листа і копії зліва внизу обов'язково друкується прізвище і номер службового телефону працівника, який підготував проект листа, наприклад:
вик. Петренко, 291-00-00.
4.10. Інші службові документи
4.10.1. Протокольні доручення Верховної Ради України з питань, порушених народними депутатами України на пленарних засіданнях Верховної Ради України і підтриманих Верховною Радою України, доручення головуючого на пленарному засіданні за заявами народних депутатів України та доручення Погоджувальної ради депутатських фракцій (груп) оформляє Відділ контролю Апарату та подає їх на підпис керівництву Верховної Ради України. Підписані доручення реєструються і розмножуються у необхідній кількості Відділом контролю Апарату та передаються до відділу службової кореспонденції для відправлення адресатам. Протокольні доручення термінового характеру відправляються адресатам фельдзв'язком. Про стан виконання доручень Відділ контролю Апарату періодично інформує керівництво Апарату Верховної Ради України.
4.10.2. Після оголошення змісту і підтримки депутатських запитів на засіданні Верховної Ради України роботу щодо їх обліку, підготовки проектів постанов Верховної Ради України у разі направлення запиту Президенту України, відповідного оформлення для відправлення адресатам, контролю за додержанням термінів їхнього розгляду, інформування керівництва Верховної Ради України та відповідних народних депутатів України про одержані відповіді здійснює Відділ контролю Апарату.
Депутатські запити до Президента України разом з проектами відповідних постанов Верховної Ради України Відділ контролю Апарату передає протокольному відділу для остаточного оформлення і відправлення адресату, інші депутатські запити Відділ контролю Апарату передає фельдзв'язком для негайного вручення їх адресатам.
4.10.3. Інформаційні, довідкові та інші матеріали, в тому числі заяви та звернення, призначені для поширення на пленарних засіданнях Верховної Ради України за ініціативою народних депутатів України, депутатських фракцій і груп тощо, за дорученням відповідного заступника Керівника Апарату Верховної Ради України тиражуються у встановленому порядку і вручаються народним депутатам України відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України.
Оригінали зазначених матеріалів відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України повертаються авторам.
4.10.4. Листи і телеграми, що містять поздоровлення з державними та професійними святами, днями народження, іншими визначними датами, завчасно готуються секретаріатами Голови Верховної Ради України та його заступників, іншими структурними підрозділами Апарату.
Необхідність підготовки вітальних та інших листів, телеграм, запрошень за підписом керівництва Верховної Ради України визначається керівниками цих підрозділів за погодженням з Керівником Апарату Верховної Ради України або з відповідним заступником Керівника Апарату Верховної Ради України.
4.10.5. Організація поздоровлень з ювілейними та визначними датами народних депутатів України та працівників Апарату здійснюється відповідними комітетами, депутатськими фракціями, групами, структурними підрозділами Апарату за участю Управління кадрів Апарату.
5. Технічне забезпечення підготовки документів
5.1. Друкування документів
5.1.1. Комп'ютерний набір та друкування документів у Верховній Раді України, порівняльних таблиць законопроектів, підготовлених до першого, другого та третього читань, здійснюються у секторі комп'ютерної обробки документів управління технічної роботи з документами (далі - сектор комп'ютерної обробки документів) та у структурних підрозділах Апарату.
У комп'ютерно-друкарському бюро (вул. Грушевського, 5) сектору комп'ютерної обробки документів друкуванню підлягають лише акти Верховної Ради України, матеріали, пов'язані з підготовкою засідань Верховної Ради України, та на замовлення протокольного відділу, доручення керівництва Верховної Ради України та її Апарату, а також термінові - за погодженням з керівництвом управління технічної роботи з документами.
Документи і матеріали обсягом до двох сторінок повинні друкуватися безпосередньо у структурних підрозділах Апарату з дотриманням правил оформлення документів.
5.1.2. У секторі комп'ютерної обробки документів та у структурних підрозділах Апарату друкуються тільки службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю Верховної Ради України.
5.1.3. Сектор комп'ютерної обробки документів друкує матеріали у порядку їх одержання.
Рукописи та інші матеріали, що передаються до сектору комп'ютерної обробки документів, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору лише на лицьовому боці аркушів стандартного розміру, ретельно відредаговані, завізовані виконавцем із зазначенням дати, прізвища виконавця і номера його службового телефону.
Рукописи, написані або виправлені нечітко, кольоровим (крім синього) чорнилом чи олівцем, на друкування не приймаються.
При підготовці рукописів особливу увагу слід звертати на чітке і розбірливе написання прізвищ, спеціальних термінів, іноземних слів та географічних назв. Необхідно застосовувати лише загальновизнані скорочення слів.
Друкування під диктовку не допускається.
5.1.4. Друкування документів здійснюється на бланках встановлених зразків або на чистих аркушах стандартних розмірів.
5.1.5. Матеріали у секторі комп'ютерної обробки документів друкуються в одному примірнику і разом з рукописом передаються виконавцю.
Матеріали обсягом більше трьох сторінок, що підлягають подальшому редагуванню, можуть бути скопійовані на дискету замовника. В подальшому такі матеріали приймаються до роботи лише з дискетою з відповідним файлом документа.
У надрукованому матеріалі у лівому верхньому куті зворотної сторони останнього аркуша працівник сектора комп'ютерної обробки документів зазначає свої ініціали, кількість надрукованих сторінок, а також назву комп'ютерного файла.
Друкований текст перевіряє виконавець і у разі необхідності повертає його працівникові сектора комп'ютерної обробки документів, який набирав текст, для виправлення допущених помилок.
5.1.6. Тексти документів у Верховній Раді України друкуються на папері формату А4 шрифтом Peterburg або Times New Roman 14 кеглем через півтора міжрядкових інтервали у форматі *.doc, *.rtf.
Тексти документів, що готуються до видання, і виступів друкуються через два міжрядкових інтервали.
5.1.7. Документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє - 2 см, праве 1,5 см, ліве - 3 см (для альбомних документів - 2 см), двосторонні документи друкуються з дзеркальними полями. Документи формату А5 односторонні верхнє, нижнє та ліве поля - 2 см, праве - 1 см.
5.1.8. Якщо документ містить дві і більше сторінки, друга та наступні сторінки нумеруються.
Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова "сторінка" або "стор." та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерація сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починається з першої сторінки числом 3.
5.1.9. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.
Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатків", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 міжрядковими інтервалами.
Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.
Наприклад:
Погоджено
- 1,5 -
Заступник Керівника
- 1 -
Апарату Верховної Ради України
- 3 -
(Підпис)(Ініціали, прізвище)
- 1,5 -
(Дата)
5.1.10. Назва виду документа друкується великими напівжирними літерами. Заголовок - малими напівжирними літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
5.1.11. Розшифровка підпису у реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пробілу між ініціалами і прізвищем.
5.2. Тиражування документів
5.2.1. Тиражування документів і матеріалів у Верховній Раді України здійснюється сектором тиражування документів відділу організаційної техніки управління технічної роботи з документами (далі - сектор тиражування документів) та структурними підрозділами Апарату.
Централізованому тиражуванню та комплектуванню у секторі тиражування документів підлягають законопроекти та акти Верховної Ради України.
5.2.2. У секторі тиражування документів та у структурних підрозділах Апарату тиражуються лише службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю Верховної Ради України.
Матеріали особистого характеру, в тому числі пов'язані з діяльністю підприємств, установ, організацій, тиражуванню не підлягають.
Розмноження бланків забороняється.
5.2.3. Сектор тиражування документів здійснює копіювання та розмноження документів і матеріалів за замовленням (додаток 43) ( 153а/02-РГ ), підписаним керівником відповідного підрозділу, у порядку їх одержання. У разі необхідності термінового розмноження замовлення погоджується з керівництвом управління технічної роботи з документами.
Першочерговому розмноженню підлягають матеріали до засідань Верховної Ради України, дорученння керівництва Верховної Ради України.
Виготовлення матеріалів тиражем більше 100 примірників здійснюється за дорученням відповідного заступника Керівника Апарату Верховної Ради України.
5.2.4. Кількість примірників при тиражуванні матеріалів до засідань комітетів Верховної Ради України визначається завідуючими їх секретаріатами за погодженням з головами комітетів Верховної Ради України.
5.2.5. Документи і матеріали передаються на розмноження у незброшурованому вигляді, якісно і чітко надрукованими, як правило, - перші примірники. Забруднені, з помарками і вклейками матеріали на розмноження не приймаються.
5.2.6. Сектор тиражування документів веде облік виготовлених матеріалів і видає їх замовнику разом з оригіналом під розписку.
5.2.7. За порушення вимог цієї Інструкції щодо тиражування документів у Верховній Раді України винні притягаються до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому законом.
6. Організація документообігу в Апараті
6.1. Приймання, реєстрація і проходження
службової кореспонденції
6.1.1. Документи, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, приймаються, попередньо опрацьовуються та реєструються у відділі службової кореспонденції.
Кореспонденція, що надсилається електронною поштою, приймається децентралізовано - адресатами-користувачами поштових скриньок. Кореспонденція, що надсилається факсимільним і телексним зв'язком, приймається відповідними службами зв'язку або адресатами. У разі необхідності такі документи передаються для реєстрації чи обліку до відділу службової кореспонденції.
Працювати з незареєстрованими документами забороняється.
6.1.2. Приймання документації здійснюється з 8-ої до 19-ої години відділом службової кореспонденції, термінової - у позаробочий час та вихідні дні - приймальнею Голови Верховної Ради України з передачею до відділу службової кореспонденції до 9-ої години наступного робочого дня.
6.1.3. Первинна обробка документів включає перевірку правильності доставки, адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності вкладень та їх відповідність опису.
Неналежним чином оформлені документи (незареєстровані, непідписані, з незавізованими додатками тощо), а також помилково вкладені документи не реєструються і повертаються відправникові.
6.1.4. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком випадків, коли на документах немає дати й адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її одержання і поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та одержання кореспонденції, а також коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам на конверті.
6.1.5. У разі надходження документів безпосередньо до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату вони повинні бути передані для реєстрації до відділу службової кореспонденції.
Звернення народних депутатів України, передані Голові Верховної Ради України, Першому заступникові Голови Верховної Ради України, заступникові Голови Верховної Ради України під час особистої зустрічі або пленарних засідань Верховної Ради України, підлягають обов'язковій передачі до відділу службової кореспонденції для реєстрації.
6.1.6. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до відділу службової кореспонденції і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.
6.1.7. Попередній розгляд документів включає їх анотування і розподіл за адресатами.
Визначення адресата здійснюється відповідно до змісту документів і розподілу обов'язків між Головою Верховної Ради України та заступниками Голови Верховної Ради України, Керівником Апарату Верховної Ради України та заступниками Керівника Апарату Верховної Ради України, сфер відання органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату.
6.1.8. Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк із зазначенням установи чи організації, посада особи, яка надіслала документ, вихідний номер і дата реєстрації документа, адреса, підпис або відбиток печатки, що його замінює).
Копії документів та рекламні матеріали реєстрації не підлягають. Матеріали інформаційного характеру, періодичні видання тощо обліковуються у відділі службової кореспонденції.
6.1.9. Документ у Верховній Раді України централізовано реєструється тільки один раз.
Реєстрація документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року).
Реєстраційний номер, дата і час реєстрації документа проставляються у реєстраційному штампі (додаток 45) ( 153а/02-РГ ), як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті документа.
Додатки до документів окремо не реєструються. У випадку, коли додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.
6.1.10. Під час реєстрації роздруковуються три примірники картки реєстрації (додаток 7) ( 153а/02-РГ ). Один примірник картки залишається у відділі службової кореспонденції для контролю за проходженням документа, а два - разом з документом передаються адресатові. Перший примірник з розпискою про одержання документа повертається до відділу службової кореспонденції і закладається у довідкову картотеку вхідної кореспонденції, яка формується окремо на кожний календарний рік, другий - залишається в обліковій картотеці адресата.
З кореспонденцією, що передається керівництву Верховної Ради України, передається додатковий примірник картки реєстрації.
6.1.11. Документи, одержані до 15-ої години, відділом службової кореспонденції реєструються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 15-ої години - наступного дня, у неробочі дні - у перший наступний робочий день, термінові - негайно.
6.1.12. Кореспонденція між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату передається тільки через відділ службової кореспонденції, а листи і телеграми громадян - через Відділ з питань звернень громадян Апарату.
6.1.13. Відділом службової кореспонденції після попереднього розгляду та реєстрації здійснюється передача:
законопроектів і законодавчих пропозицій, законів, повернутих Президентом України з пропозиціями до них для повторного розгляду Верховною Радою України, звітів підконтрольних та підзвітних Верховній Раді України органів та посадових осіб - до Головного організаційного управління Апарату;
примірників указів і розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України - до секретаріатів Голови Верховної Ради України та його заступників, Головного юридичного управління, Управління комп'ютеризованих систем Апарату, а також до Керівника Апарату Верховної Ради України з наступною передачею цього примірника відповідному заступнику Керівника Апарату Верховної Ради України для визначення додаткових адресатів, яких вони стосуються;
зауважень і пропозицій народних депутатів України до проектів документів, що розглядаються в комітетах Верховної Ради України, - до секретаріатів відповідних комітетів Верховної Ради України;
звернень, пропозицій, клопотань народних депутатів України до Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - до відповідних секретаріатів керівництва Верховної Ради України;
відповідей на депутатські запити, протокольні доручення Верховної Ради України, адресованих Верховній Раді України інформацій про стан виконання доручень, що містяться у законодавчих актах, - до Відділу контролю.
6.1.14. Кореспонденція юридичних осіб, у тому числі й міжнародна, що адресована народним депутатам України, відділом службової кореспонденції реєструється за зазначеними на конвертах даними і передається у нерозкритих конвертах до секретаріатів комітетів Верховної Ради України, де працюють народні депутати України.
Запрошення, повістки та інші термінові документи судових та правоохоронних органів приймаються секретаріатами відповідних комітетів Верховної Ради України та вручаються ними народним депутатам України або їхнім помічникам-консультантам. Розписки про отримання зазначеними особами цієї кореспонденції повертаються до відділу службової кореспонденції для відправлення органам, від яких надійшла кореспонденція.
Кореспонденція фізичних осіб, що адресована народним депутатам України, відділом службової кореспонденції не реєструється, а передається у нерозкритих конвертах до секретаріатів комітетів, де працюють ці народні депутати України, для вручення народному депутату або його помічнику-консультанту.
На повідомленнях про отримання рекомендованих листів на адресу народних депутатів України завідуючий сектором прийому та відправлення кореспонденції відділу службової кореспонденції розписується, проставляє дату одержання і повертає їх на поштове відділення. До нерозкритого конверта прикріплюється відповідно заповнене повідомлення (додаток 44) ( 153а/02-РГ ) і передається до секретаріату комітету Верховної Ради України, де працює адресат. Працівник секретаріату відповідного комітету Верховної Ради України, який відповідає за вручення кореспонденції народним депутатам України, повідомлення з підписом народного депутата України або його помічника-консультанта та зазначенням дати вручення конверта з кореспонденцією повертає до відділу службової кореспонденції.
6.1.15. Після розгляду керівництвом Верховної Ради України або Апарату документи повертаються до відділу службової кореспонденції, де тексти резолюцій заносяться до відповідних карток реєстрації вхідної кореспонденції, а документи передаються виконавцям.
6.1.16. У разі відсутності Голови Верховної Ради України або його заступників керівництво Апарату визначає, кому передати на розгляд одержану кореспонденцію.
6.1.17. Якщо доручення дається кільком виконавцям, особі, зазначеній в резолюції першою, надсилається оригінал, а іншим - копії документа, виготовлені відділом службової кореспонденції або управлінням технічної роботи з документами.
6.1.18. Кореспонденція, що надійшла на ім'я керівництва Верховної Ради України та її Апарату із зарубіжних країн, посольств, консульств, інших іноземних представництв в Україні, яка викладена українською або російською мовою, опрацьовується та реєструється у встановленому порядку.
6.1.19. На міжнародну кореспонденцію, що викладена іноземною мовою, крім російської, відділом службової кореспонденції заводиться реєстраційна картка, де зазначаються вхідний номер, дата реєстрації, вихідний номер відправника, дата відправлення, кількість аркушів та примірників, а також у графі "Кому надіслано" - прізвище керівника Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату. Документ разом з реєстраційною карткою передається до Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату для подальшої роботи у порядку, передбаченому абзацом першим пункту 6.2.10 цієї Інструкції.
Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату зазначає в реєстраційній картці українською мовою, від кого надійшов документ, хто його підписав, короткий зміст і оперативно в той же день або не пізніше наступного дня повертає реєстраційну картку до відділу службової кореспонденції.
6.2. Робота з вхідними документами
6.2.1. У структурних підрозділах Верховної Ради України вхідні документи обліковуються і реєструються за реєстраційними номерами, присвоєними відділом службової кореспонденції. При цьому у реєстраційному штампі після номера проставляються через дефіс індекс (згідно з Класифікатором індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, який затверджується Керівником Апарату) комітету, фракції, групи, підрозділу та через дріб - внутрішній порядковий номер і дата.
На документи, зареєстровані централізовано, при передачі їх виконавцям, крім паперового носія локальною мережею до АРМів працівників, відповідальних за діловодство, передається і реєстраційна картка, яка трансформується у порядкову нумерацію бази даних підрозділу. На ці документи реєстраційна картка у структурному підрозділі не заповнюється, а до одержаної мережею картки вносяться додаткові відомості про проходження і контроль виконання документа у підрозділі.
Облік вхідних документів у Верховній Раді України ведеться у журналі, на картках та на ПЕОМ.
6.2.2. Документи, що надійшли до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, після реєстрації доповідаються відповідному керівникові та з його резолюцією передаються до виконання або на ознайомлення під розписку з відміткою в обліковій формі.
6.2.3. Резолюція керівника повинна містити:
прізвище виконавця (виконавців);
конкретний зміст доручення;
термін виконання (за необхідності);
особистий підпис керівника і дату.
У разі, коли доручення дано кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим.
6.2.4. На документі, як правило, повинна бути лише резолюція керівника. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації виконання документа.
6.2.5. У випадку, коли доручення виконують кілька виконавців, виконавець, зазначений у резолюції першим, складає коротку довідку про виконання доручення з урахуванням пропозицій усіх виконавців. За наявності різних точок зору щодо вирішення завдання у довідці викладаються всі пропозиції і передаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.
6.2.6. Якщо в довідці про виконання доручення міститься пропозиція надіслати лист органам державної влади, органам місцевого самоврядування або дати доручення відповідним органам Верховної Ради України, структурним підрозділам Апарату, разом з довідкою обов'язково подається проект такого листа або доручення, другий примірник якого візує виконавець.
6.2.7. Робота над документом завершується після вирішення визначених у ньому завдань або передачі його для розгляду в іншу установу чи організацію і, якщо потрібно, одержання відповіді.
6.2.8. Після завершення роботи над документом виконавець повинен на самому документі або на окремому аркуші викласти результати виконання доручення (наприклад: "Надіслано відповідь, вих. N... від...", "Враховано при формуванні зауважень до..." тощо, посада і підпис виконавця, дата).
6.2.9. Виконані документи передаються до справи відповідним керівником. При цьому позначка "До справи", номер справи згідно з номенклатурою справ, де документ буде зберігатися, дата і підпис керівника проставляються, як правило, на нижньому лівому полі лицьового боку першого аркуша документа.
6.2.10. Про зміст одержаної міжнародної кореспонденції Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату інформує народних депутатів України чи працівників Апарату, яким вона адресована, та за їхнім письмовим замовленням, погодженим із керівництвом Управління справами Апарату, організовує переклад тексту на українську мову і передає його замовникові разом з оригіналом. Разом з кореспонденцією зберігаються конверти, адреси на пакетах та бандеролях.
Переклад одержаної міжнародної кореспонденції, що надійшла на адресу народних депутатів України і не стосується виконання ними їхніх депутатських обов'язків, організовується ними самостійно.
6.2.11. На документі з позначкою "Для ознайомлення" розписуються (із зазначенням прізвища в дужках) особи, які з ним ознайомилися, а у відповідному реєстрі - особи, які його одержали, з обов'язковим зазначенням дати.
6.2.12. Службова кореспонденція разом з напрацьованими матеріалами залишається в справах того підрозділу, який їх опрацьовував.
6.3. Реєстрація та відправлення
вихідної кореспонденції
6.3.1. Вихідними документами Верховної Ради України є документи, що створюються в органах Верховної Ради України, структурних підрозділах Апарату і адресуються як зовнішнім (організаціям, посадовим особам і громадянам), так і внутрішнім адресатам.
6.3.2. Кореспонденція, що надходить від органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату і адресується внутрішнім адресатам, передається адресатам через відділ службової кореспонденції.
6.3.3. Підготовку до відправлення та реєстрацію на адресу зовнішніх адресатів здійснюють:
документів за підписом Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - відповідні секретаріати цих керівників;
документів органів Верховної Ради України - відповідні секретаріати цих органів;
документів за підписом Керівника Апарату Верховної Ради України та заступників Керівника Апарату Верховної Ради України - працівники відповідних приймалень цих керівників;
документів структурних підрозділів Апарату - працівники, відповідальні за ведення діловодства у цих підрозділах.
Реєстрацію та підготовку до відправлення адресатам депутатських запитів здійснює Відділ контролю Апарату.
Вихідний реєстраційний номер формується з індексу комітету, структурного підрозділу Апарату, відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, номера справи відповідно до номенклатури справ і через дефіс - порядкового номера в межах календарного року та дати, наприклад: 06-15/11-14 від 10.04.01, де 06-15 - індекс комітету, 11 - номер справи, 14 - порядковий реєстраційний номер документа, 10.04.01 - дата.
Документу, який надсилається за кількома адресами, присвоюється один реєстраційний номер.
Зразок електронної реєстраційної картки вихідної кореспонденції наведено у додатку 8 ( 153а/02-РГ ).
6.3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівником підрозділу, визначеним його керівником. Підготовка включає оформлення конвертів (пакетів, бандеролей), списків у двох примірниках (додаток 40) ( 153а/02-РГ ), а у разі відправлення документів фельдзв'язком - розписки (додаток 46) ( 153а/02-РГ ) та реєстру (додаток 47) ( 153а/02-РГ ).
Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.
6.3.5. Вихідні документи відправляються поштою, фельдзв'язком, передаються телеграфом або телефаксом.
Централізоване відправлення документів поштою та телеграфом, а також з посильним внутрішнім адресатам здійснюється відділом службової кореспонденції двічі на день.
Групою фельдзв'язку відправляються лише законопроекти, закони України, постанови Верховної Ради України та документи за підписом керівництва Верховної Ради України, які адресовані Президенту України, Кабінету Міністрів України, іншим центральним органам. Питання щодо необхідності відправлення фельдзв'язком інших документів вирішується відправником у кожному конкретному випадку за погодженням з Керівником Апарату Верховної Ради України.
Передача документів телефаксом здійснюється підрозділами, що готували документ.
6.3.6. Відправленню відділом службової кореспонденції підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю Верховної Ради України. Кореспонденція особистого характеру, в тому числі пов'язана з діяльністю підприємств, установ, організацій, відправляється самостійно.
6.3.7. Оформлена і законвертована службова кореспонденція Верховної Ради України приймається відділом службової кореспонденції до 18-ої години.
У разі надходження кореспонденції у відділ службової кореспонденції до 16-ої годині її відправка здійснюється у той самий день. Кореспонденція, прийнята після 16-ої години (крім термінової кореспонденції керівництва Верховної Ради України), відправляється наступного робочого дня.
Відправлення кореспонденції здійснюється лише у робочі дні.
6.3.8. Відправлення за кордон міжнародної кореспонденції здійснює Управління забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату через Міністерство закордонних справ України.
6.3.9. Відправлення за кордон телеграм, листів, бандеролей за погодженням з Управлінням забезпечення міжпарламентських зв'язків Апарату може здійснювати відділ службової кореспонденції. При цьому зарубіжним адресатам адреси відправлень і тексти телеграм повинні бути написані англійською мовою, тексти термінових телеграм керівникам українських делегацій і представництв за кордоном, на морські судна, що перебувають за кордоном, повинні бути написані українською мовою латинськими літерами згідно з Інструкцією про порядок оброблення міжнародних телеграм на підприємствах Державного комітету зв'язку України, затвердженою наказом Держкомзв'язку України від 18 березня 1998 року N 47.
6.3.10. Підписані листи і телеграми зарубіжним адресатам подаються до відділу службової кореспонденції разом з відповідно оформленим описом у трьох примірниках (додаток 48) ( 153а/02-РГ ).
7. Робота з кореспонденцією народних
депутатів України
7.1. Вхідна кореспонденція народних депутатів України приймається і реєструється відділом службової кореспонденції.
Пропозиції народних депутатів України до проектів документів, що розглядаються в комітетах Верховної Ради України, після реєстрації у відділі службової кореспонденції передаються до секретаріатів відповідних комітетів Верховної Ради України.
Про результати розгляду депутатської кореспонденції або про надіслання її для вирішення до інших установ і організацій, крім зауважень і пропозицій народних депутатів України, поданих до проектів законів і постанов, підрозділи Апарату, що опрацьовували зазначену кореспонденцію, інформують відповідних народних депутатів України.
7.2. Звернення народних депутатів України, що надходять до керівництва Верховної Ради України безпосередньо під час засідань Верховної Ради України, передаються відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України до відділу службової кореспонденції для реєстрації та передачі до секретаріатів відповідно Голови Верховної Ради України, Першого заступника чи заступника Голови Верховної Ради України у встановленому порядку.
7.3. Звернення, пропозиції народних депутатів України, подані ними Голові Верховної Ради України, Першому заступнику чи заступнику Голови Верховної Ради України під час особистих зустрічей, разом з резолюціями (дорученнями) підлягають обов'язковій передачі відповідними секретаріатами до відділу службової кореспонденції для реєстрації і надіслання виконавцям.
7.4. Протокольні доручення з питань, порушених народними депутатами України на засіданнях Верховної Ради України і підтриманих Верховною Радою України, оформляються, реєструються та надсилаються виконавцям у порядку, передбаченому пунктом 4.4.1 цієї Інструкції.
7.5. Депутатські запити після оголошення їхнього змісту на засіданні Верховної Ради України і підтримки Верховною Радою України передаються відділом організаційного забезпечення пленарних засідань Верховної Ради України до Відділу контролю Апарату. Подальша робота з ними здійснюється у порядку, передбаченому пунктом 4.4.2 цієї Інструкції.
7.6. Листи народних депутатів України до Голови Верховної Ради України, його заступників з проханням розглянути пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються відділом службової кореспонденції та передаються до відповідних секретаріатів керівництва Верховної Ради України.
7.7. Кореспонденцію і телеграми народних депутатів України як юридичним, так і фізичним особам відправляють помічники-консультанти народних депутатів України самостійно.
8. Робота із зверненнями громадян
8.1. Посадові особи Верховної Ради України, народні депутати України, їх помічники-консультанти, працівники Апарату Верховної Ради України при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України "Про статус народного депутата України" ( 2790-12 ), "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), іншими нормативно-правовими актами з питань роботи із зверненнями громадян, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та цією Інструкцією.
8.2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства.
У секретаріатах органів Верховної Ради України, інших структурних підрозділах Апарату діловодство за зверненнями громадян у разі необхідності покладається на спеціально визначених для цього працівників.
8.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян (далі - звернення), надіслані на адресу Верховної Ради України (індивідуальні, колективні, особисті), приймаються відділом службової кореспонденції і передаються без реєстрації до Відділу з питань звернень громадян Апарату (далі - Відділ з питань звернень громадян).
Звернення, адресовані народним депутатам України, передаються відділом службової кореспонденції нерозкритими у комітети Верховної Ради України, де працюють народні депутати України.
Якщо кореспонденція з позначкою "Особисто" або "Конфіденційно" виявиться зверненням громадянина до Верховної Ради України, вона у встановленому порядку передається до Відділу з питань звернень громадян.
8.4. Звернення може бути усним, викладеним громадянином та записаним посадовою особою на особистому прийомі. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити питання, порушені в усному зверненні, безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються у тому самому порядку, що й питання, порушені у письмовому зверненні.
8.5. Реєстрація письмових і усних звернень здійснюється безпосередньо Відділом з питань звернень громадян, органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках (додаток 49) ( 153а/02-РГ ). Кожен лист, а також кожне усне звернення реєструються шляхом присвоєння реєстраційного індексу, яким є порядковий номер звернення. Крім порядкового номера реєстраційний індекс включає індекс органу Верховної Ради України, структурного підрозділу Апарату та, за необхідності, інші позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень.
Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який проставляється на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи.
8.6. Звернення, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання або місце роботи чи навчання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними, реєструються та передаються до справи керівництвом органів Верховної Ради України або структурних підрозділів Апарату, до яких надійшли такі звернення, і подальша робота з ними не проводиться.
8.7. Звернення розглядаються у Відділі з питань звернень громадян або, залежно від характеру порушених питань, передаються ним у встановленому порядку відповідним органам Верховної Ради України чи структурним підрозділам Апарату, або надсилаються відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування, об'єднанням громадян, підприємствам, установам, організаціям, до компетенції яких належить вирішення порушених громадянами питань.
8.8. На звернення, що передаються Відділом з питань звернень громадян на розгляд до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, виписуються реєстраційно-контрольні картки у двох примірниках. Один примірник картки залишається у Відділі з питань звернень громадян, а другий разом із зверненням передається до відповідного органу Верховної Ради України або структурного підрозділу Апарату. Органи Верховної Ради України, структурні підрозділи Апарату до реєстраційних індексів звернень, одержаних з Відділу з питань звернень громадян, додають власний порядковий номер.
8.9. Кореспонденція, яка надійшла від громадян безпосередньо до органів Верховної Ради України або структурних підрозділів Апарату з питань, що належать до їх компетенції, реєструється і розглядається в цих органах чи підрозділах, а з питань, що не належать до їх компетенції, передається за дорученням їх керівників у встановленому порядку до Відділу з питань звернень громадян або до відповідних органів для розгляду. У повідомленні про передачу таких звернень зазначається, від кого одержано звернення, дата передачі, назва відповідного органу Верховної Ради України чи структурного підрозділу Апарату, прізвище керівника.
8.10. Передавання звернень і телеграм громадян з одного органу Верховної Ради України або структурного підрозділу Апарату до іншого здійснюється лише у встановленому порядку через Відділ з питань звернень громадян. Повідомлення про проходження звернення в Апараті громадянину не надсилається. Про наслідки його розгляду автора повідомляє орган Верховної Ради України чи структурний підрозділ Апарату, який прийняв за зверненням остаточне рішення.
8.11. Листування за зверненнями громадян здійснюється органами Верховної Ради України, Відділом з питань звернень громадян, іншими структурними підрозділами Апарату.
8.12. Відповіді міністерств, відомств, місцевих державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад, інших органів і організацій, до яких були надіслані на розгляд звернення громадян, передаються до органів Верховної Ради України, Відділу з питань звернень громадян та інших структурних підрозділів Апарату зареєстрованими відділом службової кореспонденції у встановленому порядку.
8.13. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено.
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у встановленому порядку.
8.14. Ознайомлення із зверненнями громадян осіб, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей із звернень громадян стороннім особам не дозволяється.
8.15. Звернення, в яких порушуються питання, що стосуються народних депутатів України, зокрема, перевірки повноважень новообраних народних депутатів України, діяльності народних депутатів України, пов'язаної з виконанням депутатських обов'язків, доповідаються керівництву Верховної Ради України, а стосовно працівників структурних підрозділів Апарату - Керівнику Апарату Верховної Ради України.
8.16. Звернення громадян, надіслані під час пленарних засідань Верховної Ради України на адресу сесії Верховної Ради України, передаються у встановленому порядку до Відділу з питань звернень громадян.
Пропозиції, що стосуються організації пленарних засідань Верховної Ради України, Відділ з питань звернень громадян передає до Комітету Верховної Ради України з питань Регламенту, депутатської етики та організації роботи Верховної Ради України.
8.17. З метою вивчення громадської думки, виявлення і усунення причин, що породжують заяви і скарги громадян, врахування пропозицій у законотворчій роботі в секретаріатах органів Верховної Ради України та інших структурних підрозділах Апарату систематично аналізується і узагальнюється інформація, що міститься у зверненнях.
Працівники, які здійснюють діловодство за зверненнями громадян, щороку до 5 січня готують для відповідних керівників органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату матеріали у формі статистичних довідок за минулий рік для аналізу й узагальнення.
Узагальнення звернень у цілому по Верховній Раді України здійснює Відділ з питань звернень громадян. Інші структурні підрозділи Апарату подають статистичні дані до Відділу з питань звернень громадян. Форма інформації визначається Відділом з питань звернень громадян за погодженням з керівництвом Апарату.
8.18. Відповідальність за організацію прийому громадян і розгляд їхніх звернень, стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники структурних підрозділів Апарату.
8.19. У разі виявлення звернень, які вимагають негайного реагування (попередження про загрозу життю автора листа чи інших осіб, небезпечну для суспільства акцію тощо), вони невідкладно доводяться до відома керівників органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату і за їх рішенням - керівництва Верховної Ради України.
9. Робота з документами, що містять
інформацію з обмеженим доступом
9.1. Робота з документами, які містять інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, та вимог цієї Інструкції.
9.2. На таких документах (в окремих випадках і на їх проектах) проставляється спеціальна позначка обмеження доступу "Для службового користування" (гриф ДСК). Зазначений гриф і номер примірника проставляються у правому верхньому куті першої сторінки документа, для видання - на обкладинці і на титульній сторінці.
9.3. Необхідність віднесення документа до категорії документів обмеженого доступу визначається виконавцем і керівником структурного підрозділу, які візують та підписують документ, видань - автором (укладачем) і особою, що підписує видання до друку.
9.4. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом ДСК, здійснюється Першим відділом Апарату.
9.5. Працівники Апарату, які працюють з документами з грифом ДСК, обов'язково повинні бути ознайомлені у встановленому порядку з вимогами цієї Інструкції.
Виконавцям, допущеним до роботи з документами з грифом ДСК, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться в цих документах, якщо це не викликано службовою необхідністю.
9.6. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа з грифом ДСК оператор комп'ютерного набору зазначає прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.
9.7. Надруковані та підписані документи з грифом ДСК передаються для реєстрації працівникові, відповідальному за діловодство у структурному підрозділі.
Чернетки і проекти документів знищуються виконавцем та працівником, відповідальним за діловодство, про що на копії вихідного документа робиться запис: "Чернетки і проекти знищені". Ставляться дата і підписи.
9.8. Забороняється відправляти тексти та файли документів з грифом ДСК будь-яким адресатам засобами комп'ютерного, факсимільного та модемного зв'язку.
9.9. Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом ДСК, а також передавання їм конфіденційної інформації здійснюються у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 року N 558.
Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом ДСК та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами Керівника Апарату Верховної Ради України та керівників організацій, які надали зазначеним документам гриф ДСК.
Якщо в документах з грифом ДСК містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.
9.10. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом ДСК для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах тощо.
9.11. Під час користування відкритим радіозв'язком передавати відомості обмеженого доступу забороняється.
Під час користування дротовим зв'язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправника і одержувача; посади адресатів і відправників вказувати забороняється.
9.12. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом ДСК з дозволу Керівника Апарату Верховної Ради України за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
9.13. Приймання і реєстрація документів з грифом ДСК здійснюються відділом службової кореспонденції.
9.14. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК із зазначенням кількості сторінок. При цьому у реєстраційній картці до реєстраційного номера документа додається позначка ДСК.
9.15. Документи, справи і видання з грифом ДСК, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням грифу ДСК.
На конвертах (упаковках) документів з грифом ДСК забороняється зазначати прізвища і посади виконавців документів, їх керівників, а також найменування структурних підрозділів Апарату.
9.16. Документи з грифом ДСК після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ загального діловодства.
9.17. У разі долучення документа з грифом ДСК до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться гриф ДСК, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
9.18. Документи з грифом ДСК повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах або сейфах, які надійно замикаються чи опечатуються.
9.19. Справи з грифом ДСК, видані для роботи, підлягають поверненню у той самий день.
Окремі справи з грифом ДСК з дозволу керівника структурного підрозділу Апарату можуть знаходитися у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови додержання правил зберігання.
9.20. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом ДСК. Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження відповідно до встановленого порядку.
9.21. Перевірка наявності документів з грифом ДСК здійснюється щорічно комісією, що призначається розпорядженням Керівника Апарату Верховної Ради України. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники Першого відділу Апарату.
9.22. Про факти втрати документів з грифом ДСК або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново повідомляється Керівнику Апарату Верховної Ради України.
Для розслідування факту втрати документів з грифом ДСК або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням Керівника Апарату призначається комісія. Висновок цієї комісії затверджується Керівником Апарату Верховної Ради України.
9.23. За порушення, що призвели до розголошення конфіденційної інформації з грифом ДСК, втрати або безпідставного знищення документів з грифом ДСК, а також за порушення інших вимог законодавства про порядок обліку, зберігання і використання документів, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, винні особи несуть дисциплінарну та іншу юридичну відповідальність згідно з законом.
10. Контроль за виконанням
документів і доручень
10.1. У Верховній Раді України підлягають контролю терміни виконання доручень, що містяться у актах, прийнятих Верховною Радою України, протокольних рішень, доручень Верховної Ради України, даних на пленарних засіданнях, запитів народних депутатів України, доручень керівництва Верховної Ради України та її Апарату, підготовки проектів законодавчих актів, проходження документів з метою своєчасного вирішення зазначених у них завдань.
10.2. Контроль за виконанням документів включає:
постановку документів (доручень) на контроль з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівництва про стан виконання документів (доручень);
повідомлення про стан виконання документів на нарадах, засіданнях;
зняття документів з контролю.
10.3. Контроль здійснюється:
Відділом контролю Апарату - за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах Верховної Ради України, оголошених на її пленарних засіданнях протокольних доручень і рішень, запитів народних депутатів України;
Управлінням кадрів Апарату - за виконанням розпоряджень Голови Верховної Ради України та Керівника Апарату Верховної Ради України з кадрових питань;
секретаріатами Голови Верховної Ради України, Першого заступника та заступника Голови Верховної Ради України - за виконанням резолюцій цих керівників;
секретаріатами комітетів Верховної Ради України - за виконанням постанов Верховної Ради України, які готували комітети, а також рішень комітетів;
Головним організаційним управлінням Апарату - за проходженням законопроектів в Апараті та їх своєчасним поданням на розгляд Верховної Ради України;
Відділом з питань звернень громадян Апарату - за додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань;
Відділом зв'язків з органами правосуддя Апарату - за додержанням строків виконання доручень керівництва Верховної Ради України щодо звернень до Конституційного Суду України, інших органів правосуддя та прокуратури;
Першим відділом Апарату - за виконанням доручень щодо таємних документів;
управлінням діловодства Головного управління документального забезпечення Апарату (далі - управління діловодства) - за станом діловодства у структурних підрозділах Апарату, дотриманням вимог цієї Інструкції;
загальним відділом Управління справами Апарату - за виконанням розпоряджень, доручень, резолюцій керівництва Верховної Ради України та її Апарату, листів і заяв народних депутатів з господарських та соціально-побутових питань;
працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах Апарату, - за своєчасною підготовкою або виконанням документів, що знаходяться у відповідних підрозділах на опрацюванні.
У необхідних випадках підрозділи або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів, визначаються керівництвом Верховної Ради України та Апарату.
Відповідальність за стан організації контролю несуть керівники зазначених підрозділів.
10.4. Усі документи з резолюціями в день їх розгляду керівництвом Верховної Ради України повертаються до відділу службової кореспонденції для передачі виконавцям.
Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно.
У випадку, коли доручення щодо виконання документа дається кільком виконавцям, відповідними секретаріатами керівників Верховної Ради України знімається необхідна кількість копій документа та резолюції, які направляються разом з оригіналами у відділ службової кореспонденції.
Відповідальному виконавцю передається, як правило, оригінал документа.
Відповідальний виконавець готує узагальнену інформацію про виконання документа, яка візується усіма виконавцями.
10.5. Документи виконуються у строки, визначені законодавством та зазначені у резолюціях, якщо інші строки не встановлені самим документом.
Документи, в яких не зазначені строки, виконуються протягом місяця.
Документи з позначкою "Терміново" виконуються у строк до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 календарних днів.
Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.
У разі необхідності продовжити строк виконання документа виконавець зобов'язаний завчасно звернутися з аргументованим клопотанням до керівника, який дав відповідне доручення, але не пізніше як за три робочих дні до закінчення строку його виконання.
10.6. Рішення про зняття документа з контролю або продовження строку його виконання приймається відповідним керівником або уповноваженими ним особами. За вказівкою керівника ці повноваження можуть бути покладені на керівників підрозділів, які безпосередньо здійснюють контроль.
10.7. Інформацію про результати виконання документа виконавець подає через відділ службової кореспонденції керівнику, який дав доручення щодо цього документа.
10.8. Підрозділи Апарату, які здійснюють контроль, вивчають інформацію щодо вирішення поставлених у документах питань. Керівник контролюючого підрозділу інформує відповідного керівника про хід та результати виконання документа.
11. Виготовлення та використання
бланків, печаток і штампів
11.1. У Верховній Раді України дозволяється використовувати бланки документів, виготовлені друкарським способом, лише за встановленими цією Інструкцією зразками.
11.2. Виготовлення бланків здійснюється тільки для органів Верховної Ради України та головних управлінь, самостійних управлінь і відділів Апарату.
11.3. Виготовлення інших бланків, не передбачених цією Інструкцією, здійснюється лише за письмовим дозволом Керівника Апарату Верховної Ради України.
У разі утворення нових депутатських фракцій (груп), змін у їхній назві заявки на виготовлення відповідних бланків погоджуються з Управлінням кадрів Апарату.
11.4. Бланки з проставленими на їхньому зворотному боці у нижній частині аркуша порядковими номерами виготовляються Управлінням справами Апарату на замовлення управління діловодства.
Замовлення на необхідну кількість бланків (додаток 50) ( 153а/02-РГ ) подаються секретаріатами керівників Верховної Ради України, органів Верховної Ради України та іншими структурними підрозділами Апарату до відділу організації та ведення діловодства в Апараті.
Управління справами Апарату бланки Управління, наказів, розпоряджень замовляє у друкарні, обліковує та видає підпорядкованим підрозділам з дотриманням вимог пунктів 11.6, 11.7 самостійно.
Бланки з порядковими номерами, виготовлені друкарнею Управління справами Апарату, копіювати забороняється.
11.5. Виготовлені бланки обліковуються за їх порядковими номерами відділом організації та ведення діловодства в Апараті і видаються замовникам під розписку.
11.6. У секретаріатах органів Верховної Ради України, структурних підрозділах Апарату облік і видача бланків виконавцям здійснюється з відміткою в спеціальному журналі (додаток 51) ( 153а/02-РГ ).
11.7. Браковані бланки знищуються у підрозділах після оформлення відповідного акта (додаток 52) ( 153а/02-РГ ).
11.8. Видача бланків особам, які не працюють у Верховній Раді України, забороняється.
11.9. Печатки використовуються для засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам.
Штампи використовуються для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, використання документів, а також інших відміток довідкового характеру.
11.10. Гербовими печатками Верховної Ради України засвідчуються акти Верховної Ради України, посвідчення осіб, які призначаються Верховною Радою України та Головою Верховної Ради України, на документах - підписи Голови Верховної Ради України, Першого заступника Голови Верховної Ради України, заступника Голови Верховної Ради України.
11.11. Гербовими печатками Апарату Верховної Ради України засвідчуються посвідчення працівників Апарату, записи у трудових книжках, довідки з кадрових питань, посвідчення про відрядження, тексти телеграм за межі України, на документах - підписи Керівника Апарату Верховної Ради України та, у необхідних випадках, заступників Керівника Апарату Верховної Ради України.
11.12. Печатками Апарату Верховної Ради України, що не мають зображення Державного Герба України, та відповідних структурних підрозділів Апарату засвідчуються відповідність копій документів оригіналам, підписи керівників структурних підрозділів Апарату на документах.
11.13. Відбиток печатки повинен захоплювати кінець найменування посади особи, що підписала документ.
11.14. Зразки та описи гербових печаток Апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.
Зразки та описи печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, затверджуються Керівником Апарату Верховної Ради України, а зразки та описи печаток підприємств та організацій, що входять до майнового комплексу Верховної Ради України, погоджуються з першим заступником Керівника Апарату Верховної Ради України - керуючим справами.
11.15. Забезпечення виготовлення гербових печаток Апарату та печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, здійснює Управління справами Апарату за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.
11.16. Замовлення на виготовлення печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві Верховної Ради України, ескізи їхніх зразків та описи готуються відповідними структурними підрозділами Апарату, погоджуються з керівником Головного управління документального забезпечення Апарату і після затвердження Керівником Апарату Верховної Ради України передаються для забезпечення їх виготовлення до Управління справами Апарату.
11.17. Виготовлені печатки і штампи передаються Управлінням справами Апарату до Першого відділу Апарату для обліку та видачі замовникам під розписку у спеціальному журналі.
11.18. Працівники, визначені відповідальними за використання відповідних печаток і штампів, при звільненні з посади зобов'язані здати їх до Першого відділу Апарату.
11.19. Печатки і штампи, що втратили призначення або стали непридатними для використання, підлягають поверненню до Першого відділу Апарату.
11.20. Особи, визначені відповідальними за використання гербових печаток, зобов'язані забезпечити облік кожного випадку їх застосування шляхом фіксування дати та назви документів, які були ними засвідчені.
11.21. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки можуть зберігатись у шафах, що замикаються та опечатуються.
11.22. Про порушення правил зберігання і використання печаток, штампів і бланків, а також про втрату печатки або штампа повідомляється керівник структурного підрозділу і Перший відділ Апарату, а також проводиться службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми і, у разі потреби, доводяться до відома Керівника Апарату Верховної Ради України.
12. Формування справ і зберігання документів
12.1. Складання номенклатури справ
12.1.1. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві, із зазначенням строків зберігання.
Зведена номенклатура справ складається щорічно і має за мету створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
12.1.2. До номенклатури справ включаються всі справи постійного та тимчасового зберігання, що утворюються в процесі діяльності Верховної Ради України, її органів та Апарату, в тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом встановленого строку, а також справи тимчасових спеціальних та слідчих комісій Верховної Ради України.
12.1.3. Зведена номенклатура справ Верховної Ради України на наступний рік складається в останньому кварталі попереднього року, затверджується Керівником Апарату Верховної Ради України і вводиться в дію з 1 січня кожного наступного року.
Водночас за необхідності до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України вносяться відповідні зміни.
Формування зведеної номенклатури справ Верховної Ради України здійснюється управлінням діловодства на основі проектів номенклатури справ органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату.
У разі утворення нового органу Верховної Ради України номенклатура його справи складається та затверджується у тижневий термін після прийняття відповідного нормативного акта з цього питання.
12.1.4. Проекти номенклатури справ складаються за визначеною формою (додаток 53) ( 153а/02-РГ ) на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах Апарату, за погодженням з відділом організації та ведення діловодства в Апараті та підписуються керівником відповідного підрозділу Апарату.
Організація складання проекту номенклатури справ покладається на керівників структурних підрозділів Апарату.
12.1.5. Після виконання документи групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.
12.1.6. Розміщення справ у проектах номенклатури справ підрозділів повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ, що включає документи органів вищого рівня, групи організаційно-розпорядчої та планово-звітної документації, листування. У групі листування справи розміщуються за рівнем адресатів.
12.1.7. Кожній справі, включеній до номенклатури справ, присвоюється умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи складається з індексу органу Верховної Ради України, структурного підрозділу Апарату (за Класифікатором індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України) та порядкового номера у межах підрозділу (через дріб). Якщо протягом року виникають нові справи, вони вносяться до номенклатури справ з присвоєнням наступного порядкового номера.
12.1.8. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки її зберігання.
Строки зберігання документів, не включених до номенклатури справ, визначаються керівником структурного підрозділу Апарату за погодженням з сектором архівного діловодства відділу організації та ведення діловодства в Апараті (далі - сектор архівного діловодства).
12.1.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року.
12.1.10. Після затвердження зведеної номенклатури справ Верховної Ради України до кожного структурного підрозділу Апарату передається копія розділу, що його стосується, для формування справ та пошуку документів.
12.2. Формування справ
12.2.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
Формування виконаних документів у справи здійснюється працівниками, відповідальними за діловодство у підрозділах.
Формування справ законопроектів та справ законів здійснюється працівниками секретаріатів комітетів Верховної Ради України, яким доручено їх підготовку або супроводження.
12.2.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.
Долучення до справи неправильно оформлених документів не допускається.
12.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
групувати у справи оригінали (у разі їх відсутності - по одному примірнику засвідчених в установленому порядку копій) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових та перехідних справ);
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів, у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів.
12.2.4. Документи всередині справи групуються, як правило, у хронологічному порядку.
12.2.5. Справи законопроектів та справи законів формуються окремо за назвами. До справ законопроектів та справ законів включаються документи відповідно до Регламенту Верховної Ради України та Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України.
Відповідальність за повноту комплектування і якість формування справ законопроектів та справ законів несуть завідуючі секретаріатами комітетів Верховної Ради України.
12.2.6. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Положення, інструкції та інші документи, що затверджені відповідними розпорядженнями і є додатками до них, розміщуються разом з основними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
12.2.7. Протоколи засідань групуються у хронологічному порядку за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, за порядком денним.
12.2.8. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
12.2.9. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду групуються у справи окремо від листування з інших питань.
Кожне звернення і документи щодо його розгляду становлять у справі окрему групу і систематизуються за прізвищами авторів звернень в алфавітному порядку.
12.3. Поточне зберігання
документів у підрозділах
12.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву Верховної Ради України зберігаються за місцем їх формування у справи.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.
12.3.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів Апарату і працівниками, відповідальними за діловодство.
12.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються.
12.3.4. Видача справ у тимчасове користування іншим установам здійснюється лише з дозволу Керівника Апарату Верховної Ради України. На видану справу обов'язково заводиться картка-замінник, у якій зазначаються номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення, підпис одержувача та робиться запис про повернення справи.
12.3.5. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється.
12.4. Експертиза цінності документів
12.4.1. Експертиза цінності документів здійснюється з метою визначення наукової, історичної і практичної значимості документів, що утворились у процесі діяльності Верховної Ради України, її органів і підрозділів Апарату, з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
12.4.2. Для організації і проведення експертизи цінності документів у Верховній Раді України утворюється постійно діюча експертна комісія, до складу якої входять керівник Головного управління документального забезпечення Апарату (голова), завідуючий сектором архівного діловодства (секретар), керівники структурних підрозділів Апарату, представники експертних комісій структурних підрозділів Апарату, які формуються з керівників структурних підрозділів Апарату, працівників, відповідальних за діловодство, та інших спеціалістів.
12.4.3. Під час експертизи здійснюється відбір документів постійного і тимчасового строків зберігання, виділяються справи і документи, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, а також перевіряється якість і повнота формування справ.
12.4.4. За результатами експертизи цінності документів у структурних підрозділах Апарату складаються описи справ постійного і тимчасового строків зберігання та акти щодо справ, які підлягають знищенню (додатки 54, 55, 56) ( 153а/02-РГ ).
12.4.5. Описи справ складаються працівником, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі Апарату, і погоджуються з сектором архівного діловодства.
12.4.6. Опис справ структурного підрозділу Апарату складається з дотриманням таких вимог:
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.
Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
особові справи вносяться до опису за тематикою і хронологією.
12.4.7. Описи справ структурних підрозділів Апарату складаються у п'яти примірниках, ухвалюються експертною комісією підрозділу, підписуються керівником підрозділу і затверджуються відповідним заступником Керівника Апарату Верховної Ради України. Всі примірники описів передаються до сектору архівного діловодства для подальшого затвердження їх Центральною експертною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
12.4.8. Визначення документів і справ, що підлягають знищенню, здійснюється після підготовки описів справ постійного і тимчасового строків зберігання.
Після затвердження акта на знищення відібраних документів вони передаються до управління адміністративними будинками Управління справами Апарату для знищення в установленому порядку. Знищення документів у підрозділах Апарату без оформлення відповідного акта забороняється.
12.5. Оформлення справ
12.5.1. Справи постійного і тимчасового строків зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі; складання титульного та засвідчувального аркушів, внутрішнього опису документів; оформлення підсумкового напису; підшивка в обкладинку з твердого картону; оформлення обкладинки справи згідно з установленою формою (додатки 57, 58, 59, 60) ( 153а/02-РГ ).
Засвідчувальний аркуш складається працівником, відповідальним за діловодство.
12.5.2. У разі потреби складається внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи і містить перелік документів, їхню назву, прізвища адресатів тощо.
12.5.3. Після закінчення діловодного року до заголовків справ постійного і тимчасового строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.
12.5.4. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за роки, що передують року утворення справи, під датою робиться запис: "Є документи за... роки".
12.5.5. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
12.5.6. Написи на обкладинках справ постійного строку зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
12.5.7. Справи постійного строку зберігання, що підлягають передачі до архіву Верховної Ради України, підшиваються після проведення експертизи цінності документів і перевірки правильності формування та оформлення справ.
12.6. Передавання справ на зберігання до архіву
Верховної Ради України
12.6.1. Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового строків зберігання разом з контрольно-обліковою картотекою на документи передаються до сектору архівного діловодства структурними підрозділами Апарату за графіком, затвердженим Керівником Апарату Верховної Ради України.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, оформляється їх видача у встановленому порядку.
12.6.2. Приймання кожної справи здійснюється працівником сектору архівного діловодства у працівника, відповідального за діловодство у структурному підрозділі, лише після її повного упорядкування і оформлення та проведення відповідної експертизи.
Виявлені сектором архівного діловодства недоліки в оформленні документів і справ повинні бути усунені структурним підрозділом Апарату, який передає документи.
12.6.3. Справи постійного і тимчасового строків зберігання передаються до сектору архівного діловодства за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису завідуючий сектором архівного діловодства розписується у прийнятті справи з обов'язковим зазначенням цифрами і прописом кількості переданих до архіву справ, проставляє дату.
12.6.4. Справи з архіву Верховної Ради України можуть бути видані у підрозділи для службового користування на строк до одного місяця за заявкою, підписаною керівником структурного підрозділу Апарату.
12.6.5. Копії, архівні довідки і виписки з документів, що зберігаються в архіві Верховної Ради України, видаються за письмовими запитами з дозволу керівництва Апарату.
12.6.6. У взятих з архіву Верховної Ради України справах і документах забороняється робити будь-які помітки та підкреслювання, вилучати аркуші.