МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ УКРАЇНИ
НАКАЗ
N 39 від 10.04.2000
Про затвердження Положень про Центральну постійно
діючу експертну комісію Мінекономіки, постійно діючі
експертні комісії структурних підрозділів Мінекономіки
та затвердження їх складу
З метою проведення методичної і практичної роботи з експертизи цінності документів, їх відбору для зберігання або знищення НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення: про Центральну постійно діючу експертну комісію Мінекономіки згідно з додатком 1;
про постійно діючі експертні комісії структурних підрозділів Мінекономіки згідно з додатком 2.
2. Затвердити склад Центральної постійно діючої експертної комісії Мінекономіки згідно з додатком 3*;
3. Затвердити склад постійно діючих експертних комісій структурних підрозділів Мінекономіки згідно з додатком 4*.
4. Уважати такими, що втратили чинність, п. 1 наказу Мінекономіки від 28.10.96 N 144 "Про затвердження Положень про Центральну постійно діючу експертну комісію Мінекономіки, постійно діючі експертні комісії відділів Мінекономіки та затвердження їх складу" та наказ Мінекономіки від 14.10.98 N 134 "Про затвердження складу Центральної постійно діючої експертної комісії Мінекономіки та постійно діючих експертних комісій структурних підрозділів Мінекономіки".
* Додатки 3, 4 - відсутні.
Міністр С.Тігіпко
Додаток 1
до наказу Міністерства
економіки України від
10 квітня 2000 р. N 39
Положення
про Центральну постійно діючу експертну комісію
Міністерства економіки
1. Загальні положення
1.1. З метою організації та проведення робіт з експертизи цінності документів Мінекономіки та відбору їх для зберігання або знищення в Мінекономіки створюється Центральна постійно діюча експертна комісія (далі Центральна експертна комісія).
1.2. У своїй діяльності Центральна експертна комісія керується чинним законодавством України. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів Центральна експертна комісія керується правилами, інструкціями, рекомендаціями Державного комітету архівів України, Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, наказами керівництва Мінекономіки та цим Положенням.
1.3. Центральна експертна комісія є дорадчим органом. Її рішення набувають сили після погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України, а при необхідності - Державним комітетом архівів України і затвердження їх керівництвом Мінекономіки.
1.4. Центральна експертна комісія призначається наказом Мінекономіки у складі не менше 7 чоловік. До складу комісії повинні входити найбільш кваліфіковані фахівці підрозділів, добре обізнані з діловодством, а також працівник Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України. Головою експертної комісії призначається один з начальників структурного підрозділу Мінекономіки. До складу комісії входить відповідальний працівник архіву Мінекономіки з обов'язками секретаря комісії.
2. Функції Центральної експертної комісії
2.1. Центральна експертна комісія виконує такі функції:
2.1.1. Розробляє пропозиції і рекомендації з питань складу документів, що створюються в процесі діяльності Мінекономіки;
2.1.2. Бере участь у підготовці і розгляді проектів нормативних документів і методичних посібників з питань організації документів у діловодстві, експертизи цінності документів та відбору їх для державного зберігання;
2.1.3. Розглядає та вносить рекомендації Експертно-перевірочній комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України для затвердження:
зведеної номенклатури справ Мінекономіки; проекту інструкції з діловодства у Мінекономіки; проекту Переліку документів, що утворюються в Мінекономіки із зазначенням строків їх зберігання;
проектів Положень про Центральну експертну комісію і експертні комісії підрозділів Мінекономіки, а також проектів інших нормативно-методичних посібників з питань регламентації документів у діловодстві, експертизи їх цінності і підготовки документів для наступного зберігання та використання.
2.1.4. Щороку організовує експертизу цінності документів, їх відбір на зберігання або знищення в архіві Мінекономіки, здійснює контроль за експертизою цінності документів у підрозділах Мінекономіки. При цьому основну увагу приділяє відбору справ для постійного зберігання.
2.1.5. Розглядає та схвалює річні розділи описів справ постійного зберігання, у тому числі і щодо особового складу, і виносить ухвалу про подання їх для затвердження Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України.
2.1.6. Розглядає та затверджує акти про знищення справ і документів, що втратили своє науково-практичне значення і зберігаються в архіві Мінекономіки.
2.1.7. Розглядає пропозиції про встановлення строків зберігання документів, які не враховані діючим Переліком, та зміну строків зберігання документів і в установленому порядку вносить пропозиції на розгляд Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
2.1.8. Здійснює методичне керівництво та контроль за роботою постійно діючих експертних комісій підрозділів Мінекономіки, перевіряє їх діяльність і періодично заслуховує на своїх засіданнях звіти голів експертних комісій підрозділів.
2.1.9. Організовує інструктаж для членів експертних комісій підрозділів Мінекономіки. Бере участь у підготовці і проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації членів експертних комісій підрозділів, архіву, які здійснюються в Мінекономіки.
2.1.10. Бере участь у засіданнях Експертно-перевірочної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України при розгляді описів справ постійного зберігання Мінекономіки.
3. Права Центральної експертної комісії
3.1. Центральна експертна комісія має право:
3.1.1. Відповідно до встановлених вимог давати рекомендації підрозділам, експертним комісіям з питань експертизи цінності документів, а також розшуку невистачаючих справ і документів, вимагати письмових пояснень причин відсутності справ і документів.
3.1.2. Заслуховувати на засіданнях інформацію членів експертних комісій підрозділів з питань щодо якості оформлення документів і формування справ у діловодстві, стану обліку і зберігання справ постійного, тимчасового зберігання, справ щодо особового складу.
3.1.3. Одержувати від підрозділів Мінекономіки висновки та інші документи, необхідні для визначення строків зберігання документів.
3.1.4. Запрошувати на засідання Центральної експертної комісії як консультантів і експертів фахівців підрозділів Мінекономіки, а в разі необхідності - співробітників Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.
3.1.5. Брати участь в організації і проведенні перевірок стану діловодства у підрозділах Мінекономіки.
3.1.6. Інформувати керівництво Мінекономіки щодо питань діяльності Центральної експертної комісії.
4. Організація роботи Центральної експертної комісії
4.1. Центральна експертна комісія працює в контакті з Центральною експертно-перевірочною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України і отримує від неї необхідні методичні вказівки.
4.2. Питання, що належать до компетенції Центральної експертної комісії, розглядаються на її засіданнях. Засідання Центральної експертної комісії оформляються протоколами, які підписують голова і секретар комісії.
4.3. Протоколи комісії, що містять рішення про схвалення описів, номенклатури справ, зміну строків зберігання тощо, погоджуються з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України.
4.4. Рішення Центральної експертної комісії з висновками про результати роботи експертних комісій підрозділів доводяться до відома начальників підрозділів Мінекономіки.
4.5. Ведення діловодства Центральної експертної комісії, зберігання її документів покладається на секретаря комісії.
Керівник адміністративного департаменту А.I.Іскра
Додаток 2
до наказу Міністерства
економіки України від
10 квітня 2000 р. N 39
Положення
про постійно діючі експертні комісії структурних підрозділів
Мінекономіки
1. Загальні положення
1.1. Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів і підготовки та передачі їх для зберігання до архіву або знищення у підрозділах Мінекономіки створюються постійно діючі експертні комісії (далі - експертні комісії).
1.2. У своїй діяльності експертні комісії керуються наказами керівництва Мінекономіки, інструкціями, рекомендаціями управління документального забезпечення Мінекономіки та цим Положенням.
1.3. Експертні комісії є дорадчим органом, їх рішення набувають сили після погодження з Центральною експертною комісією Мінекономіки і затвердження керівництвом підрозділу Мінекономіки.
1.4. Експертні комісії за поданням керівництва підрозділів призначаються наказом Мінекономіки України в кількості не менше 3 чоловік. До складу комісій повинні входити фахівці добре обізнані з діловодством, архівною справою. Головою експертної комісії призначається один з відповідальних працівників підрозділу.
2. Функції постійно діючих експертних комісій підрозділів
2.1. Експертні комісії виконують такі функції:
2.1.2. Разом з фахівцями підрозділів розробляють номенклатуру справ підрозділів та подають її на розгляд Центральної експертної комісії Мінекономіки.
2.1.3. Перевіряють якість і повноту діючої номенклатури справ підрозділів, правильність визначення строків зберігання справ.
2.1.4. Щороку після закінчення діловодного року разом із фахівцями підрозділів організовують відбір документів постійного і тимчасового строків зберігання для передачі їх до архіву Мінекономіки. Особливу увагу приділяють відбору документів для постійного зберігання.
2.1.5. Проводять експертизу цінності документів, що утворюються в діяльності підрозділів, безпосередньо в діловодстві.
2.1.6. Перевіряють правильність формування справ з постійними строками зберігання, підготовлених працівниками підрозділів для передачі їх до архіву Мінекономіки, систематизацію в них документів та їх оформлення.
2.1.7. Перевіряють правильність складання описів справ, відібраних для постійного та тимчасового зберігання, які повинні бути передані до архіву Мінекономіки.
2.1.8. Перевіряють правильність оформлення актів про виділення до знищення документальних матеріалів підрозділу, які не передаються до архіву Мінекономіки, з поміткою "Для службового користування".
2.1.9. Розглядають пропозиції про зміни строків зберігання окремих категорій документів для подання їх на розгляд Центральній експертній комісії Мінекономіки.
2.1.10. Беруть участь у засіданнях Центральної експертної комісії Мінекономіки при розгляді описів на справи постійного і тимчасового зберігання.
2.1.11. Забезпечують проведення інструктажу і нарад фахівців підрозділів з питань організації документів у діловодстві, експертизи цінності та подальшого їх зберігання.
3. Права експертних комісій
3.1. Експертні комісії мають право:
3.1.1. Давати вказівки фахівцям структурних підрозділів з питань відбору документів для зберігання, упорядкування і передачі їх до архіву.
3.1.2. Вимагати від керівників та спеціалістів підрозділів розшуку невистачаючих справ, які підлягають передачі для зберігання до архіву, або подання письмового пояснення в разі їх відсутності.
3.1.3. Запрошувати для консультації та експертизи справ фахівців підрозділів, працівників архіву та Центральної експертної комісії Мінекономіки.
3.1.4. Брати участь в організації і проведенні перевірок ведення діловодства у підрозділах Мінекономіки.
3.1.5. Інформувати керівників підрозділів Мінекономіки про діяльність експертних комісій підрозділів.
4. Організація роботи експертних комісій
4.1. Експертні комісії підрозділів працюють у контакті з Центральною експертною комісією Мінекономіки, отримують від неї необхідні організаційно-методичні вказівки.
4.2. Експертні комісії відділів працюють за планом, затвердженим керівником підрозділу, звітують перед ним.
4.3. Питання відносно діяльності експертних комісій включаються до плану роботи підрозділу.
4.4. Засідання експертних комісій підрозділів оформляються протоколами, які підписують голова та секретар комісії, затверджує керівник підрозділу.
4.5. Ведення діловодства експертних комісій підрозділів і зберігання їх документів покладається на секретаря комісії.
Керівник адміністративного департаменту А.I.Іскра