ВИЩИЙ АРБІТРАЖНИЙ СУД УКРАЇНИ

НАКАЗ
від 27.06.1996 року
№ 17

Затверджено
наказом Голови Вищого
арбітражного суду України
від 27 червня 1996 р. N 17
(зі змінами та доповненнями, внесеними
згідно з наказом Голови
Вищого арбітражного суду України
від 20 лютого 1998 р. N 7)

Інструкція
з діловодства в арбітражних судах України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в арбітражних судах України (надалі Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з процесуальними та іншими документами, листами і зверненнями громадян та носить обов'язковий характер при веденні діловодства в системі арбітражних судів України відповідно до особливостей структури з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення конкретного арбітражного суду.

1.2. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах арбітражного суду покладається на службу діловодства.

1.3. Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями.

1.4. Вимоги Інструкції не поширюються також на процесуальні документи, порядок оформлення і розсилка яких регламентуються Арбітражним процесуальним кодексом України ( 1798-12 ).

1.5. Посадові особи, спеціалісти і службовці арбітражних судів України зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

Керівники арбітражних судів та їх структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодної служби і вимогами Інструкції.

1.6. Керівництво і посадові особи арбітражного суду зобов'язані:

- вживати заходів до скорочення службового листування;

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

- здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу.

1.7. При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, відрядження тощо всі невиконані документи передаються для

виконання особі, що його заміщає, з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних документах.

1.8. Загальне керівництво діловодною службою здійснюється головою арбітражного суду або його заступником відповідно до розподілу обов'язків.

1.9. Документи Вищого арбітражного суду України та арбітражних судів України є власністю держави. Робота з ними регулюється законодавством України, нормативно-методичними документами державної архівної служби України, а також цією Інструкцією.

1.10. Інструкція з діловодства встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в арбітражних судах України.

Положення Інструкції передбачає як традиційне ведення діловодства, так і автоматизовану (комп'ютерну) технологію обробки, обліку та контролю документів.

1.11. Загальне ведення діловодства, контроль за додержанням у структурних підрозділах Вищого арбітражного суду України єдиної системи діловодства, методичне керівництво роботою з документами, а також організація методичної роботи по системі арбітражних судів покладені на загальний відділ.

1.12. Організація діловодства, контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах (секретаріаті, колегіях, управліннях та відділах) покладаються на їх керівників.

1.13. Керівник структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, котрий затверджується наказом. Відповідальний за діловодство забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства, подає керівникові підрозділу та в загальний відділ звітність про хід роботи з документами.

1.14. Передача документів з підрозділу в підрозділ здійснюється через загальний відділ (канцелярію).

1.15. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про загублення документа терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт, один екземпляр якого передається керівникові загального відділу.

2. Прийом, реєстрація та розподіл вхідної кореспонденції

2.1. Вся кореспонденція, що надходить до арбітражного суду, (позовні та інші заяви, протести прокурорів, відзиви, службові документи та інші матеріали) приймаються та реєструються службою діловодства.

При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно додатка.

Документи, які були отримані керівництвом або співробітниками апарату під час прийому відвідувачів, передаються на реєстрацію в загальний відділ.

Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику в термін до двох днів.

2.2. При відкритті конверта (упаковки) перевіряється правильність оформлення документів, їх фактична наявність, звіряються номери з обліковими номерами, що вказані на конвертах. Конверти додаються до документів.

У випадку відсутності або при пошкодженні документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 1), які підписуються працівниками загального відділу. Один примірник акта залишається в канцелярії, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику.

Пакети з відміткою "особисто" передаються адресатам без відкривання.

2.3. Позовні заяви з доданими пронумерованими документами приймаються працівниками загального відділу за переліком.

Перелік документів, що додаються до позовних заяв, які надходять від громадян, засвідчуються їх особистим підписом.

Заяви про перевірку рішень, ухвал, постанов у порядку нагляду, скарги, заяви про принесення протестів та протести на рішення арбітражних судів приймаються працівниками загального відділу від арбітражних судів разом з судовими справами (далі - справи).

До справ, що направляються арбітражними судами до Вищого арбітражного суду України, в тому числі і на запити керівників Вищого арбітражного суду України або його структурних підрозділів, додаються супровідні листи голів судів або їх заступників та завірені описи документів справи. Справи, що надсилаються до Вищого арбітражного суду України, повинні бути зброшуровані в папках, документи підшиті в порядку, вказаному в опису, сторінки пронумеровані і зафіксовані в опису, вилучені дублюючі матеріали.

Позовні заяви, заяви про перегляд рішень, ухвал, постанов та про принесення протестів, що надійшли до Вищого арбітражного суду України і не оформлені у відповідності з вимогами Арбітражного процесуального кодексу України ( 1798-12 ) та інших нормативних актів, повертаються суддями колегій адресатам з викладенням причин повернення. Якщо до вказаних документів не додані справи, то вони повертаються адресату.

2.4. В загальному відділі документи розподіляються на позовні заяви, заяви про перегляд рішень, ухвали, постанови, заяви про принесення протестів, додаткові матеріали і документи до судових справ тощо. На всіх документах в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, дата надходження до Вищого арбітражного суду України, реєстраційний номер.

2.5. Позовній заяві працівники загального відділу присвоюють і проставляють на обкладинці і першій сторінці заяви вхідний реєстраційний номер, який вказує:

а) індекс колегії за номенклатурою справ;

б) загальний порядковий номер;

в) індекс судді, якому передається заява (індекси затверджуються щорічно, згідно з персональним складом суддів);

г) порядковий номер у реєстраційному журналі судді.

Наприклад: 03/265-1/35.03 - шифр колегії по розгляду справ за номенклатурою справ;

265 - загальний порядковий номер;

1 - індекс судді;

35 - порядковий номер в журналі судді.

Заяві про перевірку рішення по справі, протесту, заяві про внесення протесту про перегляд рішень, ухвал, постанов присвоюється вхідний номер, який вказує:

а) індекс колегії, відділу за номенклатурою справ;

б) порядковий номер загальний;

в) індекс арбітражного суду, який розглядав справу (додаток 2);

г) індекс судді, якому передано справу (індекси затверджуються щорічно відповідно до персонального складу суддів);

д) порядковий номер в журналі судді;

е) рік надходження справи.

Наприклад: 04/235-1-1/24/95 - шифр колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов; 235 - загальний вхідний номер; 1 - Вищий арбітражний суд України; 1 - індекс судді; 24 - порядковий номер в журналі судді; 95 - рік надходження справи. Реєстрація справ, заяв і документів здійснюється в журналі реєстрації, на реєстраційно-контрольній картці (додаток 3, 4, 5), а також на комп'ютері. Зареєстровані заяви та справи передаються в колегії (структурні підрозділи) відповідальному за діловодство під розписку.

Номер арбітражній справі присвоюється суддею, який її призначає. Він повинен містити порядковий номер судді, встановлений керівництвом суду у визначеному ним порядку, відокремлений похилою рискою від порядкового номера справи цього ж судді протягом поточного року.

Номери процесуальних документів, які утворюються при вирішенні господарських спорів повинні відповідати номеру справи.

Номери процесуальних документів, які утворюються за результатами перевірки рішення, ухвали, постанови в порядку нагляду, складаються з індексів даних документів, згідно номенклатури справ суду, відокремлених похилими рисками від номерів суду, судді та порядкового номера в журналі реєстрації судді.

Наприклад: 04-1/1-5/37,

04-1 - індекс ухвали або постанови судової колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов в Номенклатурі справ Вищого арбітражного суду України;

1 - номер Вищого арбітражного суду України згідно додатка 2 Інструкції;

5 - номер судді судової колегії по перегляду рішень, ухвал, постанов;

37 - порядковий номер в журналі реєстрації документів даного судді.

2.6. Про справи (документи), що надійшли, відповідальний за діловодство доповідає голові колегії (керівникові підрозділу), який розглядає справи (документи) і визначає виконавця.

Відповідальний за діловодство в той же день передає судді чи спеціалісту визначеного судового складу (судді) справи (документи) під розпис у журналі або в картці. Прізвище та ініціали виконавця, а також дата передачі справи вводяться до комп'ютера, записуються в журнал чи на картку.

2.7. Позовні заяви зі спорів, що підвідомчі Вищому арбітражному суду України, передаються до судової колегії з розгляду спорів.

Позовні заяви зі спорів, що не підвідомчі Вищому арбітражному суду України, направляються у встановленому порядку відповідному арбітражному суду.

2.8. Заяви про перевірку рішень, ухвал, постанов арбітражних судів України та центрального апарату, а також протести на рішення, ухвали, постанови арбітражних судів передаються на розгляд до судової колегії Вищого арбітражного суду України по перегляду рішень, ухвал, постанов, в місцевих арбітражних судах - голові суду чи його заступнику.

2.9. Заяви про принесення протестів та протести на постанови судової колегії Вищого арбітражного суду України по перегляду рішень, ухвал, постанов передаються на розгляд Голови Вищого арбітражного суду України, а потім - до підрозділу по розгляду звернень і підготовці протестів до Президії і Пленуму Вищого арбітражного суду України.

2.10. Заяви та скарги на дії посадових осіб арбітражних судів України передаються на розгляд Голові Вищого арбітражного суду України, а згідно резолюції - виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає пропозиції.

Справи з арбітражних судів витребуються виключно за вказівкою Голови Вищого арбітражного суду України виконавцем, якому доручено підготувати пропозиції.

Заяви про принесення протесту, додані до них документи знаходяться на контролі в загальному відділі в окремому наряді відповідної колегії чи відділу, в складі якого працює суддя.

Копія документа про витребування справи передається загальному відділу для контролю за його надходженням. При надходженні справа реєструється та передається за призначенням під розписку відповідального за діловодство.

Облік, зберігання виконаних документів здійснюється загальним відділом.

Заяви про відмову в принесенні протесту, розглянуті за дорученням Голови Вищого арбітражного суду України, включаються в загальну статистичну звітність щодо перевірки законності та обгрунтованості рішень арбітражних судів у порядку нагляду.

При оформленні відмови у принесенні протесту на копіях відповідей, що зберігаються у Вищому арбітражному суді України, проставляється прізвище та ініціали виконавця.

2.11. По додаткових матеріалах (документах), що стосуються справ Вищого арбітражного суду України, які розглядаються, працівники загального відділу записують назву організації, вихідний номер та дату документа, проставляють вхідний номер справи, що розглядається або розглянута Вищим арбітражним судом України, з поданням до нього індексів Д1, Д2 і т. д., записують дату реєстрації.

В комп'ютері та на картці фіксується категорія документа або його короткий зміст.

Реєстраційні дані на всі додаткові документи працівники загального відділу вводять в комп'ютер і заповнюють дві реєстраційно-контрольні картки (додаток 4). Одна з них залишається в загальному відділі, друга передається з документом за призначенням.

2.12. До документів, що надійшли до Вищого арбітражного суду України і стосуються судових справ, працівниками загального відділу або виконавцями в обов'язковому порядку при передачі їх керівництву додаються короткі довідки про справу. В них інформується, в якому підрозділі знаходиться справа на розгляді, хто виконавець, викладається суть питання.

2.13. Інформацію про документи і листи, що не стосуються судових справ, працівники загального відділу вводять в комп'ютер і записують на двох примірниках реєстраційно-контрольних карток (додаток 4): прізвище та ініціали особи, що підписала документ, назву організації, яку вона представляє. Оформлення вхідного номера здійснюється у такому порядку: проставляється індекс підрозділу, до якого направляється документ на розгляд, порядковий номер, дата реєстрації, вихідний номер і дата документа, викладається його короткий зміст. Після розгляду документа керівництвом документ повертається до загального відділу, працівники якого вводять резолюцію в комп'ютер та записують в картки, журнал. Документ передається за призначенням, під розписку в картці (журналі).

2.14. Всі документи, що надійшли до Вищого арбітражного суду України, реєструються і передаються в структурні підрозділи, як правило, в день надходження. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

2.15. При одержанні документа керівник структурного підрозділу визначає виконавця. В той же день відповідальний за діловодство вводить дані (резолюцію), прізвище та ініціали виконавця, дату передачі в комп'ютер і заносить в реєстраційно-контрольні картки (журнал).

2.16. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки того керівника, який раніше дав доручення, про що вноситься запис в комп'ютер та в реєстраційні документи загального відділу.

2.17. Всі документи, розглянуті керівництвом Вищого арбітражного суду України, передаються в загальний відділ для внесення резолюцій, прізвища та ініціалів виконавця, терміну виконання в картотеку комп'ютера (в реєстраційні документи) та для передачі відповідальному за діловодство структурного підрозділу під розписку.

2.18. Працівники загального відділу передають кореспонденцію в структурні підрозділи під розписку в реєстраційно-контрольних документах тричі на день - в секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України та його заступників, двічі на день - в структурні підрозділи.

2.19. Помічники та секретарі доповідають про отримані із загального відділу документи керівництву Вищого арбітражного суду України не пізніше наступного дня.

2.20. Результати розгляду документів відображаються в резолюціях керівництва Вищого арбітражного суду України, начальників структурних підрозділів або їх заступників. Після розгляду керівництвом документів, відповідальні за діловодство вносять їх резолюції в реєстраційно-контрольні документи, вводять в комп'ютер і в той же день передають документи виконавцю під розписку.

2.21. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за організацію виконання документа.

Відповідальні за діловодство відповідного підрозділу оперативно знайомлять з документами особу, вказану в резолюції, під розпис. В необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії цього документа.

2.22. Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його підготовку внизу на першій сторінці документа робить відмітку про його виконання або прикладає супровідну записку, в якій вказує, як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т. д., проставляє дату виконання, номер справи, до якої необхідно долучити документ, і завіряє його своїм підписом.

2.23. Перший примірник виконаного документа підписується Головою Вищого арбітражного суду України, його заступниками і передається відповідальному за діловодство, який проставляє вихідний номер на відповіді, що відправляється, якщо вона потрібна для виконання документа, записує дані про виконання в реєстраційно-контрольних документах та вводить ці дані в комп'ютер, документ разом з копією відповіді підшивають у відповідну справу (наряд) або передають за призначенням.

2.24. Всі документи, що надійшли з апарату Президента України, Уряду України, законодавчих органів, міністерств і відомств, приймаються відповідальною за урядове листування особою загального відділу.

2.25. Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів у всіх структурних підрозділах Вищого арбітражного суду України.

2.26. Співробітник загального відділу, відповідальний за урядове листування, приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє відповідність вихідного номера організації проставленому на конверті і на документі, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа, в супровідному листі фельдзв'язку і завіряє підпис печаткою.

2.27. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата і прізвище працівника, який отримав документ.

2.28. Документ реєструється в журналі або на реєстраційно-контрольній картці (додаток 5), куди записуються назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ, вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо), вхідний номер, дата його реєстрації, вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником, заголовок та короткий зміст документа. Всі реквізити вводяться в комп'ютер.

2.29. Зареєстровані документи з контрольно-реєстраційною карткою передаються в секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України під розпис.

2.30. Законодавчі та нормативні акти після реєстрації в загальному відділі передаються в секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України. У відповідності з вказівкою керівництва працівники загального відділу в разі необхідності тиражують документи та передають копії виконавцям, а оригінали направляють у відповідний підрозділ для кодифікації.

2.31. Документи, розглянуті Головою Вищого арбітражного суду України, повертаються групі урядового листування. Працівник групи переносить резолюцію Голови Вищого арбітражного суду України в журнал та на картку, вводить дані в комп'ютер і передає документ в підрозділ відповідальному за діловодство під розпис.

2.32. В секретаріати заступників Голови Вищого арбітражного суду України передаються документи у відповідності з розподілом їх обов'язків.

2.33. Секретар (помічник) перевіряє наявність додатків, робить запит додаткової інформації та доповідає про кореспонденцію, що надійшла, керівникові.

2.34. Після розгляду керівником документа секретар записує на картку резолюцію і повертає документ з карткою в канцелярію для внесення резолюції в журнал та в комп'ютер і передачі документа в підрозділ виконавця.

2.35. На документі, поставленому керівництвом на контроль, ставиться відмітка "Контроль" або буква "К". При передачі документа виконавцю працівником контрольно-інспекторської групи загального відділу заповнюється додаткова реєстраційно-контрольна картка.

2.36. Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана не пізніше одного місяця з дня надходження. Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.

2.37. Документи, підписані Головою Вищого арбітражного суду України або його заступниками, які призначені для направлення в органи державної влади, реєструються в групі урядового листування. Одна копія вихідного документа залишається в наряді канцелярії, друга передається в Секретаріат Голови Вищого арбітражного суду України, третя залишається в підрозділі виконавця.

2.38. У вихідному номері документа вказується його індекс за номенклатурою справ, порядковий номер та дата. На документі повинні проставлятись реквізити виконавця: прізвище, ініціали, телефон.

Всі документи, підписані керівниками Вищого арбітражного суду України, відправляються в день підписання, за необхідності нарочним.

3. Проходження судових документів та формування
арбітражних справ

3.1. Позовні заяви, заяви про перегляд рішень, постанов, скарги на повернення позовних матеріалів та заяв, відзиви, додаткові матеріали, а також справи, витребувані з арбітражних судів, в тому числі задля узагальнення арбітражної практики, а також інші документи, що стосуються судових справ або пов'язані з процедурними питаннями, у відповідності з розділом 2 цієї Інструкції передаються, в колегії (підрозділи) для розгляду по суті.

3.2. Справи та документи передаються в колегію (структурний підрозділ) відповідальному за діловодство під розписку.

Відповідальний за діловодство вводить дані про справи та документи, що надійшли, в комп'ютер і в той же день доповідає про них керівникові для прийняття рішення та призначення виконавця.

Передача судових справ та документів на розгляд судді засвідчується резолюцією безпосередньо на документі.

3.3. Розглянуті керівництвом колегії (підрозділу) справи та документи відповідальний за діловодство передає під розписку спеціалісту відповідного судового складу (судді) для попередньої експертизи справи (перевірки наявності необхідних документів, підписів, печаток тощо) та доповіді судді, якому доручено розгляд справи.

В процесі передачі справи чи документа відповідальний за діловодство вносить в комп'ютер та в журнал і картку резолюцію голови колегії (керівника підрозділу), прізвище та ініціали виконавця, дату передачі справи (документа) та інші необхідні дані.

Суддя вивчає одержаний позовний матеріал і впродовж 5-ти днів вирішує питання про:

- прийняття позовної заяви до розгляду;

- відмову у прийнятті;

- повернення без розгляду. При відмові у прийнятті позовної заяви всі матеріали повертаються, згідно з ухвалою в додатку до неї. Крім того, до ухвали додається довідка про повернення сплаченого держмита.

У випадку повернення позовної заяви без розгляду матеріали повертаються із супровідним листом, який готує і підписує суддя.

У разі відмови у прийнятті документів до розгляду або при направленні позовних заяв та інших матеріалів за підвідомчістю на супровідному листі вказується вихідний номер та дата відправки.

Відповідальний за діловодство в колегії вносить вихідні дані в журнал (картку) та комп'ютер і передає в канцелярію для відправки адресату. Копія супровідного листа або ухвали залишається у відповідному наряді колегії.

3.5. Після прийняття позовної заяви до розгляду суддя виносить ухвалу про порушення провадження у справі і призначення її до розгляду відповідно до свого графіку.

Одночасно справі присвоюється номер. Він містить у собі умовний номер судді, що залишається незмінним упродовж року, і порядковий номер прийнятих до розгляду позовних матеріалів за їх реєстрацією.

3.5.1. Одночасно з винесенням ухвали про порушення провадження у справі починається її формування, а саме:

- суддя перевіряє наявність документів, зазначених у додатку до позовної заяви і визначає порядок їх підшивки шляхом нумерації аркушів;

- нумерація здійснюється в правому верхньому куті сторінки чорним графітним олівцем або механічним нумератором, не зачіпаючи тексту;

- справа формується в спеціальну, виготовлену типографським способом тверду обкладинку (додаток 6), надійно підшивається і одночасно починається опис документів у справі.

При формуванні справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів зі справи.

На обкладинці арбітражної справи позначаються:

назва суду, номер справи, назва позивача і відповідача (відповідачів), ціна позову або зміст вимоги позивача за зустрічним позовом, а також початку і закінчення справи, передачі до архіву.

3.5.2. Справа підшивається у такому порядку:

- бланк опису справи або 1 - 2 чистих аркуші для продовження опису, початого на обкладинці;

- ухвала про порушення провадження у справі;

- позовна заява;

- поштова квитанція про відсилку копій позовних матеріалів відповідачеві;

- платіжний документ про сплату держмита.

Далі документи підшиваються згідно з додатком до позовної заяви. Якщо в позовній заяві додаток не розшифровано, а значиться тільки кількість аркушів, в опис вноситься кожний документ окремо, при цьому зазначається, що він є додатком до позовної заяви. Усі документи мають бути лише в одному примірнику.

3.5.3. Опис справи, як засіб фіксування наявності письмових доказів та розміщення їх у справі, робиться на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів, показник аркушів у справі.

Документи, що значаться у додатку до позовної заяви або в іншому супровідному документі, в опису можуть не перелічуватися, але обов'язково відмічається їх наявність згідно з переліком у додатку або відсутність. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта, наявність в іншій справі тощо). Документ, що підтверджує причину відсутності письмового доказу, додається до справи.

Первісний опис завіряється суддею і працівником, який оформлює справу. В опису обов'язково відмічається наявність оригіналу чи копії документа.

3.5.4. У міру надходження документів справа продовжує формуватись в хронологічному порядку відповідно до дати супровідного листа або дати надходження документа до суду, що визначається за датою його реєстрації в канцелярії.

3.5.5. Питання про залишення у справі конверта, в якому надійшла позовна заява або інші процесуальні документи, вирішується суддею, тому що позначена на конверті дата може мати значення для визначення додержання строку позовної давності або процесуальних строків.

3.5.6. Справа формується виключно з документів, які пройшли реєстрацію в канцелярії, розглянуті суддею і мають його візу "долучити до справи", з зазначенням дати.

Письмові докази, які подаються судді безпосередньо в засіданні з розгляду справи, повинні долучатися до справи також тільки після їх реєстрації в канцелярії і відповідно до його резолюції.

3.5.7. Наявність документів і порядок їх розміщення у справі посвідчується підписом судді в опису на дату кожної процесуальної дії:

відкладення розгляду, зупинення провадження, припинення провадження, залишення позову без розгляду, прийняття рішення або постанови у наглядовій інстанції.

3.5.8. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 150. Кожен том оформлюється окремо, має свій опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, позначається номер тому, а також загальна кількість томів у справі.

3.5.9. Всі процесуальні документи - ухвали, рішення, постанови надсилаються сторонам, а у відповідних випадках іншим установам і організаціям у копіях, належним чином завірених канцелярією. Оригінали залишаються у справі.

На звороті, у лівому нижньому куті кожного процесуального документа, який залишається у справі, при друкуванні передбачається відмітка щодо розсилки документа. Відмітка завіряється штампом канцелярії і містить у собі вихідний номер реєстрації і дату відсилки. Обов'язково позначається, на адресу яких установ чи організацій, крім сторін, направлено процесуальний документ.

Така ж відмітка робиться на звороті копії наказу, яка залишається у справі.

3.5.10. Процесуальні документи, які підлягають відправленню, передаються в канцелярію, реєструються і в той же або наступного дня відправляються за призначенням.

Відправка чи передача процесуального документа без реєстрації в канцелярії забороняється.

Не допускається залишення у справі процесуального документа без позначки канцелярії про його відправку (реєстраційного номера і дати відправки).

3.5.11. Після закінчення провадження у справі завершується її формування. Суддя у 5-денний строк після відсилки рішення, (ухвали, постанови) перевіряє наявність процесуальних документів, відповідність оформлення справи вимогам цієї Інструкції, остаточно завіряє опис, після чого справа здається на зберігання в архів. На обкладинці і в журналі реєстрації робиться відповідна позначка.

Передача справи до архіву посвідчується підписом працівника архіву і судді, а також відповідною реєстрацією надходження справи до архіву.

3.6. Оформлення справ, запитів на додаткові документи, складання описів (додаток 7) та інші види діловодства у справах ведуть спеціалісти колегій та відповідальні за діловодство працівники загального відділу.

Спеціаліст колегії веде послідовні контрольні хронологічні записи на внутрішньому боці обкладинки справи, а саме: фіксує дати прийняття судових актів, їх розсилки сторонам у справі, список осіб, присутніх у засіданні тощо.

Спеціаліст завіряє кожен лист опису документів справи.

3.7. Процесуальні документи (рішення, ухвали, постанови, листи тощо), а також довідки на повернення держмита оформлюються на бланках (додатки 8 17). Бланки документів підлягають спеціальному обліку і зберігаються у відповідального за діловодство та у завідуючого друкарським бюро.

3.8. Передача справ і документів з колегії в інші підрозділи проводиться через канцелярію під розписку відповідального за діловодство з позначкою про дату передачі. Повернення справи в колегію здійснюється в тому ж порядку.

3.9. Вилучення зі справи будь-яких документів допускається тільки після закінчення провадження у справі.

Оригінали письмових доказів, що є у справі, можуть бути повернені за клопотанням сторони лише після вирішення господарського спору та подання засвідчених копій.

Заміна оригіналів письмових доказів на копії здійснюється на підставі письмового розпорядження судді. Клопотання сторони з резолюцією судді долучається до справи.

Після здачі справи до архіву письмові докази можуть бути повернуті лише за розпорядженням голови суду за наявності засвідчених копій.

3.10. Після завершення розгляду справи сторонам надсилається рішення (постанова). Справа разом з рішенням (постановою) і супровідним листом повертається в арбітражний суд за місцем розгляду або в 3-х денний термін (для справ Вищого арбітражного суду України) здається на зберігання в архів Вищого арбітражного суду України.

Оформлення справ для повернення та підготовку відповідних документів ведуть відповідальні за діловодство при суддях. Інформація про вихідні матеріали (вихідний номер, дата, прізвище та ініціали виконавця) вводяться в комп'ютер та заносяться до реєстраційно-контрольних документів відповідальним за діловодство.

3.11. Судді та спеціалісти арбітражних судів та колегій забезпечують своєчасність видання наказів про виконання прийнятих рішень та відправки їх за призначенням.

Розглядаючи заяви про перегляд ухвал та рішень або заяви про принесення протесту у випадку скасування або зміни раніше прийнятого рішення, суддя наглядової інстанції може доручити видачу наказу (якщо необхідно перевірити виконання первісного наказу) арбітражному суду або колегії, яка розглядала спір у першій інстанції.

3.12. За надходженням до суду заяви про перевірку рішення, ухвали, постанови, а також протесту прокурора, якщо перевірка повинна здійснюватися Вищим арбітражним судом України, ця заява або протест реєструються в арбітражному суді і разом зі справою і супровідним листом керівника суду надсилаються до Вищого арбітражного суду України.

За надходженням заяв про перевірку рішення, ухвали, постанови, а також протесту прокурора або заяви про принесення протесту в справі, що розглядалася у Вищому арбітражному суді України, за заявкою, підписаною головою колегії (керівником підрозділу) або суддею, спеціаліст або відповідальний за діловодство робить запит справи в архіві.

Справи за заявками видаються під розписку в картці-заміннику (жетоні) справи.

У супровідному листі (або окремо) подаються вичерпні мотивовані пояснення щодо змісту заяви (протесту) і прийняттю рішення.

3.13. Всі вихідні документи, що відносяться до судових справ (протести, відмови в принесенні протестів тощо) та підписані керівництвом Вищого арбітражного суду України, оформлюються відповідальними за діловодство колегії (структурного підрозділу) та передаються на відправку під розписку працівнику. Копія відправленого документа залишається в канцелярії на зберіганні.

3.14. Працівник канцелярії перевіряє наявність на документі вихідних реквізитів: номер, дату, прізвище та ініціали виконавця і розписується в одержанні документа. Прийнятий документ канцелярія направляє за призначенням рекомендованою кореспонденцією.

3.15. Справа для ознайомлення представнику сторони може бути видана виключно за розпорядженням судді, у провадженні якого знаходиться, а після закінчення провадження у справі за розпорядженням голови суду. Справа видається після перевірки посвідчення і повноважень представника.

Не допускається видача справи для ознайомлення особі, яка не має належних повноважень представника сторони у справі.

Ознайомлення здійснюється виключно в приміщенні суду, що контролюється працівником служби діловодства, який безпосередньо видає справу і несе відповідальність за її збереження.

Якщо є можливість, представнику надається допомога у виготовленні копії документів.

3.16. Направлення арбітражної справи за межі суду відбувається у випадках:

- призначення експертизи, у зв'язку з чим суддя зупиняє провадження у справі;

- надсилання матеріалів до слідчих органів у разі зупинення провадження у справі за клопотанням сторін, прокурора, який бере участь у процесі, або за ініціативою суду, якщо справа не може бути розглянута до перевірки обставин справи слідчими органами і проведення слідчих дій;

- направлення справи до Вищого арбітражного суду України у зв'язку з надходженням заяви сторони (протесту прокурора) про перевірку рішення, ухвали, постанови, прийнятих головою (заступником голови) арбітражного суду Автономної Республіки Крим, області, міст Києва і Севастополя;

- запиту справи Вищим арбітражним судом України у будь-якій стадії арбітражного процесу.

3.17. Направлення справи на експертизу і до слідчих органів здійснюється на підставі відповідної ухвали.

Справа надсилається з супровідним листом керівника суду або колегії, в якому вказуються підстави направлення справи та її реквізити.

3.18. Суддя здійснює контроль за строком перебування справи за межами суду.

При поверненні справи перевіряється наявність документів, їх відповідність опису.

3.19. Суддя, в провадженні якого знаходилась справа, начальник загального відділу (завідуючий канцелярією) перевіряють стан справи, яка відсилається за межі суду, усувають недоліки щодо оформлення справи.

Забороняється направляти за межі суду справу, формування якої і її оформлення не відповідають вимогам цієї Інструкції, а також за усним розпорядженням судді або керівника суду, без супровідного листа і реєстрації в канцелярії.

3.20. Замість справи, що відсилається за межі суду, заводиться справа-замінник за тим же номером (жетон) (додаток 17).

Справа-замінник містить у собі підстави для відправки справи ухвалу, запит з резолюцією керівника, копію супровідного листа з вихідними даними та документи щодо справи, які надійшли після її відправки.

У справі-заміннику повинні бути зазначені прізвище та посада особи, у провадженні якої знаходиться справа (експерта, прокурора, судді наглядової інстанції), а також номер службового телефону.

Переміщення справи, яка знаходиться у провадженні судді, без його дозволу не допускається.

3.21. Вимоги щодо формування справи, опрацювання процесуальних документів, переміщення справи стосуються і тих справ, які знаходяться у наглядовій інстанції.

4. Порядок розгляду листів, скарг і заяв громадян

4.1. Робота з листами, скаргами і заявами громадян ведеться згідно з чинним законодавством. Листи громадян приймаються до розгляду Вищим арбітражним судом України з усіх питань, що відносяться до його компетенції. До розгляду не приймаються листи без підпису (анонімні), в яких вміщені нецензурні вирази, а також непридатні для читання.

4.2. Листи громадян реєструються в канцелярії загального відділу на комп'ютері, в журналі та на реєстраційно-контрольній картці (додаток 5).

У журнал (картотеку комп'ютера) і на картку записуються прізвище та ініціали заявника, місто або область його проживання, вхідний номер, дата реєстрації, короткий зміст питання. Вхідний номер складається з індексу підрозділу, в який направляється лист на розгляд, і порядкового номера. Колективні листи реєструються з позначкою "Колективний" на прізвище першого заявника, якому і направляється відповідь.

4.3. Після реєстрації листи, в залежності від змісту і важливості порушених питань, передаються на розгляд у відповідний секретаріат керівника або структурний підрозділ відповідальному за діловодство під розписку.

4.4. По листах громадян, які не вимагають додаткового вивчення матеріалів, термін виконання - до 15 днів, а які вимагають додаткового вивчення матеріалів - термін виконання до одного місяця з дня реєстрації в канцелярії.

4.5. Загальний відділ веде централізований облік листів, які надійшли від громадян, здійснює контроль за їх виконанням, подає звітну інформацію.

4.6. Відповідальність за організацію розгляду листів по суті, дотримання терміну виконання, а також за станом діловодства по них у структурних підрозділах покладається на керівників цих підрозділів.

4.7. Голові Вищого арбітражного суду України та його заступникам доповідають про листи, що надійшли на їх ім'я з вищих державних органів, а також листи, які стосуються діяльності працівників центрального апарату, керівників арбітражних судів на місцях, про серйозні порушення законодавства та надзвичайні ситуації.

4.8. Рішення про перевірку листа з виїздом на місце працівників центрального апарату приймає Голова чи перший заступник Голови Вищого арбітражного суду України.

4.9. Не дозволяється направляти листи на розгляд службовим особам, дії яких оскаржуються.

4.10. Листи на розгляд у другий підрозділ передаються через канцелярію з резолюцією керівника, який прийняв таке рішення.

4.11. Лист вважається відпрацьованим, якщо розглянуті порушені в ньому питання, вжиті необхідні заходи, надана відповідь заявнику в письмовій формі чи телефоном, а також якщо заявник письмово знімав з розгляду порушені питання.

4.12. Всі дані про проходження, розгляд листів і звернень заносяться в комп'ютер, записуються в журнал та на реєстраційно-контрольні картки. У разі порушення терміну виконання відповідальний за діловодство доповідає про це керівнику підрозділу.

4.13. Після розгляду листа відповідальний за діловодство доповідає про виконання керівнику підрозділу (його заступнику), який знімає з контролю виконані листи за власним підписом.

4.14. На вихідних документах і листах колегій, управлінь та відділів, підписаних керівниками підрозділів проставляється вихідний номер, який складається з індексу підрозділу, порядкового номера та дати. Копія документа зберігається в підрозділі виконавця та в службі діловодства.

Відповідальний за діловодство реєструє підготовлену відповідь в журналі вихідних документів. Картка з зазначенням вихідного номера та номера наряду, в якому зберігається копія відповіді, передається на зберігання.

4.15. Листи, підписані Головою Вищого арбітражного суду України чи його заступниками, реєструються в канцелярії. На звороті копії листа відмічаються прізвище та ініціали виконавця, один екземпляр зберігається в підрозділі виконавця, другий - в канцелярії, третій - в секретаріаті Голови Вищого арбітражного суду або його заступника. Вихідні дані заносяться в комп'ютер і записуються в журнал (на картку).

4.16. Довідкова картотека за листами громадян ведеться в алфавітному порядку.

4.17. Всі виконані документи оформлюються для зберігання та подальшого використання відповідно до номенклатури справ.

5. Організація особистого прийому громадян

5.1. Особистий прийом громадян з питань, що входять до компетенції арбітражних судів, здійснюється головою суду, його заступниками, керівниками структурних підрозділів та суддями у відповідності з затвердженим графіком, який вивішується у вестибюлі суду або в приймальні.

5.2. Прийом документів від представників організацій та установ в приймальні арбітражного суду проводиться щоденно в робочий час.

5.3. Співробітники приймальні здійснюють первісний розгляд документів, ставлять відмітку на прийнятому документі, і в цей же день передають їх на реєстрацію в канцелярію загального відділу.

5.4. Облік та реєстрація громадян, які звернулись до приймальні, здійснюється в журналі або на картці реєстрації відвідувачів, куди записується суть питання, результати розгляду (додаток 3).

На повторних скаргах і заявах проставляється відмітка "Повторна".

5.5. Рішення щодо документів, розглянутих керівником підрозділу, передаються в приймальню секретарями керівників та відповідальними за діловодство структурних підрозділів.

5.6. Прийняті до розгляду документи оформлюються та розглядаються в порядку, визначеному в резолюції керівника, відповідно до правил загального діловодства.

5.7. Працівники приймальні ведуть картотеку скарг і заяв, взятих керівником під контроль, та здійснюють по них контрольні функції.

5.8. Працівники приймальні при передачі документів на розгляд керівництву додають коротку довідку про попередній розгляд та проходження документів в арбітражному суді.

5.9. Відомості про прийом громадян в центральному апараті узагальнюються та подаються керівництву працівниками приймальні щомісячно.

6. Оформлення документів

6.1. Діяльність арбітражного суду забезпечується системою взаємопов'язаних управлінських документів, що складають його документаційну базу. Склад документаційної бази визначається компетенцією Вищого арбітражного суду України, колом управлінських і судових функцій, порядком вирішення запитів (одноосібний, колегіальний), обсягом і характером взаємостосунків між судами та іншими установами (організаціями).

6.2. При підготовці та виконанні документів необхідно дотримуватись правил, які забезпечують їх юридичну силу, оперативне та якісне виконання та пошук, можливість обробки із допомогою засобів обчислювальної техніки, використання документів як джерела інформації.

Документ має юридичну силу за наявності обов'язкових для даного виду документів: найменування організації-автора, найменування виду документа (включаючи заголовок), заголовок до тексту, дата, номер, текст, візи, підпис.

У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо його вимагає призначення документа.

6.3. Документи повинні, як правило, оформлюватись на бланках, мати встановлений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розташування, регламентований держстандартами.

Бланки документів виготовляються на папері форматом 297 х 420 мм, 210 х 297 мм.

Документи, підготовлені двома або більше організаціями, оформлюються без бланка.

Оформлення реквізитів документів

6.4. Зображення державного герба розміщується на верхньому полі розпорядчих документів (постанова, наказ, розпорядження та лист).

6.5. Найменування органу вказується в точній відповідності з положенням про нього. Скорочене найменування розміщується на бланку слідом за повним. Скорочене найменування використовується тільки в тому випадку, коли воно офіційно зафіксоване в положенні.

6.6. Назва документа повинна відповідати компетенції арбітражного суду, змісту управлінської дії, що документується.

Спільні розпорядчі документи організацій, що видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), видаються з відповідною назвою (наказ, постанова тощо). Спільні розпорядчі документи організацій, які уповноважені видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа для кожної організації, що прийняла такий документ. Судові документи видаються і оформлюються відповідно з Арбітражним процесуальним кодексом України ( 1798-12 ), цією Інструкцією та іншими нормативними актами.

6.7. Датою прийняття документа є дата його підписання; для документа, прийнятого колегіальним органом, - дата прийняття рішення;

для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Дата документа проставляється посадовою особою, яка підписує або затверджує документ.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, датою прийняття є дата його підпису останньою організацією.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком в послідовності - число, місяць, рік. Наприклад: 03.03.96. В текстах документів, що вміщують відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 03 січня 1996 року.

6.8. Документи , які направлені арбітражним судам України за їх запитами, пов'язаними з виконанням покладених на них обов'язків, підписуються Головою Вищого арбітражного суду України, його заступниками, керівниками структурних підрозділів або їх заступниками та суддями відповідно до їх компетенції. На копії документа на зворотному боці вказується прізвище, ім'я та по батькові, телефон виконавця.

До складу підпису входять найменування посади особи, що підписує документ, її підпис та розшифрування.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

В документах, які готуються комісією, зазначаються не посади осіб, які їх склали, а розподіл обов'язків у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписується декількома особами, рівними за посадами, їх підпис розміщують на одному рівні або за оперативним порядком.

Якщо документ підписується декількома посадовими особами, їх підписи розміщують один під іншим у послідовності відповідно до займаної посади.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ повинен підписуватись або виконуючим його обов'язки, або його заступником. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ та його прізвище (виправлення, "в. о.", "заст" вносяться друкарським способом). Не дозволяється дописувати в документі "за" або проставлення риски перед найменуванням посади.

6.9. За необхідності оцінки доцільності документа, його обгрунтованості, відповідності діючому законодавству та правовим актам проводиться погодження документа.

Погодження може бути проведене як у самому арбітражному суді (підрозділами та посадовими особами), так і за його межами (з підпорядкованими та непідпорядкованими організаціями).

Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза вміщує особистий підпис, його розшифрування та дату візування; за необхідності вказується посада особи, яка візувала документ.

Заперечення та доповнення до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що при візуванні робиться відмітка: "Заперечення додаються". Заперечення обов'язково доповідаються особі, яка підписувала документ.

Візи проставляються на примірниках, що залишаються в арбітражному суді, нижче підпису на лицьовому боці останнього листа документа. Проекти наказів, вказівок, постанов колегіальних органів візуються на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.

Зовнішнє погодження оформлюється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче підпису на лицьовому боці документа і вміщує слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистий підпис, розшифрування підпису і дату погодження, наприклад:

Погоджено
Заступник Міністра юстиції України
_______________________________________
(особистий підпис) (ініціали, прізвище)
Дата ___________

Якщо погодження проводиться з колегіальним органом або за допомогою листа, гриф погодження оформлюється таким чином:

Погоджено
Протокол засідання
___________________________________
(найменування колегіального органу)
Дата _____________ N ______________

Погоджено
Лист Державного архівного управління
Дата _____________ N ______________

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа зачіпав інтереси декількох організацій. На документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження з зацікавленими організаціями.

6.10. Особливим методом введення документа в дію є його затвердження. Документи затверджуються керівництвом арбітражного суду, міжвідомчими органами, громадськими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених в документах, що затверджується.

Затвердження документа відбувається проставленням грифу затвердження або виданням розпорядчого документа (у тих випадках, коли вимагаються додаткові умови та роз'яснення).

Затверджую
Голова Вищого арбітражного суду України
_______________________________________
(особистий підпис) (ініціали, прізвище)

00.00.00.

6.11. Документи адресують організаціям, їх структурним підрозділам або конкретним особам.

При адресуванні документа в організацію або її структурний підрозділ без вказівки посадової особи їх найменування пишуть у називному відмінку.

Наприклад:

Міністерство юстиції України
Управління справами

При направленні документа посадовій особі найменування організації вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата у давальному.

Наприклад:

Міністерство юстиції України

Управління справами

Головному спеціалісту Петренку О.I.

При адресуванні документа керівнику організації її найменування входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

Генеральному директору об'єднання "Агробуд" Іванченку О.В.

При адресуванні документа декільком посадовим особам посаду слід вказувати узагальнено.

Наприклад:

Головам арбітражних судів України

При адресуванні документа декільком однорідним організаціям їх найменування слід вказувати узагальнено.

Наприклад:

Арбітражні суди України

Повна поштова адреса, якщо документ направляється разовим кореспондентам, вказується відповідно поштовим правилам.

Наприклад:

Інститут економіко-правових досліджень 340048, м. Донецьк вул. Університетська, 77

Документ не повинен вміщувати більше чотирьох адресатів, кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

При надсиланні документа більш, ніж в чотири адреси, складається список на розсилання і на кожному документі проставляється тільки одна адреса.

Адреса не проставляється на документах, що направляються до урядових установ та постійним кореспондентам; у цих випадках можуть бути застосовані конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

6.12. У резолюції даються вказівки щодо виконання документа. До тексту резолюції повинні входити такі елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. За наявності в резолюції декількох виконавців вказується відповідальний виконавець (як правило, це особа, яка була названа в резолюції першою).

На документах, які не вимагають додаткових вказівок та мають типові терміни виконання, в резолюції вказується виконавець, підпис автора резолюції, дата.

6.13. Якщо документ має додатки, які були названі в тексті, то відмітка про них оформляється відповідно до форми:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки за текстом не названі, то необхідно перелічитиїх назви, кількість аркушів та примірників кожного.

Додаток: 1. Штатний розклад ____ на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додаток зброшурований, кількість аркушів не вказується.

За наявності декількох додатків вони нумеруються.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

На додатках до розпорядчого документа в правому верхньому куті повинна бути позначка з вказівкою назви документа, його дати і номера. Наприклад: Додаток до наказу Голови Вищого арбітражного суду України від "___" _______________ 199_ р. N ___.

6.14. Підготовка вихідних документів здійснюється на бланках (загальних формах арбітражного суду тощо) та включає складання проекту документа, погодження, підписання (затвердження), розмноження та відправку.

6.15. До передачі документа на підпис виконавець повинен перевірити його зміст, відредагувати, правильно оформити, забезпечити необхідні візи. Документ подається на підпис разом із матеріалами, на підставі яких він виконувався.

6.16. Документи, що підписані Головою Вищого арбітражного суду України або за його дорученням заступником і адресовані до апарату Президента України, Уряду України, законодавчих органів, міністерств та відомств, реєструються в групі урядового листування канцелярії. На зворотному боці документа вказується прізвище та ініціали, телефон виконавця.

Вихідний номер включає індекс підрозділу, що підготував документ, порядковий номер, дату.

Одна копія документа, що відправляється, підшивається до справи канцелярії, друга копія направляється до відділу, який підготував документ.

6.17. Документи, підписані керівництвом Вищого арбітражного суду України і адресовані в органи державної влади, як правило, доставляються нарочним та передаються за реєстром під розписку працівникам відповідного органу. Реєстри про передачу документів зберігаються в канцелярії.

6.18. Вихідні документи, що підписані керівниками структурних підрозділів або їх заступниками, оформляються відповідальними за діловодство, реєструються у комп'ютері та в журналі вихідної кореспонденції і передаються для відправлення поштою до канцелярії.

6.19. Якщо документ, підписаний керівництвом Вищого арбітражного суду України, підлягає розсиланню до арбітражних судів та в інші установи, то виконавець або відповідальний за діловодство надає в канцелярію необхідну кількість екземплярів документа та список розсилки із зазначенням адреси.

Канцелярія засвідчує кожний екземпляр документа, що розсилається, печаткою "Канцелярія арбітражного суду" та виконує розсилку.

6.20. Канцелярія приймає документи на відправлення під розпис. У поштове відділення вихідну кореспонденцію відправляють за реєстром (додаток 18), урядова кореспонденція відправляється за окремим реєстром (додаток 18).

Канцелярія приймає термінові документи на відправлення протягом всього робочого дня.

6.21. Кореспонденція, яка виходить із арбітражного суду, відправляється тільки через канцелярію.

7. Підготовка ініціативних та розпорядчих документів

7.1. Ініціативні пропозиції щодо вдосконалення законодавства та інших правових актів, проекти документів, розроблені за дорученням керівництва Вищого арбітражного суду України, направляються з Вищого арбітражного суду України з супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність у такому документі.

7.2. На зворотній стороні аркуша супровідного листа вказується найменування структурного підрозділу, прізвище, телефон виконавця, який підготував проект документа.

7.3. Запити, відповіді і т. п. друкуються на аркушах формату А4 (210 х 297 мм) через півтора міжрядкові інтервали в трьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається в канцелярії, третій в структурному підрозділі виконавця.

7.4. Проекти указів та інших документів до вищих органів державної влади України подає Голова Вищого арбітражного суду України відповідно до законодавства.

Проекти документів готують структурні підрозділи Вищого арбітражного суду України, до компетенції яких віднесено вирішення питань, що розглядаються. Перший примірник проекту документа візує Голова Вищого арбітражного суду України, другий примірник - його заступники, начальники структурних підрозділів, з якими узгоджується проект.

Проект документа направляється в органи державної влади та управління із супровідним листом, в якому обгрунтовується необхідність прийняття рішення та його змісту.

На зворотному боці останнього аркуша супровідного листа зазначається найменування структурного підрозділу, прізвище та номер телефону начальника та виконавця, які підготували проект документа.

Проекти документів друкуються на аркушах формату А4 через півтора міжрядкові інтервали в чотирьох примірниках. Перший примірник направляється адресату, другий залишається у загальному відділі, третій - у структурному підрозділі виконавця, четвертий - в секретаріаті Голови Вищого арбітражного суду України.

7.5. Проекти наказів розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва чи за власною ініціативою.

Текст наказу складається із констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета запропонованих дій. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, нормативний чи розпорядчий документ уряду, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, передається зміст тієї частини, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "Наказую".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються виконавці, конкретні дії та термін виконання запропонованих дій.

Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, то це обумовлюється в його тексті.

Проект наказу для виконання розпорядчого документа урядового органу повинен бути підготовлений протягом 10 днів, якщо керівництво арбітражного суду не встановило іншого терміну.

В останньому пункті розпорядчої частини вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проекти наказів подаються для візування керівникам структурних підрозділів, в межах їх компетенції.

Наказ підписує голова арбітражного суду або за його вказівкою перший заступник голови суду.

Накази нумеруються за порядком у межах календарного року. Накази з основної діяльності реєструються та зберігаються в загальному відділі, з кадрових питань - у відділі кадрів.

7.6. Проекти розпоряджень розробляють структурні підрозділи за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

Розпорядження видаються з метою вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності арбітражного суду.

Розпорядження оформлюються в такому порядку, як і накази, тільки розпорядча частина починається словом "Пропоную".

Розпорядження може бути підписане головою суду або його заступником.

7.7. Протокол-документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на нарадах, конференціях чи засіданнях колегіальних органів.

Текст протоколу складається з двох частин: вступна та основна.

Вступна частина включає такі реквізити: голова, секретар, присутні, порядок денний. Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Пакет кожного розділу викладається за схемою:

слухали, виступили, постановили (ухвалили). Основний зміст доповідей та виступів уміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується загалом.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки записується в протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписує головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком у межах календарного року. Протоколи загальних засідань (зборів) повинні мати складний номер, який включає порядковий номер протоколів організацій, які брали участь в роботі засідання.

Порядок підготовки протоколів та рішень колегіальних органів арбітражних судів визначається в положеннях про органи або в регламенті їх роботи.

7.8. Телеграми складаються згідно зі зразком (додаток 19) і передаються для відправки. Копія телеграми з позначкою про час прийому повертається до відповідного структурного підрозділу.

7.9. Зміст телеграм викладається коротко, чітко, за можливості без прийменників, сполучників та займенників, розділових знаків. Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

7.10. Текст друкується з одного боку аркуша через два інтервали прописними буквами, без переносів, без абзаців, без виправлень, в трьох примірниках: перший передається для відправки, другий - в справу структурного підрозділу, третій - у фінансовий підрозділ.

7.11. У телеграмі під рискою друкується найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

7.12. Виправлення, внесені під час підпису телеграми, повинні бути обумовлені написом під рискою "виправленому вірити" і завірені виконавцем.

7.13. Телеграми підписуються тільки головою суду або його заступниками. Голова суду може визначити категорію простих телеграм, які можуть підписувати керівники структурних підрозділів, їх заступники та судді.

7.14. Перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Блискавка", "Термінова".

7.15. Зворотню адресу пишуть без скорочення, з розділовими знаками.

8. Порядок роботи з документами, що містять конфіденційну
інформацію, що є власністю держави

8.1. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, яким надається гриф "Для службового користування" (далі - ДСК), регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. N 1893 і введеною в дію в арбітражних судах України наказом Голови Вищого арбітражного суду України N 1 ДСК від 29 січня 1999 року.

8.2. Відомості, яким надається гриф "ДСК", в арбітражних судах України регламентуються Переліком конфіденційної інформації, затвердженим наказом Голови Вищого арбітражного суду України N 2 ДСК від 29 січня 1999 року.

8.3. Працівники суду, яким дозволяється присвоювати документам гриф "ДСК" і працювати з документами, які мають цей гриф, визначаються наказом голови суду.

8.4. Ознайомлення представників інших організацій з документами з грифом "ДСК" допускається з дозволу керівників суду, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють.

9. Довідково-інформаційна робота

9.1. Довідково-інформаційна робота здійснюється загальним відділом, канцелярією або підпорядкованою їм довідково-інформаційною службою (там, де вона створена).

9.2. Основними завданнями довідково-інформаційної служби є: надання інформації та довідок про переміщення судових справ та заяв в арбітражному суді з використанням даних автоматизованої системи діловодства, реєстраційно-контрольних документів та інформації, що надходить із судових колегій та структурних підрозділів.

Довідково-інформаційна служба керується в своїй діяльності наказами, розпорядженнями голови арбітражного суду, цією Інструкцією.

9.3. Довідково-інформаційна служба працює у взаємодії з відповідальними працівниками судових колегій та структурних підрозділів арбітражного суду.

9.4. Інформація та довідки видаються за наявності повних даних про вихідний номер та дату документа, номера справи, даних про позивача та відповідача (сторони).

9.5. Співробітники довідково-інформаційної служби представляють інформацію про судові справи, заяви та скарги на будь-якій стадії їх проходження (розгляду) сторонам або їх представникам за усними (телефонними) та письмовими запитами.

9.6. Працівники довідково-інформаційної служби мають право повідомляти представникам сторін таку інформацію: вхідний реєстраційний номер справи (документа), дату реєстрації, зміст питання (категорія спору) або структурного підрозділу, в якому знаходиться на розгляді справа (заява), дату прийнятого зі справи (заяви) рішення, постанови. В крайньому разі, якщо в довідкову службу не надійшла інформація про результати розгляду справи (заяви), може бути повідомлений номер телефону співробітника, відповідального за діловодство в колегії.

Відомості про безпосередніх виконавців і суддів та їх телефони не надаються.

9.7. У випадках несвоєчасного або неповного повідомлення про рух та результати розгляду заяв та справ, про це доповідається керівництву.

10. Друкарські роботи

10.1. Друкування процесуальних, службових документів арбітражного суду здійснюється в друкарському бюро.

Друкарські роботи невеликого обсягу можуть виконуватись безпосередньо в структурних підрозділах арбітражного суду з додержанням правил друкування.

10.2. У друкарському бюро приймаються тільки службові документи разом з заявкою (додаток 20), підписаною керівником підрозділу, його заступником або суддею.

10.3. Рукописи, що подаються для друку, повинні бути написані розбірливо на одному боці аркуша, чорнилами або пастою темного кольору. Неохайно та нерозбірливо написані чернетки, виправлені олівцем, до друку не приймаються.

При підготовці матеріалів до друку особливу увагу необхідно звертати на чітке та розбірливе написання прізвищ, спеціальних юридичних та інших термінів, іноземних слів та географічних назв. Допускаються тільки загальноприйняті скорочення слів.

10.4. Здані матеріали враховуються в журналі обліку друкарських робіт, в якому зазначається прізвище виконавця, назва документа, обсяг надрукованого матеріалу, вид та номер бланка (для наказів та розпоряджень), прізвище друкарки.

10.5. Друкування документів здійснюється на бланках встановленої форми або на папері стандартних розмірів тільки на лицьовому боці.

10.6. Документи, що подаються на підпис керівництва арбітражного суду, а також документи, що підготовлені до видання типографським способом, друкуються, як правило, через два інтервали, інші документи через півтора інтервали, якщо інше не вказано в заявці. Якщо документ складається з двох чи більше аркушів, то вони, починаючи з другого, мають бути пронумеровані. Номер проставляється арабськими цифрами в середині верхнього поля документа.

Матеріали, що підлягають тиражуванню на копіювально-множильних апаратах, друкуються в двох примірниках.

Друкування під диктовку, як правило, не допускається.

10.7. На зворотному боці останнього аркуша документа знизу зліва друкарка проставляє кількість надрукованих примірників, прізвище, телефон виконавця, а також свій особистий шифр. Матеріали з друкарського бюро видаються під розписку в журналі обліку (додаток 21).

10.8. Бланки встановленого зразка для друкарського бюро одержує керівник бюро, який несе відповідальність за їх використання та зберігання.

11. Копіювально-множильні роботи

11.1. Копіювально-множильні роботи в арбітражному суді здійснюються в копіювально-множильному або іншому підрозділі арбітражного суду.

Матеріали для ксерокопіювання подаються з чітким, яскравим текстом, у незброшурованому вигляді.

11.2. Тиражування документів здійснюється за оформленим замовленням (додаток 22), яке підписує начальник структурного підрозділу, а затверджує керівництво суду.

11.3. При тиражуванні документів більше, ніж у трьох примірниках або обсягом більше 50 аркушів повинно вказуватись обгрунтування тиражу або прізвища осіб, для яких тиражуються документи.

Бланки виконаних замовлень зберігаються на протязі року, після чого знищуються.

11.4. Примірники тиражованих документів на останньому аркуші повинні мати вихідні дані: номер замовлення, дату.

Копіювально-множильна служба веде журнал обліку замовлень та видачі виконаної роботи (додаток 23).

Оригінали розмножених матеріалів повертаються замовникам при отриманні тиражу.

11.5. Документи, що містять службову інформацію обмеженого поширення, при передачі на розмноження повинні бути відповідним чином оформлені особою, що відповідає за режим роботи з такими документами.

12. Облік та зберігання печаток, штампів і бланків

12.1. Обов'язковому обліку підлягають всі види печаток та штампів арбітражного суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки тощо.

Печатки та штампи повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.

12.2. Відповідальність за зберігання та використання печаток, штампів та бланків у структурних підрозділах арбітражного суду несуть секретарі та особи, відповідальні за діловодство.

12.3. Виготовлення печаток, штампів та забезпечення структурних підрозділів усіма видами бланків здійснюється господарськими службами.

12.4. Облік всіх печаток та штампів, що є в арбітражному суді (крім печаток та штампів першого відділу), а також бланків ведеться в журналах (додатки 24, 25).

12.5. Гербова печатка арбітражного суду зберігається у посадової особи, що призначається головою суду.

12.6. Видача печаток, штампів та бланків здійснюється під розписку у відповідних журналах обліку.

Журнали обліку включаються до номенклатури справ. Аркуші їх нумеруються, прошиваються та опечатуються.

12.7. Знищення печаток, штампів, бланків здійснюється за актом з позначкою в журналах обліку.

12.8. Перевірка наявності печаток, штампів та бланків, а також порядку їх зберігання і використання здійснюється спеціально створеною комісією не рідше одного разу на рік одночасно з перевіркою стану діловодства.

Позначки про здійснення перевірки робляться в журналах обліку.

13. Контроль та перевірка виконання документів та доручень

13.1. Контролю та перевірці виконання в арбітражному суді підлягають:

накази, розпорядження та доручення Голови Вищого арбітражного суду України;

розпорядження та доручення заступників Голови Вищого арбітражного суду України;

накази, розпорядження та доручення керівництва арбітражного суду;

плани роботи арбітражного суду;

дотримання процесуальних строків розгляду прийнятих до провадження позовних заяв, заяв про перевірку рішення, ухвали, постанови в порядку нагляду.

13.2. Порядок організації контролю та перевірки виконання зазначених в п. 13.1 документів визначається головою арбітражного суду.

Забезпечення контролю в залежності від штатної чисельності арбітражного суду може бути покладено на контрольно-інспекторську групу, канцелярію або посадову особу наказом по арбітражному суду.

Відповідальність за організацію контролю та стан виконавської дисципліни в структурних підрозділах покладається на їх керівників.

13.3. Контроль за виконанням документів та доручень включає:

доведення до виконавців документа або доручення, перевірку ходу його виконання, інформування про це керівництва, а також зняття з контролю виконаного документа або доручення.

13.4. Контроль за проходженням та виконанням документів здійснюється з використанням комп'ютера або реєстраційно-контрольних карток.

13.5. Доручення, з резолюцією "Терміново", виконуються протягом трьох днів, якщо інший термін не встановлений керівництвом арбітражного суду.

Термін виконання внутрішніх документів обчислюється в календарних днях з дати їх підписання (затвердження), а документів, що надійшли з інших організацій, з дати їх надходження в арбітражний суд. Якщо термін виконання документа випадає на неробочий день, то днем закінчення терміну виконання вважається перший наступний за ним робочий день.

13.6. Якщо виконання документа або доручення керівництва арбітражного суду покладено на декілька підрозділів (осіб), то відповідальним за виконання являється підрозділ (особа), вказаний першим.

Співвиконавці повинні за вимогою відповідального виконавця подати всі необхідні матеріали у встановлений термін.

13.7. Контрольний орган не пізніше, ніж за п'ять днів до закінчення терміну виконання документа (доручення) попереджає про це виконавця.

Якщо необхідно продовжити виконання доручення, виконавець за п'ять днів до закінчення строку подає керівнику, який дав доручення, мотивоване клопотання про його продовження з обгрунтуванням нового терміну виконання.

Відомості про зміну терміну заносяться в комп'ютер (реєстраційно-контрольну картку) і передаються в контрольний орган.

13.8. Документ (доручення) передається на виконання в підрозділ з контрольного органу з другим примірником реєстраційно-контрольної картки.

13.9. Якщо доручення або запит арбітражного суду направляється в інші організації та установи, то на копії доручення чи запиту та на картці до нього ставлять позначку "Контроль". Копія доручення (запиту) зберігається в окремому наряді.

13.10. Документи і доручення знімають з контролю тільки після їх остаточного виконання. Проміжна відповідь або запит не є підставою для визнання документа виконаним.

13.11. Рішення про остаточне виконання документів та доручень приймають керівники підрозділів або їх заступники, а у відповідних випадках - керівник арбітражного суду.

13.12. Виконання завдань та доручень реєструється введенням відповідної інформації в комп'ютер, а також відміткою та підписом керівника структурного підрозділу або його заступника, в реєстраційно-контрольній картці.

Про це доводять до відома контрольному органу.

14. Контроль за веденням діловодства

14.1. Канцелярія арбітражного суду періодично (не рідше, ніж два рази на рік) проводить перевірку стану діловодства в структурних підрозділах апарату.

Для перевірки стану діловодства, разом з працівниками канцелярії і відповідальними за діловодство в структурних підрозділах, можуть залучатись і інші спеціалісти.

Висновки перевірки відображають у довідці, яку подають на розгляд керівництву арбітражного суду.

14.2. Відповідальні за діловодство в структурних підрозділах періодично перевіряють умови зберігання документів у виконавців, ведуть контроль за правильним їх оформленням, про результати інформують керівників структурних підрозділів.

Канцелярія арбітражного суду і служба діловодства в підрозділах ведуть облік документообігу (як правило, за рік). За необхідності готують пропозиції з удосконалення роботи з документами та діловодства в цілому.

15. Прийом та передача службової інформації каналом
факсимільного зв'язку

15.1. Службова інформація, одержана каналом факсимільного зв'язку, не відноситься до офіційних документів.

Передача процесуальних документів каналом факсимільного зв'язку не допускається.

15.2. Прийом та передачу інформації каналом факсимільного зв'язку здійснює, як правило, канцелярія арбітражного суду.

15.3. Каналом факсимільного зв'язку забороняється передавати таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", "Не для друку", а також рукописні матеріали.

15.4. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналом факсимільного зв'язку, покладається на виконавця, який підготував матеріал до передачі, та керівника відповідного структурного підрозділу.

15.5. Обсяг інформації, яка передається, не повинен перевищувати двох сторінок тексту, надрукованого через півтора інтервали.

15.6. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Неправильно оформлені матеріали повертаються виконавцю.

15.7. Інформація, яка призначена для передачі, підлягає обов'язковому обліку за заявками (додаток 26), які підписуються керівниками структурних підрозділів та передаються в канцелярію для виконання.

В канцелярії проставляється порядковий номер, дата та час відправки інформації.

15.8. Після передачі інформації співробітник канцелярії повертає оригінал матеріалів виконавцю з відміткою про час відправки.

15.9. Факсограми, які поступили каналом факсимільного зв'язку, підлягають обов'язковому обліку канцелярією в журналі встановленої форми (додаток 27).

15.10. Прийняті в канцелярії факсограми без зволікання передаються адресатам під розписку секретаря керівництва арбітражного суду або в структурні підрозділи відповідальним за діловодство.

Факсограми іноземною мовою передаються під розписку в секретаріат голови суду.

16. Складання номенклатури справ

16.1. Номенклатура справ являє собою щорічний систематизований перелік заголовків (назв) справ, що формуються в арбітражних судах України, з визначенням строків їх зберігання.

Номенклатура справ складається у відповідності з нормативно-методичними документами Головархіву України.

16.2. Номенклатура справ арбітражного суду на наступний календарний рік (додаток 28) складається службою діловодства суду за допомогою робітників архіву суду в останньому кварталі попереднього року на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

Зведена номенклатура справ арбітражного суду узгоджується з експертною комісією (ЕК) арбітражного суду та відповідними державними архівними установами.

16.3. Узгоджена з архівними органами номенклатура справ затверджується головою арбітражного суду не пізніше грудня попереднього року, вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року, є документом постійного строку зберігання та включається в розділ номенклатури канцелярії.

16.4. Після затвердження номенклатури справ арбітражного суду структурні підрозділи одержують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

16.5. Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів у справах, їх систематизації, обліку, індексації та визначення строків зберігання.

16.6. При складанні номенклатури справ потрібно керуватися структурою та штатним розкладом арбітражного суду, положенням про структурні підрозділи, переліками документів зі строком їх зберігання, номенклатурами справ арбітражного суду за минулі роки.

16.7. Назвами розділів номенклатури справ арбітражного суду є назви структурних підрозділів; розділи вміщуються у відповідності із затвердженою структурою арбітражного суду.

16.8. Графи номенклатури справ арбітражного суду та структурних підрозділів заповнюються таким чином.

В графі 1 проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

В номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ в межах структурних підрозділів, для перехідних справ індекс зберігається.

В графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин).

Порядок розташування заголовків розділів та підрозділів номенклатури визначаються ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком.

На початку розміщуються заголовки справ, які містять розпорядчу документацію.

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст та склад документів справи.

Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).

Графу 3 заповнюють після закінчення календарного року.

В графі 4 відмічають строк зберігання справи, номер статті згідно переліку.

При внесенні до номенклатури заголовків, що включають документи, строк зберігання яких не передбачений типовим переліком документів, строк їх зберігання встановлюється експертною комісією відповідного органу Державної архівної служби України.

В графі 5 вказують назву переліку документів, використаних при визначенні строків зберігання справ, ставлять відмітки про провадження справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу установу.

16.9. За наявності обчислювальної техніки затверджену номенклатуру справ вводять і зберігають в комп'ютері для спрощеного її використання, коригування, а в необхідних випадках - переробки.

17. Формування справ

17.1. Формуванням справ називається групування виконаних документів в справи відповідно до номенклатури справ.

Справи в арбітражному суді формуються в структурних підрозділах або в підрозділі документаційного забезпечення.

Контроль за правильним формуванням справ в підрозділах суду здійснюється службою діловодства з методичною допомогою архіву арбітражного суду.

17.2. При формуванні справ необхідно дотримуватись таких загальних правил:

вміщувати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ за номенклатурою;

вміщувати разом всі документи, які відносяться до вирішення одного питання, групувати документи одного календарного року, за винятком перехідних справ, особових справ, судових справ, окремо групувати документи постійного та тимчасового строку зберігання. В справі не повинно бути більше 250 арк.

Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження чи складання, приєднуються до документів, яких вони стосуються. Додатки обсягом понад 250 аркушів утворюють окремий том, про що в документі роблять відмітку.

17.3. Номер справи, в яку має бути підшитий документ, визначають керівники структурного підрозділу. На документі ставлять позначку "До справи N ____, дата, підпис керівника структурного підрозділу".

17.4. Документи, що містяться в справі, розміщують в хронологічній послідовності.

Розпорядницькі документи та додатки до них групуються за видами та хронологією.

Накази з основної діяльності необхідно групувати окремо від наказів щодо особового складу.

Накази оперативного характеру (про відрядження, відпустки, стягнення) формуються в окрему справу.

Протоколи в справі розміщуються в хронологічному порядку згідно нумерації.

Документи в особових справах розміщуються в хронологічному порядку за їх надходженням таким чином: опис, особовий листок або особова картка форми N П-2ДС (для державних службовців), автобіографія, копії документів про освіту, копії документів, які посвідчують особу, якщо її прізвище відрізняється від того, яке зазначене в документі про освіту, заява про прийом на роботу, копія наказу про прийом на роботу, копії Постанови Верховної Ради України, Указу Президента про призначення суддів, заяви про переведення на іншу посаду або в інший підрозділ, копії наказів до них та інші документи, що стосуються особи працівника (копії наказів про відзнаки, нагороди тощо), заява про звільнення, копія наказу, копія Постанови Верховної Ради України чи Указу Президента про звільнення.

Особисті рахунки робітників і службовців необхідно групувати в самостійні справи та розміщувати в них документи в алфавітному порядку за прізвищами.

Звернення громадян з питань роботи арбітражного суду (пропозиції, заяви, скарги) і всі документи щодо розгляду звернень необхідно групувати окремо від інших документів.

Листування, як правило, необхідно групувати за період календарного року і систематизувати в хронологічній послідовності, документ-відповідь вміщувати за документом-запитом. При поновленні листування з питання, розгляд якого почався в попередньому році, документи необхідно включати в справу поточного року з відміткою індексу попереднього року.

18. Експертиза цінності документів

18.1. Експертизу цінності документів проводять з метою визначення терміну зберігання документів та відбору їх для зберігання.

18.2. Експертизу цінності документів арбітражного суду проводять, згідно з нормативно-методичними документами, затвердженими Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

18.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів в арбітражному суді створюється постійно діюча експертна комісія.

Експертиза цінності документів щорічно здійснюється в структурних підрозділах із залученням спеціалістів архіву арбітражного суду. Остаточне рішення приймає експертна комісія арбітражного суду.

Функції і права експертної комісії, а також організація її роботи визначаються Положенням, яке затверджує голова арбітражного суду.

До складу експертної комісії арбітражного суду в обов'язковому порядку включаються завідуючий архівом, судді та особи, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах. Головою експертної комісії призначається заступник голови арбітражного суду.

18.4. Відбір документів для постійного зберігання проводиться на підставі переліку документів із зазначенням терміну їх зберігання та номенклатури методом перегляду матеріалів справ. Зі справ постійного зберігання підлягають вилученню дублікати документів, чернетки, неоформлені копії тощо.

Одночасно з відбором документів постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів суду в структурних підрозділах проводиться відбір справ та документів тимчасового (до 10 років включно) зберігання з термінами, що закінчилися. При цьому враховуються позначки в номенклатурі справ "До потреби" тощо.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення (додаток 29).

19. Формування справ для передачі до архіву на зберігання

19.1. Судові справи підлягають оформленню після закінчення провадження, інші справи (наряди) - по закінченні поточного року.

19.2. У залежності від строків зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.

Повному оформленню підлягають судові справи, справи постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та справи з особового складу. Повне оформлення справи передбачає:

підшивку справи;

нумерацію аркушів;

складання засвідчувального запису (додаток 30);

складання внутрішнього опису документів справи (додаток 7);

внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення індексу та заголовка справи, дати справи тощо).

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, крім судових справ, підлягають частковому оформленню: дозволяється зберігати справи у швидкозшивачах, не проводити пересистематизацію документів.

З метою забезпечення зберігання та закріплення порядку розміщення документів, вміщених до справи, всі аркуші, крім аркушів з засвідчувальним записом та внутрішнім описом, нумеруються арабськими цифрами у правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графітним олівцем або механічним нумератором.

19.3. Обкладинка справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання формується за встановленою формою (додаток 31).

Після закінчення провадження судових справ та по закінченні року для інших видів справ у заголовку на обкладинці справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання вносяться уточнення:

перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види та форми звіту та інші).

20. Складання описів справ

20.1. На завершенні судові справи та справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, які пройшли експертизу цінності та оформлені відповідно до вимог цієї Інструкції, складаються описи (додаток 7). На інші справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання описи не складаються.

20.2. На судові справи та справи постійного зберігання відповідальними за діловодство особами складаються описи. За цими описами документи здаються до архіву суду.

20.3. При складанні опису справ дотримують таких вимог:

заголовки справ вносяться до опису відповідно до прийнятої для номенклатури справ схеми систематизації;

кожна справа вноситься до опису під окремим порядковим номером (якщо справа складається з кількох томів або частин, то кожний том вноситься до опису під окремим номером);

порядок присвоєння номерів описам структурних підрозділів встановлюється за погодженням з архівом суду; графи опису заповнюються відповідно до тих даних, які винесені на обкладинку справи;

при внесенні до опису справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а решта однорідних справ позначається словами "Те ж саме", при цьому інші дані про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок пишеться повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про прийом справ, особливості їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт про наявність копій тощо.

20.4. Описи справ складаються за встановленою формою в трьох примірниках.

21. Оперативне зберігання документів та справ, видача копій документів

21.1. Керівники структурних підрозділів та співробітники, які відповідають за діловодство, несуть відповідальність за збереження документів та арбітражних справ.

Справи повинні зберігатись в робочих кімнатах та розташовуватись в шафах, що запираються, здатних забезпечити їх збереження та неможливість доступу сторонніх осіб до документів. З метою підвищення оперативності пошуку документів, справи розміщуються у відповідності з номенклатурою справ. Витяг з номенклатури вміщується на внутрішньому боці дверцят шафи. На корінцях обкладинок справ вказуються реєстраційні номери або індекси згідно з номенклатурою.

21.2. Видача справ стороннім організаціям здійснюється з дозволу керівництва арбітражного суду за заявками (додаток 33). На видану справу заводиться жетон-замінник справи (додаток 17).

Вилучення оригіналів документів із судових справ та справ постійного зберігання допускається у виняткових випадках та здійснюється з дозволу керівництва або судді. При цьому в справі повинна залишатися завірена копія документа та підстава для видачі оригіналу.

21.3. Копії документів видаються з дозволу керівників структурних підрозділів, їх заступників та суддів.

21.4. У разі видачі зі справи копії, якщо документ виконано на бланку, повністю відображаються реквізити бланка (бланк арбітражного суду, номер, дата тощо).

Якщо видається копія документа, що виходить з арбітражного суду, вона оформлюється на бланку суду.

У правому верхньому куті копії пишеться слово "Копія".

21.5. Щоб засвідчити вірність копії документа, внизу, після повного викладу тексту, пишуться слова "З оригіналом згідно", вказуються повністю посада, прізвище уповноваженої на це посадової особи, яка ставить свій підпис та дату.

Щоб переслати копію в інші установи або видати на руки окремим особам поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці слід поставити печатку канцелярії або суду (в залежності від значущості документа).

21.6. На звороті залишеного в справі документа зазначається коли і кому видана копія.

22. Передача справ на архівне зберігання

22.1. Для зберігання документів, їх обліку, використання, відбору та підготовки до передачі на державне зберігання створюється архів.

22.2. У своїй діяльності архів арбітражного суду керується законодавством України, наказами та розпорядженнями керівництва Вищого арбітражного суду України, нормативними та методичними документами Головархіву України.

22.3. Архів арбітражного суду зберігає документи суду, організацій-попередників, а за потреби - інших організацій, відповідно до переліку організацій - джерел комплектування архіву, затвердженого керівництвом суду.

22.4. До архіву передаються судові справи після їх розгляду, справи тимчасового та постійного зберігання та з особового складу, їх передача здійснюється тільки згідно з описами.

22.5. Передача справ до архіву здійснюється за складеним працівником архіву графіком, узгодженим керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівництвом суду.

Прийом кожної справи проводиться робітником архіву суду в присутності робітника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису навпроти номера кожної справи, включеної до нього, робиться позначка про наявність справи. В кінці кожного примірника опису вказується: цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передач справ, а також підписи завідуючого архівом та особи, яка передавала справи.

Кожний примірник опису справ тимчасового та постійного зберігання затверджується керівником структурного підрозділу.

Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні документи (журнали, картки).

22.6. Справи тимчасового зберігання передачі до архіву в обов'язковому порядку не підлягають. Вони можуть зберігатись в структурних підрозділах і по закінченню терміну зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.

Додаток N 1
до п. 2.2

Назва арбітражного суду

Акт
"__" _______________ 19__ р.

Назва, вихідний номер і дата документа (позовна заява, скарга, лист, звернення) ___________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

Ми, нижчепідписані: ______________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

склали даний акт про те, що при розкриванні поштового відправлення, що надійшло від _____________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

не виявилося документів:

_______________________________________________________________________________________________________________________,

вказаних в додатку.

Підписи:

___________

___________

___________

Додаток 2
до п. 2.5

Індекси
арбітражних судів України

Додаток 3
до п. 2.5, 5.4

Журнал
реєстрації позовних заяв, заяв про перевірку рішення,
ухвали, постанови

-----------------------------------------------------------------------------
| N |Дата   |  N      |Дата та   |По-  |Від-|Сума    |Відмітка|Додаткові|При-|
|п/п|надход-|справи та|індекс    |зи-  |по- |позову  |про     |документи|міт-|
|   |ження  |дата     |документа,|вач  |ві- |(предмет|вико    |(відзиви |ка  |
|   |доку-  |слухання |що        |(Зая-|дач |спору)  |нання   |та ін.)  |    |
|   |мента  |         |надійшов  |вник)|    |        |        |         |    |
|---+-------+---------+----------+-----+----+--------+--------+---------+----|
| 1 |   2   |   3     |   4      |    5| 6  |  7     |    8   |    9    | 10 |
------------------------------------------------------------------------------

Журнал
реєстрації вхідних документів

     -------------------------------------------------------------------
     | N |Дата       |Адресант|Короткий|Резолюція|Відмітка |N справи, в|
     |п/п|надходження|        | зміст  |         |про      |яку ввійшов|
     |   |документа  |        |        |         |виконання|документ   |
     |---+-----------+--------+--------+---------+---------+-----------|
     | 1 |     2     |   3    |    4   |   5     |    6    |    7      |
     -------------------------------------------------------------------

Журнал
реєстрації вихідних документів

     ------------------------------------------------------------------
     | N |Дата          |Адресант|Короткий зміст|Відмітка |N справи, в|
     |п/п|відправлення  |        |              |про      |яку ввійшов|
     |   |та індекс     |        |              |виконання|документ   |
     |   |документа     |        |              |         |           |
     |---+--------------+--------+--------------+---------+-----------|
     | 1 |     2        |    3   |        4     |    5    |    6      |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 4
до п. 2.5, 2.11

Реєстраційно-контрольна картка
позовних заяв, заяв про перегляд рішень, ухвал,
постанов, протестів тощо

     ------------------------------------------------------------------
     |Вх. N                          | від                            |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Тип документа                                                   |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Країна                         | місто                          |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Надійшло від                                                    |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Документ N                     | від                            |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Категорія справи:                                               |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Позивач:                       |                                |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Відповідач:                                                     |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Сума позову                    | Держмито                       |
     |-------------------------------+--------------------------------|
     |N справи                       | Суддя                          |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Відмітка про виконання:                                         |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Вих. N                         | від                            |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 5
до п. 2.5, 2.13, 4.2, 5.4

Реєстраційно-контрольна картка
листів, звернень, доручень, інших документів

     ------------------------------------------------------------------
     |Вх. N                               | від                       |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Тип документа:                                                  |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Країна                                                          |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Місто                                                           |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Надійшло від:                                                   |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Адресант:                                                       |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Документ N                          | від                       |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Зміст:                                                          |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Резолюція                                                       |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Виконавці                                                       |
     |  I рівень                                                      |
     | II рівень                                                      |
     |III рівень                                                      |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Строк виконання:                    | дата                      |
     |------------------------------------+---------------------------|
     |Продовжено на:                      | до:                       |
     |                                    | ким:                      |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Відмітка про хід виконання:                                     |
     |----------------------------------------------------------------|
     |Знято з контролю:                   | вих. N                    |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 6
до п. 3.5.1

_________________________________________________________________ рік _______ N справи
(найменування арбітражного суду)

Справа N ___

Позивач __________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

Відповідач ____________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

Заявник _______________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

Предмет спору _________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

Початок ______________________ 199_ р.

Закінчення ___________ 199_ р.

Здано до архіву ______ 199_ р.

на _____ аркушах

Додаток 7
до п. 3.6, 19.2, 20.1

Форма внутрішнього опису документів справи

Внутрішній опис
документів справи N ______

     ------------------------------------------------------------------
     | NN|Індекс   |Дата     | Заголовок    |Номер аркушів| Примітка  |
     |п/п|документа|документа| документа    |   справи    |           |
     |---+---------+---------+--------------+-------------+-----------|
     | 1 |    2    |    3    |     4        |     5       |    6      |
     ------------------------------------------------------------------

  Всього ______________________________ документів
  (цифрами та словами)
  
       Кількість аркушів внутрішнього опису ________________________
  (цифрами та словами)
  
      Суддя __________  ______________________
  (підпис)  (ініціали та прізвище)
 
   Найменування посади особи,
  яка склала внутрішній опис
  документів справи  ________  ______________________
  (підпис)  (ініціали та прізвище)

Додаток 8
до п. 3.7

Арбітражний суд

Ухвала
про повернення позовної заяви

_______________________________________________________________________________________________________________________

Суддя ___________________________________________________________________________________, розглянувши матеріали за позовом

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

до _____________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

про ____________________________________________________________________________________________________________________

ВСТАНОВИВ:

Керуючись п. __________ ст. 63 Арбітражного процесуального кодексу України, суддя

УХВАЛИВ:

Позовні матеріали повернути позивачу.

У відповідності з п. 2 ст. 8 Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито" від 21.01.93 р. N 7-93 державне мито у

сумі ___________ крб., перераховане по платіжному дорученню ___________________ від _________________, підлягає поверненню.

Суддя

Додаток 9
до п. 3.7

Арбітражний суд

Ухвала
про відмову у прийнятті позовної заяви

Суддя __________________________________________________________________________________________________________________,

розглянувши матеріали за позовом __________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

до _____________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

про ____________________________________________________________________________________________________________________

ВСТАНОВИВ:

Керуючись п. _____________ ст. 62 Арбітражного процесуального кодексу України, суддя

УХВАЛИВ:

У прийнятті позовної заяви відмовити.

Позовні матеріали повернути позивачу.

У відповідності з п. 2 ст. 8 Декрету Кабінету Міністрів України "Про державне мито" від 21.01.93 р. N 7-93 державне мито у

сумі ___________ крб., перераховане по платіжному дорученню ____________ від _____________, підлягає поверненню.

Суддя

Додаток 10
до п. 3.7

Арбітражний суд

Ухвала
про порушення справи

Справа N ______

Суддя _______________________________________________________ розглянув матеріали за позовом ______________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

визнав подані матеріали достатніми для прийняття позовної заяви до розгляду. Керуючись ст. ст. 64, 65 Арбітражного процесуального кодексу України, суддя УХВАЛИВ:

1. Порушити справу і прийняти позовну заяву до розгляду.

2. Справу призначити до розгляду в засіданні на _____ о год. хв. Засідання відбудеться у приміщення арбітражного суду в кімн. N ____

3. Зобов'язати:

Суддя

Додаток 11
до п. 3.7

Арбітражний суд

Ухвала

Справа N _____
За ______________________________________________________________________________________________________ позовом

до відповідача _______________________________________________________________________________________________________

до відповідача _______________________________________________________________________________________________________

про стягнення ________________________________________________________________________________________________________

Суддя ________

Представники:

Від позивача __________________________________________________________________________________________________________

Від відповідача _________________________________________________________________________________________________________

Від відповідача _________________________________________________________________________________________________________

В засіданні приймали участь _____________________________________________________________________________________________

СУТЬ СПОРУ:

Суддя

Додаток 12
до п. 3.7

ВИЩИЙ АРБІТРАЖНИЙ СУД УКРАЇНИ

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

РІШЕННЯ

___________________ Справа N __________

За позовом ____________________________________________________________________________________________________________

до відповідача __________________________________________________________________________________________________________

до відповідача _________________________________________________________________________________________________________

про стягнення _________________________________________________________________________________________________________

Суддя _________

Представники:

Від позивача ________________________________________________

Від відповідача _____________________________________________

В засіданні приймали участь _________________________________

СУТЬ СПОРУ:

Суддя

Додаток 13
до п. 3.7

Арбітражний суд

НАКАЗ

_______ 199_ р. N ________

Про примусове виконання рішення

На виконання рішення арбітражного суду від __________

Стягнути

Наказ дійсний для пред'явлення в банк або судовому виконавцю до _____________________________________________________________

Суддя

Додаток 14
до п. 3.7

ВИЩИЙ АРБІТРАЖНИЙ СУД УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

ІМЕНЕМ УКРАЇНИ

"___" _______________ 19__ р. N ______

Судова колегія по перегляду рішень, ухвал, постанов Вищого арбітражного суду України у складі:

заступника Голови судді розглянула заяву про перевірку рішення (постанови, ухвали) арбітражного суду області у справі за позовом

Додаток 15
до п. 3.7
__________________________________________________________________
(найменування арбітражного суду)

Постанова
про перевірку рішення, ухвали в порядку нагляду

"___" _______________ 19__ р. Справа N _________

Голова (заступник голови)

арбітражного суду _______________________________________________________________________________________________________

розглянувши заяву ______________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

про перевірку рішення (ухвали)

у справі _______________________________________________________________________________________________________________

за позовом ____________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

до ____________________________________________________________________________________________________________________

про ___________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

Додаток 16
до п. 3.7

ВИЩИЙ АРБІТРАЖНИЙ СУД УКРАЇНИ

Довідка

м. Київ, вул. Хрещатик, 5
_________ N __________

Видана відповідно до ст. 8 Декрету КМУ від 21.01.93 р. N 7-93 "Про державне мито" на одержання з державного бюджету державного

мита в сумі ______________, сплаченого за платіжним ______________ дорученням N _________________ від _____________________;

оскільки ______________________________________________________________________________________________________________

заяву _________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

від ____________________ N _________ про _______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

повернуто без розгляду.

Суддя

Додаток 17
до п. 3.12, 3.21, 21.2

Назва арбітражного суду
Картка-замісник справи (жетон)

Справа N ____

Найменування і короткий зміст справи (документа)

________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

Позивач ________________________________________________________________________________________________________________

Відповідач ______________________________________________________________________________________________________________

Кількість аркушів ________________________________________________________________________________________________________

Назва структурного підрозділу _____________________________________________________________________________________________

Справа видана на строк до ________________________________________________________________________________________________

Підпис і дата одержання справи (документа) _________________________________________________________________________________

Прізвище, ініціали одержувача, N телефону __________________________________________________________________________________

Справа (документ) повернено (дата) _______________________________________________________________________________________

Зав. архівом _________________________________________________________________________

(прізвище, ініціали)

Додаток 18
до п. 6.20

Реєстр
на відправлення рекомендованої кореспонденції
за "___" _______________ 1999 р.

Відправник:

     ------------------------------------------------------------------
     |NN |   Куди     |  Кому    |  Маса | Сума | Вихідний | Примітка |
     |п/п|            |          |       |      |    N     |          |
     |---+------------+----------+-------+------+----------+----------|
     | 1 |     2      |    3     |    4  |   5  |    6     |    7     |
     |---+------------+----------+-------+------+----------+----------|
     |---+------------+----------+-------+------+----------+----------|
     |---+------------+----------+-------+------+----------+----------|
     |---+------------+----------+-------+------+----------+----------|
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 19
до п. 7.9

Зразок телеграми

_______________________________________________________________________________________________________________________

поштовий індекс, місто, вулиця, N будинку,
назва організації-адресата,
за необхідності - посада і прізвище керівника організації

Зразок тексту:

П'ЯТОГО ЛЮТОГО ЦЬОГО РОКУ ДЕСЯТІЙ РАНКУ ПРИМІЩЕННІ СУДУ ВІДБУДЕТЬСЯ НАРАДА ГОЛІВ АРБІТРАЖНИХ СУДІВ ПРОШУ ВЗЯТИ УЧАСТЬ ВИСТУПИТИ ПОВІДОМЛЕННЯМ ВИСНОВКАМ РОБОТИ МИНУЛИЙ РІК ГОТЕЛЬ ЗАБРОНЬОВАНИЙ

ГОЛОВА СУДУ посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала телеграму

________________________________________________________________________________________________________________________

адреса та назва арбітражного суду
посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала телеграму

Додаток 20
до п. 10.2

Заявка
на друкарську роботу

Прізвище, ініціали друкарки ____________________________________________________________

  -------------------------------------------------------------------------
  |NN |Назва |Кількість  |Кількість|Інтервал|Кількість| Кількість аркушів,|
  |п/п|роботи|екземплярів|аркушів, |        |граф     | які вийшли з друку|
  |   |      |           |переданих|        |         |-------------------|
  |   |      |           |до друку |        |         |текстових|табличних|
  |---+------+-----------+---------+--------+---------+---------+---------|
  | 1 |  2   |    3      |    4    |   5    |  6      |    7    |   8     |
  -------------------------------------------------------------------------

Додаток 21
до п. 10.7

Журнал
обліку документів, віддрукованих в

______________________________________________________
(назва арбітражного суду)

----------------------------------------------------------------------------
|Дата  |N     |Наз-|Управління |Підпис  |Кількість|   Віддруковано    |Під-|
|надхо-|замов-|ва  |(відділ) та|відпові-|чорнового|-------------------|пис |
|дження|лення |ма- |прізвище   |дальної |матеріалу|Кіль-|Кіль- |Всього|за- |
|за-   |по    |те- |замовника  |особи   |         |кість|кість |арку- |мов-|
|мов-  |по-   |ріа-|           |друкбюро|         |арку-|екзем-|шів   |ника|
|лень  |рядку |лів |           |        |         |шів  |плярів|      |    |
|------+------+----+-----------+--------+---------+-----+------+------+----|
|    1 |    2 |   3|   4       |   5    |   6     |  7  |   8  |  9   |10  |
----------------------------------------------------------------------------

Додаток 22
до п. 11.2

Дозволяю
_______________________________________
_______________________________________

Копіювально-множильне бюро

Замовлення N ___
Замовник (підрозділ) ________________________________________
Назва замовлення ____________________________________________

Кількість сторінок _____________ по ____________________ екз.

Друкувати з оборотом, без обороту (необхідне підкреслити)

Керівник підрозділу ____________________________________________________

(прізвище, підпис)

"___"____________ 199_ р.

Примітка: для тиражування документа більше двох екземплярів або обсягом більше 50 аркушів необхідно вказувати обгрунтування тиражу або прізвища осіб, для яких тиражуються документи.

Додаток 23
до п. 11.4

Журнал
обліку документів, розмножених в копіювально-множильному бюро

_____________________________________________________________
(назва арбітражного суду)

___________________
(рік)

     ------------------------------------------------------------------
     |NN |Дата       |  Назва видання   |Дата видачі |Розписка в      |
     |п/п|надходження|  (лист, наказ,   |тиражу,     |одержанні       |
     |   |замовлення |  довідка тощо),  |кількість   |                |
     |   |           |      тираж       |аркушів     |                |
     |---+-----------+------------------+------------+----------------|
     | 1 |     2     |         3        |      4     |    5           |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 24
до п. 12.4

Журнал
обліку та видачі печаток, штампів

__________________________________________________
(назва арбітражного суду)

     ----------------------------------------------------------------------
     | NN |Відбитки|         Кому видано             |Дата       |Примітка|
     |п/п |печаток,|---------------------------------|повернення |        |
     |    |штампів |Назва      |Прізвище   |Дата та  |та розписка|        |
     |    |        |підрозділу,|та ініціали|розписка |в прийомі  |        |
     |    |        |де         |відповіда- |в        |           |        |
     |    |        |зберігають |льної      |одержанні|           |        |
     |    |        |ся печатки |особи      |         |           |        |
     |----+--------+-----------+-----------+---------+-----------+--------|
     | 1  |  2     |    3      |   4       |     5   |     6     |   7    |
     ----------------------------------------------------------------------

Додаток 25
до п. 12.4

Журнал
обліку бланків

___________________________________________________
(назва бланків)

____________ _______________
Надходження Видача

     ------------------------------------------------------------------
     | Дата  |       Кому видано         |Кількість   |Розписка       |
     |видачі |---------------------------|екземплярів | в одержанні   |
     |       |   Назва  |Прізвище,       |            |               |
     |       |підрозділу|ініціали        |            |               |
     |       |          |особи, яка      |            |               |
     |       |          |одержала бланки |            |               |
     |-------+----------+----------------+------------+---------------|
     |  1    |     2    |       3        |        4   |       5       |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 26
до п. 15.7

Заявка N ______
на передачу службової інформації каналом
факсимільного зв'язку

(Індекс) Підрозділ ______________________________________________________________________________________________________

Виконавець, телефон ___________________________________________________________________________________________________

Назва інформації, яка передається повністю _________________________________________________________________________________

Прошу передати службову інформацію ____________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________

(кому, куди)

_______________________________________________________________________________________________________________________

(код, телефон)

Обсяг інформації, яка передається __________________________________________

(прізвище, підпис)

аркушів ________

Повернути оригінал

Підрозділ ___________________________________________________________________

Виконавець _________________________________________________________________

(розписка в одержанні)

Час і дата надходження матеріалу до канцелярії ____ год. ____ хв.

дата ________________

Відправив год. хв. __________________________________________________________

(прізвище, ініціали)

дата ________________

Розписка працівника канцелярії про виконання ____________

Додаток 27
до п. 15.9

Журнал
обліку прийнятих факсограм

______________________________________________
(назва арбітражного суду)
_____________
(рік)

     -----------------------------------------------------------------------
     |NN |Адреса        |        Прийнято          |       Направлено      |
     |п/п|кореспондента,|--------------------------+-----------------------|
     |   |його прізвище,|Дата,|Кількість|Хто       |Назва       |Розписка в|
     |   |N телефону    |час  |аркушів  |прийняв   |структурного|отриманні |
     |   |              |     |         |(прізвище,|підрозділу, |          |
     |   |              |     |         |ініціали) |прізвище,   |          |
     |   |              |     |         |          |ініціали    |          |
     |   |              |     |         |          |одержувача  |          |
     |---+--------------+-----+---------+----------+------------+----------|
     | 1 |    2         |  3  |    4    |   5      |    6       |   7      |
     -----------------------------------------------------------------------

Додаток 28
до п. 16.2

Арбітражний суд ____________________________

(назва суду)

Затверджую

Голова арбітражного суду

___________________________

(підпис)

___________________________

(ініціали, прізвище)

"___" _____________ 199_ р.

Зведена номенклатура справ
на _____ рік

     ------------------------------------------------------------------
     | Індекс |Заголовок |Кількість|Термін зберігання справи|Примітка |
     | справи |справи    |справ    |(тому, частини) та номер|         |
     |        |(тому,    |(томів,  |статті згідно переліку  |         |
     |        |частини)  |частин)  |                        |         |
     |--------+----------+---------+------------------------+---------|
     |   1    |   2      |   3     |        4               |    5    |
     ------------------------------------------------------------------

________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

(вказуються назви структурних підрозділів)

Назва посади керівника служби документаційного забезпечення (канцелярії, загального відділу арбітражного суду)

Додаток 29
до п. 18.4

Арбітражний суд _____________________________________________
(назва суду)

Затверджую
Голова арбітражного суду
________ ____________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
"___"_______________ 199_ р.

Акт
______ N _____

_________________________________________________________
(місце складання)

Про виділення для знищення документів і справ, які не підлягають зберіганню

На підставі _____________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

(назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням
терміну зберігання)

відібрані для знищення документи, які не мають науково-історичної цінності, та втратили практичне значення

     ------------------------------------------------------------------
     |NN  |Назва      |Індекс документа,|Кількість|Термін    |Примітка|
     |п/п |документів,|справи (тому,    |справ    |зберігання|        |
     |    |справ      |частини) згідно  |(томів,  |          |        |
     |    |           |номенклатури або |частин)  |          |        |
     |    |           |номер справи за  |         |          |        |
     |    |           |описом           |         |          |        |
     |----+-----------+-----------------+---------+----------+--------|
     | 1  |    2      |      3          |   4     |    5     |    6   |
     ------------------------------------------------------------------

Всього ____________ документів, справ за ___ роки

Опис справ постійного зберігання за _______ роки затверджені, а з особового складу узгоджені ЕПК __________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

(назва архівної установи)

(протокол від ________ N ______)

Справ вагою ____ кг передані до ___________________________________________

(назва організації)

на переробку по приймально-здавальній накладній від _____________ N ________

Назва посади працівника, який здав документи

_________ _____________________

(підписи) (ініціали, прізвище)

Зміни в облікові документи внесені _______________

Додаток 30
до п. 19.2

Форма листа-завірення справи

Арбітражний суд _____________________________________________
(назва суду)

Лист-завірення справи N ____

у справу підшито (вкладено) і пронумеровано ___________________________________________________________________ аркуш(ів),

(цифрами і прописом)

в тому числі: літерні аркуші ______________________________________________________________________________________________

Пропущені номери _____________ аркушів внутрішнього опису ________

     ------------------------------------------------------------------
     |    Особливості фізичного стану     | Кількість аркушів         |
     |       та формування справи         |                           |
     |------------------------------------+---------------------------|
     |                 1                  |         2                 |
     ------------------------------------------------------------------

Назва посадової особи, яка зробила засвідчувальний запис ________ _____________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата _____________

Додаток 31
до п. 19.3

________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

(назва арбітражного суду та структурного підрозділу)

Справа N _____ том N ____

_______________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок справи)

_______________________________________________________________________________________________________________________

(дата)

на ________ арк.

зберігати _______________

Ф. N ___________________

Оп. N __________________

С. N ___________________

__________________________________________________________________

Форма обкладинки справи постійного та тимчасового (більше 10 років) зберігання

Додаток 32
до п. 20.1

Здавальний опис N ___
справ, закінчених провадженням

___________________________________
(назва структурного підрозділу)

з терміном зберігання ___________________

     ------------------------------------------------------------------
     | NN  |  N справи  |     Назва аркушів    | Кількість| Примітка  |
     | п/п |            |                      |          |           |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 33
до п. 21.2

________________________________________________________________

(назва арбітражного суду)

Заявка
на одержання справи з архіву

____________________________________
(підпис керівника арбітражного суду)