Правила уничтожения документов
на предприятии
ВОПРОС: На нашем предприятии на сегодняшний день хранятся документы за 1996-1997 гг. Согласно действующему законодательству срок их хранения 3 года. Просим дать ответ на следующие вопросы:
1. Как правильно оформить уничтожение этих документов?
2. Может ли предприятие сделать это самостоятельно?
3. Какая существует ответственность за неправильное уничтожение документов?
ОТВЕТ: Перед ответом на поставленные вопросы необходимо заметить, что при определении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, суказанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. N 41, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 г. под N 576/3016 (далее - Перечень). Кроме указанного Перечня, существует и ряд ведомственных перечней, которые определяютсроки хранения документов, в частности, Перечень доку ментов Национального банка Украины, учреждений и организаций его системы, акционерно-коммерческих банков Украины с указанием сроков хранения (Киев, 1996), Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и частного нотариуса (приказ Министерства юстиции Украины от 09.11.2000 г. N 56/5). Также действуют в части, не противоречащей законодательству Украины, и ведомственные перечни бывшего СССР, например, перечень Министерства путей сообщения СССР (М., 1987), Государственного комитета СССР по телевидению и радиовещанию (М., 1990) и пр.
Процедура уничтожения документов, по которым закончился срок хранения, регулируется также следующими нормативными актами:
- Законом Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. N 3814-XII;
- постановлением КМ Украины "Вопросы деятельности архивных учоеждений Укоаины" от 20.10.95 г. N 853:
- приказом Главархива "Об утверждении Типового положения об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации" от 13.03.96 г. N 9, зарегистрированным Министерством юстиции Украины 10.04.96 г. под N 173/1198;
- приказом Главархива "Об утверждении Типового положения об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения, и организации" от 16.10.95 г. N 47, зарегистрированным Министерством юстиции Украины 01.11.95 г. под N 393/ 929; другими нормативно-правовыми актами.
Законодательство Украины устанавливает несколько различные процедуры оформления уничтожения документов в зависимости оттого, является предприятие, учреждение, организация (далее - предприятие) фондосоздателем Национального архивного фонда (НАФ) или нет.
Так, в соответствии с Законом Украины N 3814-XII и Положением о принципах и критериях определения ценности документов, порядке создания и деятельности экспертных комиссий по вопросам отнесения документов к Национальному архивному фонду, утвержденным постановлением КМУ от 20.10.95 г. N 853, предприятия-фондосоздатели (тоесть предприятия, в деятельности которых создаются документы сроком хранения "постоянно") создают экспертные комиссии (ЭК) для проведения предварительной экспертизы ценности документов и представления ее результатов на утверждение экс-пертнопроверочных комиссий (ЭПК) государственных архивных учреждений. Одним из основных заданий ЭК согласно Типовому положению о них, утвержденному приказом Главархива от 13.10.96 г. N 9, является организация и проведение совместно с деловодческой службой и архивным подразделением предприятия ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения.
В состав ЭК, утверждаемый руководителем предприятия, включаются руководители деловодческой службы и архивного подразделения предприятия, опытные работники его структурных подразделений и специалисты госархива. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя предприятия, а секретарем - руководитель архивного подразделения. Секретарь ЭК по указаниям председателя обеспечивает созыв заседаний комиссии, составляет протоколы, доводит до сведения структурных подразделений и отдельных лиц решения комиссии, осуществляет учет и отчетность о ее работе, ведет документацию ЭК и обеспечивает ее хранение.
Заседания ЭК проводятся не реже раза в год и считаются правомочными, если на них присутствует не менее 2/3 состава членов комиссии. Решения ЭК принимаются большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании, оформляются протоколом, который подписывается председателем или его заместителем и секретарем комиссии, и вступают в силу с момента утверждения протокола заседания ЭК руководителем предприятия.
Согласно Типовому положению об архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденному приказом Главархива от 16.10.95 г. N 47, документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат включению в состав НАФ и передаются в госархив в сроки, определенные указанным приказом. Уничтожение документов, отнесенных к составу НАФ, согласно ст.22 Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" запрещено, в т.ч. собственнику таких документов.
Документы, отобранные экспертизой их ценности в состав НАФ, описываются согласно действующим правилам. Государственные архивные учреждения проверяют правильность отбора документов в состав НАФ и в случае необходимости имеют право требовать включения в опись дел постоянного хранения документов, отобранных на временное хранение или уничтожение. После утверждения описей документов НАФ предприятию-фондосоздателю разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Выделение для уничтожения документов, не подлежащих хранению, оформляется актом (образец акта для государственных органов - приложение 22 к Примерной инструкции по деловодству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, CM АР Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМ Украины от 17.10.97 г. N 1153, но он может использоваться и негосударственными юридическими лицами). Акты о выделении для уничтожения документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Для учреждений, передающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем предприятия после согласования с ЭПК госархива.
После утверждения акта о выделении документов для уничтожения указанные документы сдаются сотрудниками деловодческой службы или архивного подразделения предприятия хозяйственной службе или предприятиям по заготовке вторичного сырья. Сдача документов предприятиям по заготовке вторсырья оформляется приемо-сдаточными накладными. При незначительном объеме доку ментов, выделенных к уничтожению, они могут быть сожжены с соблюдением правил противопожарной безопасности. Независимо от объема целесообразно сожжение документов, составляющих коммерческую тайну предприятия - с целью недопущения ее разглашения, поскольку это может причинить вред предприятию и приведи к привлечению виновных лиц к дисциплинарной ответственности. О сожжении документов в акте делается соответствующая отметка.
Предприятия, в которых не создаются доку менты НАФ, уничтожают документы, если практическая необходимость в них отпала и сроки их хранения, согласно Перечню, исчерпаны. Документы к уничтожению отбираются по аналогичной, но намного менее формализированной процедуре - как правило, один раз в год комиссией, созданной по приказу руководителя предприятия. Выделение документов для уничтожения оформляется актом, который утверждается руководителем предприятия после согласования с госархивом.
Уничтожение документов без согласования с госархивом, а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность согласно действующему законодательству. Так, в частности, ответственность за умышленное уничтожение официальных документов предприятия из корыстных побуждений или иной личной заинтересованности предусмотрена ст.193 Уголовного кодекса Украины (санкция статьи предусматривает лишение свободы, исправительные работы или штраф). С 01.09.2001 г. ответственность за уничтожение документов с нарушением требований действующего законодательства будет установлена ст.357 нового Уголовного кодекса Украины (санкция статьи предусматривает лишение, ограничение свободы или штраф). Кроме того, в ст.221 нового Уголовного кодекса Украины предусмотрена ответственность за умышленное уничтожение во время процедуры банкротства документов, отражающих финансовохозяйственную деятельность предприятия.
Необходимо отметить, что уголовная ответственность может быть применена, если уничтожение документов нанесло ущерб правам или охраняемым законом интересам предприятия, государства или физических лиц.
"Все о бухгалтерском учете" N 70 (616) от 31 июля 2001 г.