ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
N 12 від 20.02.2001

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
5 квітня 2001 р. за N 313/5504

(Наказ втратив чинність на підставі
Наказу Державного комітету архівів
N 92 від 08.07.2003)

Про затвердження Порядку користування документами
Національного архівного фонду України в державних
архівах України

Відповідно до статті 30 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ) та підпункту 19 пункту 4 Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 року N 486/2000, НАКАЗУЮ:1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України, що додається.

2. Покласти відповідальність за дотримання Порядку користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України на їх керівників.

3. Покласти контроль за виконанням наказу на заступника Голови Держкомархіву України Г.В.Боряка.

В.о. Голови Державного комітету Г.В.Боряк

Затверджено
Наказ Державного комітету
архівів України
20.02.2001 N 12

Порядок
користування документами Національного архівного фонду
України в державних архівах України

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 ), "Про інформацію" ( 2657-12 ) та Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. N 486/2000.

1.2. Користування документами Національного архівного фонду (далі НАФ), що зберігаються в державних архівних установах (далі - архіви), здійснюється користувачами в читальних залах архівів.

1.3. Порядок установлює основні вимоги щодо оформлення користувачів для роботи в читальних залах, їх права та обов'язки, а також організацію доступу до документів НАФ загального користування, порядок роботи з ними, а також копіювання документів архівів.

1.4. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і документами здійснюються безоплатно.

1.5. Платні послуги надаються користувачам згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 07.05.1998 N 639.

1.6. Графік роботи читального залу має відповідати режимові роботи державного архіву, передбачати можливість праці користувачів у суботні дні та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.

2. Порядок оформлення користувачів для роботи в читальних
залах архівів

2.1. Підставою для оформлення користувача до роботи в читальному залі архіву є його заява довільної форми на ім'я керівника архіву. У ній вказуються прізвище, ім'я, по батькові користувача, місце його роботи (навчання), посада, науковий ступінь, учене звання, тема, над якою він працює, та її хронологічні межі.

2.2. Користувачі, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, можуть подавати листи від цих установ.

2.3. Особам, які не мають соціально-правової, наукової, службової або іншої документально підтвердженої потреби в користуванні архівними документами, останні надаються лише в копіях.

2.4. Іноземці та особи без громадянства користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

2.5. Користувачі заповнюють анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом в анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов'язання виконувати його.

2.6. Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівником архіву строком на один рік від часу оформлення.

Якщо користувач працює над темою понад рік, то з дозволу керівництва архіву строк його роботи в читальному залі може бути продовжений.

У разі обрання нової теми користувач подає нову заяву.

2.7. На підставі документа, що посвідчує особу, користувачеві видається перепустка до читального залу архіву.

2.8. Працівник читального залу формує на кожного користувача окрему справу, до якої входять його заява, анкета та інші документи, що стосуються роботи в читальному залі архіву.

3. Організація роботи користувачів у читальних залах архівів,
їх права та обов'язки

3.1. Архіви надають користувачам документи (справи, одиниці зберігання кіно-, фоно-, відеодокументів), а також довідковий апарат (путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки) тощо.

3.2. Користувачі можуть працювати в довідкових бібліотеках архівів.

3.3. Документи, а також довідковий апарат надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).

3.4. Користувачеві можуть бути видані щоденно не більше 5 описів та 15 справ, але загальний обсяг щоденної видачі одному користувачеві за кількістю аркушів не повинен перевищувати 1,5 тис. аркушів.

3.5. Користувачам видається щоденно не більше 20 одиниць зберігання кінодокументів, трьох годин звучання звукозаписів і чотирьох годин екранного часу відеодокументів за темою їх роботи.

3.6. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, за наявності відповідних технічних засобів видаються до читальних залів архівів лише в копіях у кількості 10 бюксів мікрокопій щоденно одному користувачеві.

За наявності фонду користування оригінали документів з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках - для ознайомлення із зовнішнім виглядом документів, помітками, проведення текстологічного аналізу тощо.

3.7. Описи, інші архівні довідники видаються користувачам строком до п'яти днів; оригінали документів, мікрокопії та друковані видання - до одного місяця; оригінали унікальних та особливо цінних документів видаються лише з дозволу керівництва архіву терміном до одного місяця за умови їх щоденного повернення до архівосховища.

3.8. Продовження строку користування документами визначається в кожному конкретному випадку керівництвом архіву.

3.9. Якщо користувач не звертається за замовленими документами упродовж двох тижнів, то їх повертають до архівосховища.

3.10. Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення.

3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року.

3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів можуть бути:

наявність у документах інформації конфіденційного характеру, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію" ( 2657-12 );

особливі умови користування, установлені фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником;

необхідність виконання працівниками архіву службових завдань (довідкова робота, каталогізація, підготовка інформаційних документів);

видавання їх у тимчасове користування іншим установам і організаціям;

видавання їх іншим користувачам.

3.13. Одержуючи документи, користувач зобов'язаний перевірити їх стан та відповідність замовленню. Підпис користувача в бланку замовлення засвідчує його відповідальність за збереженість документів на час користування ними.

У разі виявлення користувачем відсутності аркушів, помилок у нумерації, пошкодження справ або мікрокопій він повинен повідомити про це працівника читального залу.

3.14. Працівники архівосховища та читального залу зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння справ перед їх видаванням та після повернення користувачем.

3.15. У позаробочий час замовлені користувачем документи зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

3.16. Щоденно після завершення роботи користувач повертає працівникові читального залу описи, справи (одиниці зберігання), довідковий апарат, друковані видання, що були йому видані.

3.17. Обов'язком користувача є заповнення аркуша користування архівними документами в справі, з інформацією якої він ознайомився (додаток 3).

3.18. Під час роботи в читальному залі користувачі мають право одержання консультацій фахівців архіву про склад та зміст фондів архіву.

3.19. Користувачі під час роботи з архівними документами зобов'язані дотримуватися таких правил: запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; під час роботи з кіно-, відео, фото-, фонодокументами та мікрокопіями дотримуватися правил роботи з плівкою та апаратурою.

3.20. Користувач має право з дозволу керівництва архіву користуватися технічними засобами, що полегшують його роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, персональний комп'ютер-ноутбук, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам і не заважають іншим користувачам.

Користувача, що недостатньо володіє мовою оригіналів документів, може супроводжувати перекладач, якого оформлюють як окремого користувача.

3.21. Користувач має право отримувати від архіву довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежений.

3.22. З метою забезпечення збереженості документів користувачам забороняється:

входити до читального залу архіву у верхньому одязі; уносити до читального залу портфелі, валізи, сумки, пакунки; уносити до читального залу без погодження з керівництвом архіву фотоапарати, кінокамери, копіювальні апарати, сканери тощо.

3.23. Користувачі надають архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів, або можуть передавати їм примірник цих видань.

4. Організація копіювання документів на замовлення
користувача

4.1. Замовлення на копіювання архівних документів оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 4).

4.2. Копіювання архівом документів, що зберігаються у його фондах, здійснюється після оплати вартості замовлення згідно з Порядком ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами, затвердженим наказом Держкомархіву від 24.01.2001 N 6 і зареєстрованим у Мін'юсті України 27.02.2001 N 179/5370.

4.3. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником.

4.4. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану архівних документів, але не можуть перевищувати один місяць.

4.5. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву.

4.6. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів, за умови наявності мікрокопій, то вони виготовляються лише з цих мікрокопій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів у незадовільному стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.

4.7. На замовлення користувачів та відповідно до технічних можливостей архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів.

4.8. Копії документів, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм в архівах або надіслані за вказаною адресою. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

4.9. На копії документів, які вивозяться користувачем за кордон або надсилаються за межі України, видається дозвіл установленого зразка, підписаний керівником архіву (додаток 5).

4.10. Користувачі мають право за погодженням з керівництвом архіву виготовляти копії за допомогою власних технічних засобів (сканерів, фотоапаратів, цифрових та портативних копіювальних апаратів, відеокамер), якщо це не загрожує стану документів та за умови оплати вартості відповідних робіт.

4.11. Користувачі мають право за погодженням з керівництвом архіву копіювати документи образотворчого та графічного характеру або запрошувати для цього спеціаліста, якому видається перепустка до читального залу.

4.12. Винесення з архіву копій документів, виготовлених згідно із замовленням користувача, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівника архіву.

5. Відповідальність за порушення Порядку користування
документами Національного архівного фонду України
в державних архівах України

5.1. Користувачі, які зазначили в заяві або анкеті неправдиві відомості, тимчасово, строком до одного року, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії архівних документів.

5.2. Користувачі, які порушили Порядок користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України, за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права відвідувати читальний зал і одержувати копії архівних документів.

5.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.

5.4. Користувачі, винні в псуванні, нищенні, крадіжці документів НАФ, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.

Начальник відділу інформації,
використання Національного
архівного фонду та зовнішніх
зв'язків Держкомархіву України Г.В.Папакін

Додаток 1
до пункту 2.5. Порядку користування
документами Національного архівного
фонду України в читальних залах
державних архівів України

Форма анкети користувача

Найменування державного архіву
Анкета користувача

Прізвище _____________________________________________________

Ім'я __________________________ По батькові _____________________

Рік народження ________________________________________________

Місце роботи, посада ________________________________________________________________________________________________

Освіта, науковий ступінь, учене звання __________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________

Мета роботи _________________________________________________________________________________________________________
(підготовка статті, монографії, дисертації тощо)

Адреса користувача:

службова _____________________________________________________________________________________________________________

N телефону ______________________________________________________

домашня _____________________________________________________________________________________________________________

N телефону _______________________________________________________

Факс ____________________________________________________________

Е-mail: __________________________________________________________

Тема роботи, хронологічні межі _________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

З Порядком користування документами Національного архівного фонду України в читальних залах державних архівів України

ознайомився (лась) і зобов'язуюсь їх виконувати.

Додаток 2
до пункту 3.3 Порядку користування
документами Національного архівного
фонду України в державних
архівах України

Форма замовлення на видавання справ

Прошу видати _______________________________________________________________________________________________________(прізвище, ініціали і посада користувача)

для __________________________________________________________________________________________________________________
(мета роботи з документами, хронологічні межі)

такі справи:

     ------------------------------------------------------------------
     |    |    |      |         |         |   Підпис   |    Підпис    |
     |Фонд|Опис|Справа|Заголовок|Кількість|користувача,|співробітника |
     |    |  N |   N  | справи  | аркушів |який отримав|  читального  |
     |    |    |      |         |         |  справи    |  залу, якому |
     |    |    |      |         |         |            |  користувач  |
     |    |    |      |         |         |            |   повернув   |
     |    |    |      |         |         |            |    справи    |
     |----+----+------+---------+---------+------------+--------------|
     | 1  |  2 |  3   |    4    |    5    |     6      |      7       |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 3
до пункту 3.17. Порядку користування
документами Національного архівного
фонду України в читальних залах
державних архівів України

Форма аркуша користування документами

Найменування державного архіву

Аркуш користування документами

Фонд N _____________ Опис N _______________ Справа N ____________

Заголовок справи______________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________

     ------------------------------------------------------------------
     |            |           |  Характер  |    Номери    |           |
     |   Дата     | Прізвище, |користування|аркушів з яких|   Підпис  |
     |користування| ініціали  |(копіювання,|   зроблені   |користувача|
     |            |користувача|  перегляд, |    копії,    |           |
     |            |           |витяги тощо)| виписки тощо |           |
     |------------+-----------+------------+--------------+-----------|
     |    1       |     2     |     3      |      4       |     5     |
     ------------------------------------------------------------------

Форма аркуша користування кіно-, відеодокументами

Найменування державного архіву

Аркуш користування кіно-, відеодокументами

Одиниця обліку N _________________ Рік

виробництва_____________________

     ------------------------------------------------------------------
     |    Дата    | Організація-користувач  |    Мета     |  Примітка |
     |користування|        або особа        |користування |           |
     |------------+-------------------------+-------------+-----------|
     |     1      |            2            |      3      |     4     |
     ------------------------------------------------------------------

Додаток 4
до пункту 4.1. Порядку користування
документами Національного архівного
фонду України в читальних залах
державних архівів України

Зразок замовлення на копіювання документів

Прошу видати копії документів _______________________________________________________________________________________
(прізвище, ініціали користувача)

для _________________________________________________________________________________________________________________
(мета роботи з документами, хронологічні межі)

таких справ:

     -------------------------------------------------------------------
     |     |   |     |      |        |           |           |Розмір та|
     |Номер|Рік|Номер|Номер | Номери |  Спосіб   |Кількість**|кількість|
     |фонду|   |опису|справи|аркушів*|відтворення| негативів |позитивів|
     |-----+---+-----+------+--------+-----------+-----------+---------|
     |  1  | 2 |  3  |   4  |   5    |     6     |     7     |    8    |
     |-----+---+-----+------+--------+-----------+-----------+---------|
     |-----+---+-----+------+--------+-----------+-----------+---------|
     |-----+---+-----+------+--------+-----------+-----------+---------|
     -------------------------------------------------------------------

_____________
*Слід обов'язково зазначати наявність зворотного боку аркушів, якщо вони підлягають копіюванню (напр., арк. 1 та зворот або 4 та зворот).

Якщо аркуші справи копіюються підряд, то потрібно зазначити, з якого по який аркуш копіювати, не перераховуючи зворотів (напр., 1-10 та

звороти).

** Необхідно підрахувати кількість аркушів, що підлягають копіюванню, з урахуванням їх зворотного боку.

     ------------------------------------------------------------------
     |     |    |     |      |       |           |         | Розмір та|
     |Номер| Рік|Номер|Номер |Номери |  Спосіб   |Кількість| кількість|
     |фонду|    |опису|справи|аркушів|відтворення|негативів| позитивів|
     |-----+----+-----+------+-------+-----------+---------+----------|
     |  1  | 2  |  3  |   4  |   5   |     6     |    7    |    8     |
     |-----+----+-----+------+-------+-----------+---------+----------|
     |-----+----+-----+------+-------+-----------+---------+----------|
     |-----+----+-----+------+-------+-----------+---------+----------|
     ------------------------------------------------------------------

Найменування та адреса установи, яка оплачує замовлення

____________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________

Додаток 5
до пункту 4.9 Порядку користування
документами Національного архівного
фонду України в державних
архівах України

Зразок дозволу на вивезення (надсилання)
копій архівних документів за кордон

Державний архів Київської області згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" ( 3814-12 )

дає дозвіл ___________________________________________________________________________________ на вивезення (надсилання)
(прізвище, ім'я, по батькові)